Herramientas de Google para Gestión de Proyectos

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1 Herramientas de Google para Gestión de Proyectos Google ofrece una serie de servicios en la red, desde Gmail para el correo electrónico hasta Google Sites que permite gestionar información y documentación de forma colaborativa. Estos servicios, en su mayoría gratuitos, pueden utilizarse como herramientas de Project Management es decir para la Gestión de Proyectos; además si se dispone de dominio propio, es posible configurarlo con Google Apps. A continuación algunas referencias sobre cómo utilizar herramientas de Google para gestionar proyectos: Gmail. Servicio de correo; tiene un poderoso filtro de spam que permite ahorrar mucho tiempo, si además se configuran las etiquetas, se pueden tener los correos ordenados y clasificados; también cuenta con "Tareas" para evitar olvidos. Talk. Un equipo de proyecto necesita estar en muy frecuente comunicación; Talk permite chatear y ver si están on line los integrantes de equipo. Calendar. Permite crear calendarios y compartirlos con el equipo; ya no hay excusa para olvidar reuniones. Grupos. Permite poner en contacto a un grupo de personas, a fin de compartir información y comunicarse de forma efectiva por correo electrónico. Se puede crear listas de distribución y grupos de debate. Docs. Permite crear, editar y compartir documentos, de esta forma se evitan problemas con las diferentes versiones de los documentos. Además están accesibles desde cualquier computadora con conexión a Internet. Spreadsheets. Además de poder generar Diagramas de Gantt y hojas de cálculo, se pueden crear formularios para recopilar información para su posterior análisis. Sites. Posibilita crear un sitio para el proyecto, en que se puede compartir información relevante. Reader. Permite la suscripción a fuentes relevantes para el Proyecto y de esta forma lograr estar informados en todo momento. Además de estos servicios, se puede utilizar Picasa para compartir fotografías, Google video para los videos y Blogger para crear un blog del proyecto. Qué es Google Grupos? Google Grupos es una herramienta Web 2.0 que permite generar una comunidad de intercambio de forma rápida y sencilla. Google Grupos permite poner en contacto a un grupo de personas, a fin de compartir información y comunicarse de forma efectiva por correo electrónico. Es un servicio gratuito y para utilizarlo sólo es necesario registrarse como usuario.

2 Qué podemos hacer en Google Grupos? Crear una comunidad e invitar a miembros Compartir archivos Crear debates online o por correo electrónico. Crea páginas personalizadas, con todo lo que interesa. Comunicarse fácilmente por correo electrónico. Personalizar el aspecto de la página del grupo. Crear una comunidad Al crear un Grupo, lo que estamos haciendo es generar un espacio de intercambio para una comunidad virtual. Por qué usar Google Grupos y no otros servicios para crear comunidades virtuales? Porque es simple, liviano y se puede crear una comunidad virtual para principiantes, donde el eje está puesto en el intercambio de archivos y textos, y en el envío por e mail de todas las actividades. Invitar amigos En Google Grupos podemos invitar a miembros desde distintos niveles de privacidad: que cualquiera pueda sumarse a nuestra comunidad, que cualquiera pueda ver nuestra comunidad, y pedirnos permiso para sumarse, o que nadie vea nuestra comunidad, y sólo puedan verla e ingresar a ella aquellas personas que nosotros invitamos especialmente.

3 Comunicar fácilmente por correo electrónico Google Grupos funciona, además, como una lista de correo. La aplicación crea automáticamente una dirección de e mail asociada con el grupo que equivaldrá (según se haya configurado) a enviar un e mail a todos los miembros de la comunidad virtual. Esto hace más simple y seguro el envío de un e mail a varias personas y, por otra parte, asegura la privacidad de la cuenta de cada uno. Como la opción Con Copia Oculta, permite enviar un e mail a muchas personas, sin que ellas conozcan sus e mails individuales; es decir, cualquiera de las personas del grupo pueda enviar un mensaje a todo el resto, usando la cuenta general asignada al grupo. Subir archivos El envío de archivos pesados a varias personas puede ser, muchas veces, un problema. Google Grupos permite alojar archivos en su servidor, de manera que estén disponibles para todos los miembros del grupo, las veinticuatro horas del día. Con subir un archivo pesado a Google Grupos por única vez, y enviar un mensaje diciendo que se ha subido, se resuelve el problema. Además (siempre dependiendo de la configuración) los usuarios también pueden subir sus propios archivos al Grupo, de manera que, sin llenarle la casilla de correo a nadie con archivos pesados, se puede compartir gran cantidad de material, de modo muy simple.

4 Crear páginas Web Con la misma idea de compartir información, esta vez en hipertexto, se pueden crear pequeñas páginas Web para presentar textos, imágenes, videos, enlaces, etc. Según la configuración que se tenga, también es posible permitir a los miembros que construyan páginas Web para compartir con toda la comunidad. Crear foros de debate A partir de cualquier disparador, se puede hacer que los miembros del Grupo puedan debatir un tema. La creación del foro es muy simple, y si el Grupo es privado, las conversaciones serán muy seguras. Comparándola con un debate en sucesivos mails, un foro es mucho más ordenado y el debate suele tener más sentido y alcanzar altos niveles de comunicación entre los participantes. De todas formas, para no extrañar la inmediatez del correo electrónico, se puede configurar Google

5 Grupos para que envíe un e mail cada vez que alguien realiza un aporte al Grupo y que se pueda responder desde el correo directamente (sin entrar al Grupo). Cambiar el diseño Google Grupos permite darle un diseño diferente a cada Grupo que se cree. Permite cambiar colores, fuentes, fondos, tamaños, imágenes de modo de lograr del espacio virtual algo realmente atractivo. Sumarse a un grupo público Más allá de las posibilidades relacionadas con la creación de un grupo privado, ser miembros de Google Grupos permite sumarse a otras comunidades virtuales que ya están funcionando. Mediante el buscador, es posible encontrar grupos según nuestros intereses personales o profesionales. Hay mucha información disponible y mucha gente dispuesta a compartirla.

6 Aplicaciones Grupos de Google puede utilizarse para varias funciones y se destina a cualquier grupo de gente que busque compartir información y hacerse un espacio en la Web. Las formas más habituales de utilizar Grupos de Google: Organizar reuniones, conferencias o acontecimientos sociales entre personas que pertenecen a un grupo. Colaborar en presentaciones utilizando páginas de Wikipedia personalizables y secciones para almacenar archivos. Encontrar personas con aficiones, intereses o perfiles similares. Obtener más información sobre temas de interés relacionados con el deporte, el estudio, el trabajo, la salud, la filosofía, etc. Estar en contacto con compañeros de clase o del trabajo, colaboradores y amigos. Compartir ideas entre varias personas para plantear un proyecto, desarrollarlo y luego llevarlo adelante. A continuación se mencionan algunos ejemplos, con el objeto que funcionen como disparadores de alguna implementación de Google Grupos, aplicada a la gestión de Proyectos. Aplicación 1: Compartir en un curso de Universidad En los cursos presenciales de Universidades, los Grupos pueden ser complementos muy útiles. Imaginemos que la Universidad no cuenta con aulas virtuales u otros espacios similares, por tanto contar en una Cátedra con un Grupo vendrá muy bien. Con los niveles de privacidad bien configurados, Google Grupos es un espacio seguro para el diálogo y el intercambio entre docentes y alumnos. Desde Google Grupos se podrá, entre otros: Incorporar a docentes y alumnos como miembros del Grupo. Crear foros de debates sobre diversos temas, en los que los docentes puede moderar el diálogo. Subir archivos de materiales de interés. Aplicación 2: Ayudar a la Comunicación en Comunidades Rurales Las Comunidades Rurales, en general son poblaciones pequeñas alejadas de las grandes ciudades. La evolución de Internet y la inclusión digital ha hecho posible que muchas cuenten con acceso a Internet. Para la gestión de estas Comunidades el sector público utiliza el correo electrónico, la mensajería instantánea, como medio de comunicación entre las oficinas centrales y las comunidades alejadas. Muchas veces se envían archivos con instructivos, guías, modelos de Informes, formularios, etc. que son comunes para el uso de varias comunidades, en soporte papel o por correo electrónico. La creación de un Grupo, cuyos miembros son de las oficinas centrales y de las comunidades rurales, bajo su dependencia puede ser de mucha ayuda para la gestión.

7 Desde Google Grupo se podrá, entre otros: Dar de alta a todos los miembros de las oficinas centrales y de las Comunidades Rurales. Anunciar el uso de nuevos formularios a través de un correo que incluye a todos los miembros. Subir al grupo los nuevos formularios para que estén disponibles para todas las comunidades. Responder las dudas que se planteen para completar los formularios a través del grupo, de modo que la aclaración la reciban todos. Tener acceso al Grupo durante viajes entre oficinas centrales y comunas, a través de cualquier lugar que tenga acceso a Internet. Cómo crear un grupo Para crear un nuevo grupo se debe acceder a la página de Grupos Google, identificándose con el correo Gmail, elegir la opción Crear un grupo y completar los pasos del formulario. Si no se posee cuenta Gmail, deberá crearse una previamente. Ingresar a Grupos de Google Desde Google : Directamente : Hacer clic en Crear un grupo

8 Ingresar correo y clave Si dispones de una cuenta en Google, introduce tu correo electrónico y contraseña y oprimes el botón Acceder. Si no dispones de una cuenta, tienes que crearla. Puedes guiarte con el siguiente video para saber cómo se hace. Completar formulario de configuración Se debe elegir un nombre para el grupo y para la dirección de correo del mismo. También hay que completar una descripción del grupo y seleccionar uno de los niveles de acceso: Public: Cualquiera puede leer los mensajes enviados, pero sólo los miembros del grupo pueden postear en él.

9 Anuncios: Cualquiera puede leer los mensajes enviados, pero sólo los moderadores podrán enviar mensajes al grupo. Restringido: Sólo los invitados o suscritos pueden enviar y leer mensajes. Los mensajes no aparecerán en los resultados de Google y el grupo no se mostrará en el directorio. Una vez hayamos creado el grupo, nos aparecerá en la lista de nuestra izquierda, en Mis grupos y, si entramos en él, allí tendremos un resumen de los últimos mensajes. Cómo acceder a un grupo Para acceder a un grupo existente se debe acceder a la página de Grupos Google, identificándose con el correo Gmail, elegir la opción Acceder y luego elegir el grupo en el que se desea ingresar. Cuando uno se ha identificado con el correo Gmail, en la página de Google aparece un acceso a Mis grupos. Haciendo clic se muestra la lista de todos los grupos a los que uno pertenece, ya sea como propietario o como miembro. Haciendo clic en el grupo deseado se ingresa al mismo. Administrar mi condición de miembro Como miembro de un grupo se puede administrar el modo de participación. Esto permite definir un alias, la cuenta de correo electrónico y el tipo de suscripción. El tipo de suscripción, posibilita entre otros, recibir los correos del grupo con texto entero ó sólo resúmenes.

10 Descripción de las opciones del menú lateral Pantalla principal del Grupo La pantalla principal muestra todo el contenido del grupo, agrupados en Debates, Miembros, Páginas y Archivos. Crear Debates Los debates funcionan como foros cerrados. Se pueden proponer desde el entorno del grupo o desde nuestra casilla de correo. Desde el entorno del grupo, se hace clic sobre nueva entrada de debate.

11 Para hacerlo desde la casilla de correo recodar que el asunto es el debate y la dirección a la que se escribe es la casilla de correo del grupo: xxxxxxx.googlegroups.com. Dinámica de Moderación de debates o foros Recordar que se debe entrar a los foros y hacer devoluciones a la participación para que no decaigan, se aconseja mínimo cada dos días. Separar las consignas para ordenar los foros. Para responder, desde el entorno del grupo, se puede responder a TODOS o responder AL AUTOR, esto último personaliza la devolución. Miembros El menú Miembros muestra la lista de miembros del grupo con el respectivo rol. Se puede invitar nuevos miembros, editar información y permisos de los existentes. Invitar miembros Opción A: Se invita a un miembro mediante su e mail y un mensaje. El miembro recibe por e mail una invitación para formar parte del grupo, que DEBE aceptar haciendo clic en el link indicado en el e mail. Si no acepta, este miembro queda como PENDIENTE, y no participará del grupo hasta que acepte.

12 Opción B: Se añade directamente al miembro sin necesidad de que este acepte la invitación. Todas las personas se convertirán inmediatamente en miembros y podrán empezar a recibir mensajes. En cualquier caso, cada miembro decidirá cómo accede a la información del grupo: Sólo en la web. Recibir un correo de respuesta por cada mensaje emitido. Recibir un correo resumen al día. Recibir un correo con toda la actividad incluida. Crear Páginas El ítem Páginas permite ver las páginas creadas, modificarlas o eliminarlas, así como agregar nuevas. Cuando se crea una nueva, se le da un nombre y se dispone de un editor para crear el contenido.

13 Compartir Archivos El ítem Archivos, muestra los archivos existentes y permite añadir nuevos. Para añadir archivos, puede hacerse haciendo clic en añadir. Se puede suprimir archivos subidos por miembros, haciendo clic en editar y suprimir. Una persona sólo puede eliminar su producción y no la de otro miembro. Configurar grupo Se puedes configurar el acceso al grupo, su aspecto y estructura e incluir el grupo en una categoría para que sea encontrado fácilmente. La pantalla de configuración tiene varias fichas: General, Acceso, Aspecto, Navegación, Envío de correo electrónico, Categorías y Opciones avanzadas.

14 En la ficha General, podemos modificar la descripción, el nombre del Grupo y la Página web, si la hubiera, relacionada con el grupo. En la ficha Acceso, se puede configurar los permisos de visibilidad y acceso al grupo, archivos, miembros, etc., pudiendo ser limitado sólo a administradores o compartidos con los miembros o con el resto. En la ficha Aspecto, se puede agregar una imagen, personalizar fuentes y colores. En Navegación, se puede modificar el orden u ocultar las secciones Debates, Archivos, Miembros, Páginas. En la ficha Envío de correo electrónico, cuestiones relativas al envío de correos tales como prefijo del asunto, mensaje a pie de página, etc. En Categorías se eligen la o las categorías en las que puede ser clasificado. En Opciones avanzadas se puede elegir el idioma y suprimir el grupo, entre otras cosas. Tareas de Administración En las tareas de administración se podrá administrar la actividad de los miembros del grupo. Dar de alta a los miembros que aceptaron. Eliminar a miembros del grupo. Editar el nombre del miembro. También se puede administrar mensajes y miembros pendientes. Acerca de La ventana Acerca de este grupo da una información del grupo, indicando la cantidad de miembros, la descripción, el sitio, el idioma, etc.

15 Bibliografía Este tutorial es una adaptación de los contenidos publicados por Google en: y de experiencias del Proyecto TicCorPat

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