Manual de Usuario IFI Web. Transmisión / recepción de ficheros.

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1 Manual de Usuario IFI Web. Transmisión / recepción de ficheros. Servicios de cesión de datos para las Administraciones Públicas Unidad de Infraestructuras Octubre 2013 Versión: 2.1

2 INDICE 0. INTRODUCCIÓN REQUISITOS Certificado digital Jre 1.5.XX Configuración del JRE FUNCIONALIDADES Entrada en el sistema Menú de opciones disponibles Envío de un fichero Recepción de un fichero Consulta de estado ENTRADA EN EL SISTEMA MENÚ DE OPCIONES DISPONIBLES ENVÍO DE UN FICHERO RECEPCIÓN DE UN FICHERO CONSULTA DE ESTADO CONFIGURACIÓN DE PROXY PROBLEMAS MÁS FRECUENTES Incidencias con el certificado digital Aparece una pantalla en blanco al pulsar sobre acceso con certificado digital Incidencias en las entradas a los servicios No aparece la opción Servicios de cesión de información para las administraciones públicas Al pulsar sobre la opción Servicios de cesión de información para las admistraciones públicas, aparece un mensaje El usuario no existe en el proyecto PIDO de 31

3 Al pulsar sobre la opción Servicios de cesión de información para las admistraciones públicas, aparece un mensaje que indica que se reintente la entrada dentro de 5 días Al pulsar sobre la opción Servicios de cesión de información para las admistraciones públicas, aparece un mensaje que indica que los datos aportados en el certificado no coinciden con los datos recogidos en la base de datos de la Seguridad Social Incidencias en la descarga de los applets Incidencias en el envío/recepción de ficheros Mensaje de error Connection timed out Mensaje de error Error opening socket: java.net.unknownhostexception: servidor Mensaje de error Error de comunicación. Si accede a Internet mediante un proxy, por favor compruebe su configuración de 31

4 0. INTRODUCCIÓN La Ley 11/2007, de 22 de Junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos establece la obligación de cada Administración de facilitar a las restantes Administraciones Públicas los datos de los interesados que obren en su poder y en soporte electrónico, al objeto de que los ciudadanos no deban aportar datos y documentos que están en poder de las Administraciones Públicas. Todo ello con las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo. El proyecto Intercambio de ficheros Institucionales vía web es una aplicación web que permite a la Seguridad Social ofrecer a otras Administraciones y Organismos Públicos determinados intercambios en modo seguro de ficheros necesarios para el ejercicio de sus funciones. Esta aplicación es accesible a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social. 4 de 31

5 1. REQUISITOS 1.1. CERTIFICADO DIGITAL Todo usuario que vaya a utilizar el sistema deberá disponer de un certificado digital entre los siguientes: - Un certificado clase 2 personal de cualquiera de las autoridades de certificación incluidas en la lista de certificados admitidos. - Un DNI electrónico Previamente a la utilización del sistema será necesario que el NIF del certificado esté perfilado en el sistema informático de la Seguridad Social para poder acceder a estos servicios. El procedimiento para solicitar el acceso dependerá de cada servicio concreto y será la entidad de la Seguridad Social responsable de cada uno de ellos quien lo determine y decida la forma de publicarlo o hacerlo llegar a los organismos usuarios JRE 1.5.XX Se requiere tener instalada una versión del jre de Sun 1.5.x o superior y tenerla activada en el navegador. Para comprobar si se dispone del mismo y está activo, hay que acceder, en la barra de herramientas del navegador, a las opciones de configuración del mismo. En Microsoft Internet Explorer dichas opciones se pueden ver en Herramientas - Opciones de Internet Pestaña Opciones avanzadas. La pantalla tiene el siguiente aspecto y es necesario tener marcado el check debajo del epígrafe Java (Sun) y no tener marcado ningún check debajo del epígrafe Microsoft VM : 5 de 31

6 1.3. CONFIGURACIÓN DEL JRE La configuración por defecto del JRE será válida en la mayor parte de los casos. En principio, no es necesario modificarla. No obstante, en algunos casos, el envío de ficheros de un tamaño de varios Mbytes puede ocasionar problemas en el cliente y será necesario hacer un ajuste de los parámetros de configuración de este JRE. Para llevar a cabo esta opción hay que ir al Panel de Control de Windows y pulsar sobre el icono correspondiente a Java Plug-in. El icono se muestra en la siguiente imagen, para Windows XP. 6 de 31

7 Una vez pulsado, aparecerá el Panel de control de Java. Seleccionar la pestaña Java y pulsar en el botón Ver de la parte de arriba titulada Config. de tiempo de ejecución de Java Applet. Aparecerá la siguiente ventana, que incluye las versiones de jre instaladas y sus características. Para la versión actual utilizada por el navegador, hay que escribir lo siguiente en Parámetros del entorno de ejecución de Java : -Xms128M Xmx256M Las siguientes imágenes muestran lo explicado en el párrafo anterior: 7 de 31

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9 2. FUNCIONALIDADES Se pueden diferenciar las siguientes acciones en el sistema: 2.1. ENTRADA EN EL SISTEMA Son las acciones que debe realizar el usuario para llegar al enlace que conduce a los Servicios de cesión de información para las administraciones públicas, para, a continuación, ser identificado y acceder al sistema MENÚ DE OPCIONES DISPONIBLES Tras la identificación mediante el certificado digital, y en función del perfil asignado al usuario, el sistema generará un menú con las opciones disponibles para el mismo ENVÍO DE UN FICHERO Para enviar ficheros deberá seleccionar alguna de las opciones de envío que tenga autorizadas RECEPCIÓN DE UN FICHERO Mediante la opción de recepción podrá descargar los ficheros que estén disponibles para la descarga. Para cada tipo de fichero se deberá utilizar la opción correspondiente CONSULTA DE ESTADO Es un servicio que permite obtener información acerca de la situación actual de una petición. 9 de 31

10 3. ENTRADA EN EL SISTEMA Para entrar en la aplicación es necesario acceder a la Sede Electrónica de la Seguridad Social en https://sede.seg-social.gob.es. También es posible acceder a la Sede desde la página web de la Seguridad Social (http://www.seg-social.es) pinchando en el enlace Sede Electrónica como se ve en la imagen siguiente: Una vez en la Sede Electrónica habría que seleccionar el apartado de Administraciones y Mutuas. 10 de 31

11 La aplicación se encuentra en este apartado, dentro de Servicios con certificado digital, y se denomina Servicios de cesión de datos para las Administraciones Públicas : 11 de 31

12 Una vez se selecciona Servicios de cesión de datos para las Administraciones Públicas aparecerá una nueva página de descripción del servicio y un enlace de acceso al mismo con certificado digital. 12 de 31

13 Si se pincha en él, se abrirá una nueva ventana del navegador ofreciendo la opción de conectarse con cualquiera de los certificados de clase 2 instalados y que además sea uno de los que el servidor acepte para la autenticación. Si fuera un DNIe, también aparecería en esta lista. 13 de 31

14 Una vez seleccionado el certificado concreto puede ocurrir que este certificado esté protegido por una contraseña (esto es una elección del usuario al instalarlo), con lo cual el navegador pedirá esta contraseña cada vez que necesite acceder a la clave privada del certificado para establecer una conexión SSL o firmar un fichero. Con el DNIe ocurrirá lo mismo. Finalmente, el sistema mostrará las opciones/programas que el usuario de ese certificado tiene habilitadas dentro de la Sede de la Seguridad Social, entre las cuales debería estar Servicios de cesión de datos para las Administraciones Públicas. 14 de 31

15 4. MENÚ DE OPCIONES DISPONIBLES Una vez pulsado el botón Servicios de cesión de información para las administraciones públicas se mostrará una pantalla con el menú de opciones disponibles para el usuario. Las opciones disponibles vienen determinadas por un proceso de perfilado anterior al uso del sistema, que queda fuera del ámbito de este documento. Será la entidad de la Seguridad Social responsable de cada uno de los servicios quien determine y decida la forma de publicarlo o hacerlo llegar a los organismos usuarios. Aparecerá, por lo tanto, una pantalla similar a ésta: En esta pantalla aparecen tantos enlaces como opciones de envío y recepción de ficheros autorizadas tenga el usuario, con los nombres de los servicios concretos. Además, aparece la opción de Consulta de estado de peticiones, que todos los usuarios tendrán disponible. 15 de 31

16 5. ENVÍO DE UN FICHERO Una vez que se pulsa sobre uno de los envíos posibles, puede ocurrir que se produzca una actualización del sistema, en cuyo caso aparecerá el consiguiente mensaje, como se muestra en la imagen. En este caso será necesario reiniciar el navegador que se esté utilizando (y todos los demás que estuvieran abiertos) y volver a entrar en el sistema. En principio, esto sólo será necesario la primera vez que se entre en el sistema, a no ser que el usuario modifique algo en los directorios del jre en su entorno local, en cuyo caso habrá de reiniciar de nuevo el navegador. También hay que tener en cuenta que el navegador, para realizar las conexiones seguras mediante ssl con el servidor, pedirá el certificado a utilizar para cada una de estas conexiones, con una pantalla similar a ésta: Una vez pasados estos trámites, se mostrará una pantalla como la siguiente, que ya permitirá seleccionar y enviar los ficheros. 16 de 31

17 La pantalla tiene los siguientes elementos: Lista de archivos Botón Agregar Botón Enviar Botón Quitar Botón Seleccionar Todos Botón Volver a la lista de servicios Check Envío mediante proxy Relación de ficheros a enviar. Cada fila tiene las siguientes columnas: Sel. : Indica si el fichero agregado está seleccionado o no Archivo: nombre y ruta del fichero. Estado: indica si se ha enviado o no el fichero. Id. Transmisión: en caso de haberse transmitido, se mostrará un número correspondiente al identificador de transmisión en el sistema. Permite añadir a la lista uno o varios ficheros seleccionados del PC del usuario. Procede a realizar el envío de los ficheros marcados como seleccionados. Elimina de la lista los ficheros seleccionados. Marca todos los ficheros de la lista como seleccionados. Retorna a la pantalla anterior, en la que aparecían la lista de envíos / recepciones posibles. Muestra un botón oculto, que al pulsarlo, permite introducir los datos del proxy que da acceso al usuario a Internet, suponiendo que 17 de 31

18 el usuario se conecte a Internet mediante proxy. Para realizar el envío de uno o varios ficheros pulsar sobre el botón Agregar. El sistema mostrará una pantalla en la que se podrá navegar por el árbol de directorios para seleccionar los ficheros. La ventana de navegación sobre el PC se abrirá por defecto en el último directorio utilizado para seleccionar documentos. En la primera utilización se abre en el directorio Mis documentos. Para seleccionar un fichero, pulsar con el ratón sobre el mismo. Para realizar una selección múltiple, si se trata de un grupo de ficheros consecutivos, hacer click sobre el primero y el último del grupo, manteniendo a la vez presionada la tecla Mayúsculas. En caso de seleccionar varios ficheros no consecutivos, pulsar con el ratón sobre cada uno de los ficheros manteniendo a la vez presionada la tecla Ctrl. Pulsar sobre el botón Abrir para finalizar la selección. Una vez añadidos uno o varios ficheros, la pantalla tendrá este aspecto: 18 de 31

19 Como se puede comprobar, en la lista los ficheros añadidos aparecen con estado No enviado y sin Id. Transmision. Este dato aparecerá relleno cuando el fichero haya sido correctamente enviado al servidor. En caso de marcar el check Envío mediante Proxy, aparecerá un botón a la derecha y al pulsar sobre él hay que introducir los valores adecuados para el acceso a Internet desde el organismo (Ver apartado Configuración de Proxy). A continuación hay que seleccionar los ficheros a enviar (marcando la casilla de la columna Sel.) y pulsar en Enviar. A continuación el sistema muestra, antes de empezar con el proceso, un diálogo indicando que se va a proceder al envío de los ficheros, diálogo que el usuario deberá aceptar para comenzar el envío: 19 de 31

20 El sistema mostrará en este momento la lista de certificados encontrados y con los cuales se podrían firmar los ficheros seleccionados. Hay que tener en cuenta que sólo es posible firmar los ficheros con un certificado que cumpla estas tres condiciones: - Que el NIF del certificado sea el mismo que el que tiene el certificado con el que se ha accedido al sistema. - Que el certificado seleccionado no esté caducado. - Que el certificado seleccionado haya sido expedido por una de las autoridades de certificación permitidas por la Seguridad Social. No olvidar que cada vez que el navegador necesite gestionar una conexión ssl con el servidor también pedirá un certificado para poder gestionarla. Si hay varios certificados en el almacén de certificados de Windows o en el almacén de la máquina virtual de Java, entonces el navegador pedirá al usuario que seleccione con qué certificado quiere gestionar la conexión segura. Si sólo existe un certificado, tomará éste por defecto y pedirá o no la contraseña al usuario en función del nivel de protección con que el usuario haya instalado el certificado. Una vez enviados los ficheros correctamente, aparecerá la siguiente ventana, y en la pantalla se rellenará la columna Id. Transmisión con el identificador dado por el sistema a la transmisión. 20 de 31

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22 6. RECEPCIÓN DE UN FICHERO Una vez que se pulsa sobre una de las recepciones posibles, puede ocurrir que se produzca una actualización del sistema, como ya se comentó al comienzo del apartado 6, Envío de un fichero. Todo lo relatado en esos primeros párrafos es extrapolable a la recepción de un fichero. A continuación de lo anterior se mostrará la pantalla con los ficheros pendientes de recepción para ese usuario. La pantalla tiene los siguientes elementos: Lista de archivos Relación de ficheros pendientes de recepción. Cada fila tiene las siguientes columnas: - Sel Se utiliza para marcar los archivos que se quieren recibir. - Archivo Nombre del archivo a recibir. - Fecha Fecha en la que se envió el archivo del cual se va a obtener la respuesta. - Id. Archivo Identificador del archivo en el sistema. - Estado Será Listo para descargar o Descargado. - Origen Nombre del archivo origen del cual se va a obtener la respuesta. - Solicitante Identificador del usuario que envió la petición origen Botón Descargar Botón Refrescar Procede a realizar la descarga de los ficheros marcados como seleccionados (check en columna Sel.) Actualiza la lista de ficheros pendientes de descarga. 22 de 31

23 Botón Seleccionar Todos Check Descargar los ficheros seleccionados en el mismo directorio Check Descargar copia firmada de los ficheros con extensión.firmado Check Recepción mediante proxy Botón Volver a la lista de servicios Marca todos los ficheros de la lista como seleccionados. En caso de que esté marcado, sólo se pregunta una vez el directorio de destino, aunque haya varios ficheros por descargar. El destino de la descarga de todos los ficheros será el directorio seleccionado. En caso de que esté marcado, al descargarse cada fichero en el directorio seleccionado, se descargará otra copia del fichero con mismo nombre y extensión.firmado. Esta copia incluye la firma de la Seguridad Social, con el fin de demostrar la autenticidad de los datos entregados por este organismo. Muestra un botón oculto, que al pulsarlo, permite introducir los datos del proxy que da acceso al usuario a Internet, suponiendo que el usuario se conecte a Internet mediante proxy. Retorna a la pantalla anterior, en la que aparecían la lista de envíos / recepciones posibles. Si el usuario no tiene ningún fichero pendiente de descarga para la opción seleccionada entonces aparecerá una ventana indicándolo, como se muestra en la imagen siguiente: Una vez seleccionados los ficheros a descargar y pulsado el botón de Descargar el sistema pedirá la confirmación para comenzar la descarga mediante la ventana que se muestra en la pantalla siguiente: 23 de 31

24 Una vez que se acepta y se reciben los ficheros, irá apareciendo, por cada uno de ellos, una ventana como la siguiente, para poder explorar en el PC y descargar el fichero en el directorio que se desee. Si se marcó el check Descargar copia firmada de los ficheros con extensión.firmado se volcará una copia firmada del fichero en ese directorio. Si se marcó el check Descargar los ficheros seleccionados en el mismo directorio entonces esta ventana aparecerá solamente para el primer fichero y el resto se depositarán en el directorio elegido. Una vez descargados todos los ficheros seleccionados se mostrará un diálogo informando del final de la descarga. El estado de los ficheros en la tabla pasará a ser Descargado. 24 de 31

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26 7. CONSULTA DE ESTADO Además de poder enviar y recibir ficheros, los usuarios del sistema siempre tienen un servicio añadido de consulta de estado de sus peticiones. El enlace aparece en la página de acceso a sus envíos y recepciones permitidos y el literal es CONSULTA DE ESTADO DE PETICIONES Una vez que se pulsa sobre la opción, puede ocurrir que se produzca una actualización del sistema, como ya se comentó en al comienzo del apartado 6, Envío de un fichero. Todo lo relatado en esos primeros párrafos es extrapolable a la consulta del estado de peticiones. A continuación de lo anterior se mostrará la pantalla que permitirá introducir los criterios de selección de la consulta. 26 de 31

27 Existen dos tipos de consulta: por identificador de transmisión y por un rango de fechas. El identificador de petición es el dato que el sistema devuelve cuando se envía un fichero. Si se selecciona este tipo de consulta, y se introduce un identificador válido, se mostrará la siguiente pantalla con información sobre el estado de esa transmisión. Los estados posibles de la transmisión serán: pendiente de ser procesada, en proceso, con respuesta disponible y con respuesta descargada. Si en lugar de introducir un identificador de petición, se opta por un rango de fechas, aparecerán todas las transmisiones cuya fecha de petición esté en ese rango y que correspondan al usuario. La pantalla se muestra a continuación. 27 de 31

28 8. CONFIGURACIÓN DE PROXY En el caso de que el acceso a Internet se efectúe mediante un servidor proxy, antes de poder efectuar descargas o envíos de ficheros deberá marcarse el check y pulsar sobre el botón [ ] que aparece a su derecha, para acceder al diálogo de configuración de las propiedades del mismo, en el que se deberán introducir los valores adecuados para el organismo. Para obtener dichos valores, consultar al departamento o unidad de red responsable del acceso a Internet. 28 de 31

29 9. PROBLEMAS MÁS FRECUENTES Se presentan a continuación los problemas más frecuentes que pueden tener los usuarios en la utilización del sistema y la forma de manejarlos INCIDENCIAS CON EL CERTIFICADO DIGITAL APARECE UNA PANTALLA EN BLANCO AL PULSAR SOBRE ACCESO CON CERTIFICADO DIGITAL CAUSA Cualquier error relacionado con la generación o importación del certificado en el navegador. RESOLUCIÓN Enviar correo incluyendo el NIF del certificado a la dirección o realizar una llamada al teléfono de la Unidad de Atención Directa, , indicando que se trata de un problema con el certificado digital en la entrada a la oficina virtual INCIDENCIAS EN LAS ENTRADAS A LOS SERVICIOS NO APARECE LA OPCIÓN SERVICIOS DE CESIÓN DE INFORMACIÓN PARA LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. CAUSA El perfilado del usuario no es correcto. RESOLUCIÓN Enviar correo incluyendo el NIF del certificado a la dirección o realizar una llamada al teléfono de la Unidad de Atención Directa, , indicando que se trata de un problema de perfilado para el acceso a los servicios de cesión de información para las administraciones públicas, concretamente IFIW AL PULSAR SOBRE LA OPCIÓN SERVICIOS DE CESIÓN DE INFORMACIÓN PARA LAS ADMISTRACIONES PÚBLICAS, APARECE UN MENSAJE EL USUARIO NO EXISTE EN EL PROYECTO PIDO. CAUSA El perfilado del usuario no es correcto. RESOLUCIÓN Enviar correo incluyendo el NIF del certificado a la dirección o realizar una llamada al teléfono de la Unidad de Atención Directa, , indicando que se trata de un problema de perfilado para el acceso a los servicios de cesión de información para las administraciones públicas, concretamente IFIW AL PULSAR SOBRE LA OPCIÓN SERVICIOS DE CESIÓN DE INFORMACIÓN PARA LAS ADMISTRACIONES PÚBLICAS, APARECE UN MENSAJE QUE INDICA QUE SE REINTENTE LA ENTRADA DENTRO DE 5 DÍAS. CAUSA El perfilado del usuario no es correcto. RESOLUCIÓN Enviar correo incluyendo el NIF del certificado a la dirección o realizar una llamada al teléfono de la Unidad de Atención Directa, , indicando que se trata de un problema de perfilado para el acceso a los servicios de cesión de información para las administraciones públicas, concretamente IFIW. 29 de 31

30 AL PULSAR SOBRE LA OPCIÓN SERVICIOS DE CESIÓN DE INFORMACIÓN PARA LAS ADMISTRACIONES PÚBLICAS, APARECE UN MENSAJE QUE INDICA QUE LOS DATOS APORTADOS EN EL CERTIFICADO NO COINCIDEN CON LOS DATOS RECOGIDOS EN LA BASE DE DATOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL. CAUSA Existen discrepancias entre los datos del certificado digital y los recogidos en la base de datos de la Seguridad Social. RESOLUCIÓN Queda en manos del usuario y en el mensaje de aviso se le indica cómo solucionarlo INCIDENCIAS EN LA DESCARGA DE LOS APPLETS Se producen cuando el usuario pulsa sobre una de las opciones posibles de envío o recepción y, en lugar de descargarse el applet correspondiente, aparece una pantalla con un aspa roja y la leyenda not inited o simplemente se queda la leyenda Subprograma Descarga started de forma permanente en la barra del navegador. CAUSAS Y RESOLUCIONES Pueden ser varias: - que el usuario no tenga una versión correcta del jre seleccionada en el navegador. Esto se explica al principio de este documento, en el apartado 2.2. En este caso se debería hablar con el departamento de microinformática del organismo, para que encuentren una solución o instalen otra versión de la máquina virtual de Sun. - que el usuario esté accediendo a Internet a través de un proxy que impida la descarga de applets o que cualquier otro elemento de seguridad instalado en el PC del usuario impida la descarga de applet. En este caso se debería hablar con el departamento de microinformática del organismo, para que encuentren una solución. - que el usuario no tenga un perfil suficiente en su sesión Windows como para poder grabar y eliminar información de las carpetas en las que está instalada la máquina virtual de Sun. Es necesario este permiso, porque los applets utilizan estos directorios para depositar información acerca de las últimas elecciones del usuario. En este caso se debería hablar con el departamento de microinformática del organismo, para que encuentren una solución INCIDENCIAS EN EL ENVÍO/RECEPCIÓN DE FICHEROS MENSAJE DE ERROR CONNECTION TIMED OUT CAUSA La conexión a Internet del usuario es demasiado lenta o está teniendo problemas puntuales. RESOLUCIÓN Intentarlo más tarde o aumentar la velocidad de la conexión MENSAJE DE ERROR ERROR OPENING SOCKET: JAVA.NET.UNKNOWNHOSTEXCEPTION: SERVIDOR CAUSA Es probable que exista un problema de seguridad que impida acceder al servidor servidor. 30 de 31

31 RESOLUCIÓN Avisar a su departamento de microinformática para que rastreen el problema en la conexión a ese servidor MENSAJE DE ERROR ERROR DE COMUNICACIÓN. SI ACCEDE A INTERNET MEDIANTE UN PROXY, POR FAVOR COMPRUEBE SU CONFIGURACIÓN CAUSA No se ha configurado correctamente el proxy. RESOLUCIÓN Seguir los pasos indicados en el apartado 9 de este documento. En cualquier caso, si los problemas continúan, es necesario enviar un correo a la dirección o realizar una llamada al teléfono de la Unidad de Atención Directa, , indicando que se trata de un problema con la aplicación IFIW y comentando los detalles del problema. 31 de 31

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