INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

Transcripción

1 Pág. 1 de OBJETIVO Establecer los lineamientos para la elaboración y presentación de los actos administrativos empleados en la Orquesta Filarmónica de Bogotá. 2. CAMPO DE APLICACIÓN Aplica para la elaboración de los actos administrativos (Resoluciones, circulares, oficios- cartas, memorandos, actas de comité y reunión). 3. DEFINICIONES Acta: documento soporte de distintos temas tratados en reuniones, que permite construir la memoria institucional. Acto Administrativo: es un hecho jurídico que por su procedencia emana de una autoridad administrativa en forma ejecutoria; por su naturaleza se concreta en una declaración especial unilateral y ejecutiva en virtud de la cual la administración tiende a crear, reconocer, modificar o extinguir una situación jurídica subjetiva, como parte del poder público y por su alcance, afecta positiva o negativamente, a los derechos de las personas individuales o colectivas que se relacionan con la Administración Pública. Carta: comunicaciones que se producen en cualquier dependencia para ser enviada a otra entidad pública o privada o a personas naturales o jurídicas. Circular: acto administrativo que contiene información general cuyo contenido es importante para la Administración Distrital. Comité: grupo de personas con roles específicos que se reúnen para revisar, analizar tomar decisiones y/o dar seguimiento a un tema. Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Instructivo: documento asociado a un procedimiento ó formato, que indica de forma detallada los pasos que se deben cumplir para realizar determinada actividad o diligenciar el formato. Memorando: acto administrativo de carácter general e interno destinado a trasmitir información, orientaciones, pautas y recordatorios que agilizan la gestión de la entidad. Oficio: es una comunicación escrita referente a los asuntos de las administraciones públicas. Revisado por Aprobado por Luz Patricia Camelo Urrego Comité Coordinador de Control Interno Subdirectora Administrativa y Financiera Acta Nº Fecha: 1 de junio 2010 Fecha: 1 de junio de 2010

2 Pág. 2 de 16 Resolución: acto administrativo que define o resuelve situaciones de carácter particular y concreto considerado como definitivo. Reunión: sesión en la que se agrupan un conjunto de personas para tratar un asunto específico. 4. RESPONSABLES El instructivo puede ser aprobado por el responsable operativo o por el líder del proceso y revisado por cualquier actor del proceso. El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones conforme a los lineamientos del distrito, es el responsable de divulgar y mantener la imagen visual de la Entidad. Los líderes de procesos deben divulgar los lineamientos recibidos por parte de la Oficina Asesora de Comunicaciones y por los responsables de la Gestión Documental. 5. CONDICIONES GENERALES La utilización del lema institucional "Bogotá Positiva" se debe utilizar en todos los documentos que se generen en los organismos y entidades del Distrito Capital, sin perjuicio de las características generales previstas en el Manual de Identidad Visual de la Administración Distrital, el Manual de Identidad Visual Corporativ a y el Manual de Estilo para la Producción y elaboración de Actos Administrativos, adoptados por el Decreto 213 de Para tal fin es necesario que en los actos administrativos se tenga en cuenta estas disposiciones. La forma de controlar y archivar los actos administrativos será de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. En la recepción y/o radicación de cualquier acto administrativo es necesario que quien lo recibe verifique que los documentos mantengan la estructura ya definida, en caso de no ser así, se solicita el ajuste correspondiente al documento.

3 Pág. 3 de CONTENIDO 6.1 PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO - Formato general La impresión de los actos administrativos se realiza conforme a los lineamientos de la Subdirección Administrativa y Financiera. - Hoja de impresión Formato carta (21.5 x 28) para circulares, oficios - cartas, memorandos y actas. Formato oficio (21.5 x 33) para resoluciones. - Márgenes Resoluciones, circulares, oficios - cartas, memorandos y actas de comité Actas de reunión - Tipo de letra

4 Pág. 4 de 16 Se sugiere el tipo de letra Arial, tamaño de la fuente 12 puntos y espacio sencillo (1). ESTRUCTURA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS Resoluciones, circulares, oficios cartas, memorandos, acta de comité. ENCABEZADO LOGO PROPIEDADES - El encabezado va en todas las hojas de los documentos y no se modifica. - Logo centrado en la parte superior de la hoja. - El margen para el encabezado es de 1.5 cm. - El logotipo de 2.5 cm de alto. PIE DE PÁGINA LOGO PROPIEDADES -El pie de página va en todas las hojas de los documentos. -Logo centrado en la parte inferior de la hoja. -La información de contacto se ubica debajo del logo. -El margen del pie de página es 1.5 -El tamaño de la letra del pie de página es 9 y fuente Arial. INFORMACIÓN DE CONTACTO Calle 39 Bis Conmutador (+571) / Fax (+571)

5 Pág. 5 de 16 CUERPO DE LA RESOLUCIÓN TÍTULO RESOLUCIÓN 21 (21 de febrero de 2010) Escribir el nombre de la resolución y el número que se lleve en consecutivo. No escribir el símbolo número (#) ni la abreviatura N. El formato de fecha es (Día de mes de Año). EPÍGRAFE Por la cual se texto texto texto A dos espacios escribir el texto entre comillas. TITULAR EL (LA) DIRECTOR(A) GENERAL DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ A dos espacios escribir el cargo del funcionario que firma. EL (LA) SUBDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO(A) Y FINANCIERO(A) ENCARGADO(A) DE LAS FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ Cuando el funcionario que firma está encargado de la Dirección, indicar el cargo del cual es titular, seguido de las palabras encargado de las funciones. FACULTADES LEGALES En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el (los) artículos texto texto texto texto texto. A un espacio escribir las facultades legales y las normas aplicables. CONTENIDO CONSIDERANDO: Muestra texto, muestra texto, muestra texto, muestra texto. Articulo 1. Muestra texto. RESUELVE: Parágrafo 1. Muestra texto. Parágrafo 2. Muestra texto. Articulo 2. Muestra texto. Parágrafo. Muestra texto. A dos espacios de las facultades legales, escribir la palabra CONSIDERANDO: A dos espacios escribir el texto que corresponda. A dos espacios del texto del considerando, escribir la palabra RESUELVE: A dos espacios escribir el texto que corresponda. En los casos que se cite más de un parágrafo escribir el número consecutivo, en los casos que no aplique solo se deja la palabra parágrafo.

6 Pág. 6 de 16 CORNISAS EN PÁGINAS SUBSIGUIENTES RESOLUCIÓN DE 20 Continuación de la resolución Por la cual se texto texto Hoja de En la segunda y siguientes hojas en tamaño de fuente 10, se coloca la frase como aparece en el ejemplo, después a dos interlíneas se escribe en tamaño de letra 12 y centrado la frase Continuación de la resolución como se muestra en el ejemplo. VIGENCIA Y DEROGATORIAS PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Bogotá, D.C., día de mes de 20 Sí la vigencia es de carácter general se deberá indicar en el último artículo de la resolución las disposiciones que se derogan, modifiquen, adicionen etc. Igualmente, deberá indicarse a partir de cuándo rige la norma expedida. A dos espacios del último párrafo del último artículo escribir la frase Publíquese (En los casos que la resolución requiera publicación para efecto general), Comuníquese (En los casos que sea efecto particular) y obligatorio el campo Cúmplase. Indicar ciudad y fecha de expedición. FIRMA NOMBRES APELLIDO1 APELLIDO2 Director(a) General A cinco espacios escribir el nombre de la persona que firma la resolución. En la línea siguiente el cargo que ocupa. NOMBRES DE ELABORACIÓN Y REVISIÓN Elaboró: Nombre Apellido Revisó: Nombre Apellido A cinco espacios escribir los nombres de las personas que elaboraron y revisaron la resolución, junto con los vistos buenos de cada uno. Tamaño de la letra 8. Anexo 1. Modelo de Resolución

7 Pág. 7 de 16 CUERPO DE LA CIRCULAR TÍTULO CIRCULAR 030 Escribir el número de la circular que corresponda, no se escribe el símbolo (#) ni la abreviatura N. NÚMERO DE CORDIS DG-3020 A un espacio escribir el consecutivo de CORDIS. FECHA FECHA: Bogotá, 2 de febrero de 2010 A dos espacios, escribir la palabra FECHA seguida de dos puntos (:). Se debe tener el orden: ciudad, día, mes, año. PARA: DESTINATARIO Nombre(s) del(os) destinatari(os) Cargo(s) del(os) destinatario(s) A dos espacios escribir la palabra PARA seguida de dos puntos (:) donde se escribe el nombre y el cargo de la persona o las personas a quien va dirigido. REMITENTE DE: CARGO DEL FUNCIONARIO QUE EMITE LA CIRCULAR A dos espacios escribir la palabra DE seguida de dos puntos (:) en el dato de remitente se escribe el cargo del funcionario que emite la circular. ASUNTO ASUNTO: se escribe de forma clara y resumida el contenido de la circular. A dos espacios escribir la palabra ASUNTO. CONTENIDO Muestra de texto, muestra de texto. Muestra de texto, muestra de texto. A tres espacios escribir el texto de la circular dejando un espacio entre párrafos.

8 Pág. 8 de 16 DESPEDIDA Les agradezco la atención prestada a la presente circular, así como la ejecución de la misma conforme a las reglas constitucionales y reglamentarias referidas. A dos espacios escribir la despedida como se cita en el ejemplo. FIRMA MARÍA CLAUDIA PARIAS DURÁN Directora General A cinco espacios escribir el nombre de la persona que firma la circular En la línea siguiente el cargo. NOMBRES DE ELABORACIÓN Y REVISIÓN Elaboró: Nombre Apellido Revisó: Nombre Apellido A cinco espacios escribir los nombres de las personas que elaboraron y revisaron la circular, junto con los vistos buenos de cada uno. Tamaño de la letra 8. Anexo 2. Modelo de Circular CUERPO DE OFICIO CARTA NÚMERO DE CORDIS OCI-3020 Escribir el consecutivo de CORDIS. FECHA Bogotá, 2 de febrero de 2010 A un espacio escribir la fecha. Se debe tener el orden: ciudad, día, mes, año.

9 Pág. 9 de 16 DESTINATARIO Doctora MARÍA CLAUDIA PARIAS DURÁN Directora General A cinco espacios escribir los datos del destinatario. ASUNTO Asunto: se escribe de forma clara y resumida el contenido del oficio-carta. A tres espacios escribir la palabra Asunto seguida de dos puntos (:). CONTENIDO Apreciada doctora Maria Claudia: Muestra de texto, muestra de texto. Muestra de texto, muestra texto. A dos espacios escribir un pequeño saludo, (Apreciada doctora María Claudia) seguido de dos puntos (:). A dos espacios escribir el texto del oficio dejando un espacio entre párrafos. Cordialmente, DESPEDIDA A dos espacios de la última línea del texto escribir la despedida. FIRMA MARGOTH SALINAS BERNAL Jefe Oficina Control Interno A cinco espacios escribir el nombre de la persona que firma el oficio-carta. NOMBRES DE ELABORACIÓN Y REVISIÓN Elaboró: Nombre Apellido Revisó: Nombre Apellido A cinco espacios escribir los nombres de las personas que elaboraron y revisaron el oficio, junto con los vistos buenos de cada uno. Tamaño de la letra 8. Anexo 3. Modelo de Oficio - Carta

10 Pág. 10 de 16 CUERPO DE MEMORANDO TÍTULO MEMORANDO Escribir la palabra MEMORANDO, centrado. NÚMERO DE CORDIS SAF-3020 A un espacio escribir el consecutivo de CORDIS. FECHA FECHA: Bogotá, 2 de febrero de 2010 A dos espacios, escribir la palabra FECHA seguida de dos puntos (:). Se debe tener el orden: ciudad, día, mes, año. PARA: DESTINATARIO Nombre(s) del(os) destinatari(os) Cargo(s) del(os) destinatario(s) A un espacio escribir la palabra PARA seguida de dos puntos (:) donde se escribe el nombre y el cargo de la persona o las personas a quien va dirigido. DE: REMITENTE Nombre del remitente Cargo del remitente A un espacio escribir la palabra DE seguida de dos puntos (:) en el dato de remitente se escribe el cargo del funcionario que emite el memorando. ASUNTO ASUNTO: se escribe de forma clara y resumida el contenido del memorando. A un espacio escribir la palabra ASUNTO. CONTENIDO Muestra de texto, muestra de texto. Muestra de texto, muestra de texto. A dos espacios escribir el texto del memorando dejando un espacio entre párrafos.

11 Pág. 11 de 16 Cordialmente, DESPEDIDA A un espacio escribir la despedida como se cita en el ejemplo. FIRMA LUZ PATRICIA CAMELO URREGO Sub. Administrativa y Financiera A cinco espacios escribir el nombre de la persona que firma el memorando. En la línea siguiente el cargo. NOMBRES DE ELABORACIÓN Y REVISIÓN Elaboró: Nombre Apellido Revisó: Nombre Apellido A cinco espacios escribir los nombres de las personas que elaboraron y revisaron el memorando, junto con los vistos buenos de cada uno. Tamaño de la letra 8. Anexo 4. Modelo de Memorando CUERPO DE ACTA DE COMITÉ TÍTULO COMITÉ DE CALIDAD Se escribe el nombre del comité que corresponde a la reunión. SUBTITULO ACTA 1 A tres espacios escribir el subtítulo. La enumeración del acta se hace por consecutivo en caso que aplique. No se escribe el símbolo número (#) ni su abreviatura (N. ). FECHA FECHA: Bogotá, 2 de febrero de 2010 A dos espacios, escribir la palabra FECHA seguida de dos puntos (:). Se debe tener el orden: ciudad, día, mes, año.

12 Pág. 12 de 16 HORA: 9:00 am HORA A un espacio escribir la palabra HORA seguida de dos puntos. LUGAR LUGAR: Sala OTTO A un espacio escribir la palabra LUGAR seguida de dos puntos. ASISTENTES ASISTENTES: Luz Patricia Camelo Urrego, subdirectora administrativa y financiera;... INVITADOS INVITADOS: Nombre, cargo; Nombre, cargo; A un espacio escribir la palabra ASISTENTES seguida de dos puntos se escriben los nombres de los asistentes a la reunión y el cargo que desempeñan (Debe ir en minúscula). Se sigue el orden jerárquico. Cuando los hay, se relacionan de la misma forma como se hizo con los asistentes. ORDEN DEL DÍA ORDEN DEL DÍA 1. Verificación del quórum. 2. Lectura del acta anterior y aprobación. Se describe los temas para tratar. A dos espacios escribir la palabra ORDEN DEL DÍA. A dos espacios se escribe el primer punto y a un espacio escribir el segundo punto que aplica para todas las actas y no se debe omitir; en el tercero y demás puntos se hace la breve descripción de los temas para tratar. DESARROLLO 1. Verificación del quórum. Se comprobó la existencia del quórum. Asistieron los integrantes del Comité 2. Lectura del acta anterior y aprobación. 3. Ampliación de temas A dos espacios después de hacer la ampliación de temas, se levanta la sesión de la reunión del comité, se coloca la hora de finalización de la reunión. A dos espacios va la palabra desarrollo, a dos espacios va el primer punto que se describe en el ejemplo y no se puede modificar exceptuando el nombre del comité. A un espacio va el segundo punto que indica la lectura del acta anterior y la aprobación (Esto en caso de que aplique). A un espacio escribir la ampliación de los temas relacionados con el orden del día. La sesión fue levantada a las 12:00 m

13 Pág. 13 de 16 CONVOCATORIA CONVOCATORIA: NA A dos espacios escribir la palabra CONVOCATORIA, en caso de programar una nueva reunión, se anotan la fecha, la hora y el lugar, en caso contrario se coloca la palabra NA. A cuatro interlíneas, se escriben el nombre y cargo de las personas que firman. Nombre del asistente Cargo Nombre del asistente Cargo NOMBRES DE ELABORACIÓN Y REVISIÓN Elaboró: Nombre Apellido Revisó: Nombre Apellido A cinco espacios escribir los nombres de las personas que elaboraron y revisaron el memorando, junto con los vistos buenos de cada uno. Tamaño de la letra 8. Anexo 5. Modelo de Acta de Comité CUERPO DE ACTA DE REUNIÓN ENCABEZADO El encabezado va en todas las hojas del documento y no se modifica. ACTA DE REUNIÓN PIE DE PÁGINA CÓDIGO PROPIEDADES En el lado izquierdo del pie de página,

14 Pág. 14 de 16 EM-MC-F-01.V0 con letra Arial 8, va el código del formato. TÍTULO CONVOCA CONVOCA: Área de Planeación Escribir el número o consecutivo del acta en caso de que aplique. No se escribe el símbolo número (#) ni su abreviatura (N. ). Escribir el nombre de la Dependencia o Área que convoca la reunión. FECHA Escribir la fecha en las celdas correspondientes. Escribir la hora inicial y de finalización de la reunión. LUGAR LUGAR: Oficina de Planeación Escribir el sitio de la reunión. OBJETIVO OBJETIVO: Textotextotexto Escribir objetivo de la reunión. Escribir el nombre, cargo y firma de los asistentes. Anexar lista de asistencia en el caso que exceda el número de asistentes.

15 Pág. 15 de 16 Escribir los temas para tratar. Se hace la ampliación de los temas para tratar. Escribir el compromiso, responsable y fecha. ANEXOS DEL ACTA ANEXOS AL ACTA: SÍ_X_ NO CUÁLES? Señalar con una X en los campos SÍ o NO, en caso de que haya anexos. Diagramas PROXIMA REUNIÓN PRÓXIMA REUNIÓN: NA En caso que aplique se detalla la fecha y hora de la próxima reunión, en caso contrario se escribe N/A Anexo 6. Modelo de Acta de Reunión 8. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Aprobación Naturaleza del Cambio 0 Documento Original.

16 Pág. 16 de ANEXOS 6 anexos (Resolución, circular, oficio-carta, memorando, acta de comité, acta de reunión).