APOYO A LA ORGANIZACIÓN DE REUNION SOBRE INDICADORES DE CONSUMO Y PRODUCCION SOSTENIBLE TÉRMINOS DE REFERENCIA

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1 APOYO A LA ORGANIZACIÓN DE REUNION SOBRE INDICADORES DE CONSUMO Y PRODUCCION SOSTENIBLE TÉRMINOS DE REFERENCIA ANTECEDENTES Mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva No. 8773/14, de fecha 17 de junio de 2014, CAF Banco de Desarrollo de América Latina aprobó una Cooperación Técnica entre CAF y el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), para apoyar en las actividades relacionadas a indicadores de Consumo y Producción Sostenible (CPS), cuyo objeto es fortalecer el Foro de Ministros de Medio Ambiente, incorporando los indicadores de Producción Más Limpia, permitiendo así medir los avances de la región en Desarrollo Sostenible. Los resultados servirán a los Ministerios de Ambiente, Economía e Industria para la formulación de políticas, normativas, y planes nacionales adecuados. II. OBJETIVO DE LA CONTRACIÓN 2.1 Gestionar los arreglos de viaje para los participantes, gestionar contrataciones y pagos a proveedores, transporte de los participantes, arreglos y logística de la reunión, comunicaciones, y otras requeridas para la óptima organización de la Reunión de Expertos Indicadores de Consumo y Producción Sostenible. III. CARACTERÍSTICAS DE LA CONTRATACIÓN 3.1. Tipo de consultoría: Empresa organizadora de eventos corporativos legalmente constituida 3.2. Fecha de inicio y duración: 15 de mayo al 30 de junio de Lugar de trabajo: Ciudad de Panamá, Panamá La reunión tendrá una duración de dos días, 9 y 10 de junio de En el evento participarán delegados de gobierno, oficiales de CAF y PNUMA e invitados especiales La coordinación general del evento estará a cargo del PNUMA Requisitos técnicos: Conocimientos técnicos y experiencia comprobada de al menos 5 años en la organización de eventos corporativos. Experiencia específica en organización de eventos que hayan requerido: gestión de viajes y estadía de participantes y/o invitados internacionales. Se valorará que la empresa haya gestionado logística,

2 invitaciones, contrataciones, comunicación y/o recursos presupuestarios, que impliquen coordinación de equipos de trabajo, con responsabilidades de dirección. Se valorará la diversidad de instituciones/organizaciones para las que trabajó (privadas, públicas, organizaciones de la sociedad civil). IV. ACTIVIDADES 4.1 La empresa realizará las siguientes actividades: Pre-Conferencia Coordinación de personal a. Asignar dos personas para la coordinación diaria y seguimiento de las actividades que el PNUMA, organizador del evento, debe aprobar. b. Facilitar la coordinación de reuniones y seguimiento con todas las partes involucradas para la preparación, ejecución y supervisión de las tareas para la organización del evento, las cuales pueden ser presenciales durante misiones de supervisión y/o vía video o audio conferencia. c. Proveer el personal adecuado y suficiente para atender las actividades de servicio relacionadas con la gestión de proveedores, reservación de boletos aéreos, reservación de hotel, registro e información general del evento. d. Asignar y entrenar al personal de apoyo en la sede del evento para las tareas relacionadas con el registro, asistencia en sala, reservación de viaje, etc. e. Gestionar y coordinar las tareas del personal de apoyo para la realización de relatorías de la reunión. f. Diseñar y preparar los gafetes, habladores y demás insumos para la reunión e identificación de los diferentes tipos de participantes (personal de apoyo, participantes, panelistas, etc.). Gestión de proveedores y servicios a. Administrar los recursos operativos del evento, mantener al día la ejecución presupuestaria del evento, y conservar documentación de respaldo, tales como facturas, recibos, cheques emitidos, copia de estados de gastos, etc. b. Gestionar la negociación y contratación de la sede del evento (salones y servicios de alimentación y coffee break) con la aprobación del PNUMA, asegurando se cumpla con los requisitos y especificaciones del evento. c. Negociar la mejor tarifa (con desayuno incluido) y calidad de los servicios que se contraten con el hotel sede y/u otros proveedores para el evento.

3 d. Gestionar la subcontratación de servicios de una agencia de viajes para el manejo de las reservas de boletos aéreos y apoyo que los participantes pudieran requerir en caso de cambio o cancelación de vuelos durante el evento. e. Negociar con el o los hoteles la mejor tarifa y flexibilidad en la política de cancelación en base al presupuesto del evento y cumplimiento de las políticas del PNUMA para ofrecer el mejor precio y calidad de servicio. f. Controlar y dar seguimiento al sistema de reservación del hotel u hoteles que se requieran según el número de participantes registrados al evento. g. Gestionar la búsqueda y contratación de los servicios que se requieran para la preparación y ejecución del evento, incluyendo alquiler de equipos audiovisuales, equipos de grabación, equipos y personal de traducción (inglés español y español inglés), transporte y otros proveedores adicionales que se requieran para el evento en coordinación y con la aprobación del PNUMA. j. Dar seguimiento y coordinar que los materiales y servicios contratados sean entregados en los términos establecidos. k. Coordinar con la sede del evento el uso de sus instalaciones según lo requerimientos del evento. l. Coordinar con el PNUMA el uso del espacio del hotel para la organización del evento (uso de salas, área de registro, espacios comunes para servicio de café, etc.). m. Supervisar el montaje de las salas y espacios definidos para uso del evento de acuerdo a los servicios y la calidad contratada. n. Supervisar la instalación y la calidad de los servicios de equipos audiovisuales y traducción simultánea. 4.2 Coordinación de actividades durante evento a. Coordinar con un banco local comercial el servicio para el pago de viáticos (en dólares) según las normas de Naciones Unidas, y reembolso de gastos de viaje de panelistas e invitados especiales. b. Asignar personal responsable de la relatoría del evento c. Controlar y dar seguimiento al registro de participantes al inicio de la reunión. d. Montar módulos de apoyo para ofrecer atención a consultas generales que pudieran tener los participantes.

4 e. Supervisar al personal de apoyo en sede durante el evento, y asegurar la presentación adecuada del personal. 4.7 Post-Conferencia Apoyar las actividades de cierre tales como conciliación y pago de cuentas de los servicios a proveedores Entregar al PNUMA una copia electrónica de la lista final y conciliada de participantes al evento, completa y de acuerdo con los parámetros preestablecidos Entregar al PNUMA los archivos de la relatoría del evento y grabaciones del mismo. V. CONDICIONES DE PAGO 5.1 Los pagos se harán tal como sigue: Primer pago, 30% del costo del contrato será pagado por la CAF a la firma del contrato Segundo pago correspondiente al 50% del costo del contrato una vez haya terminado el evento y las actividades se hayan llevado a cabo a satisfacción de PNUMA y CAF Tercer pago, correspondiente al 20% del costo del contrato será pagado siempre y cuando se hayan cumplido a satisfacción de la CAF y PNUMA de las tareas establecidas post-conferencia y se reciba reporte y rendición de cuentas. VI. CONFIDENCIALIDAD 6.1 La empresa se compromete a mantener absoluta reserva de toda la información a la cual tenga acceso, incluyendo documentos de identificación, información presupuestaria, documentos oficiales y los logos de CAF y PNUMA. La información confidencial a la que tenga acceso no podrá ser utilizada en otros trabajos o presentaciones a menos que el CAF y el PNUMA le otorguen su previo consentimiento. VII. OTRAS CONSIDERACIONES 7.1 La selección y contratación de la empresa será responsabilidad de CAF. La empresa deberá cumplir con los requisitos mínimos exigidos por CAF en materia de selección y contratación de consultores y proveedores de servicios. 7.2 La empresa contratada con recursos de CAF no podrá tener, directa o indirectamente, al mismo tiempo dos contratos de servicios financiados con recursos de CAF, a menos que se cuente con el consentimiento expreso y por escrito de CAF.

5 7.3 CAF no podrá contratar consultores o proveedores, si ellos pertenecen, directa o indirectamente al personal permanente o temporal de CAF o PNUMA, o si hubieren pertenecido a ellas dentro de los doce (12) meses anteriores a la fecha de presentación de la solicitud de contratación. No podrán ser contratados con recursos CAF consultores o proveedores que mantengan relación de parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad con el coordinador o responsable técnico de la operación.

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