CASO DE ESTUDIO. Implementación de XBRL en México. Optimizar tiempos y costos utilizando Abax XBRL

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1 Implementación de XBRL en México. Optimizar tiempos y costos utilizando Abax XBRL

2 ÍNDICE 6 12 INTRODUCCIÓN El proceso de reportar en formato XBRL y los Ahorros en Costos asociados XBRL desde el punto de vista regulatorio. Costo de implementar XBRL para las compañías Beneficios del reporte externo al utilizar XBRL Formas de implementar XBRL en las compañías CONCLUSIÓN 2 3

3 4 5

4 INTRODUCCIÓN XBRL fue introducido originalmente en el año 2000 y es un formato de archivo con una estructura diseñada para ayudar a estandarizar los reportes financieros. Se trata de un esfuerzo global para construir una estructura que cumpla con los Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP por sus siglas en inglés), de tal manera que pueda convertirse en el lenguaje digital de reporteo financiero. La definición de XBRL se encuentra en el sitio web dedicado a XBRL y se menciona de la siguiente manera: El Lenguaje Extensible para Reportes de Negocio (extensible Business Reporting Language) provee un marco de trabajo basado en XML que la cadena de suministro global de información de negocios puede utilizar para crear, intercambiar y analizar reportes financieros incluyendo, pero no limitado a, reportes regulatorios tales como estados financieros anuales o trimestrales, información de balanzas e información de auditoría. XBRL puede ser utilizado sin el pago de regalías o licencias y facilita el intercambio automático y la extracción confiable de la información financiera de varias aplicaciones de software en cualquier parte del mundo (Hoffman & Stand, 2001, p.11). XBRL es un lenguaje, el cual tiene su propio conjunto de palabras especiales (códigos) que componen un sistema de comunicación. La especificación XBRL es explicada a las computadoras a través del uso de dos archivos los cuales contienen los bloques fundamentales de construcción de XBRL; y estos son el esquema principal XBRL y el meta-modelo XBRL. La especificación XBRL describe cómo los elementos XML y los atributos son organizados y estructurados para crear documentos instancia y taxonomías XBRL (Hoffman & Stand, 2001, p.68). El documento instancia contiene los datos de un reporte de negocio, tales como una estado financiero, y la taxonomía describe los hechos financieros utilizados en los reportes de negocio. La taxonomía contiene el vocabulario de los hechos financieros o el diccionario de términos que serán utilizados en un documento instancia. Se puede utilizar más de una taxonomía para describir un documento instancia. El documento instancia puede tener que reportar información de la taxonomía de la compañía, de la taxonomía para reporte financiero, la taxonomía específica para una industria y varias otras taxonomías. Todos los hechos contenidos en un documento instancia que representan cualquier reporte de negocio deben aparecer en una de las taxonomías referenciadas por el documento instancia XBRL (Hoffman & Stand, 2001, p.68). Las compañías tendrán su propia taxonomía y habrá taxonomías aplicables a su jurisdicción. También, la estandarización de principios contables puede ser alcanzada a través del uso de estas taxonomías. Las taxonomías pueden ser creadas cuando son necesarias, como lo describió Kearney (2005); Crear mi propia taxonomía también prueba el punto de que XBRL puede ser diseñado específicamente para cumplir con las necesidades de una compañía, siempre y cuando la taxonomía cumpla con el estándar XBRL (actualmente la versión 2.1), este hospedada en internet, y los documentos instancia puedan hacer referencia a la taxonomía apropiadamente. Después de que se ha creado el documento instancia, las taxonomías son checadas para comprobar que cumplen con los lineamientos definidos por XBRL y el documento instancia es validado; el resultado es tener la certeza de que se cuenta con un documento XBRL válido. Ahora la información puede ser compartida con otros y puede ser utilizada por aplicaciones para computadoras. Cuando se desea presentar la información en otro formato, entonces se necesita crear una hoja de estilo para expresar el documento instancia XBRL en el formato deseado. Diferentes hojas de estilo presentan la información en diferentes formatos, por ejemplo, la información financiera necesitaría estar en formato HTML antes de poder ser publicada en un sitio web. El beneficio real y los ahorros en costos asociados resultan del hecho de que la información no necesita ser re-tecleada durante estas transformaciones basadas en hojas de estilo. La información representada en XBRL ahora puede ser utilizada por muchos participantes sin tener que introducir la información múltiples veces de forma repetitiva. La posibilidad de error en la información también se reduce, debido a la falta de re-teclear los datos financieros por todos los participantes interesados en la extracción, manipulación y análisis de los datos. El proceso de reportar en formato XBRL y los Ahorros en Costos asociados. 6 Basándose en el sistema de reporte financiero anterior, la información de la compañía es hospedada en su sitio web en formato PDF o HTML, y esta información es costosa de obtener, manipular y utilizar para otros participantes interesados. Las compañías gastaban billones de dólares en este método de presentación y transferencia de datos. La implementación de XBRL resultará en un ahorro de costos y los datos serán más baratos, de mejor calidad y más rápidos de producir y de procesar. Los preparadores y consumidores de los datos perbirán ahorros de costos sustanciales. Los ahorros de costos asociados al consumir la información para los usuarios finales serán enormes, ambos en términos de tiempo y dinero. De acuerdo a un estudio conducido por Tad Leahy, los ahorros potenciales resultado de la adopción de XBRL podrían ser hasta de un 60% (Chartered Treasury Manager, 2003). XBRL proveerá un Retorno de Inversión (ROI) significativo, basado en los costos a la baja de forma exponencial asociados con la producción y consumo de la información. Los analistas de las firmas, Gartner y Forrester, han publicado ambos reportes en relación a la significativa reducción de costos al emplear procesos de reporte basados en XBRL y XML (Ward, 2004). Los pasos manuales repetitivos realizados en la producción y consumo de la información financiera a lo largo de la cadena de suministro tienen un impacto adverso en costo para todos los participantes involucrados lo que se traduce en recursos vitales siendo desperdiciados. XBRL ofrece a la industria ahorros en costos, ventajas competitivas y administración del riesgo; esto es resultado de contar con procesamiento más directo (STP por sus siglas en inglés) y flujos de información más confiables y certeros (Crosby & Sprenkle, n.d.). Al migrar del efecto telaraña de la asociación de información al mundo más coordinado y estandarizado XBRL se generan por consecuencia la eficiencia y exactitud de los datos así como ahorros tangibles en costos. 7

5 XBRL desde el punto de vista regulatorio. 8 Poder cumplir y adaptarse a las leyes y regulaciones locales es crucial para todas las compañías; el no hacerlo, resultaría en penalizaciones muy costosas. Esta sección revisará cuáles son los requerimientos y retos para una compañía en relación al cumplimiento de las leyes o mandatos en relación a XBRL. En muchos países alrededor del mundo, se está alentando el reporte basado en XBRL y en un número cada vez mayor de países se está volviendo obligatorio. Muchos de los primeros países que adoptaron XBRL se encuentran en Asia. Como lo mencionó previamente Dzinkowski (2008, p.24) los reguladores en China, Japón, Corea, ngapore y España ya han vuelto obligatorio el reporte en formato XBRL así como el principal formato de reporte. En el año 2009 la SEC en Estados Unidos volvió obligatorio el reporte de las 500 compañías más grandes utilizando el formato XBRL. De igual manera la información del resto de las compañías listadas en el mercado de valores de Estados Unidos, no sólo las empresas con base en EU, deberán reportar su información en formato XBRL. Esto llevará al hecho de que muchas compañías europeas y asiáticas tengan que utilizar XBRL también; incluso si no es requerido en su propio país. A la fecha, hay de igual manera un gran número de instituciones que apoyan la adopción de XBRL en Europa: En Febrero de 2008, el Comité Económico y de Asuntos Monetarios del Parlamento Europeo estableció su opinión al respecto al indicar que promueve fuertemente el uso de nuevas tecnologías tales como XBRL; enfatiza que tal información debería ser más fácilmente accesible para inversionistas, instituciones de crédito, empleados y autoridades públicas a lo largo de la Unión Europea (Bonsón, Cortijo, Escobar & Flores, 2009, p.38). Como consecuencia más y más países han aplicado leyes para volver el uso de XBRL obligatorio y la comunidad europea alrededor de XBRL está creciendo constantemente. La adopción temprana de XBRL en las jurisdicciones de Dinamarca, Alemania, Irlanda, Holanda, España, Suiza y el Reino Unido se ha visto complementada recientemente por la adopción de Francia, Bélgica y Luxemburgo (O Kelly, 2007, p.11). Tarde o temprano, todos los países europeos podrían solicitar reportes basados en XBRL. En Latinoamérica, muchos países han adoptado de igual manera programas de reporte basado en XBRL de manera opcional al principio y posteriormente con carácter obligatorio. Países como Chile, Colombia, Argentina, Perú y Panamá hoy día han dado pasos firmes para la adopción del estándar a través de nuevas leyes. En México, la CNBV, podría dictar el reporte obligatorio en formato XBRL para las empresas bursátiles a partir del primer trimestre de Cuando se habla de cumplimiento, el rol del auditor es considerado de gran relevancia: La transición a IFRS, XBRL para comunicar electrónicamente datos financieros y los riesgos de TI se encuentran entre las principales preocupaciones de los auditores internos de acuerdo con la encuesta del año 2009 de la empresa Protiviti titulada Necesidades y Capacidades de Auditoría Interna (Stefee, 2009, p.13). 9

6 10 Formas de implementar XBRL en las compañías De acuerdo a Garbelloto (2009, p.56) hay tres maneras posibles de implementar XBRL: LA TERCERIZACIÓN DE LA GENERACIÓN DE LOS REPORTES XBRL. XBRL IMPLEMENTADO A NIVEL DE APLICACIONES DE REPORTE. XBRL IMPLEMENTADO UTILIZANDO UN MÓDULO DEL ERP DE LAS EMPRESAS. Cada uno de estas opciones para implementar XBRL ofrece diferentes oportunidades a los negocios y les da diferentes costos y beneficios a la compañía. Cuando se trata de evaluar los costos y beneficios, es crucial entender los términos y las tecnologías involucradas TERCERIZACIÓN DE LA GENERACIÓN DE LOS REPORTES XBRL. La tercerización sólo puede solucionar la necesidad de reporteo externo. Después de que se han creado los estados financieros de forma tradicional (p. ej. En un documento Excel o PDF), los estados son convertidos en formato XBRL. Esto puede ser hecho al mapear cada elemento del reporte original al reporte XBRL. No es necesario generar nuevos datos o realizar cálculos adicionales. Es importante notar que XBRL no cambia los datos en los estados financieros provee un manera estándar de describirlos (Rezaee & Hoffman, 2001, p.48). Para la compañía que decide convertir sus reportes actuales a XBRL, no hay beneficios internos, pero puede cumplir los requisitos de ley. Aunque los costos de conversión de los reportes actuales a XBRL pudieran ser bajos, en el futuro no se vislumbra que puedan disminuirse. Al utilizar XBRL sólo para reporteo externo, la compañía no tendrá ningún beneficio interno ni tendrá herramientas para poder explotar la información generada por otras compañías en este formato. Hay varios proveedores de servicios los cuales permiten a otras compañías la tercerización del proceso de convertir los reportes ordinarios a XBRL. A cambio, reciben el pago de una iguala. Para las compañías las cuales no tienen conocimiento o los recursos humanos disponibles para la creación de reportes XBRL, esta es una manera fácil y rápida de cumplir con una obligación. Por otro lado, en el largo plazo, no será la manera más económica y en la cual se creará una gran dependencia de la compañía con el proveedor del servicio. Debido a esto, la compañía no verá el potencial de utilizar XBRL de una manera más avanzada. Ohata (2008, p. 17) señala que ya sea que los documentos XBRL sean preparados internamente o a través de la tercerización, los administradores siguen siendo responsables por la exactitud de los datos financieros de su empresa. Este hecho es realmente importante sobre todo cuando una compañía es supervisada o auditada. 2 XBRL IMPLEMENTADO A NIVEL DE APLICACIONES DE REPORTE. se implementa XBRL utilizando una herramienta de reporte, XBRL puede ser utilizado también para propósitos de reporteo interno también. Con esta forma de implementación, existen beneficios significativos en la agregación de datos, la cadena de revisión y el ensamblaje de los reportes finales (Garbelloto, 2009, p.57). el proceso de reporte está embebido en las aplicaciones, es muy fácil y conveniente crear reportes estandarizados cuya calidad de la información sea superior. Incluso, es posible crear reportes adicionales solicitados por los administradores como reportes de administración internos mensuales o incluso diarios. Usualmente estos reportes tienen que ser creados manualmente por otros empleados, principalmente utilizando varios programas. Al tener XBRL embebido a nivel de aplicaciones de reporte el procesamiento de estos reportes puede ser automatizado y aun así tener una fuerte relación a los datos que dieron origen a estos a diferencia de algunos reportes en hojas de cálculo Excel: Por consecuencia, la conversión a XBRL se vuelve una extensión natural del proceso de reporte en lugar de ser otro producto resultado de una conversión manual de una hoja de cálculo de Excel que no tiene ninguna conexión a los sistemas existentes y a los datos (Garbelloto, 2009, p.56). Otros beneficios adicionales son el incremento en la velocidad para generar los reportes y la carga de trabajo reducida para las compañías. n duda, uno de los beneficios más importantes de este tipo de implementación, radica en la habilidad de poder generar reportes XBRL con total independencia del origen de los datos dentro de la compañía. Actualmente, es muy común que los reportes se compongan de diferentes hechos los cuales son colectados a lo largo de toda la estructura y cadena de operación de la compañía; el Estado de Posición Financiera y el Estado de Resultados quizá provengan de un proceso automatizado dentro de un módulo de consolidación del sistema ERP de la compañía, el Estado de Flujo de Efectivo podría ser un reporte obtenido a partir del producto de BI de la compañía y por último, el Estado de Variaciones al Capital Contable otro reporte obtenido a partir de las diferencias utilizando cualquier otro sistema de reporte disponible en la compañía. Estos diferentes y muy diversos escenarios que pueden presentarse al interior de las compañías requieren de una herramienta de reporteo basada en XBRL la cual sea flexible y permita incorporar los datos sin importar su origen a partir de un sistema o un proceso manual como una hoja de cálculo de Excel. Otro factor a considerar es que este tipo de herramientas permitirán generar reportes XBRL no sólo de datos financieros sino de cualquier otro tipo de reporte regulatorio que pudiera solicitarse en el futuro el cual no comprendiera información financiera (por ejemplo, un reporte de sustentabilidad o un reporte de equidad de género) y que probablemente la información no se encuentre en el sistema ERP de la empresa debido a la naturaleza no operativa de la información. Este tipo de implementación normalmente representa el mejor balance costo/beneficio para las empresas debido a que su tiempo de implementación puede ser significativamente menor al no requerir de modificaciones los sistemas actuales de las compañías así como menor tiempo de capacitación para los usuarios de TI y de Negocio. 3 XBRL IMPLEMENTADO UTILIZANDO UN MÓDULO DEL ERP DE LAS EMPRESAS. El implementar XBRL de manera más profunda utilizando un módulo del ERP de la compañía es, sin lugar a dudas, un proceso extremadamente costoso y el cual requiere de mucho tiempo el cual además requiere de entrenamiento y personal altamente especializado en la tecnología. Este mecanismo de implementación podría significar el modo más avanzado de uso de XBRL; sin embargo, depende de si el módulo del ERP permite utilizar la taxonomía XBRL GL (la taxonomía XBRL Global Ledger) para representar en general toda la información típicamente encontrada en aplicaciones ERP y software de contabilidad. los datos de la empresa dentro del ERP son modelados a partir de la taxonomía XBRL GL, una organización puede representar cada transacción individual en un formato que es extremadamente accesible para cualquier aplicación de software, facilitando considerablemente el trabajo de auditar y controlar sus procesos y transacciones (Bonsón, et al., 2009, p. 39). De hecho, este tipo de implementación podría en el largo plazo traer consigo el beneficio de disminuir la dependencia de los datos con su actual ERP. Como se comentó en el punto anterior, es importante considera que la herramienta provista por el ERP utilizado actualmente permita incorporar datos no sólo del mismo sistema sino de cualquier otro origen de datos ya que pudiera ser un impedimento al momento de generar reportes de otra índole que no sea financiera. 11

7 Costo de implementar XBRL para las compañías Beneficios del reporte externo al utilizar XBRL. La evaluación de los costos de implementación y de mantenimiento de XBRL es una tarea difícil. Para realizar la implementación de XBRL existen diferentes costos. Los costos directos pueden ser relacionados directamente a un bien o servicio, p. ej. Costos específicos de hardware o costos de mantenimiento de un software específico. Como lo mencionó Remenyi et al. (2000, p.89), los costos directos pueden estar en alguna de las siguientes categorías: costos de hardware, costos de software, costos de entrenamiento y costos de mantenimiento. Producto/ Característica Costo de Licenciamiento 1 Costo de Consultoría Implementación 2 Número de Usuarios Incluidos 3 Costo de Mantenimiento 4 Tiempo de Implementación Tiempo de Capacitación Acceso a SDK del Procesador XBRL Miembro de XBRL Internacional Inversión Inicial Aproximada 2H Software Abax XBRL Suite $11, Incluido en el mtto. n Límite $ 2, días 2 días $ 13, Oracle Hyperion Disclosure Management $100, $ 22, $ 22, a 6 meses 30 días No $ 122, SAP Disclosure Management $127, $ 19, $ 7, a 6 meses 30 días No $ 146, IBM Cognos Disclosure Management $97, $ 19, $ 9, a 6 meses 30 días No $ 116, Fujitsu Interstage Xwand $67, $ 16, Devs. / 1 Processor $ 11, a 6 meses 30 días No $ 84, se utiliza XBRL para el reporteo externo, es importante distinguir que existen diferentes formas de preparar estos reportes financieros. La opción de tercerización de los reportes difiere en costos y beneficios significativamente de los sistemas de reporte externo, los cuales están más integrados y automatizados que aquellos que son generados a través de la tercerización. La razón más importe para las compañías de utilizar XBRL para el reporteo externo es la obligatoriedad por ley de reportar utilizando dicho formato. Cumplir con esta obligación es crucial para las empresas. Debido a las recientes crisis financieras a nivel mundial, algunos analistas creen que la información solicitada de manera regulatoria podría incrementarse. Debido a esto, XBRL podría ser muy benéfico y ahorrar mucho dinero debido a que el costo de implementar XBRL para un solo reporte es el mismo costo que representa que implementar varios reportes más. Mientras más información se solicite en formato XBRL, se verá más reflejado este beneficio directo a las empresas. XBRL es una buena manera de mejorar la exposición de las empresas en el mercado financiero, al proveer mejor información a todas las partes interesadas y a los analistas. Conforme a esto, la comparabilidad de la información del mercado se incrementará también y podrán tomarse mejores decisiones de forma más oportuna. La generación de los reportes regulatorios en formato XBRL no representa un beneficio a las compañías ya que representa una capa extra de actividades dentro de la compañía. La generación automatizada de los reportes a través de herramientas de reporteo dentro o fuera del ERP provee un flujo de datos transparente con una necesidad menor de intervención manual. En el mediano y largo plazo esto deberá llevar al principal beneficio de simplificar la creación de los reportes y por consecuencia reducir costos para lograr un mejor Retorno de Inversión. Los reportes pueden ser creados de manera más frecuente para uso interno sin incrementar los costos. Los expertos confirman que un sistema automatizado de reporte basado en XBRL incrementaría la velocidad de reporteo, mejoraría la auditoría e incrementaría la transparencia de la información. Además, el proceso de reporteo sería más controlable y auditable y, en general, será una más administrado. Esto será un beneficio mayor para las empresas. Los costos de implementación de XBRL son principalmente costos iniciales, como costos de entrenamiento para los empleados y costos de licenciamiento de productos de software. Por el otro lado, los costos de la tercerización quizá no sean tan altos como los costos de implementación de una herramienta de software, sin embargo, en el mediano plazo podrían equiparar fácilmente dichos costos. La estrategia más adecuada sería implementar XBRL a nivel de los sistemas. 1. Costos expresados en dólares americanos según la información pública del fabricante en internet. 2. El tiempo de estimación y capacitación estimado en base a otras implementaciones de referencia considerando 320 horas de consultoría en promedio. El costo por hora de consultoría se ha tomado de los precios promedio a nivel mundial para dichos servicios. 3. Número de usuarios determinado según la información pública en internet del fabricante. 4. Costo de mantenimiento anual { XBRL es una buena manera de mejorar la exposición de las empresas en el mercado financiero, al proveer mejor información a todas las partes interesadas y a los analistas. { 12 13

8 INFORMACIÓN ACERCA DE NUESTRAS SOLUCIONES Y SERVICIOS CONCLUSIÓN Tel Reporteo Externo utilizando XBRL LAS COMPAÑÍAS en México deberán reportar información de manera obligatoria a partir del primer trimestre del 2016 por lo que no hay manera de que se evite la implementación de dicha tecnología en el mediano plazo. Las empresas deben buscar una solución que les permita cumplir con esta nueva obligación, aunque esto implique una nueva capa de actividades en su cadena de generación de reportes. La tercerización de la generación de los estados financieros en formato XBRL se considera como la peor posible solución ya que no ofrece ningún beneficio a la empresa como se ha mencionado anteriormente. El proceso del cumplimiento de la obligatoriedad del reporte financiero podría ser más eficiente dentro de las compañías; si más organismos reguladores van a solicitar reportes XBRL, el proceso en general de generación de estos reportes puede irse unificando de manera gradual simplificándolo y reduciendo costos en general al mismo tiempo que se gana confianza en la información generada aprovechando las bondades de este nuevo formato. Este escenario ideal facilitaría un flujo de información eficiente y unificado de información con menos intervención manual y con un decremento en costos. n embargo, hasta ahora las compañías no han visto los beneficios por sí mismas, aunque incluso esto pueda ser benéfico a nivel macro para toda la economía. Esto puede cambiar fácilmente si más partes involucradas además de los reguladores solicitan información y las empresas ven en sí los beneficios de revelar esta información en base al estándar XBRL. Al momento, sólo los costos serán identificables por las compañías, pero aunque estos puedan ser muy bajos, será natural que las empresas intenten evitar al máximo esta capa extra de actividades. ha dedicado los últimos 3 años al desarrollo de herramientas de software que cumplan cabalmente con la especificación del estándar XBRL y cuyo costo de licenciamiento y tiempo de implementación permitan a las empresas la generación de los reportes regulatorios en México sin afectar en mayor medida su presupuesto y calendarios destinados a otros proyectos. 2H Software ha tenido la oportunidad de implementar el estándar XBRL en los sistemas de la BMV así como con la CNBV, también ha participado en la definición de las taxonomías a utilizar por lo que tiene un profundo conocimiento de los reportes que deberán ser generados en cuanto a estructura y contenido lo que permite que podamos ofrecer herramientas más acertadas y fáciles de utilizar que nuestra competencia, lo que se traduce en menores tiempos de implementación y capacitación. 14 SA de CV 15

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