PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN DEL SERVICIO PARA LA CREACIÓN DE LA

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN DEL SERVICIO PARA LA CREACIÓN DE LA CENTRAL DE INFORMACIÓN DE ENTES PÚBLICOS, COMO SOPORTE FUNCIONAL AL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA GESTIÓN ECONÓMICO FINANCIERA (TAREA); EXPTE. EH 11/07. I. OBJETO DEL CONTRATO. El presente pliego tiene por objeto establecer las condiciones para la prestación del Servicio de asistencia técnica para el diseño, desarrollo, formación de usuarios e implantación de una aplicación informática, en adelante Central de Información de Entes Públicos, integrada en el Sistema de Información de Gestión Económico Financiera de la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha (TAREA). Dentro del objeto del contrato se persigue la mejora y optimización de los mecanismos para el suministro y explotación de la información en el marco de la utilización de las nuevas tecnologías, por lo que uno de los objetivos en la presentación de la información económico financiera, será la apuesta por la utilización del formato XBRL (Extensible Business Reporting Language). En este sentido, la empresa adjudicataria deberá elaborar la taxonomía de los diferentes estados de información contables y económico financieros, así como las validaciones y pruebas que han de llevar incorporadas las taxonomías para asegurar el correcto funcionamiento. Por otra parte, la empresa adjudicataria propondrá el marco de colaboración con la Asociación XBRL España. Pág. 1 de 26

2 II. SISTEMA DE INFORMACIÓN ECONÓMICO FINANCIERO DE LA JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA LA MANCHA. (TAREA) El alcance funcional que tiene el sistema de información, cubre las siguientes áreas: Elaboración de los presupuestos. Ejecución de gastos. Ejecución de ingresos Contabilidad general Gestión de proyectos de gastos Gestión de tesorería. Mantenimiento de terceros. Gestión patrimonial Sistema de dirección para la dirección Plan estratégico de subvenciones Base de datos de subvenciones Cajas pagadoras Registros de facturas, contratos y licitadores. El sistema lleva asociadas todas las modernas herramientas de gestión descentralizada, flujos de trabajo, administración sin papel, seguimiento de expedientes contables, etc, abarcando el ciclo presupuestario completo e Pág. 2 de 26

3 integrando en un solo sistema a todas las unidades administrativas que operan en él, tanto en el ámbito de la gestión, como de control o dirección. Una visión comprensiva de la composición del sistema de información económico financiero, sería la que muestra el siguiente gráfico: Pág. 3 de 26

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5 III. ÁMBITO DE APLICACIÓN El Sector Público Regional está constituido por 43 entes públicos regionales, que se clasifican en, la Universidad de Castilla la Mancha, 4 entes empresariales, 14 fundaciones, 5 consorcios y 19 empresas públicas, a los que les será de aplicación la totalidad de la funcionalidad descrita en el presente pliego, y 29 entes participados clasificados en 16 fundaciones, 9 consorcios y 4 empresas públicas, a los que les será de aplicación solamente la parte descrita en el apartado A) Gestión del Inventario de Entes Públicos. IV. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. Las actividades a desarrollar en la Central de Información de Entes Públicos se centran en la gestión del Inventario de Entes Públicos y en la captura y consolidación de la información de dichos entes en el actual Sistema de Gestión Económico Financiera de la Junta de comunidades de Castilla la Mancha, en adelante JCCM. A) Gestión del Inventario de Entes Públicos: 1º. La Central de Información deberá posibilitar el mantenimiento del inventario de entes públicos, tanto los sujetos a contabilidad pública como la Universidad de Castilla la Mancha, consorcios públicos y sus organismos dependientes, como los sujetos a contabilidad empresarial como son los entes Pág. 5 de 26

6 públicos empresariales, empresas públicas, fundaciones públicas y sus filiales si las tuvieran. 2º. El Inventario de Entes Públicos debe contener las descripciones y características de cada ente, datos generales, postales, sus actividades, componentes, financiación, histórico de nombres, histórico de capital social, etc 3º. Información digitalizada: Por cada ente inventariado, existirá digitalizada la información referente a la normativa de creación del ente, como ley, acuerdos de consejo de gobierno de creación y constitución, estatutos, modificación de los estatutos, cuentas anuales, informes de auditoría, informes de control de la Intervención General y de la Sindicatura de Cuentas, etc B) Captura y consolidación de la información: 1º. Captura de la información. La información a gestionar se puede capturar: Desde el actual sistema de la gestión económico financiera. A través de la oficina virtual de la Web Institucional Por medio de ficheros con formatos estandarizados como XBRL, o definiciones propias. Pág. 6 de 26

7 2º. Control de la información. La información de las entidades que conforman el Sector Público regional deberá integrarse en el sistema de información económico financiero con el siguiente alcance funcional: Elaboración y liquidación de los presupuestos. Ejecución de los presupuestos. Información sobre subvenciones, transferencias y otras aportaciones recibidas. Información sobre endeudamiento y avales. Información sobre contratos administrativos formalizados. Información sobre subvenciones concedidas. Consolidación y preparación de la información para el Consejo de Política Fiscal y Financiera. Información sobre los contratos programas y su grado de cumplimiento Información sobre ejecución de encargos o encomiendas Información sobre inversiones realizadas Información sobre personal. Información de publicidad institucional. Pág. 7 de 26

8 Información de proveedores más relevantes. 3º. Sistema de información La Central de Información tendrá un sistema de información a definir por los usuarios funcionales asignados de conformidad con todos los registros desarrollados. A la citada información podrán acceder las propias entidades que conforman la Central de acuerdo con las autorizaciones que se determinen. C) Información a gestionar Se deben de confeccionar unos formularios electrónicos de forma que a través de la oficina virtual, los entes públicos puedan rendir la siguiente información. 1. Elaboración y liquidación de los presupuestos 1.1. Formularios normalizadas de presupuestos iniciales Régimen de contabilidad empresarial. Presupuestos de explotación y capital. Planes de actuación, inversión y financiación Régimen de contabilidad pública Presupuestos de gastos e ingresos. Pág. 8 de 26

9 1.2. Integración con el modulo de elaboración de presupuestos del sistema de información económico financiero, para aquellos entes que forman parte de los Presupuestos Generales. Se informará sobre los importes previstos, los realizados, las desviaciones absolutas, el porcentaje de lo realizado sobre lo previsto y causas de las desviaciones. Asimismo, se informará de las modificaciones de los presupuestos de explotación y capital. A modo indicativo los formularios a definir son las que se indican en el Anexo I 2. Ejecución de los presupuestos 2.1. Información trimestral y anual sobre la liquidación de los presupuestos de explotación y capital, y en su caso, de los presupuestos de gastos e ingresos Avances trimestrales y anuales de Cuentas Anuales (Balance, cuentas de pérdidas y ganancias y los presupuestos de gastos e ingresos) Liquidación definitiva de los presupuestos de explotación y capital, de los presupuestos de gastos e ingresos, así como de las cuentas anuales. A modo indicativo los formularios a definir se indican en el Anexo II. Las entidades sometidas a contabilidad pública suministraran los estados contables y financieros similares a los de la Cuenta General de la JCCM y cuya regulación se establece en la Orden de 15 de diciembre de 1997, por el que se Pág. 9 de 26

10 aprueba el Plan de Contabilidad Pública aplicable a JCCM y se determina la estructura y el contenido de la Cuenta General. Por lo que se refiere a las entidades sometidas a contabilidad empresarial y en lo relativo a los presupuestos de explotación y capital, las cuentas anuales se rendirán conforme a los formularios establecidos en el Plan General de Contabilidad. 3. Información sobre subvenciones, transferencias y otras aportaciones recibidas Cuadro y conciliación de las transferencias producidas desde el presupuesto de la JCCM, y las recibidas por las distintas entidades a efectos de formular estados consolidados y determinar los ajustes en términos de contabilidad nacional. Si la entrega de fondos desde la JCCM está sujeta al cumplimiento de un determinado objetivo, la ejecución del proyecto, la realización de una actividad o la adopción de un comportamiento singular, habrán de determinarse los formularios para el suministro de la información sobre el grado de cumplimiento. A modo indicativo los formularios a definir son las que se indican en el Anexo III Pág. 10 de 26

11 4. Información sobre endeudamiento y avales. 4.1 Endeudamiento La información a rendir sobre el endeudamiento de los entes públicos será la correspondiente a: a) Tipo de operación, préstamos, créditos a corto plazo, etc. b) Fecha de emisión o formalización c) Fecha del último vencimiento d) Tipo de interés, fijo o variable e) Plazo de amortización en años f) Deuda viva. 4.2 Avales El registro de avales otorgados a empresas y entes públicos integrantes del sector público regional estará compuesta por: a) Un registro de características generales. b) Un registro económico de las operaciones avaladas. c) Un registro de avales que han derivado en responsabilidad. a) Registro de características generales: Respecto de cada operación individualizada, se identificarán los siguientes datos: Entidad avalada Normativa que ampara su concesión Pág. 11 de 26

12 Finalidad u objeto del aval. Fecha e importe del Acuerdo del Consejo de Gobierno por el que se concede el aval. Fecha e importe de formalización del aval. El registro tendrá anexado digitalmente la resolución de concesión del aval y del contrato correspondiente. Fecha de vencimiento del aval. Entidad prestamista. b) Registro económico de las operaciones avaladas. Por cada una de ellas, de forma individualizada, se identificarán los siguientes datos: Entidad avalada Principal avalado Importe total avalado (principal, intereses, comisiones y total). Importes dispuestos de los préstamos. Subrogaciones, en el caso de préstamos subrogables. Reducción del aval, con el detalle por conceptos que, para el total avalado se reseña (principal, intereses, comisión y total). Pág. 12 de 26

13 Riesgo vivo, resultado de minorar los importes avalados y efectivamente constituidos en riesgo con las reducciones experimentadas. c) Registro de avales que han derivado en responsabilidad. Se compondrá de la información que a continuación se detalla de forma individualizada: Entidad avalada. Fecha del aval. Importe impagado por la entidad avalada Importe pagado por la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha. Importe recuperado de la entidad avalada. Importe pendiente de cobro de la entidad avalada. A modo indicativo se adjunta como Anexo IV los formularios previstos. 5. Información sobre contratos administrativos formalizados. El registro de los contratos que suscriban los entes públicos se realizará a través de la oficina virtual, para ello se integrarán en la Central de Información, los desarrollos a medida que existen actualmente del registro de contratos de entes públicos, así como la funcionalidad de la creación de terceros. Pág. 13 de 26

14 Los campos que habrá que cumplimentar en los formularios de la oficina virtual son los que se indican a modo indicativo en el Anexo V. Así mismo desde la página Web se podrá obtener, de acuerdo con las autorizaciones del usuario, el sistema de información que contendrá como mínimo: Informes de contratos por fecha de registro Informes de contratos registrados Contratos cargados en el Registro de Contratos del Sistema de Información de la Gestión Económico Financiera 6. Información sobre subvenciones concedidas Los entes públicos deberán informar de las aportaciones dinerarias que concedan. Para ello utilizarán la oficina virtual y cumplimentaran los formularios que se definen a modo indicativo en el Anexo VI. Estas plantillas deberán cumplir las especificaciones de la Base de Datos Regional de Subvenciones para que se posibilite el registro en dicha base de datos, incluso con la funcionalidad de la creación de terceros. 7. Módulo de consolidación y preparación de la información para el Consejo de Política Fiscal y Financiera Pág. 14 de 26

15 La consolidación y preparación de la información para el Consejo de Política Fiscal y Financiera se realizará en la oficina virtual de la Central de Información, dicha información se obtendrá: Del Sistema de Información de la Gestión Económico Financiera la relativa a la administración general e institucional de la JCCM. De la oficina virtual la correspondiente a los entes públicos. Con este módulo lo que se pretende es dar cumplimiento a la normativa básica estatal de estabilidad presupuestaria y en particular a los compromisos que en materia de normalización contable se adquirieron por el Consejo de política Fiscal y Financiera de 10 de abril de 2003, Orden de HAC 2283/2003, de 31 de julio, BOE nº 190 de 9 de agosto de 2003, en este sentido comprenderá: La elaboración de los cuestionarios a remitir al Consejo de Política Fiscal y Financiera trimestralmente. Definición de ajustes de Contabilidad Nacional para el cálculo del déficit y nivel de endeudamiento del sector público regional. Consolidación de estados financieros de los Entes Públicos. A modo indicativo los formularios a definir son las que se indican en el Anexo VII. 8. Información sobre la ejecución de Contratos Programas y su grado de cumplimiento Pág. 15 de 26

16 Definición de formularios de tal forma que las distintas empresas públicas y entidades públicas empresariales, puedan suministrar la información sobre la ejecución de los contratos programa acordados con la JCCM A modo indicativo los formularios a definir son las que se indican en el Anexo VIII. 9. Información sobre ejecución de encargos o encomiendas. Definición de formularios de tal forma que las distintas entidades puedan suministrar el desglose de los encargos y las encomiendas que les haga la JCCM, así como la información del endeudamiento e indicación de los avales concedidos por la JCCM A modo indicativo los formularios a definir son las que se indican en el Anexo IX. 10. Información sobre inversiones realizadas. Definición de formularios con los que se pueda rendir la información de las inversiones realizadas, su importe, la ejecución y la pendiente de ejecutar. A modo indicativo los formularios a definir son los que se indican en el Anexo X Pág. 16 de 26

17 11. Información sobre personal. Los entes públicos deberán suministrar la información relativa a su personal que se indica a continuación: Evolución en los últimos 3 ejercicios del gasto de personal total, el gasto medio y la plantilla media. Origen de las modificaciones en el gasto de personal respecto del ejercicio anterior. Altas y sistema de selección. Bajas e indemnizaciones. Número de empleados a los efectos de elaboración de los Presupuestos Generales A modo indicativo los formularios a definir son las que se indican en el Anexo XI. 12. Información de publicidad. Definición de formularios de tal forma que a través de la oficina virtual las distintas entidades puedan suministrar el desglose de la agrupación contable, Publicidad y Propaganda, con objeto de tener mayor información acerca de la publicidad institucional: Campañas, importes y empresas contratadas. Pág. 17 de 26

18 Anexo XII. A modo indicativo los formularios a definir son las que se indican en el 13. Información de proveedores más relevantes Definición de formularios de tal forma que la administración regional pueda solicitar de los entes públicos los pagos realizados a determinados proveedores. A modo indicativo los formularios a definir son las que se indican en el Anexo XIII. D) Sistema de alarmas y controles: El sistema debe tener las alarmas necesarias para la detección y comunicación a los responsables de las demoras, tanto en el recibo como en la emisión, de la información. El sistema dispondrá de un workflow que posibilite la confirmación y validación de la información recibida así como la comunicación de errores detectados. V. SOFTWARE NECESARIO. El software que se describe a continuación será puesto a disposición de la empresa adjudicataria para que desarrolle su solución. Pág. 18 de 26

19 La Central de Información se implantará sobre la solución BI 7.0, XI y EP (Enterprise Portal) de SAP, existente en el Sistema de Información de la Gestión Económico Financiera. Existirá un gestor documental que soportará el interfaz ArchivelLink, así como los interfaces Web Services que darán soporte a los procedimientos de gestión de documentos. Existirá un servicio de Firma Electrónica, solución@firma, que dará soporte a los procedimientos de firma. Para la generación de informes se utilizará el estándar XBRL y otro tipo de formatos como ficheros planos, etc. La captura de información procedente de Internet se hará en una aplicación Web independiente. La Central de Información debe ofrecer un interfaz, mediante Java o Web Services, de manera que sea posible integrar la Web con la Central de Información. VI. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO. La Consejería de Economía y Hacienda nombrará una Dirección de Proyecto encargada de supervisar el desarrollo de las diferentes partes de este contrato así como de la aprobación de los resultados.. Se creará un Comité de Seguimiento que será el órgano de supervisión y seguimiento de forma que asegure el correcto avance del proyecto, aprobará los hitos intermedios y el resultado final del mismo. Pág. 19 de 26

20 Las funciones del Comité son: Establecimiento de las líneas estratégicas para el desarrollo del proyecto. Establecimiento de los mecanismos de control apropiados para la adecuada supervisión de las relaciones entre la empresa adjudicataria y la JCCM. Verificación del cumplimiento por la empresa adjudicataria de los hitos y productos acordados Ratificación de las decisiones adoptadas por la JCCM y que tengan incidencia significativa en el ámbito de los servicios prestados por la empresa adjudicataria. Decisión sobre las posibles modificaciones en el alcance del proyecto. Resolución de los eventuales conflictos que puedan surgir en la ejecución del proyecto. En el Comité de seguimiento estará compuesto por las personas que el Director del Proyecto y la empresa adjudicataria estimen necesarias. VII. DOCUMENTACIÓN A ENTREGAR. La documentación a entregar garantizará el mantenimiento posterior del sistema por parte de la Administración. A tal efecto, queda facultada la Dirección del Proyecto para aprobar las modificaciones al formato y al Pág. 20 de 26

21 contenido de la documentación con el fin de facilitar tanto su mantenimiento posterior como su integración con el entorno de desarrollo utilizado. Los documentos de características similares, así como la documentación a entregar, estarán estructurados de la misma forma. Identificación de los elementos: Se utilizarán convenciones de numeración y denominación para asegurar que todos los objetos y documentos tienen referencias únicas. La entrega de la documentación se realizará en tiempo, de manera que permita la revisión de su contenido para la recepción de los productos, subsistemas o servicios realizados en las entregas parciales y permita realizar un seguimiento adecuado del proyecto por parte de la Administración. La documentación se entregará en papel y en soporte magnético de forma que la Consejería pueda efectuar el mantenimiento de la misma posteriormente. La empresa adjudicataria es responsable de mantener actualizada la documentación del proyecto a lo largo del mismo, pudiendo efectuar las actualizaciones en soporte magnético con las herramientas utilizadas en el proyecto. La documentación será clara, concisa, precisa y mantenible de forma que permita cumplir, dependiendo del tipo de documento, las funciones para las que ha sido diseñada. La documentación a entregar será: Documento de diseño funcional. Pág. 21 de 26

22 Manual de Explotación. Plan de pruebas. Informe de pruebas de validación del sistema. Informe de pruebas de integración. Manual de usuarios. Material de formación de Usuarios. Plan de Implantación revisado y plan detallado de trabajo. Inventario de los programas implementados con su detalle: descripción, funcionalidad, tablas que usa..etc. Inventario de las tablas más utilizadas del sistema con su detalle y sus relaciones. VIII. FORMACIÓN. La formación, es fundamental para la correcta implantación del sistema. Esta ha de proporcionarse tanto al personal involucrado en el desarrollo/administración del sistema, como a los usuarios del mismo. Se estima que se formará a 200 usuarios. Esta formación contemplará los siguientes aspectos: 1º. Realización de un plan de formación que deberá tener en cuenta: La distribución geográfica del personal a formar Los puestos desempeñados por las personas. Pág. 22 de 26

23 Experiencia y conocimientos de la materia a impartir y de los requisitos previos para un correcto aprovechamiento de la formación. El máximo de asistentes a los cursos se determinará de mutuo acuerdo por la Dirección del Proyecto y la empresa adjudicataria. 2º. Material de los cursos La empresa adjudicataria proporcionará el material necesario al alumno para el correcto seguimiento de los mismos y el estudio posterior. El contenido de los cursos variará atendiendo a la naturaleza de los mismos, estando orientados a la formación práctica del usuario o personal técnico asistente mediante un número suficiente de ejercicios. Toda la documentación será entregada en castellano. 3º. Impartición de los cursos Los cursos se desarrollarán en los plazos establecidos en el plan de formación desarrollado al efecto, incluyendo las posteriores revisiones del mismo, garantizando el pleno cumplimiento de la planificación acordada, tanto en fechas y lugares, como en contenidos. La formación se realizará en el lugar/es que la Dirección del Proyecto determine. Pág. 23 de 26

24 Los cursos serán impartidos por monitores que tendrán el nivel de preparación, cualificación y experiencia, adecuados a las necesidades de la Consejería, manteniendo un nivel homogéneo entre ellos. La dirección del Proyecto podrá realizar una evaluación y control de calidad de los cursos impartidos. 4º. Perfiles de los asistentes Personal de explotación/administración del sistema: formación sobre los productos o herramientas suministrados para poder realizar las labores de instalación, configuración, administración y explotación de los entornos de desarrollo, pruebas y explotación y de aquellos productos software suministrados dentro del objeto de este contrato que deban ser utilizados por el personal del área de explotación/administración. Usuarios del sistema de información: formación sobre la funcionalidad general del sistema y formación más detallada y específica de los módulos que utilice para su trabajo. IX. MANTENIMIENTO. En la oferta se incluirá la prestación de los servicios de mantenimiento correctivo, adaptativo, perfectivo y evolutivo del sistema durante el periodo que se establezca en el PCAP. Pág. 24 de 26

25 Mantenimiento correctivo: Corrección de errores de la aplicación desarrollada. Mantenimiento adaptativo: Adaptación de la aplicación por los cambios obligados por la normativa de la gestión económico financiera, así como la adaptación a las nuevas versiones del software base. Mantenimiento perfectivo: Realización de desarrollos y correcciones en el software para la optimización del sistema, formación de usuarios, soporte a los usuarios y documentación. Mantenimiento evolutivo: Realización de desarrollos y correcciones para mejoras operativas que faciliten la tarea a los usuarios finales, mejoras funcionales para potenciar las prestaciones del sistema y adecuaciones del sistema a nuevos requerimientos. X. COMPOSICIÓN Y UBICACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO. El equipo de trabajo que se oferte lo compondrán consultores SAP con experiencia contrastada. Como mínimo se compondrá de las siguientes personas y categorías: Jefe de proyecto Consultor de BI Consultor de R/3 Consultor XBRL Consultor técnico Pág. 25 de 26

26 Analista programador de BI Analista programador Un responsable de desarrollo Desarrollador entorno web Analista programador de gestor documental Técnico de sistemas Formador/Gestión del cambio Durante el desarrollo del proyecto, el equipo de trabajo del adjudicatario realizará su labor en los locales que la Dirección del Proyecto y la empresa adjudicataria determinen de mutuo acuerdo, siendo a cargo del adjudicatario los equipos informáticos, licencias de productos software y demás elementos necesarios para el personal de su equipo, pudiendo compartir algunos de los elementos y/o equipos de la Consejería de Economía y Hacienda si ésta lo autorizase. DILIGENCIA: Para hacer constar que el presente pliego ha sido aprobado por Resolución de la Consejera de Economía y Hacienda de fecha 18 de julio de Fdo. La Técnico Superior. LORENA ROMERO MARTÍN. Pág. 26 de 26