Championing Business Process Improvement

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1 Championing Business Process Improvement Jornadas 2007

2 Introducción Business Process Management (BPM) es una disciplina relativamente nueva. La aplicación correcta de BPM en una empresa produce amplios beneficios. La aplicación correcta de BPM necesita de un champion que sepa venderla y aprovecharla. El champion debe conocer los pitfalls y las mejores prácticas. En esta presentación, la palabra promotor se usará como traducción de champion.

3 Definición de BPM Según Wikipedia, BPM es un área de conocimiento que intersecta: Gerencia Tecnología de información Y que hace uso de: Métodos Técnicas Herramientas Para: Diseñar Simular Aplicar Analizar Procesos de negocios operacionales, que a su vez involucran: Gente Organizaciones Aplicaciones Documentos Y otras fuentes de información BPM no es sólo tecnología

4 Objetivo de BPM BPM, al igual que otras disciplinas en el pasado busca: Aplicar orientación a procesos a nivel empresarial, en contraste con orientación a funciones u orientación a productos. BPM, a diferencia de otras disciplinas busca: Ir más allá de la excelencia operacional, y llegar a la agilidad de los procesos. La agilidad en este caso significa flexibilidad, posibilidad de cambios en el futuro.

5 Objetivo de BPM No todos los procesos tienen que ser ágiles, algunos son commodity. Las mejores prácticas para los procesos commodity incluso pueden ser compradas a terceros. De acuerdo al ambiente competitivo, el que hoy se consideraba un proceso ágil y diferenciador puede ser un proceso commodity mañana.

6 Procesos implícitos vs. Los procesos implícitos están: explícitos En la cabeza de quienes los ejecutan. Cableados en el código de los sistemas de información.

7 Procesos implícitos vs. explícitos Los procesos explícitos son visibles, comúnmente con modelos gráficos. Los procesos explícitos tradicionales están en manuales y en cursos.

8 Procesos implícitos vs. Un BPM Suite es un conjunto de herramientas que permiten crear y ejecutar modelos explícitos. El diagrama es el proceso. explícitos

9 De esta manera se tiene que: El modelo está poco acoplado a sus recursos, se pueden cambiar de manera independiente. Los modelos sincronizan diseño y ejecución. Las personas involucradas usan los modelos para avanzar y monitorear el trabajo. Los patrones de interacción pueden ser más dinámicos. Las cargas de trabajo pueden ser balanceadas en tiempo real. Los patrones exitosos de trabajo pueden ser replicados más rápidamente. BPM Suite

10 BPM Suite Los procesos explícitos y ejecutables son transparentes, hay visibilidad para todos los involucrados. La visibilidad produce a su vez: Datos en tiempo real para los supervisores. Los datos after-the-fact no son suficientes. Facilidad para cumplir con regulaciones gubernamentales. Mejor colaboración. Más responsabilidad (accountability).

11 El modelo del proceso incluye actividades humanas y actividades automatizadas. Las actividades automatizadas son ejecutadas por servicios. Estos servicios deben ser creados bajo SOA. Son activos tecnológicos reusables a nivel empresarial. Con esto se logra una transformación de lógica enlatada a ensamblaje dinámico de soluciones. BPM y SOA

12 Incluso en empresas de primera categoría, estamos a años de lograr esta visión de BPM y SOA. BPM y SOA

13 Como promover BPM? Se debe crear un caso de negocio. El caso de negocio debe: Estar fundamentado en la estrategia del negocio. Debe haber una clara conexión causa-efecto, así sea de múltiples pasos. Estar basado en datos del desempeño del negocio, para comparar el estado actual con potenciales mejoras.

14 Como promover BPM? El estado actual se puede estudiar: Con Business Activity Monitoring. Es algo invasivo y costoso. Modelando el proceso actual y haciendo simulaciones.

15 Como promover BPM? El caso de negocio debe ajustarse a las diferentes inquietudes/objetivos de los diferentes niveles de gerencia. En general: Nivel Estratégico Operacional Táctico Objetivo/Forma de medir retorno de inversión. Agilidad de la empresa. Costos de oportunidad. Ventaja de ser el primero. Evitar penalidades Maximizar utilización de planta. Lograr rápida resolución de problemas. Tener información de alta calidad. Minimizar costos. Reducir desperdicio y retrabajo. Aumentar calidad. Aumentar precisión.

16 Mejoras alcanzables al aplicar BPM En una primera etapa: Reducción de tiempo y costo para procesos repetitivos. Mayor productividad, por manejar el proceso end-toend en lugar de trabajar en términos de silos funcionales. En una segunda etapa: Respuesta más rápida a los retos del mercado, por la flexibilidad del proceso. Implementación más rápida de soluciones, por trabajar a un nivel más alto de abstracción. Predicciones de ingresos más ajustadas a la realidad, por tener herramientas de simulación.

17 En una tercera etapa: Mejoras alcanzables al aplicar BPM Mejor aprovechamiento del recurso humano, por poder hacer análisis de impacto. Nuevas oportunidades de negocio, al estimular la creatividad de los gerentes con las herramientas visuales. Mejor preparación y respuesta a los problemas. Por tener datos reales a detalle, que pueden usarse en nuevas simulaciones.

18 Problemas a evitar al aplicar BPM En general, no se recomiendan intentos de aplicar BPM, en los que: El alcance sea angosto. Aplicarlo en un silos de proceso niega las ventajas de BPM, y no crea la necesidad empresarial de usarlo. No se haya creado una conexión con las necesidades del negocio. Si solo el departamento de IT está impulsando BPM, seguro fracasará.

19 Problemas a evitar al aplicar BPM (continuación) El tiempo se agote en definir con precisión absoluta el estado actual del proceso, descuidando el estado futuro. Se descuide el natural rechazo de los trabajadores actuales a un proceso que está relacionado con downsizing y outsourcing. Se descuide el rechazo de incluso el departamento de IT a un proceso que parece disminuir la necesidad de sus servicios.

20 Recomendaciones para aplicar BPM Preparar psicológicamente al negocio y a IT al impacto de BPM gradualmente: Introducirlos a modelamiento de procesos, analisis y simulación. Usar un mango bajito como proyecto piloto, una mejora simple a un proceso que agregue valor. Conectar toda iniciativa BPM a objetivos de la empresa. Evitar los problemas mencionados. Convertirse en un experto en BPM.

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