TALLER INNOVACIÓN EN LA CALIDAD CON BPM. Herramientas y Metodología. Universidad de San Buenaventura. Edgar Tormos Senior Consultant AuraPortal

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1 Universidad San Buenaventura Mellín-Colombia Mayo 2014 TALLER Edgar Tormos Senior Consultant AuraPortal Edgar Tormos Consutor Senior INNOVACIÓN EN LA CALIDAD CON BPM Herramientas y Metodología The Complete Suite of Enterprise Software

2 TALLER Innovación en la Calidad con BPM: Herramientas y Metodología 1 Introducción 2 La Excelencia Empresarial, la Calidad y sus Costes 3 Los beneficios la Calidad 4 La Problemátcia cumplir con la Calidad 5 La Excelencia Empresarial mediante un BPMS 6 Un Procesos Ejemplar

3 1 Introducción La Excelencia Empresarial solo es posible si el concepto la Calidad impregna todas las acciones que se realizan en una organización. Esta concepción holística la calidad involucra a todas las personas que alguna manera están relacionadas con la entidad, sean empleados ( todos los niveles), proveedores, subcontratistas, clientes, colaboradores, etc.

4 Los Beneficios la Calidad La Calidad es una necesidad Su implantación Inpendientemente y estricto cumplimiento que las proporciona: Certificaciones sean importantes para las empresas. los elementos la metodología representan El resultado una garantía y la estrategia ante nuevos clientes. Alcanzar un alto grado satisfacción todas las personas internas y externas que Perseguir conforman la Excelencia la organización. conlleva asegurar el cumplimiento todas sus normativas: Internas y externas, voluntarias o es la base obligado la cumplimiento. Excelencia empresarial.

5 La Problemática cumplir con la Calidad Concepto Actual: aumento Costes Gestión Se La ha necesidad avanzando en la un mejora SGC es la calidad. real. Pero también los recursos para por: Des Pero el también ya obsoleto los costes Control para sula Implantarlo. Calidad, cumplimiento aseguramiento han ido aumentando. hasta la Calidad Total. Cumplir estrictamente con las normativas. Dificultando el equilibrio entre los indudables beneficios la calidad y los costes en muchas necesarios ocasiones, para su mantener coste está el por alto encima las posibilidas cualquier grado cumplimiento empresa. que searía.

6 La Excelencia Empresarial mediante un BPMS Por qué Una un Herramienta BPMS en la Calidad? Una suite BPM transforma la política Calidad El molo la entidad Gestión en procesos por Procesos gestión permite automatizados. la automatización y optimización l funcionamiento las empresas, El resultado scomponiendo natural su utilizar actividad este global sistema es el cumplimiento un conjunto escrupuloso Procesos. la norma. El La propio Gestión sistema por Procesos induce (BPM) a su es la piedra angular tanto las normas ISO como l cumplimiento, ya que marca los pasos a Molo EFQM Excelencia. seguir. Y qué entenmos por un Proceso? Son entidas funcionamiento relativamente inpendiente, aunque conectadas con las más, que puen ser analizadas con talle y cuyas acciones repetitivas puedan ser automatizadas, tanto en lo concerniente a los sistemas como a las personas que intervienen

7 La Excelencia Empresarial mediante un BPMS Una Metodología Con una suite BPMS pue gestionarse la Calidad a tres niveles, que son compatibles y puen convivir a la vez, utilizando en cada momento el que más interese: El Sistema Tradicional Inclusión en los Procesos Operativos la Entidad La Gestión la Calidad por Procesos

8 La Excelencia Empresarial mediante un BPMS Una Metodología El Sistema Tradicional La administración l sistema Gestión la Calidad se ha llevado forma inpendiente l resto actividas productivas. El área Calidad, se ha dicado a la creación y modificación documentos y procedimientos calidad, registros, mediciones y verificaciones periódicas, no conformidas, acciones correctivas y preventivas, auditorías, reuniones, formación, etc. Todas estas acciones puen ser optimizadas mediante BPMS

9 Innovación en la Calidad con La Excelencia Empresarial mediante un BPMS Una Metodología Inclusión en Procesos Operativos Estoaporta significa que Qué lalos automatización. la Entidad Los instrucciones procedimientos Calidad quedan Las técnicas y Al implantar el SGC en el seno una Suite integrados en los procesos Las actividas la empresa quedan especificaciones Calidad nogenerales penn BPM, se lleva la Calidad forma Integrada ligadas y los requerimientos la norma la gestión la empresa. la memoria quien las aplicarla. con el resto las actividas productivas y se cumplen por necesidad administrativas queensepapel realizan ensu la entidad, El área solo Calidad interviene en el No están para yconsulta. no forma inpendiente ellas. diseño los Procesos trabajo. Se tienen en cuenta Normativas, Forman parte los las Procesos que que incluyen las tareas a realizar para ejecutarán cada una las tareas en lasu cumplimiento (que contarán con sus entidad. correspondientes Reglas Negocio). La concienciación la dirección en la política Calidad queda reflejada en el propio diseño los procesos administrativos, y la involucración todos los usuarios implicados será máxima, al tener que seguir, por necesidad, estos procesos.

10 La Excelencia Empresarial mediante un BPMS Una Metodología En La Con Gestión la BPMS práctica la Calidad por Procesos los externos participan también en los La procesos Se necesidad diseñan la los empresa, modificación procesos recibiendo teniendo la y en Documentación, cuenta emitiendo las Normativas tareas. los Registros, las No Conformidas, Acciones Correctivas y Preventivas, La Se aplicación incorporan Veamos etc. la Controles surgen normativa un Ejemplo la y su actividad control diaria Aseguramiento afectarán la también empresa a la subcontratistas, Calidad (los procesos negocio) proveedores y, con, equipos un BPMS, o envases, ese mismo momento transportistas, Incluyen se las solucionan. Acciones etc., asegurando (muchas el ellas Automáticas) cumplimiento que integrado ben realizarse la calidad, en los así casos como a clientes, incumplimiento partners, que agentes, puedan etc. darse.

11 La Excelencia Empresarial mediante un BPMS Un ejemplo Calidad consira que ante una Reclamación un terminado tipo en la que el cliente tiene razón, be generarse una No Conformidad. Con BPMS cumplir con la calidad no supone prácticamente un En el diseño l proceso Atención trabajo adicional al que se realiza en la función diaria en la empresa. al Cliente se configura que, al darse este caso, el sistema genere automáticamente el registro la No Conformidad, que es incluida, también forma automática, en la Gestión No Conformidas l Área Calidad

12 La Excelencia Empresarial mediante un BPMS Una Metodología Cómo ven los responsables los procesos y gerencia las situaciones Esta reales información sus actividas? se vierte en el Cuadro Mando, que permite realizar el monitoreo o BAM (Business Activity Monitoring), y BI (Business Tiempos Intelligence). Retrasos o alantos A partir Desvíos estos datos, respecto se va a patrones optimizando continuamente Costes, etc. En el Ejemplo el práctico sistema, que modificando mostraremos los procesos spués, y veremos las reglas cómo negocio. AuraPortal BPM construye mientras la éstos información se ejecutan, las sin actividas. esperar a auditorias posteriores.

13 Innovación en la Calidad con 1 Qúe aporta un BPMS? La Calidad es una Necesidad 2 La Excelencia Empresarial es posible si la Calidad impregna a toda la organización 3 La Calidad be involucrar a todas las personas relacionadas con la entidad 4 1 Certificación SÍ, pero también asegurar el cumplimento las Normas 5 El concepto Calidad pue llevar consigo el aumento los costes Gestión 6 Automatizar los procesos asegurará el estricto cumplimiento las normas 7 El molo Gestión por Procesos pemite automatizar y optimizar las empresas 8 El resultado natural utilizar un BPMS es el cumplimiento escrupuloso la Norma 9 Con un BPMS pomos gestionar la Calidad a tres niveles, y todos a la vez 10 Gestionar el Sistema Tradicional, incluir los Procesos en el Mapa Opertivo la entidad y gestionar la Calidad por Procesos 11 La Gestión por Procesos es la piedra angular las Normas ISO y el Molo EFQM 12 es aplicable a cualquier tipo Normativa

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