GESTIÓN FINANCIERA CARACTERIZACIÓN PROCESO

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1 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 1 DE 23 OBJETIVO DEL LÍDER DEL Proponer a la Alta Dirección políticas estrategias tipo Económico, que conduzcan manera oportuna confiable a una correcta ejecución control los recursos conforme a los requisitos vigentes aplicables a la Universidad Surcolombiana. Profesional ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Normatividad externa e P Definir políticas, Profesional Políticas, interna que regula el directrices directrices Organismos proceso financiero. estrategias para estrategias para fortalecer la Vicerrectoría fortalecer la gestión l Administrativa gestión l Entidas proceso financiero. proceso s financiero.. Áreas /o Unidas Académicas Profesional Vicerrectoría Entidas s Organismo Políticas, directrices estrategias Institucionales. Normatividad legal aplicable. Plan sarrollo institucional vigente. Proección los ingresos gastos las diferentes Áreas /o Unidas Académicas Políticas, directrices estrategias Institucionales Normatividad legal aplicable. Plan sarrollo P Proectar el presupuesto General la Entidad para la vigencia fiscal respectiva. P Elaboración l Plan Trabajo l proceso. Profesional Profesional Tesorería. Proecto Presupuesto General la Entidad para la vigencia fiscal respectiva. Plan Trabajo l proceso Gestión la vigencia. Organismo Entidas s Proveedores Bienes Servicios Grupos interés La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

2 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 2 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Académica. institucional vigente. Presupuesto General la Fondos institución para la respectiva vigencia fiscal. Grupo Informe Auditorias Liquidación vigencias anteriores organismos control, Profesional Cobro regulación. Calendario Académico/. Instructivo Admisiones. Profesional Tesorería. Grupo Liquidación Profesional Cobro Profesional Organismo Políticas, directrices estrategias Institucionales. Normatividad legal aplicable. Procedimientos. Informe Auditorias vigencias anteriores organismos control, regulación. Resultado mediciones indicadores l periodo inmediatamente anterior. Políticas, directrices estrategias l proceso financiero. P H Estructurar mecanismos seguimiento, medición mejora continua. Implementar Políticas, directrices estrategias l Profesional Tesorería. Fondos Grupo Liquidación Profesional Cobro Profesional Tesorería. Mecanismos seguimiento, medición mejora continua. Procedimientos. Registros Actas Subcomité Organismo Grupos interés La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

3 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 3 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL proceso financiero. Autocontrol Informes Fondos Gestión Grupo Liquidación Profesional Cobro Profesional Proecto Presupuesto H Elaborar Profesional Presupuesto General la Entidad presentar el General la para la vigencia fiscal proecto Entidad para la Vicerrectoría respectiva. Presupuesto Vicerrectoría vigencia fiscal Administrativa. Proecto Plan Operativo General la Administrativa. respectiva. Oficina Asesora Anual Inversiones Entidad para la Oficina Asesora Planeación POAI vigencia fiscal Planeación Plan respectiva. Marco Fiscal mediano plazo Profesional Plan Trabajo l H Ejecutar Plan Equipo trabajo Plan trabajo proceso Gestión Trabajo l con su ejecución la vigencia. proceso mensual Tesorería. Procedimientos Gestión Acta la vigencia. Subcomité Autocontrol. Informe Gestión Institucional Área Grupo mensuales Liquidación Organismo La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

4 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 4 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Profesional Cobro Profesional Mecanismos H Aplicar los Profesional Registros la seguimiento, medición mecanismos aplicación los mejora continua. seguimiento, mecanismos Tesorería. medición mejora Tesorería. seguimiento, continua. medición mejora continua. Fondos Grupo Liquidación Grupo Liquidación Profesional Cobro Profesional Cobro. Áreas /o Unidas Académicas Organismos Actos s Requerimientos los ornadores l gasto Resoluciones l Ministerio Educación Nacional Normatividad legal aplicable. Procedimientos. H Registrar en el Sistema Institucional los movimientos presupuestales acuerdo a los diferentes planes institucionales para la vigencia fiscal correspondiente Presupuesto equipo trabajo. Fondos equipo trabajo. Documentos presupuestales Reportes presupuestales Ornadores l Gasto Organismo Grupos interés La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

5 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 5 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Grupo Plan Trabajo la H Realizar el cobro Profesional Cobro Acuerdos Pago Liquidación Oficina Cobro la cartera los su Formato Atención persuasivo. estudiantes equipo trabajo Usuario Procedimiento Cobro pregrado Ingreso postgrado la efectivo a la Universidad cuenta bancaria la Universidad Registros contables Informe mensual la Gestión realizada en cobro persuasivo. Áreas /o Unidas Académicas Sistema Sistema Liquidación Contabilidad Tesorería Organismos Entidas Bancarias Actos s Requerimientos los ornadores l gasto Resoluciones l Ministerio Educación Nacional Normatividad legal aplicable. Procedimientos. Procedimientos l Reportes Sistema Reportes Sistema Liquidaciones Extractos Bancarios H Registrar en el Sistema Institucional los movimientos contables más operaciones financieras la Universidad. H Realizar las conciliaciones financieras Fondos Profesional Cobro Área Recursos Área Personal Contabilidad Tesorería Fondos Presupuesto Grupo Liquidación Notas Contabilidad Informes Gestión Conciliaciones Bancarias Conciliación Ingresos Causados Conciliación Cuentas por Cobrar Convenios Contratos Profesional Gestión Institucional Área Organismo Entidas s Grupos interés Organismo Grupos interés La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

6 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 6 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Fondos Profesional Cobro Interadministrativo s Presupuesto Conciliación Grupo Ingresos Liquidación Efectivamente Recaudados Conciliación Profesional Ingresos Cobro Proectos Fondos Conciliación Egresos Proectos Fondos. Áreas /o Unidas Académicas Estudiantil Decanos es Proectos Entidas Públicas Privadas Procedimientos l Actos s internos externos Solicitus los estudiantes Procedimiento l Proectos Fondos H Efectuar las voluciones servicios académicos H Realizar la liquidación proectos fondos especiales a Grupo Liquidación Pecuniarios Contabilidad Tesorería a Oficina Fondos Vicerrectoría Administrativa a Oficina Fondos Profesional Asesoría Formato Devolución firmado por el Ornador l Gasto Nota Contabilidad Orn Pago Comprobante Egreso Transferencias Bancarias Formato AP-FIN- FO-16 Liquidación Proectos Fondos Oficina Planeación Decanaturas Públicas Privadas Organismo Grupos interés Públicas Privadas Organismo La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

7 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 7 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL aprobados. en liquidación Formatos Ingresos Proectos Fondos Anexo Egresos los Proectos Conciliación Fondos Ornador l Gasto los Reportes l Sistema es Ingresos Proectos Egresos los Personal Apoo Proectos Reportes l Sistema los Proectos Fondos Liquidación Acta Terminación Formatos Liquidación Contratos Ingresos Convenios Egresos los Proectos Fondos revisados aprobados Transferencias Excentes para Planes Desarrollo reintegros costos a la Universidad. Áreas /o Unidas Académicas Personal vinculado por diferentes modalidas a la Institución Proveedores bienes servicios Procedimientos l Documento Apoo l Actos s internos externos H Realizar el trámite para el pago las cuentas obligaciones a proveedores, acreedores nóminas Profesional Gestión Institucional Área. Presupuesto Tesorería. a Oficina Fondos Causación Orn Pago Obligación Comprobante Egreso Transferencias Bancarias es los Proectos Gestión Institucional l Área Ornadores l Gasto Todos los Organismo Entidas s Proveedores La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

8 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 8 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Facturas Estudiantil Cuentas Cobro Contratos Documentos soportes para el pago cuentas nómina. Áreas /o Unidas Académicas Personal vinculado por diferentes modalidas a la Institución Estudiantil Proveedores bienes servicios Entidas Públicas Privadas Procedimientos l Actos s Listado estudiantes admitidos estudiantes antiguos diferentes ses H Elaborar comprobantes recaudo servicios ofrece Universidad que la a Grupo Liquidación Pecuniarios equipo trabajo Comprobantes Recaudo Ornadores l Gasto Bienes Servicios Grupos interés Proveedores Bienes Servicios Grupos interés Entidas Públicas Privadas. Áreas /o Unidas Académicas Personal vinculado por diferentes modalidas a la Institución Estudiantil Proveedores bienes servicios Entidas Públicas Privadas Procedimientos l Actos s internos externos Solicitus los estudiantes Documentos soportes para el pago cuentas nómina Reportes l Sistema H Realizar la gestión entrega, anulación restitución Cheques las obligaciones adquiridas por la Universidad. Tesorería Auxiliar Vicerrector Gestión Institucional l Área Comprobante Egreso bidamente firmado revisado Cheque impreso Relación cheques girados Ornadores l Gasto Organismo Entidas s Proveedores Bienes Servicios Grupos interés La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

9 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 9 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL. Procedimientos l H Realizar la Oficina Nota Ornador l Legalización /o Tesorería Auxiliar Contabilidad Gasto reintegro los Comprobantes Áreas /o Unidas Normatividad Legal Avances otorgados Recaudo l Académicas Aplicable por la Universidad Fondos Reintegro Formato Aprobación Surcolombiana a Profesional Apoo realizado a favor Personal vinculado l Avance los Funcionarios la Universidad por diferentes Formato Cumplido Docentes Documentos modalidas a la Comisión soportes la Institución Reportes l Sistema legalización l Avance Estudiantil Facturas o Documentos Equivalentes Áreas /o Unidas Académicas Personal vinculado por diferentes modalidas a la Institución Estudiantil Profesional Tesorería. Entidas Bancarias Entidas Públicas Privadas Archivos Planos obtenidos l Portal las Entidas Bancarias Comprobantes Recaudo Portal Bancario Formato Conciliaciones Bancarias Normatividad Interna Aplicable Procedimientos Auditorías Internas Externas Planes Trabajo H H Realizar el registro los ingresos por recaudos, rendimientos financieros /o Transferencias efectuados a través las Entidas Bancarias a favor la Universidad Surcolombiana Ejecutar reuniones Subcomité Autocontrol a nivel equipos trabajo Responsables Oficina Tesorería Auxiliar Fondos Profesional Apoo Profesional Tesorería. Reportes Sistema Académico Reportes Sistema Notas Contabilidad Actas Subcomité Autocontrol l l Ornadores l Gasto Todos los Ornadores l Gasto Organismo Grupos interés Organismo Grupos interés Organismo La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

10 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 10 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Informes lír l proceso. Fondos Planes Mejoramiento Grupo Liquidación Grupo Liquidación Profesional Cobro Profesional Cobro Sistema Sistema Liquidación Profesional Tesorería. Grupo Liquidación Profesional Cobro Entidas Bancarias Normatividad Interna Aplicable Procedimientos l Documento Apoo l Reportes Sistema Reportes Sistema Liquidaciones Extractos Bancarios H Reportar datos e informes a Entes Control, Vigilancia Regulación. Profesional Tesorería. Fondos Grupo Liquidación Profesional Cobro Informes CHIP Informe SNIES Contribuciones Informe Exógena Boletín Deudores Morosos Informes al DANE Informes al Ministerio Educación Informes al Congreso la República Informes Entidas Bancarias a Organismo Grupos interés Entidas Públicas Privadas Entidas s La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

11 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 11 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Profesional Entidas Normatividad Interna H Elaborar los Profesional Informes Bancarias Aplicable respectivos Gestión Procedimientos l informes Estados Tesorería. Gestión, Tesorería. s s Informe Reportes Sistema Presupuestales. Austeridad l Fondos Gasto Reportes Sistema Grupo Liquidaciones Liquidación Grupo Liquidación Profesional Cobro Profesional Cobro Profesional Tesorería. Áreas /o Unidas Académicas Profesional Organismo Proveedores Bienes Servicios Organismo Proveedores Bienes Servicios Devolución IVA Reportes Sistema Archivo Movimiento Diario Ingresos Egresos Documentos Archivo l movimiento diario Ingreso Egresos la Universidad Surcolombiana Procedimiento l H Solicitud Devolución IVA a favor la Universidad Surcolombiana H Archivar el movimiento diario Ingresos Egresos la Universidad Surcolombiana Rector Contabilidad Contabilidad Tesorería Fondos Relación Proveedores Formato Solicitud Devolución /o compensación IVA Reclasificación Terceros Reporte movimiento diario Ingresos Egresos l Sistema. Ornadores l Gasto Sistema Organismo Entidas s Grupos interés Organismo Organismo Entidas s La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

12 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 12 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Tesorería. Documentos Normatividad Interna soportes las Externa Aplicable cuentas tramitadas Presupuesto bidamente archivadas. Grupo Liquidación Profesional Cobro. Profesional Tesorería. Contabilidad Grupo Liquidación Profesional Cobro Control Interno Organismo Políticas, directrices estrategias Institucionales. Normatividad legal aplicable. Procedimientos. Registros Actas Subcomité Autocontrol Informes Gestión V Seguimiento al cumplimiento Políticas, directrices estrategias l proceso financiero. Profesional Tesorería. Fondos Grupo Liquidación Profesional Cobro Control Interno Informe Gestión Institucional Área. Actas Subcomité Autocontrol. Actas reuniones. Informe auditorías internas externas. Gestión Calidad Grupos interés Organismo Grupos interés La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

13 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 13 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL. Organismo Políticas, directrices V Seguimiento a la Profesional Informe Profesional estrategias ejecución Gestión Institucionales. presupuestal la Institucional Área Normatividad legal vigencia fiscal.. aplicable. Fondos Actas Presupuesto Presupuesto General la reuniones. Entidad para la vigencia Informe fiscal. auditorías internas Reportes presupuestales externas.. Profesional Tesorería. Grupo Liquidación Profesional Cobro Profesional Tesorería. Organismo Plan Trabajo l proceso Gestión la vigencia. Registros la aplicación los mecanismos seguimiento, medición mejora continua. V Seguimiento al cumplimiento los Planes Trabajo los equipos que conforman el proceso. V Verificar la efectividad los mecanismos seguimiento, medición mejora Profesional Tesorería. Fondos Grupo Liquidación Profesional Cobro Control Interno Profesional Tesorería. Plan trabajo con su ejecución mensual Acta Subcomité Autocontrol. Informe Gestión Institucional Área mensuales Informe auditorías internas externas. Acta Autocontrol. Informes Gestión l Área Todos Procesos Organismo Organismo Organismo La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

14 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 14 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL continua. Fondos Grupo Liquidación Grupo Liquidación Profesional Cobro Profesional Cobro Oficina Presupuesto Coordinación Fondos Profesional Cobro Oficina Contabilidad Estudiantes (Deudores) Documentos presupuestales Reportes presupuestales l Sistema Acuerdos Pago suscrito con los estudiantes (Deudores) Normatividad legal aplicable. Procedimiento l Notas Contabilidad Reportes Sistema V Seguimiento al registro los movimientos presupuestales en el Sistema Institucional. V Seguimiento al cumplimiento los Acuerdos Pago V Seguimiento al registro los Fondos Profesional Cobro su equipo trabajo Contabilidad Documentos presupuestales firmados Extractos bancarios Conciliaciones Bancarias. Reportes Sistema Informe mensual la Gestión realizada en cobro persuasivo. Documentos contables Ornadores l Gasto Procesos Control Interno Profesional Gestión Institucional Área Estudiantil Ornadores La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

15 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 15 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Coordinación movimientos Fondos firmados Fondos contables en el Profesional Cobro Estados Profesional Reportes Sistema Sistema s Cobro Liquidaciones Área Recursos Informes Área Recursos Normatividad legal Área Personal Gestión Área Personal aplicable. Institucional. Procedimientos l Profesional Conciliaciones Bancarias V Revisión Contabilidad Contabilización Conciliación Ingresos presentación Tesorería Costos Gastos Causados las conciliaciones Fondos s Tesorería. Conciliación Cuentas financieras Notas Ajustes por Cobrar Convenios Presupuesto Traslados Contratos Grupo Reclasificaciones Interadministrativos Liquidación Conciliación Ingresos Efectivamente Profesional Cobro Recaudados Grupo Conciliación Ingresos Liquidación Proectos Fondos Conciliación Egresos Profesional Proectos Fondos Cobro Secretaría General Estudiantil públicos privados Formato Devolución firmado por el Ornador l Gasto Nota Contabilidad Orn Pago Comprobante Egreso Transferencias Bancarias V Revisión aprobación las voluciones servicios académicos tramitadas Grupo Liquidación Pecuniarios Equipo Trabajo encargado Contabilidad Tesorería Formato trámite volución firmado por el Ornador l Gasto bidamente l Gasto Procesos Organismo Grupos interés La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

16 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 16 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL a Oficina revisado. Fondos Vicerrectoría Administrativa Decanos Reportes Sistema V Revisión Decanos Anexo Personal Apoo aprobación la Personal Apoo Conciliación los Proectos liquidación los Proectos los es Reportes Sistema proectos es Ingresos Proectos Liquidaciones Fondos Proectos Fondos Egresos los Fondos Formato Ingresos Proectos Coordinación Proectos Fondos a Oficina Fondos Fondos Fondos Formato Egresos Profesional firmados su Proectos Fondos Asesoría Liquidación seguimiento Proectos Formatos Formato liquidación Fondos Conciliación Proectos Fondos Ingresos Egresos revisados Formatos Liquidación Proectos Fondos firmados Ajustes contables a los Proectos Profesional Gestión Causación V Revisión Profesional Gestión Archivo Institucional Área Orn Pago verificación l Institucional Área Movimiento diario. Obligación trámite para el. Egresos la Comprobante Egreso pago las Presupuesto Universidad Presupuesto Transferencias Bancarias cuentas Surcolombiana. obligaciones a Tesorería. Oficina Planeación Decanaturas es los Proectos Gestión Institucional l Área Ornadores l Gasto Públicas Privadas Organismo Organismo Entidas La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

17 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 17 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL proveedores a Oficina Tesorería. acreedores Fondos a nóminas Oficina Fondos Áreas /o Unidas públicos Formatos solicitud V Revisión Grupo Formatos Académicas privados comprobantes recaudo aprobación Liquidación Comprobantes Grupos interés aprobados por SGC comprobantes Pecuniarios recaudo recaudo Equipo Trabajo publicados en servicios que encargado página web o en ofrece la medio físico Universidad. Proveedores Comprobante Egreso V Seguimiento a la Tesorería Comprobante Áreas /o Unidas bienes servicios bidamente firmado entrega, anulación Auxiliar Egreso Académicas Entidas revisado restitución bidamente Públicas Cheque impreso cheques firmado por el Personal vinculado Privadas Relación cheques pendientes por beneficiario por diferentes girados reclamar por parte Cheque impreso modalidas a la los beneficiarios Relación Institución cheques girados firmado por el Estudiantil beneficiario Ornadores l Gasto Todos los s Proveedores Bienes Servicios Grupos interés públicos privados Grupos interés Organismo Entidas s Proveedores Bienes Servicios Grupos interés. Ornador l Gasto Áreas /o Unidas Académicas Personal vinculado por diferentes modalidas a la Formato Aprobación l Avance Hoja cálculo Excel las relaciones los avances en trámite ejecución Fuelle Beneficiarios Avances Reportes l Sistema V Seguimiento a las fechas establecidas para realizar la legalización /o reintegro l avance una vez cumplida o no la comisión. Oficina Tesorería Auxiliar Fondos Profesional Apoo Comunicación Oficial al Beneficiario en caso no legalizar el avance en los tiempos estauue3eeblecid os Documentos Ornadores l Gasto Organismo Grupos interés La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

18 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 18 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Institución soportes la legalización /o Estudiantil Formato Solicitud reintegro l Comprobante Recaudo Avance por reintegros o impuestos avances Áreas /o Unidas Académicas Personal vinculado por diferentes modalidas a la Institución Estudiantil Profesional Tesorería. Grupo Liquidación Profesional Cobro Entidas Bancarias Entidas Públicas Privadas Conciliaciones Bancarias Extractos Bancarios Portal Bancario Comunicaciones Oficiales las penncias Actas Subcomité Autocontrol Informes Gestión V Revisión seguimiento a los ingresos por concepto recaudos /o transferencias realizadas a través las Entidas Bancarias V Seguimiento a los compromisos adquiridos en las reuniones Subcomité Autocontrol a nivel equipos trabajo Responsables lír l proceso Gestión. Oficina Tesorería Auxiliar Fondos Profesional Apoo Profesional Tesorería. Fondos Grupo Liquidación Profesional Cobro Comunicaciones Oficiales Correos Electrónicos Llamadas Telefónicas Comunicaciones Oficiales Documentos cumplimiento a compromisos adquiridos en reuniones Subcomité Autocontrol. Ornadores l Gasto Organismo Grupos interés Organismo La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

19 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 19 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Sistema Entidas Normatividad Interna V Verificación Revisión Estados Bancarias Aplicable información s Procedimientos l requerida Revisión la Sistema suministrada a información Liquidación Entes suministrada por Profesional Documento Apoo l el Sistema Control, Vigilancia por Tesorería. Reportes Sistema Regulación. tercero Verificación la correcta Reportes Sistema aplicación los Liquidaciones procedimientos Extractos Bancarios políticas contables Verificar que se Grupo apliquen las Liquidación políticas fiscales Seguimiento Plan Mejoramiento Profesional Cobro Profesional Tesorería. Grupo Informes Gestión Estados s Informe Austeridad l Gasto V Seguimiento a la presentación informes Gestión, financieros presupuestales en las fechas establecidas. Profesional Tesorería. Fondos Grupo Liquidación Informes Gestión presentados Estados s firmados Informe Austeridad l Gasto presentado Gestión Institucional l Área Organismo Grupos interés Entidas Públicas Privadas Entidas s Organismo Grupos interés La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

20 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 20 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Profesional Cobro Liquidación Profesional Cobro Profesional Tesorería. Profesional Tesorería. Relación Proveedores Formato Solicitud Devolución /o compensación IVA Reclasificación Terceros Archivo movimiento diario Ingreso Egresos la Universidad Surcolombiana Reporte movimiento diario Ingresos Egresos l Sistema. V Revisión a la Solicitud volución IVA a favor la Universidad Surcolombiana. V Revisión al Archivo l Movimiento diario Ingresos Egresos la Universidad Surcolombiana Contabilidad equipo trabajo Contabilidad equipo trabajo Formato Solicitud Devolución /o compensación IVA firmado. Conciliación causaciones registrada en el Sistema. Confrontación las transacciones registradas en el Sistema Conciliación reportes movimiento diario Ingresos Egresos l Sistema vs soporte las diferentes cuentas tramitadas. Organismo Organismo Entidas s Grupos interés La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

21 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 21 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL. Organismo Mecanismos V Implementar los Profesional Medición Profesional medición, seguimiento mecanismos análisis los mejora continua la medición, Indicadores gestión operación l seguimiento Tesorería. Gestión. Tesorería. proceso. mejora continua Informes Contador. la gestión financieros operación l Fondos presupuestales. proceso. Listas Grupo Chequeo. Liquidación Hojas Ruta Grupo Actas Liquidación Profesional Cobro Subcomité. Autocontrol. Sistema Gestión Informe Sistema Gestión Calidad Gestión Calidad Institucional Área.. Sistema Gestión Calidad Organismo Documentación l SGC l proceso Gestión. Auditorías Internas Calidad Auditorías Internas Auditorías Externas V Seguimiento al cumplimiento los procedimientos formatos. Profesional Tesorería. Fondos Grupo Liquidación Profesional Cobro Sistema Gestión Calidad Informe Auditoría Internas externas Sistema Gestión Calidad Sistema Gestión Calidad Oficina Organismo Organismo La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

22 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 22 DE 23 ENTRADA / INSUMO PHVA CLAVES DEL Organismo Informes Auditorías V Verificar la Profesional Acciones Internas Calidad efectividad las correctivas, Informes Auditorías acciones preventivas, Externas correctivas, Sistema Gestión Planes Mejoramiento preventivas Calidad mejora (ACPM).. Sistema Gestión Calidad mejora, planes mejoramiento con seguimiento la acciones Mapa riesgos l proceso financiero con seguimiento la acciones Indicadores Gestión l Proceso. Sistema Gestión Calidad Organismo. Sistema Gestión Calidad Corresponncia PQRSDC Organismo Cliente Informe Gestión Institucional Área. Informe los resultados las evaluaciones la calidad l servicio. Informe PQRSDC Informes Auditorías Internas Calidad Informes Auditorías Externas Medición análisis Indicadores Gestión A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas Mejora como resultado l seguimiento control aplicado a las actividas. Equipo trabajo Acciones correctivas, preventivas, mejora, planes mejoramiento. Sistema Gestión Calidad. Organismo La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

23 CÓDIGO AP-FIN-CP-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 PÁGINA 23 DE 23 REQUISITOS LEGALES NORMATIVOS NTCGP 1000:2009 Ver Normograma Ver documento apoo EV-CAL-DA-07 INTERRELACIÓN REQUISITOS DE LA NORMA NTCGP 1000: 2009 CON LOS S DEL SGC DEL CLIENTE Ver documento apoo AP-FIN-DA-06 REQUISTOS DEL CLIENTE DOCUMENTOS ASOCIADOS INDICADORES DE GESTIÓN RIESGOS RECURSOS Ver link documentación SGC Ver link Indicadores Ver link Administración l Riesgos CONTROL DE CAMBIOS Talento Humano Competente Instalaciones físicas acuadas Hardware Software actualizado Recursos económicos VERSION DEL DOCUMENTO RIGE A PARTIR DE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 1 22 Octubre 2008 Adopción la documentación l sistema gestión calidad Resolución Septiembre 2010 Actualización la documentación l sistema gestión calidad Resolución junio 2011 Actualización documentos Julio 2012 Actualización documentos Marzo 2014 Actualización documentos Mao l 2016 Actualización documentos. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ LIDER DEL Y EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN FINANCIERA MAYRA ALEJANDRA BERMEO BALAGUERA Asesor Calidad CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana

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