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1 Versión vigente No. 02 Fecha: 15/01/10 CONTENIDO 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama bloque l Procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica Página 1 8

2 1. Propósito Integrar una base datos confiable a fin contar con un Padrón Proveedores actualizado, mediante el cual se clasifique a las Unidas Económicas (personas físicas o jurídico colectivas) inscritas en el mismo acuerdo a su especialidad y experiencia. 2. Alcance Este procedimiento be ser observado y aplicado por el Director Recursos Materiales y Servicios Generales, Departamento Procesos Contratación y Seguimiento Adquisiciones, y observado por Unidad Económica; Departamento Control Financiero, Tesorería General la UAEM. 3. Responsabilidad y autoridad Director Recursos Materiales y Servicios Generales y, Jefe l Departamento Procesos Contratación y Seguimiento Adquisiciones. Director Recursos Materiales y Servicios Generales Responsabilidad: Dirigir la elaboración y actualización l Padrón Proveedores la UAEM, teniendo en cuenta la capacidad participación las Unidas Económicas incluidas en el mismo, autorizando todos y cada uno los documentos que se generen para tal efecto. Autoridad: Instruir al Jefe l Departamento Procesos Contratación y Seguimiento Adquisiciones, a fin mantener integrado el Padrón Proveedores la UAEM teniendo disponible información relativa a la capacidad participación los proveedores integrantes l mismo Jefe l Responsabilidad: Autoridad: Elaborar y actualizar manera permanente el Padrón Proveedores la UAEM. Recibir los documentos parte l proveedor que se trate, el oficio que expida el Departamento Control Financiero, con número Proveedor. Resguardar la documentación Instruir a fin que sea entregado el formato solicitud para alta en el Padrón Proveedores la UAEM o formato, para renovación cédula. Dictaminar sobre la procencia l registro las Unidas Económicas. Gestionar ante el Departamento Control Financiero la verificación contable los documentos presentados por los proveedores. En su caso, solicitar documentación que Página 2 8

3 que integra los expedientes que conforman el Padrón Proveedores. Entregar la solicitud Alta o Renovación en el Padrón Proveedores la UAEM, según sea el caso. complemente la información entregada por el proveedor correspondiente, conforme al oficio mediante el cual el Departamento Control Financiero informa sobre la aceptación o rechazo l trámite Alta o Renovación. Elaborar y, en su caso, entregar cédula proveedor. Registrar al proveedor aceptado, en el Padrón la UAEM. Proveedor Responsabilidad: Presentar la documentación necesaria para formar parte l Padrón Proveedores la UAEM, efectuar el pago respectivo y mantener vigente su registro mediante la presentación oportuna los documentos actualizados. En caso ser aceptado el trámite Alta o Renovación correspondiente, realizar el pago rechos respectivo. Autoridad: Ninguna 4. Normatividad aplicable Reglamento Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios la UAEM Boletín empresas objetadas la Universidad Autónoma l Estado México (si es que existen en el momento realizar el trámite alta o renovación) Norma ISO 9000: Fundamentos y vocabulario. Norma ISO 9001: Requisitos l Sistema Gestión la Calidad. Manual la Calidad la UAEM. Procedimiento Control Documentos. Página 3 8

4 5. Políticas 1. Sólo podrán inscribirse al Padrón la UAEM, aquellos proveedores que no se encuentren impedidos legalmente para participar. 2. El horario para realizar el trámite Alta o Renovación en el Padrón Proveedores la UAEM, será en días laborables, conforme al calendario oficial nuestra Máxima Casa Estudios, lunes a viernes 9:00 a 17:00 horas. 3. Deberá comparecer a realizar el trámite Alta o Renovación en el Padrón Proveedores la UAEM, el representante legal la unidad económica que se trate. 4. El representante legal que realice el trámite Alta o Renovación en el Padrón Proveedores la UAEM, berá comparecer presentando intificación oficial (crencial elector o pasaporte vigente), así como en caso persona jurídico colectiva, el testimonio notarial que lo acredite como Representante Legal la misma. 5. La documentación que berá presentarse para realizar el trámite Alta o Renovación en el Padrón Proveedores la UAEM (ver TRS), berán exhibirse en original y copia; para que previo cotejo se vuelvan los originales. 6. Realizar en conjunción con la Dirección Recursos Financieros, una puración minuciosa l Listado (Padrón) Proveedores vigentes esta Institución, para por estar en la posibilidad terminar el número exacto aquellos que están al corriente en cuanto a su situación fiscal y contable en la actualidad. 7. Informar, una vez actualizado el listado, a todos aquellos proveedores que no tengan su documentación actualizada, e invitarles a tramitar si así lo consiran oportuno, su renovación ante el Departamento Procesos Contratación y Seguimiento Adquisiciones. 8. Recibida la documentación para realizar el trámite Alta o Renovación en el Padrón Proveedores la UAEM, el Departamento Procesos Contratación y Seguimiento Adquisiciones, informará en un plazo 10 días hábiles contados a partir l día hábil siguiente a aquel en que se reciba dicha documentación sobre la procencia o no su trámite. 9. Una vez finalizado el trámite Alta o Renovación, el proveedor be llenar el Cuestionario Satisfacción l Usuario Página 4 8

5 6. Diagrama bloque l Procedimiento Departamento Procesos Contratación y Seguimiento Adquisiciones Proveedores INICIO 1 Se entrega solicitud alta o renovación al proveedor solicitante. Se instruye al proveedor sobre el llenado correcto la Cédula Registro e Intificación proveedores, así como los Anexos 1 y 2. 2 Exhibe la documentación requerida en el Anexo 1 en original y copia. Se revisa la documentación para verificar que ésta se contiene manera completa. Si no falta ningún requisito se proce a cotejar y a volver originales. 3 4 El Jefe l Departamento firma tarjeta cumplimiento requisitos (check list) y oficio una vez completos los documentos. 5 Se elabora oficio, para remitir documentos al Jefe l Departamento Control Financiero, con el objeto que se realice la revisión financiera los mismos. B Página 5 8

6 Departamento Procesos Contratación y Seguimiento Adquisiciones Departamento Control Financiero Proveedor B 6 Recibe documentos para su revisión. 7 Realizada la revisión financiera los documentos presentados por el proveedor, se reenvían mediante oficio indicando la procencia o el número l registro correspondiente. Una vez aprobado su registro se les indica a los proveedores que tienen que recoger su recibo pago en la Dirección Recursos Financieros. 8 9 Acu a la Tesorería la U.A.E.M. para efectuar el pago correspondiente para la Inscripción al Padrón y posteriormente acu a la Dirección Recursos Financieros para que les sea entregado el documento por el cual se les asigna su número proveedor. Asigna número proveedor Recibe copia l oficio por el cual se asigna número proveedor y l recibo pago. Se elabora cédula proveedor, se pasa a firma l Director Recursos Materiales y Servicios Generales. Entrega al proveedor Cuestionario Satisfacción l Usuario para que se evalúe el servicio. Se integra copia al expediente l proveedor y se registra en el Padrón la UAEM, archivando el expediente Recibe cedula proveedor en original y firma acuse recibido FIN Página 6 8

7 7. Glosario Alta. Procedimiento mediante el cual se registra en el Padrón Proveedores la UAEM, por primera ocasión a una Unidad Económica, previo el cumplimiento los requisitos establecidos para tal fin. Baja. Acto mediante el cual se excluye a una unidad económica l Padrón Proveedores la UAEM, por inactividad o por contravenir las leyes la materia. Cedula proveedor. Documento expedido por la Dirección Recursos Materiales y Servicios Generales la UAEM, mediante el cual se autoriza a la Unidad Económica que se trate, a participar como proveedor en los diversos actos adquisitivos que se llevan a cabo en nuestra Máxima Casa Estudios, cuya vigencia es anual. Expediente l proveedor: Conjunto documentos bidamente integrados que contienen el estado financiero, contable y legal l proveedor. Formato para alta. Documento autorizado para iniciar el trámite inscripción en el Padrón Proveedores la UAEM. Formato para renovación. Documento autorizado para la reinscripción las Unidas Económicas en el Padrón Proveedores la UAEM. Padrón proveedores. Listado que contiene a aquellas Unidas Económicas inscritas, que puen participar en las adquisiciones bienes y contratación servicios que lleva a cabo la UAEM. Proveedor: Persona física o moral que celebra contratos adquisiciones, arrendamientos bienes y contratación servicios con la U.A.E.M. Proveedor objetado: Proveedor impedido para participar en un procedimiento adquisición bienes o contratación servicios. Renovación. Acto unilateral por el cual la Unidad Económica solicita su reinscripción en el Padrón Proveedores la UAEM. Tarjeta requisitos. Formato autorizado que contiene la scripción tallada los documentos originales presentados por la Unidad Económica interesada, ya sea para darse alta en el Padrón Proveedores la UAEM o para promover su actualización en el mismo. Página 7 8

8 8. Anexos. Formato Bitácora Registro Proveedores Formato para alta Formato para renovación Formato Tarjeta cumplimiento requisitos (check list) Formato Oficio para análisis documentos dirigido a la Dirección Recursos Financieros para que termine el alta o renovación que proceda Formato Cédula proveedor registro Formato Padrón proveedores la UAEM Formato Bitácora Registro Oficios Cuestionario Satisfacción l Usuario Expediente l proveedor 9. Revisión Histórica Número Revisión Fecha Revisión Reviso (puesto) 00 22/10/07 Jefe l Departamento Procesos Contratación y Seguimiento Adquisiciones Reaprobado (puesto) Director Recursos Materiales y Servicios Generales Descripción l cambio Primera Versión 01 14/10/09 Jefe l Departamento Procesos Contratación y Seguimiento Adquisiciones. Director Recursos Materiales y Servicios Generales Se modificó el apartado 4. Normatividad Aplicable, así como los Anexos /01/10 Jefe l Departamento Procesos Contratación y Seguimiento Adquisiciones. Director Recursos Materiales y Servicios Generales Se actualizaron los ocho apartados l procedimiento. Página 8 8

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