EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. Request For Information - RFI. Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 1 DE 52

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1 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 1 DE 52 SOLICITUD DE INFORMACIÓN (RFI) Para la adquisición de una solución Gestión de Procesos Business Process Management Suite - BPMS en Empresas Públicas de Medellín E.S.P. Octubre de 2014

2 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 2 DE 52 Tabla de Contenido 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO Y ALCANCE... 5 OBJETIVO... 5 Alcance CONDICIONES GENERALES PARA EL RFI... 6 Inscripción... 6 Fecha de entrega de la información solicitada por EPM... 6 Contactos de EPM para enviar la información o hacer consultas Confidencialidad de la Información... 6 Idioma de la respuesta al RFI INFORMACION GENERAL ACERCA DE EPM... 7 Generalidades... 7 Contexto de Negocio INFORMACION SOLICITADA POR EPM Información general acerca de la compañía Ingresos operacionales Información sobre contrataciones Información sobre implantadores Proveedor que implanta directamente la solución Proveedor que implanta la solución o presta los servicios a través de terceros Información sobre precios de lista Información sobre licenciamiento y soporte INFORMACION DEL SOFTWARE Especificaciones funcionales Requerimientos Funcionales Business Process Management Suite (BPMS) Especificaciones técnicas no funcionales Arquitectura y componentes tecnológicos... 44

3 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 3 DE 52 Arquitectura del sistema Extensión y Desarrollo de Nuevas Funcionalidades Elemento Diferenciador RoadMap del producto ESTRATEGIA PROPUESTA DE IMPLANTACIÓN PARA EPM ESFUERZO DE IMPLANTACIÓN PARA EPM CONDICIONES CONTRACTUALES OTRA INFORMACIÓN INFORMACION DE LA PERSONA QUE RESPONDE EL RFI ANEXOS Requerimientos funcionales y no funcionales en archivo Excel... 52

4 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 4 DE INTRODUCCIÓN La investigación de mercado desempeña un rol fundamental dentro de las actividades requeridas para la contratación de productos y servicios informáticos, pues es mediante esta labor que se realiza la recolección de información sobre las condiciones actuales de la oferta de servicios y productos de potenciales proveedores en el mercado. El presente documento de solicitud de información (Request for Information, RFI por sus siglas en inglés) forma parte de la investigación de mercado que viene realizando las Empresas Públicas de Medellín E.S.P. acerca de los potenciales proveedores de soluciones informáticas enmarcadas dentro del esquema BPMS (Business Process Management Suite) existentes en el mercado. Los resultados de la evaluación de la información solicitada serán utilizados en el proceso de selección del proveedor que proveerá la solución al interior de Empresas Públicas de Medellín E.S.P. Las Empresas Públicas de Medellín E.S.P. (EPM) actúan en el sector de los servicios públicos domiciliarios y conexos. EPM es la casa matriz del Grupo Empresarial EPM, el cual actúa en el mercado bajo la marca EPM a través de las empresas filiales que lo integran y que tiene presencia en parte del territorio de países como Colombia, Panamá, El Salvador y Guatemala. La información que se desea conocer en la presente solicitud de información hace referencia a: Potenciales proveedores de soluciones y servicios. Condiciones operativas y técnicas que aseguren la calidad del servicio. Experiencias de las firmas en la prestación del servicio. Metodologías apropiadas para la prestación del servicio Roles funcionales y técnicos requeridos para la prestación del servicio Tecnologías de información de soporte a la gestión y prestación de los servicios Esquemas de facturación, licenciamiento y costo del servicio, entre otros aspectos. Este RFI está dirigido a los proveedores que han tenido experiencia en la prestación de servicios, suministro de software, capacitación, implantación, evolución y soporte de herramientas informáticas para soluciones que apoyen la Gestión de Procesos (BPMS por sus siglas en ingles).

5 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 5 DE OBJETIVO Y ALCANCE OBJETIVO Investigar en el mercado las características operativas, técnicas, funcionales, contractuales y comerciales de potenciales proveedores para el suministro de una solución informática que contenga, a partir de las mejores prácticas a nivel mundial, las herramientas necesarias para una solución de Gestión de Procesos (BPMS) para EPM, incluidos los servicios para la implantación, capacitación, soporte técnico, actualización y mantenimiento, garantizando su integración con la arquitectura existente en Las Empresas. Alcance Este RFI tiene como alcance para Las Empresas conocer proveedores con experiencia en la prestación de servicios en el suministro e implantación de soluciones informáticas orientadas a la Gestión de Procesos (BPMS), y para ello se solicita a quienes estén interesados, suministrar información que nos permita cubrir los siguientes tópicos: Conocer sobre la capacidad operativa de los proveedores para prestar servicios de implantaciones de herramientas para la Gestión de Procesos (BPMS). Obtener información sobre los conocimientos, experiencias, certificaciones y alianzas establecidas por los proveedores. Obtener información sobre los roles, niveles de conocimiento, experiencia y certificaciones requeridos para conformar equipos de trabajo que lleven a cabo las labores requeridas. Conocer la experiencia de posibles proveedores en la planeación, dirección, ejecución y control de proyectos relacionados con la implantación de soluciones para la Gestión de Procesos (BPMS). Además, el tiempo de duración por proyecto, módulos implantados y número aproximado de desarrollos o customizaciones que se tenían por proyecto, así como el tamaño de la(s) empresa(s) donde ejecutaron el proyecto. Obtener insumos para disminuir riesgos en contrataciones y negociaciones futuras que busquen seleccionar la herramienta para apoyar la Gestión de Procesos del Grupo EPM.

6 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 6 DE CONDICIONES GENERALES PARA EL RFI Inscripción Los proveedores de soluciones informáticas interesados en presentar la información solicitada en este documento, deben informarlo enviando un correo electrónico a las direcciones enunciadas en el párrafo Contactos de EPM, manifestando su intención en participar con el fin de recibir los anexos del RFI. Este documento se puede acceder a través del portal corporativo de EPM (www.epm.com.co) en la siguiente dirección: entos/prepliegosyrfi.aspx Fecha de entrega de la información solicitada por EPM. La fecha límite para la entrega de la información solicitada en el RFI, es el día 12 de Noviembre de 2014, a las 5:00 p.m.; no obstante la información puede ser entregada antes de esta fecha, vía correo electrónico o en medio físico. Contactos de EPM para enviar la información o hacer consultas. La información podrá ser enviada en documento físico dirigida a la Dirección de Estrategia y Arquitectura de T.I en la siguiente dirección: Carrera 58 No , Edificio Empresas Públicas de Medellín, Sótano 2, Oficina de recepción de correspondencia; o por correo electrónico dirigido a la cuenta indicada en el siguiente párrafo. Nombre: Cargo: Gonzalo Alberto Torres Orozco Profesional Informatico Confidencialidad de la Información El presente documento no obliga contractualmente a ninguna de las partes con la información que se solicita y se suministra, dado que corresponde a un proceso de investigación de mercado. Toda la información que entrega y solicita EPM y la que suministran los proveedores se considera confidencial y no podrá ponerse a disposición de terceros para su uso. Los proveedores deberán mantener la confidencialidad sobre

7 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 7 DE 52 toda la información que suministra EPM en la presente solicitud de información, no la utilizarán para la presentación de sus servicios en otras organizaciones ni la utilizarán para cualquier otro fin distinto al que acá se pretende. El potencial proveedor de los servicios y EPM se comprometen a mantener en secreto esta información confidencial y deberán adoptar todas las medidas razonablemente necesarias para garantizar que ella no sea revelada o divulgada por sus empleados o agentes en cumplimiento del compromiso acá establecido. Idioma de la respuesta al RFI Las respuestas a la solicitud de información y toda la correspondencia o documentos relativos a éste deben redactarse en español, incluyendo la información técnica. La información referida a las certificaciones solicitadas se podrá presentar en español o en inglés. 4. INFORMACION GENERAL ACERCA DE EPM Generalidades Empresas Públicas de Medellín E.S.P., en adelante EPM, es una Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden municipal. El municipio de Medellín es su único propietario. Es una empresa prestadora de servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, energía, distribución de gas natural y recolección de basuras. Como empresa de servicios públicos domiciliarios está regulada por la Ley 142 de 1994, y sus actos y contratos se rigen por las reglas del derecho privado, salvo excepciones expresamente consagradas en la normatividad. Está dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, y patrimonio independiente. Sus órganos de administración son la Junta Directiva y el Gerente General. El Grupo Empresarial EPM ha logrado posicionarse como prestador de servicios públicos en Colombia y hacer presencia en nuevos mercados internacionales, evidenciando con ello, su capacidad de interactuar en un mundo cada vez más globalizado y competitivo, sin perder de vista su propósito, la sostenibilidad empresarial, con los más altos indicadores de eficiencia y eficacia.

8 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 8 DE 52 EPM es matriz del Grupo Empresarial que lleva su nombre, compuesto en la actualidad por 56 empresas (18 en Colombia y 38 en otros países), las cuales desarrollan su actividad empresarial en los sectores de energía eléctrica, gas y aguas, con inversiones en gran parte del territorio de Colombia, Panamá, Guatemala, El Salvador, Chile, México. El mercado de distribución energía, gas y aguas atendido por EPM está localizado en Medellín, en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, y en 123 municipios del Departamento de Antioquia. A nivel nacional, empresas vinculadas al Grupo atienden los mercados de distribución energía, gas y agua que están ubicados en las ciudades Manizales, Armenia, Pereira, Bucaramanga, Barranquilla, Cartagena, Cali, Cúcuta, Malambo, Quibdó y regiones de Antioquia. Internacionalmente tiene presencia a través de empresas vinculadas en el sector de energía en Panamá, Guatemala y El Salvador y tratamiento de aguas en México. En la figura N 1.1. Se muestran los países donde el Grupo Empresarial EPM tiene presencia.

9 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 9 DE 52 Figura N 1.1 Países donde el Grupo Empresarial EPM tiene presencia en Centro América.

10 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 10 DE 52 Presencia en Colombia En la figura No. 1.2 se muestran las inversiones en Colombia del Grupo Empresarial EPM.

11 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 11 DE 52 E.P.M. ESP - Matriz EPM Inversiones CHEC EDEQ CENS EPM Ituango Aguas de Oriente Aguas de Urabá Aguas Nacionales Regional Occidente Empresas Públicas de Oriente UNE EPM Telecomunicaciones EMTELCO EDATEL ETP CINCO TELECOM (EEUU) ESSA CENCOL Aguas de Malambo Emvarias Participación directa Participación indirecta OCL (España) ORBITEL Servicios Internacionales Filiales Subsidiarias Figura N 1.2. Inversiones en Colombia del Grupo Empresarial EPM

12 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 12 DE 52 En la figura No. 1.3 se muestran las inversiones en el exterior del Grupo Empresarial EPM. Filiales y Subsidiarias en Centro América y el Caribe EPM Inversiones (Colombia) E.P.M. ESP - Matriz GESA (Guatemala) DECA II (Guatemala) Maxseguros (Bermudas) HET (Panamá) PDG (Panamá) EEGSA (Guatemala) COMEGESA (Guatemala) TRELEC (Guatemala) ENERGICA (Guatemala) IDEAMSA (Guatemala) CREDIEGSA (Guatemala) EPM Capital México (México) EPM Internacional S.A. (Panamá) AEI El Salvador Holdings S.A. (Panamá) ENSA (Panamá) AMESA (Guatemala) DELSUR (El Salvador) Participación directa Participación indirecta ELCA (El Salvador) PPLG (Islas Caimán) Filiales Subsidiarias INNOVA (El Salvador) Figura N 1.3. Inversiones en el Exterior del Grupo Empresarial EPM Contexto de Negocio El Grupo EPM requiere adquirir un servicio o solución que permita para sus procesos, implementarlos mediante una adecuada automatización, gestionar las aplicaciones que soportan y apalancan los procesos, gestionar la infraestructura de tecnología informática y la información que genera e intercambia cada uno de los procesos, guiado por un modelo de gobierno que facilite el cumplimiento de los objetivos estratégicos del Grupo.

13 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 13 DE 52 La solución que soportaría las funcionalidades de la Visión de Arquitectura para la Orquestación e Integración se observan a continuación para cada una de las subcapas y las cuales son requeridas dentro de la funcionalidad que se busca con este RFI: Subcapa de Gestión de Procesos, que soporta las funcionalidades requeridas (Figura Componentes de un BPMS): Figura 1Componentes de un BPMS El BPMS debe poseer la flexibilidad para la creación de nuevos flujos de proceso y así atender los servicios que se prestaran. Este BPMS debe contemplar las siguientes capacidades funcionales: Portal de trabajo: Capa de presentación que presenta al usuario final los formularios, pantallas y reportes que son direccionados desde el sistema de gestión de procesos, debe poder visualizarse desde el portal. Repositorio de los componentes procesos: Componente especializado en definir la estructura de cómo se almacenarán los procesos, para ser usados por el sistema de gestión de procesos. Modelado de procesos: Permite la diagramación de los procesos bajo el estándar definido por EPM.

14 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 14 DE 52 Simulador de procesos: Permite realizar la ejecución de los procesos en un ambiente controlado, para determinar el desempeño y ejecución de los procesos. Monitoreo de procesos: Permite generar puntos de control en los procesos, para medir el desempeño de la operación de estos. Este debe visualizarse desde la capa de presentación. Administración Reglas de negocio: Permite abstraer las reglas de operación y ejecución de los flujos y programas. Administración de cargas de trabajo: Componente que permite durante la ejecución de los procesos realizar la administración y balance de la asignación balanceada de las tareas a las personas encardadas de realizarlas. Ejecución de procesos: Permite la realización de los procesos en la operación del día a día por parte de los usuarios. Administración de la herramienta: Gestión de las herramientas, manejo de usuarios, perfiles, control de los procesos que se encuentran en la herramienta. Integración: Permiten realizar la integración con elementos externos al BPMS, estos son mecanismos de autenticación y autorización a través de directorios tipo LDAP, conectores para plataformas específicas y mecanismos de integración por servicios a un ESB.

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16 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 16 DE INFORMACION SOLICITADA POR EPM Información general acerca de la compañía Datos Solicitados Respuesta INFORMACIÓN COMERCIAL Nombre de la compañía Dirección Teléfonos Nombre del representante legal Cargo del Representante legal Nombre persona contacto

17 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 17 DE 52 Datos Solicitados Respuesta Prestador de Servicios Señale las líneas de negocio en las que está enmarcada su compañía, que apliquen al objeto del presente RFI Desarrollo de software a la medida Desarrollo de software genérico Distribuidor de soluciones Implantador de soluciones Consultoría en software Otros: Cuáles: Describa el portafolio de servicios relacionados con la prestación de servicios de implantación del software Cuenta con diferentes soluciones para atender el sector corporativo y financiero. Mencione las de cada una

18 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 18 DE 52 Datos Solicitados Respuesta Indique si la compañía es del orden local (Medellín- Antioquia), nacional (Colombia) o internacional (Fuera de Colombia) Otro: Local: Nacional: Internacional: Cuál: Indique con una X si su compañía es la casa matriz o es una subsidiaria o filial de un grupo empresarial Casa matriz: Subsidiaria /filial Nombre Casa Matriz: Otro: Cuál: Representante s de su compañía en Colombia, Centro América y E.U. Nombre Subsidiaria /filial Contacto Ubicación (Ciudad) Teléfon o

19 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 19 DE 52 Datos Solicitados Respuesta Indique cuál subsidiaria/filial o distribuidor de su compañía sería la encargada de atender los negocios en la ciudad de Medellín y explique a quién reporta esta sede Nombre : Contacto: Teléfono: Ubicación: Dirección electrónica: Reporta a: Describa la estructura organizacional de la casa matriz y de las sedes respectivas Indique si su empresa está certificada ISO 9001:2000, y en cuáles procesos y vigencias Si: No: Proceso(s): Vigencia(s):

20 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 20 DE 52 Datos Solicitados Respuesta Indique si su empresa está certificada en CMMI y en qué nivel de madurez Sí No Nivel(s): Vigencia(s): Indique si su empresa tiene otras certificaciones Sí No: Cuáles? Entre 1 y 50: Indique el número de personas dedicadas al desarrollo e implantación de soluciones de Gestión de Procesos. Entre 51 y 100: Entre 101 y 200: Entre 201 y 500: Entre 501 y 1000: Más de 1000:

21 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 21 DE 52 Datos Solicitados Respuesta Entre 1 y 5: Indique el número de personas que hablen español y sean expertos en la implantación de la solución de Gestión de Procesos en su empresa Entre 5 y 10: Entre 10 y 20: Entre 20 y 50: Entre 50 y 100: Más de 100:

22 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 22 DE 52 Ingresos operacionales Favor indicar los ingresos operacionales brutos en dólares que obtuvo en los últimos 5 años su compañía. Si su compañía es multinacional, escriba los ingresos de la subsidiaria/filial o distribuidor, de su compañía encargada de atender los servicios objeto de la presente solicitud de información. Año Vigencia Monto de los ingresos operacionales brutos en dólares

23 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 23 DE 52 Información sobre contrataciones Datos Solicitados Respuesta INFORMACIÓN CONTRACTUAL Miles de USD Cantidad de Proyectos Ámbito Indique entre que rangos, están los valores de los contratos que su empresa ha realizado para la implantación de proyectos del tipo indicado en los términos del presente RFI en los últimos 5 años, en el ámbito nacional e internacional Menor que 250 Entre 250 y 500 Entre 500 y 1000 Entre: 1000 y 1500 Nacional Internacional Entre : 1500 y 2000 Más de 2000 Indique y describa brevemente la metodología utilizada por su empresa para hacer una implantación de proyectos del tipo indicado en los términos del presente RFI <<PUEDE COLOCARSE EN UN ANEXO PARA QUE PUEDA DESCRIBIRLA AMPLIAMENTE>> INDIQUE EL ANEXO EN ESTA CELDA Complete los siguientes datos con respecto a los clientes más representativos en Colombia y Latinoamérica que Nombre Cliente País Duración del contrato Desde Hasta Valor ejecutado USD Solución y Módulos implantados Contacto (Nombre, teléfono y e- mail)

24 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 24 DE 52 ha tenido en la prestación de servicios de implantación de proyectos del tipo indicado en los términos del presente RFI (los que considere necesarios. pueden colocar más filas) Información sobre implantadores Proveedor que implanta directamente la solución Si su compañía implanta directamente la solución, por favor diligencie los siguientes datos, teniendo en cuenta solo la información de los últimos 5 años. Empresa /Grupo donde se realizó la implantació n Es Grupo Empresarial? (SI/No) Paí s Duración Desd e Hasta Solución y Módulos implantado s Contacto (Nombre, teléfono y ) Ingresos Empresa / Grupo 2013 Costo implantació n (en USD y sin Impuestos) Además, en el siguiente cuadro, suministre para cada Rol y Categoría que su compañía utiliza en los proyectos de implantación, el valor promedio Día/hombre. Rol (*): pe. Especialista técnico, especialista funcional, gerente de proyecto, arquitecto, desarrollador.

25 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 25 DE 52 Categoría (*): pe.: Sénior, Junior. Describir perfil en cada nivel: formación, experiencia, certificaciones. Rol Categoría Descripción Perfil Vr.Día-Hombre (US$) Proveedor que implanta la solución o presta los servicios a través de terceros Si existen implantadores de su solución o prestador der servicio, complete los siguientes datos con respecto a los implantadores más representativos en Colombia y Latinoamérica que usted considera más apropiados para implementar la solución Diligencie esta información por cada implantador cuantas veces la requiera. Para diligenciar el cuadro que se anexa, teniendo en cuenta solo la información de los últimos 5 años. Nombre Implantador: Años de experiencia implantando sus soluciones: Sede del implantador (País/Ciudad/Dirección): Nombre del contacto: Teléfono del contacto: Correo del contacto: Cantidad de consultores certificados en la solución: Empresa Es Grupo Paí Duración Solución y Contacto Ingresos Costo

26 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 26 DE 52 /Grupo donde se realizó la implantació n Empresarial? (SI/No) s Desd e Hast a Módulos Implantado s (Nombre, teléfono y ) Empresa / Grupo 2013 implantació n (en US$ y sin Impuestos) Además, en el siguiente cuadro, suministre para cada Rol y Categoría que su compañía utiliza en los proyectos de implantación, el valor promedio Día/hombre. Rol (*): pe.: Especialista técnico, especialista funcional, gerente de proyecto, arquitecto, desarrollador. Categoría (*): pe.: Sénior, Junior. Describir perfil en cada nivel: formación, experiencia, certificaciones. Rol Categoría Descripción Perfil Vr.Día-Hombre (USD) Nota aclaratoria: Si su compañía implanta directamente la solución y también lo hace a través de terceros, por favor llene ambos numerales: y Información sobre precios de lista Información sobre licenciamiento y soporte Favor diligenciar el siguiente cuadro con el precio de lista y los esquemas de licenciamiento ofrecidos, así como el valor del mantenimiento y soporte requerido:

27 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 27 DE 52 Licencia / Módulos, Componentes Esquema de licenciamiento (Ej. Por número de usuarios, ingresos operacionales, por número de instrumentos) Valor licencia (en USD) Esquema de cobro para el Soporte y mantenimiento Valor SAM (en USD) o en porcentaje del valor de las licencias (según esquema)

28 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 28 DE INFORMACION DEL SOFTWARE Especificaciones funcionales Favor diligenciar el siguiente cuadro indicando si la herramienta que ofrece cumple con las condiciones especificadas. Conteste a cada una de las columnas de acuerdo a la característica que se pregunta. La convención para el campo calificación es la siguiente: 1. Soportado al entregarse "LISTO PARA UTILIZARSE no necesita configuración o personalización adicional 2. La funcionalidad requerida se puede resolver a través de configuraciones adicionales que no implican desarrollo 3. Es necesario extender las funcionalidades con desarrollos sobre el sistema. 4. Soportado con Integración de un aliado 5. No soportado

29 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 29 DE 52 Requerimientos Funcionales Business Process Management Suite (BPMS) ID Necesida d Característica Observaciones 1. General 1.1. Permitir acceso WebEnabled Calificaci ón Módulo/ Funcion alidad Propio o de Terceros (P / T) Comenta rios Permitir múltiples idiomas (Multilenguaje) No requiere descargas de componentes en los equipos de usuario final 1.4. Permitir realizar las cuatro etapas de un proceso BPM: Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización, permitiendo a usuarios de negocio (no técnicos) crear y mantener procesos sin necesidad de editar código de programación 1.5. Ser una Solución modular y escalable (Las mismas funcionalidades pueden ser usadas para la implementación de otros procesos.) 1.6. Poseer un entorno de desarrollo integrado (IDE- integrated development enviroment ) 2. Modelado de Procesos 2.1. Proporcionar una representación visual para crear, modificar y visualizar procesos 2.2. Soportar BUSINESS PROCESS MODELING NOTATION (BPMN) 2.3. Soportar la colaboración de Mapas de Proceso, para usuarios no técnicos para efectos de documentación, análisis y establecimiento de prioridades 2.4. Permitir presentar un Diagrama de estado de alto nivel (para usuarios del negocio) 2.5. Permitir presentar un diagrama técnico detallado (para implementadores)

30 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 30 DE 52 ID Necesida d Característica Observaciones 2.6. Manejo de componentes drag and drop para el modelado, simulación, monitoreo y despliegue de reglas de negocio 2.7. Soportar características de colaboración para la implementación de procesos para uso de Analistas de Negocio, Funcionales, Técnicos y Profesionales de Tecnología de la Información No debe requerir que los autores y administradores de los procesos usen propiedades de lenguajes o secuencias de comandos para desarrollar o implementar los procesos 2.9. El diseño, implementación y mantenimiento de parámetros y reglas del proceso, se debe realizar a través de opciones de usuario No debe requerir programación para pasar el modelo del proceso diagramado a la ejecución del mismo Contar con plantillas (modelos) de procesos preestablecidas para atender funcionalidades específicas de negocio (Ej: Auditorías internas, acciones de mejora continua, Selección de Talento Humano) Permitir que los procesos, subprocesos, actividades y tareas definidos pueden ser reutilizados por otros procesos Permitir documentar el proceso y cada una de sus actividades a través de atributos El modelado del proceso debe soportar acciones paralelas para procesos de aprobación Permitir asociar el escalamiento de actividades a la estructura organizacional Permitir la parametrización de eventos que envíen notificaciones por mensajes en el flujo del proceso Permitir la parametrización de eventos como alertas de proceso por fechas de vencimiento o plazos de tiempo, en el flujo del proceso Permitir la parametrización de generación de reportes en el flujo del proceso Permitir verificar automáticamente la sintaxis del proceso diagramado de modo que avise al usuario diagramador de inconsistencias en el diagrama y que indique los errores para corregir las inconsistencias

31 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 31 DE 52 ID Necesida d Característica Observaciones Generar el código de los objetos diagramados automáticamente una vez la sintaxis sea correcta El diagramador de procesos debe permitir establecer puntos de control, es decir, puntos establecidos por el mismo usuario en donde desee analizar tiempos Permitir incluir tareas de sistema de ejecución automática y tareas personales además de subprocesos, eventos de tiempo y de mensaje, y compuertas de decisión. Todas ellas no requerirán de programación para crear el modelo del proceso No debe requerir de programación a la hora de definir la lógica de las compuertas de decisión del modelo del proceso Controlar la integridad del modelo cuando se realizan modificaciones al diseño o componentes El portal de trabajo debe ser adaptable a Estándares de mercadeo corporativo Contar con un Motor de Reglas de Negocio que permitan la definición gráfica de las reglas de negocio que rigen una actividad en particular, etapa y/o el proceso, a fin de automatizar decisiones y ruta a seguir Permitir la creación de plantillas de procesos que sirvan como base para la creación de nuevos procesos Permitir la publicación de plantillas a través de un portal compartido para que los usuarios (Modeladores de Procesos) puedan definir nuevas versiones de procesos o nuevos procesos a partir de estas Permitir descargar una versión de flujo de trabajo específico con sus eventos y condicionales Incorporar un control completo sobre las versiones de procesos Permitir la generación de Documentos Automáticos a partir de plantillas sustituyendo variables por valores, así como insertar tablas, lista de acciones a través de Grupos de Campos, imágenes, textos, diseño de fondos para formularios, inserción de vídeos, clips de flash, todo integrado en el propio formulario de la tarea de proceso El editor de formulario debe incluir Campos de tipo Texto una Línea, Multilínea, Rico, Número Entero, Decimal, Fecha, Fecha y Hora, Si/No, Selección Simple, Múltiple, Familia, Documento, Adaptador, Diccionario, Anexo, Firma Digital, Planning. Con la posibilidad de lectura y escritura,

32 Desarrollo Corporativo VERSIÓN 01 PÁGINA 32 DE 52 ID Necesida d Característica Observaciones calculados y condicionados El editor de formularios incorporará la tecnología DAD (Dynamically Activated Divisions) El editor de formularios permitirá utilizar perfiles y prefiltros El editor de formularios incorporará paginación de formularios con la posibilidad de asignar condiciones en base a reglas, valores calculados y campos El editor de formularios incluirá botones de acción, hipervínculo y Script Permitir que los procesos puedan ser rediseñados mientras están activos acordes a nuevos requerimientos o necesidades 3. Flujo de Trabajo 3.1. Tener un control de balance de la carga de trabajo en los usuarios que interactúan con la aplicación 3.2. Permitir la gestión de excepciones 3.3. Tener un manejo inteligente de Calendarios y horarios de trabajo asociado a usuarios, roles, grupos de trabajo, perfiles, para controlar accesos, estimar cargas de trabajo, no asignación de tareas El flujo de ejecución es parametrizado incluyendo todos los componentes que intervienen o definen el proceso 3.5. Permitir que los procesos inicien de forma manual o automática 3.6. Permitir que los flujos de trabajo puedan ser reenrutados automáticamente basados en información externa y/o eventos 3.7. Los pasos del proceso pueden ser activados basados en el tiempo 3.8. Los flujos de trabajo pueden ser reenrutados automáticamente basados en tiempo

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