1 BPMS 2 Intranet 3 Documents Management 4 Content Management 5 Online Commerce 6 Business Rules

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1 1 BPMS 2 Intranet 3 Documents Management 4 Content Management 5 Online Commerce 6 Business Rules Documento descriptivo VISTA DE PÁJARO El documento descriptivo Vista de Pájaro ofrece al lector una visión amplia de la composición y características funcionales de AuraPortal, así como de su enfoque y orientación en el mercado. El aspecto diferenciador de AuraPortal, y que se desarrolla en el documento, es la no necesidad de programación a la hora de Modelizar y Ejecutar los procesos, y por tanto AuraPortal se convierte en una solución BPM verdaderamente orientada a los usuarios de negocio. Es importante reseñar que AuraPortal no es solo una solución para la automatización de los procesos de cualquier organización, sino que aporta un gran valor añadido completando el BPM con otros módulos tales como Intranet, Gestión Documental, Gestión de Contenidos, Comercio Online y las Reglas de Negocio. Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los derechos están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la entrega a terceras partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas. Skype: AuraPortal Tel.: Internacional:

2 Índice 1. Introducción Qué es AuraPortal La Opinión de los Expertos La Opinión de los Clientes Productos BPM Modelización Simulación Ejecución Monitorización Optimización Funciones y Roles en la Organización Intranet Gestión Documental Gestión de Contenidos Comercio Online Reglas Funcionalidades Esenciales Editor de Formularios Dinámicos Tareas de Sistema Integración Estructura de Datos - MDM (Master Data Management) Analítica Dynamic Case Management Grupos de Campo y Tratamientos Distribuidos Movilidad Cloud Colaboración y Redes Sociales Características Diferenciadoras Orientado a los Usuarios de Negocio Sin Programación Tareas de Sistema Reglas de Negocio y Reglas de Proceso Editor de Formularios Dinámicos Familias Propias (Fichas Personalizables) WIP (Integración de Procesos en la Web Corporativa) Gestión de Contenidos y Comercio Online % Tecnología Web Dynamic Case Management Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 2 of 55

3 5. Arquitectura Tecnológica Acceso a AuraPortal Áreas de aplicación Sectores Áreas de Negocio Aplicaciones Específicas Beneficios Beneficios Estudio de Clientes Casos de Éxito Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 3 of 55

4 1. Introducción AURA, con un capital social de $30 millones USD, fue creada en 2001 por el Dr. Juan José Trilles con un objetivo: desarrollar una aplicación de software empresarial 100% basada en Internet del tipo (*) Business Process Management (BPM) llamada AuraPortal, con el máximo nivel tecnológico y la inclusión de los últimos estándares como la notación BPMN. Se aportó un concepto radicalmente nuevo de gestión de procesos en el que el diseño y la programación se fundiesen en una única etapa realizada por personal de negocio sin programación. El resultado es una de las soluciones BPMS más potentes del mercado. AURA es una entidad bicéfala Presidida por D. Juan José Trilles y gestionada por un Comité CEO. El Dr. Juan José Trilles es doctor en Ingeniería y máster en Business Administration. Tras fundar Dimoni Software en 1981, que llegó a ser una compañía de software muy respetada, en 2001, después de vender Dimoni, fundó AURA actuando hoy principalmente como máximo responsable del diseño de la aplicación ( Chief Software Architect ). El Dr. Trilles ha publicado diversos libros, ensayos y artículos relacionados con la gestión por procesos y ha sido invitado a pronunciar numerosas conferencias sobre el uso de tecnología empresarial innovadora, por ejemplo, Domain Cellular Accounting en el congreso de Bielorrusia en (*) Nota BPM (Business Process Management) Los procesos son un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un determinado fin. Es una realidad innegable que toda empresa u organización está gestionada internamente mediante procesos. De hecho, la suma de todos los Procesos conformaría la actividad total de la empresa. O dicho de otro modo, toda la actividad que desarrolla cualquier empresa u organización es la suma de sus procesos. Algunos podrán ser sencillos y sin necesidad de ser definidos o escritos, y otros complejos y muy estructurados. Por otro lado uno de los objetivos de toda organización (empresas privadas, empresas públicas, asociaciones, etc.) es mejorar y ser más eficiente en su gestión para lograr mejores resultados. Siguiendo el razonamiento anterior, si toda la actividad de una empresa es igual a la suma de sus procesos, y una Gestión por Procesos (BPM) es capaz de controlarlos adecuadamente, inevitablemente una correcta implantación del BPMS mejorará TODA la organización, sacará a la luz los puntos débiles y fortalecerá las actividades más importantes. De hecho será: MÁS EFICIENTE MÁS FLEXIBLE MÁS COMPETITIVA Es en este instante cuando la herramienta para la Gestión por Procesos o BPM (Business Process Management) cobra mayor relevancia ya que es el software empresarial para diseñar y ejecutar la automatización de los procesos y en definitiva, ayudar a las organizaciones a lograr mejores resultados. AURA es uno de los fabricantes de software de Gestión por Procesos (BPM) más importantes del mundo, con implantación en 50 países, que cuenta entre sus Clientes con compañías como PEMEX (Petróleos Mexicanos), Eletrobrás, ArcelorMittal, Danone, Pepsico, Bristol Myers Squibb, Carrefour, YAMAHA, TOYOTA, General Motors, Kimberly Clark, etc. además de entidades gubernamentales. Las oficinas operativas de AURA están ubicadas en los EE.UU. y Holanda. Además de otros centros en España, Brasil, Colombia, etc. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 4 of 55

5 Oficinas ubicadas en 2255 Glades rd, Suite 324 A. Boca Raton, Florida Oficinas ubicadas en Loodsboot 7, 3991 CJ Houten, Países Bajos Con presencia en 50 países, más de 500 Consultores Certificados y más de 100 Partners, AURA ofrece cobertura internacional y un servicio impecable a sus Clientes, ya sea de forma directa o indirecta. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 5 of 55

6 1.1. Qué es AuraPortal AuraPortal es un software empresarial diseñado de origen 100% Internet y constituido por una suite o conjunto que contiene 6 productos, de los cuales 3 son necesarios y 3 son opcionales. Éstos son: 1. BPM. Business Process Management. Gestión por Procesos. 2. Intranet. Red de comunicación intra y extra empresarial. 3. Gestión Documental. Generación y administración de todos los documentos en todos los formatos. 4. Gestión de Contenidos. Dinámica creación, administración y publicación de contenidos y páginas Web. 5. Comercio Online. Creación y administración automática de escaparates por Internet para venta y cobros de los productos y servicios de la empresa. 6. Reglas de Negocio. El más potente y amigable sistema para definir las reglas de negocio y ponerlas en ejecución automática a través de los procesos del BPM. AuraPortal incorpora los más modernos estándares y la introducción de novedades revolucionarias como la generación automática de Motores de Proceso y Orquestación directamente a partir del Modelo sin necesidad de ninguna programación. Esto se traduce en una disminución drástica de los tiempos y costes (hasta en un 70%) tanto en su implantación como en las modificaciones a lo largo de su vida útil y un Retorno sobre la Inversión (ROI) de hasta el 400%. Trabajar con AuraPortal resulta muy efectivo. Los usuarios se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable, racional e intuitivo que puede ser utilizado sin aprendizaje y que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no desearán trabajar de otra manera. Básicamente, la forma de trabajar con AuraPortal en el día a día es la siguiente: Una vez iniciado cada uno de los procesos de la entidad, el propio sistema va conduciendo las corrientes a las personas que deben ejecutar las acciones, en función de los Diagramas de los Procesos. Cada una de estas personas, al recibir la tarea en su página de entrada (workflow), realiza su trabajo siguiendo las instrucciones de la tarea. La propia tarea conduce y facilita el trabajo del ejecutor mediante Formularios Dinámicos, que contienen todos los datos y documentos necesarios para que pueda realizar su trabajo sin salir de la tarea aunque éstos estén en otras aplicaciones de la entidad, ya que AuraPortal se integra con ellas. El ejecutor no tiene que buscar la información; la información viene a él. Una vez realizado su trabajo, el usuario termina la tarea. De esta manera, la adaptación a la nueva forma de trabajar es inmediata y sin rechazo, y el cambio se realizará casi sin darse cuenta. Además, como resultado de estos trabajos, el sistema registra las intervenciones de cada usuario, así como los datos y documentos creados, modificados y eliminados, y actualiza de forma automática las fichas de cada elementos de gestión determinados por la empresa: empleados, clientes, proveedores, proyectos, departamentos, etc. Trabajar con AuraPortal produce un empuje imparable que hace que los trabajos pendientes lleguen a su fin, controlando que cada usuario realizar sus tareas. AuraPortal incorpora el Avisador, funcionalidad que hace que el usuario reciba un aviso (visual y/o acústico) al recibir una nueva tarea, aunque se encuentre fuera de la aplicación. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 6 of 55

7 1.2. La Opinión de los Expertos Las más prestigiosas firmas de analistas de software de gestión empresarial y de las nuevas tecnologías han considerado a AuraPortal desde su aparición como una de las mejores Suites BPM del mercado, destacando siempre su carácter visionario e innovador. A continuación se muestran algunos ejemplos. AuraPortal ha alcanzado una presencia más que significativa entre las empresas con más de empleados, algo que desde siempre ha sido el punto flaco de los grandes proveedores. Para AuraPortal, este segmento representa el 30% de su actividad empresarial, superando al resto de proveedores que figuran en este informe. Esta orientación justifica además el enfoque de AuraPortal hacia el desarrollo de un conjunto de herramientas tales como CRM, BPM, gestión documental, solución de portales externos, entre otras, que otorgan una mayor importancia al usuario de negocio y reducen así la dependencia de TI. En la categoría calidad del producto, AuraPortal ha obtenido la máxima puntuación, situándose un punto por encima del segundo mejor proveedor en una escala de 1 al 10. (Decision Matrix on BPM Vendors 2011, OVUM - Datamonitor Group) AuraPortal es el ejemplo de la próxima generación de BPMS". (Gartner - Magic Quadrant Report 2007 and 2009) Los equipos visionarios de BPM y MDM tienden a la gestión de los datos de procesos, que reconoce la relación inherente entre la mejora de procesos y calidad de los datos". ( Avoid Process Data Headaches: Align Business Process And Data Governance, Forrester Research Inc. - November 22, 2010) Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 7 of 55

8 AuraPortal es una de las más completas y avanzadas soluciones BPMS del mercado, respaldada por una empresa financieramente sólida, con un amplio número de Clientes satisfechos de todos los tamaños trabajando desde hace varios años. (BPTrends - BPM Suites Report, 2010) En cuanto a referencia de Clientes, AuraPortal tiene una fácil y sólida implementación, y sencilla de usar (tanto para IT como para la gente de negocios). Además, tiene una ágil integración con SAP vía Servicios Web y el portal de SAP. (IDC - MarketScape: Business Process Platforms, 2011) La solución de AuraPortal ha sido diseñada para organizaciones de diferentes tamaños y sectores. El precio del producto y la combinación de diferentes módulos hacen de su solución alcanzable y lista para empresas pequeñas y medianas, y hasta el nivel de Fortune 500. Cero esfuerzo se requiere para manejar los diferentes modos del proceso (Simulación vs. Ejecución), y no se requiere programación o compilación. (TEC Technology Evaluation Centers ) AuraPortal BPMS es una plataforma basada plenamente en Internet y consiste en un conjunto de aplicaciones perfectamente integradas capaces de ajustarse a cualquier tipo de organización. AuraPortal ofrece una excepcional relación calidad precio, con un porcentaje de mantenimiento muy bajo basado en el precio de las licencias así como un razonable coste de las mismas. (Bloor ) 1.3. La Opinión de los Clientes Pero la mayor garantía que puede ofrecer AuraPortal es el reconocimiento y la satisfacción de sus 500 Clientes. He aquí algunas empresas representativas del mercado internacional. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 8 of 55

9 A continuación se muestran algunos testimonios. Con AuraPortal ejecutamos simultáneamente miles de procedimientos, miles de procesos y miles de documentos, todos integrados. Además es un software abierto para los cambios instantáneos de los procedimientos, formatos, informes, etc., independientemente del tipo de empresa. Ing. Sergio Morales. Responsable del Diseño e Instalación en la División de Exploración y Producción Reforzar la seguridad tanto de nuestros colaboradores como de nuestros usuarios, es una de las máximas prioridades de actuación de SODEXO. Por este motivo, necesitábamos una solución que hiciera factible nuestra voluntad de mejorar continuamente nuestros sistemas de gestión en el ámbito de PRL, manteniendo un equipo de técnicos óptimo. Luis Risco Fuertes. Responsable Departamento de Seguridad y Salud de las Personas de Sodexo Toda esta problemática nos hizo plantearnos la compra de una solución tecnológica que nos pudiera ayudar a gestionar estos procesos sin aumentar nuestros recursos humanos actuales y que en un futuro pudiera utilizarse en la gestión de otros procesos desarrollados en la empresa bajo una misma tecnología, como los relativos a calidad y control de reclamaciones que para nosotros también son muy importantes. Alfonso de Carlos Muñoz Gerente Seleccionamos el BPM AuraPortal porque siendo uno de los más importantes del mercado y que están utilizando grandes multinacionales, fue el único que nos permitía poner en marcha el proyecto en un corto espacio de tiempo. Ingeniero Luis Javier Mosquera Quijano, MBA, Vicerrector Administrativo y Financiero de la Escuela Colombiana de Ingeniería Durante mucho tiempo estábamos buscando una solución que pudiese darnos el control de todos los procesos automatizados para mejorarlos y crear nuevos de una manera fácil. En este sentido, estoy impresionado con las funcionalidades que ofrece la plataforma de AuraPortal integrada con el sistema RSA-CSY y puedo decir que la hemos encontrado. Marcelo Santos Director La implantación de una herramienta informática como GEA-TOYOTA basada en AuraPortal BPM ha permitido centralizar gran parte del trabajo y mantener los mismos criterios entre los distintos concesionarios ubicados por toda la geografía española. Karl Van Dijck. Director Asuntos Corporativos Toyota España Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 9 of 55

10 2. Productos Como se ha mencionado anteriormente, AuraPortal es un software empresarial constituido por una suite o conjunto de 6 productos, de los cuales 3 son necesarios y 3 son opcionales. Éstos son: 1. BPM. Business Process Management o Gestión por Procesos. (Necesario) 2. Intranet. Red de comunicación intra y extra empresarial. (Necesario) 3. Gestión Documental. Generación y administración de todos los documentos, en todos los formatos. (Necesario) 4. Gestión de Contenidos. Creación dinámica, administración y publicación de contenidos y páginas Web. (Opcional) 5. Comercio Online. Creación y administración automática de escaparates por Internet para venta y cobros de los productos y servicios de la empresa. (Opcional) 6. Reglas de Negocio. El más potente y amigable sistema para definir las reglas de negocio y ponerlas en ejecución automática a través de la automatización de los procesos. (Opcional) 2.1. BPM El BPM es el principal producto de AuraPortal. Éste es un software de Gestión por Procesos o Business Process Management, con el que se diseña y ejecuta la automatización de los procesos, controlando y centralizando las actividades de las personas, las reglas de negocio y políticas, las aplicaciones ya existentes (ERP, Producción, etc.) y la información que se va generando en la organización. La Gestión por Procesos se divide en 5 etapas: MODELIZACIÓN, SIMULACIÓN, EJECUCIÓN, MONITORIZACIÓN y OPTIMIZACIÓN. Etapas de la Gestión por Procesos Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 10 of 55

11 Modelización La Modelización es la etapa donde se diseñan y construyen los procesos. El sistema de Modelización de AuraPortal representa tres grandes ventajas: A - Elimina las tradicionales dificultades de comunicación entre el personal de negocio y el personal técnico cuando se diseñan y se modifican procesos. B - Garantiza el correcto diseño y ejecución de todos los procesos sin errores de programación y por lo tanto se ofrece operaciones y procesos robustos que encajan exactamente con los requerimientos de los ejecutivos de negocio. C - Se reduce dramáticamente el tiempo (y coste) de desarrollo de procesos, con la capacidad de realizar cambios en los modelos de los procesos de manera fácil, rápida y con efecto inmediato. DIAGRAMA DEL PROCESO El diagrama del flujo de cualquier proceso se realiza utilizando la herramienta de diagramación de AuraPortal, que se ofrece en dos versiones: una desarrollada sobre Java y otra desarrollada sobre MS Visio. Esta herramienta se denomina AuraPortal Modeler. En primer lugar el usuario crea el diagrama del proceso mediante el uso de 'objetos' (que identifican tareas, eventos, compuertas de decisión, etc.), siguiendo la notación 'Business Process Modeling Notation' (BPMN), aceptada internacionalmente como el estándar de diagramación. AuraPortal Modeler, que controla e informa al usuario para prevenir posibles errores de sintaxis que se pudieran dar durante la diagramación del proceso, convierte automáticamente los procesos diagramados, una vez se han indicado los parámetros de configuración, en procesos ejecutables sin necesidad de programación. Se pueden diseñar procesos, subprocesos y la reutilización de éstos. Con AuraPortal Modeler, se pueden diseñar diagramas de procesos sin necesidad de estar conectado en ese momento a AuraPortal. Esto es una gran ventaja ya que aporta al usuario una gran libertad de acción para realizar los diseños cuando lo desee. AuraPortal Modeler se descarga gratuitamente desde AuraPortal Modeler. (Fase de Modelización) Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 11 of 55

12 CONFIGURACIÓN Tras la diagramación de los procesos, sólo queda la configuración de datos tales como: ejecutores, roles, formularios, multi-calendarios con diferentes horarios de trabajo, tiempos, condiciones, etc.). Asignación de atributos mediante el Editor de Formularios Dinámicos al crear una Clase de Proceso. (Fase de Modelización) MODELO O CLASE DE PROCESO Tras la diagramación y la configuración se obtiene el 'Modelo del Proceso' o 'Clase de Proceso'. En estos momentos ya se puede generar el Documento Descriptivo, que recoge en un documento el diagrama y la configuración de la clase de proceso. AuraPortal permite crear 'Altas Similares' para facilitar la creación de nuevas clases de proceso basadas en clases existentes. Asimismo permite también 'Exportar/Importar' clases de procesos de una instalación a otra, incluyendo una actualización automática de campos para que los procesos estén listos para su Ejecución en la instalación destino Simulación Existen dos tipos de Simulación: La Simulación Estadística y la Simulación Real. SIMULACIÓN ESTADÍSTICA La simulación estadística consiste en la asignación de unos valores representativos de la carga de trabajo del proceso, para luego ejecutar el proceso 'n' número de veces y obtener resultados estimativos previos a la puesta en producción del proceso. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 12 of 55

13 Simulación Estadística con AuraPortal. (Fase de Simulación) SIMULACIÓN REAL Uno de los aspectos más especiales de AuraPortal es que los diseñadores de procesos, los directivos y los analistas de negocio pueden realizar simulaciones de manera fácil y en entornos de trabajo real, donde algunos factores (como la identidad de los ejecutores) se 'simulan' mientras otros factores siguen siendo los reales, proporcionando así una imagen certera de lo que realmente ocurrirá cuando el proceso se encuentre en Ejecución. Se pueden simular ilimitados escenarios 'what-if' pasando del modo 'simulación' al modo Modelización tanto como se desee. Esto ayuda a identificar errores de diseño con el fin de conseguir una verificación completa y precisa de todo el diseño del proceso, pudiéndose realizar en tan solo minutos o horas comparado con semanas y meses en otros sistemas de Gestión por Procesos o BPM que requieren programación Ejecución La etapa de Ejecución es la etapa donde se pone en marcha lo que se ha modelizado en fases anteriores. Es la fase de Producción. Los usuarios trabajan diariamente con los procesos. Al igual que en la Modelización, los usuarios acceden al Portal de Colaboración, Intranet, para en este caso iniciar procesos y atender las tareas que llegan a su bandeja de entrada de tareas. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 13 of 55

14 Plataforma Colaborativa y Formulario de Inicio de Proceso. (Fase de Ejecución) La bandeja de entrada de tareas permite al usuario manejar de forma sencilla y eficiente todas las tareas de proceso que están a su cargo. El sistema incorpora filtros de búsqueda avanzada tales como: Estado, Clase de Proceso, Referencia, Código, Nombre, Tema, Fechas y Tipo. Bandeja de entrada de tareas. (Fase de Ejecución) AuraPortal incorpora el Avisador, un sistema que avisa al usuario (Empleado, Externo e Invitado) de las tareas que tiene en su bandeja de trabajo, aunque éste no haya iniciado sesión en AuraPortal. Avisador de tareas Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 14 of 55

15 Monitorización En la etapa de Monitorización se observan y controlan los resultados de la etapa de Ejecución mediante herramientas de análisis. AuraPortal cubre los escenarios reales (tiempos, retrasos o progresos, desviaciones, costes) de todos los procesos mientras se están ejecutando. Estadísticas de Ejecución de Procesos y KPI s. (Fase de Monitorización) Las actividades realizadas y registradas en AuraPortal en el día a día (procesos) van proporcionando datos en tiempo real que son leídos por las potentes herramientas de Inteligencia de Negocio que aporta AuraPortal: Cuadro de Mandos BI (Business Intelligence) BAM (Business Activity Monitoring) KPI s (Key Performance Indicators) Estas herramientas permiten observar, controlar y analizar lo que está ocurriendo en la entidad. Cuadro de Mandos. (Fase de Monitorización) Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 15 of 55

16 Optimización La Optimización es la etapa donde se realizan cambios en los procesos una vez se han detectado los aspectos mejorables a través de la etapa de Monitorización. Los cambios se realizan en el modelo del proceso (Modelización) de forma sencilla para luego verificar mediante la simulación y en tiempo real que el proceso funciona correctamente y en el menor tiempo posible. AuraPortal gestiona el control de versionado de procesos, incluso cuando hay procesos en producción y se quieren realizar cambios en el modelo del proceso. AuraPortal es un orquestador de procesos que permite una mejora de la organización empresarial. Una organización que no trabaja con AuraPortal tiende a una gestión ineficiente de su actividad dado que existe una multi-interacción de todos sus elementos (Empleados, Terceros, Datos y Sistemas) tal y como se muestra en la siguiente imagen. Elementos Interacción Ineficiente AuraPortal orquesta todos los elementos mediante procesos, permitiendo a la organización alcanzar elevadas cotas de eficiencia. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 16 of 55

17 Funciones y Roles en la Organización AuraPortal es una solución que involucra a la organización de forma lógica en base a las funciones y roles de la misma tal y como se observa en la siguiente tabla. La primera fase requiere de una estructura tecnológica que soportará la implantación de AuraPortal. Normalmente esta labor la ejerce el personal de IT o bien es subcontratado, como puede ser el caso de los servicios Cloud. Una vez la instalación de AuraPortal se ha llevado a cabo es hora de crear los procesos que automatizarán las actividades de la empresa. En la segunda fase son los responsables de negocio los encargados de establecer las reglas, procesos, documentos, etc. que compondrán la organización de la empresa. Si fuera necesario, el personal de IT puede ayudar en esta labor, sobre todo en lo referido a integración con aplicaciones externas. Tal y como se ha visto anteriormente, en esta fase se modelan y simulan los procesos para su ejecución. En la tercera fase ya se puede trabajar con AuraPortal en producción ejecutando los procesos y atendiendo sus tareas. Aquí participan todos los empleados de la empresa que intervienen en el día a día de los procesos, además de externos como clientes, proveedores, asociados, etc. Gracias a la monitorización de los procesos, el sistema permite a los responsables de negocio optimizar todos los procesos para que alcancen mayores cotas de eficiencia. Los procesos que son ejecutados, monitorizados y luego optimizados en un ciclo constante generan datos estructurados que son analizados y estudiados por los decisores en la cuarta fase. Gracias a la información generada en AuraPortal los decisores pueden tomar decisiones más acertadas y precisas orientadas a la mejora y aumento de la productividad. Además estos decisores también participan en los procesos orientando a los responsables de negocio en su labor de optimizar los procesos de la empresa. Un aspecto a destacar es el acceso de los usuarios a AuraPortal. Gracias a su tecnología 100% Web los usuarios del sistema acceden a través de un navegador de Internet en cualquiera de las cuatro fases mencionadas y utilizando dispositivos de última generación como SmartPhones, Ultrabooks, Tablets, etc. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 17 of 55

18 2.2. Intranet AuraPortal ofrece el entorno óptimo para que la información sea compartida y exista comunicación y colaboración entre el personal de los distintos departamentos de la empresa, equipos de trabajo, delegaciones, etc. llegando incluso a los usuarios externos (agentes, clientes, proveedores, etc.). Por ello, esta 'Intranet' o 'Plataforma Colaborativa' es una red de comunicación tanto interna como externa, y además es compatible con otras plataformas que ya se estuvieran utilizando en la organización. NOTA - Información hace referencia a la trasmisión de conocimiento en un solo sentido. - Comunicación es a la trasmisión de conocimiento fluyendo en todos los sentidos. - Colaboración hace referencia a un entorno de trabajo común. Representación gráfica de la participación de los tres tipos de usuarios en las diferentes etapas del proceso Los empleados (denominados Usuarios Internos en AuraPortal) acceden al Portal de Empleados. Los clientes, proveedores, agentes,... (denominados Usuarios Externos en AuraPortal) acceden a los Portales Externos. Y los visitantes de la web corporativa de la organización o los colectivos o los ciudadanos de un ayuntamiento,... (denominados Usuarios Invitados en AuraPortal) acceden a la Plataforma de Interacción Web. Tal y como se observa en la gráfica, AuraPortal permite que Usuarios Internos, Usuarios Externos y Usuario Invitados puedan coexistir conjuntamente de forma lógica y eficiente. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 18 of 55

19 Ejemplo gráfico de colaboración entre Empleados, Externos y Visitantes Web Es importante resaltar que AuraPortal está disponible en varios idiomas: Español, Inglés, Portugués, Francés, Holandés, Italiano, Árabe, Chino, Catalán y Euskera, por lo que es una solución de aplicación internacional si así se desea. Portal de Empleados El Portal de Empleados dispone de todos los canales de comunicación que ofrecen las últimas tecnologías: publicación en los tablones de anuncios de los distintos Portales, diversos tipos de encuestas, foros y debates online en los que podrán participar todos los usuarios o grupos de usuarios, agendas compartidas, etc. Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicación y colaboración es el del 'workflow' (flujo de trabajo) de las tareas a las que cada empleado está asignado y que recibe su propia 'lista de tareas', potente e intuitiva mesa de trabajo, que incorpora todos los elementos de gestión, organización y control de los trabajos que debe realizar: Rangos, Prioridades, Vencimientos, Múltiples Búsquedas, Plannings, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc. Portales Externos Los Portales Externos son ilimitados y, gracias a una plataforma de generación de portales externos (sin necesidad de programación), éstos se crean de manera rápida y fácil, por lo que la puesta en marcha de distintos portales externos particularizados, para distintos grupos de Usuarios Externos, es muy sencillo. Estos portales están concebidos para constituir un marco perfecto para la información, comunicación y colaboración, de manera online, constante y controlada con los Usuarios Externos que mantienen una relación regular con la entidad: clientes, distribuidores, proveedores, asesores, colaboradores, subcontratistas, etc. Por ejemplo, mediante un Portal Externo para clientes ('Portal de Clientes') se pueden automatizar los procesos de la empresa relacionados con Marketing y Ventas, por ejemplo: las fases de oferta - pedido - envío - factura - pago, los contratos de mantenimiento, el servicio postventa,... Todo el historial de servicios prestados quedaría actualizado de forma automática tras su realización. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 19 of 55

20 Integración de Procesos en la Web Corporativa (WIP) La Integración de Procesos en la Web Corporativa o 'WIP', exclusiva de AuraPortal, alberga todo lo necesario para que los Usuarios Invitados puedan realizar preguntas o notificaciones, consultas, ser ejecutores de tareas, etc. En el punto 4.7 de este documento se expone una explicación más profunda de sus funcionalidades y sus ventajas. Una característica destacable de la Intranet de AuraPortal es su capacidad para adaptarse funcional y visualmente a las necesidades de la empresa. AuraPortal maneja mecánicas propias para customizar la Intranet de forma sencilla y sobretodo completa. Aquí se muestran cuatro ejemplos de Intranets de AuraPortal con diferentes diseños visuales y funcionales Gestión Documental De igual forma que ocurre en la realidad empresarial, el manejo de los documentos forma parte de la actividad cotidiana y por tanto no puede estar desligado de ella. No se trata de que la Gestión Documental lleve un workflow. Es al contrario. La Suite de Gestión por Procesos (BPM) debe incluir la total gestión de los documentos. La Gestión Documental es compatible con el Gestor de Documentos que utilice la organización. NOTA Cualquier soporte informativo se considera documentación: cartas, normativas, facturas, albaranes, formularios, tablas, hojas de cálculo, listas, planos, dibujos, imágenes, fotografías, animaciones, audio, video, direcciones URL o cualquier otra información como páginas web o bases de datos. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 20 of 55

21 AuraPortal permite gestionar con gran eficacia toda la documentación corporativa por compleja que ésta sea: Archivo, Aprobaciones, Versionado, Firmas Digitales, Suscripciones para avisos de cambios, Búsquedas por contenido, Discusiones, Vigilancia, Traza de Auditoría, etc. Las Bibliotecas pueden ser diseñadas y configuradas (en estructura y comportamiento) para que se adapten a los requerimientos para los que han sido creadas. Esta Configuración es exhaustiva, lo que permite una gran automatización de las acciones a realizar con los documentos, como se verá más adelante al explicar cómo se realiza el Ciclo de Vida de los Documentos. Creación de un Término (reutilizable) de tipo Biblioteca con Firma Digital y Huella Digital. (Fase de Modelización) En el día a día, los procesos se encargan de controlar las actividades que se realizan en la entidad y, por tanto, son los portadores naturales de la información necesaria para su óptima realización. Así pues, al diseñar los procesos ya se habrá tenido en cuenta en qué momentos y por quién los documentos deben crearse, consultarse, etc. De esta forma, se automatiza y optimiza todo el ciclo de vida de los documentos: Captura y Creación, Almacenamiento, Flujo, Acceso y Eliminación. Captura Los documentos que provienen de Externos: Clientes, proveedores, etc. que mantengan una relación digital con la entidad y por tanto entren en el flujo de los procesos, habrán sido introducidos por los Externos, desde un Mensaje de Inicio o una Tarea, y quedarán integrados en el sistema. Los soportados en papel serán digitalizados e introducidos también. Creación La mayoría de los documentos que se generan internamente en la entidad, al crearse en el contexto de una determinada actividad (que, por tanto, estará incluida en un proceso), serán creados de forma automática por el propio sistema (mediante sofisticadas plantillas y los datos propios del proceso) con el enorme ahorro de tiempos/costes que ello supone. No se trata solo de crear documentos simples tipo formulario, sino de cualquier tipo de documento, por complejo que éste sea. Creación automática de un documento desde un formulario de una tarea. (Fase de Ejecución) Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 21 of 55

22 Almacenamiento Los documentos, ya Capturados o Creados, quedarán ubicados de forma automática (según las Reglas estipuladas para esa clase de proceso y documento) en los propios Procesos (expediente electrónico) y/o en las Bibliotecas que le corresponden, que pueden ser personalizadas y que se estructuran mediante una anidación a los niveles que se desee mediante un Árbol de Bibliotecas, contando además con todo tipo de metadatos y búsquedas avanzadas, tanto para los documentos electrónicos como para sus referencias de ubicación física. Biblioteca de Documentos Flujo, Acceso y Eliminación Al diseñarse las tareas de un proceso en el que se considere que algunos ejecutores podrían estar interesados en realizar alguna acción con documentos (consultas, modificaciones, aprobaciones, eliminación, etc.) se habrán incluido estos documentos, o bibliotecas enteras, en estas tareas. De esta forma, la mayoría de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de la tarea para su consulta, modificación, aprobación o eliminación. El sistema de Archivo Virtual de AuraPortal es altamente eficaz ya que genera, mediante etiquetas, un sistema de matriz multidimensional indexada por todos los criterios por los que se desee controlar, buscar o gestionar cada documento. Además AuraPortal permite la creación de Documentos Base. Son plantillas que serán automáticamente cumplimentadas por los datos del formulario de las tareas. El sistema permite configurar el formato (Word, PDF, etc.), el destino de almacenamiento, si incorpora firma digital, etc. Gestor de Documentos Base. (Fase de Modelización) Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 22 of 55

23 La generación del documento final puede realizarse de forma automática sin intervención del usuario mediante una Tarea de Sistema (ver punto 3.2 de este documento) o bien a voluntad del usuario simplemente pulsando un botón en el mismo formulario. Editor de Word para crear plantilla de Documentos Base. (Fase de Modelización) 2.4. Gestión de Contenidos AuraPortal ofrece el primer software BPM con un sistema de Gestión de Contenidos perfectamente integrado para que cualquier empresa pueda crear su información digital a la medida y sin tener que contratar un especialista. AuraPortal permite la automatización de Procesos de elaboración y revisión de contenidos digitales, publicación automática en portales corporativos y, en general, la optimización del uso del conocimiento corporativo, proporcionando una completa Gestión de Contenidos digitales para la publicación de Comunicados, Noticias, Artículos, Documentos, Vídeos y cualquier tipo de contenido digital en la Web pública de la empresa, en la Intranet Corporativa y en los Portales Externos. El sistema optimiza todas las etapas del ciclo de vida de los contenidos: Creación y/o Captura, Almacenamiento, Seguridad, Flujo, Acceso, Publicación, Control de las Versiones, Recuperación, Distribución, Conservación, Caducidad y Destrucción de los contenidos. Y todo ello sin necesidad de programación. Pero además, y sobre todo, estas acciones no se tratarán de forma independiente, sino que se realizarán en el contexto del resto de la actividad cotidiana de la entidad. Esto supone, por ejemplo, que las consultas, compras, reclamos, solicitudes de todo tipo, etc. que se generen a través de la Web pública pondrán en marcha automática e inmediatamente sus Procesos de resolución, asegurándose la optimización de la gestión. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 23 of 55

24 Esquema Gráfico de funcionamiento de la Gestión de Contenidos 2.5. Comercio Online AuraPortal ha desarrollado el primer software BPM con un sistema perfectamente integrado de Comercio Electrónico, permitiendo a las empresas ofrecer por Internet sus productos a sus Clientes mediante una página Web diseñada fácilmente, y que incluye: Gestión de Contenidos, Carrito de Compra y Pasarela de Pago. Con AuraPortal cada empresa podrá crear, a su medida, su propia Plataforma de Comercio Electrónico sin la necesidad de programación alguna. Los empleados pueden desarrollar un sistema totalmente personalizado de una forma fácil y rápida relacionando sus ventas por Internet con sus Procesos Comerciales y con toda la actividad transaccional monitorizada por las herramientas de inteligencia de negocio del BPM. AuraPortal ha tenido en cuenta la integración con los motores de búsqueda (p.e. Google), y ha incluido un sistema de creación automática del Mapa del Sitio, que indexa todos los productos en venta en los índices internos de estos sistemas de búsqueda para su rápida localización por los internautas. La integración total de las funcionalidades propias del Comercio Electrónico con los Procesos Comerciales y de la Cadena de Suministro supone un extraordinario avance, ya que permite una automatización sin precedentes de las operaciones de ventas. No se trata de que las acciones de ecommerce realizadas proporcionen datos a una base de datos, sino que se convierten en información fluyendo en los procesos. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 24 of 55

25 Esquema Gráfico de funcionamiento del Comercio Online Además, el hecho de que el entorno del comercio electrónico pueda manejarse completamente por empleados sin ningún recurso técnico es también altamente beneficioso, ya que permite a las empresas una gran dosis de agilidad y flexibilidad reduciendo significativamente su 'time to market" Reglas En AuraPortal, las Reglas de Negocio se utilizan, no solamente como un dispositivo complementario de los Procesos sino también como repositorio general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas de funcionamiento y procedimientos operativos, manuales de uso, etc. que atañen al funcionamiento general de la entidad. Esta es una contribución significativa e innovadora de AuraPortal al moderno mundo de reglas de negocio en BPM. La familia de Reglas goza de un tratamiento estructurado en Clases y Ramas de Árbol que la dota de una potente mecánica de Creación, Edición, Clasificación, Búsqueda filtrada, Recuperación, Modificación, Exhibición, Difusión, Impresión, etc. de sus elementos. En el sistema AuraPortal las Reglas de Negocio se dividen en dos grupos atendiendo a su comportamiento: Textual (Interpretable) Contienen texto explicativo con aclaraciones o instrucciones a seguir. Cuando se utilizan en los Procesos, las Reglas Textuales aparecen como Instrucciones en la ventana (pantalla) de ejecución de las Tareas Personales (las que realizan las personas). Mecánica (Automática) Estas Reglas son aplicables sin intervención humana y por tanto su aplicación se realiza en los Procesos a través de Tareas de Sistema (las que realiza el sistema de forma automática sin intervención de las personas) o para la toma automática de decisiones en las Compuertas Divergentes de los procesos. A la hora de ejecutar un Proceso, el propio Motor del Proceso ejecutará el mismo siguiendo los flujos prescritos en el Diagrama, e irá a consultar las Reglas de Negocio que estén relacionadas con dichos flujos. De este modo los procesos pueden mantenerse prácticamente Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 25 of 55

26 sin cambios (excepto los derivados de las mejoras introducidas en su diseño) ya que la mayor parte de los cambios se derivan de las variaciones del entorno empresarial (mercado, políticas, estrategia, etc.), y esto queda definido en las Reglas de Negocio. Reglas de Negocio y Reglas de Proceso Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPM incorporan un Motor de Reglas de Negocio independiente a los procesos. Por ello se debe diferenciar entre Reglas de Negocio y Reglas de Proceso. Las Reglas de Proceso Como su nombre indica, son aquellas que su alta, configuración y gestión se realizan desde el Modelo del proceso y su ámbito de actuación y responsabilidad se limita al proceso configurado en la Modelización. Por tanto dependen del proceso en el que se han definido y por consiguiente no son aplicables a otros procesos ni se pueden utilizar como repositorio general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas y procedimientos de aplicación general, como es el caso de las Reglas de Negocio. Como puede observarse en la imagen, al no ser independientes del proceso, no se pueden aplicar a varios procesos como es el caso de las Reglas de Negocio, ni ofrecen sus ventajas de automatización ni proporcionan la coherencia, uniformidad y control de éstas. Las Reglas de Negocio Configuración de las Reglas en las Compuertas del Modelo del proceso Como su nombre indica, atañen al Negocio en general y por tanto son independientes a los procesos. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 26 of 55

27 Las Compuertas del proceso consultan las Reglas de Negocio (Regla de Inferencia y de Cálculo), que son independientes al proceso Como puede observarse, cada Regla, al ser expresada en un repositorio general, puede ser aplicada a cuantos objetos del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando coherencia, uniformidad y control. Además, bajo el punto de vista práctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantación y, sobre todo, en los cambios del día a día, ya que al cambiar la Regla se aplicará de forma inmediata a todos los objetos a los que afecte de todos los procesos de la entidad. 3. Funcionalidades Esenciales Es imperativo resaltar funcionalidades del BPM que son consideradas esenciales para la óptima gestión de los procesos Editor de Formularios Dinámicos El Editor de los Formularios Dinámicos, tal y como su nombre indica, se encarga de diseñar el formulario que acompañará a la tarea, plasmando la lógica de manejo del usuario que lo recibe. Es uno de los elementos principales en la configuración de Tareas Personales. El Editor de AuraPortal incorpora la Tecnología DAD (Dynamically Activated Divisions), tecnología de última generación desarrollada por AuraPortal, que permite crear Formularios Dinámicos para optimizar los trabajos de las Tareas de los Procesos y todo tipo de Consultas. Los Formularios Dinámicos pueden contener miles de campos, Documentos, Botones de acción, Instrucciones, etc. aunque, en función de diversas circunstancias, el ejecutor de la tarea deba ver o actuar solo sobre unos pocos. A medida que el ejecutor va realizando la tarea, el sistema hace aparecer de forma automática en el formulario los elementos que vaya necesitando, e incluso Divisiones enteras, en función de las acciones que vaya realizando, de las decisiones que vaya tomando o de los automatismos que se hayan determinado en la modelización. De esta forma se consigue sin programación generar tareas tan complejas como las que muestran las imágenes, en las que controles automáticos guían al ejecutor ayudándole a hacer bien su trabajo, por complejo que éste sea. Algunos elementos que podemos encontrar en el Editor de Formularios Dinámicos son los siguientes. Tecnología DAD y Paginación Divisiones Condicionales Campos Generales: Texto una Línea, Multilínea, Rico, Número Entero, Decimal, Fecha, Fecha y Hora, Si/No, Selección Simple, Múltiple, Familia, Documento, Adaptador, Diccionario, Anexo, Firma Digital, Planning, etc. Campos Prefijo/Sufijo y Grupos de Campos Campos Calculados Campos Condicionales Firma Digital Editor de Formularios Dinámicos de AuraPortal. (Fase de Modelización) Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 27 of 55

28 Páginas Condicionales según: Campos Reglas de Negocio Valores Calculados Botones de Acción Botones de Hipervínculo Botones de Script Históricos e Instrucciones en Tareas Prefiltros de búsqueda configurables Formulario de una Tarea Personal. (Fase de Ejecución) Otros Formulario con Divisiones que se disparan en función de la lógica de la Tarea. (Fase de Ejecución) El Editor de Formularios de AuraPortal incluye mecánicas que permiten un diseño vanguardista de los formularios a gusto 100% del cliente. Algunos ejemplos son los siguientes. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 28 of 55

29 3.2. Tareas de Sistema Las actividades en los procesos se gestionan mediante tareas. AuraPortal dispone de dos tipos de tareas, Tareas Personales y Tareas de Sistema. Las Tareas Personales son las ejecutadas por personas, quienes recibirán un formulario (ver ejemplo en el punto 3.1 Editor de Formularios Dinámicos) dentro de la tarea. Las Tareas de Sistema son las ejecutadas por el Motor de Procesos (sin intervención humana) de AuraPortal, proporcionando un elevado grado de automatismo en los procesos. Existen actualmente 8 tipos de Tareas de Sistema que se muestran en la siguiente tabla. TIPOS FUNCIONES Ingresa en Panel Información o Valor Calculado Ingresa en Bibliotecas de SharePoint Documentos de Panel Ingresa en Anexos de SharePoint Documentos de Panel Imprime Documentos de Panel 1. INGRESADOR 2. NOTIFICADOR Nombre Tarea INGRESADOR TS.2 Nombre Tarea NOTIFICADOR TS.14 Ingresa Documentos desde Biblioteca Ingresa Fechas Planning Crea Documentos Automáticos Actualiza Sufijos y Pies de Grupo de Campos Actualiza Temas Conversiones de Grupos de Campos Agrega líneas en Grupo de Campos Notifica a Usuarios Empleados Notifica a Usuarios Externos Notifica a Usuarios Invitados Notifica por Notifica por SMS Confirma Comprueba Login Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 29 of 55

30 3. TRASPASADOR Nombre Tarea TRASPASADOR TS.18 Traspasa entre Contenedores de Grupos de Campos Traspasa entre Bibliotecas de Diccionario 4. EJECUTOR Nombre Tarea EJECUTOR TS.22 Ejecuta un Script (Procedimiento Almacenado SQL) 5. INVOCADOR Nombre Tarea INVOCADOR TS.26 Invoca un Servicio Web Externo 6. DESVIADOR Nombre Tarea DESVIADOR TS.41 Desvía la corriente a un Evento de otro proceso iniciándolo o haciendo que continúe 7. CREADOR Nombre Tarea CREADOR TS.41 Crea Cuenta y Rol Personal 8. LIMPIADOR Elimina datos y documentos de los procesos y fichas Tareas de Sistema de AuraPortal Estas Tareas de Sistema permiten gestionar y automatizar procesos extremadamente complejos de forma automática. Permiten agilizar tremendamente los procesos, reduciendo drásticamente el tiempo de ejecución. Configuración de una Tarea de Sistema. (Fase de Modelización) 3.3. Integración AuraPortal incluye diversas herramientas para que sea fácil la integración con aplicaciones externas (ERPs, CRMs, Producción, BI, etc.) también sin programación. Y para aquellos casos que se requiera o prefiera utilizar una programación específica, AuraPortal también Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 30 of 55

31 incluye mecanismos para integrarla con los Procesos BPM. Concretamente a través de las Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado). A continuación se muestra un esquema con las herramientas disponibles en AuraPortal para la integración con aplicaciones externas, seguido de una breve descripción de cada una: herramientas y medios de integración De forma breve se mencionan algunas de las herramientas incluidas en AuraPortal para integración con aplicaciones externas: Importación de Datos. AuraPortal incluye varias herramientas para importar datos de aplicaciones externas a través de conexión ODBC y OLDB. Estas importaciones pueden ser puntuales o periódicas, manuales o automáticas. Servicios Web. AuraPortal es 100% SOA (Service Oriented Architecture), y todos los datos pueden ser obtenidos y/o transmitidos desde y hacia aplicaciones externas a través de Servicios Web. Esto es muy importante porque permite la integración con cualquier aplicación moderna con el estándar "de facto" de hoy en día, los Servicios Web. En relación con los Servicios Web, en AuraPortal cabe destacar los siguientes aspectos: Servicios Web de sistema. Incluidos con la instalación de AuraPortal, proporcionan acceso a todos los datos, tanto para obtener como para insertar o modificar. Servicios Web personalizados. Cuando se desea iniciar Procesos BPM o introducir información en Procesos ya existentes, a través de Servicios Web, estos se pueden crear automáticamente sin necesidad de programación. Basta con indicar dos valores y pulsar un botón. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 31 of 55

32 Tarea de Sistema INVOCADOR (Invoca Servicios Web Externos). Tarea de Sistema diseñada para que desde los Procesos BPM se puedan invocar Servicios Web de aplicaciones externas para obtener o transmitir datos. Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado). Esta Tarea de Sistema permite la ejecución automática de Scripts y código de Programación de cualquier naturaleza a través del funcionamiento de los Procesos BPM. Adapters Server. Herramienta incluida en AuraPortal que permite consultar y/o modificar datos alojados en Bases de Datos externas (ERP, CRM, etc.) desde los Procesos de AuraPortal, tanto para ser visibles por los usuarios desde formularios, o bien interactuar automáticamente para la toma de decisiones de Compuertas, ejecución de Reglas de Negocio, cálculos, etc. Su configuración es muy sencilla, guiada con asistentes automáticos, y permiten la integración con cualquier base de datos aunque no disponga de Servicios Web u otros métodos de conexión estándares. Adapter Server hace de intermediario, se conecta a la base de datos externa a través de ODBC y con AuraPortal a través de Servicios Web. Esquema de funcionamiento de Adapter Server Formularios Externos. El diseño de los formularios de Tareas Personales (las que reciben y gestionan los usuarios), permite la integración de formularios externos realizados con otras herramientas. De esta manera el usuario puede estar trabajando en una aplicación externa directamente desde una tarea de AuraPortal, sin que él note ninguna diferencia. La mayoría de clientes que utilizan AuraPortal han utilizado las herramientas de integración que proporciona el sistema para conectarse con programas externos como por ejemplo SAP, ORACLE, MS Dynamics, AS400, Access, Excel, etc. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 32 of 55

33 3.4. Estructura de Datos - MDM (Master Data Management) Trabajando con AuraPortal, al gestionar la mayoría de las actividades de la entidad, se puede llegar a manejar una gran cantidad de información: Datos creados, modificados o eliminados tanto de las actividades de los procesos como de las aplicaciones con las que la empresa trabaja: ERP, Legacy, etc. (y que habrán sido integradas en la Suite). Documentos creados en la empresa o aportados por los externos (Clientes, proveedores, etc.), archivados, consultados y eliminados. Reglas de negocio: estrategias, procedimientos y normativas, tanto internas como de obligado cumplimiento, de comportamiento textual o mecánico. Información sobre Actividades. Sobre Personas, grupos, roles que intervienen en la ejecución de los Procesos y de las Tareas de Workflow Libre (actividades menores o no estructuradas), así como sobre los Tiempos, Consumos y Costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc. Por ello es necesario que el mismo sistema gestione y almacene los datos y la estructura de los mismos de forma fiable y controlada, de modo que puedan ser reutilizados. Este sistema de gestionar los datos y su estructura desde un sistema único e integrado permite a los usuarios disponer y compartir la información, aumentando el conocimiento y reduciendo la repetición de tareas para obtener una mayor ventaja competitiva. En AuraPortal este sistema se denomina Diccionarios. Diccionarios de AuraPortal A modo de ejemplo se muestran los Diccionarios de Términos y de Consultas Públicas. Diccionario de Términos Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 33 of 55

34 Diccionario de Consultas Públicas Además de los Diccionarios, AuraPortal permite una estructura que enlaza y conecta todos los 'datos maestros' que son utilizados para la gestión de: Empleados, Clientes, Proveedores, Productos, Existencias, etc. En AuraPortal, cada uno de estos grupos de datos se denomina Familia. Así pues, se trabaja con la Familia de Empleados, Familia de Proyectos, etc. Y cada Familia tiene las fichas con la información de cada uno de sus elementos. Por ejemplo: Dentro de la Familia de Empleados, existiría la Ficha del Empleado Mario González. AuraPortal ya aporta por defecto algunas Familias, como: Empleados, Cuentas, Ítems, Proyectos, Áreas, etc. Sin embargo, AuraPortal también aporta un sistema de creación ágil, sencilla y sin programación de Familias particularizadas para la organización. Éstas son ilimitadas y se crean según las necesidades de la empresa. En el punto 4.6 de este documento se expone una explicación más profunda de sus funcionalidades y sus ventajas. Es importante mencionar la seguridad de los accesos a la información. Esta se realiza mediante: Recintos Seguros, (Roles, Grupos, Cargos, Perfiles, etc.). Son como contenedores virtuales que albergan distintos Elementos Protegidos. Al dar de alta un Recinto Seguro se especifica el Permiso necesario para entrar en él. Elementos Protegidos: Formularios, Procesos, Informes, Consultas y Direcciones URL a páginas de la aplicación. Permisos: Es la combinación de un Rol + Nivel de Seguridad = Credenciales de un Usuario para poder acceder a los Recintos Seguros. Guardián. Dispositivo Residente en AuraPortal que constantemente vigila los accesos de los usuarios a los Elementos Protegidos que están alojados en los distintos Recintos Seguros. El guardián compara el permiso del visitante con el del Recinto y sólo permite la entrada cuando aquél es suficiente Analítica En el punto anterior se ha expuesto la ingente cantidad de información (datos, documentos, reglas, actividad de las personas, tiempos, costes, etc.) que se generan en AuraPortal al gestionar la mayoría de las actividades de la entidad, así como su estructuración en una fuente de información única y organizada. Pues bien, AuraPortal permite convertir esta gran cantidad de información en conocimiento disponible mediante todo tipo de Informes, Análisis y Estadísticas. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 34 of 55

35 Cuando en el día a día se ejecutan los Procesos, toda esta información básica que se va generando queda automáticamente registrada y organizada según la estructuración que se haya determinado, para que las herramientas de Inteligencia de la Suite BPM: BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), KPI s (Key Performance Indicators), etc., automaticen también la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos de la organización. El objetivo es aplicar estas herramientas de forma que asesoren a los usuarios de negocio de cómo actuar para ser más eficiente, proponiendo alternativas y mejoras. Podemos agrupar la actividad en tres grupos: por Usuarios, Documentos y Gestión. 1. La Actividad de los Usuarios Se pueden obtener todo tipo de análisis del acceso de los usuarios (Empleados y Externos) Estadísticas de Actividad y de Acceso, Errores, etc, como por ejemplo, inicios y cierres de sesión y páginas accedidas por cada usuario, mostrando el nombre, versión del navegador, IP, dominio, etc., así como estadísticas por hora, día, semana o mes de: páginas y opciones visitadas, documentos e imágenes descargadas, ancho de banda consumido, motores de búsqueda, frases y keywords utilizados, etc. 2. La Actividad con los Documentos AuraPortal puede ofrecer puntualmente a cada interesado sus documentos y reportes personalizados. Podrán crearse diferentes Vistas según los criterios que se desee, para optimizar las consultas. Con el tipo de consulta es posible visualizar los documentos de una o varias Bibliotecas en Diccionario en la misma vista. Las Columnas y Filtros son configurables y de cada documento se puede obtener más información, por ejemplo: Ampliación de información sobre el documento Desde esta ventana de detalles hay la posibilidad de visualizar el LOG completo de la vida de este documento que ofrece la fecha y hora de las todas las acciones que los usuarios realizan con los documentos (creación, modificación, lectura, eliminación o firma digital), el Tipo de acción: Manual (realizada por un usuario) o Automática (realiza por el sistema) y desde Dónde se realiza: tareas de los procesos, bibliotecas, familias de elementos, roles personales, servicios web, aplicaciones externas, etc. 3. La Actividad de la Gestión En el día a día, cada Proceso que se ejecuta registra toda la información ocurrida a lo largo de su ejecución, tanto la que introducen los usuarios manualmente como la que se genera automáticamente por el sistema o interacción con aplicaciones externas. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 35 of 55

36 Por su parte, los KPI (Key Performance Indicators), registran determinados valores con el fin de analizar el rendimiento de los Procesos para la toma de decisiones. Un BPM de última generación permite diseñar cualquier tipo de KPI que se desee. Dependiendo del tipo de información, se registra y analiza de una manera especializada: Controles de Sistema Que cuando el sistema detecta una anomalía, genera de forma automática alertas, alarmas, notificaciones de aviso e incluso bloqueo de los procesos hasta que la anomalía ha sido resuelta. Cuadro de Mandos (Dashboard) Comprende el conjunto de Consultas e Informes bajo demanda creados por el usuario que permiten conocer y controlar la ejecución de los Procesos mientras estos están en macha. 1. Consulta de Procesos. Permite consultar los procesos según diferentes Vistas que han sido diseñadas por el propio usuario de forma muy sencilla. 2. Consulta de Tiempos. Muestra los tiempos de realización de los procesos por múltiples criterios: procesos, tareas, puntos de control (KPIs), lapsos, etc., con control de vencimientos, niveles críticos, umbrales, márgenes de alertas y alarmas. 3. Control de Ejecución. Permite un control exhaustivo de la ejecución de cada proceso en curso o ya ejecutado. Puede invocarse el Diagrama de la Clase de Proceso, para su consulta y contener el Rastreo que reproduce el flujo con todos los objetos por los que ha pasado la corriente del proceso, con los valores de los campos, históricos, documentos y cronometrías. Rastreo y Seguimiento de Procesos Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 36 of 55

37 Business Intelligence Comprende el conjunto de Consultas e Informes bajo demanda creados por el usuario para realizar análisis individuales y estadísticos que permiten obtener conclusiones relativas a Procesos o conjuntos de Procesos ya terminados. Permite observar los datos relativos a los Procesos ya terminados (Estadísticas, Informes, Estados de Procesos, Actividad Motor BPM, etc.), analizando los Indicadores Clave mediante técnicas de drill down y herramientas de BI (Business Intelligence) utilizando cubos OLAP, etc. Los formatos pueden ser: Tablas o Gráficos (tarta, barras, etc.) del estilo siguiente o de otros, a gusto del usuario. Business Intelligence 3.6. Dynamic Case Management Se llaman Casos en este contexto a los asuntos puntuales a resolver en una organización en un determinado período de tiempo. Los casos provienen de solicitudes (internas o externas) en el sentido más amplio: petición de bienes o servicios, atención al Cliente, compras, acciones de marketing, proyectos, expedientes, etc. De hecho, la mayor parte de los procesos de las empresas privadas y entidades públicas son "Casos". Aunque algunos casos pueden ser simples, otros pueden llegar a ser muy complejos, por lo que representa una gran dificultad para aquellos BPM rígidos y que no contengan el conjunto de funcionalidades y capacidades (como son la mayoría). AuraPortal cuenta con el Producto y la Metodología necesarios para acometer con éxito proyectos de Gestión Dinámica de Casos. Observación, control y análisis de la ejecución de cada caso en su conjunto (en el que pueden intervenir varios procesos), así como análisis de los resultados conjuntos varios de casos determinados, para su mejora continua. Creación ágil (y sin programación) de Gestiones Adicionales para el control de los elementos que se manejan en los casos. Workflow de Procesos con posibilidad de desviar la corriente, en un momento dado, a otros procesos (con o sin retorno). Intervención de tareas Obligatorias, Previstas y No Previstas, con Formularios Dinámicos capaces de aparecer u ocultarse según las circunstancias (Divisiones y Campos Condicionales). Gestión de Reglas de Negocio (no confundir con reglas de proceso). Gestión ágil de Documentos y Contenidos. Elementos de Información, Comunicación y Colaboración entre empleados y con externos a la entidad. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 37 of 55

38 Y otras muchas como el control de costes y rentabilidad de cada caso, aprendizaje estadístico de los casos, cumplimiento automático de las normativas y un largo etc. Pero, sobre todo, estas capacidades deben estar totalmente integradas e ir acompañadas de una gran agilidad y flexibilidad para acometer todo tipo de cambios de forma inmediata y con seguridad. Una funcionalidad esencial en la correcta y dinámica gestión de los Casos son los Grupos de Campo y Tratamientos Distribuidos que se explica a continuación Grupos de Campo y Tratamientos Distribuidos Los Grupos de Campo son listas de campos que se estructuran en columnas y que pueden contener diversos valores que se representan en filas, como por ejemplo, Albaranes, Facturas, Actividades de un proyecto, etc. Grupo de Campos El concepto de Tratamientos Distribuidos se ha creado para manejar piezas informativas homogéneas que, aunque generadas por el mismo proceso o por procesos similares, requieren tratamientos específicos diferentes a lo largo de su ciclo de vida. Los Tratamientos Distribuidos representan una parte importante de las actividades empresariales, estando presentes en muchos procedimientos tales como ciclos de compras, peticiones de Clientes, atención de reclamaciones, ciclos de ventas y otras, así como en buena parte de las actividades realizadas por las entidades públicas de cualquier naturaleza (Gobierno, Administraciones Autonómicas y Locales, etc.). Un ejemplo típico de Tratamientos Distribuidos es el caso de un Cliente que envía un pedido conteniendo varios productos diferentes en la misma orden. Puede ocurrir que algunos de los productos pedidos hayan de obtenerse fabricándolos siguiendo una particular línea de producción mientras que otros requieran líneas de producción diferentes, otros productos pueden obtenerse directamente desde el almacén y finalmente, puede que ciertos productos deban ser previamente adquiridos externamente. Es decir, puede haber diferentes canales de suministro para los diferentes productos de un pedido único y por tanto cada canal debe ser activado con sus correspondientes tratamientos. Para automatizar el procedimiento completo, diversos hilos de corriente deben trabajar paralelamente dentro de los procesos y deben ser controlados por los correspondientes responsables, incluyendo las excepciones previstas e imprevistas. Y todo ello, teniendo en cuenta que al final, todos los productos que corresponden a un pedido deben ser enviados al Cliente. Siendo su presencia tan universal, el manejo automático de los Tratamientos Distribuidos por medio de los procesos del BPM es un objetivo muy deseable, pero desafortunadamente se trata de una tarea nada trivial. En realidad, su complejidad hace que la mayoría de los BPM que se encuentran en el mercado se topen ante un obstáculo insuperable que les impide abordar este problema. Esto, sin embargo, no es problema para AuraPortal que ofrece una solución elegante, sólida y de fácil implantación. AuraPortal permite gestionar tratamientos distribuidos complejos que implican la intervención de más de un Proceso. El flujo de actividades seguirá el ciclo de vida de cada Línea (generada dentro del Grupo de Campos) que viajará a través de los diferentes Procesos que proporcionan a la Línea los tratamientos que necesita y retornará a cada Proceso original hasta que la vida de la Línea llega a su fin. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 38 of 55

39 La selección de las Líneas a ser tratadas se realiza mediante el uso de Contendores, que permiten filtrados de las Líneas que han de contener según las condiciones impuestas. En la siguiente figura se muestra de forma gráfica lo indicado previamente. Esquema gráfico de la interrelación entre procesos 3.8. Movilidad En una sociedad como la actual en la que la Movilidad llega a la práctica totalidad de los individuos, AuraPortal proporciona la posibilidad de que las actividades de los Procesos (Tareas) se realicen mediante la utilización de dispositivos móviles (iphone, ipad, etc.), en la medida que la tecnología de estos lo permita. Acceso a AuraPortal a través de dispositivos móviles Esta característica de AuraPortal permite una mayor interacción de servicios online, que hasta ahora estaban limitados al PC, y aumenta sus capacidades de comunicación y colaboración, haciendo la organización más dinámica y eficiente al mismo tiempo que se minimizan los costes. Por ejemplo: Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 39 of 55

40 El envío Automático de Mensajes SMS (simples o múltiples) como parte de los Procesos BPM permite generar Avisos a cualquier tipo de usuario de AuraPortal, Empleados o Externos (Clientes, Proveedores, etc.) y visitantes de la web. Esta funcionalidad aporta múltiples Beneficios como Gestión de Avisos de Procesos, Comunicación de Ofertas, Gestión de Promociones y Oportunidades o Alarmas y Alertas de los procesos. El inicio de Procesos y el envío de Tareas Personales a través de Móviles como parte de los Procesos BPM permiten el flujo de trabajos entre usuarios de AuraPortal Empleados y/o Externos. A partir de, por ejemplo, una Solicitud de Autorización de Compra por parte de un usuario, el sistema envía al aprobador la tarea para la aprobación de compra tanto a su Agenda del PC como a su móvil. Si el usuario desea ejecutar la tarea por el móvil, al recibir la Tarea en su Teléfono Móvil, ejecutará la Acción por medio de un Link al Proceso. De inmediato recibirá de forma automática una confirmación de entrega. Pero además de todo ello, el usuario, mediante un Smartphone, podrá acceder a la Plataforma Colaborativa AuraPortal como si lo hiciese desde un ordenador. Por tanto tendrá acceso no solo a los Procesos, sino a la documentación, datos, fichas, informes, noticias internas, etc. El usuario podrá trabajar con AuraPortal cuando quiera y donde quiera Cloud El sistema Cloud (servicios en la nube) ofrece capacidades de computación mediante servicios a través de Internet, dándoles a las entidades de cualquier tamaño la posibilidad de trabajar con una aplicación de software sin gastos en estructura tecnológica, con una mínima inversión y sin riesgo. El sistema AuraPortal Cloud va mucho más allá, ya que proporciona a las entidades la posibilidad de alcanzar la excelencia empresarial a través la implantación corporativa de BPM y con un coste mucho menor. Esta es una solución que, por ahora, solo puede ofrecérsela AuraPortal, ya que es la única Suite BPM que: Por una parte, como Plataforma de Gestión contiene las funcionalidades (intranet, gestión documental y de contenidos digitales, CRM, reglas de negocio y de proceso, familias para crear gestiones adicionales, comercio online, etc.) y las capacidades (de control de tiempos y costes, de case management, inteligencia de negocio, etc.) complementarias que necesitan las entidades. Y por otra, a que, gracias a su sistema exclusivo Motor de Procesos, ofrece la capacidad de poder crear procesos muy complejos sustituyendo al más alto nivel de Programación por un sistema amigable y sencillo de configurar que, no solo permite reducir drásticamente el trabajo sino que ayuda y guía al modelador para conseguir una Modelización de alto nivel. Pero, aun siendo ésta una gran ventaja, no es la más importante. El ciclo de vida de los procesos está enfocado a la Mejora Continua, por lo que la ventaja de la sinergia AuraPortal Cloud no solo se aplica a la puesta en marcha de los procesos, sino (y sobre todo) a todas las modificaciones que sufra el proceso durante su vida útil. En un mercado en donde la agilidad y capacidad de reacción es para la empresa sinónimo de supervivencia, los cambios serán continuos (y más aun en el periodo de maduración de cada proceso) y, por tanto, los cambios en los procesos deben ser instantáneos. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 40 of 55

41 De esta forma, AURA y su Red Oficial de Partners pueden, a través de AuraPortal Cloud, ofrecer a sus Clientes una solución muy completa y económica y que puede ser optimizada en tiempo mediante cambios inmediatos Colaboración y Redes Sociales AuraPortal es de base una Plataforma de Colaboración entre usuarios de diferentes niveles de actuación (Empleados, Clientes, Proveedores, Visitantes Web, etc.). El medio de comunicación son los procesos y las Tareas Libres. Este último puede verse en el punto 2.2. Además, AuraPortal ha implementado la integración con las Redes Sociales a dos niveles: Publicación de contenido Web. Es la tradicional integración con Redes Sociales, donde se publican contenidos de sitios web diseñados con el módulo Content Management de AuraPortal en cerca de 300 Redes Sociales diferentes, como Facebook, LinkedIn, Twitter y otras. Publicación de contenido de Procesos. De forma especial, AuraPortal dispone de los mecanismos para publicar información de los Procesos BPM en Facebook. A diferencia de la publicación web en Facebook, el contenido de los Procesos está protegido en portales privados, y sin embargo AuraPortal es capaz de publicarla en Facebook sin que se comprometa la seguridad. Selección de la Red Social desde AuraPortal Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 41 of 55

42 Publicación en Facebook desde AuraPortal 4. Características Diferenciadoras AuraPortal es una de las Suite BPM más avanzada del mercado y cuenta con múltiples capacidades originales que marcan la gran diferencia con otras soluciones BPM del mercado actual. A continuación se exponen los más relevantes Orientado a los Usuarios de Negocio Un proyecto BPM suele ser un proyecto corporativo en el que, con la involucración directa de la Dirección General, participa de una forma u otra en la práctica totalidad de la entidad. Los roles deben estar perfectamente definidos. Para Modelizar un proceso hay que conocer bien la problemática que resuelve y realizar un análisis del proceso alineado con el plan estratégico y los objetivos. Esta información es la que uno o varios expertos suministrarán a la herramienta. En el caso de AuraPortal, gracias a sus especiales características, serán los directivos que poseen el conocimiento del Negocio los que determinan qué y cómo se debe realizar. Por tanto no es obligatorio delegar esta función en el departamento de TI Sin Programación Los BPM tradicionales basan su implantación en la generación de código para diseñar, implementar y poner en funcionamiento los procesos. De esta forma, acometer un proyecto BPM supone una gran inversión en el coste y tiempo, por lo que solo puede llegar a ser rentable en operaciones de implantación de Procesos estratégicos y, además, muy uniformes (sin demasiados cambios), dejando fuera la posibilidad de una implantación corporativa de BPM. El problema estriba en que para sustituir la programación BPM en procesos complejos debe disponerse de unas funcionalidades muy avanzadas que difícilmente se pueden encontrar en los BPM del mercado. Hay algunos BPM que anuncian que no se necesita programación pero en realidad solo es cierto cuando se trata de procesos sencillos o cuando las prestaciones y la automatización es mínima. Con estos BPM se limitan mucho los beneficios que se obtienen de la implantación de BPM y se impide llegar a un nivel de maduración BPM. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 42 of 55

43 AuraPortal, gracias a su sistema exclusivo e innovador llamado Generatriz, ofrece la capacidad de poder crear procesos muy complejos sustituyendo el más alto nivel de programación por un sistema amigable de marcar o seleccionar que no solo permite reducir drásticamente el trabajo sino que ayuda y guía al modelador para conseguir una Modelización de alto nivel Tareas de Sistema Las Tareas de Sistema de AuraPortal son una mecánica única en su concepción y configuración para la gestión de tareas sin intervención humana. Gracias a las Tareas de Sistema de AuraPortal la automatización de los procesos se acelera enormemente. Para saber más sobre las Tareas de Sistema ver el punto 3.2. Tareas de Sistema de este documento Reglas de Negocio y Reglas de Proceso AuraPortal incluye, además de las Reglas de Proceso (reglas que atañen un proceso determinado), un innovador y revolucionario sistema de Reglas de Negocio (las que atañen al negocio en general) que, al ser expresada en un repositorio general, puede ser aplicada a cuantos objetos del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando coherencia, uniformidad y control. Además, bajo el punto de vista práctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantación y, sobre todo, en los cambios del día a día, ya que al cambiar la Regla se aplicará de forma inmediata a todos los objetos a los que afecte de todos los procesos de la entidad. Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPM incorporan un Motor de Reglas de Negocio independiente a los procesos. Estos fabricantes nombran Reglas de Negocio a lo que ellos ofrecen, que en realidad son Reglas de Proceso. Este tema ha sido desarrollado en el punto 2.6. de este documento Editor de Formularios Dinámicos El Editor de los Formularios Dinámicos es uno de los elementos principales en la configuración de Tareas Personales. Es de gran importancia que el Editor ofrezca al diseñador del formulario un amplio repertorio de opciones y funcionalidades capaces de crear formularios de extrema complejidad. A día de hoy el Editor de Formularios de AuraPortal es uno de los más completos y flexibles del mercado. Ofrece mecánicas que son únicas y muy diferenciadoras. Para más información ver punto 3.1. Editor de Formularios Dinámicos Familias Propias (Fichas Personalizables) AuraPortal es el único BPM que cuenta ya con los elementos de gestión básicos (llamados Familias de Sistema) que conforman la columna vertebral de la empresa: Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos, Servicios, Existencias e Inmovilizado), Proyectos y Áreas de la entidad. Son fichas de información estructurada accesibles por los procesos y que pueden ser consultadas y modificadas (con los apropiados permisos) en cualquier momento. Pero además, permite la creación ágil (y sin programación) de otras familias llamadas Familias Propias (Fichas Personalizables), que son diseñadas por la propia entidad según sus necesidades. En la práctica, estas familias complementarán algunas aplicaciones que ya está utilizando la entidad y sustituirán aquellas que queden obsoletas. El conjunto de estas Familias (de Sistema y Propias) constituyen una estructura imbricada que enlaza y conecta cada uno de estos elementos entre sí y con el resto de elementos de la Plataforma (procesos, documentos, etc.), ofreciendo por tanto unas posibilidades de management hasta ahora desconocidas: Por una parte, la información que soportan estos elementos de gestión (junto con la que proviene de la integración de las aplicaciones informáticas que utiliza la entidad: ERP, sistemas Legacy, etc.) nutre a los Procesos de la información necesaria para óptimo desarrollo. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 43 of 55

44 Y al mismo tiempo, la ejecución diaria de los Procesos va volcando de forma automática y en tiempo real toda su información sobre estas Familias y/o en las aplicaciones integradas, proporcionando un sistema de información, gestión y análisis de todos los elementos que se quieran controlar en la empresa, y sin trabajo adicional alguno. Esquema gráfico de cómo los procesos interactúan con la Familias y con sistemas externos a AuraPortal Las Familias Propias permiten soportar todo tipo de Gestiones Adicionales que la empresa necesite, y son diseñadas por la propia entidad según sus necesidades. Su diseño y creación se realiza de forma muy simple y sin necesidad de programación y ofrecen una gran potencia de gestión ya que están totalmente interconectadas entre sí y con el resto de Familias y del resto de elementos (Procesos, Documentos, etc.). Básicamente, los elementos de información que puede contener una Familia Propia son estos: Información Estructurada. Con todos los campos de gestión e información que han sido creados para esa Familia. Información No Estructurada. Documentos y/o Bibliotecas enteras, ya sea Integrados (cuando el repositorio de los Documentos es la propia ficha) y/o Asociados (cuando el repositorio está en otro elemento o biblioteca, pero se puede acceder directamente desde la ficha). Información Relacionada. Mediante enlaces con el resto de familias: empleados, cuentas, etc. o bien otras Familias Propias, a través de redes de relaciones entre todas las Familias a nivel 1:1, 1:N y N:N (del tipo Cliente - Facturas - Albaranes - Artículos vendidos o cualquier otra que desee). Información sobre Actividades. A través de enlaces con los Procesos y con las Tareas de Workflow Libre. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 44 of 55

45 Información de Control y Análisis. Control de Costes y Rentabilidad y acceso directo a Tiempos, Reportes, Estadísticas, Análisis, etc. Cuando se ejecuta un Proceso (o se gestiona un Caso, que puede estar compuesto de varios procesos) toda la información que se va generando en el/los procesos puede ser volcada en tiempo real en las Familias y queda automáticamente organizada según la estructuración que se haya determinado. De esta forma contendrá toda la información que se desee. La ventana de gestión de cada Familia contará con toda la información, análisis y estadística de todos los elementos o grupos de estos. Desde la Ficha de cada elemento de la Familia podrá conocerse toda su información, análisis y estadística de ese determinado elemento. Es interesante mencionar que las Familias Propias, al ser de libre creación, pueden sustituir a las tradicionales hojas de cálculo y bases de datos de tipo Access. Por tanto en una sola herramienta se puede compartir y trabajar con este tipo de información WIP (Integración de Procesos en la Web Corporativa) Es una plataforma, exclusiva de AuraPortal, desde donde los externos pueden realizar preguntas o notificaciones, consultas, etc. que podrán ser contestadas por . También pueden Iniciar y ser ejecutores de Tareas de Proceso. La propia WIP inicia de forma automática los procesos diseñados para cada asunto, logrando de esta forma la excelencia en el servicio junto con la optimización de los recursos. Y todo ello a través de la página Web, el , el móvil, etc. No es suficiente con tener un buen escaparate en Internet, es necesario que esté integrado con los procesos internos de gestión de la empresa y sus empleados. Sólo así será un sistema eficaz, dinámico y atractivo para los Clientes. Una vez un visitante de la web está registrado, ya podrá entrar en su sitio privado de la WIP para ver información restringida, iniciar procesos, consultar el estado de los procesos que ha iniciado, recibir y gestionar Tareas, ver los s recibidos desde AuraPortal, y modificar los datos de su registro Gestión de Contenidos y Comercio Online En el mercado existe una gran variedad de productos que ofrecen soluciones de Gestión de Contenidos y también productos de Comercio Online. La característica diferenciadora en AuraPortal es que tanto La Gestión de Contenidos como el Comercio Online están totalmente integrados con los procesos, aportando una completa solución en la entidad. Estos temas han sido desarrollados en los puntos 2.4. y 2.5. de este documento % Tecnología Web Hoy en día la gran mayoría de soluciones BPM ofrecen un portal de ejecución de procesos online, por tanto el usuario solo ha de acceder a una URL a través de un navegador de Internet para acceder a sus procesos. En AuraPortal, no solo la ejecución de los procesos es con tecnología 100% Web, sino que la configuración y administración del sistema también se realiza con tecnología 100% Web. Por tanto, cualquier tipo de usuario con los permisos adecuados, ya sea un gerente, un técnico, un administrador, etc. accederá al sistema mediante Internet en cualquier lugar y momento. Todo el sistema AuraPortal es 100% Web, no solo el portal de ejecución Dynamic Case Management La Gestión de Casos o Case Management es de vital importancia para cualquier entidad ya que los Casos suponen una parte importante de la actividad cotidiana de la mayoría de las empresas privadas y entidades públicas. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 45 of 55

46 La resolución de casos complejos no es un asunto trivial y requiere que la Suite BPM que los maneje contenga muchas funcionalidades y capacidades que aun no se encuentran en los BPM tradicionales. Pero sí en AuraPortal. La Gestión Dinámica de Casos DCM probablemente se convertirá en los próximos años en el gran reto de las Suites BPM y AuraPortal cuenta con el Producto y la Metodología necesarios para acometer con éxito proyectos de DCM, aportando la flexibilidad que las empresas necesitan. Este tema ha sido desarrollado en el punto 3.4. de este documento. 5. Arquitectura Tecnológica Tal y como se ha mencionado anteriormente AuraPortal es una solución informática desarrollada 100% con tecnología web y los estándares más reconocidos. La Arquitectura Tecnológica en la que descansa AuraPortal permite una ágil escalabilidad tanto de Hardware como de Software para adaptarse a las necesidades actuales y futuras de la empresa Acceso a AuraPortal Para que los usuarios (Internos, Externos e Invitados) accedan a AuraPortal es necesario un ordenador servidor dedicado en donde estará instalado AuraPortal y soportes tecnológicos (ordenador, ipad, iphone, etc.) con acceso a un navegador de Internet desde donde se accederá. En general suele ser recomendado separar AuraPortal en dos servidores, uno para AuraPortal propiamente dicho y otro para la Base de Datos. Los requerimientos de estos servidores varían dependiendo de muchos factores, principalmente del número de usuarios concurrentes, la carga de trabajo que éstos desempeñen y del propio diseño de los Procesos BPM. Estructura de acceso de los usuarios a AuraPortal Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 46 of 55

47 6. Áreas de aplicación En este punto queremos mostrar dónde puede aplicarse AuraPortal y cuál es el perfil de empresa idóneo para su implementación y uso Sectores AuraPortal es una solución flexible que permite automatizar procesos de cualquier entidad y organización independientemente del Sector. Esto queda demostrado por la gran diversidad de Clientes que ya están utilizando el producto en multitud de sectores económicos. Desde grandes corporaciones a pequeñas empresas y desde organizaciones y asociaciones privadas a agencias gubernamentales, partidos políticos, sindicatos, etc. todos ellos se benefician de la amplísima cobertura que la gestión por procesos, y en particular AuraPortal proporcionan, ofreciendo soluciones para todas las necesidades. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 47 of 55

48 6.2. Áreas de Negocio Con AuraPortal, se puede automatizar de manera sencilla cualquier proceso. A modo de ejemplo se enumeran algunas de las áreas de negocio estratégicas en la mayoría de entidades y que pueden ser organizadas, gestionadas y controladas mediante AuraPortal. CRM (Customer Relationship Management). Campañas de Marketing, Seguimiento de Oportunidades, Ofertas y Pedidos, Call Center, Servicio Post-Venta, Etc. SRM (Supply Relationship Management). Captación y Homologación de Proveedores, Comunicación con Proveedores y Suministradores, Organización de Compras y Suministros, eprocurement. Tercerización, Etc. SCM (Supply Chain Management). Planificación, Aprovisionamiento, Producción, Logística, Devoluciones. Etc. Gestión Financiera. Gestión de Costes, Gestión Presupuestaria, Gestión de Consolidación, Análisis de Riesgos, Etc. Producción. Planificación, Gestión de Órdenes, Gestión de Devoluciones, Gestión de Aprovisionamiento, Etc. Proyectos y Costes (Internos y Externos). Planificación. Ejecución. Seguimiento. Medición de los Resultados, Etc. RR.HH. Administración del Personal, Evaluación y Control, Gestión de Ausencias y Presencias extras, Selección y Contratación de Personal, Salud Laboral, Flujos de Información, Formación y Desarrollo, Etc. Normativas (Internas y externas). Calidad ISO, Medioambiente, Seguridad Laboral, Seguridad de la Información, Protección de Datos, Higiene, EFQM, CMMI, Sarbanes-Oxley, Basilea II/III, Solvencia II, Etc. Otros Aplicaciones Específicas Además de las aplicaciones mostradas anteriormente, el surgimiento de nuevas tecnologías permite potenciar las posibilidades de AuraPortal a la hora de automatizar procesos que conllevan una complejidad de diversa índole. Bolígrafo Digital El Bolígrafo Digital permite convertir los datos de un formulario manuscrito a datos digitales disponibles inmediatamente en un Proceso de AuraPortal. Bolígrafo Digital Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 48 of 55

49 NFC (Near Fear Connection) NFC, Near Field Connection es una tecnología inalámbrica de corto alcance que permite una interconexión entre dispositivos electrónicos de una manera intuitiva, sencilla y simple. Gráfica de conexión entre AuraPortal y NFC La tecnología NFC permite el intercambio de datos entre dispositivos. No está dirigida a la transmisión masiva de datos, ni al estilo de tecnologías WLAN (Wi-Fi) o Bluetooth, sino a la comunicación entre dispositivos con capacidad de proceso como Teléfonos Móviles, PDAs, o PCs por lo que es una tecnología complementaria a éstas y no sustitutiva. Posibles Aplicaciones: Control de Mantenimientos Predictivos, Correctivos Gestión y Seguimiento de Contratos. Controlar Accesos, Presencias Personas Control de tiempos en la ejecución de las Actividades Control de Rutas de Inspección Redes de Sensores Inalámbricos (MOTAS) con tecnología GIS (Geographic Information System) A día de hoy existe una tecnología de Redes de Sensores Inalámbricos que conjuntamente con tecnología de Sistemas de Información Geográfica y AuraPortal permiten, gracias a los Servicios Web, iniciar procesos en AuraPortal en base a la activación de sensores (Motas). De tal modo que permiten desplegar una serie de soluciones como por ejemplo: 1. ISO La Eficiencia Energética Implantar la Norma ISO permite certificar la optimización del uso de la energía en cualquier organización. Mediante procesos, cálculos matemáticos, sensores, control de válvulas, luces, relés, servomotores, etc. AuraPortal ayuda a cualquier Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 49 of 55

50 tipo de organización (SECTOR INDUSTRIAL, SANITARIO, ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, BANCA, RETAIL, etc.) a obtener los siguientes resultados: Ahorro de energía en el corto, medio y largo plazo Toma de conciencia y control de la cantidad de energía utilizada Reconocimiento de imagen de marca 2. Agua. El componente esencial para la vida No hay duda alguna de que el agua es uno de los elementos más esenciales en el entorno vital y también económico desde siempre. El agua, además de saciar nuestra sed, es utilizada un 20% a nivel global para proveer a la industria y un 70% es aprovechada en la agricultura y ganadería. Es responsabilidad de todos realizar una correcta gestión de este preciado bien a cualquier nivel. Mediante procesos de AuraPortal, se pueden controlar los niveles de agua utilizados, prefijando cantidades mínimas y máximas, y alertando de su consumo. 3. Polución. Control de las emisiones de gases nocivos La polución y contaminación son un mal que inciden directamente en la salud de los seres vivos. La liberación de sustancias químicas y partículas a la atmósfera alteran su composición y perjudica la vida en general. Las ciudades y fábricas son las fuentes de polución más destacadas (aunque no las únicas) y por tanto es necesario el control de la emisión de gases de las mismas. AuraPortal puede aplicarse para el control de: Contaminación en ciudades (CO, CO2, NO2, O3) Emisiones del ganado en granjas y criaderos (CH4, H2S, NH3) Procesos químicos e industriales (C4H10, H2, VOC) Incendios (CO, CO2) 4. Agricultura. La eficiencia agrícola Gracias a la automatización de procesos con AuraPortal, ahora es posible gestionar el cuidado de cultivos y conocer las condiciones precisas de crecimiento de las plantas desde casa. Mediante la medición de la humedad, temperatura y luminosidad, se pueden detectar riesgo de heladas, posibles enfermedades de las plantas o la necesidad de riego según el nivel de humedad de la tierra. Esto permite una monitorización y control de los cultivos de alto rendimiento (trigo, maíz, etc.) o delicados (viñedos, frutos tropicales, etc.), tanto al aire libre como en invernaderos. Y por tanto, se obtienen cosechas de alta calidad. Procesos que controlan la presión, inclinación, temperatura, nivel de líquidos, luminosidad, estiramiento, etc. 5. Ganadería. Cuidado en el crecimiento de los animales Para mantener la salud y el bienestar de los animales, y para ofrecer un buen ambiente de trabajo al personal, se requiere una buena calidad del aire. La calidad del mismo se determina por su contenido en gases, polvo y microorganismos (bacterias, endotoxinas y virus). Es de vital importancia controlar el aire que los animales respiran, de modo que se garantice un sano crecimiento. Por medio de procesos de AuraPortal es posible optimizar las condiciones de crianza de los animales. Control de la temperatura de la crías Norma CIGR. Medición de niveles de los gases (metano, amoníaco, etc.) Control del nivel de estrés de los animales Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 50 of 55

51 7. Beneficios 7.1. Beneficios La implantación de AuraPortal en una organización conllevará una serie de mejoras en la gestión, entre otras, que se indican a continuación Estudio de Clientes Se ha incorporado a este documento los resultados obtenidos de un estudio realizado por el Departamento de Consultoría de AURA durante el año 2011, enfocado a empresas que utilizan el BPM AuraPortal. El estudio se ha centrado en cómo AuraPortal ha mejorado ciertas áreas empresariales basadas en la gestión automática de los procesos. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 51 of 55

52 Las áreas estudiadas han sido: Costes, Ingresos, Tiempos, Errores, Análisis y Decisiones, y Eficiencia. El estudio ha recogido datos relativos a las áreas mencionadas antes y después de la puesta en marcha de AuraPortal en más de 200 Clientes. Y sobre todo cuál ha sido su evolución durante los 2 años siguientes a la puesta en producción del producto. Los Clientes que han intervenido en el estudio pertenecen a los siguientes Sectores: Administración Pública, Industria, Energía, Instituciones Financieras, Seguros, Sanidad, Educación, Servicios y Telecomunicaciones. Gráficas sobre Costes, Ingresos, Tiempos, Capacidad, Errores y Eficiencia Es indiscutible que la implantación de AuraPortal para la automatización de los procesos de la empresa y la organización es siempre beneficiosa. El ahorro de costes es uno de los motivos más importantes a la hora de implantar AuraPortal. Los procesos también ayudan en el incremento de los ingresos, permitiendo ofrecer un mejor servicio a los Clientes, aumentando la fidelización de los mismos, automatizando la gestión de campañas de marketing y el seguimiento de potenciales Clientes, etc. El ahorro de costes y el incremento de los ingresos están estrechamente relacionados con la disminución del tiempo empleado en la gestión de los procesos. Con AuraPortal se pueden automatizar tareas para que sea el sistema quien las ejecute y no la persona. Gracias a la automatización de los procesos, los errores que se cometían en la gestión manual de los mismos casi han desaparecido. Esto ha propiciado que la información sea coherente, fiable y segura. Si a la fiabilidad de los datos le sumamos que AuraPortal permite una extracción y análisis de los mismos a diferentes niveles y mediante su BAM (Business Activity Monitoring), BI (Business Intelligence), Balanced Scorecard, KPI s (Key Performance Indicator), etc. el resultado es un aumento de la capacidad analítica y en consecuencia de la toma de decisiones. La Eficiencia, que es el logro de un objetivo al menor costo unitario posible, ha sido uno de los indicadores que nace del ahorro de costes y tiempos debidos al BPM. El uso óptimo de los recursos disponibles, gracias al BPM, permite lograr los objetivos deseados. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 52 of 55

53 7.3. Casos de Éxito De los 500 Clientes que utilizan la solución AuraPortal para la automatización de sus procesos, podemos destacar algunos Casos de Éxito que han sido elaborados con un mayor nivel de detalle en cuanto a Problemática detectada, Solución aportada y Beneficios obtenidos. Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 53 of 55

54 Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 54 of 55

55 Documento Descriptivo: Vista de Pájaro Page 55 of 55

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