MACROPROCESO: GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: GENERAR FICHA FINANCIERA PARA PROYECTOS ESPECÍFICOS DE INVERSIÓN

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1 Página: 1 de 7 INSTRUCTIVO: GENERAR FICHA FINANCIERA PARA PROYECTOS ESPECÍFICOS DE INVERSIÓN

2 Página: 2 de 7 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Registrar en el SGF QUIPU el presupuesto de ingresos y gastos de proyectos específicos de inversión, con el fin de generar la ficha financiera. ALCANCE: Inicia con la recepción del formato de información financiera que remite la oficina de Planeación para los proyectos del Plan Global de Desarrollo y el acto administrativo donde se asigna el presupuesto de ingresos y gastos para los proyectos específicos de los Fondos Especiales para una vigencia fiscal y termina con la autorización de la ficha financiera en el SGF QUIPU. Aplica para las dependencias encargadas del manejo presupuestal de la Gestión General y Unidades Especiales en el Nivel Nacional, de Sede, y de Facultad y en las Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia. DEFINICIONES: 1. Empresa en SGF QUIPU: En el SGF QUIPU, se le da el nombre de empresa a la unidad ejecutora que administra su información financiera de forma independiente, para su posterior consolidación y/o agregación según la unidad de gestión. 2. Ficha Financiera: Registro en el SGF QUIPU dentro del módulo de proyectos, en el cual se incorporan las apropiaciones de ingresos y gastos para la ejecución presupuestal de un proyecto, en una vigencia fiscal. 3. Fondos especiales: Sistema especial para la administración y manejo de recursos generados por actividades académicas de formación, investigación y extensión, con el fin de garantizar el fortalecimiento de las funciones propias de la Universidad Nacional de Colombia 4. Nivel central: Dentro de la estructura financiera de la Universidad, comprende el proyecto genérico de funcionamiento y los proyectos específicos del presupuesto de inversión, pertenecientes al plan de desarrollo. 5. Proyecto específico: Aquél que maneja un presupuesto de destinación específica, es decir, que sus apropiaciones están destinadas al cumplimiento de los objetivos para los cuales se estableció el mencionado proyecto. 6. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macro proceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 7. UGI: Unidad de Gestión de Investigación. 8. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. 9. Vigencia fiscal: Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de diciembre de cada año. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Tener registrada y autorizada la ficha administrativa del proyecto específico, tener el acto administrativo mediante el cual se asigna las partidas por niveles rentísticos del ingreso y rubros presupuestales del gasto al proyecto y tener registradas las apropiaciones presupuestales globales en el SGF QUIPU es de carácter obligatorio para realizar las actividades del presente instructivo. 3. Para registrar presupuestalmente la ficha administrativa, se debe tener habilitado el módulo de proyectos.

3 Página: 3 de 7 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Ingresar al módulo de Proyectos El responsable designado por el área de Presupuesto debe ingresar al módulo de proyectos en el SGF QUIPU. SGF QUIPU: Proyectos> operativo > operación proyectos > ficha financiera 2. Ingresar a la ficha financiera. Al hacer clic en la Ficha Financiera se despliega la ventana Información Financiera con los siguientes campos a diligenciar:

4 Página: 4 de 7 a. Empresa: El código de la empresa se encuentra digitando F9 y el nombre de la unidad ejecutora. Para generar la ficha financiera es necesario tener en cuenta que, si el proyecto se encuentra vinculado al Banco de Proyectos de la Universidad Nacional BPUN, corresponde a la empresa Nivel Central o a la empresa Unidad de Investigación UGI del Nivel Central; si el proyecto es de extensión, corresponde la empresa Fondo Especial; si el proyecto es de investigación de los Fondos Especiales, corresponde a la empresa UGI Fondo Especial. b. Tipo de movimiento: Corresponde al tipo de movimiento de las operaciones que afectan el presupuesto y se encuentra pulsando F9 y ENTER. Seleccione el tipo de movimiento según corresponda (creación, adición, reducción). c. Proyecto: Corresponde al nombre del proyecto que se creó en la ficha administrativa d. Parámetros presupuestales: i. Recurso del balance: Corresponde a la identificación del código presupuestal de estos recursos que es el 21. Esta información se diligencia independientemente de la fuente de financiación del proyecto. ii. Genera Ingresos: Corresponde a la casilla que permite registrar los ingresos que financian el proyecto. En este caso se digita S. iii. Maneja asignación de cupo: Corresponde a información que se maneja únicamente para proyectos específicos. En este caso se digita N. iv. Grupo de movimiento equilibrio presupuestal: Corresponde al control de los ingresos para realizar los pagos del proyecto a través de las siguientes opciones que se encuentran pulsando F9, así.

5 Página: 5 de INGRESOS (-) EGRESOS PROYECTO, Este control no permite realizar pagos con cargo al proyecto, si no se ha efectuando el recaudo de los ingresos INGRESOS (-) REGISTRO DE PROY, Este control no permite elaborar compromisos con cargo al proyecto si no existen ingresos. v. Área específica para validación: En el SGF QUIPU corresponde a la identificación de cuentas presupuestales así : 1. Proyecto genérico: Corresponde a gastos de funcionamiento. 2. Proyecto específico inversión: Corresponde a gastos de inversión del Plan Global de Desarrollo. 3. Proyecto específico fondo: Corresponde a gastos de inversión con destinación específica de los Fondos Especiales. 4. Área final: Corresponde a gastos de destinación regulada de los Fondos Especiales. 5. El área seleccionada debe corresponder a la registrada en la Resolución de apropiación sedes RAS. vi. Carga distribución de doc ppto: Para el caso de los proyectos específicos la información de esta casilla se genera de forma automática (N) para pasar a digitar la siguientes casillas: 1. Rg: Esta casilla no está habilitada. 2. Empr y Vigen: Corresponde a la empresa y vigencia a la cual se le está asignando el presupuesto. Esta información se genera de forma automática. 3. Área: Corresponde al nombre del área a la cual se les está asignando presupuesto. 4. Imputación: Corresponde a los niveles rentísticos de ingresos y a los rubros presupuestales del gasto que figuran en el acto administrativo mediante el cual se asignan las apropiaciones presupuestales para una vigencia fiscal. Esta información se encuentra pulsando F9 y el nombre del concepto correspondiente y ENTER. 5. Recurso: Corresponde a la fuente de financiación (aportes de la Nación, ingresos corrientes y recursos de capital). Esta información se encuentra pulsando F9 y el nombre del recurso y ENTER. 6. Valor ingresos / Valor gastos: Corresponde al monto en pesos que figura en el documento de asignación presupuestal para el proyecto específico en cada uno de los conceptos del ingreso y el gasto. 7. Grabar: Con esta opción se graba la información en el SGF QUIPU. vii. Traslada valor total: Esta casilla no se encuentra habilitada. La información de los parámetros presupuestales se generará de manera automática en el caso de adiciones o reducciones.

6 Página: 6 de 7 3. Autorizar la ficha financiera. El responsable designado por el área de Presupuesto debe ingresar al módulo de Proyectos en el SGF QUIPU. SGF QUIPU: Proyectos > Operativo > Operación Proyectos >Autorización Ficha Financiera. Al seguir la ruta Autorización Ficha Financiera se encuentra despliega la ventana Autoriza ficha financiera, donde es necesario digitar la siguiente información: a. Empresa: El código de la empresa se encuentra digitando F9 y el nombre de la unidad ejecutora. b. Nit / Vigencia: Esta información se genera de forma automática. c. Código: Verificar el código y el nombre de la empresa y el valor del proyecto registrado. Se presentaron errores? Sí: Regresar a la actividad 1 para corregir las inconsistencias. No: Seleccionar la opción Aut. Con ésta se activa una pantalla en donde se puede verificar y autorizar la información financiera incluida en el SGF QUIPU. En el caso de las adiciones o reducciones se activará la siguiente casilla:

7 Página: 7 de 7 Diligenciar la casilla digitando S y aprobar la autorización digitando S. Fin del Instructivo. ELABORÓ CARGO Julio César Camacho Esguerra y Amanda Elsy Almanza Celis Profesional Especializado Asistente Administrativo REVISÓ CARGO Nancy Helena Muñoz Beltrán, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen Jefe División Nacional de Presupuesto, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa APROBÓ CARGO Angela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Marzo 07 de 2011 FECHA Marzo 08 de 2011 FECHA Octubre 14 de 2011