GESTIÓN DE CUENTAS A COBRAR Y CUENTAS A PAGAR

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1 GESTIÓN DE CUENTAS A COBRAR Y CUENTAS A PAGAR Microsoft Business Solutions-Navision le proporciona un sistema de gestión de clientes y proveedores eficaz que le ayuda a fortalecer las relaciones empresariales. Microsoft Navision le ayuda a controlar totalmente su dinero al mantener registros detallados de cada operación de compra y venta. Así puede mantener registros de transacciones completos de cobros y pagos y también de las áreas de contabilidad y existencias. La estructura integrada de Microsoft Navision transforma los cobros y pagos habituales en una gestión de cuentas adaptada para obtener la máxima eficacia. Las áreas de aplicación de cobros y pagos constan de bases de datos de clientes y proveedores que almacenan toda la información que necesita para gestionar las relaciones con clientes y proveedores, incluida la información de contacto y las condiciones de descuentos, así como también información histórica de cada cuenta. El entorno flexible de Microsoft Navision le permite personalizar estas bases de datos para poder hacer negocios de forma más eficaz. Las áreas de cobros y pagos están completamente integradas con el resto de Microsoft Navision. El sistema registra automáticamente todas las transacciones de clientes o proveedores en la cuenta del cliente o del proveedor correspondiente y en diversas cuentas especificadas en la contabilidad, por ejemplo, de una venta. Cuentas de ventas Cuentas de clientes Cuentas de costes de ventas Cuentas de IVA Descuentos (por ejemplo, descuentos por pronto pago, de producto y de cantidad) Puede ver todas las transacciones de cliente o proveedor de todas las cuentas o de determinadas cuentas de su plan de cuentas, diarios, fichas de cuenta, etc.: Utilice la función Navegar para localizar todos los movimientos registrados con el mismo número de documento y fecha de registro. En la ventana Navegar puede ver el tipo y el número de movimientos realizados y los movimientos directamente, por lo que puede encontrar todos los documentos relacionados en una sencilla búsqueda. Esto es posible gracias a los números de documentos internos y externos, como los números de pedidos de compra de clientes y números de facturas de proveedores. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 1

2 Póngase en contacto con su Partner Para obtener más información acerca de Microsoft Business Solutions Navision, póngase en contacto con su Microsoft Certified Business Solutions Partner. Los partners tienen experiencia para diseñar una solución adaptada a las necesidades específicas de su negocio. O bien, visite Acerca de Microsoft Business Solutions Microsoft Business Solutions, una división de Microsoft, ofrece una amplia gama de aplicaciones y servicios empresariales integrados, diseñados para ayudar a las pequeñas, medianas y grandes empresas a estar mejor conectadas con clientes, empleados, socios y proveedores. Las aplicaciones de Microsoft Business Solutions optimizan los procesos empresariales estratégicos de gestión financiera, análisis, gestión de recursos humanos, gestión de proyectos, gestión de relaciones con clientes, gestión de servicios de campo, gestión de la cadena de suministro, comercio electrónico, fabricación y gestión de venta. Las aplicaciones se han diseñado para proporcionar una visión general que ayude a los clientes a lograr el éxito de su negocio. Puede encontrar más información sobre Microsoft Business Solutions en Dirección: Microsoft Business Solutions Frydenlunds Allé Vedbaek Dinamarca Tel Fax MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 2

3 Características principales LÓGICA DE NEGOCIO FLEXIBLE EN COBROS Y PAGOS Descripción Utilice la flexibilidad de Navision y las opciones de configuración específicas de la empresa para gestionar eficazmente las cuentas a cobrar y a pagar de la siguiente forma: Cada cliente y proveedor tiene su propia ficha de cuenta con información de pagos, direcciones, divisas, información de impuestos y condiciones de pago. Por ejemplo, utilice fórmulas para determinar fechas de vencimiento y períodos de descuento y asignarlos a clientes y proveedores. Puede agregar un número ilimitado de campos definidos por el usuario para adaptarlos a sus necesidades empresariales y que también se pueden utilizar para establecer filtros y realizar búsquedas rápidas. También puede asignar un grupo contable a una cuenta, así como un número ilimitado de dimensiones predeterminadas; por ejemplo, el comprador responsable, la región de ventas, la clasificación de productos, etc. Obtenga acceso inmediato a estadísticas de cuentas, movimientos, cuentas bancarias y todos los documentos relacionados con una cuenta desde su correspondiente ficha de cuenta. Separe las direcciones de envío y facturación para que la facturación, los extractos y los recordatorios se envíen siempre al departamento o almacén correctos. Procese las compras y las ventas en efectivo y a crédito para ajustarlas a las necesidades de un cliente o proveedor. Agregue comentarios a cualquier cuenta o transacción. Utilice diarios periódicos para las transacciones más frecuentes, incluidos los pagos de alquileres mensuales, facturas de acceso a Internet, etc. Flexibilidad y transparencia al liquidar pagos y cobros en efectivo Liquide un pago con las facturas y abonos que desee. Para un mayor control, puede elegir cómo liquidar transacciones de clientes o proveedores especificando las cantidades que se van a liquidar en cada documento. Esto es especialmente útil cuando los clientes realizan pagos parciales de varias facturas. Si elige el método Liquidar el más antiguo, el sistema puede liquidar automáticamente los pagos de las facturas más antiguas de clientes específicos. Vea información detallada de las cantidades que se registrarán en contabilidad antes de registrarlas, como descuentos de pagos y cantidades con redondeos. Tolerancia dto. Pago: establece un nivel de tolerancia de varios días para liquidar y cerrar una factura y el pago, incluso si recibe el descuento del pago después de la fecha de descuento especificada en las condiciones de pago. La tolerancia de descuento se puede permitir automáticamente o decidir según cada caso particular. Tolerancia pagos: define un nivel de tolerancia (en la divisa local u otra divisa) de una factura para poder liquidar y cerrar totalmente los movimientos de pagos y facturas, incluso si la cantidad pagada es superior o inferior a la factura. La tolerancia se puede permitir automáticamente o decidir según cada caso particular. Esto puede ahorrar mucho tiempo, puesto que el personal de cobros ya no tendrá que gestionar las pequeñas cantidades que queden en cuentas de clientes, que se pueden cerrar automáticamente basándose en el nivel de tolerancia. Cancelar liquidaciones: cancele todos los registros y cambios relacionados con las liquidaciones de transacciones de clientes y proveedores para poder liquidarlas correctamente. El sistema mantiene información completa de cada transacción registrada, no registrada, pagada e histórica. Supervise sus cobros y pagos mediante estadísticas de clientes o proveedores, notas, informes de deudas o consultas en línea. Estadísticas completas de clientes y proveedores con saldos actualizados, cifras totales de ventas y compras, beneficio total, pagos y descuentos en diversos períodos. Ventana de Análisis exclusiva de Navision que permite ver una gran cantidad de información diaria, MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 3

4 Características principales Descripción semanal, mensual, trimestral o anual, al instante. Estadísticas de clientes y proveedores por divisa. Informes de deudas y de balance detallado de sumas y saldos de clientes y proveedores con divisiones por fecha específica y deudas por fecha de factura o fecha de vencimiento cuando tiene un límite económico por la cantidad que se va a pagar. COMERCIO INTERNACIONAL Defina un número ilimitado de divisas y determine la forma en que se redondean y registran los importes en divisa extranjera. Calcule automáticamente las diferencias negativas y positivas de cambio. Defina una divisa predeterminada para clientes y proveedores, y cámbiela fácilmente en diarios y documentos. Gestione las facturas de un cliente o un proveedor en un número ilimitado de divisas. Gestione toda la cuenta de un cliente o un proveedor en una divisa extranjera. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS E IVA Navision admite el uso del impuesto sobre las ventas. Puede configurar áreas de impuestos individuales para cada cliente y proveedor. El cálculo incluirá la capacidad de calcular el Impuesto sobre el uso e impuestos sobre impuestos. El cálculo del impuesto sobre ventas también está disponible desde las líneas del diario general. Utilice grupos de registro de impuestos para calcular automáticamente los impuestos de clientes y proveedores. Utilice Navision para informar a las autoridades correspondientes acerca de los detalles del impuesto sobre ventas. Calcule el impuesto sobre el uso cuando compre a proveedores. Los impuestos sobre las ventas se pueden capitalizar (o gastar) al pagar impuestos sobre las ventas a proveedores por activos fijos o por gastos internos. Calcule y genere informes de impuestos sobre las ventas basados en datos acumulados o en efectivo, para cubrir los requisitos de declaraciones fiscales. Utilice grupos de registro de IVA para calcular automáticamente el IVA de clientes y proveedores. Especifique si los precios unitarios de las líneas de ventas y compras deben incluir o no el IVA. Compruebe que el CIF/NIF se adapta al estándar del país y que no se ha duplicado incorrectamente en otro cliente o proveedor de la base de datos. Permita introducir manualmente el IVA para garantizar la coherencia entre los documentos externos y la contabilidad interna. Por ejemplo, en los casos en los que el IVA de un documento externo no coincida con el calculado por el programa, puede que se deba introducir el importe del IVA calculado por el proveedor. Utilice Navision para informar a las autoridades relevantes acerca de los detalles del IVA. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 4

5 FACTURACIÓN DE VENTAS Y COBROS Facturación de ventas La Facturación de ventas está totalmente integrada con Contabilidad y Existencias, por lo que se pueden registrar e imprimir facturas y abonos de ventas. Reciba avisos que le notifican si un cliente ha superado su límite de crédito, si se le ha bloqueado el acceso a más transacciones a causa de una disputa o si tiene un saldo vencido. Ventas estándar: configure líneas de documentos de ventas estándar para un cliente, incluidas las cantidades, para minimizar la entrada de datos necesaria para los clientes con ventas, pedidos, facturas estándar repetitivas, etc. Estas líneas estándar se pueden insertar automáticamente en un nuevo pedido o factura y, posteriormente, modificar cuando sea necesario. Panel de información de factura de venta Obtenga acceso instantáneo y una buena panorámica del histórico de ventas del cliente, el crédito disponible e información sobre envíos y contactos. La información sobre la disponibilidad de productos, productos sustitutivos, precios y descuentos se incluye en una única vista, lo que facilita la presentación de respuestas rápidas a las preguntas de los clientes. La entrada de facturas se acelera, por ejemplo, con una función de copia a documento que está disponible directamente desde la ventana del histórico de ventas. Descuentos en facturas de ventas Puede configurar cualquier número de condiciones de descuentos de factura, para el que puede definir una determinada cantidad mínima, un porcentaje de descuento y/o un cargo por servicio dependiendo del tamaño de la factura. Puede hacerlo en la divisa local o en divisas extranjeras. El descuento se calcula en las líneas de cada documento de venta y forma parte de la suma neta de la factura. Gestión de cobros FACTURACIÓN DE COMPRAS Y PAGOS Envíe extractos o recordatorios a los clientes con saldos vencidos. Puede especificar un intervalo de criterios; por ejemplo, cuándo y cuántos recordatorios deben enviarse a los clientes y si deben ser distintos en el carácter, importes de intereses y recargos fijos, y qué divisa debe utilizarse. Los recordatorios pueden crearse de forma manual o automáticamente con el programa. Defina un número ilimitado de términos de interés; por ejemplo, tipos de interés, períodos de gracia, importes mínimos, divisa, etc. Los documentos de interés pueden crearse de forma manual o automáticamente con el programa. Facturación de compras Registre e imprima facturas y abonos de proveedores con Facturación de compras, que está totalmente integrada con Contabilidad y Existencias. Compras estándar: configure líneas de documentos de compras estándar para un proveedor, incluidas las cantidades, para minimizar la entrada de datos necesaria para los proveedores con compras, pedidos, facturas estándar repetitivas, etc. Estas líneas estándar se pueden insertar automáticamente en un nuevo pedido o factura y, posteriormente, modificar cuando sea necesario. Descuentos en facturas de compras Puede configurar cualquier número de condiciones de descuentos de factura, para el que puede definir una determinada cantidad mínima, un porcentaje de descuento y/o un cargo por servicio MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 5

6 dependiendo del tamaño de la factura. Puede hacerlo en la divisa local o en divisas extranjeras. El descuento se calcula en las líneas de cada documento de compra y forma parte de la suma neta de la factura. Gestión de pagos Coloque determinadas facturas en espera para detener el pago hasta que se apruebe la factura de compra. Asimismo, también puede bloquear determinadas transacciones de un proveedor si existe una diferencia en curso con ese proveedor. Establezca prioridades en los proveedores para poder definir su orden de pago. Sugerencia automática de pagos a proveedores a partir de fechas de vencimiento, prioridad de proveedores y disponibilidad de descuento. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 6

7 Requisitos del sistema PARA OBTENER TODA LA FUNCIONALIDAD MENCIONADA EN ESTA HOJA DE PRODUCTO, SE REQUIEREN LOS SIGUIENTES MÓDULOS Y TECNOLOGÍAS: Cobros básicos Facturación de ventas Descuentos en facturas de ventas Pagos básicos Facturación de compras Descuentos en facturas de compras Impuesto sobre las ventas Múltiples divisas 2004 Microsoft Business Solutions ApS, Dinamarca. Reservados todos los derechos. Microsoft, Great Plains, Navision, Visual Studio y Windows son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation, Great Plains Software, Inc., FRx Software Corporation, o Microsoft Business Solutions ApS o sus filiales en Estados Unidos y/o en otros países. Great Plains Software, Inc., FRx Software Corporation y Microsoft Business Solutions ApS son subsidiarias de Microsoft Corporation. Los nombres de las empresas y productos reales aquí mencionados pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Los ejemplos de empresas, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas y eventos mencionados son ficticios. No se pretende indicar, ni debe deducirse ninguna asociación con empresas, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas o eventos reales. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 7

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