UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACION Y MANTENIMIENTO VIAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

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1 Página 1de 5 TABLA DE DOCUMENTAL DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO GESTIÓN COMUNICACIONES Comunicaciones Internas Recibidas y Enviadas No Aplica No Aplica 2 3 x x Comunicaciones Externas Recibidas y Enviadas No Aplica No Aplica 2 3 x x Se debe conservar (2) años en el archivo de Gestión por ser instrumento que soporta el cumplimiento del acuerdo 060 de Se transfiere al archivo central por (3) años, se digitalizara y se eliminara el soporte papel Se debe conservar (2) años en el archivo de Gestión por ser instrumento que soporta el cumplimiento del acuerdo 060 de Se transfiere al archivo central por (3) años, se digitalizara y se eliminara el soporte papel HISTORIAL DE VEHÍCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPOS Operación de ABI-PR-015, ABI-PR-016, ABI-PR-017, ABI-PR-018, ABI-PR-019, ODM-PR- 001,ODM-PR -002,ODM-PR- 003,ODM-PR-004,ODM-PR- 005,ODM-PR-006, 3 17 X Se eliminan por no poseer valores secundarios debido a que la información contendida dentro de los documentos se encuentra en otras fuentes como los son los inventarios y los informes de los activos de la UAERMV. Factura de compra (copia) Soat Revisión técnico mecánica Licencias de transito Fotocopia licencia de conducción, multas y comparendos Seguimiento a pruebas practicas para conductores ODM-FM-008 Entrega de Vehiculos y (ODM-FM -005) Control de Operación de equipos maquinaria ODM-FM-001 Reporte de fallas ODM-FM-003 Entrega de y Equipos (ODM-FM-018) Relevo de Conductor u Operario ODM-FM-009 Ordenes de trabajo para el mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor Fotografías Factura con el recibido a satisfacción Informe de Incidentes INFORMES Informes de Control Calidad en la Producción de las Mezclas Asfalticas No Aplica No Aplica 2 3 X Se selecciona el 10% anual por muestreo aleatorio Control de mezcla asfaltica (toma de datos) Bogotá, como muestra representativa de los formtatos Control de mezcla asfaltica (cuadro consolidado de resultados) Toma de datos de la muestra en campo Informe de resultados de ensayo de la mezcla asfaltica utilizados y diligenciados del control en la producción de la mezcla asfáltica, como evidencia de las actividades misionales desarrolladas por la UAERMV. Registro pesos de las briquetas, el diametro, la altura, la carga de falla, resistencia a la comprensión de las briquetas de RAP estabilizado. Informe resultado de la formula de trabajo del RAP estabilizado y cantidades de litros de emulsión para producir un metro cubico suelto de RAP estabilizado

2 Página 2de 5 TABLA DE DOCUMENTAL DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO GESTIÓN Informes de Control de Calidad de los Materiales que Componen las Mezclas Asfalticas Registro de código para ensayos Registro borrador limites liquidos, plasticos y granulometría Registro de clasificación agregados Registro de equivalente de arena Angularidad del agregado fino Cuadro comparativo de los resultados del laboratorio del agregado Informe final de los resultados de los ensayos (memorando) Acta de reunión y de ensayo Control de calidad (analisis de asfalto) Informe resultado de ensayos del cemento asfaltico Registro agua en emulsiones alfalticas Informe resultado de ensayos de emulsiones Registro de Peso Específico Agregado Grueso Registro de Aplanamiento y Alargamiento Registro de Solidez en Sulfato de Sodio a 5 ciclos. Registro de Angularidad del Agregado Fino Registro de Desgaste en la Maquina de Los Ángeles. Resistencia de mezclas bituminosas Registro de Resultados de penetración, punto de ablandamiento, punto de llama, ductilidad del asfalto Registro Control mezcla asfaltica Clasificación suelos Ensayo cono dinamico (toma de resultdos) Equivalente de arena (suelos granulares) Fotografias digitales y cuadro de localización Informe con los resultados obtenidos Correo electrónico ó comunicación enviado al diseñador de la STMMVL o al solicitante (ingenieros de intervención) Se selecciona el 10% anual por muestreo aleatorio No Aplica No Aplica 3 7 X Bogotá, como muestra representativa de los formatos utilizados y diligenciados del control de calidad de las muestras de materiales que componen los agregados de los pétreos como evidencia de las actividades misionales desarrolladas por la UAERMV Informes de Exploración Superficial de Vías No Aplica No Aplica 2 3 X Se selecciona el 10% anual por muestreo aleatorio Registros de Apique para recolección de información en campo y perfil estratigrafico Bogotá, como muestra representativa de los formatos Ensayo de cono dinamico (toma de datos en campo) utilizados y diligenciados de la exploración superficila de Registro borrador de limites liquidos, plasticos y granulometría vías, como evidencia de las actividades misionales desarrolladas por la UAERMV. Registro de equivalente de arena

3 Página 3de 5 TABLA DE DOCUMENTAL DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO GESTIÓN Informes de Producción de la Mezcla Asfaltica Producción PRO-PR X Se selecciona el 10% anual por muestreo aleatorio Cargue de Tolvas Bogotá, como muestra representativa de los formtatos Planilla de control despacho de mezcla asfáltica planta la Esmeralda (PRO-FM-002) Traslado de materiales (PRO-FM-005) Remisión de materiales (PRO-FM-001) utilizados y diligenciados del control en la producción de la mezcla asfáltica, como evidencia de las actividades misionales desarrolladas por la UAERMV. Resumen diario producción de mezcla asfáltica (F ) Consolidado de producción de mezcla asfáltica (F ) Informes Internos de Gestión No Aplica No Aplica 2 8 X x Comunicaciones oficiales Plan de accion, metas y acciones Indicadores de gestion y avances Plan de mejoramiento, metas y acciones Mapa de riesgos y oportunidades, metas y acciones Informe de gestión Documentación historica controlada SGC del proceso soportes Se conserva totalmente el informe presentado a la Dirección de la UAERMV, teniendo en cuenta que refleja la gestión realizada por esta Gerencia de de Producción. Se digitalizan para la preservación del original y consulta de la imagen INVENTARIOS Inventarios de Control de Materiales e Insumos para la Producción y Operación de Control de combustible para producción Control de combustible para operación de maquinaria Control de Asfalto (PRO-FM-009) Memorando (GDO-FM-006) de la solicitud de las cantidades requeridas de las materias primas e insumos Ingreso de materias primas e insumos (PRO-FM-007) Producción PRO-PR x x Los inventarios de Control de Materiales e Insumos para la Producción y Operación de s se conservan totalmente y se digitalizan para la preservación del original y consulta de la imagen MONITOREO Calculo Del APU( Analisis Precios Unitarios) de Mezcla Asfaltica PRODUCCION PRO - PR X x Calculo del APU (Analisis de Precios Unitarios) de Mezcla Asfaltica Los calculos del APU (Analisis Precios Unitarios) de Mezcla Asfaltica se conservan totalmente y se digitalizan para la preservación del original y consulta de la imagen. Registro Peso Especifico y Absorcion Arena Informe control de Costos Unitarios de Producción Base de Consolidado de cantidades y costos Informe de Tabulación de Cantidades y Costos para generar APU Calculo del APU (Analisis de Precios Unitarios ) de Pavimento Asfaltico Reciclado (PAR O RAP) Estabilizado Calculo del APU (Analisis de Precios Unitarios) de Pavimento Asfaltico Reciclado (PAR O RAP) Estabilizado PRODUCCION PRO-PR x x Los calculos del APU (Analisis Precios Unitarios) de Pavimento Asfaltico Reciclado (PAR o RAP) Estabilizado se conservan totalmente y se digitalizan para la preservación del original y consulta de la imagen. Informe de control de costos unitarios de producción Base de Consolidado de Cantidades y Costos

4 Página 4de 5 TABLA DE DOCUMENTAL DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO GESTIÓN Informe de Tabulación de cantidades y costos para generar APU

5 Página 5de 5 TABLA DE DOCUMENTAL DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO GESTIÓN PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS O FELICITACIONES solicitud respuesta Petición, queja, reclamo, sugerencia o felicitación Atención al Ciudadano ACI-PR X De acuerdo a las normas legales frente a esta serie es un derecho constitucional presentado por cualquier medio de comunicación sea por escrito o virtual gestionado ante una Autoridad oficial. Una vez finalizado su tiempo de retención se selecciona un 20% anual para conservar correspondiente a aquellos derechos de petición relacionados con la misión propia de la UAERMV, como carácter representativo para su conservación permanente. Esta Gerencia debera custodiar en soporte fisico o en soporte electronico las respuestas que se emitan para su respectivo control, la información de esta serie documental es administrada por la Secretaria General a través del proceso de atención al ciudadano quien se encuentra a cargo de su manejo.el seguimiento y control a la atención de los derechos de petición que se dirijan a la entidad seran por parte de la Oficina Asesora de Juridica PLANES Planes de Operación del Parque Automotor Plan de mantenimiento preventivo del parque Automotor (electronico) Operación de ABI-PR-017, ODM-PR- 001,ODM-PR -002,ODM-PR- 003,ODM-PR-004,ODM-PR- 005,ODM-PR X Se eliminan por no poseer valores secundarios para la UAERMV, teniendo en cuenta que solamente proveen informacion de la programación del mantenimiento, pero la información específica reposa en el historial de cada vehículo o maquinaria. Plan de Reposición del parque Automotor Plan estrategico de Seguridad vial (Res 045 del 30 de Enero de 2015) Cronograma de requerimiento de repuestos y atención a cada vehículo según la hoja de vida CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación MT= Medio Tecnológico S= Selección NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: ING. YESID ADRIAN PARDO ROMERO - GERENTE DE PRODUCCIÓN RESPONSABLE DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Dr.CARLOS ALBERTO SANABRIA ZAMBRANO - SECRETARÍO GENERAL FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA: FECHA: 26/10/2015 Cra. 30 Nº Piso 16 Tel GDO-FM-018 V Info: Línea 195