PROCESO DE CONTRATACIÓN PC113095

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1 PROCESO DE CONTRATACIÓN PC OBJETO SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE FIREWALL EN ALTA DISPONIBILIDAD PARA UN CLIENTE FINAL DE UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. VICEPRESIDENCIA DE ABASTECIMIENTO SUBDIRECCIÓN COMRPAS JULIO DE 2015

2 INDICE 1 INFORMACIÓN A LOS OFERENTES OBJETO ADQUISICIÓN DE LA SOLICITUD DE OFERTA LUGAR Y FECHA DE CIERRE DE LA CONTRATACIÓN Y APERTURA DE OFERTAS DEFINICIONES COSTOS DE LA OFERTA REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL PAZ Y SALVO DE IMPUESTOS MUNICIPALES DE MEDELLÍN INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR CON UNE PREPARACIÓN DE LA OFERTA PAGOS MONEDA DE PAGO DISTRIBUCIÓN Y PERÍODOS DE PAGO INTERESES MORATORIOS COBROS POR VALORES NO RECONOCIDOS OPORTUNAMENTE POR EL CONTRATISTA BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES AUTORIZACIÓN PARA DEDUCCIÓN, RETENCIÓN DE PAGOS Y RENUNCIA A EMPLAZAMIENTO VALIDEZ DE LA OFERTA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA MODIFICACIÓN DE LAS OFERTAS FIRMA DE LA OFERTA Y ABONO DE LA MISMA INTERPRETACIÓN Y ACLARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LA CONTRATACIÓN MODIFICACIÓN DE LA SOLICITUD DE OFERTA ANTERIOR A LA FECHA DE CIERRE DE LA CONTRATACIÓN DOCUMENTOS DE LA OFERTA INFORMACIÓN RESERVADA FORMULARIO DE OFERTA CARTA DE PRESENTACIÓN PROCESO DE CONTRATACIÓN PC FORMULARIO DE COMPROMISO DE BUENAS PRÁCTICAS EMPRESARIALES DEL OFERENTE FORMULARIO DE CONOCIMIENTO DEL OFERENTE: DECLARACION DE PROCEDENCIA DE RECURSOS INFORMACIÓN ADICIONAL FORMULARIO DE PRECIOS INFORMACIÓN SOBRE EXPERIENCIA ANEXOS ANÁLISIS Y ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y COMPARACIÓN DE OFERTAS PLAZO PARA ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ACEPTACIÓN DE LA OFERTA COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE LA OFERTA TERMINACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO EL CONTRATO Y SUS DOCUMENTOS PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO GARANTÍAS DOMICILIO CONTRACTUAL VALOR TOTAL DEL CONTRATO

3 4.7 PRONTO PAGO MULTAS TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN MODIFICACIONES AL CONTRATO FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO INSPECCIÓN, PRUEBA Y APROBACIÓN DERECHO A OPERAR EL EQUIPO ANTES DE SU ACEPTACIÓN FINAL ACEPTACIÓN FINAL RECLAMOS DEL CONTRATISTA PROPIEDAD INTELECTUAL INDEMNIZACIONES PERJUICIOS SUJECIÓN A LA LEY COLOMBIANA AUSENCIA DE RELACIÓN LABORAL RELACIÓN DE LAS PARTES CONFIDENCIALIDAD OTRAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA CONSIDERACIONES PARA CONTRATACIONES FUTURAS ELEMENTOS DE SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN GENERALIDADES Y ESPECIFICACIONES ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SERVICIO SOPORTE CAPACITACIÓN ENTREGABLES DEL PROYECTO

4 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC OBJETO 1 INFORMACIÓN A LOS OFERENTES UNE EPM Telecomunicaciones S.A., que en esta solicitud de oferta se denominará UNE, decidió abrir un proceso de contratación para el suministro e instalación de Firewall en alta disponibilidad para un cliente final, según las condiciones estipuladas en esta solicitud de oferta. 1.2 ADQUISICIÓN DE LA SOLICITUD DE OFERTA El OFERENTE podrá consultar la Solicitud de Oferta en la dirección electrónica Proveedores Contrataciones UNE y manifestar su interés de participar en el presente Proceso de Contratación desde el 02 de julio de 2015 y hasta el 03 de julio de 2015 a las 24:00. (Hora de recibo del tomada del Outlook). El interesado en participar en el presente Proceso de Contratación deberá manifestar su interés vía , enviando la manifestación de interés al correo electrónico: En la manifestación de interés deberán indicar como mínimo los siguientes datos: Nombre del PROPONENTE o Razón Social. Nit del PROPONENTE. Nombre del Representante Legal. Dirección. Teléfono. Ciudad. . Contacto(s). La Solicitud de Ofertas en formato PDF publicada en la página de contrataciones de UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A., es la que aplicará para el Proceso de Contratación. En caso de discrepancia entre la Solicitud de Ofertas en formato PDF publicada y la información que se pudiera llegar a suministrar al PROPONENTE en cualquier otro formato, prevalecerá la versión en PDF. La Solicitud de Ofertas no se suministrará en forma física. 1.3 LUGAR Y FECHA DE CIERRE DE LA CONTRATACIÓN Y APERTURA DE OFERTAS Las ofertas debidamente foliadas, en sobres cerrados y marcados, en original y una (1) copia, deberán ser entregadas personalmente por el oferente o su delegado en las oficinas de la Subdirección de Compras de la Vicepresidencia de Abastecimiento, situadas en la carrera 16 11A Sur 100 piso 3, puesto 1A en la ciudad de Medellín o en la Av. Dorado No. 69B 45 Piso 3 en la ciudad de Bogotá o en la Calle 77B #59-61 Oficina 812 Edificio Américas II Piso 8 en la ciudad de Barranquilla, hasta las 16:00 horas (hora local) del día 07 de julio del año 2015, fecha y hora de cierre de la contratación. Acto seguido se procederá a la apertura de las ofertas recibidas. Si la oferta es enviada por correo, debe hacerlo con suficiente antelación para que sea recibida en la dependencia indicada, a más tardar en la fecha y antes de la hora fijada. En todo caso, UNE no se hará responsable del retardo o extravío que se derive de esta forma de

5 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC presentación. Las ofertas que se reciban después del plazo fijado para el cierre de la contratación, serán devueltas al oferente en las mismas condiciones en que fueron recibidas. Se entenderán por fecha y hora de presentación las que aparezcan en el sello o escrito puesto sobre la oferta por el encargado de recibirla, en el momento de su llegada al sitio de entrega de la misma, fijado en los documentos de la contratación. Cuando lo estime conveniente UNE, podrá prorrogar la fecha de cierre de la contratación antes de su vencimiento, por el tiempo que considere necesario. Los sobres que contengan las ofertas deberán ser marcados con el número de la contratación, objeto de la misma, nombre del oferente e identificación del original y copias respectivas. Si el sobre o paquete fuese entregado sin cerrar o sin las constancias requeridas en el párrafo anterior, UNE no asumirá responsabilidad alguna, en caso de que la oferta sea traspapelada o abierta prematuramente. El día y hora señalados para el cierre de la contratación, en acto público, se abrirán las ofertas y se levantará un acta con la relación sucinta de las ofertas y de su valor, las que serán rubricadas por funcionarios de UNE. 1.4 DEFINICIONES Siempre que en cualquier parte de estos documentos aparezcan las siguientes expresiones, se interpretará como sigue: "OFERTA BÁSICA": Es aquella que se ciñe esencialmente a la solicitud de oferta "OFERTA ALTERNATIVA": Es aquella oferta adicional a la básica que se aparta únicamente en los aspectos técnicos a los estipulados en los documentos de la contratación "EL CONTRATISTA": Es el oferente favorecido a quien se le acepta la oferta para la ejecución del respectivo contrato "SUBCONTRATISTA": Persona natural o jurídica que contrata directamente con el contratista para suministrarle mano de obra, servicios y materiales procesados según diseño especial, pero sin incluir en esta denominación al que simplemente suministra materias primas no elaboradas "OFERENTE": Significará la persona jurídica que presenta la oferta, directamente o por intermedio de un representante "FABRICANTE": Persona natural o jurídica bajo cuya responsabilidad se elaboran los elementos. 1.5 COSTOS DE LA OFERTA El oferente sufragará todos los costos relacionados con la preparación y presentación de su oferta. UNE no será responsable en ningún caso de dichos costos, cualquiera que sea el resultado del presente proceso de contratación. 1.6 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN Como requisitos de participación, los oferentes deberán cumplir con cada una de las siguientes condiciones: En la presente contratación sólo podrán participar los oferentes que hayan cumplido lo estipulado en el numeral 1.2 de la solicitud de oferta.

6 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC En la presente contratación sólo podrán participar personas jurídicas individualmente Experiencia Será condición de participación acreditar experiencia por un monto igual o superior a 700 SMMLV, tal como se indica a continuación: Se considerará la experiencia de los oferentes, en contratos iniciados y totalmente ejecutados, en los últimos cinco (5) años, contados hasta la fecha de cierre de este proceso de contratación, que tengan por objeto o alcance el suministro e instalación de Firewall. Dicha experiencia debe estar debidamente certificada por el contratante con la información indicada en el numeral correspondiente a Información sobre experiencia de esta solicitud de oferta. Las prórrogas o renovaciones de los contratos se considerarán como contratos independientes Certificaciones del Fabricante Las empresas interesadas en participar en el presente proceso de Contratación deberán contar en su planta con mínimo dos (2) ingenieros certificados por Sonicwall con presencia local. Para esto el proponente deberá adjuntar a su oferta, copia de las certificaciones de los ingenieros Capacidad para contratar Tratándose de personas jurídicas, el objeto de la presente contratación debe encontrarse en el alcance de su objeto Certificado de aportes del empleador Acorde con lo indicado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 (modificado por los artículos 1 y 9 de la ley 828 de 2003) o las normas que las modifiquen, sustituyan o complementen, para la presentación de ofertas por parte de los oferentes con sede en el territorio colombiano, será indispensable que éstos certifiquen o presenten la constancia de pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando se trate de personas jurídicas, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimiento de ley, o por el representante legal, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiere constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre de este proceso de contratación. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución Ausencia de Conflicto de Intereses El desarrollo del proceso de contratación es estratégico para UNE y debe estar protegido frente a las personas naturales o jurídicas que tengan interés en acceder a la información que se genere durante su desarrollo, o que sea entregada o deba entregarse por o con ocasión de la celebración del respectivo contrato, o que puedan influir indebidamente en su desarrollo. En consecuencia, los participantes deberán estar exentos de conflictos de intereses frente a UNE para la participación en el proceso de contratación. En la Carta de Presentación los oferentes deberán manifestar que carecen de vínculos económico comerciales, subordinación o control societario, u otra circunstancia que el representante legal del oferente, sus socios o accionistas,

7 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC el revisor fiscal, y sus parientes dentro del segundo grado de afinidad, tercero de consanguinidad o primero civil, hayan tenido o tengan con terceros, que puedan alterar la imparcialidad del contratista o la confianza en él depositada por la contratante. Si durante la ejecución del contrato se llegare a conocer una situación preexistente de conflicto de intereses, UNE podrá dar por terminado el contrato, sin indemnización; y si sobreviniere una situación de conflicto de intereses, UNE podrá autorizar que el contratista ceda el contrato a favor de un tercero que cumpla los requisitos exigidos en esta solicitud de oferta, o dar por terminado el contrato con justa causa, en ambos casos sin derecho a indemnización. 1.7 EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Cuando los oferentes fueren personas jurídicas deberán acreditar su existencia y representación mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente y deberán obligarse a que su duración no sea inferior a la del plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. El certificado de existencia y representación legal del oferente, no deberá tener una fecha de expedición superior a un (1) mes. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación o autorización especial para la presentación de la oferta, la celebración o ejecución del contrato, debe adjuntarla. 1.8 PAZ Y SALVO DE IMPUESTOS MUNICIPALES DE MEDELLÍN De acuerdo con lo establecido en el artículo 1º del Acuerdo 10 de 1986, toda persona natural o jurídica que celebre contratos de cualquier cuantía y modalidad con entidades descentralizadas del orden municipal, debe encontrarse a paz y salvo con el Municipio de Medellín, por concepto de Impuesto de Industria y Comercio. 1.9 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR CON UNE El oferente debe verificar que no se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con entidades estatales, las cuales son aplicables para contratar con UNE en cuanto sean pertinentes. Las personas incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad no podrán participar en procesos de selección, ni celebrar contratos, por sí o por interpuesta persona con UNE. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un oferente dentro del proceso de contratación, se entenderá que renuncia a la participación en éste y a los derechos surgidos del mismo. Si llegaren a sobrevenir inhabilidades e incompatibilidades en el contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de UNE, o si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución PREPARACIÓN DE LA OFERTA El oferente deberá elaborar su oferta con base en los requisitos legales, contractuales, comerciales, económicos y especificaciones técnicas contenidas en la presente solicitud de oferta. El oferente, en la preparación de la oferta, deberá tener presente que el proceso de

8 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC contratación, la celebración, la ejecución y la terminación del contrato, se rigen por el derecho privado y por las normas de contratación vigentes en UNE. Será obligación del oferente y contratista, dar cumplimiento a lo señalado en la ley 1581 de 2012 y sus reglamentos, y las normas que las modifiquen, complementen o sustituyan, así como conocer y acatar la política de prácticas corporativas para el manejo de la información y datos personales de los clientes y usuarios de UNE, publicada en el incumplimiento o desconocimiento de esta política acarreará las responsabilidades a que haya lugar y facultará a UNE para terminar con justa causa el contrato, sin perjuicio de exigir las indemnizaciones por daños y perjuicios que su acción u omisión haya generado a UNE o cualquier tercero, especialmente que demanden de UNE un resarcimiento. Si para la ejecución del contrato es necesario que UNE le entregue bases de datos personales o archivos con esta clase de información, el contratista será considerado encargado del tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y las normas que las modifiquen, complementen o sustituyan, por tanto deberá cumplir su encargo en los términos y condiciones que impone la ley, y en particular las instrucciones que UNE como responsable del tratamiento le indique, y siempre para los fines y propósitos que sean estrictamente necesarios y razonables, conforme a la autorización del titular de la información. La presentación de la oferta se considerará como manifestación expresa de que el oferente conoce y acata todas las normas que regulan la contratación con UNE, que ha examinado completamente la solicitud de oferta, que ha obtenido de UNE las aclaraciones sobre los puntos que, en su opinión, pudieran ser inciertos o dudosos y que si no solicitó aclaraciones o complementos fue porque no las consideró necesarias para su preparación; que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato. Que el oferente, dada su experticia e idoneidad para la ejecución del contrato ha formulado una oferta completa, seria, precisa, y coherente. En consecuencia, UNE no será responsable por descuidos, mala interpretación u otros hechos que puedan incidir en la elaboración de la oferta. UNE no considerará las ofertas que omitan información o documentos que sean esenciales para la valoración de dichas ofertas Consideraciones en los precios a cotizar Los oferentes deberán detallar según el formulario de precios del numeral 2.6 de esta solicitud de oferta los precios cotizados. Se deberá cotizar precios en pesos colombianos y/o dólares de los Estados Unidos de América, los cuales deben incluir todos los costos que se causen, de acuerdo con la modalidad de entrega ofrecida. En los precios cotizados se deberán incluir todos los costos y gastos que demande la preparación de la oferta, y la ejecución del contrato, en la forma en que se haya estipulado. Si se cotiza en pesos colombianos, los valores unitarios y totales no podrán incluir decimales; de no cumplirse con la exigencia anterior, UNE eliminará los decimales de los precios unitarios ofertados y procederá al cálculo del producto entre el valor entero de los precios unitarios, por las cantidades requeridas en el formulario de precios, para obtener el valor total de la oferta. Si se cotiza en moneda extranjera, los valores unitarios y totales podrán incluir máximo dos (2) decimales; de no cumplirse con la exigencia anterior, UNE eliminará los dígitos

9 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC que superen ese límite de los precios unitarios ofertados y realizará la correspondiente operación para obtener el valor total de la oferta. El contratista deberá cumplir con el pago de salarios, prestaciones sociales y demás obligaciones laborales, así como a la Seguridad Social y Parafiscales, de los empleados utilizados en el contrato, de acuerdo con las leyes vigentes y demás normas que apliquen. Así mismo, es responsabilidad del contratista garantizar la integridad y competencia del personal utilizado en el contrato, contar con hojas de vida completas y actualizadas de los mismos y verificar sus antecedentes penales, información que podrá ser consultada y validada por el administrador o por la persona que cumpla el rol de supervisor del contrato de UNE, en el momento que lo requiera. La oferta debe hacerse con base en precios firmes, los cuales regirán durante la ejecución del contrato y constituirán la única y adecuada remuneración por los elementos que se compromete a suministrar y se referirán al pago de éstos debidamente terminados, de acuerdo con las condiciones estipuladas en esta solicitud de oferta Extensión de beneficios El contratista estará dispuesto a (i) hacer extensivos a las filiales de UNE, a las compañías donde ésta tenga o llegare a tener participación, o vinculación económica, los bienes y servicios ofrecidos y los beneficios que se obtengan de las negociaciones que realice UNE durante el desarrollo del contrato y (ii) suscribir con tales entidades, en caso de requerirlo, el contrato correspondiente, una vez acordados los términos de negociación entre las partes, razón por la cual UNE no asume ninguna responsabilidad derivada de los contratos suscritos para hacer efectivos los beneficios de que acá se habla Conocimiento de las condiciones de ejecución del contrato Los oferentes al preparar la oferta deberán examinar cuidadosamente la solicitud de oferta e informarse completamente de todas las circunstancias, tales como la situación de seguridad y orden público, que puedan influir en alguna forma en sus precios, ejecución del contrato, etc.; en consecuencia en la etapa de ejecución del contrato no habrá lugar a aducir desconocimiento de tales circunstancias para justificar incumplimientos, ni para formular reclamaciones. Por lo tanto, no lo exonerará del cumplimiento de las obligaciones contractuales Impuestos, deducciones y gastos El oferente deberá conocer las normas vigentes en Colombia en materia tributaria, por lo tanto, al preparar la oferta deberá tener en cuenta todos los impuestos y retenciones que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato. UNE deducirá de los pagos todos los impuestos y retenciones, del orden internacional, Nacional, Distrital, Departamental o Municipal, a que haya lugar, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. UNE efectuará la retención del impuesto de industria y comercio por las actividades que sean gravables con este impuesto y que se ejecuten en forma permanente u ocasional en jurisdicción de los Municipios en los cuales sea designada agente de retención, a las tarifas establecidas en cada Acuerdo Municipal. Los sujetos pasivos del CREE estarán exonerados de los pagos al SENA, ICBF y SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD sobre sus trabajadores que devenguen hasta 10 SMLMV.

10 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC GRAVÁMENES: Los impuestos, gravámenes, tasas o contribuciones directos o indirectos, así como las deducciones o retenciones, del orden Nacional, Distrital, Departamental o Municipal que se causen o deban practicarse con ocasión de la firma o ejecución del contrato y por la operación comercial del objeto del mismo, o aquellos que surjan o sean modificadas con posterioridad a su firma, estarán a cargo de quién deba pagarlos o practicarlas de acuerdo con la normatividad vigente en la respectiva jurisdicción. PARÁGRAFOS: - El oferente deberá tener en cuenta la normatividad existente de los Municipios donde se realicen las actividades necesarias de acuerdo con el objeto y alcance de esta contratación y no será motivo de reclamos por parte del contratista el no haber considerado en los precios los impuestos y derechos a que haya lugar. - Es entendido que UNE no está obligada a expedir ningún certificado o a suscribir cualquier documento destinado a que el contratista obtenga exención del pago de impuestos o derechos a su cargo y derivados del contrato Plazos y Lugar de Entrega Los equipos deberán ser entregados instalados en un tiempo no mayor a treinta (30) días contados a partir de la aceptación de la oferta, en las instalaciones del cliente. El plazo de ejecución del contrato será de doce (12) meses contados a partir de la fecha de firma del acta de inicio, la cual será tramitada una vez los equipos sean entregados instalados y configurados a satisfacción por parte del administrador del contrato por parte de UNE EPM Telecomunicaciones Plazo Contractual Es el término de vigencia del contrato y será igual al plazo comprendido entre la fecha de la comunicación de la aceptación de la oferta y la fecha de terminación del plazo de ejecución del contrato, más noventa (90) días calendario PAGOS El contratista deberá presentar para efecto de los pagos correspondientes la factura, según le corresponda. UNE pagará a los contratistas mediante transferencia electrónica, y acompañará el pago con un documento que dé cuenta de ello o "Aviso de Pago", en el que se detallará al contratista la o las facturas que se están pagando, así como las retenciones practicadas, y otra información relevante para su contabilización. Para ello, los contratistas deberán matricularse en la base de datos de proveedores de UNE, con los requisitos que la Subdirección Tributaria tiene establecidos para tal fin. Cuando el pago no pueda realizarse por medio electrónico, se generará un cheque a favor del contratista, y se pondrá a disposición de éste en la Subdirección Gestión de Capitales. Por seguridad, todo cheque sin excepción será emitido con sello restrictivo para su pago únicamente al primer beneficiario y para consignación en cuenta bancaria del primer beneficiario.

11 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC Es requisito indispensable para efectuar los pagos, certificar el pago del salario a sus trabajadores, presentar copia del estado de cuenta o en su defecto copia de la planilla de pago del mes respectivo de la EPS, AFP, COLPENSIONES, ARL en las cuales el contratista tiene afiliado a sus trabajadores, donde se detalle por cada uno de éstos, el período de cotización, número de cédula y salario. Además, copia del paz y salvo por la cancelación de aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA. Es entendido que el oferente favorecido con la aceptación de la oferta y en su calidad de contratista faculta a UNE para: La revisión de los pagos por los anteriores conceptos en las entidades correspondientes, durante el plazo contractual. El pago directo a los trabajadores del contrato por concepto de salarios y prestaciones sociales, en caso de que el contratista presente mora en la cancelación de dichos conceptos, y con cargo a las sumas adeudadas por UNE al contratista. La persona que ejerce el rol de supervisor del contrato en UNE o el rol de administrador del contrato exigirá las constancias de pago correspondientes a prestaciones sociales como primas, cesantías, intereses a las cesantías, aportes a los fondos de pensiones etc., así como otros conceptos laborales, que se hubieren causado durante el plazo contractual. La constitución de las garantías del contrato y la presentación de los documentos solicitados en el numeral Perfeccionamiento del contrato del capítulo 4 de la solicitud de oferta, a satisfacción de UNE, serán requisitos previos para la entrega de cualquier pago al contratista. Lo anterior aplicará igualmente cuando se realicen modificaciones al contrato que impliquen modificación de las garantías y/o la entrega de documentación adicional para la respectiva formalización. Quien tenga la obligación de expedir factura de venta deberá tener en cuenta: UNE recibirá de manera general las facturas de los contratistas en todos los sitios dispuestos para tal fin. Sin perjuicio de lo anterior, los contratistas que emitan facturas que cumplan con los requisitos de título valor y que pretendan negociarlas o endosarlas antes de la fecha de vencimiento del pago, deberán dirigirse única y exclusivamente a la sede Los Balsos - carrera 16 11A Sur 100, Medellín, Oficina de Correspondencia Piso 1, y presentar original y copia de la factura; allí se radicará y se le estampará el sello respectivo a la factura original. El original, sellado, será devuelto al contratista y la copia permanecerá en UNE. En este caso, las facturas que no cumplan los requisitos previsto en la Ley 1231 de 2008 serán devueltas a los contratistas en los términos establecidos en la norma vigente. En el evento en el cual un contratista solicite la devolución de la factura título valor (original) que radicó en UNE con anterioridad, es necesario que al momento de requerir dicha devolución, el contratista radique la siguiente documentación en UNE, la cual deberá remitirse a la Subdirección Gestión de Capitales para su respectiva validación: Copia de la factura; carta original firmada y autenticada con reconocimiento de contenido por parte del representante legal del contratista, indicando el número de la factura solicitada y las razones por las cuales solicita la devolución de la factura original por parte de UNE; certificado de existencia y representación legal original emitido por la cámara de comercio respectiva, con fecha de expedición inferior a 30 días calendario.

12 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC Si la devolución de la factura original fue aceptada, solo procederá el respectivo pago con la presentación posterior de la factura original por parte del contratista a la Subdirección Gestión de Capitales. En caso de que la Subdirección Gestión de Capitales emita un concepto negativo sobre dicha devolución, se explicarán las razones al contratista. Para garantizar un proceso ágil de pago de las facturas, éstas deben contener, de manera adicional a los requisitos contenidos en la Ley 1231 de 2008, en el artículo 621 del Código de Comercio y en el artículo 617 del Estatuto Tributario, la siguiente información: Número del pedido y número de entrada en actividad, los cuales serán informados por el funcionario de UNE que solicitó el bien o servicio; nombre del funcionario de UNE que solicitó el bien o servicio y su centro de actividad; en caso de que se esté facturando un servicio, para efectos de causación del impuesto de Industria y Comercio, se debe especificar el municipio o ciudad donde se prestó dicho servicio. Tanto la factura original como las copias, deben especificar de manera preimpresa si corresponden al original o a la copia, con el fin de darle el tratamiento adecuado en UNE. Para evitar devoluciones y demoras en el pago de las facturas, en ellas deberá coincidir su fecha de emisión con la fecha de radicación de la misma en UNE. Además, la fecha de vencimiento de las mismas, debe concordar con la condición de pago estipulada contractualmente. Los contratistas que emitan facturas que NO cumplan con los requisitos de titulo valor, o que cumpliendo con dichos requisitos no vayan a ser negociadas por su emisor antes de la fecha de vencimiento del pago, podrán dirigirse a cualquiera de los sitios de recepción de facturas dispuestos a nivel nacional, y presentar original y copia de la factura. Allí se radicará y se le estampará el sello respectivo a la copia de la misma. El original permanecerá en poder de UNE y la copia será devuelta al contratista. De manera enunciativa y sin perjuicio de que puedan ser modificados sin previo aviso se enuncian los siguientes sitios de recepción de facturas actualmente establecidos en UNE: MEDELLÍN: Sede Los Balsos - carrera 16 Correspondencia Piso 1. 11A Sur 100, Medellín, Oficina de BOGOTÁ: Avenida el Dorado No. 69B-45. CALI: Avenida Vásquez Cobo No. 26N-54. MANIZALES: Milán, Cra. 23 No BUCARAMANGA: Kilometro 3 anillo vial Floridablanca Girón. CARTAGENA: Manga, Calle 26 No BARRANQUILLA: Centro Empresarial las Américas 2, Calle 77B No Cuando las facturas sean enviadas por correo, UNE hará uso del mismo medio para las

13 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC devoluciones a las cuales haya lugar. Las facturas que NO cumplan con los requisitos de titulo valor, o las que cumpliendo dichos requisitos no vayan a ser negociadas o endosadas por su emisor antes de la fecha de vencimiento del pago, serán pagadas al emisor de las mismas a través de los mecanismos de pago habilitados, en los plazos contractualmente establecidos y de acuerdo con las fechas de pago fijadas por la compañía. Las facturas que cumplan con los requisitos de titulo valor, sobre las cuales su emisor tenga la intención de negociarlas o endosarlas antes de la fecha de vencimiento para el pago, serán pagadas única y exclusivamente al tenedor de la misma que, en los términos descritos en la Ley 1231 de 2008, la presente físicamente en la fecha de vencimiento para su pago, únicamente en la ciudad de Medellín, Subdirección Gestión de Capitales, o en el sitio que dicha dependencia determine. Las facturas que sean presentadas impresas en computador, y que no especifiquen en forma preimpresa la leyenda ORIGINAL o COPIA, serán tratadas como titulo valor y en consecuencia, su pago se hará únicamente por el medio descrito anteriormente, es decir, mediante la presentación de la factura física en la Subdirección anotada. La factura debe discriminar el IVA facturado, cuando de bienes o servicios gravados se trate. Con la intención de brindar agilidad y oportunidad a los contratistas de UNE en la información de pagos y facturas pendientes y además, de proporcionar el mecanismo de descarga inmediata de avisos de pago y certificados tributarios, se creó el enlace PROVEEDORES/CONSULTAS, CERTIFICADOS y PRODUCTOS desde la página web de UNE (www.une.com.co). Allí, después de registrarse, el contratista de UNE podrá acceder a dicha información MONEDA DE PAGO De ser posible, los pagos se harán en la moneda del contrato; en caso contrario, si la oferta fue cotizada en moneda extranjera y el pago se debe efectuar en pesos colombianos, se liquidará así: Para las ofertas en dólares de los Estados Unidos de América se utilizará la tasa representativa del mercado certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para el día de pago. El contratista deberá presentar a UNE la factura correspondiente en el mismo mes en que se cumpla el evento que implica la facturación según se haya estipulado en la solicitud de oferta DISTRIBUCIÓN Y PERÍODOS DE PAGO En la oportunidad pactada para hacer el pago, el contratista deberá presentar factura por el valor del contrato o por el valor de cada entrega, si se estipularon varias entregas y sobre el valor facturado se calculará el IVA, se practicarán las retenciones legales y pactadas a que haya lugar, se descontará el valor correspondiente de las multas que se hubieren causado. De cada pago se harán todas las deducciones por impuestos y retenciones a que haya lugar. Las deducciones o retenciones en los pagos al exterior, se realizarán de acuerdo con la normatividad cambiaria vigente al momento de presentarse el descuento o retención.

14 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC Los pagos se realizarán así: El cien por ciento (100%) del valor total de los equipos instalados, configuración, probados y puestos en correcto funcionamiento, será pagado dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la aceptación final por parte de UNE y previa presentación y aceptación de la factura correspondiente INTERESES MORATORIOS En caso de incurrirse en mora en los pagos al contratista por causas imputables a UNE, se reconocerá a éste como interés el DTF + 5 puntos, para los valores cotizados en moneda nacional y la LÍBOR más + 2 puntos, para los valores cotizados en moneda extranjera, de manera proporcional al tiempo de retraso. La tasa LÍBOR de referencia que se utilizará, será la de seis (6) meses COBROS POR VALORES NO RECONOCIDOS OPORTUNAMENTE POR EL CONTRATISTA Corresponde a multas, impuestos, fletes, extracostos, y cualquier concepto que deba reconocer el contratista a UNE, cualquiera haya sido la causa que lo generó. La tasa de interés que cobrará UNE al contratista será la DTF + 5 puntos si es en moneda nacional, o a la LÍBOR + 2 si es en moneda extranjera. La tasa LÍBOR de referencia que se utilizará, será la de seis (6) meses BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES UNE, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 60 de la ley 610 del año 2000, se abstendrá de celebrar el contrato o renovarlo con las personas que se encuentren registradas en el Boletín de responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, para lo cual harán las consultas que en tal sentido le corresponde AUTORIZACIÓN PARA DEDUCCIÓN, RETENCIÓN DE PAGOS Y RENUNCIA A EMPLAZAMIENTO El contratista autoriza a UNE para deducir, retener total o parcialmente de cualquiera de los pagos pendientes a su favor, la suma que considere necesaria para protegerse de pérdidas debidas a trabajos defectuosos o no corregidos por el contratista, para el pago de multas en trámite de imposición, de reclamos, pleitos, acciones legales o perjuicios imputables al contratista y de obligaciones laborales en general. Cuando el motivo que originó la retención sea subsanado por el contratista, UNE hará la devolución de los pagos retenidos. Para efectos de la constitución en mora por retraso en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, el contratista renuncia expresamente a los requerimientos de ley. No obstante lo anterior, UNE comunicará al contratista todo evento que a su juicio pueda determinar incumplimiento para que, si es del caso, aquel pueda manifestar las razones que lo causaron y se llegue a los acuerdos que sean procedentes. Si transcurridos cinco (5) días hábiles desde la fecha de la comunicación de UNE, el contratista no ha acreditado circunstancias que justifiquen el retraso, o si las razones no son de recibo para UNE, ésta procederá a hacer las retenciones correspondientes. Para efectos de los descuentos y multas se aplicará lo previsto en el numeral 4.8 de esta solicitud de oferta.

15 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC VALIDEZ DE LA OFERTA Los oferentes se obligan a mantener sus ofertas sin modificación de ninguna índole, por un término de sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la contratación o aquel que resulte de la ampliación del plazo para la aceptación de la oferta en caso de que UNE requiera usar la facultad de ampliarlo. Durante dicho lapso UNE aceptará la oferta o declarará desierto o terminado el proceso, según corresponda GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA La oferta deberá estar acompañada de una garantía de seriedad otorgada por un banco o compañía de seguros, legalmente establecidos en Colombia, aceptable en su procedencia, contenido y forma por UNE. La garantía será a favor de particulares. No serán aceptadas pólizas de garantías otorgadas por la sociedad "EL CONDOR S.A. COMPAÑIA DE SEGUROS GENERALES", mediante las cuales se pretenda cubrir los riesgos propios del proceso de contratación. En la elaboración de las pólizas, el oferente deberá vigilar que el nombre de UNE debe figurar como UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A., acompañado de su NIT número Igualmente, el número del NIT y el nombre del tomador indicados en la garantía deben corresponder exactamente con los que figuran en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad oferente, cuando este es persona jurídica, o en la cédula de ciudadanía cuando se trate de una persona natural. La póliza debe ser expedida tomando como asegurado y beneficiario a UNE EPM Telecomunicaciones S.A. En caso de que en las condiciones generales de la póliza existan cláusulas que se consideren inaceptables para UNE, se solicitará la modificación o eliminación de las mismas, según corresponda. Dicha garantía será respaldada con la firma de la compañía aseguradora y deberá acompañarse de su respectivo recibo de pago de prima. La garantía será por una cuantía equivalente al 10% del valor del presupuesto estimado. La vigencia de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de cierre del proceso de contratación, entendiéndose que ésta comienza en la hora cero del día fijado para tal efecto y que por lo tanto cualquier hora distinta que aparezca consignada en la póliza o documento respectivo, se tendrá por no escrita. Cuando UNE disponga la ampliación del término de validez de la oferta, el OFERENTE deberá ampliar la vigencia de la garantía de seriedad por el mismo término adicional. Si el OFERENTE no presenta la póliza de seriedad en su oferta o requiriéndose para que la modifique según lo dispuesto en esta solicitud de oferta no envía la modificación solicitada, la oferta será eliminada. El valor de la prima respectiva, así como el de sus ampliaciones, será cubierto por el oferente. Mediante dicha caución el oferente garantizará: a. El sostenimiento de la oferta sin modificaciones de ninguna clase durante su período de

16 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC validez. b. Que constituirá las garantías exigidas por UNE, dentro de los siete (7) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación escrita con las condiciones del contrato. En este tiempo deben ser entregados estos documentos completos y en forma correcta de acuerdo con lo requerido por UNE. Si el contratista encontrare errores u observaciones a la carta con las condiciones del contrato o al contrato escrito, deberá solicitar las correcciones o aclaraciones dentro de los dos (2) días calendario siguientes a su recibo. En caso de solicitarse éstas, el tiempo se contabilizará a partir del momento en que le sea comunicada la corrección. El oferente calificado en 2o. lugar debe ampliar la garantía de seriedad de la oferta por el término requerido, para una posible aceptación de su oferta. A quien se le acepte la oferta y a quienes quedaron en segundo lugar se les devolverá, a solicitud del respectivo oferente, la garantía de seriedad una vez aprobados los documentos necesarios para la formalización del contrato (incluyendo las garantías del contrato). A los demás oferentes dentro de los cinco (5) días siguientes a la comunicación de aceptación de la oferta, si el oferente así lo solicita. NOTA IMPORTANTE: para facilitar la expedición de las pólizas requeridas en la presente solicitud de oferta, el proponente podrá contactar en Correcol S.A. a Oscar Andres Bolaños Celular y solicitar cotización de las mismas bajo el Programa de Grandes Contratantes diseñado especialmente para UNE. Para el efecto, deberá remitir al contacto indicado en Correcol S.A, con anticipación a la fecha del cierre, los siguientes documentos: Personas Jurídicas: Estado financieros actualizados de los dos últimos años contables Declaración de renta, último periodo gravable. Rut Certificado de existencia y representación, con vigencia no superior a 3 meses. Brochure informativo de la compañía Diligenciamiento del Formulario de conocimiento del cliente del sector asegurador exigido por la superintendencia financiera Salrlaft. Copia del documento de identificación del Representante legal MODIFICACIÓN DE LAS OFERTAS Después de la fecha y hora de cierre de la contratación, el oferente no podrá retirar, corregir ni modificar su oferta. Las modificaciones a las ofertas, antes del cierre de la contratación, deberán presentarse en original y una (1) copias en la misma forma que la oferta inicial, la cual así modificada, será considerada como la oferta válida FIRMA DE LA OFERTA Y ABONO DE LA MISMA Este requisito se cumple con la firma de la carta de presentación. La oferta deberá contener claramente el nombre y la dirección comercial del oferente y deberá estar firmada por el representante legal o apoderado de la persona jurídica oferente. De conformidad con el artículo 20 de la Ley 842 de 2003, se requiere que las ofertas que se

17 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC presenten para esta contratación se encuentren avaladas por un ingeniero de telecomunicaciones, electrónico o de sistemas matriculado en Colombia. UNE podrá exigir los documentos que consideren necesarios para acreditar tales hechos INTERPRETACIÓN Y ACLARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LA CONTRATACIÓN Los oferentes deberán examinar cuidadosamente la solicitud de oferta e informarse completamente de todas las circunstancias que puedan influir en alguna forma sobre el trabajo y su costo, la fabricación, el suministro y el plazo de entrega de los elementos ofrecidos. Si alguno de los oferentes encontrare discrepancias u omisiones en la solicitud de oferta, en las especificaciones o en los demás documentos, o tuviere dudas de su significado, deberá solicitar por escrito a UNE las aclaraciones necesarias, las cuales deberán ser recibidas por aquellas por lo menos dos (2) días hábiles antes del cierre de la contratación. Todas las consultas y aclaraciones que formulen los interesados, se realizarán a través de la Subdirección de Compras y serán contestadas por la misma dependencia por escrito, un (1) día hábil siguientes al recibo de la solicitud. UNE no se responsabilizará por ninguna aclaración diferente. Toda la correspondencia relacionada con la presente contratación, con excepción de la oferta, deberá ser entregada en Medellín, en la sede Los Balsos - carrera 16 11A Sur 100, Oficina de Correspondencia Piso 1 o en la Av. Dorado No. 69B 45 Sótano 1 UNE por su parte, dirigirá las comunicaciones en documento escrito, por correo físico a través de una empresa de mensajería especializada, a la dirección que hayan informado quienes adquirieron la solicitud de oferta, y la misma es la que debe ser tenida en cuenta para efectos de términos. Adicionalmente, dichas comunicaciones oficiales podrán ser enviadas por medio electrónico con la correspondiente identificación del funcionario responsable. La oferta deberá ser entregada en la Subdirección de Compras de la Vicepresidencia de Finanzas, situada en la carrera 16 11A Sur 100 piso 3, puesto 1A en la ciudad de Medellín o en la Av. Dorado No 69B 45 piso 3 en la ciudad de Bogotá o en la Calle 77B #59-61 Oficina 812 Edificio Américas II Piso 8 en la ciudad de Barranquilla MODIFICACIÓN DE LA SOLICITUD DE OFERTA ANTERIOR A LA FECHA DE CIERRE DE LA CONTRATACIÓN En caso de que UNE decida hacer modificaciones a esta solicitud de oferta o prorrogar la fecha de cierre, lo hará conocer a los interesados por medio de adendas DOCUMENTOS DE LA OFERTA El original de la oferta deberá estar debidamente foliado. Los documentos que deberán presentarse con la oferta serán los siguientes: - Capítulo 2 de la solicitud de oferta debidamente diligenciado. - Garantía de seriedad de la oferta con sus anexos. - Certificado de existencia y representación legal y las autorizaciones correspondientes que requiera el Representante Legal de la firma. - Certificados de aportes del empleador de acuerdo con el numeral Fotocopia de la matrícula profesional del ingeniero que avala la oferta.

18 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC Información sobre experiencia, de acuerdo con lo solicitado en el capítulo 2. - Respuesta punto a punto de cada uno de los numerales y subnumerales del capítulo 5. ESPECIFICACIONES TECNICAS, con las palabras Enterados, Aceptamos y Cumplimos La oferta a presentar deberá estar firmada por el representante legal de la firma que actúa como oferente y por el ingeniero que avala la oferta INFORMACIÓN RESERVADA El oferente en la carta de presentación de su oferta deberá indicar cuál información de la consignada en ella, tiene el carácter de reservada y en cuáles normas sustenta dicha reserva, señalando expresamente las normas específicas que le otorgan dicho carácter. En el evento en que no señalen las normas específicas o que las normas citadas no correspondan a disposiciones concernientes a la reserva de la información, se entiende que ningún documento o parte de la oferta tiene el carácter de reservado y que UNE se encuentra autorizada para suministrar la información cuando le sea solicitada por otro oferente o un tercero.

19 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC FORMULARIO DE OFERTA 2.1 CARTA DE PRESENTACIÓN PROCESO DE CONTRATACIÓN PC OFERTA DE UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. MEDELLÍN - COLOMBIA De acuerdo con lo que se estipula en esta solicitud de oferta, el suscrito, habiendo examinado cuidadosamente los documentos de la contratación y sus adendas ---- y recibidas las aclaraciones solicitadas, propone ejecutar todo el trabajo requerido para el suministro e instalación de Firewall en alta disponibilidad para un cliente final. La información de catálogos, instructivos y descripciones, etc., adjuntas a la oferta, es de carácter general; por lo tanto, toda modificación a la solicitud de oferta está expresamente indicada en nuestra oferta. De ser aceptada nuestra oferta, nos comprometemos a ejecutar el contrato de conformidad con lo establecido en los documentos que lo conforman y a presentar la documentación requerida para su formalización, dentro del término indicado en el numeral "Garantía de seriedad de la oferta". Ejecutaremos el contrato por los precios señalados en nuestra oferta y en el plazo indicado en el numeral correspondiente a Plazo de ejecución del capítulo 1 de la solicitud de oferta, en las condiciones contractuales y técnicas exigidas en la solicitud de oferta y previstas por las normas que rigen la contratación con UNE y de conformidad con la aceptación de la oferta que se nos haga. Mantendremos vigente nuestra oferta durante sesenta (60) días calendario, contados desde la fecha de cierre de la contratación; procederemos a ampliar su validez y la vigencia de la garantía de seriedad, si se diere el caso contemplado de prorrogar la fecha para la aceptación de la oferta. Declaramos conocer y acatar todas las normas que regulan la contratación con UNE, manifestamos que no estamos incursos en ninguna de las inhabilidades o incompatibilidades establecidas por Ley para contratar con UNE y que de sobrevenir alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, cederemos el contrato, previa autorización escrita de UNE y que de no ser posible la cesión, renunciaremos a continuar su ejecución. Declaramos que estamos libres de conflictos de intereses frente a UNE para la participación en el proceso de contratación. Si durante la ejecución del contrato se llegare a conocer una situación preexistente de conflicto de intereses, UNE EPM TELECOMUNICACIONES S. A. podrá dar por terminado el contrato, sin indemnización; y si tal situación de conflicto sobreviniere luego del inicio del contrato, UNE podrá autorizar que el contratista ceda el contrato a favor de un tercero que cumpla los requisitos exigidos en esta solicitud de oferta, o dar por terminado el contrato con justa causa, en ambos casos sin derecho a indemnización. Declaramos que nuestro comportamiento en la ejecución de los contratos ha sido de buena fe y

20 UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Proceso de Contratación PC no hemos propiciado, ni tolerado, ni lo haremos, conductas de nuestros agentes, representantes y trabajadores, que signifiquen violación a los códigos de ética de ninguna entidad contrate. Declaramos finalmente que la información contenida en nuestra oferta es exacta y veraz, y que aportaremos las pruebas que UNE considere necesarias para verificar su exactitud, y en caso de no ser ello satisfactorio para UNE, conforme a las exigencias de los documentos de la contratación, entendemos que nuestra oferta sea eliminada. Manifestamos expresamente que la información que tiene el carácter de reservada en la presente oferta es la siguiente... Lo anterior, con fundamento en las siguientes normas (indicar las normas en las cuales se fundamenta el carácter reservado de la información señalada contenida en la oferta)... Atentamente, - Nombre del oferente. - Nombre y firma del representante legal. - Nombre y firma de quien avala la oferta.

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