MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL NORMA GTC-185 ICONTEC

Transcripción

1 5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES 5.1 CERTIFICADO Y CONSTANCIA Definición Es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma). Y la CONSTANCIA, es un documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad Requisitos Márgenes Superior Inferior Lateral izquierdo: Lateral derecho: entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm Clasificación Recuerda que de acuerdo con el hecho o acto que se prueba, puedes elaborarlos así: CONSTANCIA PARA: Tiempo de servicio Experiencia Salarios y honorarios Clase de trabajo Jornada laboral Cumplimiento de comisiones Comportamiento del trabajador CERTIFICADO PARA: Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos Derecho de uso del sello Icontec de conformidad con Norma Técnica Colombiana. Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio. Asistencia a congresos, cursos y seminarios.

2 Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción. Documento de identidad. Aseguramiento de la Calidad. Sistema de Administración Ambiental Becas, donaciones y exenciones. Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales. Relación de retenciones de impuestos. Paz y salvos Resultados de exámenes médicos Partes de los certificados y las constancias Código Es opcional, se escribe entre cero y una interlínea libre del margen superior para los tres casos: - En el papel sin membrete - De la zona uno si tiene membrete, o - Del encabezado dado por el procesador de texto. Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma secuencial Fecha Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlíneas libres del texto que lo precede. Ejemplos: - Cuando la fecha se ubica al comienzo Medellín, 4 de enero de Cuando la fecha se ubica al final Dada en Medellín, a los cuatro (4) días del mes de enero de 2011 (dos mil once) Cargo El cargo de la persona responsable lo escribes en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA. Ejemplo:

3 Identificación del documento LA GERENTA DE RECURSOS HUMANOS Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR los escribes con mayúsculas sostenida, seguidas de dos puntos. Se escriben de cuatro a cinco interlíneas libres y centradas. Ejemplo: Texto CERTIFICA: HACE CONSTAR: Contra el margen izquierdo inicias el texto a dos interlíneas libres, con la conjunción QUE, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser: Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad. Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT. En el último párrafo especificas el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia se incluye el destinatario. Los párrafos se separan entre si, por una o dos interlíneas, según la extensión del texto Remitente y firmas responsables El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida. En el caso de dos firmantes sus datos los puedes distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmantes, si el número es impar, el último lo centras Transcriptor Se escribe de dos a tres interlíneas libres, como en la carta comercial. Recomendación: Si elaboras constancias o certificaciones para un centro educativo, le recomiendo, que las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, tales como registro en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben centrado, a interlineación sencilla.

4 INDUSTRIAL DEL NORTE S.A. GH Medellín, 9 de enero de 2011 EL GERENTE DE GESTIÓN HUMANA HACE CONSTAR: Que la doctora Luz Piedad Lerma Hoyos, identificada con la cédula de ciudadanía de Bogotá, D.C., trabaja en esta empresa desde el 5 de enero de 2004, y desempeña el cargo de Gerenta Administrativa. Esta constancia se expide para trámites de solicitud de préstamo de vivienda con la Corporación AV. Villas. JOSE ESCARRIA GIL Transcriptora: Any Méndez Restrepo

5 Figura No. 1. Modelo constancia estilo bloque extremo INDUSTRAIL INDUSTRIAL DEL NORTE S.A Medellín, 6 de enero de 2011 EL CONTADOR GENERAL CERTIFICA: Que a MUNDIAL DE JUGUETES S.A., con NIT , se le efectuó retención en la fuente por el año gravable de 2010, según lo dispuesto por el artículo 381 del Estatuto Tributario. Este certificado se expide para transacción bancaria. FERNANDO LÓPEZ URIBE Transcriptor: Alberto Gómez Jiro