Portal del Colaborador Bienvenidos

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1 Portal del Colaborador Bienvenidos

2 Introducción al portal El portal del Colaborador, es la plataforma donde podrás modificar y actualizar información personal, visualizar e imprimir cartas laborales y comprobantes de nómina, consultar los días de vacaciones pendientes por disfrutar y hacer las solicitudes de vacaciones Internas. Las opciones en la plataforma varían de acuerdo al nivel de acceso que se te haya otorgado, existen 3 tipos de acceso : Acceso para Colaboradores Acceso para el área de Gestión Humana Acceso para Jefes

3 Cómo Ingresar Para acceder debes ingresar tu usuario y contraseña. La contraseña de 4 digitos es para nuevos usuarios, así que debes crear una nueva contraseña. La nueva contraseña debe incluir al menos una letra en mayúscula y debe ser mínimo de 8 carácteres. Usuario Número de cédula de ciudadanía Para cambiar tu contraseña sigue esta ruta: -Perfil -Datos Personales -Cambiar Contraseña. Contraseña Últimos 4 digitos de la cédula Pag. 3

4 Menú Perfil Datos Personales Información Personal Aquí podrás actualizar y/o modificar tu información básica, de contacto y de residencia. Opción habilitada para: Haciendo clic en Modificar puedes cambiar tus datos si es necesario. Pag.4

5 Experiencia laboral Aquí podrás actualizar la experiencia laboral que has tenido hasta el momento y las solicitudes pendientes Para registrar tu experiencia, puedes hacer clic en adicionar una Experiencia Laboral y completar tus datos. Después de diligenciar tus datos Laborales, se creará una solicitud. Para saber si ha sido aprobada, debes verificar en la casilla de Estado Opción habilitada para: De acuerdo al estado de tu solicitud, puedes Editarla si tienes que añadir o corregir tu información Pag. 5

6 Estudios Desde esta opción podrás ingresar los estudios formales que has realizado hasta el momento. Si no tienes Estudios añadidos, puedes agregarlos haciendo clic en Adicionar Nuevo Estudio. Después de completar todos tus datos, Gestión Humana se encargará de validar si son correctos y el proceso de tu solicitud se mostrará en Estado. Opción habilitada para: De acuerdo al estado de tu solicitud, puedes Editarla si tienes que añadir o corregir tu información Pag. 6

7 Beneficiarios Desde esta opción podrás agregar a los miembros de tu grupo familiar que necesiten beneficios. Tienes que hacer clic en Adicionar un beneficiario si quieres agregar a más familiares, debes completar los datos necesarios, hacer clic en Envíar y esperar el estado de tu solicitud. Opción habilitada para: Pag. 8

8 Menú Perfil Datos Laborales Comprobante de Pago Aquí podrás ver y descargar los comprobantes de pago de todos los periodos. Opción habilitada para: Certificado Laboral Esta opción te permite generar y descargar en PDF tus certificados laborales Debes elegir el certificado que desees consultar y después hacer clic en el botón de descarga. Opción habilitada para: Seguridad Social Puedes visualizar las entidades a las cuales te encuentras afiliado desde esta opción. Opción habilitada para: Pag. 9

9 Menú Solicitudes Vacaciones Opción donde podrás solicitar tus vacaciones y ver el detalle de tus vacaciones pendientes. Debes completar el formulario para solicitar tus vacaciones. Después de envíar tu solicitud, podrás monitorear el proceso de tu solicitud consultando la casilla estado. Estas aparecerán informándote lo siguiente: Pendiente de Validación Necesita la aprobación de tu jefe. Aprobado, pendiente de envío a Nómina Aprobado pero falta el ingreso a la nómina. Enviado a la Nómina con éxito El proceso finalizo con éxito. Opción habilitada para: Casilla donde monitoreas tu solicitud de vacaciones. Vacaciones Internas Aquí podrás Restaurar y Solicitar tus Vacaciones Internas. El formulario es similar al de Vacaciones, solamente varía la opción: Tipo de Solicitud Opción habilitada para: Restaurar: Cuando vas a incrementar tus días pendientes por disfrutar. Solicitar: Para disfrutar tus días de vacaciones disponibles Pag. 10

10 Aportes Voluntarios Entidad Afiliada Debes llenar el formulario si quieres realizar un aporte. Valor del aporte Cuando llenes los datos requeridos y envíes el formulario debes estar atento al estado de validación del proceso en la casilla Estado de validación. Opción habilitada para: Periodo en el que se descuenta Casilla donde revisas el estado de validación de tu solicitud Pag. 11

11 Menú Solicitudes para Jefes Prórroga de contrato Desde aquí podrás actualizar las prórrogas a vencerse de tus colaboradores en los próximos dos meses. Esta opción únicamente se habilita cuando tienes personas a tu cargo. Enviando se actualiza la fecha de prórroga de tu colaborador Cambios Laborales Esta opción le permite al jefe a cargo realizar cambios en el salario, contrato y centro de costo de tus colaboradores. Recuerda que si el colaborador no está en tu área debes realizarle un cambio de cargo. Los cambio laborales se realizan el primer día de cada mes. Además, deben estar validados para que se hagan efectivos Pag. 12

12 Vacantes Como Jefe, desde esta opción podrás inscribir una nueva vacante de empleo. Para crear una nueva vacante debes completar todos los datos solicitados y envíar la solicitud para que sea revisada. Después debes verificar tu solicitud en la casilla Estado. Ejemplo de solicitud aprobada Pag. 13

13 Menú Solicitudes para Gestión Humana Reporte de Novedades 1-2 A través de esta opción podrás reportar a nómina las comisiones, horas extra, etc. Para envíar un Reporte de Novedades debes hacer lo siguiente: 3 1- Descargar la plantilla a tu ordenador 2- Diligenciar el archivo de Excel 3- Seleccionar el archivo que diligenciaste 4- Hacer clic en el botón Cargar 4 Después de cargar el archivo con la plantilla de Novedades debes revisar el estado del cargue del archivo para rectificar si la información que contiene es correcta o posee errores. Ejemplo 1 : archivo que debe ser modificado Ejemplo 2: archivo con información correcta Si el archivo contiene errores debes descargarlo, corregirlo y volver a cargarlo Pag. 14

14 Ingresos y Reingresos Esta opción te permite hacer ingresos o reingresos para los colaboradores Haz clic en el botón Ingresar Persona, completa la información personal y oprime guardar Cuando hayas completado la información necesaria debes verificar en la casilla de Estado que el registro esté completo para poder enviarlo Botón para acceder a completar la información laboral de la nueva persona que ingresa Cuando el registro se haya completado podrás envíar la solicitud de ingreso. Pag. 15

15 Así se visualiza en pantalla la información personal que se debe completar para seguir con el proceso. Debes hacer exactamente lo mismo con la información laboral, llenándola y haciendo clic en guardar. Pag. 16

16 Menú Mi Gestión para Jefes Mis Colaboradores En esta opción verás los colaboradores que tienes a cargo. Validaciones En el menú Mi Gestión encontrarás las siguientes opciones de validación: - Validar Vacaciones - Validar Vacaciones Internas - Validar Cambios Laborales Par cada una de las opciones debes revisar si la información es correcta o no dependiendo de lo que vayas a validar, si la información es correcta debes hacer clic en Aprobar, si es incorrecta, debes hacer clic en rechazar Apruebas si la información está correcta y completa, rechazas si algo está incorrecto o incompleto Pag. 17

17 Menú Mi Gestión para Gestión Humana Visualizar la información completa En el menú Mi Gestión encontrarás las siguientes opciones de validación: - Validar Información de Contacto - Validar Reporte de Ausentismos - Validar Reporte de Novedades - Validar Ingresos y Reingresos - Validar Aportes Voluntarios - Validar Experiencia Laboral - Validar Cambios Laborales - Validar Beneficiarios - Validar vacaciones - Validar Estado Civil - Validar Estudios - Validar Vacantes - Validar Beneficios Descargar el archivo para validar la información Formato de validación solo para Reporte de Ausentismo y de Novedades Estructura de validación para todos los demás. lo único que cambia es la información de las casillas dependiendo del tipo de validación. Para cada una de las opciones debes revisar si la información es correcta o no dependiendo de lo que vayas a validar, si la información es correcta debes hacer clic en Aprobar, si es incorrecta, debes hacer clic en rechazar Visualizar la información completa Apruebas si la información está correcta y completa, rechazas si algo está incorrecto o incompleto Pag. 18

18 Políticas de ahorro Si es la primera vez que lo vas a hacer, los valores aparecerán en 0,00% Menú Solicitudes Ingresando al menú solicitudes podrás encontrar la opción: Política de Ahorro Esta opción te permite definir tus políticas de ahorro y la forma en la que quieres distribuirlas. Comprueba cuales son los valores que tienes asignados antes de ingresar unos nuevos. Recuerda que la suma de los valores que asignes, no puede ser mayor al 5,00% Asigna el valor del FMI adicional. Recuerda que no puede ser mayor al 10,00% Ingresa los valores que deseas asignar para: FMI FVOL AFC Envíalo y verifica en el cuadro siguiente que haya sido enviado a la nómina con éxito. Pag. 19

19 Horas Extras Menú Solicitudes Para realizar una solicitud de Horas Extras laboradas, haz click en la pestaña Nueva Solicitud y llena los campos. Asegúrate de específicar los días y las horas que quieres que te sean validadas. En el Menú Solicitudes, dale click a la opción Horas Extras. Envíalo y en la pestaña Mis Solicitudes verifica que haya sido enviado a la nómina con éxito. Esta opción sirve para validar tus Horas Extras laboradas. Pag. 20

20 Validación Horas Extras Para Jefes Ingresando al Menú Mi Gestión podrás encontrar la opción Validar Horas Extras. Esta opción te permitirá revisar las solicitudes de Horas Extras realizadas por tus colaboradores y pasar a realizar la aprobación o el rechazo de las mismas. Revisa las solicitudes de los colaboradores que hacen falta por revisar en la pestaña pendientes Haz click en cada una de las solicitudes pendientes y asegúrate de revisarlas. Agrega un comentario si es pertinente hacerlo selecciona en una de las opciones para: aprobar ó rechazar la solicitud. Finalmente comprueba las solicitudes Aprobadas y Rechazadas en cada una de las respectivas pestañas. Pag. 21

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