Tratado sobre el Comercio de Armas Reglas Financieras para las Conferencias de los Estados Partes y de la Secretaría

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1 12 de agosto de 2015 Presentado por: los Facilitadores del Reglamento Financiero, Ghana/Australia Original: Inglés Tratado sobre el Comercio de Armas Primera Conferencia de los Estados Parte Cancún, de agosto de 2015 Tratado sobre el Comercio de Armas Reglas Financieras para las Conferencias de los Estados Partes y de la Secretaría Definiciones Para los efectos de estas reglas financieras: (a) "CEP" significa Conferencia de los Estados Parte de acuerdo con el Artículo 17 del Tratado sobre el Comercio de Armas; (b) "Secretaría" significa la Secretaría del Tratado sobre el Comercio de Armas; (c) "Tratado" significa el Tratado sobre el Comercio de Armas; (d) "[Jefe]" significa [jefe] de la Secretaría del Tratado sobre el Comercio de Armas; (e) "Presidente" significa el Presidente de la Conferencia de Estados Parte relativa al Tratado sobre el Comercio de Armas; (f) "Comité" significa el Comité de Administración. Aplicación Regla 1 De conformidad con el Artículo 17.3 del Tratado sobre el Comercio de Armas, las presentes reglas financieras regirán la administración financiera de la CEP, cualquier órgano subsidiario que establezca y la Secretaría. Toma de decisiones sobre asuntos con consecuencias financieras Regla 2 A menos que se indique lo contrario en las presentes reglas, todas las decisiones sobre asuntos con consecuencias financieras, se tomarán de conformidad con la Regla 35 de las Reglas de Procedimiento. Período Financiero Regla 3 El período financiero será de un año calendario y el presupuesto anual incluirá una proyección de doce meses para el año calendario posterior. 1

2 Comité de Administración Regla 4 1. El comité [establecido de acuerdo con la decisión de la 1CEP] [cuyo mandato está contemplado en las Reglas del Procedimiento], estará a cargo de la supervisión de los asuntos financieros, incluida la gestión de los proyectos de estimación de presupuesto, presupuestos operativos y gastos, para garantizar la predictibilidad y la sostenibilidad del flujo de caja. 2. Tras la revisión del comité, la Secretaría presentará a todos los Estados Parte las estimaciones presupuestarias, así como los ingresos y gastos reales para cada año del periodo financiero, al menos 90 días antes del inicio de la reunión de la Conferencia de Estados Parte en la que se adoptará el presupuesto. 3. Si el Presidente considera que una decisión tomada por la CEP tendrá consecuencias financieras significativas, el Presidente solicitará que la Secretaría elabore un informe que deberá ser revisado independientemente por el comité y deberá ser presentado a la CEP al menos 24 horas antes de tomar cualquier decisión. 4. La CEP, antes del comienzo del período financiero que cubre el presupuesto, deberá considerar las estimaciones presupuestarias provistas conforme a la Regla 4.2 y cualquier recomendación del comité, y adoptará un presupuesto operativo para el próximo periodo financiero. 5. Si la CEP no aprueba las estimaciones presupuestarias, devolverá las estimaciones con sus recomendaciones a la Secretaría. La Secretaría deberá entonces presentar nuevas estimaciones presupuestarias revisadas por el comité, para la aprobación de la CEP. Contribuciones para la CEP y cualquier organismo subsidiario que establezca Regla 5 1. Todos los Estados Partes, independientemente de su asistencia, pagarán una contribución para sufragar los costos de cada CEP o de cualquier órgano subsidiario que pueda establecer, e incluirá los costos de preparación y celebración de las reuniones de la CEP o de cualquier órgano subsidiario según sea aplicable. La contribución se calculará sobre la base de la escala de cuotas de la ONU y se ajustará para considerar la diferencia entre la membresía de la ONU y la cantidad de Estados que asistan. El ajuste asegurará que [ningún estado contribuya menos de USD 100 que cubre los costos administrativos de la exacción y recolección de la contribución, y que] ninguna contribución exceda el [22 por ciento] [12 %] del total. 2. Todos los Estados signatarios y observadores que asistan a cada CEP o a cualquiera de los órganos subsidiarios que establezca, serán gravados con una tarifa de participación por los costos de preparar y celebrar la CEP o reunión del órgano subsidiario, según sea aplicable. La tarifa será calculada sobre la base de la escala de cuotas de la ONU y ajustada para considerar la diferencia entre la membresía de la ONU y el número de Estados que asisten. El ajuste asegurará que [ningún estado contribuya menos de USD 100 que cubre los costos administrativos de la exacción y recolección de la contribución], y que ninguna contribución exceda el [22 por ciento] [12 %] del total. 2

3 a. Las facturas emitidas para los costos estimados de la CEP se calcularán bajo la presunción de que todos los Estados Partes, los Estados Signatarios y los Estados Observadores que asistieron a la CEP el año anterior, atenderán a la CEP siguiente. b. La Secretaría producirá estimaciones de costos finales sobre la base de los costos reales de la CEP y el número de Estados que participaron, en los 3 meses posteriores a la celebración de la CEP. Se realizarán los ajustes consiguientes al final de cada año calendario, considerando cualquier débito o crédito de los Estados en las contribuciones que se harán para el próximo año calendario. 3. De acuerdo con la Regla 5.1., los costos de preparación y celebración de una CEP o una reunión de cualquier organismo subsidiario que se establezca, comprenderán: a. Los costos del lugar de reunión; de la documentación, incluida la traducción; la interpretación en vivo; los equipos y suministros para la conferencia; y el soporte de TI, según sea necesario. b. Los costos de las actividades de la Secretaría relativos a la organización de la CEP, o cualquier órgano subsidiario que establezca, serán calculados por el comité de administración con base en el 30 por ciento de los costos centrales de la Secretaría. i. El comité de administración verificará y tendrá bajo revisión la proporción de los costos de la Secretaría que se cobrarán conforme al párrafo (b) antes mencionado, y se reflejarán en las estimaciones presupuestarias preparadas por la Secretaría conforme a la Regla El programa de patrocinio independiente para apoyar la participación de delegados de países en desarrollo en la CEP, será financiado con contribuciones voluntarias. 5. Noventa días antes del inicio programado de la CEP, la Secretaría informará al Presidente, quien a su vez notificará a los Estados Partes sobre el estado de las contribuciones recibidas para sufragar el costo de la preparación y celebración de la CEP. 6. Si el 80 por ciento del presupuesto necesario para preparar y celebrar una CEP no se ha recibido dos meses antes de la apertura programada de la CEP, el Presidente, a su discreción, podrá anunciar a los Estados Partes que se pospondrá la CEP debido a falta de apoyo financiero para sufragar los gastos de preparación y celebración de la CEP. Contribuciones para la Secretaría Regla 6 1. Todos los años se cobrará a los Estados Parte una contribución obligatoria para los gastos centrales de la Secretaría, además de la proporción atribuida como 3

4 trabajo relacionado con la organización de la CEP, que se considera en la Regla Las contribuciones obligatorias realizadas conforme a la Regla 6.1 se calcularán según la escala de cuotas de la ONU, ajustadas para considerar la diferencia entre la membresía en la ONU y la cantidad de Estados Partes. El ajuste asegurará que [ningún estado contribuya menos de USD 100 que cubre los costos administrativos de la exacción y recolección de la contribución], y que ninguna contribución exceda el [22 por ciento] [12 %] del total. 3. Los costos centrales de la Secretaría mencionados en la Regla 6.1 comprenderán: salarios del personal, equipos, gastos generales de oficina, administración financiera, administración de recursos humanos, seguros, comunicaciones y TI, y cualquier otro artículo esencial para el funcionamiento de la Secretaría, según lo decida la CEP. 4. Los otros deberes a ser realizados por la Secretaría a pedido de la CEP serán financiados con contribuciones voluntarias. Pago de las contribuciones Regla 7 1. En cuanto a las contribuciones hechas según la Regla 5 y/o la Regla 6: a. Las contribuciones para cada año calendario serán vencidas y pagaderas íntegramente dentro de los 90 días de recepción de la factura por parte de la Secretaría. Los estados deberían ser notificados sobre el monto de sus contribuciones para un determinado año hacia el 15 de octubre del año anterior. b. Cada Estado, con tanta anticipación como sea posible a la fecha de vencimiento de la contribución, informará a la Secretaría sobre los plazos proyectados de esa contribución; y en caso de cualquier contribución voluntaria deberá informar el monto que pretende contribuir; c. Si las contribuciones de cualquier Estado no han sido recibidas al 1 de marzo del año en cuestión, la Secretaría notificará al Presidente, quien escribirá a esos Estados para recordarles la importancia de pagar sus respectivos atrasos. Las consultas del Presidente con tales Estados se informarán a la CEP en su próxima reunión. d. Cualquier Estado Parte cuyas contribuciones estén atrasadas en dos o más años no será elegible para nominar a un representante como funcionario, ni podrá ser miembro de ningún comité ni organismo subsidiario de la CEP. Sin embargo, la CEP podrá permitir a los Estados miembros nominar si se comprueba que el incumplimiento del pago se debe a circunstancias ajenas a la voluntad del Estado Parte. e. Para cualquier Estado Parte que no haya cumplido con sus obligaciones financieras dentro de los cuatro años, se suspenderá su derecho a voto. Sin embargo, la CEP podrá permitir al Estado Parte votar si se comprueba que el incumplimiento del pago se debe a circunstancias ajenas a la voluntad del Estado Parte. 4

5 2. Las contribuciones realizadas según la Regla 6 por parte de Estados que se vuelven Estados Partes del Tratado luego del comienzo del período financiero se harán en forma prorrateada para el balance de ese período financiero. Los ajustes consiguientes se realizarán al final de cada período financiero para los demás Estados Partes. 3. La Secretaría en breve acusará recibo de todos los compromisos y contribuciones, e informará a los Estados Partes publicando información actualizada sobre el estado de los compromisos de pago de las contribuciones. 4. El saldo de los créditos consignados de períodos financieros anteriores se acumulará con el próximo período financiero. De esta manera, las contribuciones de los Estados Partes se reducirán para el próximo período financiero. Enmiendas Regla 8 Cualquier enmienda a las presentes reglas deberá ser adoptada por la CEP por consenso o, cuando no se llegue a un consenso, por votación como último recurso, tal como se vota para otros asuntos importantes, de conformidad con las Reglas del procedimiento, es decir, por mayoría de [3/4][2/3]. Requisitos de auditoría Regla 9 1. La CEP designará un Auditor independiente reconocido internacionalmente y con experiencia en la auditoría de organizaciones internacionales. El Auditor independiente será designado para un período de cuatro años coincidente con un período financiero determinado, y puede volver a ser designado por la CEP por otro período de cuatro años. 2. La auditoría se realizará de conformidad con los estándares de auditoría generalmente aceptados y con cualquiera de las instrucciones relevantes dadas por la CEP. 3. El Auditor emitirá un informe sobre la auditoría del informe financiero anual de la Secretaría y sobre los registros en que se basan y que están relacionados con el funcionamiento de la Secretaría y las actividades de la CEP y de los órganos subsidiarios. 4. El Auditor, según sea adecuado, hará observaciones con respecto a la eficiencia de los procedimientos financieros, el sistema de contabilidad, los controles financieros internos y, en general, la administración y la gestión de la Secretaría. 5. El comité de administración, tras la adopción del informe de auditoría, supervisará la implementación de las observaciones y recomendaciones de la auditoría; y buscará garantizar la corrección de las decisiones y actividades financieras, antes del siguiente ejercicio del informe. 5

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