SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES. Manual de Operador de Address book Viewer

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1 SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES Manual de Operador de Address book Viewer

2 2009 KYOCERA MITA CORPORATION Reservados todos los derechos

3 Prefacio Gracias por adquirir el Sistema digital multifuncional en color. En este manual se ofrecen instrucciones sobre el AddressBook Viewer. Lea este manual antes de usar el Sistema digital multifuncional en color. Seleccione esta opción para importar los datos de libreta de direcciones exportados como archivos CSV de un equipo de la misma serie con el AddressBook Viewer. Cómo leer este manual Símbolos usados en este manual En este manual, se describe alguna información importante con los símbolos mostrados a continuación. Asegúrese de leer esta información antes de utilizar el equipo. ADVERTENCIA PRECAUCIÓN Hinweis Indica una situación potencialmente peligrosa que, en caso de no evitarse, podría provocar lesiones graves o incluso la muerte al operador, así como graves daños o un incendio en el equipo o bienes situados en las proximidades. Indica una situación potencialmente peligrosa que, si no se evita, puede provocar lesiones leves o moderadas al operador y daños parciales al equipo o a los bienes situados en las proximidades. Indica información a la que debe prestar atención al utilizar el equipo. Además de la información descrita arriba, en este manual también se incluye información que puede ser útil para la utilización del equipo y que va acompañada de los siguientes símbolos: Describe información útil para la utilización del equipo. Páginas que describen información y elementos relacionados con la tarea que se está realizando actualmente. Consulte estas páginas si es necesario. Pantallas Las pantallas utilizadas en este manual pueden ser distintas de las reales en función del entorno de uso del equipo, como el estado de instalación de opciones. En este manual se incluyen pantallas para el formato de papel A/B. Si utiliza papel de formato LT, las pantallas o el orden de los botones pueden variar en su equipo. Marcas registradas El nombre oficial de Windows 2000 es Microsoft Windows 2000 Operating System. El nombre oficial de Windows XP es Microsoft Windows XP Operating System. El nombre oficial de Windows Vista es Microsoft Windows Vista Operating System. El nombre oficial de Windows Server 2003 es Microsoft Windows Server 2003 Operating System. El nombre oficial de Windows Server 2008 es Microsoft Windows Server 2008 Operating System. Microsoft, Windows, Windows NT, así como los nombres de otros productos de Microsoft son marcas comerciales propiedad de Microsoft Corporation en EE.UU., así como en otros países. Apple, AppleTalk, Macintosh, Mac, Mac OS, Safari, TrueType y LaserWriter son marcas comerciales propiedad de Apple Inc. en EE.UU. y en otros países. Adobe, Adobe Acrobat, Adobe Reader, Adobe Acrobat Reader y PostScript son marcas comerciales propiedad de Adobe Systems Incorporated. Mozilla, Firefox y el logotipo Firefox son marcas comerciales o registradas propiedad de Mozilla Foundation en EE.UU. y en otros países. IBM, AT y AIX son marcas comerciales propiedad de International Business Machines Corporation. NOVELL, NetWare y NDS son marcas comerciales propiedad de Novell, Inc. El resto de nombres de empresa y de productos que aparecen en este manual son marcas comerciales que pertenecen a sus respectivas empresas. Prefacio 1

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5 ÍNDICE Prefacio... 1 Cómo leer este manual... 1 Capítulo 1 EJECUCIÓN DEL AddressBook Viewer Ejecución del AddressBook Viewer... 6 Acceso mediante el grupo de programas... 6 Acceso mediante las propiedades de impresión... 7 Información acerca de la interfaz del AddressBook Viewer... 9 Utilización de los comandos Barra de menús Barra de herramientas Menús interactivos Capítulo 2 GESTIÓN DE LA LIBRETA DE DIRECCIONES Acerca de la libreta de direcciones Gestión de la libreta de direcciones privada Gestión de la libreta de direcciones pública Configuración de la libreta de direcciones de MAPI Gestión de la libreta de direcciones de Windows Mail Gestión de la libreta de direcciones de LDAP Importación y exportación de la libreta de direcciones Gestión de los contactos y de los grupos Gestión de los contactos Gestión de los grupos Búsqueda de contactos Capítulo 3 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Errores relacionados con el AddressBook Viewer No se puede seleccionar la libreta de direcciones ÍNDICE ALFABÉTICO ÍNDICE 3

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7 1.EJECUCIÓN DEL AddressBook Viewer En esta sección se explica cómo ejecutar el AddressBook Viewer y se describe la interfaz del Visor. Ejecución del AddressBook Viewer... 6 Acceso mediante el grupo de programas...6 Acceso mediante las propiedades de impresión...7 Información acerca de la interfaz del AddressBook Viewer... 9 Utilización de los comandos Barra de menús...10 Barra de herramientas...11 Menús interactivos...11

8 1 EJECUCIÓN DEL AddressBook Viewer Ejecución del AddressBook Viewer Con el AddressBook Viewer, puede agregar o modificar fácilmente los nombres de los destinatarios de fax, los números de fax y las direcciones de fax a través de Internet (direcciones de correo electrónico) en la libreta de direcciones. Esta utilidad le permite gestionar los destinatarios de fax, seleccionar y ver los destinatarios de fax de la libreta de direcciones, así como los números de fax de los destinatarios y otra información de contacto. Además, el AddressBook Viewer le permite importar o exportar datos de la libreta de direcciones en o desde otros programas de libreta de direcciones compatibles con este equipo. Puede acceder al AddressBook Viewer de dos formas: Carpeta Programas del menú Inicio Ventana de propiedades de impresión del controlador N/W-Fax (acceso limitado) Acceso mediante el grupo de programas Puede acceder al AddressBook Viewer desde el grupo de programas para crear y editar una libreta de direcciones privada. Acceso al AddressBook Viewer desde el grupo de programas 1 Haga clic en el menú [Inicio] y seleccione [Todos los programas], [HS Client] y [AddressBook Viewer for HS]. Aparece la ventana del AddressBook Viewer. 6 Ejecución del AddressBook Viewer

9 1 EJECUCIÓN DEL AddressBook Viewer 1.EJECUCIÓN DEL AddressBook Viewer Acceso mediante las propiedades de impresión Dentro de la ventana Imprimir de la aplicación, podrá, de forma limitada, crear y editar los contactos de la libreta de direcciones. Hinweis Este método solo se recomienda si está en el proceso de envío de un fax y necesita agregar un destinatario no incluido en la libreta de direcciones a la lista de envío. En caso contrario, utilice el grupo de programas para acceder al AddressBook Viewer. Acceso al AddressBook Viewer desde las propiedades de impresión 1 En el cuadro de diálogo [Imprimir] de la aplicación, seleccione el controlador N/W-Fax de la impresora y haga clic en [Preferencias]. Aparecerá el cuadro de diálogo de propiedades de N/W-Fax. 2 Según la aplicación que se utilice, aparecerá [Preferencias] en lugar de [Propiedades] en el cuadro de diálogo [Imprimir]. Haga clic en [Selecc. libreta de direcciones...] en la ficha [Enviar]. Aparece la ventana del AddressBook Viewer. Ejecución del AddressBook Viewer 7

10 1 EJECUCIÓN DEL AddressBook Viewer Selección de contactos para N/W-Fax Cuando acceda al AddressBook Viewer desde el controlador N/W-Fax, podrá seleccionar los contactos desde el AddressBook Viewer. Tras seleccionar los contactos que desee agregar como destinatarios, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre en el panel derecho y seleccione [Selección] en el menú contextual. También puede seleccionar los destinatarios buscando los contactos en el AddressBook Viewer. P.42 "Búsqueda de contactos" Aparecerá el cuadro de diálogo [Destinos]. [Eliminar]: Haga clic en esta opción para eliminar los contactos seleccionados de la lista de destinatarios. [Aceptar]: Haga clic en esta opción para añadir los contactos como destinatarios. [Cancelar]: Haga clic en esta opción para cancelar la selección. [Ayuda]: Haga clic aquí para visualizar la ayuda en línea. 8 Ejecución del AddressBook Viewer

11 1 EJECUCIÓN DEL AddressBook Viewer Información acerca de la interfaz del AddressBook Viewer La ventana principal del AddressBook Viewer se compone de los elementos siguientes ) Barra de menús Puede llevar a cabo varias funciones mediante la selección del comando correspondiente en los menús. P.10 "Barra de menús" 2) Barra de herramientas Puede llevar a cabo las funciones generales de forma más rápida si hace clic en el icono correspondiente de la barra de herramientas. P.11 "Barra de herramientas" 3) Panel de exploración Puede expandir o contraer el modo de visualización de los grupos y de las entradas de la libreta de direcciones de contactos. El panel de exploración está estructurado en forma de árbol en el caso de las libretas de direcciones siguientes: - Libreta de direcciones privada: Esta libreta contiene los contactos registrados en la libreta de direcciones cliente asociada del sistema cliente. Es posible registrar hasta 200 grupos en la carpeta "Grupo", 2000 contactos en la carpeta "Ubicación/Personas" y 200 contactos en total entre las carpetas "Grupo" y "Ubicación/Personas". - Libreta de direcciones pública: Esta libreta contiene los contactos registrados en la libreta de direcciones de este equipo. - Libreta de direcciones de MAPI: Esta libreta contiene los contactos de la libreta de direcciones del cliente de correo predeterminado del equipo. - Libr. dir. de Windows Mail: Contiene los contactos de la libreta de direcciones de Windows Mail del PC cliente. Es posible descargar hasta 2000 contactos en la carpeta "Ubicación/Personas". Si el número de contactos es superior a 2000, solo se podrán descargar 2000 y el resto se omitirá. Las opciones mostradas varían según la aplicación de correo de Microsoft. - Libreta de direcciones de LDAP: Esta libreta contiene los contactos del servidor LDAP especificado. Es posible registrar hasta 2000 contactos en la carpeta "Ubicación/Personas". - Importar libreta de direcciones: Si la libreta de direcciones se ha importado desde un archivo CSV o vcard, el sistema mostrará esta libreta de direcciones. 4) Panel de contenidos El panel de la derecha muestra una información resumida de sólo texto y no modificable acerca de la entrada de la libreta de direcciones actualmente seleccionada. Si selecciona una entrada en el panel de exploración de la libreta de direcciones, aparece la información resumida de la entrada en el panel de contenidos. 5) Barra de estado Muestra la descripción del comando seleccionado en el lado izquierdo, así como el número de elementos de la entrada de la libreta de direcciones seleccionada en el lado derecho. Información acerca de la interfaz del AddressBook Viewer 9

12 1 EJECUCIÓN DEL AddressBook Viewer Utilización de los comandos El AddressBook Viewer le permite realizar una amplia variedad de funciones. Puede acceder a todos los comandos desde los menús de la barra de menús y desde los iconos de la barra de herramientas que se encuentran en la parte superior de la ventana del AddressBook Viewer. Puede también seleccionar los comandos desde los menús interactivos haciendo clic con el botón derecho del ratón en el panel de exploración y en el panel de contenidos. Barra de menús La barra de menús dispone de cinco menús de comandos que permiten realizar varias funciones en el AddressBook Viewer. 1) Menú Archivo Los comandos siguientes pueden seleccionarse en el menú Archivo. - Nuevo contacto: Seleccione esta opción para agregar nuevos contactos a la libreta de direcciones privada. Si el elemento seleccionado es un grupo, el contacto se creará y mostrará en el grupo. Si el elemento actualmente seleccionado es la carpeta "Ubicación/Personas" o "Libreta de direcciones privada", el contacto se creará en la carpeta "Ubicación/Personas". Este comando está disponible únicamente si se seleccionan elementos en la libreta de direcciones privada. - Nuevo grupo: Seleccione esta opción para agregar nuevos grupos a la libreta de direcciones privada. Este comando sólo está disponible si se selecciona la carpeta "Grupo" en la libreta de direcciones privada. - Propiedades: Seleccione esta opción para editar o ver las propiedades de un grupo o contacto de la libreta de direcciones pública o privada. Este comando sólo está disponible si se selecciona un grupo o un contacto en la libreta de direcciones privada o pública. - Eliminar: Seleccione esta opción para eliminar grupos y contactos de la libreta de direcciones privada o contactos de la libreta de direcciones de LDPA. Este comando solo estará disponible cuando se seleccionen un grupo o contactos en la libreta de direcciones privada o contactos en la libreta de direcciones de LDAP. - Dispositivos: Seleccione esta opción para descargar la libreta de direcciones pública de este equipo. - Importar - Archivo CSV: Seleccione esta opción para importar los datos de libreta de direcciones exportados como archivos CSV de un equipo de la misma serie con el AddressBook Viewer. Los datos se importarán a "Importar libreta de direcciones". - Importar - Archivo vcard: Seleccione esta opción para importar los datos de libreta de direcciones exportados como archivos CSV de un equipo de la misma serie con el AddressBook Viewer. Los datos se importarán a "Importar libreta de direcciones". Este comando sólo estará disponible cuando Microsoft Office XP esté instalado en su sistema. - Exportar - Archivo CSV: Seleccione esta opción para exportar la libreta de direcciones seleccionada como un archivo CSV. - Exportar - Archivo vcard: Seleccione esta opción para exportar la libreta de direcciones seleccionada como un archivo vcard. Este comando sólo estará disponible cuando Microsoft Office XP esté instalado en su sistema. - Salir: Seleccione esta opción para salir del AddressBook Viewer. 2) Menú Editar Los comandos siguientes pueden seleccionarse en el menú Editar. - Copiar: Seleccione esta opción para copiar los contactos seleccionados o un grupo al portapapeles. Los contactos o el grupo copiados al portapapeles pueden pegarse en la libreta de direcciones privada. Este elemento está disponible sólo cuando selecciona un grupo o contactos de alguna de las libretas de direcciones. - Pegar: Seleccione esta opción para pegar los contactos o un grupo que ha copiado al portapapeles en la libreta de direcciones privada. Si se ha copiado un grupo, este elemento sólo estará disponible cuando seleccione la carpeta "Grupo". Si se han copiado los contactos, este elemento sólo estará disponible cuando seleccione un grupo o la carpeta "Ubicación/Personas" de la libreta de direcciones privada. - Seleccionar todo: Seleccione esta opción para seleccionar todos los contactos que aparecen en el panel derecho. Este elemento estará disponible sólo cuando explore grupos o contactos. - Buscar: Seleccione esta opción para buscar un contacto en la libreta de direcciones. También puede buscar en el servidor LDAP para agregar contactos en la libreta de direcciones de LDAP. 3) Menú Ver Los comandos siguientes pueden seleccionarse en el menú Ver. - Barra de herramientas: Seleccione esta opción para mostrar u ocultar la barra de herramientas. Si aparece una marca de verificación en el menú es que la barra de herramientas está desplegada. Puede desactivarla para ocultar la barra de herramientas. - Barra de estado: Seleccione esta opción para mostrar u ocultar la barra de estado. Si aparece una marca de verificación en el menú significa que actualmente se está mostrando la barra de estado. Puede desactivarla para ocultar la barra de estado. - Iconos grandes: Seleccione esta opción para ver los contactos con iconos grandes. - Iconos pequeños: Seleccione esta opción para ver los contactos con iconos pequeños. - Lista: Seleccione esta opción para ver los contactos en la vista de lista. - Detalles: Seleccione esta opción para ver los contactos en una lista con información detallada. - Ordenar por, Nombre: Seleccione esta opción para ordenar los contactos por el nombre. - Ordenar por, Número de fax: Seleccione esta opción para ordenar los contactos por el número de fax. - Ordenar por, Dirección de correo electrónico: Seleccione esta opción para ordenar los contactos por la dirección de correo electrónico. - Ordenar por, Ascendente: Seleccione esta opción para ordenar los contactos en orden ascendente. - Ordenar por, Descendente: Seleccione esta opción para ordenar los contactos en orden descendente. - Configuración predeterminada, Fuente de datos: Seleccione la libreta de direcciones que desee establecer como predeterminada para el cuadro de diálogo de [Buscar contacto]. Seleccione la libreta de direcciones donde suela buscar los contactos habitualmente. La libreta de direcciones pública viene establecida como predeterminada de fábrica. 10 Utilización de los comandos

13 1 EJECUCIÓN DEL AddressBook Viewer 1.EJECUCIÓN DEL AddressBook Viewer - Configuración predeterminada, Selección de tipo: Seleccione el tipo de destino predeterminado que se activará en el cuadro de diálogo [Selección de tipo], que aparece al buscar contactos como los destinos de los trabajos de N/W-Fax. Puede seleccionar "Número de fax", "Dirección de correo electrónico" o "Ambos" como tipo predeterminado. La opción "Dirección de correo electrónico" está establecida como el valor predeterminado de fábrica. Esta opción sólo se puede establecer cuando se inicia el AddressBook Viewer desde el controlador N/W fax. 4) Menú Herramientas Los comandos siguientes pueden seleccionarse en el menú Herramientas. - Configuración de LDAP: Seleccione esta opción para configurar el servicio LDAP de modo que obtenga la libreta de direcciones LDAP del servidor LDAP. - Configuración de dispositivos: Seleccione esta opción para buscar el dispositivo de modo que obtenga la libreta de direcciones pública de este equipo. 5) Ayuda Los comandos siguientes pueden seleccionarse en el menú Ayuda. - Contenido e índice: Seleccione esta opción para ver la ayuda en línea. - Acerca de AddressBook Viewer for HS: Seleccione esta opción para ver la información de la versión. Barra de herramientas Puede utilizar los iconos de herramientas siguientes para acceder a distintas funciones rápidamente. (Nuevo contacto): Haga clic aquí para añadir un nuevo contacto a la libreta de direcciones privada. Si el elemento seleccionado es un grupo, el contacto se creará como miembro del grupo. Si el elemento actualmente seleccionado es un contacto o la libreta de direcciones, el contacto se creará en la libreta de direcciones. Este icono está disponible únicamente si se seleccionan elementos en la libreta de direcciones privada o pública. (Nuevo grupo): Haga clic aquí para añadir un grupo nuevo a la libreta de direcciones privada. Este icono sólo está disponible si se selecciona la carpeta "Grupo" en la libreta de direcciones privada. (Copiar): Haga clic aquí para copiar los contactos seleccionados o un grupo al portapapeles. Los contactos o el grupo copiados al portapapeles pueden pegarse en la libreta de direcciones privada. Este icono está disponible sólo cuando selecciona un grupo o contactos de alguna de las libretas de direcciones. (Pegar): Haga clic aquí para pegar los contactos o el grupo copiado en el portapapeles en la libreta de direcciones privada. Si se ha copiado un grupo, este elemento sólo estará disponible cuando seleccione la carpeta "Grupo". Si los contactos se han copiado, este elemento sólo estará disponible al seleccionar un grupo o la carpeta "Ubicación/ Personas" en la libreta de direcciones privada. (Propiedades): Haga clic aquí para editar o ver las propiedades de un grupo o contacto. Este icono está disponible sólo cuando selecciona un grupo o un contacto. (Eliminar): Haga clic aquí para eliminar un grupo o contactos de la libreta de direcciones privada. Este icono está disponible sólo cuando selecciona un grupo o contactos de la libreta de direcciones privada. (Buscar): Haga clic aquí para buscar un contacto en la libreta de direcciones. (Descargar AB): Haga clic aquí para descargar la libreta de direcciones pública modificada en este equipo. (Fax): Haga clic aquí para añadir los números de fax de los contactos seleccionados como destinos para su envío con el controlador N/W-Fax. Este icono estará disponible sólo cuando acceda al AddressBook Viewer desde el cuadro de diálogo de propiedades del controlador N/W-Fax y seleccione contactos. (Correo): Haga clic aquí para añadir las direcciones de correo electrónica de los contactos seleccionados como destinos para su envío con el controlador N/W-Fax. Este icono estará disponible sólo cuando acceda al AddressBook Viewer desde el cuadro de diálogo de propiedades del controlador N/W-Fax y seleccione contactos. (Confirmar selección): Haga clic aquí para ver el cuadro de diálogo Destinos de modo que pueda confirmar los destinos que van a enviarse con el controlador N/W-Fax. Este icono estará disponible cuando se accede al AddressBook Viewer desde el cuadro de diálogo de propiedades del controlador N/W-Fax y si se han seleccionado números de fax o direcciones de correo electrónicos como destinos. Menús interactivos También puede utilizar el menú interactivo que se muestra al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre un elemento en la ventana del AddressBook Viewer. Añadir, Contacto: Seleccione esta opción para añadir un nuevo contacto a la libreta de direcciones privada. Si el elemento seleccionado es un grupo, el contacto se creará como miembro del grupo. Si el elemento actualmente seleccionado es "Ubicación/Personas" o la carpeta de la libreta de direcciones privada, el contacto se creará en la carpeta "Ubicación/Personas". Este comando está disponible únicamente si se seleccionan elementos en la libreta de direcciones privada. Utilización de los comandos 11

14 1 EJECUCIÓN DEL AddressBook Viewer Añadir, Grupo: Seleccione esta opción para añadir un nuevo grupo a la libreta de direcciones privada. Este comando sólo está disponible si se selecciona la carpeta "Grupo" en la libreta de direcciones privada. Copiar: Seleccione esta opción para copiar los contactos o el grupo seleccionados al portapapeles. Los contactos o los grupos copiados al portapapeles pueden pegarse en la libreta de direcciones privada. Este elemento está disponible sólo cuando selecciona un grupo de alguna de las libretas de direcciones Pegar: Seleccione esta opción para pegar los contactos o los grupos que ha copiado al portapapeles en la libreta de direcciones privada. Este elemento sólo está disponible si se selecciona un grupo o la carpeta "Ubicación/Personas" en la libreta de direcciones privada. Propiedades: Seleccione esta opción para editar o ver las propiedades de un contacto o grupo de la libreta de direcciones privada. Solo se pueden editar los valores de la libreta de direcciones privada. Eliminar: Seleccione esta opción para eliminar los contactos o grupos seleccionados en la libreta de direcciones privada. Este comando sólo está disponible al seleccionar contactos o grupos en la libreta de direcciones privada. Seleccionar, Número de fax: Seleccione esta opción para añadir los números de fax de los contactos o grupos seleccionados como destinos para su envío con el controlador N/W-Fax. Este elemento sólo está disponible si se accede al AddressBook Viewer desde el cuadro de diálogo de propiedades del controlador N/W-Fax y se seleccionan contactos o grupos. Seleccionar, Correo electrónico: Seleccione esta opción para añadir las direcciones de correo electrónico de los contactos o grupos seleccionados como destinos para su envío con el controlador N/W-Fax. Este elemento sólo está disponible si se accede al AddressBook Viewer desde el cuadro de diálogo de propiedades del controlador N/W-Fax y se seleccionan contactos o grupos. Selección: Seleccione esta opción para abrir el cuadro de diálogo [Destinos] y confirmar los destinos que se van a enviar con el controlador N/W-Fax. Este elemento sólo está disponible cuando se accede al AddressBook Viewer desde el cuadro de diálogo de propiedades del controlador N/W-Fax y si se han seleccionado números de fax o direcciones de correo electrónico como destinos. Exportar a vcard: Seleccione esta opción para exportar el contacto seleccionado como un archivo vcard. Este comando sólo estará disponible cuando Microsoft Office XP esté instalado en su sistema. 12 Utilización de los comandos

15 2.GESTIÓN DE LA LIBRETA DE DIRECCIONES En esta sección se describe cómo gestionar la libreta de direcciones con el AddressBook Viewer. Acerca de la libreta de direcciones Gestión de la libreta de direcciones privada...14 Gestión de la libreta de direcciones pública...14 Configuración de la libreta de direcciones de MAPI...22 Gestión de la libreta de direcciones de Windows Mail...22 Gestión de la libreta de direcciones de LDAP...22 Importación y exportación de la libreta de direcciones...29 Gestión de los contactos y de los grupos Gestión de los contactos...32 Gestión de los grupos...38 Búsqueda de contactos...42

16 Acerca de la libreta de direcciones Puede gestionar la libreta de direcciones mediante las siguientes libretas: La libreta de direcciones privada que puede utilizar como libreta personal. P.14 "Gestión de la libreta de direcciones privada" La libreta de direcciones pública le permite ver la libreta de direcciones de los sistemas de la misma serie. P.14 "Gestión de la libreta de direcciones pública" La libreta de direcciones MAPI le permite visualizar los datos de la libreta de direcciones de la aplicación de gestión de correo electrónico predeterminada de su sistema. P.22 "Configuración de la libreta de direcciones de MAPI" La libreta de direcciones de Windows Mail le permite visualizar los datos de la libreta de direcciones de Windows Mail de su sistema. P.22 "Gestión de la libreta de direcciones de Windows Mail" La libreta de direcciones de LDAP le permite ver los datos de la libreta de direcciones que se han añadido desde los servidores LDAP. P.22 "Gestión de la libreta de direcciones de LDAP" Por otra parte, el AddressBook Viewer permite la importación y exportación de los datos de la libreta de direcciones como archivo CSV o vcard; de esta manera, los usuarios pueden importar el archivo CSV o vcard que exportaron de la libreta de direcciones pública o privada de otro usuario y exportar la libreta de direcciones pública y privada para las libretas de direcciones de otros usuarios. P.29 "Importación y exportación de la libreta de direcciones" La importación y exportación de un archivo vcard sólo está disponible si Microsoft Office XP está instalado en el ordenador. Al importar o exportar un archivo vcard, sólo puede importarse o exportarse un contacto. Gestión de la libreta de direcciones privada Puede gestionar su propia libreta de direcciones mediante la libreta de direcciones privada. Puede agregar, borrar y modificar los contactos de dicha libreta de direcciones. También puede crear, eliminar y modificar grupos. Se pueden agregar contactos y grupos a la libreta de direcciones procedentes de distintas libretas de direcciones mediante el AddressBook Viewer. Para obtener instrucciones sobre cómo gestionar los contactos y grupos en la libreta de direcciones privada, consulte la siguiente sección: P.32 "Gestión de los contactos y de los grupos" Gestión de la libreta de direcciones pública Para acceder a la libreta de direcciones pública del equipo, debe configurar la conexión al dispositivo. Puede configurar la conexión buscando el dispositivo en la red o introduciendo la dirección IP del dispositivo de forma manual. P.15 "Conexión al dispositivo MFP de la misma serie" Después de configurar la conexión al dispositivo, los datos de la libreta de direcciones del dispositivo se obtienen en la libreta de direcciones pública. Podrá visualizar los datos de la libreta de direcciones y copiarlos a la libreta de direcciones privada. Si desea obtener instrucciones sobre la descarga de los datos de la libreta de direcciones pública en el AddressBook Viewer, consulte la sección siguiente: P.21 "Descarga de la libreta de direcciones pública" La libreta de direcciones de este equipo no se puede obtener con el AddressBook Viewer con el dispositivo USB conectado. Cuando en los datos de la libreta de direcciones el número de direcciones registradas en el equipo es superior a 400 o el número total de datos registrados en cada grupo es superior a 200, para descargar los datos de la libreta de direcciones al AddressBook Viewer se debe activar la opción de servidor FTP en la configuración de red de COMMAND CENTER. 14 Acerca de la libreta de direcciones

17 2.GESTIÓN DE LA LIBRETA DE DIRECCIONES Conexión al dispositivo MFP de la misma serie Puede buscar un dispositivo en la red y configurar la conexión. P.15 "Búsqueda automática de dispositivos MFP" P.17 "Introducción manual de la dirección IP" Búsqueda automática de dispositivos MFP 1 Haga clic en el menú [Herramientas] y seleccione [Configuración de dispositivos]. Aparece el cuadro de diálogo [Detección local]. Acerca de la libreta de direcciones 15

18 2 Haga clic en [Iniciar detección]. La función de detección local busca los dispositivos MFP de la misma serie en la red. Puede cancelar el proceso haciendo clic en [Detener detección]. Es posible que no se encuentren dispositivos ubicados en segmentos diferentes. Si no encuentra el dispositivo MFP de la misma serie que utiliza, búsquelo manualmente con el botón [Selección manual]. P.17 "Introducción manual de la dirección IP" El proceso de búsqueda puede ser prolongado, especialmente si hay muchos clientes en la red. En tal caso, cambie la configuración de detección con el botón [Opciones avanzadas]. P.19 "Búsqueda restrictiva con condiciones" La función de detección local no puede detectar los dispositivos MFP de la misma serie en las redes IPX/ SPX. Es posible que no se encuentren los dispositivos MFP de la misma serie que desea debido a la configuración SNMP. En tal caso, compruebe y cambie la configuración del cuadro de diálogo [Configuración SNMP]. Para obtener ayuda, consulte la siguiente sección: P.20 "Cambio de la configuración SNMP" 16 Acerca de la libreta de direcciones

19 2.GESTIÓN DE LA LIBRETA DE DIRECCIONES 3 En la lista de los dispositivos encontrados, seleccione el nombre del dispositivo MFP de la misma serie y haga clic en [Aceptar]. El AddressBook Viewer se conecta con el dispositivo introducido y extrae los datos de la libreta de direcciones a la libreta de direcciones pública. Si la búsqueda del dispositivo MFP de la misma serie falla, intente buscarlo manualmente mediante la introducción de la dirección IP correspondiente. P.17 "Introducción manual de la dirección IP" Introducción manual de la dirección IP 1 Haga clic en el menú [Herramientas] y seleccione [Configuración de dispositivos]. Aparece el cuadro de diálogo [Detección local]. Acerca de la libreta de direcciones 17

20 2 Haga clic en [Selección manual]. 3 Aparece el cuadro de diálogo [Selección manual]. Introduzca los valores de las siguientes opciones y haga clic en [Aceptar]. IPv4 - Dirección IP: Active esta opción para especificar la dirección IPv4 del dispositivo. Si activa esta opción, introduzca la dirección IPv4 del dispositivo MFP de la misma serie. IPv6 - Dirección IP: Active esta opción para especificar la dirección IPv6 del dispositivo. Si activa esta opción, introduzca la dirección IPv6 del dispositivo MFP de la misma serie. Nombre: Introduzca el nombre del dispositivo MFP de la misma serie. Ubicación: Introduzca la ubicación del dispositivo MFP de la misma serie. [Configuración SNMP]: Haga clic en este botón si necesita comprobar y cambiar la configuración SNMP. P.20 "Cambio de la configuración SNMP" Hinweis Debe introducir valores en los cuadros [Nombre] y [Dirección IP]. 18 Acerca de la libreta de direcciones

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