INSTITUTO NACIONAL DE SALUD GESTION Y CONTROL DE PROCESOS

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Juan Luis Ramos Araya
hace 7 años
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1 INSTITUTO NACIONAL DE SALUD GESTION Y CONTROL DE PROCESOS Diana M.Martinez Cardona Coordinadora Sistema Gestiòn de la Calidad Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de Informaciòn Taller Nacional Actualización para el mejoramiento de la calidad en la RNL Paipa, 26 de octubre de 2006

2 Sabes Cómo Nace un Paradigma?

3 Un grupo de científicos colocó cinco monos en una jaula, en cuyo centro colocaron una escalera y, sobre ella, un montón de bananas.

4 Cuando un mono subía la escalera para agarrar las bananas, los científicos lanzaban un chorro de agua fría sobre los que quedaban en el suelo.

5 Después de algún tiempo, cuando un mono iba a subir la escalera, los otros lo agarraban a madrazos.

6 Pasado algún tiempo más, ningún mono subía la escalera, a pesar de la tentación de las bananas.

7 Entonces, los científicos sustituyeron uno de los monos. La primera cosa que hizo fue subir la escalera, siendo rápidamente bajado por los otros, quienes le acomodaron tremenda chinga. Después de algunas madrizas, el nuevo integrante del grupo ya no subió más la escalera. (De pendejo... aunque nunca supo por qué lo madrearon).

8 Un segundo mono fue sustituido, y ocurrió lo mismo. El primer sustituto participó con entusiasmo de la madriza al novato. Un tercero fue cambiado, y se repitió el hecho, lo volvieron a madrear. El cuarto y, finalmente,el último de los veteranos fue sustituido.

9 Los científicos quedaron, entonces, con un grupo de cinco monos que, aún cuando nunca recibieron un baño de agua fría, continuaban golpeando a aquel que intentase llegar a las bananas.

10 Si fuese posible preguntar a algunos de ellos por qué le pegaban a quien intentaban subir la escalera, con certeza la respuesta sería: No sé, las cosas siempre se han hecho así, aquí! Te suena conocido?

11 No pierdas la oportunidad de pasar esta historia a tus amigos, para que, de una o de otra manera, se pregunten por qué están golpeando... y, por qué estamos haciendo las cosas de una manera, si tal vez las podemos hacer de otra.

12 Objetivos Generales Diseño, control y administración de procesos Mecanismos de auditoría aplicados a la gestión de un laboratorio.

13 GESTION POR PROCESOS CLIENTE - PROVEEDOR INTERNO

14 CLIENTE - PROVEEDOR INTERNO Cliente Proveedor Cliente Proveedor Cliente Proveedor Cliente Proveedor Cliente Proveedor

15 Proceso Secuencia de actividades que transforman los insumos (entrada) en un resultado (salida), generalmente creando un valor agregado

16 CONTROLES

17 ADMINISTRACIÓN O GESTION DE PROCESOS Diseño Control Mejoramiento

18 LOS PROCESOS DEBEN SER: Eficaces, Logran los objetivos Eficientes, Optimizan los recursos Flexibles, Se adaptan a los cambios Reproducibles, Todos lo harán igual Medibles, Se controlan y mejoran

19 CONTROL DEL PROCESO Y NO DEL RESULTADO Actitud proactiva y preventiva en lugar de reactiva y correctiva Eliminar las causas no los efectos

20 CONTROL POR DETECCIÓN Medio Ambiente PROCESO Mano de Obra CONTROLES CLIENTE SI PRODUCTO BUENO? Materiales Máquinas Método NO REPROCESOS DESPERDICIO INSUFICIENTE

21 CONTROL POR PREVENCIÓN Medio Ambiente PROCESO Mano de Obra VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO USUARIO Materiales Máquinas Método CONTROL DE PROCESO

22 DETECCIÓN ANTES Trabaja para el pasado Tolera el rechazo Busca cumplir con las especificaciones Se compromete con el producto Si algo está mal se detecta en la misma área de trabajo PREVENCIÓN AHORA Trabaja para el futuro Evita el rechazo Busca el mejoramiento permanente Se compromete con el proceso Si algo está mal, se detecta en la misma área

23 PHVA SI PLANEAR HACER VERIFICAR ESTANDARIZAR REMEDIAR NO IDEAS EVITAR REINCIDENCIA MEJORAMIENTO

24 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD RETROALIMENTACIÓN ENTRADA PROCESO SALIDA LO QUE EL USUARIO QUIERE LO QUE EL USUARIO QUIERE

25 ENFOQUE DE PROCESO: ISO Usuario externo Proveedor externo PROCESO A U.I. PROCESO B U.I. PROCESO D PROCESO E U.I. U.I. PROCESO G Usuario externo PROCESO C U.I. PROCESO F U.I. U.I.: Usuario Interno

26 TENEMOS DEFINIDOS LOS PROCESOS EN NUESTRA ORGANIZACIÓN?

27 PARA TODO PROCESO Existe procedimiento y registros? 2. Están escritos? 3. Es conocido por todos los interesados? 4. Se aplican en el día a día? 5. Se miden los resultados del proceso? 6. Se hacen mejoramientos al proceso? 7. Se actualizan oportunamente los procedimiento? 8. Se le hacen auditorías? 9. Se cumplen con las necesidades de los usuarios?

28 DISEÑO O REDISEÑO DE UN PROCESO 1. Identificar a los clientes internos o externos 2. Identificar el producto o servicio 3. Identificar las actividades, insumos, responsables y documentación 5. Optimizar el diseño inicial. 4. Identificar los proveedores 5. Definir controles 6. Establecer objetivos de mejoramiento

29 Validación: VALIDACIÓN DE PROCESOS Evidencia documentada, que proporciona un alto grado de seguridad de un proceso. El proceso validado será homogéneo y reproducible El proceso cumplirá con especificaciones predeterminadas y sus atributos de calidad. La validación de un proceso debe establecer los rangos de variaciones de sus parámetros como la reproducibilidad, sensibilidad y especificidad, límites de detección o cuantificación.

30 CONTROL DE PROCESOS Y VARIACIONES Medio Ambiente Mano de Obra PROCESO Materiales Máquinas Método Causas de Variación

31 CONTROL DE PROCESOS Y VARIACIONES Apenas se empieza a medir algo, algo mejora Si usted no puede medirlo, no puede controlarlo. Si usted no puede controlarlo, no puede administrarlo

32 CONTROL DE PROCESOS Y VARIACIONES Paradigmas acerca de la medición La medición precede al castigo No hay tiempo para medir Medir es difícil Hay cosas imposibles de medir Es más costoso medir que hacer

33 CONTROL DE PROCESOS Y VARIACIONES CAUSAS DE VARIACION Falta de calibración de los instrumentos Proceso afectado por las condiciones del medio ambiente Personal no entrenado Materiales críticos de calidad variable Uso de procedimientos erróneos Falta de recursos Falta de comunicación

34 AUTOINSPECCIÓN Es el examen (verificación) de las características de una actividad o proceso realizado por el propio ejecutor. pseudoauditoría Permiten monitorear indicadores de calidad

35 REVISION POR LA DIRECCION Es la supervisión sistemática y evaluación formal de la dirección del Sistema de Gestión de Calidad orientada hacia su seguimiento y mantenimiento

36 AUDITORÍAS Es un examen planificado, sistemático, independiente y documentado, con el fin de evaluar la eficacia de los sistemas de aseguramiento de la calidad

37 AUDITORÍAS Planificación Realiza Resultados Interna Laboratorio Personal propio Mejora o externo continua Externa Entidad Auditores Certificado externa externos Acreditación Reconocimiento externo En ambas el equipo auditor es independiente del objeto de la auditoría

38 ETAPAS DE LA AUDITORÍA Planeación Ejecución Informe Seguimiento

39 PARA TENER EN CUENTA... Todas las personas deben conocer el propósito de la auditoría No se deben buscar culpables, se debe encontrar lo que no funciona bien. El informe debe ser equilibrado, mostrar las No conformidades, pero también las Conformidades. Se deben evitar los criterios subjetivos y los puntos de vista personales. Se debe aprovechar la reunión con el equipo auditor antes de elaborar el informe de auditoría, para aclarar dudas, confusiones y hasta posibles errores que tenga el auditor, y que en consecuencia no aparecerán en el informe.

40 PERFIL DEL AUDITOR Educación Habilidad Experiencia en auditorias Atributos personales: mente abierta, buen criterio, aptitudes analíticas, paciente, diplomático, cortés, buen receptor.

41 AUDITORIA DEL PROCESO TALLER. AUDITAR LOS PROCESOS DESCRITOS

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