Área de Desarrollo Editorial Manejo de inventario y distribución de obras publicadas

Transcripción

1 Código: PM-IV-7.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 1 de 8 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión de la Investigación/ Gestión Editorial. 2. RESPONSABLE(S): Editor,. 3. OBJETIVO: Custodiar, controlar y distribuir las obras publicadas como patrimonio perteneciente a la Universidad del Cauca. 4. ALCANCE: Inicia con la recepción de los ejemplares de la obra impresos, según formatos PM-IV-7.4-FOR-1 y PM-IV-7.4- FOR-3, y termina con la distribución de dichos ejemplares, a través de derechos de autor, depósito legal, comercialización y donación. 5. MARCO NORMATIVO: Ley 23 de 1982: Sobre Derechos de Autor. Ley 44 de 1993: Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944 Normatividad de propiedad intelectual. Ley 1379 de 2010: Por la cual se organiza la red nacional de bibliotecas públicas y se dictan otras disposiciones. Decreto reglamentario 460 de 1995: Por el cual se reglamenta el Registro Nacional del Derecho de Autor y se regula el Depósito Legal. Decreto reglamentario 2150 de 1995: Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros; exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. Acuerdo 105 de 1993: Estatuto Orgánico de la Universidad del Cauca. Acuerdo Superior 015 de 2015: Por el cual se establece el Sistema de Investigaciones de la Universidad del Cauca. Acuerdo 030 de 2012: Reglamento Editorial de la Universidad del Cauca. Acuerdo 008 de 1999: Por el cual se expide el estatuto de propiedad intelectual de la Universidad del Cauca.

2 Código: PM-IV-7.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 2 de 8 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control 1 Recibe los ejemplares de la obra impresos, según acuerdo realizado en los formatos PM-IV- 7.4-FOR-1 Solicitud para publicación de obras y PM-IV-7.4-FOR-3 Acuerdo económico de publicación. Verifica documento de remisión del proveedor con firma de recibido a conformidad, cada vez que sea 2 Verifica la cantidad y la calidad de los ejemplares recibidos, registra el total de los ejemplares en la base de datos Inventario (base de datos interna en Microsoft Access) y en el formato PM-IV-7.4- FOR-5 Control de libros en bodega, para ejercer un control sobre los libros existentes en bodega. Verifica registro en base de datos Inventario y formato PM-IV-7.4- FOR-5 Control de libros en bodega, cada vez que sea 3 Realiza distribución de los ejemplares según normatividad. NOTA: El 10% de los ejemplares corresponden al depósito legal y el 90% restante se distribuye por derechos de autor según acuerdo económico de publicación. Verifica formato PM-IV-7.4-FOR-3 Acuerdo económico de publicación, registro de distribución en la base de datos inventario, y oficios remisorios de ejemplares firmados por el Editor para el autor y el depósito legal; cada vez que sea

3 Código: PM-IV-7.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 3 de 8 4 Envía ejemplares a librerías y/o distribuidores para su comercialización, conforme a los pedidos previamente realizados por los mismos. Verifica registro de distribución en la base de datos inventario, y oficio remisorio de ejemplares firmado por el Editor para librerías y/o distribuidores, cada vez que sea 5 Recibe reporte de las ventas de los ejemplares, por parte de las librerías y/o distribuidores. Verifica reporte de ventas, mensualmente, 6 Solicita a la Vicerrectoría Administrativa, la elaboración de cuenta de cobro para las librerías y/o distribuidores, según reportes de ventas. Editor Verifica oficio de solicitud de elaboración de cuenta de cobro firmado por el Editor, cada vez que sea 7 Realiza seguimiento del pago por parte de las librerías y/o distribuidores. 8 Recibe comprobante de pago por parte de las librerías y/o distribuidores. NOTA: si las librerías, distribuidores y Verifica comprobante de pago, cada vez que sea

4 Código: PM-IV-7.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 4 de 8 compradores en general, pagan en efectivo, a través de recibo SQUID, el dinero ingresa directamente al presupuesto del Área de Desarrollo Editorial. Si el pago se realiza por medio de consignación o transferencia electrónica, solicita a Tesorería de la Universidad del Cauca la asignación de dicho monto al presupuesto del Área de Desarrollo Editorial. 9 Recibe de las librerías y/o distribuidores los ejemplares que no hayan sido vendidos, para su archivo en bodega. Verifica documento de remisión enviado por las librerías y/o distribuidores y registro en la base de datos inventario, cada vez que sea 10 Realiza donación de ejemplares existentes en el inventario de bodega, previa autorización del Editor. NOTA: Si la solicitud de donación se realiza a través de un oficio, no se registra en el formato PM-IV-7.4-FOR-6 Control de libros entregados en donación. Editor Verifica formato PM-IV-7.4-FOR-6 Control de libros entregados en donación y registro en la base de datos inventario, cada vez que sea 7. FORMATOS: 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: PM-IV-7.4-FOR-1 Solicitud para publicación de Obras PM-IV-7.4-FOR-3 Acuerdo económico de publicación PM-IV-7.4-FOR-5 Control de libros en bodega PM-IV-7.4-FOR-6 Control de libros entregados en donación N.A.

5 Código: PM-IV-7.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 5 de 8 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código Modificaciones SE-PR ME-GE-7-PR ME-GE-7-PR PM-IV-7.4-PR-4 Construcción Procedimiento: Manejo de bodega de libros en depósitos. Ajuste formato involucrados en el proceso y cambio de codificación. Ajuste a las actividades del procedimiento y aplicación del nuevo formato para documentar procedimientos. Cambio del código del procedimiento, actualización del proceso/subproceso relacionado, responsable(s), objetivo, alcance, marco normativo, mejora en las actividades, actualización de formatos, construcción del flujograma de procedimiento y actualización del formato de caracterización del procedimiento. 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Cargo: Fecha: REVISIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Fecha: APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Vicerrector (a) de Investigaciones Rector Fecha: Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

6 Código: PM-IV-7.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 6 de 8 Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

7 Código: PM-IV-7.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 7 de 8 Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento CONTRATISTA (ASISTENTE ADMINISTRATIVO) EDITOR LIBRERÍAS Y/O DISTRIBUIDORES INICIO Recibe los ejemplares solicitados según acuerdo realizado en el formato PM-IV-7.4- FOR-1 Solicitud para publicación de Obras y formato PM-IV-7.4-FOR-3 Acuerdo Económico de Publicación Verifica la cantidad y la calidad de los ejemplares recibidos Registra el total de los ejemplares en la base de datos Inventario (base de datos interna en Microsoft Access) y en el formato PM-IV- 7.4-FOR-5 Control de libros en bodega, para ejercer un control sobre los libros existentes en bodega PM-IV-7.4-FOR-5 Control de libros en bodega Realiza distribución de los ejemplares según normatividad (Depósito legal y derechos de autor, según acuerdo económico de publicación) Elabora oficios remisorios de ejemplares para el autor y el depósito legal y los firma Envía oficios y ejemplares Oficio remisorio de ejemplares para el autor Oficio remisorio de ejemplares para el depósito legal Realiza Pedidos de ejemplares a la Universidad Recibe pedidos por parte de librerías y/o distribuidores Elabora oficio (s) remisorio (s) de ejemplares para librerías y/o distribuidores Envía ejemplares a librerías y/o distribuidores para su comercialización, conforme a los pedidos Oficio (s) remisorio (s) de ejemplares para librerías y/o distribuidores Recibe ejemplares A

8 Código: PM-IV-7.4-PR-4 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 8 de 8 CONTRATISTA (ASISTENTE ADMINISTRATIVO) EDITOR LIBRERÍAS Y/O DISTRIBUIDORES A Envía reporte de ventas Recibe reporte de las ventas de los ejemplares, por parte de las librerías y/o distribuidores Elabora oficio de solicitud de elaboración de cuenta de cobro y lo firma Solicita a la Vicerrectoría Administrativa, la elaboración de cuenta de cobro para las librerías y/o distribuidores, según reportes de ventas Oficio de solicitud de elaboración de cuenta de cobro Recibe cuenta de cobro Realiza seguimiento del pago por parte de las librerías y/o distribuidores Realiza el pago y envía comprobante de pago Recibe comprobante de pago por parte de las librerías y/o distribuidores. Comprobante de pago El pago es realizado en efectivo, a través de recibo SQUID? NO SI Solicita a Tesorería de la Universidad del Cauca la asignación de dicho monto al presupuesto del Área de Desarrollo Editorial Recibe de las librerías y/o distribuidores los ejemplares que no hayan sido vendidos, los registra y archiva en bodega Recibe solicitud de donación de ejemplares Mediante oficio o registro en el formato PM- IV-7.4-FOR-6 Control de libros entregados en donación PM-IV-7.4-FOR-6 Control de libros entregados en donación Realiza donación de ejemplares existentes en el inventario de bodega, previa autorización del Editor. FIN