Conferencing - La vida es muy corta para largas reuniones

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1 - La vida es muy corta para largas reuniones Tu éxito merece una oficina Steelcase DC137ES 02/ Steelcase. Reservados todos los derechos. Todas las especificaciones de este catálogo están sujetas a modificación sin previo aviso. Portada B8544 North America 901, 44th Street. Grand Rapids MI USA > tel: > fax: Asia Pacific & India 4th floor, N32 Kowa Bdg Minami-Azabu. Minato-Ku. Tokyo Japan > tel: > fax: Europe Espace Européen de l Entreprise. 1, allée d Oslo. BP Schiltigheim Strasbourg Cedex France > tel: > fax: Latin America 901, 44th Street. Grand Rapids MI USA > tel: > fax: Middle East & Africa PO Box Dubai Airport Free Zone. Unit WMR8. Dubai UAE > tel: > fax: AF Steelcase s.a. Antonio López, Madrid (España) > Tfno: > fax: B Ayudando a trabajar más eficazmente.

2 La torre de Babel sigue siendo todavía en la actualidad la metáfora que representa la pesadilla de la incapacidad del hombre para comunicarse debido a la diferencia idiomática. Esos problemas de comunicación siguen existiendo unos años después. Sin embargo, raras veces la barrera del idioma es responsable de esto. Más bien lo es la falta de una cultura de B8545 B2725 comunicación. B2728 La comunicación debería ser viva y no forzada, y encontrar su sitio en cualquier lugar, desde la recepción hasta la sala de conferencias. La buena noticia: la comunicación se puede planificar. B5544 B2788 B Babel pertenece al pasado. El espacio es comunicación! B8546 A2044 B2380 3

3 B5589 Las reuniones permiten que las opiniones alcancen mayorías. Pasamos casi la mitad de nuestra vida laboral en reuniones. En estas reuniones se incluyen encuentros informales, cara a cara, en cualquier lugar, así como la situación tradicional entorno a una mesa de reunión en una sala específica. Por lo tanto, no todas las reuniones son iguales. Sin embargo, tienen algo en común: compartir información a través de la comunicación. Contribuir a la transferencia de conocimientos e incluso de confianza. La manera de organizar, presentar y realizar una reunión depende del formato. Aquí, distinguimos diversas situaciones: la conferencia o presentación, la sesión de formación, la videoconferencia, el proyecto o la reunión de equipo. Cada tipo de reunión tiene distintas necesidades. Los participantes: La flexibilidad del equipamiento: El tipo de comunicación: del Yo a Nosotros móviles o fijas formal o informal Un factor importante: estoy solo y me El mobiliario, los elementos técnicos y El lugar, el equipamiento seleccionado comunico por medio de la tecnología? el diseño de la sala deben proporcionar y el número de participantes definen con Estoy en un encuentro cara a cara? un marco ideal para la reunión. frecuencia la pauta de comunicación: Estamos celebrando una reunión de La mesa de conferencia puede ser móvil para una reunión planificada, se equipo con hasta seis participantes y plegable, las sillas apilables, el equipo selecciona un recinto específico, bien o se trata de una reunión de un gran técnico insertado discretamente en la dentro de la oficina o en la sala de número de personas? mesa o situado de forma independiente. conferencias. Por otra parte, la reunión informal o espontánea requiere un espacio relajado, situado con frecuencia NOSOTROS en puntos estratégicos de encuentro de espacios comunes y creativos. FORMAL Los medios: PRESENTACIÓN sencillos o de alta tecnología Los tableros para chinchetas o las PROYECTO VIDEO-CONFERENCIA INFORMAL MÓVIL FIJA FORMACIÓN pizarras son ahora equipos normales utilizados muy a menudo. Cuanto más amplio sea el propósito de la reunión y mayor sea el círculo de participantes, TELECONFERENCIA más creativos tendrán que ser los medios. La gestión de salas y los sistemas de YO Reuniones en 2 direcciones reservas, como por ejemplo RoomWizard, persiguen el aprovechamiento del espacio mientras que los documentos producidos desde la pizarra interactiva contribuyen a la discusión. Amplios controles de 4 hacen que las salas de reunión sean inteligentes. Reuniones eficaces pero amenas. medios y la tecnología más reciente 5

4 B factores fundamentales para una buena reunión 6 factores fundamentales para una buena reunión Según un dicho muy conocido, siempre hay espacio en la habitación más pequeña. Esto puede ser cierto. Sin embargo, todo depende de para qué se necesite el espacio... Tecnología, iluminación, acústica, climatización, mobiliario y equipos son elementos que conforman una sala y sólo proporcionan condiciones ideales para la comunicación cuando están correctamente coordinados entre sí. Integración de la tecnología Iluminación Acústica Los espacios de reunión son áreas Una iluminación uniforme de la sala, En la planificación de zonas de técnicas: la infraestructura para la graduable en caso de presentaciones, comunicación, la acústica es un tecnología de la información y las es fundamental. aspecto clave. comunicaciones tiene que estar La luz de día (luz solar directa) también Aquí son importantes la selección y disponible y ser accesible. Los debe poder ser controlada para evitar adecuada ubicación de las superficies equipos de presentación, como son deslumbramientos y reflejos molestos. absorbentes y reflectantes de sonido. Climatización Mobiliario Superficies/Materiales En la zona de reunión debe mantenerse La ergonomía es un ingrediente Es necesario decorar las salas de una temperatura ambiente de 21 C fundamental para los participantes reunión de manera adecuada; los aproximadamente. Esta circunstancia en la reunión. colores cálidos son idóneos para zonas es importante para la concentración y También es crítico el uso eficiente de creativas, los tonos neutros y uniformes los resultados ya que las temperaturas los metros cuadrados. crean una atmósfera tranquila para fluctuantes provocan estrés. El nivel de Los muebles plegables, apilables y reuniones más formales. oxígeno y la humedad son igualmente polivalentes, permiten ganar espacio, importantes. reducir costes y reducir el mínimo de los proyectores, necesitan soportes y superficies de proyección. salas necesarias porque permiten una tasa de ocupación más elevada que las salas dedicadas frecuentemente infrautilizadas. 6 7

5 Áreas de reunión para todas las situaciones Cada tipo de reunión tiene sus propias necesidades. Sin embargo, las reuniones presentan características cambiantes que no siguen líneas estrictas. Con frecuencia, de un tipo de reunión, como por ejemplo una sesión de formación, se pasa a otra, por ejemplo una reunión informal de brainstorming utilizando, en ambos casos, el mismo espacio. Formación Reuniones informales / Zonas creativas Reuniones informales / Zona de descanso para café Reuniones de equipo Videoconferencias Teleconferencias Reuniones formales Presentación 8 9

6 Reuniones informales / Zonas creativas Generación de ideas Los sistemas multimedia hacen que los datos se transfieran con mayor rapidez, que el mundo se haga más pequeño y que las conversaciones sean más impersonales. Quizás sea esta la razón por la que la comunicación cara a cara esté adquiriendo una importancia tan grande, ya que estimula la confianza y la creatividad. Según un reciente estudio, la Dónde está el secreto? En los comunicación cara a cara es la espacios de trabajo. Las zonas preferida por la mayoría de empleados. de intercambio y de recepción de Hasta el 70% da a la palabra hablada - la oficina son muy idóneas para personal o por teléfono - una clara reuniones ocasionales e interacción ventaja sobre la comunicación por espontánea, pero se utilizan muy poco. correo electrónico. Esto tiene Sin embargo, es aquí dónde, muy a consecuencias. menudo, surgen las mejores ideas de innovación y no en los departamentos Las situaciones de trabajo basadas en de investigación y desarrollo. discusiones de equipo, o cara a cara, se están incrementando: hasta el 80% de Utilizar más y mejor estos espacios todas las deliberaciones tienen lugar es fomentar la comunicación y la entre dos personas. El fomento activo creatividad. B Free Lounge de Steelcase de esta situación puede proporcionar es la primera gama de mobiliario que numerosos efectos positivos, desde la ha sido creada precisamente para dar motivación debida al contacto personal soporte a esos espacios donde se que hace el trabajo más ameno, hasta encuentran personas e ideas. el desarrollo de los equipos. Esos factores, a fin de cuentas, añaden valor 10 B2420 BIX B5617 B5803 B FREE LOUNGE SIDEWALK RIPPLE B8548 B3464 a la empresa. 11

7 Reuniones informales / Zonas creativas Desarrollo de ideas B2372 B5567 B5578 Los estudios revelan que el trabajo en grupos de dos o más personas facilita la creatividad y el éxito. El contenido informativo de esas discusiones informales es del orden del 70%. Los espacios de trabajo que proporcionan el marco adecuado para reuniones no planificadas, sin perturbar el ritmo de trabajo y la concentración, permiten que muchos conocimientos importantes y valiosos circulen más rapidamente dentro de la empresa. Salirse de lo habitual. Innovar. B2643 El mobiliario debe invitar también a ser creativo. 12 B5653 Gama Ripple. 13

8 Reuniones informales - Zona de descanso para café Desarrollo de ideas B2433 B2420 B B5552 BIX B3136 WESTSIDE TNT* B8550 B5588 La comunicación encuentra siempre su ubicación adecuada. Mientras tanto, ni siquiera las conversaciones formales tienen lugar necesariamente en las salas de conferencias. Esto explica por qué la tasa de ocupación de estas salas ha bajado al 50% aproximadamente. En su lugar, se prefiere utilizar zonas de intercambio abiertas para mantener un debate espontáneo sobre proyectos y problemas. 15

9 Reuniones formales B3055 B8518 B2846 Si es posible, se debe eliminar las clave de su éxito, por la frecuencia y salas pequeñas y crear más espacio forma de uso. También tienen que estar polivalente. equipadas adecuadamente. Este es el lema de las áreas de Los diseñadores de espacios de reuniones actuales, tanto si son AF Steelcase son conscientes de estos abiertas como cerradas. Su integración factores de éxito y planifican las en las pautas de trabajo diarias es la soluciones más adecuadas a partir de estos principios. B5550 Entorno e instalaciones técnicas son los factores de éxito 16 PLEASE SUMMIT B8551 B5588 B5805 MOVIDA THINK B5599 B5799 Los encuentros formales obtienen buenos resultados en un marco fijo. Como regla general, hablamos de una sala de conferencias. Es aquí donde los equipos técnicos utilizados para reuniones intensivas incluidas las que cuentan con múltiples participantes deberían estar siempre disponibles. TONEL B

10 Reuniones formales B8553 B8555 B8554 B5573 Las reuniones formales estilo mesa redonda son también exponente de una No debe haber nada que obstaculice un debate vivo dentro del equipo. Este mejora la colaboración, aumenta la identificación sólida cultura de comunicación. El espacio disponible, su aspecto, su acústica con la tarea y la organización, permite el flujo de información e incrementa la productividad. y su equipamiento tienen que ser los adecuados. Por esta razón, las salas de Complementariamente mesas plegables y sillas apilables, ambas sobre ruedas, permiten, en cuestion de minutos, adaptar conferencia prácticas y funcionales deberán ser siempre soluciones a medida. salas polivalentes de una aplicación a otra. B5575 B

11 Reuniones de equipo A2044 B2646 B2719 B8557 Espacios de trabajo AF Steelcase de trabajo se pueden mover libremente equipados con Forward o Quid, y adaptarse entre sí creando, de forma apoyan la transición entre el trabajo instantánea, mesas de reuniones individual y el de equipo. La estructura espontáneas para la colaboración central es fija, mientras que los planos en grupos. Bienvenido a la oficina móvil 20 QUID ESPINA FORWARD B5581 THINK B8559 B8558 A2035 A los equipos de proyecto les gusta utilizar puestos de trabajo que permitan cambiar, casi instantáneamente de una forma de trabajo individual, concentrado, a otra de colaboración con otros compañeros de equipo, el trabajo individual y el intercambio de forma casi simultánea. Las mesas de trabajo de estos espacios deben ofrecer una gran movilidad y proximidad para poder ser reconfiguradas en diversas posiciones de forma espontánea y muy frecuente. Las mesas con ruedas, dotadas de freno, y las sillas ofrecen la solución ideal. PLEASE B

12 F L E X I B L E Westside Silla dinámica cuyo peso no llega a cinco kilos. Conformada ergonómicamente. Fuerte, innovadora y respetuosa con el medio ambiente. Montaje sin tornillos. Eastside * Un espacio de trabajo para reuniones, TNT Nomadas Silla multiuso para visitante con asiento profundo, respaldo alto y tapicería de espuma ergonómica. conferencias y zonas de intercambio. Apilable. Con o sin ruedas. Ideal para conferencias, TNT* ofrece una extensa gama de mesas reuniones improvisadas y trabajo en equipo. nómadas y posibles combinaciones que le permiten cambiar rápidamente las B2816 B2806 B5863 configuraciones para distintos fines. Please Conferencia Almacenamiento compacto, y siempre a mano, para conferencias en pequeños grupos o nutridos seminarios. FlipTop Destaca por su funcionalidad y confort. Mesa plegable para trabajo en equipo y reuniones. Almacenamiento que ahorra B5625 espacio. Diversas formas de tableros. Se puede electrificar B8563 B8562 B8561 con NetTower

13 Formación Salas de formación Todas las situaciones que se muestran aquí tienen un elemento en común: la libre configuración. Esta característica debe estar presente de igual modo en salas de conferencias tanto abiertas como cerradas. Es lo que las hace verdaderamente multiuso, desde conferencias tradicionales hasta sesiones de formación. B8565 B2792 Productos inteligentes que se pueden Todo lo que se pueda desplazar sobre reconvertir, con mínimo esfuerzo y ruedas, plegar, combinar, acoplar, que reducen los costes de las salas apilar y almacenar, sin problemas, de conferencias ya que aumentan la contribuye a la multiplicidad de usos, tasa de utilización del m2. para reuniones, conferencias, trabajo en proyectos o sesiones de formación. 24 B5563 FLIPTOP B5542 B5625 PLEASE C O M M U N I C AT O R EASTSIDE B8564 B2805 Optimice su espacio! 25

14 HIGH TECH S I M P L E RoomWizard Sistema interactivo de reserva y visualización de la utilización de Catering-Moby salas de reuniones polivalentes. Su snack bar sobre ruedas. Programable a través de la red. B5587 Sirve bebidas calientes o frías. Desarrollado para Steelcase por Polyvisión. NetTower El compañero ideal para las Módulo autónomo de reuniones. B8569 electrificación móvil que incluye múltiples conectores con tapa. Communicator Elemento auxiliar sobre ruedas B8568 para su mayor movilidad. Es, a la vez, una unidad para alojar los equipos técnicos y multimedia, asi como una herramienta de presentación, con soportes para estantes y cajones para la organización. B8567 Lectern Tribuna para orador con altura ajustable sobre niveladores. A0983 Espacio en la parte delantera para el logotipo de la compañía o el lema del día. 26 B8571 B8570 H E R R A M IENTAS B

15 B8573 Video / Teleconferencias Salas para el aprendizaje Todas las situaciones que se muestran aquí tienen un elemento en común: la libre configuración. Esta característica debe estar presente de igual modo en salas de conferencias tanto abiertas como cerradas. Es lo que las hace verdaderamente multiuso, desde conferencias tradicionales hasta sesiones de formación. B3059 B5607 B perturbar al resto de empleados individual o un área específica dentro de ubicados en la proximidad. un espacio abierto de mayor dimensión. Igualmente importante es el acceso Esto último se puede conseguir con una rápido a las tomas de potencia y de configuración Forward (totalmente datos. Utilizando NetTower en el centro cerrada o parcialmente abierta). de la mesa, o cajas accesibles de Lo que es verdaderamente importante forma cómoda y evidente, para todos, es la combinación óptima de superficies en paredes, columnas y estantes. absorbentes y reflectantes del sonido Debe tenerse en cuenta una iluminación para conseguir simultáneamente, de calidad, artificial o de luz natural y una buena acústica y claridad, la los posibles reflejos y deslumbramientos. FLIPTOP THINK B2805 EASTSIDE B8571 Esto significa una sala reservada B5799 confidencialidad necesaria y evitar C O M M U N I C AT O R OTTIMA La acústica tiene que ser la adecuada. B5805 B8572 B

16 30 B5554 El futuro necesita ideas. Estamos trabajando en la creación de soluciones para un mejor espacio de trabajo. 31

17 Para cada reunión, el tipo de mesa adecuado FlipTop en el tamaño adecuado TNT * Nomada B5806 B5863 Movida Tonel B5859 B8551 Ottima XaviAqua B8572 Summit B8577 B5805 Tayes B8575 B

18 Sillas de múltiples características... y especializadas B5599 B5601 B5598 B5586 B2451 B2414 B5802 B2390 B2389 B Free Lounge B2415 Please B8578 Think B5608 B5590 Ripple B5799 B0029 B0035 B5800 B2806 B2808 B2804 B5360 B8579 B3140 B2810 Westside B8580 Bix Eastside B2816 B3126 B5610 B5612 B5801 B2815 B2790 B5613 B5609 Sidewalk 34 35