Matriz Plan de. Comunicaciones del Sistema. Integrado de Gestión Página 1 de 6

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1 Integrado de Gestión Página 1 de Requisitos generales 4.1 Requisitos generales 4.2 Gestión documental 4.2 Gestión de 4.2 Gestión documental Control de Control de registros. Una vez Informe de, Observaciones al aprobado el Diagnóstico Socialización diagnóstico diagnóstico Medición nivel de interrelación entre los s Mapa de s y procedimientos obligatorios Documentos normalizados del Sistema Integrado de Gestión Meci - Modificación a los del Sistema. Simplificación de procedimientos y estandarización de formatos Listados maestros de s, externos, registros, controles, indicadores y normogramas Representante de la dirección Coordinación de Coordinación de Oficio, Comités Directivo y Técnico Meci -,, página web, carteleras, Página, Página, Página web de la medición En el momento de la aprobación o modificación. Publicación permanente. la aprobación de cada documento Al crear o modificar un documento De manera continua. interesado.. y externo Evaluación del líder de y su equipo de trabajo. Ajustes a matriz de interrelación de los s. Verificación de la implementación del Sistema y revisión de los Elaboración o Revisión de Revisión de los y Buzón de sugerencias Solicitudes de cambio de

2 Integrado de Gestión Página 2 de Control de registros 5.1 Compromiso de la Dirección 5.1 Compromiso de la Dirección 5.4 Ambiente de Trabajo 5.5 Responsabilidad autoridad y comunicación Representante de la Dirección interna interna Solicitudes de Formatos Coordinación de De manera y, Página cambio de estandarizados continua externo web Políticas y objetivos de calidad. Códigos de ética y de buen gobierno Concertación cronograma de asesoría y apoyo Clima laboral - Organizacional Manual de inducción y reinducción Informe para la Dirección Matriz plan de comunicaciones Noticias y novedades del Sistema Boletín electrónico Meci - Representante de la Dirección Proceso: Asuntos Asuntos Representante de la dirección Coordinación de Comité Técnico Meci - Comités Directivo y Técnico Meci -,, página web, carteleras Oficio, correo electrónico,, teléfono Informe escrito, Socialización, Página. Mascota y lema de calidad. En el momento de la aprobación o modificación. Publicación permanente. Una semana antes de iniciar cada asesoría Al realizar la medición del clima laboral, tabulación de encuestas Al ingresar los servidores públicos y cada dos años mente Al aprobar o modificar la matriz plan de comunicaciones de la elaboración. Grupo a asesorar interesado Alta Dirección.. Verificación de la implementación del Sistema Encuesta de evaluación de la asesoría (Publicada en ) Recomendaciones para la mejora del clima laboral Revisión del contenido del manual de inducción Dirección de cambio Observaciones al Boletín de Bimensual

3 Integrado de Gestión Página 3 de 6 interna. Código de Buen Gobierno Interna 5.6 Revisión por la Dirección 6.2 Talento Humano 6.2 Talento Humano Competencia, toma de conciencia y formación Políticas y directrices manejo y aprovechamiento de los sistemas de información y medios de comunicación disponibles Información sobre la prestación de los servicios y los s. Servicio no conforme. Dirección para la mejora continua Convocatoria y selección del grupo a capacitar en temas Meci Planes y programas (Capacitación, bienestar social, estímulos, reconocimientos) Actualizaciones al Manual de Funciones y Competencias Laborales Proceso: Planeación Líder de cada Alta Dirección Proceso: Asuntos Asuntos Circular, página web, intranet y comités Internos Circular, Oficio, correo electrónico,, teléfono cambiar las políticas y directrices Al realizar los Comités Internos Al finalizar la dirección Una semana antes de iniciar cada capacitación cambiar los planes y programas Con cada modificación a las funciones y competencias.. Grupos de trabajo de cada Grupo a capacitar interesado Seguimiento a tareas asignadas Planes de Mejoramiento Encuesta de evaluación de la capacitación (Publicada en ) Necesidades de cambios en la estructura, planta, funciones y competencias

4 Integrado de Gestión Página 4 de Infraestructura 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo Código de Buen Gobierno 7.1 Planificación de la prestación del servicio 7.2 Procesos relacionados con el con el Control de la prestación del servicio Procesos: Programas de - Asuntos Mantenimiento. cambiar - Planeación. Plan de salud ocupacional. Reglamento de higiene y seguridad industrial Políticas y directrices: Estilo de dirección, desarrollo del talento humano, resolución de conflictos Plan de desarrollo, plan indicativo, planes de acción, acuerdos de gestión Portafolio de servicios Peticiones, quejas y reclamos Servicio no conforme Proceso: Asuntos Representante de la Alta Dirección Representante de la dirección Responsable de recibo y radicación Líder de cada Oficio, reunión con líderes de, página web, intranet Página web Entrega de correspondencia recibida Comités. Reuniones grupo de trabajo cambiar cambiar Al realizar el seguimiento y evaluación cambiar radicar cada Petición, queja o reclamo levantarse un servicio no conforme. Cliente interesado y externo responsable de atender Grupo de trabajo de cada Seguimiento por cada líder de y el equipo de trabajo. Resultados del Nivel de satisfacción del Resultados del Nivel de satisfacción del Respuesta al servicio no conforme

5 Integrado de Gestión Página 5 de Satisfacción del Auditoría interna Auditoría interna Seguimiento y medición de los s 8.5 Mejora 8.5 Mejora 8.5 Mejora Oficio,, Al tabular las Análisis de medición del nivel Coordinación de. Boletín de encuestas resultados por cada de satisfacción del realizadas líder de interesado. Programa y planes de auditoría auditoría, (cronograma e Informes) Medición de indicadores Planes de mejoramiento individual, por e institucional Mapa de riesgos. Seguimiento del Riesgo Acciones preventivas y correctivas Auditores Líderes Grupo de auditores del Sistema Integrado. Líder de Oficio Reunión con el grupo de responsables del, Página Socialización, Página Comité, socialización Una vez aprobados Plan de trabajo de auditoría. Informe de auditoría de la medición de los indicadores de la suscripción y de seguimiento de aprobación o modificación del mapa de riesgos y del seguimiento elaborarse o cerrarse una acción preventiva o correctiva. Auditados Alta dirección y Auditores s Servidores públicos interesados Grupo de trabajo. Cliente. Observaciones de auditores y auditados Acciones correctivas y preventivas Revisión a la medición de indicadores Seguimiento a los planes de mejoramiento Revisión y seguimiento del riesgo Cierre de las acciones preventivas y correctivas Cada cuatro meses Semestral Al termino de la auditoría

6 Integrado de Gestión Página 6 de 6 ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Operativo MECI - Lorena Mira González Javier Ramírez Mejía Cargo: Operativo Cargo: Técnico Coordinador Cargo: Director Representante Dirección