ABC de Almacén / Inventario, versión 1.01

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1 CAPACITACIÓN DE ALMACÉN ABC de Almacén / Inventario, versión 1.01 Ministerio de Economía y Finanzas Dirección Nacional de Contabilidad Departamento de Administración y Capacitación a Usuarios

2 Índice 1- Transacciones más comunes para usar en almacén 3 2- Movimiento de Mercancía del Almacén 3 A- Entrada de Mercancía (MIGO) 3 B- Visualización de los documentos de los movimientos del almacén (MIGO) 5 C- Despacho de insumos del almacén (MIGO) 6 D- Anulación de las Entrada y Salidas del almacén (MIGO) 7 E- Devolución de las Entrada y Salidas del almacén (MIGO) 8 3- Traspaso de Activo Fijo 9 4- Donaciones Toma del Inventario 12 A- Crear documento de inventario (MI01). 12 B- Recuento del Inventario (MI04) 12 C- Tratar listado de diferencia (MI07) Tips 16 MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 2

3 1- Transacciones más comunes para usar en almacén ME23N / Visualizar Pedido MIGO / Movimiento de mercancía MB51 / Movimientos de los Artículos en el almacén MB52 / Listado de Stocks MM03 / Visualizar Material MB90 / Reporte para reimprimir un documento de movimiento de material MI01 / Crear Documento de Inventario MI02 / Modificar Documento de Inventario MI03 / Visualizar Documento de Inventario MI04 / Recuento de Inventario MI07 / Eliminar diferencias del Inventario 2- Movimiento de Mercancía del Almacén (MIGO) A través de la transacción MIGO estaremos efectuando las Entradas y las salidas de mercancías, visualizar y anular los documentos, hacer las devoluciones y los traspasos de activo fijos. A- Entrada de Mercancía 1. Campos obligatorios: El tipo de Documento, Referencia del Documento y el Número de Pedido u Orden de compras al llenar los campos con la información correspondiente proceda a dar enter para que visualice los renglones El código del movimiento para la entrada de mercancía es el 101 MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 3

4 2. Inmediatamente que se reflejen los renglones del pedido podrá efectuar la entrada del renglón o los renglones que necesite. 3. Campos Obligatorios: o La nota de Entrega: El campo puede ser llenado con el número de la factura. o La casilla de verificación: Dar el OK o Cantidad de unidades del pedido: Colocar las cantidades unidades que se requiera o Almacén: Seleccione el almacén 4. El usuario podrá a discreción o según su necesidad puede darle entrada a los renglones que necesite y la cantidad por cada renglón. Los renglones que no se le den entrada y a los renglones que no se le dio la entrada a todas las cantidades quedaran pendiente para hacer su entrada. 5. Una vez seleccionada los datos pertinente proceda a verificar a través del icono de Verificar de no tener ninguna inconsistencia el sistema le indicara que el Documento están OK 6. Si desea imprimir el documento del movimiento que está efectuando seleccione el Vale Colectivo y al momento de grabar el sistema le imprimirá el mismo. 7. Proceda a grabar a través del icono de Contabilizar en el menú. El sistema le arrojara un número de documento. 8. Puede visualizar los movimientos de los documentos del almacén a través de Visualización de documento en la transacción MIGO y en la opción Visualizar Pedido ME21N, en esta opción podrá verificar la entrada de mercancía de la orden de compra o pedido recepcionada con el número del pedido. o Utilice la pestaña de historial de Pedido en la opción de posición y puede confirmar los materiales que se le dio la entrada al almacén y el número del documento de entrada. MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 4

5 B- Visualización de los documentos de los movimientos del almacén (MIGO) 1. Campos obligatorios: El tipo de Documento: Visualizar, Referencia del Documento: Documento de Material y el Número de Documento, al llenar los campos con la información correspondiente proceda a dar enter para que visualice los renglones del documento. 2. Inmediatamente que introduzca el número del documento se reflejen los renglones del documento que se quiere visualizar. MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 5

6 C- Despacho de insumos del almacén (MIGO) 1. Campos obligatorios: El tipo de Documento: Salida de Mercancía, Referencia del Documento: Otros, código de documento: Si desea imprimir el documento del despacho seleccione la casilla de la impresora y el campo vale colectivo. 3. Seleccione los materiales que va a despachar a través del campo Texto breve de material y efectué su búsqueda por el código o el texto breve del material en el cuadro de dialogo respectivo. 4. Una vez seleccionado el Material debe de llenar los siguientes campos obligatorios: La casilla de verificación de OK, Cantidad, Unidad de medida, Almacén, Centro de coste y división. 5. Después de llenar los campos obligatorios puede verificar dando un clic al icono de Verificar y de estar todo correcto el sistema le indicar que el documento esta OK y puede grabar el documento dando un clic al icono de Contabilizar. MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 6

7 D- Anulación de las Entrada y Salidas del almacén (MIGO) 1. Campos obligatorios: El tipo de Documento: Anulación, Referencia del Documento: Documentos de materiales. Si el documento es una entrada el número del documento comienza como 50 Si el documento es una salida de mercancía el número del documento comienza con Inmediatamente que introduzca el número del documento y de enter se reflejaran los renglones del documento que se quiere anular. En esta opción podrá anular el o los renglones que necesite con las cantidades totales por renglón, el sistema NO permite rebajar las cantidades en los renglones. 3. Seleccione en la casilla de verificación de OK los renglones que piensa anular. 4. Una vez seleccionado el renglón o los renglones proceda a darle clic al icono de verificar y si todo está correcto el sistema le arrojara el mensaje el Documento esta OK y puede proceder a dar clic en el icono de Contabilizar para grabar la anulación. MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 7

8 Si el documento es un Despacho del almacén que se anuló, el renglón o los renglones seleccionado regresaran al stock del almacén y si es una entrada de mercancía el renglón o los renglones que se anulan quedaran pendiente para su recepción posterior a través del pedido que genero la entrada del almacén. E- Devolución de las Entrada y Salidas del almacén (MIGO) 1. Campos obligatorios: El tipo de Documento: Devolución, Referencia del Documento: Documentos de materiales. Si el documento es una entrada el número del documento comienza como 50 Si el documento es una salida o despacho el número del documento comienza como Inmediatamente que introduzca el número del documento y de enter se reflejen los renglones del documento del pedido. En esta opción podrá devolver cantidades específicas del renglón o de los renglones del pedido que necesite devolver. MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 8

9 2. Seleccione en la casilla de verificación de OK los renglones que se le efectuaran la devolución y en el campo de cantidad seleccione las cantidades que desea devolver del renglón si el articulo tiene equivalencia puede cambiar la equivalencia si fuera el caso en el campo Unidad. Ejemplo se compra en bulto pero dentro del bulto una unidad se devuelve, siempre y cuando el artículo tenga las equivalencias podrá seleccionarla. 3. Una vez seleccionado los renglones y las cantidades por el cual se aran la devolución, En la opción de Datos Detallado en la pestaña de SE debe de llenar Motivo del Movimiento y puede escoger entre: Calidad Deficiente, No Completo, Deteriorado. Cuando son despacho de almacén no hay que hacer este procedimiento de colocar el motivo del Movimiento. 4. Si el artículo es un activo fijo no se podrá hacer este procedimiento de devolución, se tendrá que optar por la opción de anular. 3- Traspaso de Activo Fijo. A- Traspaso de Activo Fijo (MIGO) 1. Los activos fijos después de efectuarle la entrada en el almacén se efectuara el traspaso del activo al mismo no se le efectúa un despacho su tratamiento será a través del traspaso. 2. Campos obligatorios: El tipo de Documento: Traspaso, Referencia del Documento: Otros y el Número de Documento 905. MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 9

10 3. Una vez llenado los campos obligatorios y seleccionado el activo que se va a transferir seleccione el botón datos detallados 4. Una vez seleccionado el botón de datos detallados, en la pestaña de Traspaso seleccione el cuadrante A donde colocara el centro 9000 que corresponde a Despacho de Activo Fijo 5. En la pestaña de Imputación en el campo Pos.pres. coloque F.TIPO50, una vez seleccionado los campos obligatorio puede proceder a verificar a través del botón verificar y si todo está correcto, el sistema le arrojara el mensaje que el Documento esta OK y proceda a grabar dando clic en el botón de contabilizar. MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 10

11 4- Donaciones (MIGO) A- Donaciones Recibidas a la en Entidad. 1. Campos obligatorios: El tipo de Documento: Entrada De Mercancía, Referencia del Documento: Otros, Clase de Movimiento: 907 Si la donación proviene del sector Gubernamental, 909 Si la donación proviene de Persona Jurídica. 2. Introduzca el Material (El material o articulo debe existir en el Maestro de Materiales de no ser así debe de mandar a crear el articulo para poder darle la entrada en el almacén), La Cantidad, Unidad de Medida, Almacén, Centro de Coste y la División. 3. Una vez introducido el material o los materiales que se recibirán producto de una donación proceda a darle clic al botón de Datos Detallados y en la pestaña de Imputación en la pestaña Pos.pres introduzca F.TIPO50. MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 11

12 4. En el campo Objeto PA seleccione la pestaña de la flecha y al desplegarse el cuadro de dialogo solo dele continuar. 5. Una vez seleccionado los campos obligatorio puede proceder a verificar a través del botón verificar y si todo está correcto, el sistema le arrojara el mensaje que el Documento esta OK y proceda a grabar dando clic en el botón de contabilizar. 5- Toma del Inventario C- Crear documento de inventario (MI01) 1. Campos obligatorios: Centro, Almacén 2. Si se desea bloquear los artículos cuando se hace la toma del inventario para que no se den movimientos de los mismo puede usar el área de Otras Especificaciones la casilla de Bloqueo Contabilizaciones darle un ok, El campo Numero de Inventario es opcional MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 12

13 3. Inmediatamente que introduzca los datos requeridos de enter y se reflejaran los renglones para seleccionar los artículos a inventariar. 4. Seleccione los artículos a inventariar para cada renglón, una vez efectuada su lista proceda a dar clic al icono de grabar en la barra de herramienta del sistema. El sistema le arrojara un número de Inventario. 5. Si desea visualizar el documento realizado utilice la transacción MI03 si desea modificarlo utilice la transacción MI02. D- Recuento del Inventario (MI04) 1. Seleccione los campos Documento Inventario (El número del documento inventarios el que arroja el sistema al momento de grabar la toma del inventario) y Ejercicio MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 13

14 2. Después de llenar los campos de enter para que el sistema le muestre el documento de la toma de inventario efectuado anteriormente. 3. En el sistema se reflejara la lista de artículos que se generó en el documento de toma de inventario. 4. En el Campo cantidad colocara la cantidad que hay en existencia física en el almacén referente a cada artículo a inventariar. 5. Una vez concluido con el recuento de los artículos proceda a grabar a través del icono del disquete del menú de herramienta del sistema. Se mantendrá el mismo número de la toma del inventario que el sistema le arrojo al principio del proceso. E- Tratar listado de diferencia (MI07) 1. Introduzca su número de documento y el Ejercicio y proceda a dar enter 2. El sistema mostrara los renglones con las diferencias y su monto según las cantidades por el precio unitario del artículo. MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 14

15 3. Si existen diferencia debe de seleccionar el campo Motivo de la Diferencia del Inventario donde escogerá un iten según su circunstancia o necesidad. 4. Una vez seleccionado el motivo de la diferencia proceda a grabar a través del icono del disquete de la barra de herramienta principal del sistema. 5. Al momento de grabar el sistema mantendrá el número de documento de inventario y le arrojara el número de movimiento del material producto de la toma del inventario efectuado. MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 15

16 El articulo seria rebajado del stock del inventario del sistema cuadrando lo físico contra el sistema. 6- Tips A- Las OC al crédito y los contratos de Bienes se puede hacer la entrada de mercancía en el sistema después que se refrende el pedido. B- Los renglones que sean servicio y se identifiquen en el pedido con la K no entran en el almacén por el cual no se reflejaran en la transacción MIGO. C- Los pedidos que se generen en el año fiscal en curso pero el proveedor no entrega en el mismo año y entrega en el siguiente año, no se podrá registrar a través del procedimiento actual se tendrán que hacer a través de carga del sistema y se tendría que poner como una incidencia para efectuar la misma. D- Los artículos que su código inicien con tres son activo fijo y lo mismo no se efectuaría un despacho su tratamiento es traspaso de activo fijo. E- La salidas de Mercancía su número de documento comienzan con 49 y las entradas de mercancía su documento comienza con 50. F- A través de la visualización del pedido puedo ver la entrada de mercancía en el almacén pero no más la salida del material. G- Los códigos de los documentos de movimientos del almacén son los siguiente: a. 101 Entrada de mercancía b. 102 Anulación de la Entrada c. 201 Salida de mercancía d. 201 Anulación de la Salida e. 905 Salida de Activos MEF - Dirección Nacional de Contabilidad Departamento De Capacitación Página 16