POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LA CORPORACIÓN DE LOS TRABAJADORES Y PENSIONADOS DE LA EMPRESA COLOMBIANA DE PETRÓLEOS ECOPETROL S

Transcripción

1 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LA CORPORACIÓN DE LOS TRABAJADORES Y PENSIONADOS DE LA EMPRESA COLOMBIANA DE PETRÓLEOS ECOPETROL S.A. CAVIPETROL 1. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La política de tratamiento ha sido desarrollada teniendo en cuenta lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 del año 2012 de Protección de datos personales y su desarrollo reglamentario, el cual será aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales objeto de tratamiento por Cavipetrol Cumpliendo con los requerimientos recogidos en la Ley Estatutaria de Protección de Datos LEPD relacionado a la solicitud de la autorización en el tratamiento de los datos, todo aquel titular que facilite información relativa a sus datos personales, mediante la aceptación de la presente política, está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de Cavipetrol en los términos y condiciones recogidos en la misma. 2. OBJETIVO Presentar las políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos personales aplicable, y para la atención de consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales sobre los que Cavipetrol realiza tratamiento. 3. ALCANCE Este documento, se aplicará a todo Tratamiento de Datos Personales ocurrido en el territorio colombiano y desarrollado por Cavipetrol, sus empleados y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que Cavipetrol acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad contractual o relacionada con el Tratamiento de Datos Personales de los cuales Cavipetrol es Responsable. 4. RESPONSABLE DE TRATAMIENTO Es la persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos. Por esta razón el responsable del tratamiento de las bases de datos es Cavipetrol con NIT , cuyos datos de contacto son: Dirección física: Correo electrónico: Atención telefónica: Carrera 13 No Piso 1, Bogotá (Cundinamarca) servicio.cliente@cavipetrol.com Call Center Cavipetrol, en Bogotá Resto del país Línea gratuita

2 5. DEFINICIONES Con el objeto de facilitar la lectura y comprensión de la presente política de tratamiento se reflejan las definiciones relativas a conceptos específicos de la protección de datos en general. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento de datos Personales: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Base de datos: es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que sea la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Dato personal: es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan a la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 2

3 Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 6. BASES DE DATOS Y FINALIDADES Cavipetrol en el desarrollo de su actividad procede al tratamiento, o lo que es lo mismo, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de una serie de datos personales relativos a los afiliados, Clientes, empleados, proveedores entre otros. Dichos datos personales son tratados a través de una serie de bases de datos destinadas, en todo caso, a finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley. A continuación se identifican tales bases de datos, junto con las finalidades asignadas a cada una de ellas: BASE DE DATOS Proveedores Afiliados Gestión humana Videovigilancia Hojas de vida Control de accesos FINALIDAD Gestión contable, fiscal y administrativa Gestión contable, fiscal y administrativa Recursos humanos, prevención de riesgos laborales y gestión contable, fiscal y administrativa Seguridad y control de accesos Proceso de Contratación Gestión Humana Seguridad y control de accesos a las instalaciones 7. DATOS DE NAVEGACIÓN El sistema de navegación y el software necesarios para el funcionamiento de este sitio web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se halla implícita en el uso de los protocolos de comunicación de Internet. 3

4 Dicha información no se obtiene para ser asociada a usuarios identificados, pero por su propia naturaleza podría, a través de su asociación con datos de terceros, permitir la identificación de los mismos. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del ordenador utilizado por el usuario para conectarse al sitio web, la dirección URL del recurso solicitado, la hora, y otros parámetros relativos al sistema operativo del entorno informático del usuario. Estos datos se utilizan con la exclusiva finalidad de obtener información estadística anónima sobre el uso del sitio web o controlar el correcto funcionamiento técnico del sitio web y se cancelan inmediatamente después de su verificación. 8. HABEAS DATA Los titulares de los datos, es decir, las personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de Cavipetrol podrán ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales, los cuales son analizados más adelante. Estos derechos son considerados de carácter personal, es decir, solo podrán ser ejercidos por las siguientes personas: Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Cavipetrol (Responsable de los datos). Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. 9. DERECHO DE ACCESO 9.1. CONSULTA Es el derecho del titular a obtener información sobre sus propios datos que están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que se esté realizando, el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o que se prevean realizar respecto de los mismos. El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. 4

5 Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Cavipetrol solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, Cavipetrol deberá demostrar a la SIC, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos EJERCICIO El titular de los datos personales objeto de tratamiento por parte de Cavipetrol puede ejercer los derechos de consulta y reclamo sobre sus datos, mediante escrito dirigido a Cavipetrol en la siguiente dirección: servicio.cliente@cavipetrol.com. El servicio de asesoría jurídica en materia de protección de datos contratada al efecto por Cavipetrol será el encargado de la gestión, tramitación y atención de los derechos de consulta y reclamos. La solicitud o comunicación dirigida a Cavipetrol deberá contener las siguientes previsiones: Nombre y apellidos del titular, Fotocopia del CC del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación, Petición en que se concreta la solicitud (consulta/acceso), Dirección a efecto de notificaciones, fecha y firma del solicitante, Documentos acreditativos de la petición que se formula, en su caso. El titular podrá optar por uno o varios de los siguientes sistemas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada: Visualización en pantalla Escrito, copia o fotocopia remitida por correo certificado o no Correo electrónico u otros sistemas de comunicación electrónica Otro sistema adecuado a la configuración o implantación material de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por Cavipetrol ATENCIÓN Una vez recibida la solicitud, Cavipetrol resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de 10 (diez) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. 5

6 Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio) una vez haya agotado el trámite de reclamo QUEJAS Y RECLAMOS Se entiende por: Reclamo de corrección, el derecho del titular a que se modifiquen aquellos datos que resulten ser inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Reclamo de supresión, el derecho del titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Reclamo de revocación, el derecho del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. Reclamo de infracción, el derecho a solicitar que se proceda a la subsanación del incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos Ejercicio El titular de los datos personales objeto de tratamiento por parte de Cavipetrol puede ejercer los derechos de consulta y reclamo sobre sus datos, mediante escrito dirigido a Cavipetrol en la siguiente dirección: servicio.cliente@cavipetrol.com. El servicio de asesoría jurídica en materia de protección de datos contratada al efecto por Cavipetrol será el encargado de la gestión, tramitación y atención de los derechos de consulta y reclamos. El contenido mínimo de la solicitud debe ser la siguiente: Nombre y apellidos del titular, Fotocopia del CC del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación, Petición en que se concreta la solicitud (rectificación, supresión, revocación) Dirección a efecto de notificaciones, fecha y firma del solicitante, Documentos acreditativos de la petición que se formula, en su caso. 6

7 Atención Una vez recibida la solicitud, Cavipetrol resolverá la petición del reclamo, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, a contar desde la recepción de la solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Cavipetrol informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de que el reclamo resultara incompleto, Cavipetrol requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular. Una vez recibido el reclamo completo, Cavipetrol incluirá en la base de datos una leyenda que diga reclamo en trámite y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de reclamo. 10. Seguridad y Protección Cavipetrol, teniendo en cuenta el principio de seguridad regulado por la LEPD, tiene implementadas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por otra parte Cavipetrol, a través de la suscripción de los contratos, solicita a los encargados del tratamiento (proveedores) con los que trabaje, la implementación de las medidas de seguridad requeridas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales. 11. Vigencia Los Datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de Cavipetrol durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en este documento, para las cuales fueron recolectados. 7