DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN Asunto: Guía para el Ingreso de Información de Proyectos de Gasto Corriente 1

2 Contenido INTRODUCCIÓN... 3 OBJETIVO GENERAL... 3 INFORMACIÓN BÁSICA DE PROYECTOS DE GASTO CORRIENTE FCE GESTIÓN DE PROYECTOS - FCE PREGUNTAS FRECUENTES Cómo cargar y/o actualizar el equipo de proyectos? Por qué no aparece el nombre de usuarios GPR en las listas desplegables? Cómo cambiar la Fase Actual de los proyectos? Cómo crear un resumen ejecutivo? Cómo registrar un problema en un proyecto en la herramienta GPR? Cómo registrar un riesgo en un proyecto en la herramienta GPR? Cómo ingresar localidades? Cómo agregar hitos en un proyecto de gasto corriente? Cómo agregar peso a los hitos? Cómo agregar un Archivo Anexo? Cómo alinear un proyecto? Cómo cargar el Presupuesto en la herramienta GPR? Check List para revisión de Proyectos de Gasto Corriente

3 INTRODUCCIÓN OBJETIVO GENERAL Permitir a los líderes de Proyectos de Gasto Corriente del Ministerio de Comercio Exterior, contar con un formato estandarizado para el ingreso de la información en la herramienta Gobierno por Resultados. Así como, poder dar respuesta a las preguntas más frecuentes en la Gestión de los Proyectos registrados en la herramienta Gobierno por Resultados GPR. 3

4 INFORMACIÓN BÁSICA DE PROYECTOS DE GASTO CORRIENTE FCE 4 Para el ingreso de los Proyectos de Gasto Corriente del Ministerio de Comercio Exterior, se deberá ingresar al Visor Ejecutivo de la herramienta Gobierno por Resultados GPR. En el Factor Crítico de Éxito FCE4, se deberá ingresar la información básica de los proyectos de gasto corriente. Para el efecto, en la Figura N 1 se observa cómo hacer el ingreso a la ficha antes mencionada. Figura N 1 Fuente: Gobierno por Resultados - GPR Una vez ingresado al FCE4, se debe escoger de la lista desplegable el año en el cual se deberá registrar el proyecto a ejecutar. Ver Figura N 2 Figura N 2 Fuente: Gobierno por Resultados - GPR A continuación, en la Figura N 3 se puntualiza cada una de las variables identificadas en el FCE4; así como se describe como reportar y/o registrar dicha información en la herramienta GPR. 4

5 Figura N 3 FCE 4 Numeral CAMPO DESCRIPCIÓN 1 Proyecto de Gasto Corriente Nombre con el que se deberá registrar el proyectos en la herramienta GPR 2 Descripción *PRODUCTO / SERVICIO: entregable del proyecto a la finalización del mismo. *OBJETIVO GENERAL O PROPÓSITO Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3 Tipo de proyecto De la lista desplegable seleccionar a qué tipo de proyecto se apega más. 4 Áreas de Unidad Son las áreas de la unidad operativa donde el proyecto es gestionado, o las áreas con las que se vincula 5 Fecha de inicio Metodológicamente un proyecto inicia su ciclo de vida con el reconocimiento de una necesidad y la decisión de invertir en atenderla (etapa de anteproyecto). 6 Fecha de fin Es la fecha estimada en cual se terminan todas las actividades del proyecto y se han cerrado todos los hitos, por ejemplo, informe final del proyecto, entre otros. 7 Líder del proyecto Funcionario responsable de que el proyecto termine a tiempo, dentro del costo presupuestado y con la calidad establecida. Recomendable que sea una persona de la unidad operativa diferente al titular. 8 Patrocinador Ejecutivo Ejecutivo responsable de proveer el apoyo apropiado para el proyecto y asegurar la inversión requerida. Fuente: Instrucciones de Ingreso de Información para Proyectos de Inversión - GPR 5

6 Figura N 3 FCE 4 Numeral CAMPO DESCRIPCIÓN 9 Beneficios cualitativos Deben redactarse de manera concisa en función de los objetivos establecidos para el proyecto. Debe responder a qué busca el proyecto y en qué medida ayudará a resolver la problemática para lo que fue creado. 10 Tipo de beneficiario Se refiere al grupo focal tanto interno o externo al que impactará el proyecto, además se puede incluir grupos afectados indirectamente. 11 Viabilidad técnica Escoger de la lista desplegable la factibilidad de realización del proyecto 12 Restricciones Se deben especificar en términos de TIEMPO, COSTO y RECURSOS, deben ser cuantificables y en caso de no tenerlas se debe colocar N/A. Éstas se refieren a factores limitantes existentes en el presente, sujetos a certidumbre, que restringen el campo de trabajo en los aspectos mencionados. Son limitaciones y son redactadas en positivo. Generalmente se las identifica en la fase de planificación. Por ejemplo: TIEMPO: El proyecto tendrá una duración de 2 años. COSTO: Consumo de recursos, presupuesto límite y otros insumos requeridos RECURSOS (humanos, materiales, equipos, etc.), o cualquier otro factor o factores que limiten las acciones para la ejecución del proyecto. Fuente: Instrucciones de Ingreso de Información para Proyectos de Inversión - GPR 6

7 En la Figura N 4 se evidencia la relación existente con la Figura N 3 Figura N 4 Fuente: Gobierno por Resultados - GPR 7

8 Figura N 4 Fuente: Gobierno por Resultados - GPR 8

9 GESTIÓN DE PROYECTOS - FCE 8 Para poder registrar la información de la Gestión de los proyectos de Gasto Corriente, se deberá ingresa al Factor Crítico de Éxito FCE8. Ver Figura N 5 Figura N 5 Fuente: Gobierno por Resultados En la Figura N 6 se puntualiza cada una de las variables identificadas en el FCE8; así como se describe como reportar y/o registrar dicha información en la herramienta GPR. 9

10 Figura N 6 FCE 8 Numeral CAMPO DESCRIPCIÓN 13 Control de cambios: 14 Resumen ejecutivo: Definir la fase del proyecto: - Anteproyecto: Se desarrolla el entendimiento de la necesidad que da origen a un proyecto. Un anteproyecto representa un proyecto potencial que aún no está completamente definido. - Definición: Se encuentra en este estado una vez que se autoriza el inicio de la definición del proyecto y hasta que se recibe la asignación de recursos y presupuesto para su ejecución. - Planificación: Se encuentra en esta fase una vez que el documento del proyecto ha sido elaborado por el entidad - Ejecución: Se encuentra en este estado una vez que los planes detallados han sido aprobados y hasta que se realizan todas las actividades programadas y se aceptan todos los productos del proyecto. - Cierre: Se encuentra en este estado una vez realizadas todas las actividades de elaboración de entregables y el reporte final del proyecto es aceptado. - Completado: Se encuentra en este estado una vez que se haya cerrado satisfactoriamente el proyecto y se haya completado toda la información de la ficha del proyecto. - Congelado: Estado de los proyectos que han sido formalmente aplazados por cualquier motivo - y se espera que se reanuden en un futuro. - Cancelado: Estado de los proyectos que han sido cancelados permanentemente sin haber sido completados. Cada mes se debe crear un resumen ejecutivo para reportar lo relevante del mes anterior, debe ser claro, conciso. Debe reportarse hasta el 5 del siguiente mes y se lo debe cerrar en el check box correspondiente. Debe incluir: * Mes y año * Enumerar actividades que se realizaron para cumplir o aportar con el cumplimiento del o los hitos (asociar al hito o indicar si se cumplió el hito) * En caso de proyectos en fase de congelado se debe actualizar mes a mes el resumen ejecutivo con la gestión que se realice. Instrucciones de Ingreso de Información para Proyectos de Inversión - GPR 10

11 Figura N 6 FCE 8 Numeral CAMPO DESCRIPCIÓN 15 Problemas: Nombre del Problema: Indicar el asunto o problema encontrado Descripción: Detallar el asunto o problema indicando la situación presentada, la gestión realizada en caso de existir Fecha de identificación: ingresar la fecha en formato dd/mm/aa Responsable: Líder del proyecto Calificar: urgencia /100, de igual manera proceder con el impacto /100 Costo del impacto: en caso de tener dicha información (incluir anexo con el cálculo) Fecha de impacto: fecha de ocurrencia del asunto Hito asociado: asociar al hito al cual se genere mayor impacto el asunto Estado: abierto / cerrado, permanece abierto mientras no haya solución y se cierra una vez solventado Fecha de cierre: cuando el asunto haya sido resuelto se debe incluir la fecha en formato dd/mm/aaaa Acción: Indicar la acción llevada a cabo y su fecha comprometida. En caso de que la acción ya se haya ejecutado, se debe incluir la fecha completada. 16 Riesgos: * Todos los riesgos deben tener mínimo una acción. Clasificación: de acuerdo a la clasificación internacional de riesgos, para proyectos utilizar la clasificación 5 Riesgo: Sintaxis: evento + CAUSARÍA + impacto Fecha de identificación: ingresar la fecha en formato dd/mm/aa Responsable: Líder del proyecto Calificar: probabilidad de ocurrencia (porcentaje) /100%, de igual manera proceder con el grado de impacto /100 Costo del impacto: en caso de tener dicha información (incluir anexo con el cálculo) Fecha de impacto: fecha aproximada de impacto del riesgo Hito asociado: asociar al hito al cual se genere mayor impacto el riesgo Estado: abierto / cerrado, permanece abierto mientras no haya solución y se cierra una vez solventado Fecha de cierre: cuando el riesgo haya sido resuelto se debe incluir la fecha en formato dd/mm/aaaa Acción: Indicar la acción llevada a cabo (evitar, prevenir/mitigar, transferir, contingencia, otro) y su fecha comprometida. En caso de que la acción ya se haya ejecutado en el tiempo propuesto se debe incluir la fecha completada. * En caso de que el riesgo ocurra, afecte negativamente al cumplimiento del hito y a pesar de haber llevado a cabo todas las acciones previstas y el plan de contingencia, este deberá cerrarse y gestionarse como asunto. Fuente: Instrucciones de Ingreso de Información para Proyectos de Inversión - GPR 11

12 Figura N 6 FCE 8 Numeral CAMPO DESCRIPCIÓN 17 Localidades: Editar localidades: escoger las localidades beneficiarias del proyecto 18 Hitos: 19 Presupuesto: 20 Archivos Anexos: Se debe incluir al inicio de la redacción del hito en mayúsculas la Fase del proyecto a la que corresponde. La redacción debe ser como entregable y en pasado participio (finalizado en ado, ido). De acuerdo a la norma técnica se recomiendan incluir 2 hitos por mes. Todos los campos son de obligatorio cumplimiento y se deben verificar en su actualización mensual. En lo que respecta a la parte del Presupuesto para proyectos de gasto corriente, se debera colocar el valor de "1" en el Costo Total Todos los archivos deben ir enumerados y son obligatorios los siguientes: 1. Respaldos del cumplimiento de los hitos indicando al que pertenece Fuente: Instrucciones de Ingreso de Información para Proyectos de Inversión - GPR 12

13 Figura N 7 Fuente: Gobierno por Resultados 13

14 Figura N 7 Fuente: Gobierno por Resultados 14

15 PREGUNTAS FRECUENTES Cómo cargar y/o actualizar el equipo de proyectos? 1. Clic en el FCE4 Definición del Equipo de Proyecto Fuente: Gobierno Por Resultados- GPR 2. Para poder ingresar al equipo de proyecto se deberá hacer lo siguiente: - Escoger el año de ejecución del Proyecto -Escoger el Proyecto de la lista desplegable -Ingresar los nombres de cada uno de los miembros del equipo y asignarles un rol Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 15

16 Por qué no aparece el nombre de usuarios GPR en las listas desplegables? Para que un funcionario aparezca en las listas desplegables en cualquier FCE, deberá en primera instancia contar con clave de acceso GPR. 1. Clic en el icono de herramientas ubicado en el lado derecho superior Ingresar en personal clave Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 2. Dar clic en seleccionar 3. Hacer un check en el nombre del usuario que se desea agregar a la unidad Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR Cómo cambiar la Fase Actual de los proyectos? 1. Ingresar al FCE8 Proyectos de Gasto Corriente Clic en Control de Proyectos 16

17 Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 2. Solicitar la apertura del Proyecto y exponer las razones del cambio de fase del mismo. Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 3. La DISE analizará la solicitud realizada, para posteriormente dar apertura a la solicitud. Una vez realizada la validación de la solicitud, se deberá cambiar la fase del proyecto según la lista desplegable disponible en el FCE 8. Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR Cómo crear un resumen ejecutivo? 1. Ingresar al FCE8 Proyectos de Gasto Corriente Clic Crear Resumen Ejecutivo 17

18 2. Se deberá registrar resumen ejecutivo mensualmente para lo cual una vez reportado lo realizado en el mes, se debe hacer un check box en cerrar resumen Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR Cómo registrar un problema en un proyecto en la herramienta GPR? 1. Ingresar al FCE8 Proyectos de Gasto Corriente Agregar Problema Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 2. Ingresar toda la información referente al problema identificado, para lo cual se debe referir a la Figura N 6 Numeral 15 18

19 Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR Cómo registrar un riesgo en un proyecto en la herramienta GPR? 1. Ingresar al FCE8 Proyectos de Gasto Corriente Agregar Riesgo Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 2. Ingresar toda la información relacionada al riesgo, para lo cual se debe referir a la Figura N 6 Numeral 16 19

20 Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR Cómo ingresar localidades? 1. Ingresar al FCE8 Proyectos de Gasto Corriente Editar Localidades Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 2. Clic en Agregar y escoger de la lista desplegable la localidad de impacto del proyecto 20

21 Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR Cómo agregar hitos en un proyecto de gasto corriente? 1. Ingresar al FCE8 Proyectos de Gasto Corriente Editar Hitos Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 2. Clic en Agregar y llenar toda la información relevante concerniente a hitos en la herramienta, referirse a la Figura N 6 Numeral 18 21

22 Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR Cómo agregar peso a los hitos? Es importante indicar, que la suma de los pesos de todos los hitos deberá sumar el 100%. 1. Ingresar al FCE8 Proyectos de Gasto Corriente Editar Hitos Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 2. Ingresar peso a cada hito ingresado en Avance Físico, en base a los siguiente criterios evidenciados en la ficha de levamiento de información GPR: Definición: La suma de todos los hitos que sean identificados en la etapa de definición, deberá sumar el 10% (Ver ejemplo siguiente) Planeación: La suma de todos los hitos que sean identificados en la etapa de planeación, deberá sumar el 10% (Ver ejemplo siguiente) Ejecución: La suma de todos los hitos que sean identificados en la etapa de ejecución, deberá sumar el 70% (Ver ejemplo siguiente) Cierre: La suma de todos los hitos que sean identificados en la etapa de cierre, deberá sumar el 10% (Ver ejemplo siguiente) 22

23 Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 23

24 Ficha Levantamiento Información GPR Fuente: 24

25 Cómo agregar un Archivo Anexo? 1. Ingresar al FCE8 Proyectos de Gasto Corriente Agregar Archivo Anexo Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 2. Clic en Examinar y cargar el archivo a reportar en la herramienta GPR, para el efecto referirse a la Figura N 6 Numeral 19 Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR Cómo alinear un proyecto? 1. Una vez ingresado al Visor Ejecutivo Clic FCE6 Clic Alineación de Proyectos y Procesos Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 25

26 2. Clic Proyectos de Gasto Corriente Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 3. De la lista desplegable escoger el objetivo al que se alineará el proyecto de gasto corriente Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 4. Clic en el check box y presionar alinear - Aceptar 26

27 Fuente: Gobierno Por Resultados - GPR 27

28 Cómo cargar el Presupuesto en la herramienta GPR? 1. Clic en Editar Presupuesto y Perfil Económico Fuente: Instrucciones de Ingreso de Información para Proyectos de Inversión - GPR 28

29 2. Ingresar la información relacionada al Programado a devengar Presupuesto Programado MENSUAL: Es el monto de programación mensual que se estima gastar en base al presupuesto codificado. Cuando cambie el monto codificado se debe realizar una reprogramación de los meses posteriores. La fecha de corte del presupuesto codificado es el último día del mes. Presupuesto Devengado Mensual: El monto que se va ejecutando acorde a la planificación establecida Programado Acumulado: Es la sumatoria acumulada del Ppto Programado durante el periodo definido. Devengado Acumulado: Es la sumatoria acumulada del Ppto Devengado hasta el último mes actualizado. Avance Acumulado: Refleja el porcentaje del Devengado Acumulado en relación al Programado Acumulado. Estado: Los semáforos son un resultado del Avance Acumulado, si éste tiene una desviación igual o menor al +/- 10% será verde, si es menor al +/- 15% será amarillo y finalmente si es igual o mayor al +/- 15% será rojo. Fuente: Instrucciones de Ingreso de Información para Proyectos de Inversión - GPR 29

30 3. Ingresar la información de las variables solicitadas El Ppto. Planeado es el valor que se establece como necesario para llevar a cabo el proyecto en el AÑO FISCAL. Ppto Aprobado Inicial: Monto aprobado oficial al inicio de cada año Ppto. Codificado: Es el presupuesto inicial, el cual ha sido modificado a una fecha de corte, este dato debe ser igual al que se registra en el e- Sigef. Estimado a fin de año: Es el Pronóstico del Líder del Proyecto de cuál sería el monto final devengado a fines del año en curso y debe tener coherencia con el presupuesto codificado. Anticipo Desembolsado: Se refiere al valor o valores que en los posibles contratos de proyectos se han entregado por concepto de anticipo, corresponde a la vida total del Proyecto cuyos valores se irán acumulando y deberá ser actualizado siempre que exista un nuevo anticipo. Costo Total: Para los proyectos de gasto corriente colocar el valor de 1 Retorno Económico: Es el retorno en relación a lo Fuente: Instrucciones de Ingreso de Información para Proyectos de Inversión - GPR 30

31 Check List para revisión de Proyectos de Gasto Corriente 31

32 FCE 8 PARÁMETROS CHECK OBSERVACIONES Fase actual: Visualiación de Gráficas: Resumen ejecutivo: El proyecto se encuentra en la etapa correcta Se evidencia avance total del proyecto Mes año Detalle de actividades realizadas en el mes de reporte Problemas: Riesgos: Nombre del problema Detalle problema / asunto, indicar situación presentada y gestión realizada Fecha de identificación Resposable: Líder de proyecto Calificación urgencia x impacto Estado actualizado: Resuelto (fecha y solución) / No resuelto Fecha de Impacto Hito asociado Planes de acción por cada asunto Calificación (RBS): 5 para proyectos Nombre del riesgo, Sintaxis: evento + CAUSARÍA + impacto Descripción Fecha de identificación Resposable: Líder del Proyecto Calificación probabilidad x impacto Fecha estimada de ocurrencia: posterior a la identificación Hito asociado Estado actualizado: Cerrado (fecha y solución) / Abierto Planes de acción registrados (mínimo una acción) 32

33 FCE 8 PARÁMETROS CHECK OBSERVACIONES Fase actual: Visualiación de Gráficas: Resumen ejecutivo: El proyecto se encuentra en la etapa correcta Se evidencia avance total del proyecto Mes año Detalle de actividades realizadas en el mes de reporte Problemas: Riesgos: Nombre del problema Detalle problema / asunto, indicar situación presentada y gestión realizada Fecha de identificación Resposable: Líder de proyecto Calificación urgencia x impacto Estado actualizado: Resuelto (fecha y solución) / No resuelto Fecha de Impacto Hito asociado Planes de acción por cada asunto Calificación (RBS): 5 para proyectos Nombre del riesgo, Sintaxis: evento + CAUSARÍA + impacto Descripción Fecha de identificación Resposable: Líder de proyecto Calificación probabilidad x impacto Fecha estimada de ocurrencia: posterior a la identificación Hito asociado Estado actualizado: Cerrado (fecha y solución) / Abierto Planes de acción registrados (mínimo una acción) 33

34 Editar localidades: Hitos: Presupuesto: Indicadores: Archivos Anexos: FCE 8 PARÁMETROS CHECK OBSERVACIONES Detalle de la ubicación del proyecto a nivel cantonal Prefijo de la fase del proyecto en mayúsculas - hitos redactados como entregables Hitos registrados con avance físico individual acorde a su fase Campos de presupuesto por la vida del proyecto y del año en curso llenos Presupuesto programado para el año por mes y cerrado Presupuesto devengado mensual actualizado Al menos un indicador para medir el avance físico del producto del proyecto Nombre de indicador: iniciar la unidad de medida Fuente: archivo o software de donde se obtiene la información Resposable: Líder de proyecto Jerarquía: Actividad Umbrales sin cambiar (Mayor o igual a 100 / entre 85 y 100 / menor a 85)* Fecuencia hasta trimestral Verificar que las metas estén cerradas Archivo adjunto con resultados acumulados Enumerar archivos: combinación alfanumérica Descripción: indicar si está asociado algún hito Cada Hito cumple con un archivo de respado 34

35 BIBLIOGRAFÍA Secretaría Nacional de Administración Pública, Instrucciones de ingreso de información para Proyectos de Inversión - Versión: Secretaría de Administración Pública, Herramienta Gobierno por Resultados 35