MANUAL DE ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE CONTRAGARANTIAS

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1 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE CONTRAGARANTIAS MANUAL DE ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y LIBERACIÓN GERENCIA DE NEGOCIOS EMPRESARIALES GERENCIA DE SUSCRIPCIÓN DE CUMPLIMIENTO Vigente a partir: Marzo 1 de 2009

2 INTRODUCCIÓN 3 1. REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES 3 2. CLASES DE CONTRAGARANTÍAS 5 3. GARANTÍAS PERSONALES PAGARÉ Pagaré Abierto con Carta de Instrucciones (Forma F ): ; (Forma F ) Diligenciamiento de Pagaré Abierto: Carta de Instrucciones: Pagaré Cerrado (Forma F ) Diligenciamiento Pagaré Cerrado Carta de Instrucciones Pagaré Cerrado: Pagarés Suscritos por Sociedades Matrices CDT S (CERTIFICADO DE DEPÓSITO A TÉRMINO) Definición - Endoso Clases de endoso: CDT s Endosados en Propiedad: CDT s Endosados en Prenda o Garantía: GARANTÍAS REALES PRENDA O PIGNORACIÓN DE ENCARGOS FIDUCIARIOS FIDUCIA EN GARANTÍA HIPOTECA SOBRE BIENES INMUEBLES PIGNORACIÓN O PRENDA ABIERTA SIN TENENCIA SOBRE MAQUINARIA, CUYO PROPIETARIO SEA UNA PERSONA JURÍDICA PRENDA ABIERTA SIN TENENCIA SOBRE VEHÍCULOS PIGNORACIÓN Y/O ENDOSO EN GARANTÍA DE ACCIONES GARANTÍA BANCARIA CARTERAS COLECTIVAS RIESGO LEGAL GARANTIAS PERSONALES Y REALES PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DE CONTRAGARANTÍAS Documentos que debe Entregar el Cliente Para el Análisis y Aceptación de la Contragarantía Documentos que Debe Entregar el Cliente Para la Expedición de la Póliza, una vez Aceptada la Garantía: ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE CONTRAGARANTÍAS Administración de CDT s Administración CDT Endosado en Propiedad Administración CDT endosado en Garantía CRUCE CONTRAGARANTÍAS Y RECOBROS: Cruce de CDT s, con Recobros: Cruce CDT en garantía con recobros 35 Ejecutada la contragarantía proceder al cruce de la misma con el recobro, efectuando los registros contables Cruce CDT en propiedad con recobros DEVOLUCIÓN CONTRAGARANTÍAS REALES Y PERSONALES: DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA DEVOLUCIÓN DE CONTRAGARANTÍAS 37 2

3 INTRODUCCIÓN 3

4 La contragarantía para efectos prácticos es entendida como el respaldo patrimonial (real o personal) que otorga el Tomador o terceros por solicitud del asegurador y como requisito para la expedición de determinadas pólizas de seguro, de tal manera que sea posible a través del ejercicio del derecho de subrogación que establece a su favor el artículo 1096 del Código de Comercio, recuperar efectivamente los dineros pagados por concepto de indemnización. 1. REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES 1.1 Las contragarantías se deben custodiar con las más estrictas normas de seguridad para evitar el deterioro de los títulos valores, situación que invalida su acción de cobro. 1.2 La información de las Contragarantías debe registrarse y actualizarse permanentemente en los formatos o sistemas habilitados, garantizando su óptima administración y control, a través del cual se identifican los ingresos, retiros o los reemplazos de los títulos. 1.3 En cuanto a las contragarantías reales, la contabilización de su valor neto se hace en cuentas de orden. 1.4 Dentro del grupo de contragarantías no se tienen contempladas sumas de dinero en efectivo, ni cheques por lo cual la compañía de seguros no las recibe bajo ninguna circunstancia. 1.5 Cuando se trate de personas jurídicas se debe solicitar Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad. 1.6 Verificar las facultades del representante legal para otorgar la correspondiente contragarantía y el límite de dicha facultad. En caso de encontrarse limitada, deberá solicitarse el Acta de Junta Directiva mediante la cual ese órgano de la sociedad faculta al Representante Legal para comprometer a la Sociedad hasta por el monto requerido. 1.7 Tratándose de seguros de cumplimiento, las contragarantías reales y personales otorgadas en favor de la Compañía de Seguros, deben suscribirse por el término de vigencia de la póliza (Amparo de mayor vigencia) y dos años más, en virtud de la prescripción del contrato de seguros, salvo que el Asegurado (NO EL TOMADOR O AFIANZADO) otorgue una certificación en la que manifieste expresamente que no se presentó siniestro durante la vigencia de la póliza y declare al Tomador a Paz y Salvo. 1.8 La devolución de contragarantías se realizará únicamente transcurridos dos (2) años después del vencimiento de la vigencia del mayor amparo. Cuando se trate de pólizas judiciales o de disposiciones legales se deberá obtener adicionalmente certificaciones de las respectivas entidades sobre el cumplimiento de la obligación. Si se requiere solicitar la contragarantía antes de los dos (2) años mencionados, el Afianzado deberá obtener certificación expedida por el Asegurado donde conste que no se presentaron hechos o circunstancias que pudieran dar lugar a reclamación bajo la póliza objeto de la contragarantía y declarando a paz y salvo al Afianzado. 1.9 Las contragarantías no deben contener enmendaduras, tachones, perforaciones u otros elementos que invaliden la acción de recobro al momento de hacerla efectiva De todo afianzado se debe obtener las contragarantías correspondientes que respalden de forma amplia y suficiente las obligaciones contraídas con la Compañía Aseguradora Las pólizas de seguro, constituidas para amparar los bienes ofrecidos en garantía, tales como: Vehículos, Bienes Inmuebles, Maquinaria, etc. deben mantenerse vigentes durante el tiempo de cobertura de la póliza de cumplimiento. Adicionalmente, debe verificarse que en las mismas figuren como Beneficiario Oneroso la Compañía Aseguradora. 4

5 1.12 Cada suscriptor de acuerdo con su delegación, es responsable de: Establecer el tipo de contragarantías, monto y plazo. Contactar a los clientes para la renovación de las contragarantías Autorizar la entrega y devolución de contragarantías El Área Financiera, el Centro de Administración Documental y Gerentes de Promotorías, son responsables de: Custodiar las contragarantías. Efectuar los correspondientes arqueos a las contragarantías. Reportar con una periodicidad mensual los vencimientos de los títulos y con un tiempo mínimo de 10 días hábiles. Hacer entrega formal de las Contragarantías con base en la solicitud realizada por las personas autorizadas En todos los casos en que el afianzado otorgue como respaldo una garantía real, incluyendo los CDT s, deberá suscribir adicionalmente un Pagaré y su carta de instrucción El Codeudor es la persona Natural o Jurídica que se encuentra obligada en el mismo grado que el deudor, al cumplimiento o pago de una obligación garantizada, quien puede otorgar cualquiera de las garantías definidas para respaldar la obligación del afianzado, acompañando los documentos inherentes a cada tipo de contragarantía. 2. CLASES DE CONTRAGARANTÍAS Son contragarantías personales: Aquellas otorgadas por las personas naturales o jurídicas, para garantizar una obligación. Recaen sobre la totalidad de los bienes de una persona como prenda general de sus acreedores. En consecuencia, debe verificarse que quien la otorga cuente con suficiente respaldo patrimonial para que en caso de efectuarse el pago de una indemnización, pueda recobrarse el respectivo valor a través de la ejecución sobre cualquiera de los bienes que se encuentren en cabeza del deudor (Tomador- afianzado). Pueden presentarse casos en los cuales, la garantía personal sea otorgada conjuntamente por el Tomador Afianzado, y uno o varios terceros, en calidad de Codeudores. Son contragarantías reales: Aquellas que recaen específicamente sobre un determinado bien, y subsisten como garantía respecto del mismo, independientemente de quien sea su titular. Debe verificarse siempre en los certificados de Tradición y Libertad del inmueble, o en las tarjetas de propiedad (vehículos) o en el Certificado de Cámara de Comercio, tratándose de maquinaria, que no existan otros gravámenes sobre dichos bienes. Por políticas de la Compañía se han definido las siguientes clases y tipos de Garantías: PERSONALES REALES 5

6 1. Pagarés: a. Pagaré Abierto con carta de Instrucciones. Puede ser suscrito adicionalmente por un codeudor solidario solvente b. Pagaré Cerrado con carta de Instrucciones. Puede ser suscrito adicionalmente por un codeudor solidario solvente. 2. CDT s, endosados en garantía 3. Pagarés en Blanco con Carta de Instrucciones suscritas por Sociedades Matrices. 1. Prenda o Pignoración de un Encargo Fiduciario 2. Fiducia en Garantía 3. Hipoteca sobre bienes inmuebles 4. Prenda o pignoración Abierta sin Tenencia sobre Maquinaria 5. Prenda Abierta sin tenencia sobre Vehículos 6. Endoso en Garantía de Acciones 7. Garantía Bancaria 3. GARANTÍAS PERSONALES 3.1 Pagaré El pagaré es un título valor que contiene la promesa incondicional del deudor de pagar al beneficiario una cantidad de dinero en una determinada fecha. Pueden ser otorgados por personas naturales o jurídicas. El otorgamiento de cualquier tipo de pagaré, por parte de un Tomador - Afianzado de una póliza de cumplimiento, está sujeto a que el Suscriptor de la Compañía haya efectuado previamente un análisis sobre la situación financiera del mismo, para determinar el respaldo patrimonial con el que cuenta el tomador, el cual va a determinar la posibilidad de hacer efectivo el pagaré y el recobro correspondiente en caso de que la aseguradora efectúe el pago de la indemnización. Dicha verificación se realiza mediante la solicitud y análisis de los estados financieros (Balance, estado de pérdidas y resultados) y declaración de renta, por lo menos de los 2 últimos años Pagaré Abierto con Carta de Instrucciones Existen 2 tipos de Pagarés Abiertos: (Forma F ): Pagaré Abierto con Carta de Instrucciones (Actuando en Nombre Propio y en Representación Persona Jurídica). (Forma F ): Pagaré Abierto con Carta de Instrucciones (Actuando únicamente en Representación Persona Jurídica). Está previsto para que sirva de contragarantía en la expedición de varias pólizas de cumplimiento a un mismo cliente. Puede presentarse un inconveniente y es que en el momento en que varias pólizas se siniestren escalonadamente, y en consecuencia, habiéndose utilizado el pagaré para uno de ellos, la Compañía 6

7 de Seguros se quede sin contragarantía para los demás casos. Por ello, dependiendo del tipo de cliente y los valores asegurados solicitados, es necesario que se analice la conveniencia respecto al otorgamiento de pagarés específicos para cada póliza. La Carta de Instrucciones DEBE DILIGENCIARSE TOTALMENTE y del Pagaré únicamente se debe diligenciar la firma con los datos que se encuentran en la firma, tal y como se explica a continuación: PERSONA NATURAL 1. Firma (deseable con huella al lado de la firma). 2. Nombre completo como aparece en el documento de identidad. 3. Número del documento de Identificación. 4. Ciudad, Dirección y Teléfono de ubicación. PERSONA JURÍDICA 1. Firma Representante Legal (deseable con huella al lado de la firma). 2. Nombre del Representante Legal que figure en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad. 3. Número del documento de identidad del representante legal de la sociedad. 4. Razón Social y NIT de la Sociedad completa, tal como aparece en el certificado de existencia y representación legal de la misma. 5. Dirección, Teléfono y Ciudad de la Sociedad. Recuerde: En el pagaré abierto por NINGÚN MOTIVO debe diligenciarse los espacios en blanco que contiene Carta de Instrucciones: Todo pagaré debe ir acompañado de su respectiva carta de instrucciones, la cual a diferencia del pagaré, se debe diligenciar totalmente (encabezado, fecha de firma del pagaré y demás información correspondiente a la firma, dependiendo si se trata de una persona natural o jurídica). El otorgamiento de un pagaré abierto, supone siempre y sin excepción, el diligenciamiento y firma de la correspondiente carta de instrucciones, de manera clara y completa. La carta de instrucciones no debe contener ningún espacio en blanco, y la misma debe referirse a las instrucciones detalladas para el diligenciamiento de todos los espacios en blanco del pagaré, ya que de lo contrario si el pagaré no es diligenciado de acuerdo con la carta de instrucciones, se corre el riesgo de incurrir en eventuales delitos tales como: falsedad en documento privado, fraude procesal, entre otros. El diligenciamiento tanto del pagaré como de la carta de instrucciones debe realizarse en el mismo tipo de letra o medio de impresión. NÚMERO DE PAGARÉS ABIERTOS POR AFIANZADO. CÚMULO CUPO NÚMERO DE PAGARÉS ABIERTOS

8 IMPORTANTE De acuerdo con el criterio de suscripción se debe mantener el número de pagarés que el riesgo requiera Pagaré Cerrado (Forma F ) Está previsto para que sirva de contragarantía en el otorgamiento de una póliza de cumplimiento específica Diligenciamiento Pagaré Cerrado En los espacios destinados para firma DEBE DILIGENCIARSE: PERSONA NATURAL Firma (deseable con huella al lado de la firma). Nombre completo como aparece en el documento de identidad. Número del documento de Identificación. Ciudad, Dirección y Teléfono de ubicación. Recuerde: PERSONA JURÍDICA Firma Representante Legal (deseable con huella al lado de la firma). Nombre del Representante Legal que figure en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad. Número del documento de identidad del representante legal de la sociedad. Razón Social y NIT de la Sociedad completa, tal como aparece en el certificado de existencia y representación legal de la misma. Dirección, Teléfono y Ciudad de la Sociedad. En el pagaré cerrado por NINGÚN MOTIVO debe diligenciarse los espacios en blanco que contiene. En caso de presentarse Contragarantías diferentes, se debe suscribir 1 Pagaré Cerrado Carta de Instrucciones Pagaré Cerrado: Todo pagaré en blanco debe ir acompañado de su respectiva carta de instrucciones, la cual a diferencia del pagaré, se debe diligenciar totalmente (encabezado, fecha de firma del pagaré y demás información correspondiente a la firma, dependiendo si se trata de una persona natural o jurídica). El otorgamiento de un pagaré, supone siempre y sin excepción, el diligenciamiento y firma de la correspondiente carta de instrucciones, de manera clara y completa. 8

9 La carta de instrucciones no debe contener ningún espacio en blanco, y la misma debe referirse a las instrucciones detalladas para el diligenciamiento de todos los espacios en blanco del pagaré, ya que de lo contrario si el pagaré no es diligenciado de acuerdo con la carta de instrucciones, se corre el riesgo de incurrir en eventuales delitos tales como: falsedad en documento privado, fraude procesal, entre otros. Se debe diligenciar el número de la Póliza expedida, que se respaldará mediante este pagaré. NOTA: El diligenciamiento tanto del pagaré como de la carta de instrucciones debe realizarse en el mismo tipo de letra o medio de impresión Pagarés Suscritos por Sociedades Matrices. Son pagarés cerrados o en blanco con carta de instrucciones, suscritos por Sociedades Matrices, utilizados cuando el afianzado en Colombia corresponde a la filial de una empresa cuya sede principal se encuentra ubicada fuera del territorio nacional. La sociedad otorgante del Pagaré deberá realizar la diligencia de autenticación de que trata el artículo 480 del código de comercio, que a su tenor dispone: Autenticación de documentos otorgados en el exterior. Los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el Cónsul Colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes. Al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los Cónsules harán constar que existe la Sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país. El cliente previamente a la expedición de la póliza debe tramitar ante la casa matriz los siguientes documentos: 1. Pagaré abierto o cerrado debidamente firmado por el Representante Legal de Casa Matriz. 2. Carta de instrucciones debidamente firmada por el Representante Legal de Casa Matriz. 3. Autorización de la Junta Directiva, de ser necesario. 4. Autenticación ante consulado colombiano. 3.2 CDT s (Certificado de Depósito a Término) El certificado de depósito a término es un título valor expedido por una entidad financiera a un beneficiario, persona natural o jurídica, en virtud de los depósitos que éste ha efectuado a dicha entidad en dinero efectivo por un determinado período de tiempo, sobre los cuales la entidad financiera reconoce un rendimiento. MODALIDADES DE LOS CDT s DESCRIPCIÓN 9

10 MODALIDADES DE LOS CDT s Nominativos De libre Negociación Irredimibles antes de su vencimiento DESCRIPCIÓN Cuando en él se exige la inscripción del tenedor en el registro que lleva el creador del título, circulando mediante endoso y registro el nuevo tenedor en el libro correspondiente. El Banco jamás podrá prohibir que los certificados se negocien libremente de acuerdo con la ley de su circulación. Estos títulos pueden ser negociados en el mercado secundario pero no pueden ser redimibles por la entidad financiera emisora antes de su fecha de vencimiento. Dichos CDT s pueden ser dados como garantía para el otorgamiento de una póliza de seguros de cumplimiento, mediante la modalidad del endoso en garantía Definición - Endoso Es el mecanismo por medio del cual el tenedor legítimo del título (endosante) transfiere a otra persona, beneficiaria (endosatario), su posición de legitimado para ejercer los derechos cambiarios sobre el mismo. Para perfeccionar el endoso es necesaria la firma del endosante sobre el documento físico. Adicionalmente, dicho endoso deberá ser registrado ante la entidad emisora correspondiente, mediante comunicación escrita de conformidad con el procedimiento y formatos indicados más adelante. El endoso debe ser puro y simple, toda condición se tendrá por no puesta y el endoso parcial se tendrá por no escrito Clases de endoso: CDT s Endosados en Propiedad: Transmite la propiedad del título, esto es, no solo transfiere el derecho principal incorporado (Capital) sino también los derechos accesorios (Intereses, Retención en la Fuente), y todas las facultades inherentes a dicha calidad. No requiere cláusula especial que lo identifique. En casos absolutamente excepcionales se recibirán los CDT s endosados en propiedad, con previa autorización de la Gerencia de Suscripción de Cumplimiento CDT s Endosados en Prenda o Garantía: Constituye un derecho real de prenda sobre el título. Además de los derechos de acreedor prendario, confiere al endosatario las facultades de endoso en procuración. Debe ir con cláusula en prenda, en garantía o semejante. Es una figura en virtud de la cual el legítimo tenedor de un título valor lo entrega como seguridad específica de una obligación y a favor del acreedor prendario, no transfiere el poder de disposición del título, ni la titularidad del mismo; sin embargo, el endosatario en garantía tiene 10

11 legitimación suficiente para mantener los derechos que resulten del título y está obligado a realizar todos los actos necesarios para su preservación. Previo a la expedición de la póliza de cumplimiento el Cliente debe tramitar ante la entidad financiera los siguientes documentos, los cuales deberán ser entregados a la compañía de seguros para su guarda y custodia: 1. CDT emitido a nombre del afianzado por una suma equivalente al valor de la obligación que se pretende respaldar, esto es al valor total asegurado de la póliza de cumplimiento, o al porcentaje establecido por la Dirección Técnica de la Sucursal o Dirección General. 2. Colocar sobre el CDT La nota Se Endosa en Garantía a favor de la Compañía Suramericana de Seguros S.A. seguida de la firma del endosante. 3. Copia de la Carta de instrucciones de endoso en garantía, debidamente sellada por la entidad financiera 4. Certificación expedida por la entidad financiera emisora del CDT, en la cual expresamente se manifieste que dicha entidad ha procedido a registrar el endoso en garantía del respectivo CDT No. a favor de la Compañía Suramericana de Seguros S.A. 4. GARANTÍAS REALES 4.1 Prenda o Pignoración de Encargos Fiduciarios El Encargo Fiduciario, es un negocio jurídico en virtud del cual una persona entrega a otra uno o más bienes determinados, sin transferirle la propiedad de los mismos, con el propósito de que dichos bienes cumplan un fin específico. En el caso concreto de las pólizas de cumplimiento el Tomador afianzado, podrá constituir un encargo fiduciario por el monto de la obligación que se pretende respaldar, esto es por el monto total de los valores asegurados de la póliza de cumplimiento, o por el porcentaje establecido por el Suscriptor de acuerdo con su delegación o por la gerencia de suscripción de cumplimiento, el cual podrá ser pignorado en favor de la compañía de seguros. Cuando se trate de este tipo de garantías se debe exigir el certificado del encargo fiduciario endosado en garantía a la Compañía Aseguradora (Esto es con la nota de cesión y la firma del endosante) y la certificación expedida por la respectiva fiduciaria, en la que expresamente se manifieste que dicho Encargo Fiduciario ha sido pignorado en favor de la aseguradora, y que el mismo se encuentra debidamente registrado por la fiduciaria. Para la expedición y entrega de la póliza el cliente debe acompañar el Original del Encargo Fiduciario debidamente endosado en garantía y la Certificación de pignoración de Encargo emitida por la Fiduciaria. 4.2 Fiducia en Garantía Hace referencia a un negocio jurídico, en virtud del cual el Tomador de la póliza Afianzado, transfiere de manera irrevocable la propiedad de uno o varios bienes a título de fiducia mercantil con el fin de garantizar con ellos o con su producto el cumplimiento de la obligación afianzada a favor del beneficiario que en este caso debe ser la compañía de seguros, quien en el evento del pago de una 11

12 indemnización podrá solicitarle a la entidad fiduciaria la realización o venta de los bienes para que con su producto se pague el valor de la obligación garantizada, de conformidad con las instrucciones previstas en el contrato de fiducia mercantil. Esta figura se materializa con la expedición de un Certificado de Garantía emitida por la entidad Financiera, en la que se indica el valor objeto de la obligación y su vigencia. 4.3 Hipoteca sobre Bienes Inmuebles Se entiende por hipoteca el derecho real que adquiere el acreedor sobre un bien inmueble que el deudor otorga como garantía, en virtud del cual el mismo podrá ser perseguido independientemente de quien sea su titular. En este tipo de contragarantías el tomador afianzado de la póliza de cumplimiento, hipoteca a favor de la Compañía de Seguros, uno o más bienes inmuebles de su propiedad los cuales deben ser de fácil comercialización, esto es que no se encuentren ubicados en Zonas donde el orden público este alterado o sea potencialmente alterable. Suramericana, con el fin de definir la aceptación o no de la hipoteca ofrecida como garantía sobre determinado inmueble, deberá, a través de los Centros de suscripción, efectuar el correspondiente estudio financiero y jurídico, para lo cual se deberá solicitar al Tomador Afianzado, los siguientes documentos: 1. Certificado de Tradición y Libertad del inmueble con no más de treinta (30) días de expedición, con el fin de verificar la titularidad del inmueble, su ubicación, su tradición y la no existencia de gravámenes sobre el mismo. 2. Avalúo del inmueble realizado por una entidad reconocida y afiliada a la Lonja de Finca Raíz, con el fin de verificar que el valor del mismo constituye suficiente garantía para la Compañía de Seguros. Al respecto, debe tenerse en cuenta que el valor de la garantía sobre bienes inmuebles no debe superar el 70% del valor comercial del inmueble. Ejemplo: Si un inmueble está valorado en $ oo, de pesos significa que el valor de la garantía que la Sociedad está otorgando no puede ser superior a $ oo de pesos. 3. Fotocopia del documento de identidad del propietario. 4. Escritura de compra del inmueble objeto del gravamen. 5. Si el inmueble pertenece a una persona Jurídica, debe acompañar un certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con el fin de verificar las facultades que tiene el Representante Legal para poder otorgar la hipoteca. En el evento en que las facultades se encuentren limitadas, deberá solicitarse la copia del acta de la Junta Directiva mediante la cual dicho órgano le otorga las autorizaciones específicas al Representante Legal para constituir la hipoteca en favor de la aseguradora. Con base en los anteriores documentos, la Gerencia de asuntos legales de la Compañía debe efectuar el correspondiente estudio de títulos, así como la minuta de hipoteca que será entregada al Tomador - Afianzado para ser elevada a escritura pública y posteriormente registrada en la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente. Agotado el trámite anterior, el Tomador - Afianzado deberá entregar al Director del Centro de Suscripción de Cumplimiento para la expedición de la respectiva póliza de cumplimiento, los siguientes documentos: 12

13 1. Original de la Primera copia de la escritura de constitución de Hipoteca, La cual presta mérito ejecutivo 2. Original del certificado de tradición y libertad donde aparezca inscrita la escritura de hipoteca constituida por el afianzado en favor de la Compañía Suramericana de Seguros S.A. 3. Póliza de seguro mediante la cual se ampare el inmueble, contra todo riesgo, y en la que figure como beneficiario oneroso la compañía Suramericana de Seguros S.A. Dicha póliza debe ser expedida por otra compañía diferente y por una vigencia igual al mayor amparo de la póliza de cumplimiento. Es muy importante recordar que la garantía hipotecaria constituida sobre un bien inmueble, debe siempre sin excepción, estar acompañada del otorgamiento de un pagaré, bien sea abierto con carta de instrucciones o cerrado. Dicho pagaré debe estar firmado por el tomador afianzado. En el evento de que el propietario del inmueble ofrecido en garantía sea una persona natural o jurídica diferente del tomador afianzado, el pagaré debe estar suscrito de manera solidaria tanto por el tomador de la póliza como por el propietario del inmueble en calidad de codeudor. 4.4 Pignoración o Prenda Abierta sin Tenencia Sobre Maquinaria, cuyo propietario sea una persona jurídica Constituye una garantía mediante la cual el Tomador - Afianzado de una póliza de cumplimiento puede gravar en favor de la Compañía de Seguros cualquier clase de bien mueble, como por ejemplo maquinaria o equipos industriales, reservándose el propietario del bien la tenencia o no de la cosa. No es una de las mejores, ni mas idóneas contra garantías, dado su fácil comercialización, deterioro o perdida de elementos esenciales, motivo por el cual solo se acepta en casos muy excepcionales. Es importante que la maquinaria y/o equipo se encuentre en buen estado y sea de fácil comercialización. La Compañía aseguradora para decidir la aceptación o no de la prenda ofrecida como garantía sobre determinada maquinaria o equipo industrial, deberá, a través del Director de centro de suscripción de cumplimiento de la regional, efectuar el correspondiente estudio financiero y jurídico, para lo cual deberá solicitar al Tomador Afianzado, los siguientes documentos: 1. Avalúo actualizado de la maquinaría por parte de una sociedad especializada y reconocida. 2. Certificación firmada por el Representante legal y el Revisor Fiscal o el Contador Público de la sociedad, cuando el primero no exista, en la que se manifieste expresamente la existencia de la maquinaria o equipo, así como la afirmación de que la misma no está ni será pignorada en favor de una compañía diferente a esta aseguradora. 3. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad propietaria de la maquinaria, expedido por la respectiva Cámara de Comercio, con no más de 30 días de antelación, con el fin de verificar las facultades que tiene el Representante Legal para poder otorgar la prenda. En el evento en que las facultades se encuentren limitadas, deberá solicitarse la copia del acta de la Junta Directiva mediante la cual dicho órgano le otorga las autorizaciones específicas al Representante Legal para constituir la prenda en favor de la aseguradora. 13

14 Con base en los anteriores documentos, la Gerencia de asuntos legales de la Compañía debe elaborar el contrato de prenda que será firmado por los representantes legales de la aseguradora y de la sociedad, una vez lo cual será entregado al Tomador - Afianzado para ser registrado en la Cámara de Comercio. Agotado el trámite anterior, el Tomador - Afianzado deberá entregar al Director Técnico de la Sucursal, o Promotora, para la expedición de la respectiva póliza de cumplimiento, los siguientes documentos: 1. Un ejemplar del contrato de prenda debidamente firmado por las partes y reconocido en su contenido y firma ante Notario Público. 2. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad en el que aparezca inscrita la prenda sobre la respectiva maquinaria o equipo en favor de la Compañía Suramericana de Seguros S.A. 3. Póliza de seguro mediante la cual se ampare el equipo o maquinaria, contra todo riesgo, y en la que figure como beneficiario oneroso la Compañía de Seguros. Dicha póliza debe ser expedida por una compañía distinta y mantenerse vigente durante todo el término en que la póliza de cumplimiento se encuentre vigente. Es muy importante recordar que la garantía prendaría constituida sobre el equipo o maquinaria, sin excepción, debe estar acompañada del otorgamiento de un pagaré, bien sea abierto con carta de instrucciones o cerrado. Dicho pagaré debe estar firmado por el Tomador Afianzado. En el evento de que el propietario del equipo o maquinaria ofrecido en garantía sea una persona jurídica diferente del tomador afianzado, el pagaré debe estar suscrito de manera solidaria tanto por el tomador de la póliza como por el propietario del equipo o maquinaria en calidad de codeudor. 4.5 Prenda Abierta sin Tenencia Sobre Vehículos Constituye una garantía mediante la cual el Tomador - Afianzado de una póliza de cumplimiento grava en favor de la Compañía de Seguros un bien mueble, consistente en un vehículo automotor, reservándose el propietario del mismo su tenencia. Es importante que el vehículo se encuentre en buen estado, sea de fácil comercialización y de modelo reciente (no mayor a 5 años). Suramericana para decidir la aceptación o no de la prenda ofrecida como garantía sobre el vehículo, deberá única y exclusivamente a través del director de suscripción de los centros de cumplimiento, efectuar el correspondiente análisis financiero y jurídico del mismo, para lo cual deberá solicitar al Tomador Afianzado, los siguientes documentos: 1. Fotocopia de la tarjeta de propiedad del vehículo (Licencia de Tránsito), para verificar la titularidad del mismo, y que sobre este no recae ningún gravamen o limitación de dominio. 2. Avalúo Comercial del vehículo, el cual deberá ser verificado por parte de la aseguradora a través de los precios vigentes fijados en revista motor o en las tablas de Fasecolda, con el fin de establecer que el valor del mismo constituye suficiente garantía para la Compañía de Seguros. Al respecto, debe tenerse en cuenta que el valor de la garantía sobre vehículos no debe superar el 70% del valor comercial del mismo. 3. Fotocopia del documento de identidad del propietario. 14

15 4. Si se trata de una sociedad, certificado de existencia y representación legal de la sociedad propietaria del vehículo, expedido por la respectiva Cámara de Comercio, con no más de 30 días de antelación, con el fin de verificar las facultades que tiene el Representante Legal para poder otorgar la prenda. En el evento en que las facultades se encuentren limitadas, deberá solicitarse la copia del acta de la Junta Directiva mediante la cual dicho órgano le otorga la autorización específica al Representante Legal para constituir la prenda en favor de la aseguradora. Con base en los anteriores documentos, la gerencia de asuntos legales elabora el contrato de prenda que será firmado por el propietario del vehículo y el representante legal de Suramericana, una vez lo cual será entregado al Tomador Afianzado para ser registrado en la oficina de tránsito correspondiente. Agotado el trámite anterior, el Tomador - Afianzado deberá entregar al Director del centro de suscripción de cumplimiento en la regional, para la expedición de la respectiva póliza de cumplimiento, los siguientes documentos: 1. Un ejemplar del contrato de prenda debidamente firmado por las partes y reconocido en su contenido y firma ante Notario Público, con los sellos de tránsito. 2. Fotocopia autenticada de la tarjeta de propiedad del vehículo donde aparezca inscrita la prenda a favor de la Compañía de Seguros. 3. Póliza de seguro de automóviles mediante la cual se ampare el vehículo con los amparos de responsabilidad civil extracontractual, perdida total y parcial por daños, perdida total y parcial por hurto, en la que figure como beneficiario oneroso la Compañía de Seguros. Dicha póliza debe ser expedida por una compañía diferente y mantenerse vigente durante todo el término de la póliza de cumplimiento. Es muy importante recordar que la garantía prendaría constituida sobre un vehículo debe sin excepción, estar acompañada del otorgamiento de un pagaré, bien sea abierto con carta de instrucciones o cerrado. Dicho pagaré debe estar firmado por el Tomador Afianzado. En el evento de que el propietario del vehículo ofrecido en garantía sea una persona jurídica diferente del tomador afianzado, el pagaré debe estar suscrito de manera solidaria tanto por el Tomador de la póliza como por el propietario del vehículo en calidad de Codeudor. 4.6 Pignoración y/o Endoso en Garantía de Acciones Se realiza sobre acciones nominativas, es decir, aquellas que tienen incorporado en el documento el nombre de su poseedor legítimo. El análisis si se acepta o no esta contragarantía se hace a través del director del centro de suscripción de cumplimiento de las regionales única y exclusivamente. El endoso en garantía es un acto unilateral de voluntad por el cual el titular de las acciones, tomadorafianzado de una póliza de seguro de cumplimiento, las transfiere en garantía a la Aseguradora, mediante la nota efectuada sobre las mismas: Endosado en garantía a favor de la Compañía Suramericana de Seguros S.A., seguida de la correspondiente firma del endosante en el documento. El análisis si se acepta o no la contragarantía se hace a través del director del centro de suscripción de cumplimiento de las regionales única y exclusivamente. 15

16 El endoso y pignoración de acciones debe registrarse en los libros del emisor, en consecuencia el accionista, Tomador Afianzado, deberá solicitar por escrito ante la sociedad emisora del título: 1. El registro de la pignoración o endoso de las acciones a favor de la Compañía Aseguradora. 2. Certificación, sobre el registro de la pignoración o endoso de las acciones en favor de la Compañía Aseguradora. Agotado el trámite anterior, el Tomador - Afianzado deberá entregar al Director Técnico de la Sucursal, o Promotora, para la expedición de la respectiva póliza de cumplimiento, los siguientes documentos: 1. Las acciones debidamente endosadas, si la pignoración se ha efectuado con tenencia. 2. La Certificación expedida por el Secretario General de la sociedad emisora, con la constancia sobre el registro de la pignoración de las acciones en favor de la Compañía aseguradora en el libro de registro de accionistas de la sociedad. 3. La valoración de las acciones realizado por una firma valoradora de acciones independiente, no superior a treinta (30) días, junto con una declaración juramentada firmada por el representante legal y el revisor fiscal sobre la inexistencia de hechos relevantes que puedan afectar la valoración presentada. 4.7 Garantía Bancaria Es un compromiso de pago emitido por una entidad bancaria para responder ante terceros el cumplimiento de una obligación contraída por uno de sus clientes. El análisis si se acepta o no la contragarantía se hace a través del director del centro de suscripción de cumplimiento de las regionales única y exclusivamente. Consideraciones a tener en cuenta: 1. El Suscriptor debe informar al Tomador - Afianzado el valor y la vigencia por los cuales se debe constituir. 2. La entidad financiera debe emitir un borrador, para revisión de la Compañía de Seguros, tanto de área de negocio, como del área financiera y jurídica. 3. En cuanto a su pago, deberá contemplarse que el mismo se realiza por parte de la entidad financiera ante el primer requerimiento de la Compañía de Seguros. 4. El afianzado deberá hacer entrega del original del documento contentivo de la garantía bancaria, con el fin de obtener la expedición de la póliza. 5. La vigencia deberá corresponder a la del mayor plazo de la póliza. 6. En caso de prorroga y/o aumento de valor asegurado de la póliza de cumplimiento, se debe solicitar al afianzado la modificación de la garantía bancaria. Requisitos: - Se reciben únicamente cartas de crédito Stand-by, preferiblemente que se rija bajo la norma ISP La contragarantía debe cubrir todos los amparos ofrecidos dentro de la póliza otorgada. 16

17 - El banco corresponsal debe actuar como confirmador, de lo contrario, solo podría aplicarse para casos excepcionales y debe hacerse un análisis exhaustivo por la Gerencia de Riesgos (pendiente validar) del banco exterior en cuanto a información suministrada por el banco corresponsal u obtenida por otro medio. - El banco corresponsal debe ser Bancolombia, de lo contrario, se hará un análisis exhaustivo del mismo por la Gerencia de Riesgos. - Siempre debe existir el visto bueno de jurídico para este tipo de contragarantías. - La garantía Stand-by debe contemplar los textos definidos por el equipo de Jurídico, de no ser así, debe ser validada por esta área. - Elaboración de un contrato que cree y regule la obligación de constituir la garantía entre ordenador y beneficiario. - En caso que la garantía tenga una vigencia de un año, ideal para el banco corresponsal, se deberá estipular dentro del contrato, la renovación de los mismos 15 días antes de su vencimiento, de lo contrario Suramericana la hará efectiva. En qué casos se van a recibir? - Cuando la casa matriz de la empresa que se está amparando se encuentre en el exterior. 4.8 Carteras Colectivas Las carteras colectivas se aceptan única y exclusivamente cuando el cliente (Afianzado/Arrendador) realiza la apertura de la inversión (Cartera Colectiva Abierta) por el valor exigido como garantía para la expedición de la póliza de Arrendamiento o Cumplimiento. El procedimiento que se debe de llevar a cabo para la apertura de las carteras colectivas es el siguiente: 1. El cliente (afianzado/ arrendador) deberá acercarse a alguna de las oficinas de Bancolombia que a continuación se informan de acuerdo a la ciudad en la cual se encuentre ubicado, para realizar la apertura de la inversión, este deberá informar que va a realizar la apertura de una Fiducuenta (Cartera colectiva abierta) por el valor exigido como garantía para la expedición de la póliza de arrendamiento o cumplimiento; una vez abierta la inversión, el banco le entregara al cliente un certificado de apertura. Bogotá: Sucursal Avenida Chile, Calle 72 # 8 20 Bucaramanga: Sucursal Profesionales Carrera 34 # Cali: Sucursal Granada Avenida 8ª # 12 N 43 Medellín: Sucursal Aeropuerto Olaya Calle 14 # 52 A 25 17

18 Para las ciudades que no se relacionan, el cliente puede realizar el procedimiento en la Sucursal de Bancolombia más cercana. 2. El cliente debe dirigirse a la oficina donde se encuentra tramitando la póliza de Arrendamiento o Cumplimiento con el certificado de inversión, para realizar el endoso a Seguros Generales Suramericana, para lo anterior el cliente deberá diligenciar y firmar los formatos adjuntos: carta de instrucciones y contrato de prenda. Carta de Contrato Prenda Instrucciones versión versión definitiva.docx definitiva.pdf 3. Una vez diligenciados y firmados los formatos (carta de instrucciones y contrato de prenda) deberán ser escaneados y enviados por correo electrónico a las personas responsables en Fiduciaria Bancolombia de realizar el bloqueo (endoso a Sura). Ver procedimiento contragarantías. 4. Inmediatamente, recibido estos documentos por correo electrónico, una de las personas de la Fiduciaria Bancolombia, procederá a informar que ha recibido la información del afianzado/arrendador y que la cuenta de inversión ya se encuentra bloqueada (endoso a Sura); adicionalmente, el cliente deberá tramitar la siguiente información, para así proceder con la expedición de la póliza: Nombre del Afianzado. Nit/CC. Número de cuenta de inversión. Estado y monto de los recursos existentes en la Fiducuenta. 5. La documentación original de la Apertura de la inversión y documentación soporte del endoso debe ser enviada semanalmente a la Fiduciaria Bancolombia para la custodia y control: Cargo: Dirección Medellín. Ciudad: Coordinadora de Fideicomisos Carrera 48ª No Piso 6 sector E. Torre Sur - Dirección General Medellín 6. Las personas autorizadas por parte de la compañía para realizar este trámite ante la Fiduciaria Bancolombia son: 18

19 CIUDAD CARGO Director Empresarial Cali Analista de Cumplimiento Directora Arrendamiento Director Regional Director Regional Medellin Analista de Cumplimiento Analista de Cumplimiento Analista de Cumplimiento Bogotá Director Administrativo Bucaramanga Director Arrendamiento Se debe enviar copia del procedimiento a los Gerentes de Suscripción y al Director de Cumplimiento de cada Regional. (Ver Procedimiento de Contragarantías). El endoso en garantía es un acto unilateral de voluntad por el cual el titular de la cartera colectiva, tomador-afianzado de una póliza de seguro de Cumplimiento o Arrendamiento, la transfiere en garantía a la Aseguradora, mediante un comunicado entregado al suscriptor Endoso en garantía a favor de la Compañía Suramericana de Seguros S.A., seguida de la correspondiente firma del endosante en el documento, con el número de identificación, ciudad de correspondencia, numero, fecha y valor de la inversión, con el único fin de que el suscriptor pueda ordenar el congelamiento de la cartera colectiva. El suscriptor de cumplimiento al aceptar la contragarantía debe adjuntar aparte de los demás documentos requeridos para la expedición de la póliza, el comunicado de endoso y el mail de aprobación del responsable del congelamiento de la cartera colectiva. 5.RIESGO LEGAL GARANTIAS PERSONALES Y REALES 19

20 6. PROCEDIMIENTO Cliente 6.1 Constitución de Contragarantías Solicita el seguro de cumplimiento de acuerdo con las condiciones del contrato y realiza la entrega de los documentos descritos en el numeral 5.1.1, al Director del centro de suscripción de la regional, según el tipo de contragarantía. TIPO DE GARANTÍA RIESGO LEGAL PERSONALES Pagarés CDT Pignoración Encargo Fiduciario Fiducias en Garantía De quinta clase. Soporta la prelación de créditos por acreedores de la primera, segunda, tercera y cuarta clase, al igual que la prelación de embargo, los cuales se cancelarán ante un embargo proveniente de un crédito con garantía real. Riesgo: Alto De Segunda Clase (cuando se endosa en garantía) Soporta la prelación de créditos por acreedores de la primera clase, tiene prelación de embargo frente a obligaciones sin garantía real. Riesgo: Medio De Segunda Clase. Tiene prelación de embargo sobre créditos sin garantía real, soporta la prelación de créditos frente a créditos de primera clase. Riesgo: Medio. En tanto el patrimonio sale del dominio deudor, no soporta la prelación de créditos ni de embargos. Riesgo: Bajo REALES Hipotecas de Bienes Inmuebles Pignoración de Maquinaria Prenda abierta sin tenencia de Vehículos Endoso en garantía de acciones Garantía Bancaria De Tercera Clase. Soporta los créditos de primera clase en lo que los demás bienes del deudor no alcance a satisfacer. Tiene prelación de embargo frente a créditos sin garantía real. Riesgo: Medio De Segunda Clase. Tiene prelación de embargo sobre créditos sin garantía real, soporta la prelación de créditos frente a créditos de primera clase. Riesgo: Medio. De Segunda Clase. Tiene prelación de embargo sobre créditos sin garantía real, soporta la prelación de créditos frente a créditos de primera clase. Riesgo: Medio. De Segunda Clase. Tiene prelación de embargo sobre créditos sin garantía real, soporta la prelación de créditos frente a créditos de primera clase. Riesgo: Medio. En tanto el patrimonio sale del dominio deudor, no soporta la prelación de créditos ni de embargos. Riesgo: Bajo Los centros de suscripción, la dirección técnica sucursales y promotoras De acuerdo a las Políticas de Suscripción determinadas por la Compañía y a los niveles de delegación de los Centros de suscripción, Sucursales y Promotoras, evalúa y define el valor y tipo de contragarantía que el cliente debe otorgar para respaldar el negocio. 20

21 Es importante precisar que las Promotoras deberán solicitar autorización a la Sucursal de la cual depende, en relación con el monto y tipo de contragarantía que debe otorgar el afianzado; cuando supere su delegación. Cuando el negocio supera los niveles de delegación de la Sucursal, ésta deberá solicitar autorización a los Centros de Suscripción de Cumplimiento, con el fin de determinar condiciones de emisión de la póliza y tipo de garantía. Tener en cuenta en el momento de suscribir Contratos con Uniones temporales o consorcios la elaboración de contragarantías tanto para la Unión Temporal o Consorcio, así como para cada uno de los integrantes Documentos que debe Entregar el Cliente Para el Análisis y Aceptación de la Contragarantía. Es importante anotar que adicionalmente a los documentos característicos de cada tipo de contragarantía real, incluyendo los CDT s, en todos los casos el Tomador Afianzado y/o Codeudor, debe presentar la siguiente información: 1. Estados financieros definitivos, no de prueba, de los últimos dos años, firmados por contador público titulado (Balance, Notas, Estado de Resultados) y declaración de renta, con el fin de determinar su situación financiera. 2. Certificado de existencia y representación legal, para verificar las facultades que tiene el Representante Legal para comprometer la Sociedad y otorgar la garantía. En caso de existir limitaciones, la autorización de la Junta Directiva. TIPO DE GARANTÍA DOCUMENTOS QUE DEBE ENTREGAR EL CLIENTE PARA EL ANÁLISIS Y ACEPTACIÓN Y CONTRAGARANTÍA 3. PERSONALES 3.1. Pagarés 1. Estados financieros (Balance y estado de resultados del afianzado), declaración de renta, para analizar su situación financiera. 2. Certificado de existencia y representación legal, para verificar las facultades que tiene el Representante Legal para comprometer la Sociedad y otorgar la garantía. 3. En caso de existir limitaciones, la autorización de la Junta Directiva CDT 1. Información financiera (ver punto 3.1. de la presente tabla) 21

22 TIPO DE GARANTÍA DOCUMENTOS QUE DEBE ENTREGAR EL CLIENTE PARA EL ANÁLISIS Y ACEPTACIÓN Y CONTRAGARANTÍA 4. REALES 4.1 Pignoración Encargo Fiduciario 4.2 Fiducias en Garantía 4.3 Hipotecas de Bienes Inmuebles 1. Información financiera (ver punto 3.1. de la presente tabla) 1. Información financiera (ver punto 3.1.) 2. Modelo del contrato de Fiducia mercantil en garantía utilizado por la fiduciaria, para revisar que las cláusulas del mismo se ajusten a los requerimientos de la compañía aseguradora. 1. Información financiera (ver punto 3.1. de la presente tabla) 2. Certificado de Tradición y Libertad del inmueble con no más de 30 días de expedición, con el fin de verificar la titularidad del inmueble, su ubicación. Su tradición y la no existencia de gravámenes sobre el mismo. 3. Avalúo del inmueble realizado por una entidad reconocida y afiliada a la Lonja de Finca Raíz, con el fin de verificar que el valor del mismo constituye suficiente garantía para la Compañía de Seguros. Al respecto, debe tenerse en cuenta que el valor de la garantía sobre bienes inmuebles no debe superar el 70% del valor comercial del inmueble. Ejemplo: Si un inmueble está valorado en $ oo, de pesos significa que el valor de la garantía que la Sociedad está otorgando no puede ser superior a $ oo de pesos. 4. Fotocopia del documento de identidad del propietario. 5. Escritura de compra del inmueble objeto del gravamen. 6. Si el inmueble pertenece a una persona Jurídica, debe acompañar un certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con el fin de verificar las facultades que tiene el Representante Legal para poder otorgar la hipoteca. En el evento en que las facultades se encuentren limitadas, deberá solicitarse la copia del acta de la Junta Directiva mediante la cual dicho órgano le otorga las autorizaciones específicas al Representante Legal para constituir la hipoteca en favor de la aseguradora. 22

23 TIPO DE GARANTÍA 4.4 Pignoración de Maquinaria DOCUMENTOS QUE DEBE ENTREGAR EL CLIENTE PARA EL ANÁLISIS Y ACEPTACIÓN Y CONTRAGARANTÍA 1. Información financiera (ver punto 3.1. de la presente tabla) 2. Avalúo actualizado de la maquinaría por parte de una sociedad especializada y reconocida. 3. Certificación firmada por el Representante legal y el Revisor Fiscal o el Contador Público de la sociedad, cuando el primero no exista, en la que se manifieste expresamente la existencia de la maquinaria o equipo, así como la afirmación de que la misma no está ni será pignorada en favor de a compañía diferente a esta aseguradora. 4. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad propietaria de la maquinaria, expedido por la respectiva Cámara de Comercio, con no más de 30 días de antelación, con el fin de verificar las facultades que tiene el Representante Legal para poder otorgar la prenda. En el evento en que las facultades se encuentren limitadas, deberá solicitarse la copia del acta de la Junta Directiva mediante la cual dicho órgano le otorga las autorizaciones específicas al Representante Legal para constituir la prenda en favor de la aseguradora 23

24 TIPO DE GARANTÍA 4.5 Prenda abierta sin tenencia de Vehículos 4.6 Endoso en garantía de acciones 4.7 Garantía Bancaria 4.8 Cartera Colectiva DOCUMENTOS QUE DEBE ENTREGAR EL CLIENTE PARA EL ANÁLISIS Y ACEPTACIÓN Y CONTRAGARANTÍA 1. Información Financiera (ver punto 3.1. de la presente tabla) 2. Fotocopia de la tarjeta de propiedad del vehículo (Licencia de Transito), para verificar la titularidad del mismo, y que sobre este no recae ningún gravamen o limitación de dominio. 3. Avalúo Comercial del vehículo, el cual deberá ser verificado por parte de la aseguradora a través de los precios vigentes fijados en revista motor o en las tablas de Fasecolda, con el fin de establecer que el valor del mismo constituye suficiente garantía para la Compañía de Seguros. Al respecto, debe tenerse en cuenta que el valor de la garantía sobre vehículos no debe superar el 70% del valor comercial del mismo. 4. Fotocopia del documento de identidad del propietario 5. Si se trata de una sociedad, certificado de existencia y representación legal de la sociedad propietaria del vehículo, expedido por la respectiva Cámara de Comercio, con no más de 30 días de antelación, con el fin de verificar las facultades que tiene el Representante Legal para poder otorgar la prenda. En el evento en que las facultades se encuentren limitadas, deberá solicitarse la copia del acta de la Junta Directiva mediante la cual dicho órgano le otorga las autorizaciones específicas al Representante Legal para constituir la prenda en favor de la aseguradora 1. Información financiera (ver punto 3.1. de la presente tabla) 2. La valoración de las acciones realizado por una firma valoradora de acciones independiente, no superior a treinta (30) días, junto con una declaración juramentada firmada por el representante legal y el revisor fiscal sobre la inexistencia de hechos relevantes que puedan afectar la valoración presentada. 1. Información financiera (ver punto 3.1. de la presente tabla) 1. Información financiera (ver punto 3.1. de la presente tabla) 2. Comunicado de endoso en garantía, con la cual se autoriza el congelamiento de la cartera colectiva abierta en Suramericana. 24

25 6.1.2 Documentos que debe entregar el Cliente para la expedición de la Póliza, una vez aceptada la Garantía: TIPO DE GARANTÍA 3. P E R S O N A L E S 3.3. Pagarés 3.4. Pagarés Suscritos por Sociedad Matrices 3.5. CDT DOCUMENTOS QUE DEBE ENTREGAR EL CLIENTE, PARA EXPEDICIÓN DE LA PÓLIZA 1. Pagarés: 1.1 En blanco con Carta de Instrucciones. Puede ser suscrito adicionalmente por uno o varios codeudores en forma solidaria. 1.2 Pagaré Cerrado, debidamente diligenciado. Puede ser suscrito adicionalmente por uno o varios codeudores en forma solidaria. 1. Pagaré abierto o cerrado debidamente firmado por el Representante Legal de Casa Matriz y autenticado ante consulado colombiano. 2. Carta de instrucciones debidamente firmado por el Representante Legal de Casa Matriz (aplica únicamente para pagaré abierto). 3. Autorización de la junta, de ser necesario. 1. CDT emitido a su nombre, 2. Registro de endoso en garantía a favor de la Compañía de Seguros (sobre el título físico) 3. Certificación de registro de endoso expedida por la entidad emisora. 4. Pagaré abierto o cerrado Pignoración Encargo Fiduciario 1. Original del Encargo Fiduciario. 2. Certificado de Pignoración del Encargo Fiduciario expedido por la Fiduciaria a nombre de la Compañía de Seguros. 3. Pagaré abierto o cerrado 4.2 Fiducias en Garantía 1. Certificado de Garantía emitido por la entidad Financiera. 2. Pagaré abierto o cerrado 4.3 Hipotecas de Bienes Inmuebles 1. Certificado de tradición y libertad, en la que conste el registro de hipoteca del bien inmueble a favor de la Compañía de Seguros. 2. Primera Copia de la Escritura de Hipoteca, - Dado que ésta es la que presta mérito ejecutivo. 3. Póliza Todo Riesgo que ampare el inmueble con beneficiario oneroso a favor de la Compañía de Seguros. Esta póliza debe permanecer vigente hasta por el término de la obligación. 4. Pagaré abierto o cerrado, - (Este documento es necesario para hacer efectiva la contragarantía) 25

26 TIPO DE GARANTÍA R E A L E S 4.4 Pignoración de Maquinaria 4.5 Prenda abierta sin tenencia de Vehículos 4.6 Endoso en garantía de acciones 4.7 Garantía Bancaria 4.8 Cartera Colectiva DOCUMENTOS QUE DEBE ENTREGAR EL CLIENTE, PARA EXPEDICIÓN DE LA PÓLIZA 1. Un ejemplar del contrato de prenda, suscrito por las partes (Aseguradora y sociedad Tomadora - Afianzada), debidamente reconocido en su contenido y firma ante notario público. 2. Certificado de Cámara y Comercio en la que conste el registro de la pignoración de la maquinaria. 3. Póliza de Seguro todo riesgo vigente hasta por el término de la obligación. 4. Pagaré abierto o cerrado - (Este documento es necesario para hacer efectiva la contragarantía). 1. Un ejemplar del contrato de prenda, suscrito por las partes (Aseguradora y Tomador - Afianzado), debidamente reconocido en su contenido y firma ante notario público. 2. Fotocopia autenticada de la Tarjeta de propiedad del vehículo, donde figure inscrita la prenda a favor de la Compañía de seguros. 3. Póliza de Seguro todo riesgo. 4. Pagaré abierto o cerrado - (Este documento es necesario para hacer efectiva la contragarantía). 1. Título representativo de las acciones con registro de endoso. 2. Certificación del registro de endoso emitida por la Sociedad emisora. 3. Cuando se trate de títulos desmaterializados, el cliente debe hacer entrega del certificado de registro de prenda emitido por Deceval. 4. Pagaré abierto o cerrado 1. Original del Certificado de Garantía Bancaria expedida por la entidad bancaria. 2. Pagaré abierto o cerrado 1. Comunicado de endoso en garantía 2. Pagaré abierto o cerrado (Este documento es necesario para hacer efectiva la contragarantía) Los suscriptores de acuerdo a su delegación, tanto el Director del Centro de suscripción de cumplimiento, el Director técnico en la sucursal y promotora, recibe del cliente y verifica la autenticidad de la contragarantía, así como los documentos que la componen según su clase (pagaré, carta de instrucciones, CDT s, hipotecas, cartera colectiva o cualquier otro título valor). Adicionalmente, deben registrar y actualizar la información en los formatos definidos para tal fin, de acuerdo con los siguientes formatos: FORMATO DESCRIPCIÓN 1. Relación de Pagarés Formato habilitado para registrar únicamente los pagarés. Formato habilitado para registrar las demás 2. Relación de Contragarantías contragarantías como: CDT, Hipotecas, Pignoraciones, Encargos Fiduciarios Etc. 26

27 Registro y Actualización de la Información: 1. En el formato Relación de Pagarés : No. Consecutivo Fecha Recep. Nombre Oficina Cód. Oficina 1 12/01/2007 Cali 3000 Nombre Afianzado Luís Ruiz N. Id. N. Pagaré Tipo N. Póliza Observaciones A C 024 X 3000XX XXX Los campos de la relación se deben diligenciar de la siguiente manera: CAMPO DESCRIPCIÓN N. Consecutivo Número de asignación por orden registro del pagaré. Fecha Recepción Nombre Oficina Cód. Oficina Nombre Afianzado N. Identificación Fecha DD/MM/AAAA en que entrega a la Dirección Administrativa para su custodia. Nombre de la Sucursal o Promotora. Código de la Sucursal o Promotora. Nombre de la persona Natural o Jurídica tomadora de la póliza. Número de Identificación de la persona natural o jurídica con la que se suscribe la póliza. N. Pagaré Número inscrito en el Pagaré, en el caso de los nuevos modelos. Tipo El pagaré puede ser de tipo abierto o en blanco: A o cerrado: C. N. Póliza Número de la póliza únicamente en caso de suscribirse un pagaré cerrado. Observaciones En este espacio registrar el estado de la contragarantía, especialmente cuando se trate de devoluciones, indicando la fecha y el No. de comunicación con el cual se ejecutó. Los Centros de suscripción de cumplimiento, las promotoras, las sucursales y demás autorizados para comercializar el producto imprimen la Planilla y remiten los pagarés suscritos al Archivo según el Procedimiento de Administración y Custodia de Contragarantías, Anexo 1 de este documento. 27

28 2 Formato Relación de Contragarantías : CÓDIGO SUCURSAL SUCURSAL TIPO GARANTÍA No. TITULO ENTIDAD EMISORA NOMBRE OFICINA EXPEDIDORA TITULO FECHA EMISIÓN FECHA VENCIMIENTO NOMBRE AFIANZADO VALOR GARANTÍA RAMO PÓLIZA No. TIPO ENDOSO OBSERVACIONES NOTA: Cuando se trate de Promotoras, el Director Técnico debe remitir las contragarantías de acuerdo al procedimiento establecido, anexo 1 de este documento. El Diligenciamiento de la planilla debe efectuarse con base en los documentos físicos, registrando con exactitud la información solicitada en cada campo así: (La copia de esta planilla remitida al archivo, debe conservarse por 2 años). CAMPO Código Sucursal Sucursal Tipo Garantía No. Título Entidad Emisora Nombre Oficina Expedidora Título: DESCRIPCIÓN Registrar el código establecido de identificación de la oficina en la cual fue expedido el negocio. Nombre oficina de la Aseguradora en la cual fue expedido el negocio. Seleccionar la garantía conforme a la relación indicada. En ésta columna registrar el No. Que distingue a cada titulo (CDT, no. Escritura, no. Del encargo fiduciario, las placas del vehiculo pignorado, etc.). Nombre de la entidad financiera que emite el título (Bancolombia, etc.). Cuando se trate de un CDT desmaterializado y administrado desde Deceval, registrar el nombre de la entidad financiera emisora (el que aparece en el detalle del certificado emitido por Deceval). Nombre de la sucursal u oficina de la entidad financiera que emite el título valor (ejemplo: Sucursal Poblado). 28

29 CAMPO Fecha Emisión DESCRIPCIÓN Registrar las fechas contenidas con formato DD/MM/AAAA en los documentos físicos, aclarando que para el caso de garantías diferentes a CDT no tendrán fecha de vencimiento, por ello dejar en blanco. Fecha Vencimiento DD/MM/AAAA en que se vence el título. Nombre Afianzado Tomador de la póliza. Valor Garantía Registrar monto según moneda Ramo Seleccione el código del ramo Póliza No. Tipo Endoso Observaciones Número de la póliza expedida por la compañía aseguradora Aplica para los CDT, si es en garantía o en propiedad En este espacio registrar el estado de la contragarantía, especialmente cuando se trate de devoluciones, indicando la fecha y el No. de comunicación con el cual se ejecutó. Ejemplo: Contragarantía No. Titulo Entidad Emisora Pignoración Vehiculo Hipoteca Garantía Bancaria BME887 (Placas Vehiculo) 6591 (No de Escritura) 2020 (Sino hay número dejar en blanco) Secretaria de Transito Notaria 25 de Bogotá Bancolombia Nombre Oficina Expedidora STT -SETT Bogotá Bogotá Dirección General 6.2 Administración y Custodia de Contragarantías La administración y custodia de las Contragarantías, se realiza de acuerdo a lo establecido. Ver procedimiento de contragarantías Administración de CDT s 29

30 Estos títulos son emitidos a plazos específicos de 30, 60, 90, 180 y 360 días, es indispensable realizar el seguimiento y control estricto de los vencimientos particularmente cuando se trate de CDT s endosados en propiedad Administración CDT Endosado en Propiedad Se describe a título informativo, ya que esta clase de CDT s no se aceptan, dadas las implicaciones contables. Si el CDT está endosado bajo esta modalidad indica que el titular o dueño registrado en la entidad emisora es la Compañía de Seguros, en consecuencia los intereses generados por el título serán pagados a ésta. a. Si el CDT está endosado en propiedad y los intereses no forman parte de la garantía, la Compañía de Seguros deberá reintegrarlos al afianzado, efectuando los siguientes registros contables: Elaborar Recibo de Caja: Registrar el valor de los rendimientos recibidos por parte del banco y la retención practicada, utilizando el NIT del Banco, la oficina de imputación y el ramo al cual corresponda la póliza respaldada. Elaborar Comprobante de Causación y gestionar reintegro de intereses al Afianzado Transferir el valor del rendimiento, utilizando el NIT del tercero beneficiario, la oficina de imputación y el ramo al cual corresponda la póliza respaldada. Una vez sea autorizado por el suscriptor que tenga competencia sobre esa contragarantía. b. Si el CDT está endosado en propiedad y los intereses forman parte de la garantía, éstos deberán ser incorporados al capital al momento de su renovación, efectuando el siguiente procedimiento: 1. Los Centros de Suscripción, el día del vencimiento del CDT deberá elaborar carta a la entidad financiera solicitando la renovación del título e incorporando los intereses generados hasta la fecha, debidamente firmada por Representante Legal, indicando el nombre de la persona autorizada para retirar el nuevo título. 2. Remitir a la entidad financiera los siguientes documentos: Carta solicitud de renovación del CDT e incorporación de intereses Modelo carta Renovacion CDT.doc Certificado de existencia y representación legal, Original del título valor endosado por el Representante Legal de la Compañía de Seguros. 3. Recibir de la Entidad Financiera el nuevo título, el que se generará por un nuevo valor, 30

31 teniendo en cuenta que constituye la sumatoria entre capital del título inicial más los intereses generados por este Administración CDT endosado en Garantía Cuando el CDT se ha endosado en garantía, los intereses que se deriven de éste negocio serán liquidados y pagados por la Entidad Financiera al Titular, que para el caso es el afianzado. 1. Si el CDT está endosado en garantía y los intereses no forman parte de la contragarantía, El CDT será renovado automáticamente por la Entidad Financiera Emisora. El Tomador Afianzado se encuentra imposibilitado para negociar el CDT dado que su tenencia está bajo custodia de la Compañía de Seguros, considerando la restricción de negociabilidad derivado del endoso en garantía previamente registrado ante el emisor. 2. Si el CDT está endosado en garantía y los intereses forman parte de la contragarantía, éstos deberán ser incorporados al capital al momento de su renovación, efectuando el siguiente procedimiento: 1. Las personas autorizadas para liberar contragarantías, deben solicitar el titulo original a las personas encargadas de custodiarlos, a través de un correo electrónico o a través de un soporte físico donde especifiquen: Tipo de Contragarantía, Numero de la contragarantía (Si aplica), nombre de la persona que está solicitando la liberación, valor de la liberación que se debe realizar. Se deben tener en cuenta el tiempo mínimo y documentos requeridos.(ver procedimiento de contragarantías) 2. Las personas encargadas de la liberación, antes de solicitar el titulo original, deberán validar, de acuerdo a los lineamientos de la solución de cumplimiento, si es posible la liberación de la contragarantía. Las personas encargadas de la liberación, una vez cuente con el titulo original deberán enviar a la entidad emisora la carta de instrucción solicitando la respectiva liberación, indicando a que cuenta se debe de consignar el valor del título si corresponde a Suramericana o dando la instrucción para ser entregado al cliente. Para la renovación del título los encargados de la administración deben elaborar carta de instrucciones a la entidad financiera solicitando la renovación del título bajo las mismas condiciones de endoso en garantía e indicando a quien corresponde los intereses generados hasta la fecha, debidamente firmado por el Representante Legal de la compañía. 3. La entidad Financiera debe enviar el soporte de renovación a la persona que realiza la Administración del Título. 6.3 Cruce Contragarantías y Recobros: 31

32 En el evento en que la Compañía de Seguros determine que se debe proceder con el pago de la indemnización al asegurado, se debe proceder así: N Responsable 1. Atención de reclamaciones 2. Contragarantía Todas Pasos a seguir Informar a los centros de suscripción de cada regional sobre el siniestro, para verificar que contragarantías reales fueron otorgadas al tomador. Luego se debe informar por la novedad al área de siniestros, para proceder con el pago. 1. Coordinar el recobro y solicitar hacer efectivo el CDT. Se solicita a la Analista de Cumplimiento realizar la solicitud ante la Entidad Financiera de acuerdo al No. de Póliza, No. de Inversión y Nombre del Afianzado. 3. Atención de reclamaciones CDT s y Carteras Colectivas Modelo carta cancelación CDT.docx Para descongelar las Carteras Colectivas se autoriza al Equipo de Atención de Reclamaciones de cada Regional. (Ver procedimiento contragarantías) Se debe enviar copia del procedimiento al Director Nacional de Atención y Reclamaciones. 4. Área financiera Coordinar con Tesorería el comprobante de ingreso de la inversión para realizar el cruce con los datos del recobro. La Analista de cumplimiento le solicitara al banco donde está constituido el CDT, la liquidación de los intereses hasta el momento del siniestro para proceder con la entrega al cliente. Al ejecutar la contragarantía pueden presentarse tres (3) escenarios así: ESCENARIO 1. La contragarantía es menor al valor del siniestro 2. La garantía es igual al valor del siniestro 3. La garantía es mayor al valor del siniestro PASOS A SEGUIR Cruzar la contragarantía con el valor del siniestro. La diferencia que se genere será a cargo del Afianzado o codeudor, por lo cual la Compañía deberá iniciar el proceso de recobro. Efectuar el cruce de la contragarantía con el siniestro. En este caso se efectuará el cruce de la garantía hasta el monto del siniestro, evaluando si excedente corresponde a la compañía o si debe realizarse algún reintegro al cliente o sus codeudores. 32

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