OT-SE-04 Lineamientos Generales para el Desarrollo de las Actividades de Asesoría y Consultoría

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1 Lineamientos Generales para el Desarrollo de las Actividades de Asesoría y Consultoría

2 Pág. 2 de 8 XXX CONTENIDO 1. Introducción 2. Modalidades de participación en actividades de consultoría 3. Modalidades para gestionar propuestas de consultoría 4. Estímulos Económicos para incentivar la participación de funcionarios de la Universidad y personal externo. 5. Requisitos para personal administrativo y docente. 6. Aspectos financieros 6.1 Propuesta Económica 6.2 Gestión de facturas y cuentas de cobro 6.3 Desembolsos del fondo de capital de trabajo 6.4 Autorización de desembolsos 6.5 Gastos No incluidos en el presupuesto 7. Procedimientos para ejercicio de las actividades de Asesorías y Consultorías.

3 Pág. 3 de 8 XXX 1. Introducción Una de las modalidades de extensión es la prestación de servicios de consultoría profesional, la cual es favorable para la Universidad porque contribuye a consolidar sus capacidades, acercándola más a la solución de los problemas del entorno y le permite proyectar sobre la sociedad los logros académicos y científicos alcanzados. La prestación de estos servicios permite a los profesionales de la institución realizar prácticas empresariales dentro de sus respectivas áreas, aplicar conocimientos y compartir avances en los campos del conocimiento que le son propios, todo lo cual repercute positivamente en el desarrollo de los programas académicos de la Universidad aumentando su pertinencia y reconocimiento. Se entiende por SERVICIO DE CONSULTORIA la Actividad que realiza la Universidad en cumplimiento de un convenio, contrato (o documento equivalente) suscrito con otra persona, natural o jurídica, quien como beneficiaria asume el pago del valor acordado con la Universidad, y cuyo objetivo básico es la realización de tareas de carácter profesional definidas por el contratante, en diferentes disciplinas. 2. Modalidades de Participación en Actividades de Consultoría

4 Pág. 4 de 8 XXX 3. Modalidades para Gestionar propuestas de Consultoría a.) Gestión institucional de la Universidad: Esta modalidad se presenta mediante el trabajo promocional liderado desde la Dirección de Servicios Externos y Consultoría y el Centro de Asesorías, Negocios y Consultorías; también cabe bajo esta modalidad la invitación directa y las convocatorias abiertas por diversas entidades de carácter local, nacional e internacional, en las cuales participan los diversos programas académicos y dependencias de la Institución. En consecuencia la Universidad invita a participar al personal que cuente con el perfil requerido y designará a los consultores que lleven a cabo la formulación de la propuesta, así como la ejecución de la consultoría. b.) Gestión directa de funcionarios: personal administrativo y docente de los Programas Académicos: Esta modalidad se da cuando las propuestas son planteadas por el cuerpo docente, administrativo o investigador de la Universidad, resultantes de una gestión comercial que ellos desarrollen en ejercicio de sus labores y de sus relaciones con el sector empresarial, público o privado o cuando surjan de los Programas Académicos u otras dependencias y sean presentada a la Universidad para su implementación. Se trata de propuestas en los cuales los funcionarios de la Universidad realizan la labor de identificar y ofrecer consultorías a una entidad, operando como Gestor de la iniciativa. c.) Gestión de personal externo: Preferiblemente el Gestor debe estar vinculado a la Universidad Simón Bolívar, sin embargo, no se excluye que la propuesta sea gestionada por una persona externa a la Universidad. 4. Estímulos Económicos para incentivar la participación de funcionarios de la Universidad y Personal Externo Se establece como estímulo por gestión comercial de propuestas una vez sea aprobada por el cliente y este haya realizado el primer desembolso del contrato, retribuir al funcionario un porcentaje del cuatro por ciento (4%) sobre el valor total del contrato aprobado. Adicionalmente se establece un tres por ciento (3%) sobre el valor total de contrato por concepto de diseño y formulación de la propuesta atendiendo a los lineamientos establecidos por la Dirección de Servicios Externos y Consultoría para tal fin. Dichos estímulos no constituyen salario ni exoneran de las responsabilidades y jornadas de trabajo de cada funcionario. En todo caso el factor de éxito en la aprobación de la propuesta es determinante para efectuar el pago del incentivo, es decir, que dicho valor será reconocido únicamente si la propuesta es aprobada por el cliente, en caso contrario, no habrá lugar al reconocimiento de estímulo económico alguno.

5 Pág. 5 de 8 XXX A continuación se resume las características de las diferentes modalidades: MODALIDAD DESCRIPCIÓN ESTÍMULO ECONÓMICO Gestor de Su función es la negociación y 4% del valor neto propuestas captación de clientes mediante la gestión comercial de propuestas e iniciativas. del contrato Formulador de propuestas Su función es elaborar la propuesta de consultoría atendiendo a las necesidades del cliente, términos de referencia o a oportunidades de mercado. 3% del valor neto del contrato Consultor Su función es ejecutar las Contrato de actividades descritas en la propuesta prestación de en cumplimiento de los objetivos de la misma. servicios Todo servicio de consultoría deberá estar respaldado a través de la suscripción de un contrato en donde se especifiquen las labores a desarrollar y compromisos de las partes. La fijación de honorarios por trabajo de consultoría será establecida por la Dirección de Servicios Externos y Consultoría, de acuerdo al presupuesto aprobado por la entidad contratante. 5. Requisitos para el personal Administrativo y Docente: Pueden participar en este tipo de actividades, el personal de planta o de cátedra vinculado a la universidad previo el cumplimiento de los siguientes requisitos: El superior inmediato deberá estar informado y dar su visto bueno, esta actividad sólo tiene por objeto revisar la disponibilidad del funcionario para realizar la consultoría y no constituye subordinación alguna por parte del funcionario. No deberá existir interferencia con las actividades, compromisos y responsabilidades del cargo que desempeña. proyectos de consultoría en forma simultánea. en dos o más

6 Pág. 6 de 8 XXX También pueden participar en dichas actividades personal externo a la Universidad, para lo cual la Dirección de Servicios Externos y Consultoría evaluará la hoja de vida del posible candidato. 6. Aspectos Financieros. La Dirección de Servicios Externos y Consultoría, gestionará con la Vicerrectoría Financiera y Vicerrectoría Administrativa, el trámite de los contratos y facturas respectivas. a.) Gastos indirectos: El presupuesto de las propuestas debe incluir el cálculo de gastos indirectos tales como libros contables, mantenimiento, gastos de energía, internet, agua y otros servicios, que corresponden al 5% del overhead. b.) Overhead: El overhead está conformado por los gastos indirectos y el margen de excedentes, representa entre el 25% y el 35% del valor de la propuesta de consultoría. El overhead generado en los contratos son de libre inversión para la Universidad. c.) Tarifas: Para establecer el valor de los honorarios de los profesionales que se vinculan a la ejecución de proyectos de transferencia de conocimiento, tales como asesoría, consultoría, asistencia técnica, interventorías, veedurías, se tendrá en cuenta su formación y experiencia profesional. De igual forma, estos valores están sujetos al presupuesto definido para presentar al cliente y a las modificaciones realizadas al mismo, en virtud de la negociación del servicio. En todos los casos, trátese de personal interno o externo a la Universidad, la Dirección de Servicios Externos y Consultoría negociará con antelación el valor de los honorarios, teniendo en cuenta las anteriores consideraciones. d.) Control Financiero: La Dirección de Servicios Externos y Consultoría ejercerá vigilancia sobre el flujo de los desembolsos y gastos de cada uno de los proyectos de asesoría y consultoría, de manera que se cumpla lo establecido en el presupuesto. 6.1 Propuesta Económica: Se debe incluir en el presupuesto todos los rubros que se requieran en el proyecto valorados de la manera más real posible, sin importar si implica erogaciones monetarias o no (costos reales), haciendo una discriminación de los rubros tales como: Personal (investigadores, consultores, personal técnico, personal de apoyo, estudiantes); equipos (arrendamiento, compra), software, materiales e insumos, papelería, gastos de viaje (tiquetes, hospedaje, transporte interno), adquisición de material bibliográfico, impuestos, seguros, timbres, mensajería.

7 Pág. 7 de 8 XXX Este presupuesto detallado constituye una guía para el control de desembolsos y costos del proyecto, es un documento interno que no será presentado al cliente, únicamente se presentará en la propuesta el valor total estimado; en caso de que el cliente requiera un presupuesto discriminado, este deberá coincidir con el presupuesto interno del proyecto. Se debe incluir como mínimo el 25% de los costos directos como costos de administración u overhead (Excedente) para la Universidad, de acuerdo al siguiente esquema: TIPO DE ACTIVIDAD Convenios y actividades de cooperación Actividades de transferencia de conocimiento, asesoría consultoría OVER HEAD Entre 15% - 20% Entre 25% - 35% Cuando se trate de entidades aliadas o casos excepcionales con las cuales se negocie un % de over head menor que el establecido en este documento, se gestionará el aval de la Vicerrectoría Financiera. 6.2 Gestión de facturas y cuentas de cobro Para facturar el servicio a la empresa cliente, el Centro de Asesorías, Negocios y Consultorías tramita la elaboración de la factura, especificando la información requerida por la oficina de crédito empresarial De la misma forma, para efectuar pagos al equipo de consultores involucrado en el proyecto de consultoría, la Dirección de Servicios Externos a través del Centro de Asesorías, Negocios y Consultorías enviará memorando autorizando dicho pago a la Oficina de Contabilidad, anexando además: empresa cliente. persona natural. La Dirección de Servicios Externos y Consultorías llevará control sobre los dineros que ingresan y se desembolsan del proyecto, revisando periódicamente el flujo de efectivo de cada uno de los proyectos en ejecución, coordinando dicha actividad con el departamento de Contabilidad.

8 Pág. 8 de 8 XXX 6.3 Desembolsos del Fondo de Capital de Trabajo Una vez se haya recibido del cliente del servicio su Aceptación Formal (mediante la firma del contrato o documento que haga sus veces) la Dirección de Servicios Externos podrá autorizar desembolsos hasta por un 10% del valor del contrato, para atender requerimientos urgentes de puesta en marcha del proyecto. Estos dineros serán reembolsados a la Universidad tan pronto el usuario gire el anticipo. 6.4 Autorización de desembolsos A partir del recibo del anticipo, todos los desembolsos a cargo del Proyecto deberán ser autorizados por el Director del Proyecto con el aval del Coordinador de Centro de Asesorías, Negocios y Consultorías y se tramitarán ante la Vicerrectoría Financiera mediante previa presentación de las respectivas cuentas de soporte. 6.5 Gastos no incluidos en el presupuesto La solicitud de realizar un gasto no incluido en el Presupuesto del Proyecto, solamente la podrá realizar el Director de Servicios Externos o del Coordinador de Asesorías, Negocios y Consultorías previa autorización, con la debida justificación del mismo por parte del Director del Proyecto, para lo cual deberá tener como soporte la evidencia de una partida presupuestal para ejecutar el gasto y ser presentada a la Dirección Financiera. 7. Procedimientos para el ejercicio de las actividades de Asesorías y Consultorías La ejecución de las actividades de asesorías y consultorías en la Universidad Simón Bolívar se realiza de acuerdo a los siguientes procedimientos: Procedimiento para la formulación de propuestas de asesorías, negocios y consultorías P-SE 11. Procedimiento para la prestación del servicio de asesorías y consultorías P SE 06. Procedimiento de diseño de proyectos de asesoría y consultoría P SE- 12.

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