Una nueva visión en la gestión de. los turnos de trabajo

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1 Una nueva visión en la gestión de los turnos de trabajo Eficiencia y Productividad en la gestión Una empresa sin papeles

2 Problema Quién trabaja el miércoles? Dime el teléfono de Está la supervisora por allí? Han puesto los nuevos turnos?... Quién me puede hacer el lunes? Imprime varias copias para mañana Eso tiene que estar mal, yo no trabajo Cuándo han modificado los turnos? Nadie me ha llamado Estos cambios hay que avisarlos

3 Canvas de aturnos

4 aturnos es el sistema de gestión de los turnos de trabajo que incluye las tres fases en el desarrollo de las gestión de los turnos y a los tres miembros activos envueltos en el proceso. Las fases son el dimensionamiento realizada por el equipo directivo y de planificación de la empresa, la asignación de turnos realizada por los supervisores y la gestión diaria/operaciones donde los agentes envueltos son todos los miembros de la empresa. Dimensionamiento por la empresa Asignación por el supervisor Operaciones diarias por el equipo y el supervisor Los actuales sistemas de gestión de turnos de trabajo no tienen en cuenta a los trabajadores. El feedback real de información que aportan los trabadores define mejores cuadros de mando. En aturnos, el trabajador es otro usuario del servicio que obtiene beneficios usando la herramienta y genera información valiosa en tiempo real.

5 Cuál es la nueva gestión de turnos de trabajo? Un servicio Web/Móvil para que el equipo de trabajo y la supervisión simplifique la gestión de sus turnos de trabajo, accediendo al cuadrante actualizado y obteniendo más información de turnos desde cualquier lugar y dispositivo. Destacamos cuatro aspectos: 1. Creación de cuadrantes de turnos adaptados a las necesidades de los equipos profesionales basadas en las planificaciones definidas. 2. El equipo accede al cuadrante, a la información del equipo y a los datos de contacto de los compañeros, realizando cambios, consultas y compartiendo información desde cualquier dispositivo. 3. Generación de información vertical como mails, avisos automáticos, cuadros de mando, informes o notificaciones, eventos, noticias, cierres anuales, cierres mensuales, nuevas asignaciones de turnos, etc. 4. Un entorno de trabajo donde el equipo comparte información de manera directa y se produce una socialización positiva para su rápida implantación. Las herramientas básicas son gratuitas. Para todas aquellas empresas que prefieran la solución completa hemos añadido herramientas profesionales y un soporte específico. Cada una de las funciones de las herramientas están detalladas en esta información. Para cualquier otra pregunta no dude en ponerse en contacto con nosotros a través de

6 Cómo accedo? Para acceder y darte de alta, puedes entrar directamente en la URL del servicio en desde cualquier equipo conectado a Internet. Además, existen aplicaciones, adaptadas a los dispositivos móviles, en las plataformas más importantes. Puedes llevar todos los servicios en los teléfonos, phablets y tablets. Las siguientes imágenes muestran ejemplos de los calendarios de trabajo en el móvil para el trabajador. EL cuadrante con los compañeros (izquierda) y la agenda mensual del trabajador (derecha):

7 Ventajas para los roles aturnos es un servicio Win-Win en el que los tres roles que interactúan en la gestión de los turnos de trabajo obtienen beneficios claros. Los trabajadores, los supervisores y las empresas acceden al servicio para obtener servicios e información útil para la gestión de sus tareas y sus turnos, dependiendo de sus roles. Esta situación supone una rápida implantación y una socialización positiva. Empresa Hospital aturnos Trabajador Supervisor Ventajas del Supervisor/Administrador Control de la disponibilidad de los profesionales. Contacto directo con el equipo: teléfonos, mails, videoconferencias y chats internos.

8 Mejora la difusión de información dentro de la unidad mediante el tablón de anuncios. Un flujo rápido de información entre el supervisor y el equipo. Acceso al registro de turnos, cambios de turnos y estadísticas como el control de horas del personal. Información real e inmediata sobre el estado del servicio en el cuadrante de turnos actualizado. Ventajas de los Usuarios/trabajadores Acceso al cuadrante actualizado de turnos. (Turnos actualizados en el bolsillo/teléfono). Facilidad en la gestión/cambios/estadísticas de los turnos. Aumento de la productividad: recorte de llamadas al servicio y compañeros, acceso a la hoja de papel, etc. Socialización e integración positiva con el equipo de trabajo y con elementos externos. Información de contacto de los compañeros. Ventajas de la Empresa/Hospital Reducción de gastos: papel, teléfono, tinta de impresora, etc. Control y gestión centralizada en empresas distribuidas en varios centros o equipos. Concienciación con el medio ambiente al reducir impresiones. Mejora la productividad del equipo en la gestión de turnos. Simplificada búsqueda de cambios y sustituciones, lo que implica reducción de horas extras. Auditorias automáticas sobre el estado del servicio en cada momento.

9 Herramientas básicas aturnos.com Simplificación Socialización Cuadrante Web Calculadora de turnos Tablón de anuncios Contactos Patrones Debe/Haber Búsqueda de cambios Alertas y recordatorios Histórico Compartir Estadísticas Cuadro de mando

10 Para la simplificación en la gestión de los turnos de trabajo, este servicio incluye diferentes herramientas, entre las que destacan: El cuadrante: esta función muestra el cuadrante actualizado de todo el equipo de una manera directa y sencilla. Esta información se basa en los cuadrantes impresos en papel que actualmente se utilizan en los equipos profesionales con turnos rotatorios. Por lo tanto, la adaptación del equipo es directa y sencilla. Este cuadrante supone una visualización total y actualizada del estado del servicio en tiempo real. La calculadora de turnos: esta herramienta genera cuadrantes de turnos a medida para el equipo de trabajo, cumpliendo una serie de premisas o criterios definidos por el supervisor. Patrones: Los cuadrantes también pueden definirse con patrones, en caso de que el equipo ya tenga pre-asignado o definido un patrón de turnos. Estos patrones se pueden aplicar de manera individualizada o para un grupo determinado. Búsqueda de cambios: El equipo o el supervisor pueden gestionar la búsqueda de cambios de turnos de manera coordinada, siempre bajo una supervisión previa definida. Con ello, la gestión de cambios de turnos es más fluida y sencilla. La herramienta ofrece todos los tipos de cambios posibles y permitidos que puedan realizar los profesionales entre ellos, garantizando la cobertura inicial requerida del servicio. Histórico: Existe un exhaustivo log de las asignaciones y cambios de turnos, donde están definidos los sujetos implicados en los cambios y los usuarios identificados en el sistema. Estadísticas: Con esta información el usuario analiza sus estadísticas de trabajo. Esta información muestra en gráficas y tablas las horas de trabajo, los turnos realizados, el número de cambios, publicaciones en el tablón, etc.

11 Cuadro de Mando: Esta información le permite al supervisor tener controladas todas las horas, los turnos y los cambios de su equipo, de una manera rápida y práctica. La socialización ayuda a que el equipo de trabajo colabore en la definición de los turnos, y a que los beneficios de esta colaboración repercutan en la productividad del equipo. La socialización dentro de este servicio comprende las siguientes herramientas: Tablón de anuncios: Esta herramienta es un canal de información privada e informal para los miembros del equipo, donde los compañeros publican información, que se muestra en forma de tablón para el resto del equipo. Con ello se consigue una difusión íntegra de los comentarios del supervisor y de los compañeros a todos los miembros del equipo. Contactos: Incluye la información de contacto de los miembros del equipo (teléfono y mail), con lo que todo el equipo accede a la información necesaria para comunicarse con sus compañeros. Debe/haber: Esta herramienta recuerda a los miembros del equipo qué cambios de turnos se hicieron y se adeudan entre ellos. Alertas y recordatorios: El usuario puede recibir alertas vía mail cada vez que algún compañero ha escrito en el tablón, cuando se ha realizado un cambio de turno o si el supervisor añade turnos nuevos. Compartir: Compartir el turno mensual propio de la persona a sus amigos y familia vía mail, con un cuerpo de mensaje personalizable. Con ello se consigue una comunicación directa entre la vida laboral y personal y familiar del trabajador.

12 Herramientas Profesionales aturnos.com Simplificación Validación Especiales Socialización Usuarios Megavisores Soporte Call-center Intregración con ERP Chat Respuesta Inmediata Migración a terceros Cuadro de Mando II Control remoto Documentos Microsoft Avisos & Alarmas Formación Calculadora avanzada Envio de información SMS Agendas externas Experiencia en el Equipo Horas Extras Sustituciones Bolsas de horas Personalización Turnos editables Control de Absentimo

13 Para la simplificación en la gestión de los turnos de trabajo, este servicio incluye diferentes herramientas, entre las que destacan: Validaciones especiales: La validación de los cambios y los turnos puede realizarse con terceros o elementos no definidos en la versión estándar. Integración con ERP: Todos los datos de su servicio se integran de forma online mediante un interfaz definido. Con ello, se consigue una rápida integración con sistemas ERPs o terceros como SAP o Navision. Este servicio incluye interfaces creados por defecto para la integración con terceros, pero, en caso de necesitar desarrollos a medida o integraciones específicas, se realizará un presupuesto ajustando las horas/consultor necesarias para el desarrollo. Migración a terceros: Los datos de los usuarios o turnos previos pueden alimentarse de los sistemas existentes. El flujo de datos puede realizarse en dos sentidos con los elementos existentes en la empresa mediante interfaces previamente definidas. Documentos Microsoft y Adobe: En la versión a medida se le exportan a los usuarios los datos con diferentes tipos de archivo Microsoft y Adobe, como pueden ser documentos Word, Power Point o PDF. Calculadora Avanzada: Una herramienta avanzada para el cálculo de los cuadrantes con la necesidades requeridas por el supervisor. En la versión a medida existen más de 7 algoritmos para analizar todas las posibilidades. Envió de información SMS: Las alarmas y avisos de nuevos turnos y cambios se pueden enviar por SMS a los usuarios afectados. El coste de los envíos de SMS correrá por cuenta de los usuarios.

14 Horas extra: Un control sobre las horas extra que ofrece la posibilidad de añadirlas de forma específica a un trabajador junto con una descripción, y recuperarlas en las estadísticas y cuadros de mando. Bolsa de Horas: Una gestión completa de las bolsas de horas para realizar sustituciones o necesidades de urgencia que tienen que ser cubiertas según una definición de bolsa. Turnos editables: Una definición específica de turnos para cada necesidad, donde se pueden añadir y editar propiedades como: las abreviaturas, las horas, el inicio del turno, si son susceptibles de producirse cambios o si tiene alguna condición especial. Control de absentismo: El control del absentismo es directo desde el mismo cuadrante. En el cuadrante se añaden las horas de absentismo de manera individualizada y se recupera en las estadísticas y en un cuadro de mando especifico para el absentismo. La socialización ayuda a que el equipo de trabajo colabore en la definición y mantenimiento de los turnos de trabajo, y los beneficios de esta colaboración repercutan en la productividad del equipo. Dentro el servicio a medida, la socialización comprende las siguientes herramientas: Usuarios Megavisores: La posibilidad de definir usuarios con accesos ilimitados para realizar labores de control. Un ejemplo claro son las direcciones de recursos humanos o los supervisores de guardia. Chat: Los usuarios pueden mantener un chat privado de conversación entre ellos para mantener un canal de información directo. Este chat puede incluir video y audio (video-llamadas) para agilizar la comunicación. Cuadro de Mando II: Un cuadro de mando avanzado donde el supervisor puede analizar más información sobre los usuarios y los turnos de trabajo del equipo.

15 Avisos y Alarmas: Generación de alarmas cuando ocurren situaciones especificas definidas por el supervisor como, por ejemplo, si la experiencia del servicio no cubre las necesidades previamente definidas. Sincronización con agendas externas: Las horas de trabajo se pueden sincronizar con las agendas de dispositivos móviles, Outlook, gestores de tareas, etc. Experiencia en el equipo: Puedes mantener el control sobre la experiencia del equipo, o analizar si la cobertura técnica del equipo ha sido la deseada durante el trabajo del equipo. Sustituciones: Una herramienta para realizar sustituciones entre compañeros del mismo equipo y controlar todas las nuevas asignaciones de los mismos. Personalización: aturnos personaliza el diseño a cada cliente. Los colores y los logos de la empresa se pueden personalizar según la imagen corporativa de la empresa, lo cual ofrece un look&feel similar con la intranet y colores de la empresa. En los desarrollos a medida, se ofrece un servicio de soporte a medida de las necesidades del equipo. Call-center: Servicio de recepción de llamadas para consultas o incidencias. Respuesta inmediata: Desde el servicio se realiza una respuesta inmediata vía mail de las consultas e incidencias. Control remoto: Acceso desde control remoto al usuario para la resolución de problemas en el cliente. Formación: Formación en los centros que utilizan este servicio, con la realización de demostraciones y resolución de dudas.

16 Superviso el equipo de manera más eficiente Hemos reducido impresiones en un mes Tardo 5 segundos en hacer un cambio Llevo el cuadrante siempre conmigo El equipo se entera de cualquier novedad Contacto rápidamente con cualquier compañero + Info: Contacto:

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