LIQUIDACIÓN PROYECTOS DE FONDOS ESPECIALES

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1 CODIGO AP-FIN-PR-20 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 Página 1 de 9 1. OBJETIVO: Establecer los excedentes de cada proyecto remunerado de fondos especiales para su distribución y transferencia con destino al financiamiento del Plan de Desarrollo Institucional y de las Facultades. 2. ALCANCE: Inicia con la recepción de los formatos de Conciliación de Ingresos y de Egresos de Proyectos de Fondos que se encuentren con ejecución del plazo al 100% y termina con el cierre del proyecto en el Sistema Financiero. 3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO: Coordinador Fondos 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES: Ver Normograma

2 CODIGO AP-FIN-PR-20 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 Página 2 de 9 5. DEFINICIONES: Proyecto Remunerado de Fondos : Conjunto de actividades de venta de servicios y académicas diferentes a pregrado, coordinadas por un docente de la Universidad, que deben generar una rentabilidad mínima, en un periodo de tiempo previamente definido y sujeto a un presupuesto de ingresos y gastos. SAFL: Sistema Administrativo y Financiero LINIX. SILSA: Sistema de Información Académica. Acta de Liquidación y Terminación: Documento que representa el recibo a satisfacción de una obra o servicio contratado mediante la celebración de un convenio o contrato interadministrativo, o para la ejecución de cualquier proyecto. Conciliación de Ingresos: Se refiere a la conciliación de los ingresos, descuentos y devoluciones reportados por el Coordinador del Proyecto con la información registrada en el SAFL y SILSA y con el acta de terminación y liquidación cuando se trate de convenios y contratos interadministrativos. Ingresos de los Postgrados: Hacen parte las inscripciones, derechos de grado, pecuniarios. matrículas y demás derechos Conciliación de Egresos: Se refiere a la conciliación de los costos y gastos reportados por el Coordinador del Proyecto con la información presupuestal y contable registrada en el SAFL.

3 CODIGO AP-FIN-PR-20 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 Página 3 de 9 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Elaboración de la Coordinador conciliación de ingresos y Proyecto Fondos egresos al 100% ejecución del proyecto Enviar la conciliación de ingresos y egresos para revisión de liquidación de proyectos. Una vez ejecutado el proyecto al 100% en sus ingresos y egresos, se realiza la conciliación de ingresos en el formato AP-FIN-FO-13 INGRESOS POSTGRADOS o AP-FIN-FO-28 INGRESOS VENTA DE SERVICIOS Y/O EDUCACION NO FORMAL y para egresos en el formato AP-FIN-FO-14 EGRESOS. Se envía mediante correo electrónico a la Oficina de Fondos con copia al Funcionario que realiza las actividades de liquidación proyectos, para su revisión y observaciones, la conciliación de ingresos y egresos en los Formatos: AP-FIN-FO-13 INGRESOS POSTGRADOS AP-FIN-FO-28 INGRESOS VENTA DE SERVICIOS Y/O EDUCACION NO FORMAL AP-FIN-FO-14 EGRESOS. Coordinador Proyecto Fondos Formatos: AP-FIN-FO-13 INGRESOS POSTGRADOS, AP-FIN-FO-28 INGRESOS VENTA DE SERVICIOS Y/O EDUCACION NO FORMAL, AP-FIN-FO-14 EGRESOS. Correo electrónico conciliación de ingresos y egresos para liquidación.

4 CODIGO AP-FIN-PR-20 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 Página 4 de 9 Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Presentación de la Mediante nota de envió y/o comunicación oficial se Coordinador Liquidación de liquidación de proyectos. presenta la conciliación de ingresos y egresos para la Proyecto Fondos proyectos formatos: liquidación de los proyectos y para el caso de contratos o convenios Interadministrativos se debe anexar el acta de terminación y liquidación, a la Oficina de los Fondos, en los Formatos: AP-FIN-FO-13 INGRESOS POSTGRADOS AP-FIN-FO-13 INGRESOS POSTGRADOS AP-FIN-FO-28 INGRESOS VENTA DE AP-FIN-FO SERVICIOS Y/O EDUCACION NO FORMAL INGRESOS VENTA AP-FIN-FO-14 EGRESOS DE SERVICIOS Y/O. EDUCACION NO FORMAL AP-FIN-FO-14 EGRESOS y soportes. Recibir y verificar la Se recibe mediante nota de envío o comunicación oficial Nota de envío o 4. documentación de Liquidación de Proyectos. los formatos de Conciliación de Ingresos (AP-FIN-FO-13 ó AP-FIN-FO-28) y de Egresos (AP-FIN-FO-14) para liquidar el respectivo Proyecto de Fondos que se encuentren con ejecución del plazo al 100%, para el caso de contratos o convenios Interadministrativos se revisa que deba tener anexo el acta de terminación y liquidación. En caso de presentarse incompleta o incorrecta la documentación para liquidación del proyecto, se notifica mediante correo electrónico al Coordinador del Proyecto, Asesoría y apoyo en Liquidación de Proyectos Oficina de Fondos comunicación oficial de liquidación de proyectos Formatos: AP-FIN-FO-13 INGRESOS POSTGRADOS

5 CODIGO AP-FIN-PR-20 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 Página 5 de 9 para que subsane y/o corrija la documentación, para poder proceder con la liquidación del proyecto. AP-FIN-FO-28 INGRESOS VENTA DE SERVICIOS Y/O EDUCACION NO FORMAL AP-FIN-FO-14 EGRESOS y soportes. 5. Revisión de ingresos del proyecto Se revisa y verifica: Que todos los conceptos de ingresos, descuentos y devoluciones consolidados del proyecto estén registrados en el formato AP-FIN-FO-13 INGRESOS POSTGRADOS o AP-FIN-FO-28 INGRESOS VENTA DE SERVICIOS Y/O EDUCACION NO FORMAL y se verifican con base en los reportes del Sistema Financiero: 3430 Auxiliar de Movimientos del proyecto y 3432 Saldo de las imputaciones contables por proyecto y con el reporte del Sistema Académico, 8 liquidaciones generadas y pagadas por proyectos de Fondos, además se revisa que los formatos estén correcta y completamente diligenciados y firmados. Cuando se encuentre correspondencia al conciliar las cifras entre la información de los Sistemas financiero y académico, se procede a firmar las liquidaciones. Asesoría y apoyo en Liquidación de Proyectos Oficina de Fondos Correo electrónico de notificación Conciliación de Ingresos. Formatos: AP-FIN-FO-13 INGRESOS POSTGRADOS, AP-FIN-FO-28 INGRESOS VENTA DE SERVICIOS Y/O EDUCACIÓN NO FORMAL

6 CODIGO AP-FIN-PR-20 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 Página 6 de 9 6. Revisión de Egresos del proyecto En caso de encontrarse diferencias, incompleta y/o incorrecta la información de los ingresos del proyecto, se notifica mediante correo electrónico al Coordinador del Proyecto, para que subsane y/o corrija la información, para poder proceder con la liquidación del proyecto. Se revisa y verifica: Que todos los egresos consolidados del proyecto estén registrados en el formato AP-FIN-FO-14 EGRESOS, se verifica su ejecución presupuestal (CDP, Compromisos y sus respectivos recortes, Resoluciones y Autorizaciones de Pago), cuyos totales deben coincidir con los reportes por proyecto 999-Otrjllo, 999-9B y el total de los registros contables conciliados, además se revisa que los formatos estén correcta y completamente diligenciados y firmados. Asesoría y apoyo en Liquidación de Proyectos Oficina de Fondos Correo electrónico de notificación Conciliación de Egresos. Formato: AP-FIN-FO-14 EGRESOS Correo electrónico de notificación Elaboración anexo de conciliación de diferencias en los registros contables Liquidación de proyectos de Fondos. En caso de encontrarse incompleta y/o incorrecta la información de los egresos del proyecto, se notifica mediante correo electrónico al Coordinador del Proyecto, para que subsane y así continuar con la liquidación del proyecto. Las diferencias que se presenten entre los registros contables de los ingresos y egresos que no se reflejen en el proyecto, se plasman en anexo que se elabora al reverso del formato de Liquidación del Proyecto, para los respectivos ajustes pertinentes. De acuerdo a las cifras definitivas de ingresos y egresos ejecutados del proyecto, se diligencia la información pertinente en el Formato AP-FIN-FO-16 LIQUIDACION DE PROYECTOS y se firma por el Coordinador de Fondos. Asesoría y apoyo en Liquidación de Proyectos Oficina de Fondos Asesoría y Apoyo de Liquidación de Proyectos - Coordinador de Fondos. Anexo de Conciliación de diferencias a la Liquidación del Proyecto. Formato AP-FIN-FO- 16 LIQUIDACION DE PROYECTOS firmado

7 CODIGO AP-FIN-PR-20 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 Página 7 de 9 Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Enviar liquidación del Mediante nota de envió se remite a la Decanatura y Nota de envío de proyecto a la Decanatura Coordinador proyecto la liquidación Formato AP-FIN-FO- Asesoría y Apoyo de Liquidación de y Coordinador proyecto 16 LIQUIDACION DE PROYECTOS Liquidación de proyecto 9. para revisión y firmas. para su revisión y firmas, con lo cual Proyectos - queda autorizado el reintegro de costos a la Universidad Coordinador de Formato AP-FIN-FOy traslado de excedentes. Fondos 16 Liquidación de proyectos de fondos especiales. Revisar y firmar la Se recibe, revisa y verifica la Liquidación del Proyecto en Ordenador del Gasto Nota de envío de Liquidación del Proyecto el Formato AP-FIN FO-16 LIQUIDACION DE (Decano) Liquidación de PROYECTOS, se firma y una Proyecto aprobada. 10. vez aprobada, se devuelve mediante nota de envió a la Coordinador del Oficina de Fondos. Proyecto. Formato AP-FIN-FO- 16 Liquidación de proyectos de fondos especiales. Reintegro de Costos a la Con base en la Liquidación del proyecto se registra el Profesionales de Certificado de Universidad y traslado de excedentes. pago y/o traslado de: Asesoría y de Apoyo Oficina de Fondos Disponibilidad Presupuestal CDP 1. Reintegro Gastos Administrativos USCO - Registro 2. Transferencias de excedentes Coordinador de Presupuestal RP 3. Traslado de Saldos Bancarios Fondos Obligación Presupuestal OB - Pago Presupuestal 11. P Nota Interna de Traslados Fondos 132 Nota de Ajuste de Fondos 107, Causación Contable 103, Orden de pago O.P

8 CODIGO AP-FIN-PR-20 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 Página 8 de 9 Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Traslados de Costos a la Tesorero y Universidad Verificación del Pago de Incentivos. Cierre y Archivo del proyecto Con base en el documento de giro TR se proyecta el traslado de las transferencias anteriores originadas en la liquidación. Se verifica en el movimiento del proyecto, que se haya cancelado al Coordinador los incentivos liquidados, a través del Procedimiento AP-FIN-PR-01 Trámite Financiero para Pago de Cuentas y Nómina. En carpeta (de la respectiva vigencia) se archiva el documento de liquidación de Proyectos de Fondos con los respectivos soportes: Formatos de Conciliación de ingresos, de egresos, copia del acta de terminación (Contratos y Convenios). En el Sistema financiero a los proyectos liquidados se les marca en estado Liquidado y se retira los privilegios o permisos a los usuarios. Vicerrectoría Administrativa o Jefe Gestión Institucional Área Financiera. Asesoría y Apoyo Oficina de Fondos. Asesoría y Apoyo de Liquidación de Proyectos Oficina de Fondos - Coordinador de Fondos Oficio de Traslado Interno de Fondos Comprobante de Giro TR de Fondos a favor del Coordinador del Proyecto Registro en el Sistema Financiero de los proyectos liquidados en estado Liquidado y retiro de los privilegios o permisos a los usuarios.

9 CODIGO AP-FIN-PR-20 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 Página 9 de 9 7. OBSERVACIONES: En los Postgrados y Servicios Académicos (Diplomados, Seminarios etc.) los ingresos deben corresponder al cálculo del Número de estudiantes inscritos y matriculados según SILSA por el costo de cada concepto según el presupuesto, conciliando con los pagos ingresados en SILSA en cada proyecto. En los convenios deberá corresponder con el estipulado en el acta de Terminación y Liquidación. Verificar los egresos, con el reporte 3430 movimientos contables de los proyectos; como no se refleja en el proyecto todos los costos registrados por el Área de Bienes y Servicios, consultar el documento de Entrada a Almacén. En el caso de Avances consultar las legalizaciones y reintegros en el módulo de viáticos con el número de la solicitud Tipo 5. Todas las liquidaciones deben llevar un orden numérico consecutivo. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011 Actualización documentos 04 Formato EV-CAL-FO-17 Julio 31 de 2012 Actualización documentos 05 Formato EV-CAL-FO-17 Mayo 31 de 2016 Actualización documentos Elaboró Revisó Aprobó EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN FINANCIERA MAYRA BERMEO BALAGUERA Asesor de Calidad CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC

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