MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Control de Material Gastable e Impresos en el Sistema de Almacén y Suministros.

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Control de Material Gastable e Impresos en el Sistema de Almacén y. APROBACIÓN : CON CONTRALORIA del 12 de Noviembre de 2008.

2 Pág.2/47 Í N D I C E I- INTRODUCCIÓN 4 II- PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN EN LOS PROCEDIMIENTOS 5 III- GLOSARIO 6 IV- PROCEDIMIENTOS : _ 7 CONTROL DE MATERIAL GASTABLE E IMPRESOS EN EL SISTEMA DE ALMACÉN Y SUMINISTROS. 4.1 PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE MATERIAL GASTABLE E IMPRESOS: Definición 7 Alcance 7 Políticas y Normas 7 Actividades: Núm. 1: Solicitar Reposición de Material Gastable e Impresos y Registrar Orden de Compra 11 Núm. 2: Registrar Artículos Recibidos 16 Núm. 3: Tramitar Documentos para Pagos a Suplidores PROCEDIMIENTO: CONTROL DESPACHO DE MATERIALES E IMPRESOS: Definición 22 Alcance 22 Políticas y Normas 22 Actividades: Núm. 1: Registrar Requisiciones de Almacén Recibidas de las Oficinas o Áreas 25 Núm. 2: Despachar y Validar Pedido 28 Núm. 3: Registrar Entradas Contables por Pedidos Despachados 31 Núm. 4: Recibir Materiales o Impresos Devueltos por Oficinas o Áreas 33 Núm. 5: Verificar Existencias de Material Gastable s e Impresos 36

3 Pág.3/ PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN BACKUP DE TRANSACCIONES: Definición 38 Alcance 38 Políticas y Normas 38 Actividades: Núm. 1: Inicialar Cinta Magnética, Generar Backup y Realizar Cierre de Operaciones Diarias PROCEDIMIENTO: CUADRE Y DIGITACIÓN DE ENTRADAS CONTABLES: Definición 41 Alcance 41 Políticas y Normas 41 Actividades: Núm. 1: Cuadrar y Digitar Entradas Contables 42 V- FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS 45 VI. HISTÓRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES 46 VII. HISTORIAL DE CAMBIOS 47

4 Pág.4/47 I. I N T R O D U C C I Ó N Presentamos el Manual de Procedimientos Control Inventario Material Gastable e Impresos en el Sistema de Almacén y, con la finalidad de controlar las existencias de material gastable e impresos que se utilizan en las diferentes dependencias del Banco. En el mismo se establecen las políticas, normas y procedimientos relativos a la reposición, recepción y despacho de material gastable e impresos, así como la elaboración y registro de las entradas contables en el Sistema. También, se indican los puestos y formularios utilizados. Estos procedimientos se elaboraron en base al Sistema General de Inventario, implementado desde el año Cuando se adquiera el software que maneje en línea los procesos aquí descritos, deben actualizarse estos procedimientos. Este manual no aplica para la impresión de cheques comerciales y personales, tarjetas de presentación para uso del personal, impresiones publicitarias, ni los brochures, impresos que por su característica, corresponden a manuales de procedimientos independientes. El cumplimiento del contenido de este Manual es obligatorio, el mismo debe utilizarse como material de consulta en los casos de duda, desconocimiento y para facilitar el entrenamiento al personal de nuevo ingreso. Cualquier modificación a lo descrito en este documento, debe ser previamente presentada a la Dirección Organización y Sistemas para fines de evaluación y posterior aprobación por la Contraloría, en caso de ser aceptada.

5 Pág.5/47 II. P U E S T O S D E T R A B A J O Q U E I N T E R V I E N E N E N L O S P R O C E D I M I E N T O S : 1. Director de 2. Gerente de Almacén y 3. Encargado de Almacén y 4. Encargado Trámite Cuentas por Pagar 5. Supervisor de Almacén y 6. Técnico Control Calidad 7. Auxiliar Control 8. Auxiliar Trámite Cuentas por Pagar 9. Auxiliar de Almacén 10. Auxiliar Despachador 11. Auxiliar Verificador 12. Secretaria - Director de 13. Secretaria - Gerente de Almacén y 14. Chofer

6 Pág.6/47 III- G L O S A R I O Término Descripción Punto de Reorden Es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden para reabastecer los inventarios. Se determinará en base al consumo promedio.

7 Pág.7/ P R O C E D I M I E N T O : REPOSICIÓN MATERIAL GASTABLE E IMPRESOS DEFINICIÓN: Describe las actividades para reponer, recibir y controlar el material gastable y los impresos en la Unidad de Almacén y hasta su despacho a las diferentes Áreas y Oficinas del Banco. ALCANCE Aplica en: La Gerencia de Almacén y, Dirección de. Desde: Abarca desde que surge la necesidad de reabastecer el material gastable y los impresos, la recepción de los mismos desde las diferentes imprentas suplidoras y su registro en el Sistema de Almacén y, hasta que se colocan en el lugar establecido y posteriormente se despachan a las áreas, previa solicitud de pedido. P O L Í T I C A S Y N O R M A S (El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio) De la Reposición de Material Gastable e Impresos: 1. La Gerencia de Almacén y será el área responsable de abastecer el inventario del material gastable y los impresos que utiliza el Banco, al alcanzar las existencias su punto de reorden que es el 50% de seis meses, es decir a los tres meses. 2. El nivel del punto de reorden será definido por el Supervisor de Almacén y, conjuntamente con el Auxiliar Control, de manera que su parametrización permita despachar los artículos, mientras se recibe el siguiente pedido, sin llegar a niveles mínimos de existencia.

8 Pág.8/47 3. El puesto Gerente de Almacén y, a solicitud del Técnico Control Calidad será responsable de autorizar el arte de las reimpresiones que no estén en proceso de modificación en la Dirección de Organización y Sistemas. 4. El Técnico Control Calidad de la Gerencia de Almacén y, deberá mantener un archivo actualizado con los expedientes de los impresos vigentes en el Banco y las correspondientes modificaciones realizadas. 5. El Técnico Control Calidad, antes de entregar a las imprentas los artes aprobados, verificará en coordinación con la Unidad de Formularios de la Dirección General de Organización y Sistemas, que los impresos a reimprimir no se encuentran en proceso de modificación. 6. Semanalmente, y por instrucciones del Gerente de Almacén y, el Encargado de Almacén y generará el listado preliminar de solicitudes de materiales, a fin de garantizar la reposición oportuna de los mismos, ante la demanda de los diferentes servicios. De la Recepción: 7. El Técnico Control Calidad será el responsable de recibir los impresos y el material gastable, a fin de verificar que los mismos cumplan con las características y la numeración secuencial de los impresos. La recepción de esta mercancía se realizará en presencia del Supervisor Almacén y, que validará la correcta recepción del pedido y posterior custodia. En caso de discrepancias, el Gerente de Almacén y, investigará y reportará al suplidor o imprenta correspondiente lo sucedido. Cuando el Gerente de Almacén y realice la investigación, remitirá una comunicación al Director de, con copia al Contralor y al Auditor General con el resultado de la misma. 8. El Encargado de Almacén y velará porque los impresos y el material gastable recibidos en el Almacén estén avalados por órdenes de compras, facturas originales y órdenes de despacho.

9 Pág.9/47 Del Registro: 9. Es responsabilidad del Auxiliar Control registrar la referencia y cuenta catálogo de los artículos nuevos. El Encargado de Almacén y será responsable de verificar el registro correcto de los mismos. También se habilitará un control para el registro de la entrada y salida de impresos con modelos numerados, bajo custodia de ambos. 10. Se deberá utilizar la misma unidad de medida para dar entrada y salida a un artículo (caja, bloque, rollo, etc.). De la Custodia: 11. Quincenalmente, el Encargado de Almacén y y otro funcionario designado de la Dirección de, que esté ajeno a la custodia, revisarán y certificarán el libro control de los modelos numerados, a fin de verificar que el mismo esté acorde con las existencias. 12. Los impresos clasificados como modelos numerados (libretas de ahorro, certificados financieros, entre otros) se mantendrán en lockers cerrados con llave, bajo la custodia del Supervisor de Almacén y y el Encargado de Almacén y. Del Control: 13. El Técnico Control Calidad controlará las órdenes de compras y solicitudes de impresión pendientes, hasta completar el recibo total de los impresos y el material gastable. 14. Sólo los empleados autorizados tendrán acceso a las pantallas designadas en el Sistema General de Almacén. 15. Es responsabilidad del Gerente de Almacén y, autorizar al Encargado de Almacén y a descargar del sistema los artículos dañados y en desuso.

10 Pág.10/ Una vez se recibe el total de la mercancía del suplidor, el Encargado de Almacén y, verificará el recibo de la misma, según lo descrito en la Orden de Compra y remitirá la documentación a la Unidad Trámite Cuentas por Pagar. Esta área tramitará el pago correspondiente, a la Gerencia de Contabilidad Operativa, vía la Gerencia Control Cuentas por Pagar, Dirección General Administrativa. Dicha documentación consistirá en: Orden de compra y factura original, aprobación del organismo que corresponda, entrada contable, debidamente completada y firmada, y conduce(s), en caso de entrega parciales. 17. El Auxiliar Control recibirá y registrará en el Sistema de Almacén los materiales e impresos adquiridos de los que se reciban entregas parciales, por razones especiales o por interés de la Institución, requiriendo copia de la orden compra y conduce de los mismos.

11 Pág.11/47 ACTIVIDAD NÚM 1: SOLICITAR REPOSICIÓN DE MATERIAL GASTABLE E IMPRESOS Y REGISTRAR ORDEN DE COMPRA. RESPONSABLE Auxiliar Control PASOS 1. Recibe alerta del Sistema de Almacén que indica se ha llegado al punto de reorden. 2. Desde el módulo de Inventario y, selecciona pantalla Solicitud de Materiales o Impresos y presiona SIGA. 3. Elige la opción Generar Solicitud de Materiales. Selecciona Artículos Agotados y genera listado de necesidades de materiales e impresos. Si es para reponer el material gastable: 4. Completa formulario Solicitud Reposición de Inventario DGA-013, con los detalles de los artículos agotados. Si es para reponer impresos: 5. Completa Solicitud de Impresión DGA-116. Encargado Almacén de y 6. Recibe del Auxiliar Control de, solicitudes Reposición Materiales DGA-013 o Solicitud de Impresión DGA-116, junto a listados y los revisa. Determina el consumo, según las existencias y si es necesario modifica la cantidad solicitada. En este caso, devuelve al Auxiliar Control para que corrija y registre en el módulo Inventario y la cantidad de material o impresos a solicitar. 7. Remite solicitudes Reposición Materiales DGA-013 o Solicitud de Impresión DGA-116 y listados a la Secretaria Gerente de Almacén y, para entregar al Gerente de Almacén y.

12 Pág.12/47 Gerente Almacén de y 8. Recibe solicitudes Reposición Materiales DGA-013 o Solicitud de Impresión DGA-116 y listados, revisa y firma. 9. Instruye a la Secretaria Gerente de Almacén y para que elabore memorando dirigido a la Dirección de Compras. Secretaria Gerente de Almacén y 10. Recibe documentación, elabora memorando dirigido a la Dirección de Compras y anexa las solicitudes correspondientes. 11. Entrega memorando y anexos al Gerente de Almacén y para fines de revisión. Gerente Almacén de y 12. Recibe memorando y anexos, revisa e iniciala. 13. Entrega memorando y anexos a la Secretaria del Director de. Secretaria Director de Director de 14. Recibe memorando y anexos y entrega al Director de para fines de firma. 15. Recibe documentación y firma memorando dirigido a la Dirección de Compras. 16. Entrega a la Secretaria para fines de despacho.

13 Pág.13/47 Secretaria Director de 17. Remite memorando con anexos a la Dirección de Compras y archiva acuse de recibo. Cuando se elabora la Orden de Compra: 18. Recibe de la Dirección de Compras, copia rosada de la Orden de Compra, DGA-119 relativa al material gastable o los impresos adquiridos. 19. Obtiene tres fotocopias para distribuir de la forma siguiente: Gerente de Almacén y. Encargado de Almacén y. Auxiliar Trámite Cuentas por Pagar. 20. Archiva copia rosada de la Orden de Compra para fines de control. Gerente de Almacén y Encargado de Almacén y Técnico Control Calidad. 21. Verifica copia de Orden de Compra y retiene hasta que se reciba el material gastable o los impresos. 22. Recibe copia de la Orden de Compra, verifica y entrega al Técnico Control Calidad. 23. Verifica que las solicitudes Reposición Materiales DGA-013 o Solicitud de Impresión DGA-116, se correspondan con lo descrito en la Orden de Compra DGA Mantiene pendiente de recibo lo descrito en la fotocopia de copia de la Orden de Compra DGA Coordina con el suplidor las condiciones de entrega.

14 Pág.14/47 Auxiliar Trámite Cuentas Pagar por 26. Recibe copia de la Orden de Compra. Crea la referencia de lo especificado en la Orden de Compra en el Sistema de Almacén, previa autorización del Encargado Trámite Cuentas por Pagar. Elabora Entrada Interna Débito SU-VAR-015, que indica referencia, descripción y cuenta catálogo del artículo a crear, por los materiales o los impresos que se especifican en la orden. 27. Entrega entrada interna elaborada al Auxiliar de Almacén, vía el Auxiliar Control, para fines de registro en el Sistema de Almacén y. Auxiliar Almacén de 28. Desde el módulo de tablas, selecciona pantalla Tabla de Referencias elige Adicionar y presiona SIGA. 28. Introduce en pantalla los siguientes datos: referencia artículo, descripción, unidad, cuenta catálogo y procesa. 29. Selecciona pantalla Consulta (24). Del Menú Consultas de Tablas. Elige pantalla Secuencial por Descripción (241) para verificar la referencia del artículo creado. 30. Desde el módulo inventario y, selecciona pantalla Registro Órdenes de Compra y completa los campos requeridos por pantalla. Auxiliar Almacén de 31. Verifica que los datos digitados están correctos y presiona SIGA (El sistema genera Reporte de Orden de Compra). 32. Anexa reporte a la fotocopia de la Orden de Compra y la Entrada Interna Débito. 33. Coloca a la fotocopia de la Entrada Interna sello de Procesada, anexando el reporte correspondiente y la entrada interna y entrega al Auxiliar Control para revisión.

15 Pág.15/47 Auxiliar Control 34. Recibe fotocopia de Entrada Interna con sello de procesado y original de entrada interna junto a reporte de lo digitado. 35. Verifica que las entradas contables elaboradas se correspondan con los artículos a los cuales se les ha creado la referencia de lo especificado en la Orden de Compra. 36. Remite documentación al Gerente de Almacén y para revisión. 37. Cuando recibe la documentación revisada por el Gerente de Almacén y, le remite al Encargado Trámite Cuentas por Pagar, copia de la Orden de Compra, entrada interna y el reporte de lo digitado. Encargado Trámite Cuentas Pagar por 38. Retiene en expediente de órdenes pendientes de entrega, hasta esperar documentación del suplidor. Cuando se reciba la mercancía, procede a tramitar el pago correspondiente.

16 Pág.16/47 ACTIVIDAD NÚM. 2 REGISTRAR ARTICULOS RECIBIDOS. RESPONSABLE Técnico Control Calidad PASOS 1. Recibe del suplidor: materiales y/o impresos, Orden de Compra Original, factura y conduce(s). En caso de entregas parciales, se recibirá el Conduce, Factura y copia de la Orden de Compra. Una vez se realice la última entrega, el suplidor entregará la Orden Original. Verifica la mercancía recibida contra lo especificado en la Orden. En caso de recibir impresos numerados (libretas de ahorros, certificados financieros, entre otros): 1.1 Verifica los modelos numerados, en términos de: números secuenciales, calidad del papel, medida de seguridad correspondiente, cantidad y demás especificaciones solicitadas. 2. Informa al Encargado de Almacén y el recibo de los materiales y/o impresos. En caso de discrepancia de la mercancía: 2.1 Informa al Encargado de Almacén y que, en caso necesario, previa autorización del Gerente de Almacén y, devuelve la mercancía al Suplidor. 3. Escribe fecha, firma y estampa sello Recibido Conforme en factura y Orden de Compra. 4. Registra en hoja de Excell Control Recepción de Formularios o Material Gastable, lo siguiente: artículo, número de orden de compra, fecha, suplidor, número de factura y/o conduce, cantidades solicitadas, recibidas y pendientes.

17 Pág.17/47 Técnico Control Calidad 5. Desde el Módulo Inventario y del Sistema General de Inventario, selecciona pantalla Entrada de Artículos. Llena campos requeridos por pantalla, con lo indicado en factura o conduce. 6. Remite la documentación recibida al Auxiliar Control y le solicita que verifique el registro de los artículos en el Sistema.

18 Pág.18/47 Auxiliar Control 7. Verifica que los datos digitados están correctos y presiona SIGA (El sistema imprime reporte de orden de compra automáticamente). Coloca a factura o conduce, sello de digitada(o) e iniciala. 8. Instruye al Auxiliar Despachador que coloque el material gastable y/o los impresos en tramos. 9. Desde el módulo inventario y, selecciona pantalla Validación de Entradas. 10. Elige opción relación factura/conduce para realizar relación de la factura a una orden de compra. En el campo Fecha de Recibo, digita la fecha de las entradas a validar y presiona SIGA para grabar. 11. Genera e imprime Reporte Validación de Entradas. 12. Obtiene reporte y revisa datos contra factura o conduce y Orden de Compra. 13. Entrega al Encargado de Almacén y Orden de Compra Original, Factura y Conduce(s). En caso de entregas parciales, Factura, Conduce y copia de la Orden de Compra. Una vez se realice la última entrega, Orden Original, junto a Reporte Orden de Compra. Encargado Almacén de y 14. Recibe documentación, revisa y remite al Encargado Trámite Cuentas por Pagar.

19 Pág.19/47 Encargado Trámite Cuentas por Pagar 15. Revisa documentación e instruye al Auxiliar Trámite Cuentas por Pagar para que prepare las entradas contables correspondientes. 16. Archiva documentación y efectos en expedientes de órdenes incompletas: copia Orden de Compra, factura o conduce(s) y Reporte Validación de Entradas. Recibe del Encargado de Almacén y la documentación entregada por el suplidor.

20 Pág.20/47 ACTIVIDAD NÚM. 3 TRAMITAR DOCUMENTOS PARA PAGO A SUPLIDORES. Auxiliar Trámite Cuentas Pagar por 1. Recibe del Encargado Trámite Cuentas por Pagar: copia de orden de compra, factura o conduce (si el pedido se entregó en entregas parciales) y Reporte de Validación de Entradas. 2. Prepara las siguientes entradas: Entrada Interna Crédito SU-VAR-016 (Original), Entrada Interna Débito SU-VAR-015 (Copia) a la Retención de Cuentas por Pagar, por el total de la (s) factura (s). Entrada Interna Débito SU-VAR-015 a la cuenta Almacén General de, por el total de la factura. 3. Anota la referencia del artículo en la factura. 4. Obtiene dos fotocopias de la documentación recibida y las entradas elaboradas y retiene hasta recibir del suplidor el total de los artículos solicitados. Si se han recibido todos los artículos de la Orden de Compras: 5. Continúa con el paso Núm

21 Pág.21/47 Encargado de Almacén y Cuando se reciben los artículos que completan la Orden de Compra: 6. Recibe de cliente factura y orden de compra original. 7. Escribe fecha, firma y estampa sello recibido conforme, a la factura y/o conduce, conjuntamente con el original de la Orden de Compra. 8. Entrega documentación al Encargado Trámite Cuentas por Pagar. Encargado Trámite s por Pagar 9. Recibe documentación y solicita al Auxiliar Trámite Cuentas por Pagar, los documentos retenidos en el expediente de la orden incompleta: Entrada Interna Débito a la cuenta, Retención de Cuentas por Pagar. Fotocopia de la Orden de Compra aprobada por la Dirección de Compras. Conduces. Copia Entrada Interna Débito a la cuenta. 10. Verifica que el (los) conduce(s) se corresponda(n) con la cantidad y descripción de lo especificado en la Orden de Compra. 11. Suma entradas internas débito de la cuenta retenidas y los conduces recibidos, correspondientes a las entregas parciales. 12. Instruye al Auxiliar Trámite que elabore memorando para solicitar el pago de la orden de compra y anexe la documentación correspondiente

22 Pág.22/47 Auxiliar Trámite Cuentas por Pagar 13. Elabora memorando, dirigido a la Gerencia Contabilidad Operativa vía la Gerencia de Cuentas por Pagar, DGA, con la factura y orden de compra originales y entradas internas débito afectando la cuenta. 14. Remite el memorando y la documentación al Gerente de Almacén y vía el Encargado Trámite Cuentas por Pagar para revisión. Gerente de Almacén y Auxiliar Trámite Cuentas por Pagar 15. Verifica la documentación e iniciala. Remite al Director de para fines de firma. Una vez el Director de firme el memorando, lo devuelve junto a la documentación al Auxiliar Trámite Cuentas por Pagar. 16. Fotocopia la documentación recibida y remite originales firmados a la Gerencia de Contabilidad Operativa de la Dirección de Contabilidad e Información Contable, vía la Gerencia Control Cuentas por Pagar para fines de pago. 17. Archiva copia de la documentación siguiente: - Memorando. - Factura. - Orden de compra. - Entradas Internas.

23 Pág.23/ P R O C E D I M I E N T O : CONTROL DESPACHO DE IMPRESOS Y MATERIAL GASTABLE. DEFINICIÓN: Indica los pasos a seguir para mantener un sistema adecuado de despacho y liquidación de pedidos, a fin de garantizar el control de los impresos y el material gastable para ofrecer un mejor servicio a las oficinas y áreas administrativas. ALCANCE: Aplica en: Es efectivo en la Gerencia de Almacén y de la Dirección de. Desde: Que se registra el despacho del pedido, hasta que se generan los reportes correspondientes y se ajustan las diferencias, de ser necesario. P O L Í T I C A S Y N O R M A S (El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio) 1. Las solicitudes de materiales e impresos de las diferentes dependencias del Banco se tramitarán a través de la Gerencia de Almacén y, mediante el formulario Requisición de Almacén DGA-075 publicado en el INTRANET en versión automatizada, en la sección de Formularios. Las requisiciones o solicitudes de pedido deben estar firmadas por el Directivo o Gerente del Área u Oficina o la persona designada por éste. Una vez se completen los campos que el formulario requiere, se oprimirá la opción Enviar y el sistema remitir{ la solicitud del pedido al buzón de correo Pedidos Material Gastable. La Secretaria del Gerente de Almacén y será responsable de acceder al correo, clasificar las requisiciones y remitirlas al Encargado de Almacén y, quien tramitará el despacho correspondiente. 2. El calendario para la recepción de estas solicitudes, será de la siguiente forma: Zona Metropolitana Norte Sur y Este Fechas de pedido 1-5 y de cada mes 6-10 y de cada mes y de cada mes

24 Pág.24/47 3. El Encargado de Almacén y despachará diariamente los pedidos solicitados por las diferentes áreas del Banco, manteniendo el debido control de la mercancía despachada y recibida. 4. El Encargado de Valijas del C.T.B. o los puestos designados en las oficinas o áreas del interior serán responsables de mantener un registro de los bultos con su correspondiente Conocimiento de Despacho y recibo. 5. El Auxiliar Control de será el responsable de generar el listado preliminar de las solicitudes de materiales e impresos, a fin de garantizar el reabastecimiento oportuno de los mismos, para posterior remisión a la Dirección de Compras, vía el Encargado de Almacén y. 6. El Encargado de Almacén y registrará en Excell las requisiciones de impresos y material gastable recibidas de las distintas oficinas y áreas, incluyendo: Oficina o Área, número de la Requisición, Fecha y el Nombre del Auxiliar Despachador que realizó el despacho. Asimismo, revisará todas las salidas de almacén, a fin de verificar que el despacho de las requisiciones esté acorde a lo solicitado por las áreas. 7. El Supervisor de Almacén y supervisará cada día que las requisiciones sean registradas. 8. El Gerente de Almacén y supervisará que el flujo del proceso para la preparación de los pedidos se realice en una sola dirección, a fin de lograr el ordenamiento eficaz del despacho. 9. Todo pedido despachado deberá estar validado y firmado por el Supervisor de Almacén y, anexando el formulario Conocimiento de Despacho, que indique la descripción de los impresos o el material a despachar. Inmediatamente, entregará copia al Encargado de Almacén y para su conocimiento. 10. Los pedidos se liquidarán a más tardar el tercer día en que se despachen. 11. Sólo los empleados del Almacén y el personal autorizado tendrán acceso a los almacenes. 12. El Auxiliar Verificador archivará por oficina o área los pedidos con su correspondiente Reporte de lo Digitado y el número de pedido.

25 Pág.25/ El Gerente de Almacén y o el Encargado de Almacén y autorizarán las órdenes de despacho, así como el despacho de artículos en niveles mínimos. 14. El Gerente de Almacén y, en coordinación con los Encargados de Almacén, fijarán los parámetros de las cantidades de artículos en el almacén, para mantener el control de los mismos. 15. El Director de solicitará una auditoría del inventario físico de los materiales e impresos en existencia, por lo menos una vez al año. 16. Diariamente, el Encargado de Almacén y verificará el cuadre del cierre de cada período. 17. La Dirección de será la responsable de solicitar a la Dirección de Compras, las solicitudes de material gastable e impresos en general que no tengan disponibles en almacén, a través del formulario Reposición de Materiales o Solicitud Autorización Impresión, según el caso. 18. El usuario especificar{ en el formulario Requisición de Almacén si la solicitud requerida está incluida en el presupuesto.

26 Pág.26/47 ACTIVIDAD NÚM. 1 REGISTRAR REQUISICIONES RECIBIDAS DE LAS OFICINAS O ÁREAS. RESPONSABLE Secretaria Gerente de Almacén y PASOS 1. Recibe de los Directores y Gerentes de las Áreas Administrativas o de las personas designadas por éstos, requerimientos de material gastable e impresos a través del buzón de correo Pedidos de Material Gastable. 2. Imprime las requisiciones recibidas y entrega al Encargado de Almacén y. Encargado de Almacén y 3. Recibe las requisiciones que especifican el área u oficina que solicita el pedido. Desde el menú principal selecciona pantalla módulo de tabla 27 y elige la opción 23 Trabajar con Tabla Oficina/Departamentos/Áreas. 4. Introduce los siguientes datos requeridos por pantalla: -Número Oficina/Departamento/Área. -Descripción. -Porcentaje. -Tipo de Oficina/Departamento/Área. -Cuenta de Gastos.

27 Pág.27/47 Encargado de Almacén y 5. Presiona SIGA para CONTINUAR. Desde el módulo de Inventario/, selecciona la pantalla de Consultas y elige opción Artículos en Almacén. 6. Consulta la existencia del artículo. Si existen artículos en niveles mínimos: 7. Decide la cantidad de artículos a despachar y escribe en la columna cantidad despachada del formulario Requisición de Almacén, DGA-075. Si no existen artículos en niveles mínimos: 8. Instruye al Auxiliar Control para que registre el pedido. Auxiliar Control 9. Desde el módulo de Inventario/, selecciona pantalla Trabajar con Pedidos. Elige opción Asentar pedido y presiona SIGA. 10. Introduce datos requeridos por pantalla y presiona SIGA. El sistema genera Reporte del pedido. 11. Coloca el sello de DIGITADO en la Requisición de Almacén, DGA Entrega Requisición de Almacén y Reporte al Encargado de Almacén y.

28 Pág.28/47 Encargado de Almacén y 13. Revisa y verifica que la Requisición de Almacén esté correctamente completada y el Reporte de lo Digitado esté correcto. 14. Entrega al Supervisor de Almacén y. Supervisor de Almacén y 15. Recibe documentos revisados. Si el pedido contiene modelos numerados: 17. Retira modelos numerados del locker cerrado junto al Encargado de Almacén y y registra salida en el libro control. 18. Iniciala libro control con el Encargado de Almacén y. 19. Entrega, Requisición de Almacén, DGA-075 y Reporte de lo Digitado al Auxiliar Despachador, junto a modelos numerados, si aplica.

29 Pág.29/47 ACTIVIDAD NÚM. 2 DESPACHAR Y VALIDAR PEDIDO RESPONSABLE Auxiliar Despachador PASOS 1. Recibe del Auxiliar Control la documentación siguiente: Requisición de Almacén, DGA-075, Listado de Despacho de la Mercancía y Reporte de lo Digitado. 2. Recibe modelos numerados con autorización del Encargado de Almacén y, en caso de que existan en el pedido. 3. Selecciona el material gastable y los impresos de los tramos y coloca en mesa de despacho. 4. Iniciala listado de despacho de mercancía y coloca el sello de Despachado en formulario Requisición de Almacén. Indica en éste último las cantidades despachadas. 5. Entrega documentación y mercancía al Auxiliar Verificador 6. Informa al Supervisor de Almacén y, para que valide y supervise el pedido a despachar. Auxiliar Verificador 7. Recibe documentación y la mercancía. Procede a empacar. 8. Identifica los paquetes con los nombres de las oficinas o áreas solicitantes y las referencias de los artículos.

30 Pág.30/47 Auxiliar Verificador 9. Coloca el sello de Verificado e iniciala los documentos siguientes: Requisición de Almacén, DGA-075. Listado para despacho de mercancía. Reporte de lo Digitado. 10. Completa Conocimiento de Despacho DGA-004 y obtiene autorización del Supervisor de Almacén y. 11. Distribuye como sigue: - Oficina o Área solicitante: Conocimiento de Despacho DGA-004 con las cantidades de bultos a despachar y la mercancía solicitada. - Encargado de Almacén y : Listado de Despacho de Mercancía. Requisición de Almacén, DGA-075. Reporte de lo Digitado. Encargado de Almacén y 12. Recibe documentación. 13. Revisa que el formulario Requisición de Almacén esté inicialado y sellado. Verifica el mismo en el sistema y valida. 14. Desde el menú trabajar con pedidos, selecciona pantalla Despacho de Pedidos.

31 Pág.31/47 Encargado de Almacén y 15. Completa los datos requeridos por pantalla y presiona SIGA. El sistema genera e imprime automáticamente el Reporte Despacho de Pedidos. Genera tres copias del despacho de pedido para realizar liquidación. 16. Coloca sello de procesado en la Requisición de Almacén y en listado Despacho de Mercancía. 17. Entrega documentación a la Unidad Trámite Cuentas por Pagar para preparar entradas contables.

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