MANEJO DE BIENES TABLA DE CONTENIDO 5. RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS

Transcripción

1 Pág.1/54 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVO Y ALCANCE 1.1 OBJETIVO 1.2 ALCANCE 2. MARCO LEGAL 3. DEFINICIONES 4. CLASIFICACIÓN DE BIENES 4.1 BIENES Y MATERIALES DE CONSUMO 4.2 BIENES DEVOLUTIVOS (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO) 4.3 OTROS ACTIVOS 5. RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS 6. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO 7. UTILIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ACTIVOS POR LOS USUARIOS 8. IDENTIFICACIÓN DE BIENES 8.1 PLAQUETEO 8.2 CODIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Procedimiento administrativo para codificación y plaquetización de bienes devolutivos 8.3 CODIFICACIÓN DE BIENES DE CONSUMO Procedimiento administrativo para la codificación de bienes de consumo 9. INGRESOS O ALTAS DE ALMACÉN 9.1 ADQUISICIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO 9.2 INGRESOS DE BIENES AL ALMACÉN Procedimiento administrativo 9.3 CONCEPTOS QUE GENERAN PROCESOS DE INGRESO AL ALMACÉN 10. PERMANENCIA DE LOS BIENES EN LA ENTIDAD 10.1 TRASLADO DE BODEGA A BIENES EN SERVICIO Y SALIDAS DE CONSUMO

2 Pág.2/ Procedimiento administrativo para la salida de bienes en bodega o inventarios Traslado entre dependencias o usuarios (Bienes devolutivos) Actualización de software 10.2 TOMA FÍSICA O INVENTARIO Inventario de bienes devolutivos Procedimiento administrativo para el inventario de bienes devolutivos Inventario de bienes de consumo Procedimiento administrativo para el inventario de bienes de consumo Acta o informe final de la toma física en el almacén Informe a emitir para formalizar el proceso de toma física en la Entidad (bienes devolutivos) Inventario para entrega de almacenes Control para el manejo de los bienes en servicio 10.3 ASEGURAMIENTO DE BIENES Pólizas de seguros para bienes devolutivos y otros Procedimiento para asegurar bienes devolutivos Procedimiento en el caso de siniestros y reclamaciones ante la compañía de seguros 11. EGRESO O SALIDA DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD 11.1 SALIDA DE PRENDAS CORRESPONDIENTES A DOTACIONES O UNIFORMES 11.2 SALIDA POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR 11.3 EGRESO O SALIDA DEFINITIVA BIENES POR BAJA Acta de baja Procedimiento para baja de bienes 11.4 DESTINO FINAL DE BIENES DADOS DE BAJA Venta Donación Destrucción Casos particulares baja de bienes (Software tipificados como inservibles) 12. CONTROL DE CAMBIOS 13. ANEXOS 13.1 PAZ Y SALVO DE INVENTARIOS, (AB-fr-01) 13.2 MODELO DE NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO 13.3 MODELO DE NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN DE BIENES DEVOLUTIVOS 13.4 MODELO DE NOTA DE SALIDA DE BIENES DE CONSUMO 13.5 MODELO DE NOTA DE SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS 13.6 COMPROBANTE DE ENTREGA DE DOTACIÓN DE CALZADO (AB-fr-02) 13.7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES CAPITULO X 13.8 REQUISICIONES (AB-fr-03)

3 Pág.3/54 INTRODUCCIÓN Este Manual constituye un instrumento orientador de las actividades relacionadas con la administración de bienes, particularmente los referidos a los elementos de consumo y devolutivos y por lo tanto, los principios, normas y procedimientos aquí establecidos serán conocidos y aplicados obligatoriamente por los funcionarios responsables de dichas actividades y demás tareas que le son inherentes Cada vez que sea necesario será evaluado y actualizado formalmente conforme lo establecido en el procedimiento de Control de documentos.

4 Pág.4/54 1. OBJETIVO Y ALCANCE 1.1 OBJETIVO Dotar al personal de la entidad de una herramienta para el registro, manejo, custodia, conservación, administración, protección, recibo, traslado y salida definitiva de los bienes e inventarios de la Entidad, como mecanismo de control y gestión de los recursos públicos. 1.2 ALCANCE El presente manual aplica al COPNIA Nacional y todos los Seccionales. 2. MARCO LEGAL Tipo Número Titulo Fecha Ley 57 Ley 80 Ley 610 Ley 222 Resolución 354 Resolución 355 Resolución 356 Por la cual se expide el Código Civil Colombiano Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones. Por la cual se adopta al reglamento de contabilidad pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación Por el cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública Por el cual se adopta el manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública Mayo 26 de 1873 Octubre 28 de 1993 Agosto 15 de 2000 Diciembre 20 de 1995 Septiembre 5 de 2007 Septiembre 5 de 2007 Septiembre 5 de DEFINICIONES 3.1 BIENES

5 Pág.5/54 Los bienes consisten en cosas corporales o incorporales. Corporales son las que tiene un ser real y pueden ser percibidas por los sentidos, como una casa, una mesa o un libro. Incorporales, las que consisten en simples derechos, como las líneas telefónicas, el software y las servidumbres activas. Las cosas corporales se dividen en muebles e inmuebles. 3.2 NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN Documento que acredita la entrada real de un bien o elemento a la entidad, siendo el único soporte administrativo para el movimiento de los registros en el almacén y contabilidad. 3.3 NOTA DE SALIDA DE ALMACÉN Documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del almacén o bodega de bienes, y el traslado de la responsabilidad de su uso, conservación y custodia del responsable de almacén e inventarios al funcionario que los recibe. 3.4 MUEBLES Muebles son los que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos a sí mismos, como los animales (que por eso se llaman semovientes), sea que sólo se muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas. Se exceptúan las que siendo muebles por su naturaleza se reputan inmuebles por su destino, según el artículo 658 del Código Civil Colombiano. 4. CLASIFICACIÓN DE BIENES Todos los bienes corporales muebles e inmuebles que la entidad adquiera para el desarrollo de su cometido estatal, deberán clasificarse como bienes devolutivos o como bienes de consumo. Esta clasificación obedecerá necesariamente a las características propias de cada bien, guardando consistencia con las normas de contabilidad pública vigentes para las entidades de naturaleza pública. Para el efecto del desarrollo de sus funciones y de este manual, la entidad debe acatar la clasificación contable establecida por el Contador General de la Nación de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública y por los procedimientos señalados en el mismo. 4.1 BIENES Y MATERIALES DE CONSUMO Corresponden a todo aquellos bienes adquiridos o recibidos en donación que cumplen con cualquiera de las condiciones a continuación expuestas:

6 Pág.6/54 Todos aquellos que se consumen o extinguen por el primer uso que se hace de ellos y van contabilizados directamente contra cuentas del grupo de costos o gastos. Ej. Útiles de papelería y oficina, papelería impresa o elementos de aseo y cafetería. Los que al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen y entran a formar parte constitutiva de otros. (Ejemplo: Repuestos, mouse, teclado). Todos aquellos bienes que se extinguen en el desarrollo de un proceso administrativo. Ej. Matrices plásticas para la elaboración de tarjetas profesionales. Todos aquellos bienes muebles o inmuebles cuya vida útil es menor a un año. Todos aquellos adquiridos en procesos de remodelación de inmuebles que no incluyan prolongaciones, ampliaciones y aumento en volumen de las antiguas unidades. Materiales para la prestación de servicios son aquellos adquiridos a cualquier titulo por la Entidad, que tiene la característica de ser temporales y cuya finalidad es ser consumidos en forma directa por parte del ente público, en el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal 4.2 BIENES DEVOLUTIVOS (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO) El grupo lo integran los bienes tangibles adquiridos, construidos o en tránsito de importación, construcción y montaje, con la intención de emplearlos en forma permanente para la producción o suministro de otros bienes y servicios o utilizarlos en la administración del ente público y que no estén destinados para la venta, siempre que su vida útil probable exceda de un año. Estos bienes deben reconocerse por su costo histórico o de adquisición y reexpresarse aplicando métodos de reconocido valor técnico. El valor de los bienes recibidos en permuta, traspaso, cambio, o donación corresponderá al valor convenido por las partes o en forma alternativa, el estimado mediante avalúo técnico de conformidad con las disposiciones legales vigentes. El costo de las adiciones, mejoras y reparaciones que aumenten la vida útil del bien o amplíen la capacidad constituye un mayor valor al activo. Las restantes erogaciones deberán ser reconocidas contablemente como gastos. Activos fijos de menor cuantía Son los bienes, que con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden ser depreciados en el mismo año en que se adquiere o incorpora teniendo en cuenta los montos

7 Pág.7/54 que anualmente defina la Contaduría General de la Nación. La depreciación total de estos bienes debe registrarse en el mismo mes de la adquisición o incorporación del activo. Depreciaciones y amortizaciones La depreciación o amortización debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes durante su vida útil estimada, con el fin asociar la contribución de este activo al desarrollo de las funciones de la entidad. Por regla general el reconocimiento de la depreciación o amortización afecta el gasto o costo según corresponda, no obstante tratándose de entidades contables públicas del gobierno general, como es el caso del COPNIA, dicho reconocimiento afecta directamente el patrimonio (Ver Régimen de Contabilidad Pública). Las propiedades planta y equipo son objeto de depreciación mientras que los derechos o intangibles lo son de amortización. La depreciación o amortización deben siempre calcularse para cada activo individualmente considerado. El área Contable hará las depreciaciones o amortizaciones de los activos utilizando el método de línea recta en forma coherente al uso o deterioro del activo, pero de manera uniforme y teniendo en cuenta la vida útil de cada línea de activos tal como lo establecen las normas contables. Al utilizar el método de línea recta se pueden considerar como referencia las siguientes vidas útiles: BIEN Edificaciones Máquinas y equipos Muebles, enseres y equipos de oficina Equipo comedor cocina Equipo comunicación Equipo cómputo VIDA ÚTIL 50 años 15 años 10 años 10 años 10 años 5 años Para el caso de derechos se deben tomar como referencia los siguientes periodos de amortización: DERECHOS/INTANGIBLES Líneas telefónicas Software Seguros TIEMPO DE EXTINCIÓN 25 años 5 años Duración del contrato Los activos nuevos que se encuentren en bodega no son susceptibles de depreciación o amortización hasta tanto no entren en operación.

8 Pág.8/54 En caso de adquirirse activos fijos usados, deberá calcularse la vida útil restante del bien teniendo en cuenta la vida estimada y el tiempo que llevaba de uso el activo al momento de su adquisición. Valorizaciones El valor de las propiedades, planta y equipos es objeto de actualizaciones periódicas mediante la comparación entre el valor de mercado del bien y su valor registrado en libros. Las actualizaciones de las propiedades, planta y equipo deben efectuarse con una periodicidad de tres años a partir de la última realizada, y el registro debe quedar incorporado en el periodo contable respectivo. No obstante, si con anterioridad al cumplimiento de este plazo, el valor en libros de las propiedades planta y equipos presentan cambios representativos con respecto al costo de reposición o valor de realización debe hacerse una actualización. Se exceptuaran de actualización los bienes muebles cuyo costo histórico individualmente considerado sea inferior a 35 S.M.M. L.V. y de aquellos ubicados en zona de alto riesgo. Bienes muebles en bodega De acuerdo con el estado y características de los bienes, pueden ser susceptibles de afectarse las siguientes cuentas Maquinaria, planta y equipos en montaje: Para el registro de los bienes que requiere de una instalación previa para ponerlos en condición de utilización Bienes muebles en bodega: En esta cuenta se registran los valores de los bienes muebles, adquiridos a cualquier título, que tienen la característica de permanentes y cuya finalidad es ser utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración, por parte del ente público, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. En esta cuenta no se deben registrar los bienes que se retiran del servicio, temporal o definitivamente. Bienes devolutivos en servicio Bajo esta denominación se agrupan las cuentas que registran los bienes de propiedad del ente público, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios y terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal Terrenos Edificaciones Maquinaria y equipos Muebles y enseres y equipos de oficina Equipos de comunicación y computación

9 Pág.9/ Equipos de comedor, despensas y hotelería Casos particulares - Propiedad, planta y equipo - Bienes inmuebles sin legalizar Cuando por cualquier circunstancia externa o interna, no se tenga la evidencia documental que garantice la veracidad de algunas operaciones que deben ser objeto de incorporación como el caso de los bienes o inmuebles o la existencia de derechos y obligaciones, de los cuales se tengan indicios sobre su propiedad o afectación de la situación patrimonial del ente público, y por ende la de la Nación, deberán registrarse en Cuentas de Orden, hasta tanto se disponga de los documentos que lo acrediten. Una vez se tenga los documentos que acrediten la titularidad de los inmuebles, se cancelarán las Cuentas de Orden, y se registrará el bien en el grupo de Propiedad, Planta y Equipos. - El equipo completo como unidad contable Se registra la máquina como un todo, que incluye los componentes básicos indispensables para su funcionamiento, C.P.U, monitor, mouse, teclado, tarjetas de memoria, unidad de cd room, fax, software OEM entre otros. Administrativamente y para los registros de almacén se asignara un código o placa principal y en el programa de control de bienes se relacionarán las series o códigos de identificación de dichos componentes. Físicamente la placa se adhiere al equipo y una copia en cada uno de sus componentes. 4.3 OTROS ACTIVOS Libros Para la clasificación de los libros se debe tener claridad si son del tipo colecciones especializadas, como enciclopedias, las cuales deben registrarse en la cuenta de BIENES DE ARTE Y CULTURA. Si se trata de libros de tipo código de suscripción renovable anualmente, manuales, instructivos, revistas y cartillas, estos se deben registrar en la cuenta del GASTO a que corresponda de acuerdo con la materialidad del mismo. Software Conjunto de programas de computador utilizados para el control, clasificación y manejo de datos con propósito general o especifico, almacenados y distribuidos en cualquier medio físico. El Régimen de Contabilidad Pública contempla la cuenta de intangibles y la sub cuenta SOFTWARE para su registro contable. Este tipo de bien se amortiza de acuerdo con la tabla establecida en este procedimiento.

10 Pág.10/54 Líneas telefónicas Representan los derechos adquiridos por la entidad para la utilización de un número telefónico asignado por una empresa de telecomunicaciones prestadora del servicio. 5. RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS Los bienes de consumo y devolutivos como componentes de la posición financiera reflejada en los Estados Financieros, requieren un manejo y control riguroso en forma permanente ya que constituyen un componente básico del patrimonio, que periódicamente es sujeto de evaluación por parte de los entes que dictaminan dichos estados. El enfoque de control debe estar orientado a: Que los inventarios físicos estén correctamente valorizados. Que la información contable en pesos sea equivalente al inventario físico. Que los activos asignados a cada seccional o área queden bajo la responsabilidad de los funcionarios, no solo en cuanto a su custodia, sino también en cuanto al manejo y conservación. Que los aplicativos permanezcan conciliados mes a mes entre si, y con las existencias físicas. Que la codificación de control físico esté unificada, controlada permanentemente y debidamente sistematizada. Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de activos dentro y fuera de la entidad, en todos los seccionales que se encuentren funcionando. Que los responsables del manejo y control actúen coordinadamente en cuanto a las funciones que les compete para el manejo de los activos fijos. Los conteos periódicos programados, en coordinación con las áreas responsables, deben reportarse oportunamente a contabilidad con el propósito de actualizar permanentemente los registros contables en el aplicativo contable. 6. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO La Entidad tendrá un área o funcionario, encargado de mantener actualizadas las novedades, movimientos y saldos de bienes en inventario, en bodega, servicio o en poder de terceros, debidamente clasificados por cuenta, dependencias y responsables. El funcionario encargado del área será responsable por la recepción, organización, custodia, manejo, conservación, administración y suministro de los bienes de propiedad a cargo de la Entidad. Igualmente también será responsable de: Coordinar las actividades que en desarrollo de sus funciones tengan relación con las áreas de compras y de contabilidad.

11 Pág.11/54 Recibir, revisar, codificar, plaquetear e ingresar bienes a bodega, previa confrontación de sus características, marcas, modelos, series tamaños y cantidades, contra los soportes que ordenan o sustenta las operaciones de ingreso Almacenar y embarcar o despachar bienes en forma técnica y oportuna, además de proteger los elementos bajo su custodia contra hurto, daño o deterioro. Atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes dependencias, de acuerdo con los procedimientos y normas establecidas. Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de las existencias de bienes en el almacén y bodegas. Elaborar informes y rendir cuentas trimestralmente para Contabilidad o cuando lo requieran los organismos de control fiscal y administrativo, sustentados con los soportes de los movimientos realizados durante el periodo. Reportar oportuna y adecuadamente al área de Contabilidad, los resúmenes de los saldos y movimientos y la documentación relacionada con las novedades del Almacén y Bodega. Informar y adelantar los procedimientos establecidos para dar de baja los bienes inservibles y los no útiles u obsoletos; de conformidad con los procedimientos señalados en este manual. Realizar conteos selectivos de autocontrol para confrontar las existencias físicas contra los registros de los sistemas de kárdex y contables. Planear, coordinar y realizar el inventario físico total, en forma anual o en el periodo fijado por la administración y conciliar el resultado con las cifras contables. Informar de manera oportuna a la aseguradora sobre la entrada de nuevos bienes, los movimientos que los mismos presentan al interior de la entidad y la baja de los mismos para que sean descargados de las pólizas. El manejo de los bienes del COPNIA esta centralizado en la Sede Nacional en el área Administrativa, que responderá por la ejecución y coordinación de todas las actividades referentes a las políticas adoptadas en este documento y demás procesos que se implementen referentes al tema. Así mismo, las diferentes áreas y Seccionales deben asumir la responsabilidad directa del manejo y control físico para apoyar los requerimientos de control exigidos por la Entidad en cuanto a movimientos, transferencias, salidas, reingresos y demás situaciones que se puedan presentar. Servicios Generales y Almacén es el encargado de mantener actualizado el inventario de bienes de consumo y de bienes devolutivos, mediante la ejecución oportuna de las actividades de recepción, registro, almacenaje y de despacho de dichos elementos, dentro de un marco de control que garantice la debida custodia y conservación. La labor de Servicios Generales y Almacén se apoyará con la utilización de los medios informáticos dispuestos por la Entidad, y así mismo, en las recomendaciones que el área Contable

12 Pág.12/54 llegare a proponer para mejorar la gestión administrativa o disipar dudas acerca de procedimientos para la administración y control de bienes corporales muebles e inmuebles. 7. UTILIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ACTIVOS POR LOS USUARIOS El adecuado manejo de todos los bienes del COPNIA, sean estos de consumo o devolutivos, es responsabilidad de todos los funcionarios de la Entidad en la medida en que los mismos hagan parte de su cuenta personal o les hayan sido entregados como suministros de los procesos que tiene a su cargo. En caso de establecerse responsabilidades por daño o pérdida, se procederá a descontar por nómina el valor que contabilidad establezca para el activo afectado. Cada funcionario conocerá la relación de activos que se encuentran a su cargo, la cual debe estar registrada en los diferentes sistemas utilizados por la Entidad para el control y registro de bienes. El funcionario al tomar posesión de su cargo recibe de parte del responsable del área Administrativa, un listado con la relación de bienes que conforman su nuevo puesto de trabajo. Al momento del retiro de la Entidad, el funcionario se pondrá en contacto con el encargado del área Administrativa, a fin de legalizar la entrega de los bienes que estaban a su cargo. Verificada la información por el encargado de Servicios Generales y Almacén y la conformidad con el inventario, se entrega al funcionario su Paz y salvo de inventarios ABfr-01 (ver anexo 13.1) Cabe resaltar que el funcionario al que se entrega un determinado inventario de bienes, asume la responsabilidad de su cuidado y por ello, se obliga a entregar el mismo al finalizar la relación laboral con la Entidad. Si lo anterior no se cumple, el COPNIA suspenderá temporalmente el proceso de pago de la liquidación de prestaciones sociales hasta tanto no haya constancia de que esta situación ha sido subsanada por el funcionario que entrega el cargo. La expedición de dicha constancia siempre estará en cabeza del funcionario encargado de almacén o quien cumpla sus funciones. 8. IDENTIFICACIÓN DE BIENES Tanto los bienes de consumo como los bienes devolutivos, sean estos de mayor o menor cuantía, deben tener asignado un código de identificación que permita ingresar la información sobre el mismo en los diferentes programas para el registro y control de activos, y además, realizar un seguimiento detallado en cuanto a su ubicación y funcionario responsable de su uso, custodia y cuidado. Este proceso de identificación permite además, para el caso de bienes devolutivos, abrir una ficha de historial sistematizada de cada uno de los bienes en uso al interior de la Entidad, que permita su plaquetización y seguimiento de actividades de mantenimiento realizadas en él.

13 Pág.13/ PLAQUETEO Es un procedimiento exclusivo de almacén y se realiza al recibir el bien o activo. Este procedimiento debe realizarse antes de entregar cualquier bien devolutivo a las áreas o Seccionales responsables. Todos los activos fijos que ingresan deben tener su registro de inventario (plaqueta) en un lugar visible. Es procedente que a partir de un inventario físico total, plaquetear todos los activos, sistematizar el control numérico y así unificar la numeración. 8.2 CODIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Para crear un activo en SIIGO, el programa exige un código de 9 posiciones numéricas conformado así: Primera parte Segunda parte X X X X - X X X X X (4 dígitos) (5 dígitos) La primera parte del código corresponde al CÓDIGO DE GRUPO, o divisiones necesarias de los activos fijos de acuerdo a sus características físicas. Se pueden crear hasta grupos. Ejemplo: muebles, vehículos, equipo de cómputo. Cada grupo tiene asignadas todas las cuentas que el activo puede requerir para realizar movimientos contables con el mismo. La segunda parte del código corresponde al consecutivo de elementos, en donde por cada grupo se pueden crear hasta activos. CÓDIGO DE BARRAS: SIIGO permite ingresar dentro de la ficha de identificación del activo un código de 20 posiciones numéricas para identificar mediante el sistema de barras cada uno de los activos. PRIMERA PARTE CÓDIGO DE GRUPO SEGUNDA PARTE CONSECUTIVO GRUPO CLASE CONSECUTIVO 2 dígitos 2 dígitos 5 dígitos XX X X X X X X X Equipo de comunicación Teléfono Teléfono No. Xx PRIMERA PARTE DEL CÓDIGO Grupo: Código que indica el grupo de la Propiedad Planta y Equipo al cual se hace referencia. Ej. Muebles, Equipo de Oficina, Equipo de Comunicación, etc.

14 Pág.14/54 Clase: Código que agrupa elementos con características físicas similares, dentro de un grupo de propiedad Planta y Equipo. SEGUNDA PARTE DEL CÓDIGO Consecutivo: Número consecutivo que identifica un elemento en particular dentro de cualquiera de los grupos que componen la Propiedad Planta y Equipo. DETALLE DE GRUPOS Código Nombre 11 Oficinas 12 Parqueaderos 13 Muebles y Enseres 14 Equipo de Oficina 15 Equipo de Comunicación 16 Equipo de Cómputo 17 Equipo de Cafetería 18 Libros 19 Intangibles DETALLE DE GRUPOS Y CLASES Grupo Clase Nombre 11 Oficinas 01 Oficinas 12 Parqueaderos 01 Parqueaderos o garajes 13 Muebles y Enseres 01 Silla giratoria - Profesionales 02 Silla giratoria - Auxiliares 03 Silla fija interlocutora 04 Silla tándem 05 Silla cafetería 06 Poltronas y sofás 07 Estantes 08 Archivadores rodantes y fijos 09 Bibliotecas 10 Mesa circular 11 Mesa sala de juntas 12 Mesa cafetería 13 Escritorios 14 Mueble para computador

15 Pág.15/54 15 Mesas auxiliares 16 Puesto de trabajo - Gerencial 17 Puesto de trabajo - Operativo con panel 18 Puesto de trabajo - Operativo sin panel 19 Puesto de trabajo - Profesionales 20 Puesto de trabajo - Secretarial 21 Cartelera 22 Cortinas y persiana 23 Cuadros y objetos decorativos (incluye lámparas) 24 Mueble de cocina, tipo C y cafetería 25 Mesón de atención al público 26 Percheros 27 Papeleras y basureras 28 Dispensadores de agua 99 Otros enseres 14 Equipo de Oficina 01 Maquinas de escribir 02 Calculadoras 03 Fotocopiadoras y accesorios 04 UPS, reguladores y estabilizadores 05 Aires acondicionado 06 Cajas de seguridad 07 Protectores y sellos de cheques 08 Equipo de archivos (Destructoras de papel - cosedoras grandes y perforadoras industriales 09 Alarma 10 Extintores 11 Equipo de limpieza y aseo 12 Equipo audiovisual 15 Equipo de comunicación 01 Teléfono 02 Telefax 03 Planta telefónica 04 Correo de Voz 05 Auriculares y diademas 06 Citófonos 07 Equipo de comunicación para redes e Internet (concentradores, switches, hubs) 16 Equipo de cómputo 01 Servidores 02 Computadores

16 Pág.16/54 03 Portátiles 04 Impresoras 05 Scanner 06 Lector de código de barras 07 Monitores 17 Equipo de cafetería 01 Hornos 02 Greca 03 Nevera 04 Cafeteras 05 Estufas 18 Libros 01 Libros generales 19 Intangibles 01 Líneas 02 Software y adiciones Procedimiento administrativo para codificación y plaquetización de bienes devolutivos: 1. Con la confirmación de la compra, el encargado de Servicios Generales y Almacén verifica en el módulo de activos fijos del programa SIIGO la existencia de grupo y clase para codificar el bien. En caso de no existir, solicita al administrador del sistema en contabilidad la creación del grupo y/o clase a través de o memorando interno. 2. Contabilidad responde al encargado de Servicios Generales y Almacén sobre la creación del grupo y/o clase por medio de e- mail indicando la asignación 3. Si el tipo de bien se encuentra creado en el programa SIIGO, el encargado del almacén procede a crear el elemento en el sistema siguiendo la numeración consecutiva para elementos del mismo grupo y clase. Dado que la creación de bienes en el programa SIIGO afectará directamente los procesos contables de depreciación, el encargado de Servicios Generales y Almacén debe imprimir un pantallazo con los datos de los bienes creados y anexarlo a la nota de entrada para posterior revisión por parte del área Contable. 4. Cada elemento debe crearse de manera individual en el programa SIIGO 5. Paralelamente, el encargado de Servicios Generales y Almacén abre la hoja de vida del elemento en el programa de control para mantenimiento, utilizando el código consecutivo generado por el programa SIIGO. 6. Genera impresión de la plaqueta de identificación. 7. Coloca la placa de identificación sobre el elemento de acuerdo con las instrucciones contenidas en este manual.

17 Pág.17/54 8. Para los elementos recibidos directamente en otros Seccionales, el encargado de Servicios Generales y Almacén proyecta memorando dirigido al Secretario Seccional con indicaciones precisas para plaquetizar y envía las placas de identificación que se deben adherir a cada uno. 8.3 CODIFICACIÓN DE BIENES DE CONSUMO Para crear un activo en SIIGO, el programa exige un código de 13 posiciones numéricas conformado así: Primera parte Segunda parte Tercera parte X X X - X X X X - X X X X X X (3 dígitos) (4 dígitos) (6 dígitos) PRIMERA PARTE DEL CÓDIGO Línea: Conformado por tres dígitos, en los cuales se agrupan elementos de consumo con características y usos relacionados. SEGUNDA PARTE DEL CÓDIGO Grupo: Conformado por cuatro dígitos, especifica un grupo de productos con características similares dentro de una misma línea. TERCERA PARTE DEL CÓDIGO Consecutivo: Conformado por seis dígitos, consecutivo que identifica un elemento en particular. LÍNEAS Y GRUPOS Línea: 011 Matrices PVC Grupo: 0001 Tarjetas VIS Línea: Grupo: 012 Útiles y papelería 0001 Elementos de oficina 0002 Fólderes y carpetas 0003 Papelería sin membrete 0004 Cartuchos, cintas y toner

18 Pág.18/54 Línea: Grupo: 013 Mantenimiento 0001 Tubos Línea: Grupo: 014 Aseo y cafetería 0001 Papel, paños toallas 0002 Limpiadores y jabones 0003 Escobas, traperos y otros 0004 Café, azúcar, sal, etc Drogas botiquín Línea: Grupo: 015 Dotaciones 0001 Dotaciones Línea: Grupo: 016 Papelería impresa 0001Papelería impresa Procedimiento administrativo para la codificación de bienes de consumo 1 Con la información de la compra, el encargado del almacén verifica en el módulo de inventarios del programa SIIGO la existencia del código para el bien al que se pretende dar entrada, y en caso de no existir solicita su creación al administrador del programa. 2 Contabilidad responde sobre creación del código para el bien por medio de correo electrónico o memorando interno. 3 El encargado de Servicios Generales y Almacén procede al ingreso de los bienes por código según producto. 4 Cada elemento de consumo debe crearse individualmente en el sistema SIIGO para ingresar la información referente al bien. 9. INGRESOS O ALTAS DE ALMACÉN 9.1 ADQUISICIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO Como regla general esta función está centralizada en la Sede Nacional por lo que ninguna dependencia o Seccional se encuentra autorizado para adquirir este tipo de bienes, a

19 Pág.19/54 excepción de los casos en que los directivos del COPNIA autoricen la adquisición particular de recursos de la caja menor. En el caso de la adquisición de bienes de consumo con recursos de Caja Menor, correspondientes a papelería y elementos de aseo y cafetería, estos deben contar con la correspondiente autorización por parte del COPNIA Nacional, si los mismos no se encuentran en el listado de bienes de consumo aprobados para adquirir por caja menor. 9.2 INGRESOS DE BIENES AL ALMACÉN El ingreso o entrada de bienes según su origen, puede producirse por adquisiciones, donaciones, bienes recibidos en comodato, leasing con opción de compra, reposición, recuperación, sentencias y por traspaso entre entidades, entre otros. El ingreso material y real de los bienes al almacén se considera perfeccionado cuando el encargado de almacén recibe los bienes y firma la nota de entrada, documento oficial válido como soporte para valorizar y legalizar los registros en el almacén y efectuar los registros en contabilidad Procedimiento administrativo La recepción de bienes es realizada por el funcionario responsable del manejo del almacén e inventarios o por un funcionario debidamente autorizado, en el sitio en donde se haya pactado la entrega según el contrato o la orden de compra. 1. Previa a la entrega del bien por parte del proveedor, el encargado de almacén e inventarios recibe la orden de compra, copia del contrato y demás soportes necesarios de parte del área de Compras y Presupuesto, para enterarse sobre el origen, volúmenes, especificaciones técnicas, plazos de entrega por parte del proveedor y otras especificaciones a tener en cuenta durante la entrega de los bienes. 2. El Supervisor del Contrato o de la Adquisición y el encargado de Servicios Generales y Almacén reciben físicamente los bienes de parte del proveedor, verifican contra lo especificado en la orden de compra o contrato y comprueban que la calidad, cantidad, estado, y demás especificaciones técnicas, pólizas y garantías, entre otras, se ajusten estrictamente a lo previsto en la negociación. 3. En el caso de necesitarse concepto de funcionarios de las áreas que tengan conocimiento del uso y operación técnica específica del bien, el contrato lo establecerá, o con la debida antelación el responsable del almacén los solicita por escrito a los funcionarios competentes. La certificación o memorando por ellos expedida quedará anexa a la nota de entrada.

20 Pág.20/54 4. De comprobarse diferencias en las características, cantidades o plazos de entrega, entre lo físico y lo estipulado en el contrato que autoriza la transacción, se suspenderá transitoriamente el proceso de recepción y el encargado del almacén e inventarios informará del evento al área que generó el contrato u orden de compra, en procura de la correspondiente solución; de no darse, el responsable del almacén no recibirá los bienes hasta que se solucione la situación observada. En el caso de autorizarse recibir parcialmente los bienes por parte de la administración del COPNIA, el responsable de almacén e inventarios deja evidencia de los bienes que recibe y de cuales quedan pendientes de entrega 5. El responsable del almacén e inventarios solicita al Profesional de Gestión de Compras y Presupuesto una copia de la factura radicada por el proveedor y verifica el contenido de la misma contra el contrato o la orden de compra, a fin de establecer que los valores facturados y la descripción de los bienes corresponda con lo señalado en el contrato. 6. Una vez el responsable de almacén e inventarios recibe los bienes a satisfacción y firma la factura de venta en señal de aceptación de los mismos, procede a ingresar al programa SIIGO para iniciar los procesos de codificación y registro de los bienes adquiridos y de esta forma poder elaborar la respectiva Nota de entrada de almacén (ver anexos 13.2 y 13.3), mediante la cual se entiende perfeccionado el ingreso de los productos a la bodega o inventarios del COPNIA. Nota: Facturas de venta que tengan fecha previa a la entrega de los bienes o servicios en el COPNIA, no tienen ninguna validez fiscal de acuerdo con la legislación tributaria vigente. 7. En el caso de los bienes de consumo, el responsable de almacén y de Inventarios debe primero verificar la existencia del código del bien en el sistema contable del COPNIA, y de ser necesario, solicitar al área de Contabilidad la creación de los códigos para los nuevos productos. Tratándose de bienes devolutivos, el responsable del almacén aplica las actividades del procedimiento de creación de activos descrito en el numeral 8.2 de este manual, y asigna un código numérico secuencial y único para el bien que facilite el control dentro y fuera de la Entidad. Dicho código debe ser impreso en una placa de identificación y adherido al bien según las siguientes instrucciones: Antes de fijar el rótulo se debe limpiar muy bien la superficie donde se va a pegar, sin cubrir los números seriales de identificación del activo. Para muebles y enseres: Escritorios, CPU, porta CPU, impresoras, hornos, gabinetes de cocina, fotocopiadoras, neveras: Se fija en la pared lateral izquierda en la parte superior. Sillas, sillones o poltronas: Se fija en el espaldar centrado en la parte inferior.