PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ALMACEN

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1 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Representante de la Dirección y/o Coordinador de Calidad Director Administrativo y/o Rector Fecha de Aprobación:

2 Página 2 de OBJETIVO Establecer parámetros para la adquisición de materiales, equipos, insumos y servicios necesarios para el correcto funcionamiento de los procesos del Colegio Británico de Cartagena. 2. ALCANCE El presente procedimiento aplica a todas las compras de materiales, equipos, insumos y servicios en el Colegio Británico de Cartagena. 3. DEFINICIONES CBC: Corporación Educativa Colegio Británico de Cartagena o Colegio Británico. Proveedor: Persona Natural o Jurídica cuyo objetivo principal es suministrar bienes o servicios. Proveedor Crítico: Es aquel proveedor cuyo producto o servicio tiene gran impacto en la prestación del servicio educativo. La falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio imposibilita la prestación del servicio ofrecido por el CBC. Proveedor No Crítico: Corresponde a aquel proveedor cuyo producto o servicio no tiene gran impacto en la prestación del servicio educativo. No representa un mayor impacto o relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones propias de la Institución. Libros: Es un material didáctico impreso y encuadernado que contiene información básica para apoyar, facilitar y estimular el aprendizaje en la prestación del servicio educativo. No Libros: Todo tipo de material didáctico que no entran en la categoría de libros y que representan un importante fuente de información en la prestación del servicio educativo. Insumo: Corresponde a los demás materiales requeridos para las actividades diarias de la Organización. Al ser considerados como artículos de disponibilidad comercial pueden ser adquiridos rápidamente. Cotización: Documento que describe la propuesta económica de un proveedor de un bien o servicio en un determinado momento y lugar. Orden de Compra: Documento comercial que soporta las condiciones del negocio pactadas con el proveedor, y que debe estar soportado por una cotización. Remisión: Documento donde el proveedor registra las cantidades de los materiales y/o servicios que despacha y a su vez, nosotros como clientes recibimos. Selección de Proveedores: Documento utilizado para la selección objetiva y precisa del proveedor de bienes y/o servicios. Evaluación del Proveedor: Clasificación del proveedor teniendo en cuenta unos criterios y puntajes.

3 Página 3 de 11 Reevaluación del Proveedor: Evaluar nuevamente al proveedor dependiendo del puntaje obtenido en la evaluación. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001:2008 Guía GTC 200 Manual de Políticas 5. CONTENIDO Formato de Jefe de Sección, pedido de materiales, Formato de Pedido de Materiales por Aseo y Mantenimiento, Requerimiento de Matriz de 1. Requerimiento de suministro de materiales Durante el transcurso del año, los profesores y personal de administración realizan pedidos de útiles y materiales periódicamente. Para esto deben diligenciar el formato de Pedido de Materiales. La solicitud de materiales de aseo y mantenimiento las realiza el Supervisor de Aseo y Mantenimiento utilizando el formato para este propósito. Para insumos del normal funcionamiento, no es necesario el requerimiento. El Jefe de compras es autónomo en la adquisición de dichos bienes y servicios. Tales como lápices, cuadernos, borradores, productos de aseo y cafetería. Requerimiento por otros conceptos: ver Matriz de compras y almacén. 2. Autorización de requerimientos de materiales Los pedidos de los profesores deben ser autorizados por los Coordinadores de Nivel. En ocasiones hay gastos que no están contemplados en el presupuesto, para su aprobación es necesario el visto bueno del Director Administrativo. Formato de Pedido de Materiales autorizados, Matriz de Autorización de Requerimiento de Matriz de Coordinador de Nivel y/o Director Administrativo

4 Página 4 de 11 Autorización de requerimiento por otros conceptos: ver Matriz de compras y almacén. 3. Verificación de existencia de materiales y/o materia prima El verifica que se cuente con el stock mínimo de materiales o insumos para cumplir con las solicitudes del Colegio a excepción de la cafetería escolar. En caso de no contar con la cantidad suficiente, se realiza el pedido al proveedor. En el caso de la Cafetería Escolar el Administrador de la Cafetería y/o la Secretaria de Cafetería Escolar son los encargados de verificar el stock de insumos y/o materia prima. 4. Cotización de materiales Se solicitan cotizaciones a los proveedores escogidos cuando sea necesario, estas pueden ser solicitadas telefónicamente o por . Para las compras que tienen proveedor exclusivo, no se requieren cotizaciones. Cotización por otros conceptos: ver Matriz de compras y almacén. 5. Selección del Proveedor de materiales El escoge al proveedor con base en el análisis de las cotizaciones recibidas y la calificación de la selección de acuerdo con los criterios de cada aspecto establecido en el formato de Selección de Proveedor. Sólo pueden ser aceptados como proveedores de materiales críticos de impacto alto, aquellas personas o empresas que en la selección hayan obtenido un puntaje mayor a 70%. Ver cuadro de Software de Inventario Solicitud de Cotización Selección de Proveedores, Selección de Proveedor en Matriz de, Administrador de Cafetería y/o Asistente de Cafetería

5 Página 5 de 11 control crítico de materiales en el ítem 6. No aplica selección para los proveedores exclusivos y/o que ingresaron antes de la implementación del SGC. Selección de proveedor por otros conceptos: ver Matriz de compras y almacén. 6. Identificación de Proveedores Se definen los posibles proveedores con base en las especificaciones de materiales o insumos que son requeridos. A partir de la implementación del Procedimiento de Compras del Sistema de Gestión de Calidad toda Persona Jurídica o Natural que quiera ingresar a la nómina de Proveedores se le diligencia el Formato de Creación y Actualización de proveedores. Los que ingresaron antes no se les diligenció este formato. Los Proveedores antiguos y/o exclusivos con quienes no se haya sostenido relaciones comerciales durante el último año, deberán suministrar nuevamente el RUT y hacerle una actualización al reactivarse estas. 7. Solicitud de Compra de materiales Una vez seleccionado el proveedor, el Jefe de Compras procede a diligenciar el formato de Orden de Compra especificando las condiciones de compra en sistema. Solicitud de compra por otros conceptos: ver Matriz de compras y almacén. 8. Autorización de la compra de materiales El Director Administrativo es quien autoriza las solicitudes de compras previamente verificadas por Formato de Creación y Actualización de proveedores Orden de Compra, Solicitud de Compra en Matriz de Autorización en Orden de Compra, Jefe de Compas Director Administrativo

6 Página 6 de 11 el Contador. Autorización de la Compra en Las compras hechas por la dirección no requieren de cotización, ni autorización, solamente sobre la factura debe rezar que la compra fue realizada por Matriz de la Dirección. Autorización de compra por otros conceptos: ver Matriz de compras y almacén. 9. Pedido de materiales al proveedor Ya debidamente diligenciada y aprobada la orden de compra, es enviada al proveedor. 10. Recepción de la compra La persona encargada de la recepción de las compras, verifica que los productos recibidos y relacionados en la factura y/o remisión cumplan con las características y condiciones relacionadas en la orden de compra. El se encarga de la verificación de materiales propias del funcionamiento escolar, la Secretaria de Cafetería se encara de las de la cafetería escolar. Cuando un producto o insumo tiene requisitos especiales, el jefe de compra debe verificar el producto recibido junto con la persona solicitante. En caso de que los productos no reúnan las condiciones requeridas, el jefe de compras debe hacer la devolución al proveedor de manera inmediata, para que el proveedor reemplace el producto por uno de mejor calidad. En la cafetería escolar la persona encargada de realizar las devoluciones es su Administrador. Comunicación de envío y/o firma de recibido de Orden de Compra Factura y/o Remisión

7 Página 7 de 11 Para el caso de los proveedores de servicios se verificará la calidad y satisfacción del servicio adquirido a través del encargado de su supervisión. La recepción de compras de la Cafetería Escolar se realizan de acuerdo con el instructivo de Recepción de Materia Prima en Cafetería Escolar, perteneciente al procedimiento de Cafetería Escolar. 11. Ingreso y registro en almacén de materiales El recibe y verifica el pedido, hace el ingreso al almacén, y realiza los registros correspondientes en el software de inventario. 12. Almacenamiento de materiales Para el almacenaje de los materiales se dispone de una bodega con estantes donde se ubican los materiales teniendo en cuenta las especificaciones y en lo posible con su ficha técnica de cada producto, para ejercer un control sobre los mismos y para garantizar su integridad. El almacenamiento en materia prima en la Cafetería Escolar se realiza de acuerdo con el instructivo de Almacenamiento de Materia Prima de la Cafetería Escolar, perteneciente al procedimiento de Cafetería Escolar. 13. Recepción y registro de factura de materiales El recibe la factura y verifica el cumplimiento de los requisitos legales (Ver Políticas de Compras en el Manual de Políticas), coloca su visto bueno de aceptación y la remite al Auxiliar Contable, con todos los anexos, para ser relacionada en la bitácora de documentos de contabilidad y hacer su posterior pago. La factura por otros conceptos es verificada por la Entrada de en inventario Reporte de inventario Software Factura verificada, Bitácora de Documentos para Contabilidad, Persona que solicita o supervisa el producto y/o servicio, Auxiliar de Contabilidad

8 Página 8 de 11 persona que solicita o supervisa el producto y/o servicio y/o el Auxiliar de Contabilidad. 14. Evaluación y Reevaluación de Proveedores Se realiza cada año mediante el formato de Evaluación de Proveedores. Éste evalúa el desempeño de cada proveedor durante el período de acuerdo con los aspectos establecidos y los criterios de cada aspecto. Para la Reevaluación se utiliza el mismo formato de la evaluación. Ésta se hará anualmente. Evaluación y reevaluación por otros conceptos: ver Matriz de compras y almacén. 15. Compras por caja menor Estas compras son hechas directamente por el Jefe de Compras. Para esto el jefe de Compras tiene asignada una tarjeta débito. Una vez gastado el fondo asignado para estas compras, el jefe de compras realiza el trámite para su reembolso. 16. Reembolsos por Compra El personal que incurra en gastos autorizados de acuerdo con sus responsabilidades, deberá presentar los debidos soportes para el diligenciamiento del reembolso. El reembolso es autorizado por el Director Administrativo. El Auxiliar contable efectúa el pago. Evaluación de Proveedores de Materiales, Evaluación de Proveedores de Servicios, Evaluación y reevaluación de Matriz de Recibos de pago y/o facturas Recibos de Pago con firma de autorización de pago. Jefe de compras Personal que incurra en gastos, Director Administrativo, Auxiliar Contable

9 Página 9 de Compras de Carácter Urgente Orden de Dirección El Director Administrativo podrá autorizar la orden de compra inmediatamente, sin importar la no presentación de cotizaciones ni el valor de la compra. compra sin cotizaciones Administrativa, 18. Inventarios Se mantendrá un sistema de inventario centralizado y actualizado que asegure una apropiada existencia de materiales y equipos. Software de Inventario actualizado 6. CUADRO CONTROL DE PROVEEDORES Material y/o Servicio Tipo de Proveedor Impacto en el Servicio Control Aplicable Libros Producto Alto Planeación presupuestal No Libros Producto Alto Planeación presupuestal Material Didáctico Producto Alto Control de inventario Consumo Docente Producto Alto Control de inventario Servicios Profesionales producto Alto Supervisión del Contrato Servicio Transporte Escolar producto Alto Supervisión del Contrato Servicio de Cafetería producto Alto Supervisión del Contrato Muebles y Equipos Admon producto Medio Control de Inventario Muebles y Equipos Escolar producto Medio Control de Inventario Insumos de Mantenimiento producto Bajo Control de Inventario Insumos de Aseo producto Bajo Control de Inventario Insumos de Oficina producto Bajo Control de Inventario 7. ANEXOS Formato de pedido de materiales Matriz de Compras Formato de Pedido de Materiales por Aseo y Mantenimiento Formato de Pedido de Materiales autorizados Software de Inventario Formato de Creación y Actualización de proveedores Solicitud de Cotización Selección de Proveedores

10 Página 10 de 11 Evaluación de Proveedores de Materiales Evaluación de Proveedores de Servicios Orden de Compra Comunicación de envío y/o firma de recibido de Orden de Compra Factura Remisión Inventario Bitácora de Documentos para Contabilidad Recibo de Caja Menor Recibos de Pago Contrato de Prestación de Servicios 8. ACTUALIZACIONES FECHA DE MODIFICACION PARTE MODIFICADA 29/07/2011 Aprobación del procedimiento 06/12/2011 Formato de Pedido de Materiales 06/12/2011 Formato de Pedido de Materiales 14/02/2012 Encabezado de Registros y formatos. 14/02/2012 Formato de Pedido de Materiales 12/04/2012 Modificación de todo el procedimiento NUMERO DE VERSION 01 No aplica MODIFICACIONES 02 Se invirtieron los campos de artículo y descripción del artículo. 02 Se agregó una línea de observaciones. 03 Se identificó el procedimiento al que pertenecen los registros. 03 Se agregó campo para fecha de recibido y fecha de entrega 04 Se tuvo en cuenta las compras manejadas fuera del departamento de compras. 12/04/2012 Se agregó documento 04 Matriz de compras Se modificó actividad 3 05 Se agregó verificación de stock por parte de cafetería escolar. Se modificó actividad Se hace alusión al instructivo de recepción de materia prima en Se modificó actividad 12 Cafetería Escolar. 05 Se hace alusión al instructivo de almacenamiento de materia prima en Cafetería Escolar.

11 Página 11 de 11 y Coordinador de Calidad y/o Representante de la Dirección Director Administrativo y/o Rector

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