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1 PRESENTACIÓN DE PRODUCTO

2 INTRODUCIÓN OBJETIVOS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS FUNCIONALIDADES FABRICANTE 2

3 INTRODUCIÓN introgas contempla la gestión completa de una Distribuidora de Gas Envasado. Está diseñado para gestionar eficientemente sus pólizas, controlar la instalación de sus clientes, revisiones, averías,... Dispone de un módulo para los Servicios de asistencia técnica (SAT). Puede resolver la gestión documental de cada usuario (póliza, suplementos, visitas previas al alta, inspecciones, etc). Incluye apartados diseñados a medida para recogida de pedidos de GLP (búsqueda de cliente por teléfono, por dirección), impresión de etiquetas de reparto, liquidación diaria de sus mecánicos y repartidores. Puede realizar de forma eficiente sus pedidos a los centros de carga. Permite llevar un control al día del stock de botellas llenas, vacías y averiadas. Permite trabajar con Subagencias, puntos de venta, incluso puede controlar los puntos de venta de cada subagencia. introgas incluye dos aplicaciones adicionales de serie: una gestión comercial completa (INTROGEST) y una aplicación para control de flotas de vehículos (INTROTRANS) que le permite controlar gastos, consumos, llevar una planificación diaria de viajes, controlar sus vehículos y conductores en cada viaje, estado del vehículo y 3

4 conductos (vacío, cargado, en tránsito, descanso), kilómetros recorridos, rutas realizadas. Realizar la facturación de sus viajes. A QUIEN VA DIRIGIDO introgas está adaptado para gestionar administrativamente una Agencia Distribuidora de Gas Envasado de CEPSA. OBJETIVOS introgas mejora la gestión administrativa de su empresa, aglutinando en un solo producto, un completo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), una gestión específica para Distribución, gestión comercial y control de flotas. Con introgas, usted va a poder: Acceder a información confiable, precisa y oportuna. Compartir información entre todos los departamentos de su empresa. Reducción de tiempos y costes de proceso. Incluye un potente CRM, con el propósito fundamental servir de apoyo a la relación con sus clientes, reduciendo los tiempos de respuesta y consiguiendo un eficiente manejo de la información que le va a permitir 4

5 una correcta toma de decisiones y por supuesto, una disminución de los costes totales de cada operación. GENERAL Multipuesto. Multiempresa (Sin límites). Multiejercicio (Sin límite). Personalización de impresos (Facturas, albaranes, recibos, etc.). Gráficos de una gran variedad de tipos. Exportables en varios formatos. Importación y exportación de datos. Gestión de usuarios y contraseñas para permitir o denegar el acceso a empresas y opciones de programa. USUARIOS DE GLP Ficha completa de la póliza, indicación por colores del estado del usuario, baja, con revisión pendiente, Admite callejero codificado o de entrada libre. Control de envases, segundos contratos, aparatos (con tipo y fabricante). Gestión de bajas. Control de habitabilidad de la vivienda. Gestión múltiple de direcciones del usuario, principal, suministro, facturación, almacén, etc,... Ficha completa de la instalación del usuario, datos del local, datos de la instalación, control de la instalación y de caducidad de las gomas. 5

6 Acceso a Inspecciones y revisiones del Servicio Oficial desde la ficha de la póliza. Control de defectos, menores, mayores, precintado, con datos de la reparación. Gestión documental integrada en la ficha del usuario. Enlace automático con escáner para almacenar croquis de instalación, copias de póliza, de renovaciones, etc. Estadísticas de altas y bajas por meses. Informes de altas y bajas para Central. Importación de datos automático de otras aplicaciones. SAT. Servicios de asistencia técnica. Control de revisiones realizadas y pendientes de realizar. Control independiente de Usuarios que no han tenido nunca revisión. Estadísticas de revisiones por zona, por mes. Planificación por mes de revisiones a realizar. REPARTO DE GLP Recoge avisos de reparto por nº de teléfono, por dirección del cliente principal, de suministro, de almacén -. Admite búsqueda de calle por aproximación. Crea automáticamente base de datos de clientes (posibilidad de deshabilitar esta opción). Posibilidad de asignación de fecha y hora de reparto Cálculo automático del repartidor en función de la zona. 6

7 Control de pedidos pagados y pendientes de servir. Estadísticas de ventas diarias, por mes, por repartidor, por zona comercial. Temporal de pedidos diario e histórico de pedidos con actualización por múltiples criterios, zona, repartidor, fecha entrega, fecha pedido, selección manual de pedidos a traspasar. COMPRAS DE GLP Admite mecanización tanto de botellas como de materiales o artículos externos a la distribuidora (electrodomésticos, gasodomésticos, reguladores, gomas, etc ). Integración automática con existencias en el almacén. Control de jaulas. Control de camiones y de plataformas. VENTAS DE GLP Liquidación diaria a repartidores, a subagentes, a PPVV Contempla comisiones por tramos, por zona comercial, por tipo de envase. Contempla comisiones por entrega de artículos no pertenecientes a la Agencia Distribuidora. Posibilidad de indicar en la liquidación facturas de gastos con cálculo automático de IVA. Conceptos definibles en la liquidación, tales como bonos, vales, promociones, etc. Integración automática con existencias en el almacén. 7

8 Estadísticas avanzadas, gráficos por meses, por repartidor, por zona comercial. COMPRAS. GESTION COMERCIAL Admite mecanización de gastos no relacionados con compra de materiales. Agrupación por conceptos de gastos (Centros de coste). Integración automática con existencias en el almacén. Gestión de albaranes y facturas de compra. Diario de facturación y recibos a pagar. Informes para declaraciones trimestrales. VENTAS. GESTION COMERCIAL Tratamiento de ofertas y tarifas personalizadas por cliente. Presupuestos a clientes. Albaranes de Venta. Integración automática con existencias en el almacén. Proceso de Facturación diferida y directa. Facturación de Servicios. TPV Táctil opcional (facturación de ticket, resúmenes diarios, totales de caja, arqueos, cierres...). Abonos a Clientes (albarán y notas de abono). Diario de facturas y recibos a cobrar. Enlace con Bancos. Listas de precios. Gestión de unidades / kilos / M2. 8

9 Control de varios tipos impositivos en el mismo documento. ALMACÉN. GESTION COMERCIAL Multialmacén (Sin límite). Múltiples tipos de artículos (Nº de serie, Kits o escandallo, servicios, etc,...). Diversos códigos de acceso (código interno, código de barras, referencia del proveedor, etc.). Intercambio de artículos entre almacenes. Gestión de movimientos de entrada y salida. Archivo histórico de movimientos. Inventarios: Inicial, por ubicación, y valorado (a diferentes precios: Precio medio, precio última compra, etc.), Bajo mínimos, etc. Modificación automática de tarifas con diferentes opciones. Emisión de etiquetas con posibilidad de impresión de código de barras (EAN, Code-39, etc...). TRANSPORTE Control de la flota de vehículos: Vencimientos tacógrafo, ITV, seguros. Cálculo de consumos cargado, vacio, por km. Conductores habituales. Gastos de mantenimiento del vehículo (facturas recibidas). Averías. 9

10 Control de neumáticos. Control de gasto de combustible, enlace con SolRed. Planificación y control de cargas: Generación automática y diaria de planificaciones. Remolque del vehículo. Control de jornadas de descanso, jornadas en tránsito. Detalle de la contratación del cliente, nº de carta de porte, ruta. Control de viajes Regionales, nacionales, internacionales. Cálculo de km lleno, vacío, consumos. Tipos de tarifa por importe, por km, por toneladas, Control de descargas. Gestiones diarias: Entrada de gastos de vehículos. Gastos de estructura. Gestiones periódicas: Facturación. Imputación de gastos de estructura. Importación de operaciones de Solred. OTROS Enlace con su sede de internet: Tienda ON-LINE, pedidos ON-LINE, solicitudes de ALTA o REVISIÓN ON- LINE, etc,... Enlace automático con terminales PDA de Preventa, autoventa, gestión de cobros y control de almacén. 10

11 FUNCIONALIDAD DISTRIBUCIÓN GLP. USUARIOS Desde introgas podemos llevar un control completo de los usuarios a los que mantenemos su instalación (rígida o flexible) y con los que mantenemos un contrato de suministro, habitualmente botellas de gas, bebida, etc. La ficha de usuarios admite codificación completa de dirección, datos de habitabilidad, fechas de alta y baja, detalle de la instalación, aparatos implicados en esa instalación con fechas de compra, revisión, envases suministrados al usuario, en fianza, en compra. Permite controlar los defectos técnicos de la instalación, llevar un registro de las revisiones realizadas, controlar las posibles revisiones periódicas necesarias para confirmar el correcto funcionamiento de la instalación. Llevar un registro de las averías localizadas y su resolución. 11

12 La aplicación puede enlazar con la INTRANET de Cepsa sincronizando los datos del usuario para que se mecanicen una sola vez. Podemos diferenciar claramente los estados por los que puede pasar un contrato y sincronizar estos estados con la INTRANET de la Central: Alta de Usuario Baja de Usuario Cambio de dirección Cambio de instalación Cambio de titular DISTRIBUCIÓN GLP. REPARTO Dispone de un apartado especialmente diseñado para realizar una toma rápida de pedidos, a través de nº de teléfono, de dirección, o de nombre y apellidos. Controla posteriormente el enrutado de esos pedidos, la entrega y el suministro del mismo y un historial de los pedidos realizados por cada usuario. Sobre pedidos anteriores es posible indicar las incidencias producidas en el reparto, de cara a poder gestionar correctamente las posibles incidencias. Los pedidos pueden entrar en la aplicación de varias formas: Manualmente mediantes teleoperadoras o personal de la agencia 12

13 A través de sistemas automatizados de telefonía, estos sistemas están integrados con la base de datos de la Agencia y permiten localizar al usuario a través habitualmente del nº de teléfono. A través de un formulario Web desde que el cliente puede realizar de forma autónoma su pedido, autenticándose en el sistema y eligiendo franjas horarias de reparto. Los sistemas automatizados de telefonía consisten en PCʼs especializados con tarjetas de telefonía que permiten, mediante un desarrollo software, hacer de centralitas virtuales, contestando llamadas, realizando labores de telemarketing, y mediante una estructura de dialogo, son capaces de realizar tareas de captación de datos. Habitualmente cada tarjeta es capaz de gestionar 4 líneas a la vez. Un ejemplo de dialogo sería: Un cliente hace la llamada al teléfono de recogida de pedidos de la agencia. La máquina descuelga y contesta Bienvenido a la Agencia. Indique su nº de teléfono El cliente puede optar por marcar el nº o decirlo. La máquina debe entenderlo. La máquina busca el nº en la base de datos de INTRODIS y contesta Su nombre es XXX y su pedido habitual es UNA BOTELLA DE BUTANO, desea confirmar este pedido. Si el cliente contesta SI, se formaliza el pedido. Se graba en INTRODIS. Automáticamente la aplicación puede calcular ruta de reparto, fecha y hora aproximada de entrega y facilitarle esta información al cliente. Este es un ejemplo muy básico de conversación hombre-máqina. Este tipo de desarrollos precisan una labor previa de consultoría y de estudio del mercado local. 13

14 De cualquier forma, la aplicación, una vez validado el pedido, puede asignar fecha y hora estimada de reparto y asigna el repartidor habitual en función de la calle y zona. Los pedidos mecanizados pueden enviarse a un servidor Web de forma que el repartidor pueda consultarlos con un Smartphone, incluso se han desarrollado algunos proyectos que conectan un smartphone o radiobusca con una impresora montada en el camión, de forma que los pedidos nuevos, en función de la ruta que siga el repartidor (se conocen a priori) o mediante un GPS consiguen imprimir las etiquetas de reparto sin intervención humana para realizar una optimización óptima del mismo. DISTRIBUCIÓN GLP. LIQUIDACIONES Incorpora un completísimo control de liquidaciones. Desde el que se mecanizan las ventas realizadas, los pedidos entregados, revisiones hechas y a partir del que se generan comisiones. Permite incluso la gestión automatizada de autofacturas para aquellos operarios con los que establecemos una relación empresarial, en lugar de laboral. Admite liquidación a Repartidores, mecánicos, subagencias y PPVV. El repartidor, disponiendo de un Smartphone, puede validar cada pedido entregado. El mecánico puede consultar las averías que debe resolver en el día y validar la resolución de las mismas. Con estos datos automatizados, la liquidación de comisiones diaria es prácticamente un visado de datos. 14

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17 INTEGRIDAD DE DATOS. CONTROLES DE USUARIO introgas incluye potentes herramientas para tener la seguridad de que sus datos están seguros. Dispone de niveles de acceso por usuario, por aplicación, por proceso. De forma que podemos por ejemplo restringir el acceso a los datos económicos a nuestro departamento de Almacén. O evitar que los comerciales puedan consultar datos de RRHH. A nivel técnico es posible utilizar Bases de datos como MySQL o SQL SERVER que añaden niveles de seguridad e integridad a su información. La entrada en la aplicación está restringida por usuario y clave, y en función de esos datos, se generará una vista del entorno según los privilegios asignados a ese usuario y su categoría dentro de la organización. DELEGACIONES. COMUNICACIÓN ENTRE OFICINAS introgas puede ejecutarse en servidores especializados de forma que se puede compartir información en directo y de forma transparente entre distintas delegaciones o sedes. Haciendo uso de tecnologías existentes y probadas. Podemos implementar una red virtual (VPN) entre las oficinas basándonos en un servidor central, existente en la delegación central o mediante Hosting virtualizado. 17

18 FABRICANTE introgas ha sido diseñado enteramente por CANAL INTRO. Empresa de servicios profesionales dedicada en exclusiva a trabajar con sectores empresariales. Mediante reuniones de consultoría, acuerdos con colaboradores, y teniendo en cuenta siempre las opiniones de nuestros clientes, hemos conseguido crear un producto robusto, fiable, potente y a la vez sencillo de uso. Pueden contactar con nosotros a través de los siguientes medios: Cl Sanguino Michel, 25, 4, 5, B Cáceres Tel.:

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