INFORMATIZAR EL ALMACEN EMPECEMOS POR PREGUNTAR QUIÉN TIENE EL CONTROL DE SU EMPRESA?

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3 En el video adjunto, se puede ver la dimensión del proyecto. Básicamente, el proyecto ofrece las ventajas propias de una solucion de picking guiado por voz (manos libres, disminucion de errores...) y tiene la particularidad de que es una interface directa con SAP. Se recalca la integración de zetes3iv con SAP, ya que esta certificado por SAP y se adapta muy facilmente con los modulos WM (warehouse management) y EWM ( extended warehouse management) de SAP LES (Logistic execution system). El almacén cuenta tanto con carruseles horizontales como verticales y tanto los carruseles como los terminales de voz de Voccolet están controlados directamente por SAP. 3

4 INFORMATIZAR EL ALMACEN EMPECEMOS POR PREGUNTAR QUIÉN TIENE EL CONTROL DE SU EMPRESA? Desde el punto de vista de administración y jefes de las secciónes lo tiene la gerencia. Desde el punto de vista de los empleados lo tienen los jefes de sección y la dirección. Desde el punto de vista del Consejo de Administración lo tiene el equipo capitaneado por el gerente. Es decir recae siempre en la dirección. Y ahora la pregunta, tiene la dirección datos fiables y a tiempo para tomar decisiones acertadas, o lo hace siempre a posteriori y con medias verdades? 4

5 INFORMATIZAR EL ALMACEN SABE LO QUE ES Y NO ES UN E.R.P.(La Planificación de Recursos Empresariales, o simplemente -Enterprise Resourse Planning )? Actualmente parece que todo el mundo dispone de un auténtico E.R.P. y se oferta desde 300 ($8000) hasta mas de de ($ ). Por definición un E.R.P. es un entorno de desarrollo donde todo está tan entramado que la actuación en un módulo repercute en todos los demás, entendiendo por ello que la empresa tiene todo su ámbito de actuación y su enfoque desde un mismo punto de vista. Lo que NO es un E.R.P. es cualquier programa de gestión mas o menos grande y atractivo. 5

6 INFORMATIZAR EL ALMACEN Qué beneficios le reporta un buen E.R.P.? Al ser un entorno de desarrollo la empresa compradora no depende de un único equipo de informáticos sino de cualquier informático que conozca como se desarrolla tal sistema, bien sea informático interno o externo a la propia entidad. La Empresa no estará secuestrada por extraños. Al estar todos los módulos probados y perfectamente alineados se consiguen datos consecuentes desde todos los puntos de vista. Los futuros desarrollos sobre el núcleo son menos costosos y mas rápidos además de mas fiables. 6

7 INFORMATIZAR EL ALMACEN PORQUE FALLAN LOS ERP Las respuestas son varias, sin embargo entre las mas conocidas son: El sistema no funciono No tenia soporte técnico Me demoraban mucho para atenderme El sistema de punto de venta, no se adecuo a lo que yo vendía Me salía muy caro, etc... Si nos ponemos a pensar proactivamente:"todo esto es responsabilidad de las empresas que elijen y compran el software integrado de gestión" Por lógica, un proveedor no obliga a comprar a nadie, por tanto los clientes son libres de elegir un producto que tenga garantía y servicio post venta. 7

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9 INFORMATIZAR EL ALMACEN ENTONCES, DÓNDE ESTA EL PROBLEMA? DONDE ESTA LA SOLUCION Si vamos a implementar un software integrado de gestión ERP - que tenga control y módulos de almacén, control de inventarios, ventas, facturación, compras, gastos, tesorería, caja y bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, sistemas de contabilidad, software de planillas y activos fijos mínimo, además que se adapte a las realidades en cuanto al flujo, manuntencion etc,. Como usted ve, estamos hablando de implementar todo un sistema integrado que controle toda la empresa, y Quién es la persona idónea para este trabajo? Un experto en sistema que tenga experiencia en implementación de software integrado de gestión, "BINGO" si u pensó lo mismo lo felicito, "zapatero a su zapato" Instalar, configurar y capacitar para el manejo de un software para punto de venta se puede hacer en cuestión de 5 días ---- Instalar, configurar y capacitar para el manejo de un software integrado de gestion ERP toma meses (la cantidad depende del tipo de negocio), porque? porque estamos hablando de un super sistema que integra todas las áreas de una empresa y opera consolidando información en tiempo real. 9

10 INFORMATIZAR EL ALMACEN ENTONCES, DÓNDE ESTA EL PROBLEMA? DONDE ESTA LA SOLUCION -La asignación de recursos humanos y materiales suele ser uno de los aspectos que mas complicaciones produce. La definición y asignación de recursos implica de hecho prever tres elementos: Qué tipo de recursos se van a usar En qué cantidad Durante cuanto tiempo Muchos proyectos grandes que fracasan lo hacen porque se reducen sutilmente los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Cualquier albañil sabe que hay una proporción correcta entre cal y cemento y que no se puede quitar un 5% de hierro a un edificio porque los precios del acero se hayan disparado. En informática, en cambio, es normal contratar un profesional de 3 años en experiencia en el puesto de uno de 5. No importa convertir 9 meses en 8 o US$ del presupuesto en US$ Se van metiendo pequeños recortes por todas partes, un poco de cada lado hasta que se arruina cualquier posibilidad de éxito 10

11 INFORMATIZAR EL ALMACEN ENTONCES, DÓNDE ESTA EL PROBLEMA? DONDE ESTA LA SOLUCION -El usuario es quien finalmente evaluará y aprobará o desaprobará el software terminado. Se deben establecer canales y vías de comunicación constante con el usuario para poder brindarle la mayor información posible del avance del proyecto, para que éste pueda valorarlo y dar su feedback, que es la base para hacer ajustes si algo no estuviese del todo bien. -La ingeniería de requerimientos cumple un papel primordial en el proceso de producción de software, ya que enfoca un área fundamental: la definición de lo que se desea producir. Su principal tarea consiste en la generación de especificaciones correctas que describan con claridad, sin ambigüedades, en forma consistente y compacta, el comportamiento del sistema; de esta manera, se pretende minimizar los problemas relacionados al desarrollo de sistemas. La ambigüedad ayuda a generar falsas expectativas y provoca enormes pérdidas de tiempo cuando lo que se implementa es la solución equivocada. -Todo proceso de cambio tecnológico genera cierto grado de oposición en las organizaciones. En este sentido los funcionarios de mayor rango deben estar comprometidos con este proceso y este compromiso debe ser transmitido a los demás miembros de la organización. 11

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13 1.La automatización puede ser flexible si así se diseña desde el principio. Para ello hay que hacer simular y planificar, y muy pocas empresas lo hacen. 2. No lograr la implicación temprana del equipo operativo es una de las principales causas de problemas. 3. Poseer el sistema. Demasiados confían en que el proveedor haga todo el desarrollo y que nunca se harán cargo definitivamente del sistema. 4. Recuerde que un proyecto no termina al final de la fase de implantación. Después de la implantación viene la explotación, que es cuando se obtienen los beneficios reales de la inversión. 5. Analizar los incrementos de costes y beneficios. No mirar sólo los beneficios de todo el sistema, sino también de cada elemento. Puede encontrarse con que algunos elementos no ofrecen beneficios. 13

14 6. Tener visión a largo plazo. Si lo que busca es recuperar su dinero en dos o tres años, entonces la automatización probablemente no funcione. 7. Recordar que con la automatización no se trata sólo de ahorrar costes, sino también de construir capacidad. Hay cosas que se pueden hacer con la automatización que convencionalmente son poco prácticas. 8. Muchos proyectos de automatización implican un picking de alta velocidad. Hay dos procesos críticos que hay que realizar bien: el proceso de emisión del pedido y picking, y el perfil del producto. 9. Intentar dar tiempo a las fases de diseño, planificación y control. La mayoría de los proyectos funciona con plazos muy cortos y estas fases son las primeras que se exprimen cuando los programas se comprimen. 10. Comprender que la gestión de un almacén automatizado es completamente diferente a la de uno manual. Muchas empresas fallan en esto y tienen grandes dificultades los primeros meses, o 14 incluso años.

15 CAPITULO 8 Concepto de flujo 15

16 Organización del flujo de materiales La organización del flujo interno de materiales en una empresa industrial, de distribución o de servicios logísticos, consta de dos partes: Física Administrativa. Para cada una de ellas es imprescindible diseñar un diagrama de flujo. 16

17 Flujo de mercancía: Operario a la mercancía: el operario es el que se desplaza. Mercancía al operario: la mercancía es la que se desplaza. Flujo de datos: Por olas o batch picking: cada vez que se recibe un pedido, el almacén lo prepara. Secuencial: se agrupan varios pedidos en función del orden de llegada o de la capacidad de transporte. 17

18 Simbología de diagramación (FÍSICA) Operaciones Movimientos Diagrama de Proceso / Flujo (ASME): Op. Control Almacenamiento Insp. Demora Decisión Pasa a otra área Dem.? Alm. 18

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24 Organización del flujo de materiales Física (ejemplo) 1 Recepción 2 Control 1 3 Rechazo 4 Devolución 5 Almacenamiento Preparación 7 Proceso

25 Organización del flujo de materiales Física : Es el flujo de los productos, las actividades del personal y el movimiento y uso de los equipos Puntos de recogida y entrega Ubicaciones Operaciones Operativa : definir los Puntos Información frontera : qué : cambio se necesita, de procedimientos de control responsabilidades cómo se obtiene (chequeos) y las operaciones previas Acceso, señalización, almacenamiento/entrega coordenadas A partir del diagrama: Establecer procedimientos ciclos y recursos Medios de manutención Continuos Discretos 25

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29 Organización del flujo de materiales Administrativa (ejemplo) 1 Albarán 2 Entrada manual 3 Documento interno 4 Almacenamiento de datos 5 Fichero 6 Proceso pedidos 7 Proceso stocks

30 Organización del flujo de materiales Administrativa Circuitos (ciclos) Recepción Ubicación Preparación Muelles Pedido Valor agreg. Expedición Preparación Itinerarios Ruteo Reubicaciones Carga Ubicación Entrada Entrega Fisico/Lógico Controles De entrada: calidad, cantidad, identificación 30

31 Documentación, información y trazabilidad Para : operación y control En : soporte papel / soporte informático. Documentos. Datos. Histórico. Datos Recepción: mínimos: Albarán (remito), devoluciones, Ubicación: Etiqueta, confirmación,... - Cabecera: - Detalle: Preparación: Orden, ruta,... Expedición: - Fecha. Albarán, hoja transporte,... - Referencia Ajustes: - Origen / Transacción destino de materiales,... - Descripción - Tipo de movimiento. - Cantidad Tecnología actual : Código de barras Tecnología - Quien entrante lo realiza. : RFDI - Ubicación 31

32 Claves de selección de la solución Conceptos a analizar para la selección de los elementos de manutención y transporte interno: Superficie Distancias Anchura Altura Frecuencias: Movimientos Cargas/descargas Manipulación 32

33 Claves de selección de la solución Equipo de transporte SEGÚN SUPERFICIE Interior - Exterior. eléctrica - térmica Lisa - Rugosa Rueda pequeña Rueda grande Con o sin niveles. Depende de la frecuencia, pero habitualmente manutención continua con varios niveles y discreta un solo nivel 33

34 Claves de selección de la solución Equipo de transporte DISTANCIAS Largas frecuentes. Continua Cintas transportadoras Automatizaciones (Ocupan planta, dificulta tráfico, inversión alta) Largas in frecuentes o puntos de recogida y entrega variables. Discreta térmica/eléctrica Cortas. Discreta eléctrica. Autoelevadores Transpaletas motor (hombre parado/sentado) Transpaletas manuales Con tracción, hombre parado Con tracción, hombre sentado 34

35 Claves de selección de la solución Equipo de transporte ANCHO DE LOS PASILLOS ( manutención discreta) ESTRECHO. Transpaletas, retráctiles, trilaterales ANCHOS Autoelevadores convencionales 35

36 Claves de selección de la solución Equipo de transporte ALTURA PLATAFORMA Transpaletas eléctricas o manuales BAJAS- (nivel 1-2) Apiladoras, carretillas con mástil simple ALTAS Retráctiles, trilaterales MUY ALTAS Transelevadores 36

37 Descripción,manejo de materiales,parametros 37

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40 LA NORMA UNE DEFINE TRAZABILIDAD COMO LA "CAPACIDAD PARA RECONSTRUIR EL HISTORIAL DE LA UTILIZACIÓN O LA LOCALIZACIÓN DE UN ARTÍCULO O PRODUCTO MEDIANTE UNA IDENTIFICACIÓN REGISTRADA"UN PROCESO DE TRAZABILIDAD COMPLETO Y FIABLE A LO LARGO DE LA CADENA DE SUMINISTRO DE UN PRODUCTO ES UNA DE LAS HERRAMIENTAS INDISPENSABLES A LA HORA DE PREVENIR Y DETECTAR UNA CRISIS. EL TÉRMINO TRAZABILIDAD SE PUEDE REFERIR AL ORIGEN DE LAS MATERIAS PRIMAS, EL HISTÓRICO DE LOS PROCESOS APLICADOS AL PRODUCTO, LA DISTRIBUCIÓN Y LA LOCALIZACIÓN DEL PRODUCTO DESPUÉS DE LA ENTREGA. 40

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44 UN PROCESO DE TRAZABILIDAD IMPLICA LA COLABORACIÓN ENTRE LOS DISTINTOS AGENTES DE LA CADENA DE SUMINISTRO. EL CONTROL DE LAS MATERIAS PRIMAS Y EL PROCESO PRODUCTIVO EN CADA UNA DE LAS EMPRESAS DE FORMA INDIVIDUAL NO ES SUFICIENTE. ES NECESARIA LA TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN A LO LARGO DE TODO EL CIRCUITO DE APROVISIONAMIENTO. LA TRAZABILIDAD ES EL RESULTADO DE UNA ACCIÓN GLOBAL CONCERTADA. ASÍ MISMO, SON IMPRESCINDIBLES EN UN PROCESO DE TRAZABILIDAD: UNA CODIFICACIÓN RIGUROSA Y EXHAUSTIVA, LA IDENTIFICACIÓN AUTOMÁTICA (QUE PERMITA LEER DE FORMA AUTOMATIZADA LA INFORMACIÓN Y ASÍ EVITAR ERRORES Y GANAR EFICACIA) Y LOS INTERCAMBIOS DE INFORMACIÓN ENTRE DISTINTOS AGENTES DE LA CADENA O DENTRO DE UNA MISMA EMPRESA. 44

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46 CAPITULO 10 Si ustedes llegan a un almacén por primera vez, que cosan evaluarían de manera rápida para saber cómo está funcionando? Que preguntas le harían a los operadores? 46

47 Siempre que entra a un almacén mirar los pisos. De manera general, si los pisos no son buenos, difícil tener una buena operación. Luego los flujos, el de entrada y el de salida, si no hay cuellos de botella y la velocidad es buena, son dos buenas señales. La altura, la cantidad de docks, la seguridad, los accesos, los pasillos, la temperatura Infraestructura, orden, limpieza, seguridad, organización, flujos, sistemas. La seguridad es el ultimo item que se toma en el bodegaje, si el operario más normal lo tiene claro, significa que la organización se ha dado el trabajo de tratar el tema, además la seguridad es inversamente proporcional al nivel de trabajo, y gente con mucho trabajo siempre tiende a problemas de planificación y flujos no claros. Considero que en un buen almacén deben estar a la vista los principales indicadores de desempeño que midan la efectividad de las principales actividades del almacén y así mismo puedes preguntar a los operarios el significado de esas gráficas. El sentido de tener presente los indicadores es que el personal del almacén pueda tener a la vista como han estado los resultados y como todos contribuyen a su mejora; es esencial que el personal de todos los niveles los entiendan, así su participación en esos indicadores. 47

48 Ver si los accesos al almacén son amplios, la altura de las naves y la cantidad y calidad de la maquinaria a emplear da la necesidad de rapidez y calidad en el despacho. También observaría si tiene goteras y humedad. A su vez las normas de seguridad deben ser las adecuadas. Lo que preguntaría es que volumen de carga hay en temporada pico (dada la estacionalidad del producto) y que indicadores toman para medir el despacho al cliente. Preguntar al operario cuáles son sus metas, sus objetivos, sus KPIs(Key Performance Indicators)en otras palabras: Imaginemos que nuestro negocio es una escuela, tendríamos métricas como número de alumnos, horas de estudio, procedencia de los alumnos Un día recibimos la visita de un padre, el cual quiere conocer la situación actual del colegio, en este caso, aunque pudiésemos ofrecerle cien informes, es muy probable que a) No tenga tiempo para leerlos b) Le sobrecarguen con información poco relevante. Entonces,lo que deberíamos ofrecerle sería una serie de KPIs que den una visión global del colegio como Porcentaje de aprobados, Tasa de ingresos en la universidad Entonces es ahí en donde te puedes dar cuenta de manera simple cómo están funcionando las cosas en el almacen, además, cuales son los espacios por tipo de materia. 48

49 Respecto a la confiabilidad de los saldos de stock. Cada vez que visitaba un almacén, no importa su tamaño, seleccionar al azar cinco items de stock al interior del almacen, junto al Jefe del mismo; contar la existencia física y su ubicación en el lay out de almacenaje. Luego nos dirigirse a la oficina donde se encontraba el computador central para confrontar en el sistema si coincidían los saldos teóricos con el físico y si las ubicaciones eran las correctas. Otras veces se puede hacer el proceso inverso. SI te encuentras con un 100 % de coincidencia no cabra duda que la gestión de stock al interior del almacén es buena y confiable. En cuanto a lo que los americanos llaman "enviromental conditions" tiene que ver con la limpieza y el orden y la señalización de las estibas, lo que sin duda va aparejado a un buen lay out de almacenaje debidamente pintado sobre el piso del almacén. Tambien el uso del equipamiento de trabajo del personal que cumpla con las normas de seguridad. NO debemos olvidar que técnicamente "un Almacén es solo un lugar de tránsito de mercaderías". Lo ideal es que la carga que ingrese permanezca al interior del mismo el menor tiempo posible, aun mas, debería entrar por una puerta y salir por la otra. Esto no es JIT, pues coincido con alguien que alguna vez comentó que el JIT se aplica más bien a las materias primas y material de embalaje. Hay Gerentes de Logística que sueñan con "estadios techados", es decir almacenes enormes, o sea mucho stock, más bien sobre stock, pero no piensan en el costo de tenencia de ese inventario con el consiguiente daño económico para la empres 49

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