MATRIZ DE COMUNICACIÓN PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO

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1 ENTRADAS IDENTIFICACIÓN ENTIDAD O PROCESO EMISOR CARGO EMISOR CARGO RECEPTOR MEDIO O CANAL DE ENTRADA CONTROL DE ENTRADA Políticas, Objetivos, Estrategias, Proyecto Educativo Institucional (PEI), Plan de Desarrollo Institucional Direccionamiento Institucional Consejo directivo, correo documento Capacitación e información sobre los lineamientos, metodologías y funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad Administración de la calidad Coordinador de Calidad, correo, capacitación documento, actas de reunión Observaciones, recomendaciones de mejora, sugerencias Expectativas y necesidades, solicitudes de información sobre servicios. médica Solicitud para refrendar incapacidades Auditoría Interna Auditor Interno Todos los procesos, Egresados, Egresados, correo Verbal y por el sistema de información Secretaria, Médico y Enfermera de Bienestar Formato Firma y fecha de recibido del documento documento consulta médica y registro de pacientes enfermería Recepción y verificación de la información en los Registros de: incapacidades enfermería y pacientes consulta médica psicológica Secretaria y Psicólogo de Bienestar Programación de la cita en el psicología

2 Docentes,, Egresados Secretaria de Bienestar Psicólogo (Consejeros Académicos) Verbal y se registra en el Quejas, sugerencias y calificaciones de servicios Solicitud de Primeros Auxilios Todos los procesos, Comunidad Universitaria N.A. Coordinación del Medio Secretaria, Médico y Enfermera de Bienestar Formato de calificación de servicios Formato de Quejas y Reclamos Telefónico, Verbal Registro de control consulta médica Solicitud de inscripción a grupos culturales Solicitud de inscripción a grupos deportivos Secretaria de Bienestar Director Deporte Institucional Formato ficha de inscripción cultura Formato ficha de inscripción deporte Relación de estudiantes inscritos a los diferentes grupos culturales Relación de estudiantes inscritos a los diferentes equipos deportivos Solicitud para eventos internos de los grupos culturales y deportivos Invitaciones para eventos a los grupos culturales y deportivos por parte de entidades externas Todos los procesos Partes externas interesadas Secretaria y Director de Bienestar Director Bienestar, Firma y fecha de recibido del documento Solicitud de permiso por actividad cultural o deportiva Director Institucional de Deportes Formato de permisos para estudiantes SALIDAS IDENTIFICACIÓN CARGO EMISOR ENTIDAD O PROCESO RECEPTOR CARGO RECEPTOR MEDIO O CANAL DE SALIDA CONTROL DE SALIDA

3 recomendaciones Políticas, Objetivos, Estrategias, Proyecto Educativo Institucional (PEI), Plan de Desarrollo Institucional Direccionamiento estratégico Rector Carta de envió de informes y auditorias metodologías, procedimientos y funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad Administración de la calidad Coordinador de Calidad Validación a través de seguimientos y auditorías internas de calidad recomendaciones Auditoría Interna Auditor Interno Validación a través de auditorías de seguimiento Requisición de bienes y servicios Solicitud de soporte Gestión de Compras e Inventario Gestión Servicios Generales Gestión Informática Auxiliar Administrativo Jefe de Mantenimiento Coordinador de Help Desk bienes o servicios Sistema de información Registro de control Solicitud de recurso humano Gestión Humana Gerente del Talento Humano personal Fecha y firma de envío y recepción del destinatario Evaluaciones de desempeño Gestión Humana Gerente del Talento Humano Registro en sistema de información Fecha de ingreso al Planes de mejora Comunidad Universitaria Directores y jefes de áreas, decanos, directores de programa, PTC, catedráticos, Análisis y medición de la gestión (indicadores)

4 Pacientes atendidos Médico, Psicólogo, Enfermera, Egresados Administrativos, Docentes,, Egresados Formatos de: registro de pacientes consulta médica, registro de pacientes psicología y de registro de pacientes enfermería, historia clínica sistematizada, historia psicológica Informe estadístico de pacientes atendidos por consulta médica, consulta psicológica y por enfermería atendidos por Psicólogo (consejero académico), Docentes (gestores PACE), Coordinador PACE, Directores de PACE y Sistema de Información Informe estadístico Informe de aptitud profesional para aspirantes Psicólogo Admisiones y registro Secretario General Informe de Pruebas y entrevista Solicitud de refrigerios, medicamentos Compras e inventario Vicerrectoría Administrativa bienes o servicios Eventos deportivos internos Formatos Realización de eventos deportivos externos Director Institucional de Deportes Director del Polideportivo Partes externas interesadas Grupos deportivos conformados, Docentes,, Docentes, Carteleras Autorización para publicación de cartelera

5 Realización de eventos culturales Coordinador cultural Todos los procesos, Partes externas interesadas Administrativos, Docentes,, Verbal Realización del evento Grupos culturales conformados, Docentes,, Docentes, Carteleras Autorización para publicación de cartelera Incapacidades refrendadas Medico, Enfermera Incapacidades refrendadas Recepción y verificación de la información en los Registros de: incapacidades enfermería y pacientes consulta médica La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA

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