DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE LOGÍSTICA

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1 DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE LOGÍSTICA Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud 1

2 Serie: Informes Técnicos DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE LOGÍSTICA Ministerio de Salud Dr. Carlos de Romaña y García Ministro de Salud Dr. Alejandro Aguinaga Recuenco Vice Ministro de Salud Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud (PFSS) Dr. Augusto Meloni Navarro Coordinador General Dr. Ricardo Corcuera Rodríguez Sub Director Técnico Ing. Fernando Ferrero Pavía Sub Director Administrativo Dr. Guillermo Frías Martinelli Coordinador Subcomponente de Sistemas Operativos Revisión: Lic. Carmela Alvarez Ramos Cuidado de edición: Eduardo Arenas Silvera Enero de 1999 MINISTERIO DE SALUD Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud Componente: Apoyo a la Red Subcomponente: Sistemas Operativos 2 Av. Salaverry, cuadra 8 s/n Teléfono , Fax Jesús María, Lima-Perú DISTRIBUCIÓN GRATUITA

3 ÍNDICE Presentación 5 Introducción 7 1. Diagnóstico Conclusiones Situación actual Problemas mayores de logística y sus causas Matriz de interacción del sistema logístico con otros elementos Experiencias y estudios de los sistemas logísticos en el sector salud Experiencias en Sistemas de información logística Caracterización y extrapolación de problemas logísticos Caracterización de escenarios futuros en el marco de la globalización y competitividad Extrapolación de los problemas logísticos al futuro escenario Análisis de las obstrucciones, amenazas y oportunidades de mejora Propuestas de soluciones Visión-Misión del sistema logístico El nuevo sistema logístico Modelo de gestión logística Sistema de Información Logístico Propuesta de acción Problemática normativa Problemática Análisis del Reglamento Único de Adquisiciones (RUA) Normatividad vigente Pautas para la fase de desarrollo e implementación del nuevo sistema logístico Acciones del PFSS para enfrentar la problemática del sistema de logística del MINSA 95 3

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5 PRESENTACIÓN El Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud, tiene por propósito contribuir en la mejora de la calidad y cantidad de servicios de salud que brinda el Ministerio de Salud, particularmente a los sectores más vulnerables de la población. Por ello, se viene implementando estrategias para incrementar la capacidad de gestión de las Direcciones y establecimientos de salud, siendo una de ellas el mejoramiento de los sistemas de logística, con la finalidad de mejorar y optimizar la atención de los servicios de salud. La logística es un área de trabajo central en toda organización, porque de ella depende la disponibilidad adecuada y oportuna de los recursos que contribuyen en el desempeño eficiente de una tarea. Más aún el sector salud donde la vida humana está involucrada. De ella depende en gran parte que la prestación del servicio de salud se realice con eficiencia, calidad y calidez. En 1996, con el propósito de conocer la problemática del sistema de logística del Ministerio de Salud, se encargó a la firma Sociedad Consultora Alemana de Higiene y Medicina Ltda. SANIPLAN realizar un Diagnóstico de los sistemas de logística, para ello, se analizaron los procesos logísticos actuales en la Sede Central del MINSA y en las Direcciones de Salud de Lima Este, Piura II, Loreto y Chavín. El presente documento es una síntesis de dicho estudio y contiene además algunos capítulos que ofrecen información actualizada sobre los dispositivos legales vigentes en 1998 y las acciones que el PFSS viene realizando para enfrentar la problemática del sistema de logística del MINSA. Ponemos a disposición de ustedes este estudio para darles a conocer la realidad del sistema de logística del MINSA y abrir un proceso de enriquecimiento de las propuestas que se están manejando para resolver sus nudos críticos y construir un sistema más eficiente, que contribuya a elevar la calidad y cantidad de los servicios de salud de los establecimientos del MINSA. Augusto Meloni Navarro Coordinador General PFSS-MINSA 5

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7 INTRODUCCIÓN El 24 de Octubre de 1995, la Sociedad Consultora Alemana de Higiene y Medicina Ltda. SANIPLAN firmó contrato con el Ministerio de Salud a través de la Unidad Coordinadora (UCP) del Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud (PFSS) para ejecutar el DIAGNOSTICO DE LOS SISTEMAS DE LOGÍSTICA. De acuerdo a la metodología utilizada se analizaron los procesos logísticos actuales, en la Sede Central del MINSA y las Direcciones de Salud de Lima Este, Piura II, Loreto y Chavín. En dichas redes y el nivel central se realizaron talleres de trabajo con el personal responsable de logística en las instituciones de salud, lo que enriqueció el estudio realizado, posibilitando contar con una visión de la situación actual ampliamente objetiva. De otro lado, el relevamiento de información primaria, mediante encuestas y entrevistas a los responsables y usuarios internos de los servicios de logística, como el relevamiento directo de información sobre los procesos logísticos, posibilitó, a pesar del corto tiempo disponible, definir en forma analítica y realista el estado situacional de la logística para los servicios de salud. Tomando como base la información proveniente del diagnóstico, se consideró las alternativas de solución y se han definido las propuestas en lo concerniente al marco legal, nuevo sistema logístico y modelo de gestión, así como las propuestas de acción para los diferentes niveles de estructura del MINSA y para las etapas de transición (1año), iniciación y consolidación de las reformas a implantarse. Finalmente se han propuesto las pautas generales para continuar con el desarrollo de la siguiente fase, vinculada con el desarrollo e implementación del nuevo sistema logístico. 7

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9 1 Diagnóstico 9

10 10 Diagnóstico de los Sistemas de Logística

11 Diagnóstico 1. DIAGNÓSTICO Con el fin de conocer la situación actual de los Sistemas de Logística en el MINSA, se efectuó el levantamiento de información en la Sede Central y en cuatro (4) redes de servicios de salud, una por cada región geográfica (Costa, Sierra, Selva) y una por el Departamento de Lima. REGION GEOGRÁFICA RED DE SERVICIOS DIRECCIÓN DE SALUD Departamento Costa Piura II Piura II Piura Sierra Huaraz Chavín Ancash Selva Loreto Loreto Loreto (Iquitos) Costa Lima-Este Lima-Este Lima Para la realización del diagnóstico se establecieron 3 niveles de análisis: Nivel de legitimación o estratégico Comprende: Filosofía institucional, disposiciones legales, políticas y normas. Nivel de Administración o gerencial Comprende: Planeamiento, organización, dirección y control. Nivel Operativo Comprende: Codificación, programación, compras, aduanas, almacenes, inventarios, distribución, transporte, contabilidad y proveedores. Dichos niveles de análisis forman parte tanto de la sede central, como del nivel subnacional y nivel local. Complementariamente se analizaron los sistemas de información de logística. 11

12 Diagnóstico de los Sistemas de Logística 1.1 CONCLUSIONES Analizados los problemas logísticos centrales o mayores se ha llegado a las siguientes conclusiones, las que expresan los aspectos trascendentales de la situación actual del Sistema en los Servicios de Salud: 1. Ineficiencia de los sistemas de logística. Los subsistemas logísticos con que cuenta el nivel Central, Subnacional y Local del MINSA, obedecen a criterios propios de un organismo público centralista que aplica procedimientos generados en el supra-sistema, que no son específicos al Sector Salud; y que además adolecen de la falta de modelos que les permitan lograr un accionar técnico y sistémico. Esta situación se da en todos los subsistemas, por lo que es de suma urgencia, un rediseño total de los mismos, acorde con las avanzadas disciplinas que comprende la moderna logística. En algunas Direcciones de Salud* e instancias de gestión los índices de burocratización logística son superiores al 90%, con pocas actividades que agregan valor. 2. Gerencia ineficaz. Se observa carencia de políticas referidas al sistema logístico. Falta de capacidad de liderazgo en la conducción del sistema logístico y carencia de tecnología administrativa moderna. La Gerencia es normativista, orientada al cumplimiento de normas. 3. Ineficiencia del personal. En general, se observa conocimientos muy limitados del personal, en las técnicas de logística. Este problema de calificación también se encuentra ligado a problemas de una alta rotación de personal, bajas remuneraciones y carencia de motivación. 4. Normatividad Inadecuada. Existe una frondosa, complicada y obsoleta normatividad, útil para un modelo burocrático funcional piramidal, pero no adecuado para una concepción moderna donde se revalora al usuario y al personal de la Institución. En el «paso a la gerencia de calidad total y a la planificación estratégica», se hace imprescindible generar una contemporánea y proyectiva normatividad y políticas estratégicas, que permitan gobernar y operativizar la logística en el Sector Salud, en los respectivos niveles que le corresponda, orientada a la salud con equidad, eficiencia y calidad. 5. Información no oportuna ni confiable. Se observa en muchos casos carencia de información, en otros carencia de información confiable, oportuna y de calidad para una adecuada toma de decisiones. No existen sistemas de información y hay poco uso de la tecnología de la información. En un mundo que privilegia la información y, donde la informática juega un rol decisivo, al no contar la logística del MINSA, en sus diferentes niveles, con sistemas que respondan a sus actuales y futuras necesidades, se hace necesario que la Institución ingrese a la era del manejo de la información con la más alta tecnología. 6. Inadecuada relación con proveedores. Se mantiene la tradicional relación antagónica entre proveedores y el cliente (MINSA). Los proveedores no representan lo mejor del mercado. Falta de desarrollo de proveedores para aprovechar las posibilidades existentes. 12 * Al momento de realizarse el estudio se encontraba vigente la división territorial por Regiones y Subregiones de Salud. En esta publicación hemos preferido usar la denominación actual: Dirección de Salud.

13 Diagnóstico 7. Insuficiencia de recursos financieros y rigidez en su uso. No se cuenta con la suficiente flexibilidad para el uso de los recursos financieros destinados a adquisiciones de bienes y servicios, por la rigidez y extremada desagregación de las partidas presupuestales. Asimismo, no se tiene la autonomía necesaria para utilizar directamente los recursos obtenidos de los ingresos propios generados por las instituciones de salud en la compra de bienes y servicios. Y por último la limitación de recursos financieros por parte del Presupuesto Nacional en cantidades y oportunidad, incide en una insuficiente e inadecuada gestión logística. 1.2 SITUACIÓN ACTUAL Para los diferentes niveles la situación actual del sistema logístico es la siguiente: a) Nivel de Legitimación o estratégico El suprasistema durante muchos años ha generado una frondosa, complicada y obsoleta normatividad, actualmente desfasada ante el avance tecnológico, que representa un freno a lo que podría ser una gestión dinámica, oportuna y eficiente. Las políticas «genéricas» que existen para el sistema de logística en la Sede Central, Direcciones de Salud, y establecimientos son de carácter macro, no habiendo el MINSA generado y/o adecuado políticas específicas. La normatividad logística interna, para la Sede Central, Direcciones de Salud y Establecimientos, en algunos casos existe y en otros no, siendo lo que existe muy poco. Recién se cuenta con un «pensamiento guía» o «idea-fuerza», dado a través de los «LINEAMIENTOS DE POLÍTICAS » ( ). Esta carencia impidió el desarrollo de una institución con filosofía y visión moderna; consecuentemente la logística careció de visión y definición de su rol institucional. b) Nivel de Administración o Gerencial La conducción ejecutiva del Sistema de logística se sustenta en criterios que limitan su accionar, por obedecer a enfoques que han perdido vigencia y que han sido dejados de lado al no articular con los modernos pensamientos de la administración y con la tecnología logística de avanzada. Una de las características en este nivel, es que, recién se cuenta con la definición de su misión institucional, careciendo aún de una definición de la misión logística, lo que lleva a concluir, que su rol de principal apoyo al objeto institucional, no es preciso, o en el mejor de los casos, ni siquiera empíricamente está debidamente interiorizado. Por Subsistemas la situación actual es la siguiente: Planificación Carencia de planeamiento estratégico y deficiente planeamiento operativo tanto a nivel institucional como en logística. Desde el punto de vista del planeamiento logístico no se cuenta con estrategias de reaprovisionamiento y modelos matemáticos de reposición de stocks. Tampoco se formulan los stocks de seguridad o protección, ni los niveles de stocks de operación. 13

14 Diagnóstico de los Sistemas de Logística La programación se limita a consolidar los cuadros de necesidades empíricamente calculados y que no guardan relación con la real necesidad de las instituciones. Sistémicamente, el procesamiento de la información tampoco ha contado con la atención suficiente, ni en forma «manual» ni «mecanizada». Organización La organización de la logística mantiene similitud en la sede central del MINSA y en todas las instituciones desconcentradas, en las direcciones de salud; es decir, son unidades orgánicas de apoyo dependientes de un órgano de administración. En el manejo de la autoridad se aprecia que la descentralización obedece a normatividades propias de la regionalización existente en el país, y a la responsabilidad delegada a los órganos desconcentrados dependientes del MINSA, lo que es compatible con los actuales lineamientos de política del Ministerio. Es importante resaltar que, a nivel central, existen unidades de línea del MINSA, que tienen su logística propia, duplicando funciones y limitando el accionar de la Oficina Ejecutiva de Logística del Ministerio a meras actividades de economato. La caracterización de los principales entes orgánicos del MINSA posibilitó contar con un adecuado conocimiento de los procesos logísticos y de organización, lo que permite afirmar que el apoyo del sistema logístico a los servicios de salud es técnicamente limitado. La carencia de personal calificado en los nuevos conceptos y procedimientos logísticos, representa un serio escollo al desarrollo, se prevé fuerte resistencia a cualquier tipo de cambio. Dirección La carencia de Visión y Misión Logística, por un lado, la falta de políticas y normas específicas, por otro, además de la inexistencia de planes, son claros indicadores que se carece de herramientas de gestión. La iniciativa, las innovaciones y el espíritu creativo son grandes ausentes que afectan la capacidad de liderazgo. Las modernas técnicas y concepciones de gerencia, no han sido incorporadas a los procesos; consecuentemente, la direccionalidad y fases de ejecución del Sistema, se ven preocupantemente sin rumbo. El desconocimiento de los estilos de gestión es otra fuerte debilidad de quienes conducen el Sistema. Control Los sistemas de control son deficientes, careciendo de procedimientos que les permitan evaluar el comportamiento de la gestión y el desarrollo de la organización. Una muestra determinante es que no se utiliza ningún tipo de indicador que posibilite desarrollar procesos de «feed back» para estabilizar el sistema. c) Nivel Operativo El análisis realizado a los diferentes subsistemas del sistema logístico, en los establecimientos y unidades administrativas en los diferentes niveles, ha permitido 14

15 Diagnóstico detectar problemas claves que mantienen mucha similitud entre las organizaciones muestreadas. Los procedimientos estudiados tienen su base normativa e indicativa en el Sistema Nacional de Abastecimientos y en el Reglamento Único de Adquisiciones (RUA) *. Del análisis de los procesos logísticos, se observa que sólo un 4% del número de actividades realizadas agregan valor. El tiempo de procuración (desde el planteamiento de las necesidades hasta la recepción de bienes), en algunos puestos de salud, ha demorado, en ciertos casos, varios meses, lo que demuestra la existencia de procesos demasiado largos que impiden brindar adecuadamente los servicios de salud. El enfoque, el sustento doctrinal y el factor tiempo, son elementos determinantes para definir que el sistema logístico ha devenido en inadecuado y no acorde con las nuevas corrientes tecnológicas. Codificación Los códigos establecidos por el Sistema Nacional de Abastecimiento (SNA) no son adecuados, por ser de carácter macro para la Administración Pública, requiriendo el Sector Salud códigos apropiados al uso y consumo de los bienes propios de su caracterización; además, su composición está totalmente alejada de la tecnología que se utiliza en el diseño y formulación de un Manual de Codificación. El catálogo del INAP mezcla activos fijos con materiales, lo que ratifica que existen fallas estructurales en el mencionado catálogo. Los códigos en el ámbito público del Sector Salud no están estandarizados a nivel nacional ni regional. Programación La programación generalmente se basa en Cuadros de Necesidades, que permiten formular cuadros de obtención y de adquisiciones. Las únicas instituciones que tienen un módulo de programación mecanizada son: la Sede Central del MINSA, el Hospital Hipólito Unanue y el Hospital Alcides Carrión, no siendo completo como Subsistema. Es necesario resaltar que la mencionada programación carece de parámetros estadísticos y no utiliza indicadores; tampoco se basa en un programa de producción de servicios de salud. Compras Las adquisiciones se ejecutan regularmente, de acuerdo a los procedimientos establecidos en el SNA, en base a los cuadros de obtención y a los pedidos de los usuarios. Generalmente se hacen en forma compulsiva, tomando decisiones contingenciales, lo que conduce a efectuar adquisiciones empíricas. Una de * Cuando se realizó el estudio se encontraba vigente el RUA, en la actualidad está vigente la Ley Nº 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado ( ), y su reglamento ( ). 15

16 Diagnóstico de los Sistemas de Logística 16 las causas que originan esta situación son las entregas de recursos presupuestales a destiempo y reducidos frente a lo programado. La carencia de medios de comunicación es otro factor alarmante, que dificulta seriamente la posibilidad de contar con una adecuada logística. Aduanas La problemática de aduanas se centra principalmente en la falta de medios disponibles para operativizar rápidamente sus actividades de desaduanaje. La mayor carga de trabajo se da en las donaciones. Los procedimientos a ejecutar están al margen de la capacidad normativa, correctiva y reguladora del MINSA, dado que pertenece a otro Sector. Almacenes Existe una inadecuada infraestructura física en los lugares de almacenamiento. La carencia de medios y equipos para el cumplimiento de la Misión de los almacenes representa una seria preocupación. Normalmente realizan sus operaciones de ingresos, almacenamiento y despacho, con el uso del kárdex. Instituciones que cuentan con procedimientos mecanizados son: Sede Central, Hospital Alcides Carrión y Hospital Hipólito Unanue; en el resto de organismos muestreados no se cuenta con mecanización, siendo realizadas sus operaciones manualmente. En ciertos casos, por ejemplo en la Sede Central, los almacenes actúan solamente como custodio de los bienes de los usuarios, y por tanto, no mantienen integrado un stock único de almacén. Inventarios El uso de técnicas de planeamiento y control de inventarios es ajena al Sistema; por lo tanto, no se tiene políticas definidas, procedimientos, ni estrategias de aplicación, menos modelos matemáticos de cuantificación que permitan apreciar su comportamiento y establecer los mecanismos de «feed-back» necesarios para la estabilización de los procesos. Distribución y Transporte No existen procedimientos definidos técnicamente; se carece de equipos para una adecuada distribución y las limitaciones presupuestales son definitivas. Normalmente los mismos usuarios recogen sus bienes y en algunos casos contratan servicios. No existe una programación consistente para la distribución, siendo una fuerte limitante las inadecuadas condiciones de la cadena de frío. Control Patrimonial Este subsistema adolece de significativas deficiencias, pudiendo mencionarse las siguientes : los códigos que se utilizan estructuralmente no son los técnicamente adecuados; es normal que falte actualizar los inventarios, definir la localización de los bienes y la asignación de responsabilidad por el uso. Los procedimientos de altas y bajas no son funcionales, deviniendo en inoperativos; la gran concentración de bienes inservibles (obsoletos o fuera de uso) genera graves problemas, no solo de espacio, sino, también, de gastos y/o pérdida de ingresos tan necesarios presupuestalmente. Instituciones que utilizan sistemas mecanizados son: la Sede Central, Hospital Hipólito Unanue y Hospital Alcides Carrión. El resto de organismos muestreados

17 Diagnóstico ejecutan los procesos manualmente. Se observa una falta de consistencia en el Subsistema. Contabilidad Normalmente los registros del Kárdex valorado no están al día por la carencia de información oportuna, básicamente de los movimientos de ingresos y salidas. El no contar con información contable oportuna genera graves problemas en la toma de decisiones, controles y proyecciones institucionales. Proveedores De acuerdo a la información recopilada, el conjunto de adquisiciones de suministros farmacológicos del MINSA, representa aproximadamente el 5% del mercado nacional. Este porcentaje incluye a todas las instituciones del Estado que brindan servicios de salud. El registro de proveedores es deficiente y no se hace evaluación y calificación de los mismos. Se carece de políticas para el desarrollo de proveedores, promoviendo un abastecimiento seguro y adecuado en términos de calidad y costo para la instituciones del MINSA. Es necesario resaltar que, en general, no se cuenta con información oportuna y confiable, además de carecer de indispensables soportes informáticos. Adicionalmente se ha analizado los sistemas de información de logística sintetizando la situación actual en lo siguiente: Información La situación actual del sistema de información para las actividades de logística es muy incipiente, realizándose en gran parte en forma manual, careciendo prácticamente de la tecnología moderna, lo cual origina serias dificultades en la programación, control de stocks, etc. La carencia de información adecuada no permite realizar la programación de las compras y stocks en función de la producción de los servicios. La ausencia de medios adecuados para el flujo de información (telecomunicaciones) limita también la posibilidad de contar con un adecuado sistema de información. 1.3 PROBLEMAS MAYORES DE LOGÍSTICA Y SUS CAUSAS Producto del análisis de los problemas que inciden y repercuten en los servicios de Logística, los cuales fueron detectados en la fase de diagnóstico, en las organizaciones incluidas en la muestra del estudio, se seleccionó aquellos de naturaleza central denominados «problemas mayores» y se analizó exahustivamente las causas que los originan. Estos problemas se observarán en la Sede Central, Direcciones de Salud y Establecimientos. (Ver Cuadro Nº 1). Dichos problemas y sus causas se han clasificado según los siguientes niveles: Nivel de Legitimación o Estratégico Nivel de Administración o Gerencial Nivel Operativo Incluye también los relacionados a recursos financieros. 17

18 Diagnóstico de los Sistemas de Logística CUADRO Nº 1 ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES DE LOS PROBLEMAS MAYORES NIVEL DE LEGITIMACIÓN O ESTRATÉGICO PROBLEMAS CAUSAS - Frondosa, complicada y obsoleta Normatividad. - Normas formuladas en base a modelo burocrático. - Normas de carácter general no responden a las necesidades específicas del MINSA. - No están actualizadas frente al avance tecnológico. - Carencia de políticas referidas al Sistema Logístico. - Funcionarios no calificados - Desconocimiento de una metodología de formulación de políticas. - Carencia de orientación de la Alta Gerencia para la proposición de lineamientos de políticas. - Políticas del Supra Sistema no han sido adecuadas a la realidad del MINSA. - Desgobierno de la Gestión Logística. - Falta de definición de la misión del sistema logístico. - Dispersión de la función logística en el MINSA central. - Incumplimiento de las funciones básicas por parte de las unidades orgánicas de Logística. 18

19 Diagnóstico ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES DE LOS PROBLEMAS MAYORES NIVEL DE ADMINISTRACIÓN O GERENCIAL PROBLEMAS CAUSAS - Planeamiento deficiente del aprovisionamiento de bienes y servicios. - Falta de conocimientos de la tecnología. - No existe sistema formal - Carencia de metodologías modernas. - Sin planes de producción de salud. - Organización excesivamente burocratizada, incoherente, desintegrada y sin delegación de autoridad en ciertos niveles. - Resistencia al cambio - Excesiva conformidad - Frondosa y obsoleta Normatividad. - Organización no controlada. - Exceso de formalismo y papeleo. - Despersonalización de las relaciones con otras unidades de línea. - Falta de dirección del sistema de logística del MINSA - Ejecutivos no calificados - Sin cultura organizacional - Sin desarrollo de cuadros de liderazgo. - Desconocimiento de los estilos de gestión - Obsoletos modelos de dirección. - Control ineficiente - Sin procesos de «Feed Back» - Equivocado control por procesos y no por Resultados. - Falta de objetivos y metas. - Sin tomas correctivas oportunas. - Anacrónico Sistema Nacional de Control. 19

20 Diagnóstico de los Sistemas de Logística ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES DE LOS PROBLEMAS MAYORES NIVEL OPERATIVO PROBLEMAS CAUSAS - Inapropiado sistema de codificación. - Sistema de codificación mal conceptualizado. - Mala estructura de los códigos. - Ausencia de principios técnicos en el proceso de codificación. - Modelo utilizado no es ad hoc para los bienes que utiliza el sector salud. - Procesos de adquisiciones prolijos y excesivamente burocráticos - La mayor parte del proceso constituye desperdicios. - Pocas actividades del proceso agregan valor. - Frondosa y obsoleta normatividad. - Planeamiento y control de inventarios incipiente y empírico - No se ha desarrollado un moderno sistema de planeamiento y control de inventarios. - Sin determinación de stock de seguridad y operativos. - No se ha formulado políticas de stocks. - Falta de conceptos de gestión económica de stock. - Ineficiente personal tanto en los niveles operativos y de gestión logística - Falta de capacitación y adiestramiento en técnicas logísticas. - Desmotivación y carencia de incentivos. - Sin cultura organizacional. - Personal excedente y mal calificado de otras áreas han sido transferidos a logística. - Falta definir el perfil de cargos. 20

21 Diagnóstico ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES DE LOS PROBLEMAS MAYORES NIVEL OPERATIVO PROBLEMAS CAUSAS - Información contable inoportuna, distorsionada y poco confiable. - Sistemas de ingresos, salidas, saldos y valorización a nivel piloto y no implantado a nivel nacional. - Registro de ingresos y salidas no ejecutado en tiempo real. - Deficiente sistema de almacenes - Personal sin adiestramiento en manejo y gestión de almacenes. - Sin procesos ágiles y efectivos. - Deficiente Layout - Pobre equipamiento - Instalaciones internas inadecuadas. - Sin sistema de seguridad. - No existe un sistema técnico de distribución del MINSA - Inadecuado equipamiento y mantenimiento de la cadena de frío. - No cuentan con medios de transporte. - No se ha diseñado formalmente el sistema. - Improvisación al enfrentar la problemática de distribución. - Dificultades en el transporte por problemas con las vías de comunicación. - Deficiente sistema de control patrimonial - Diseño obsoleto e inapropiado para enfrentar efectivo control patrimonial. - Excesivos trámites burocráticos. - Inadecuados procedimientos para la baja de bienes. - Sistema de codificación no adecuado para el sector. - Falta de desarrollo de proveedores - Sin modernos modelos de evaluación y calificación de proveedores. - Las políticas de relaciones con los proveedores son anacrónicas. - Normatividad vigente desfavorece desarrollo de alianzas estratégicas. 21

22 Diagnóstico de los Sistemas de Logística ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES DE LOS PROBLEMAS MAYORES NIVEL OPERATIVO PROBLEMAS - Carencia de un sistema de información logística. CAUSAS - Falta de información sobre el mercado, competencia, proveedores, precios y avance tecnológico. Falta de equipamiento y de uso de redes. - Falta de integración con los sistemas de información, de contabilidad, tesorería, presupuesto. - Carencia de integración entre los subsistemas logísticos y problemas de duplicidad y desactualización de la información. 22

23 Diagnóstico ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES DE LOS PROBLEMAS MAYORES RECURSOS FINANCIEROS PROBLEMAS - Los recursos financieros (fondos) asignados son desproporcionalmente menores a la exigencia de las necesidades. - Capacidad limitada para el uso de los fondos en función a las necesidades, impide un mejor uso de ellos, perjudicando un adecuado abastecimiento de insumos y servicios. CAUSAS - Decisiones del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). Ley General del Presupuesto. - Rigidez de la normatividad presupuestal impide utilizar los fondos correspondientes a una partida específica en otra. - Los fondos están disponibles en plazos muy estrechos para su utilización, imposibilitando una adecuada programación y ejecución por las limitaciones de los plazos. - Demora del MEF en remitir los fondos. - Descoordinación entre las áreas de economía y logística de las unidades y establecimientos del MINSA. - Imposibilidad de los establecimientos para administrar directamente y libremente los ingresos propios que genere. - Normatividad legal que exige depositar en el Banco de la Nación todos los ingresos propios. - Imposibilidad de los establecimientos para contar con más fondos, de acuerdo a los resultados logrados, al volumen de atenciones. No se premia la eficiencia. - Normatividad presupuestal actual asigna fondos para las unidades y establecimientos en función a la oferta y no a la demanda de servicios. - Administración financiera es ineficiente. - Limitada o escasa preparación financiera básica del personal de logística. - Procedimientos internos deficientes para utilización de fondos. 23

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