Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Licenciado en Administración de Empresas

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1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIÓN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA DE VENEZUELA (INGEOMIN) REGIÓN GUAYANA Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Licenciado en Administración de Empresas AUTOR: José Gregorio Guerra Tovar TUTORA: Lic. Yurma Maya (MSc) CIUDAD BOLÍVAR, 2008 i

2 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS APROBACIÓN DEL TUTOR En mi carácter de Tutora del Trabajo de Grado presentado por el ciudadano: José Gregorio Guerra Tovar, para optar al grado de Licenciado en Administración de Empresas, cuyo título es: Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN), Región Guayana; considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe. En Ciudad Bolívar, a los catorce días del mes de Marzo de Lic. Yurma Maya C.I. Nº ii

3 AGRADECIMIENTOS Cuando finalizamos una meta y principalmente, si es la culminación de una carrera universitaria, siempre tenemos mucho que agradecer. Primeramente, a Dios todopoderoso, a Nazareno y al Dr. José Gregorio Hernández (por quien llevo mi nombre), por protegerme y darme vida y salud, para llegar a ver este sueño hecho una hermosa realidad. A la Universidad Nacional Experimental de Guayana, en sus sedes Puerto Ordaz y Ciudad Bolívar, materializada en todos sus docentes, por ser la Casa de Estudios donde me he formado profesionalmente. A mi Tutora, Lic. Yurma Maya, a quien le estoy inmensamente agradecido, por su ayuda y colaboración en el desarrollo y culminación de este Trabajo de Grado. A la Coordinadora de la Sede Ciudad Bolívar, Lic. Indira Rodríguez; al Coordinador del Programa de Investigación y Desarrollo (PID), Prof. Luis Díaz; a la Lic. Nirma Alvarez, del Dpto. de Relaciones Interinstitucionales de la UNEG; a la Prof. Sara Bianco, Jefe del Dpto de Control de Estudios (Puerto Ordaz); y a todos los profesores con quienes compartí e intercambié experiencias a lo largo de estos cinco años. A la Lic. Zulaine Caraballo de INGEOMIN, por su ayuda y colaboración cuando hice mi pasantía de tecnólogo en esa institución y para la culminación de ella a través de este Trabajo de Grado. A mis familiares y amigos, por estar siempre pendientes de mis estudios y de incentivarme a culminar mi carrera. iii

4 DEDICATORIA Este trabajo se encuentra dedicado a todas aquellas personas que con sus sabios consejos supieron guiarme a través de un camino no siempre fácil de transitar; personas que me escucharon y estuvieron ahí durante toda mi carrera: En primer lugar, agradezco a mis padres: Lic. Carolina Tovar Lizardi y Lic. Jesús Guerra Garrido, por su constante asesoría, presencia tanto emocional como económica; ya que jamás me han faltado en ningún aspecto y han sabido educarme bajo los principios de la cultura y la constancia; tolerando mis errores e inmadureces producto del ímpetu de la edad y canalizando, con mucha sabiduría, todo mi energía hacia el estudio y el aprendizaje. A mi mejor amiga Daniela Martínez, quien ha estado a mi lado desde siempre, siendo la comprensión y entendimiento que me han hecho no perder las ganas de seguir adelante y no frustrarme por los tropiezos. A mis abuelas Rita Lizardi y Edelmira de Tovar, quienes con sus rezos y buenas intenciones han permitido que en las tempestades siempre aparezca un rayo de luz al final del camino. A mi hermano, Ing. Jesús David Guerra Tovar, porque juntos somos los primeros profesionales de la nueva generación, para que sirva de ejemplo al resto de los primos. Y en especial a Adrián Garrido (+), que en paz descanse, por ser mi mejor amigo y una de las personas que más contribuyó en mi crecimiento como estudiante; por su ayuda incondicional siempre que lo necesité ya que sin ella me hubiera sido muy difícil comprender muchas de las materias en la Universidad; por ser un ejemplo de constancia y dedicación que me sirvió para admirar y seguir; y ya que no pudo llegar a ver al final los frutos de nuestro esfuerzo, este trabajo va dedicado muy especialmente a él. iv

5 ÍNDICE GENERAL pp APROBACIÓN DEL TUTOR... AGRADECIMIENTOS... DEDICATORIA... LISTA DE CUADROS. LISTA DE GRÁFICOS... LISTA DE FIGURAS RESUMEN... INTRODUCCIÓN. ii iii iv vii x xii xiii 01 CAPÍTULOS I. EL PROBLEMA Planteamiento del Problema..... Objetivos de la Investigación Objetivo General... Objetivos Específicos.. Justificación II. MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación. Reseña Histórica y Descripción de INGEOMIN. Reseña Histórica de INGEOMIN Descripción de INGEOMIN.. Bases Teóricas. Aspectos Generales relacionados con el Control El Control Interno en las Organizaciones..... Sistema de Control Interno... Sistema de Control y Registro de Materiales.... Bases Legales III. MARCO METODOLÓGICO Tipo de Investigación Diseño de Investigación... Identificación de Variables.. Operacionalización de Variables.... Población y Muestra v

6 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos... Procesamiento y Análisis de los Datos IV. ANÁLISIS DE RESULTADOS Nivel de Análisis. Forma de Presentación de los Resultados... Presentación e Interpretación de los Resultados V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones. Recomendaciones VI. SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIÓN REGIONAL DE INGEOMIN, REGIÓN GUAYANA Presentación.. Fundamentación Objetivos de la Propuesta Objetivo General. Objetivos Específicos. Proceso para las Operaciones del Sistema de Control y Registro Componente Planificación Componente Despliegue del Sistema REFERENCIAS. ANEXOS. Anexo A. Instrumento. Anexo B. Validación del Instrumento.. Anexo C. Revisión de Bienes vi

7 LISTA DE CUADROS Cuadro Nº 1. Identificación y Definición de las Variables 2. Operacionalización de Variables.. 3. Distribución absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se realizan en la institución diagnósticos sobre los procesos de almacenamiento y depósito Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados sobre los aspectos comprendidos en los diagnósticos realizados sobre almacenamiento y depósito Distribución absoluta y porcentual acerca de la existencia de una fijación y determinación de objetivos donde se defina la orientación en la ejecución del inventario de la institución 6. Distribución absoluta y porcentual acerca de la extensión en el tiempo de los objetivos formulados en relación a las actividades de inventarios 7. Distribución absoluta y porcentual acerca del establecimiento de planes para la realización del proceso de inventario en la institución Distribución absoluta y porcentual sobre si los planes responden a diagnósticos estratégicos 9. Distribución absoluta y porcentual sobre la forma como se encuentra identificado el material que está en existencia dentro del depósito 10. Distribución absoluta y porcentual sobre el tipo de procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los materiales del depósito. 11. Distribución absoluta y porcentual sobre el registro de la identificación utilizada pp vii

8 12. Distribución absoluta y porcentual sobre la clasificación del material que está en existencia 13. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depósito. 14. Distribución absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema de información de la clasificación utilizada Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la realización del inventario físico 16. Distribución absoluta y porcentual acerca de los aspectos que comprende el control del inventario físico. 17. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por almacenamiento Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para la determinación de los costos 19. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva un registro de solicitudes de materiales Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca del nivel de actualización de los registros de las solicitudes y devoluciones de bienes Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se mantienen los registros de los movimientos Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el cálculo del consumo/uso promedio de materiales Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para realizar la revisión y fiscalización de los depósitos donde están los bienes y materiales 24. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de evaluación de los registros de materiales viii

9 25. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para revisar los cálculos realizados para la determinación del consumo/uso mensual promedio. 26. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de verificación de los cálculos utilizados para determinar los niveles en la existencia de materiales ix

10 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico Nº 1. Distribución absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se realizan en la institución diagnósticos sobre los procesos de almacenamiento y depósito Distribución absoluta y porcentual sobre los aspectos comprendidos en los diagnósticos sobre almacenamiento 3. Distribución absoluta y porcentual acerca de la existencia de una fijación y determinación de objetivos del inventario de la institución 4. Distribución absoluta y porcentual acerca de la extensión en el tiempo de los objetivos formulados en relación a las actividades de inventarios 5. Distribución absoluta y porcentual acerca del establecimiento de planes para realizar proceso de inventario en la institución Distribución absoluta y porcentual sobre si los planes responden a diagnósticos estratégicos 7. Distribución absoluta y porcentual sobre la forma como se encuentra identificado el material que está en existencia dentro del depósito 8. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para el etiquetado de los materiales del depósito 9. Distribución absoluta y porcentual sobre el registro de la identificación utilizada 10. Distribución absoluta y porcentual sobre la clasificación del material que está en existencia 11. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depósito. pp x

11 12. Distribución absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema de información de la clasificación utilizada Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la realización del inventario físico 14. Distribución absoluta y porcentual acerca de los aspectos que comprende el control del inventario físico. 15. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por almacenamiento Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para la determinación de los costos 17. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva un registro de solicitudes de materiales Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca del nivel de actualización de los registros de las solicitudes y devoluciones de bienes Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se mantienen los registros de los movimientos Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el cálculo del consumo/uso promedio de materiales Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para realizar la revisión y fiscalización de los depósitos donde están los bienes y materiales 22. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de evaluación de los registros de materiales 23. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para revisar los cálculos realizados para la determinación del consumo/uso mensual promedio Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de verificación de los cálculos utilizados para determinar los niveles en la existencia de materiales. xi

12 LISTA DE FIGURAS 84 Figura Nº 1. Organigrama de INGEOMIN Componente Planificación. 3. Fase de Almacenamiento.. 4. Traslado Temporal de Bienes Cambio de estado de Bienes por Desuso.. 6. Autorización de salida de Bienes. 7. Desincorporación de Bienes por Desuso Supervisión del Proceso. pp xii

13 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIÓN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA DE VENEZUELA (INGEOMIN), REGIÓN GUAYANA Autor: José Gregorio Guerra Tovar Tutora: Lic. Yurma Maya (MSc) Año: 2008 RESUMEN La investigación realizada se planteó como objetivo general proponer un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN), Región Guayana. El diseño fue de campo, porque se desarrolló y aplicó en el propio ámbito donde se presentó la realidad objeto de estudio; el tipo de investigación en modalidad proyecto factible, ya que no sólo se hizo un diagnóstico acerca del control y registro de los bienes en el marco de la institución, sino que también se propusieron alternativas de solución que se expresaron a través de un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales. La población del estudio estuvo representada por catorce (14) funcionarios que laboran en las áreas administrativas de control interno de la institución. Para la recolección de los datos se utilizó un cuestionario conformado por veinticuatro (24) ítems. De los resultados obtenidos, se infiere la necesidad de desarrollar una alternativa de solución que comprenda un proceso de planificación ajustado a las necesidades del control de inventario y la implementación de un sistema de inventario, donde se controlen con efectividad los procesos de almacenamiento, niveles de inventario, movimiento de los materiales y los dispositivos de supervisión para verificar el cumplimiento de cada una de estas actividades. xiii

14 Descriptores: Control Interno, control y registro de bienes y materiales, sistema de control y registro de bienes y materiales. xiv

15 INTRODUCCIÓN Los procedimientos de control que se desarrollan en cada una de las áreas de las organizaciones de la administración pública o privada deben estar en permanente proceso de revisión y renovación, pues de su eficacia depende en buena medida la estabilidad financiera y económica de estas instituciones, pudiendo significar, en algunos casos, un factor que influye en su permanencia o extinción. Una de las ventajas fundamentales que tienen las organizaciones exitosas, se encuentra en el manejo óptimo de los mecanismos de control de sus inventarios, pues con ellos se logra determinar la cantidad de bienes y materiales con que se cuenta para el proceso de producción o generación de servicios, así como calcular los costos de mantenimiento, a los fines de garantizar su equilibrio financiero. Los planteamientos expuestos son pertinentes en el caso específico de las instituciones de la administración pública, que tienen la responsabilidad de mantener un control interno efectivo de los ingresos, movimientos, salidas y reingresos de sus bienes y materiales, tanto desde el punto de vista de lo que corresponde a la administración de sus recursos materiales y financieros como lo que tiene que ver con su responsabilidad ante la ley en cuanto a la administración de estos recursos de acuerdo con los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad establecidos constitucionalmente. Lo que se ha señalado constituye el punto de partida para la realización de una investigación relacionada con el manejo de los procesos 1

16 de control interno de bienes y materiales en un ente de la administración pública. El estudio realizado se llevó a cabo en el área administrativa de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN), adscrito al Ministerio de Industrias Básicas (MIBAN), y se orientó hacia la propuesta de un sistema de control y registro de los bienes nacionales con los cuales cuenta esta dependencia, a los fines de realizar una de las tareas básicas en el proceso de ingreso, movimiento y salida de los bienes y materiales de esta dependencia. La investigación se enmarca dentro de los procesos relacionados con la administración de los recursos materiales de toda organización y específicamente con los procedimientos de control y registro de los bienes nacionales, con el objeto de realizar el inventario y aplicar las medidas de desincorporación en los casos que competa, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. Cabe señalar que el departamento donde se ejecutaron las actividades de investigación antes referidas tiene como una de sus atribuciones fundamentales la de llevar a cabo la gestión administrativa de las actividades pautadas por INGEOMIN para esta región. En ese sentido, su implementación se cuenta entre las tareas requeridas para dar cumplimiento a dichas atribuciones como parte de los procesos de gestión administrativa de este organismo. El trabajo se desarrolló de acuerdo con un esquema metodológico que comprende un total de seis capítulos, que se describen a continuación: Capítulo I. El Problema: En esta parte se abordan los tópicos donde se contextualiza el problema del control de bienes y materiales dentro de las organizaciones; los objetivos del estudio y su justificación. Capítulo II. Marco Teórico: Abarca los aspectos referenciales teóricos representados por los antecedentes de la investigación; reseña histórica y 2

17 descripción de INGEOMIN, objetivo de la institución, atribuciones y tareas, estructura organizativa y ubicación de la dependencia regional. Así mismo se plantean las bases teóricas y legales en las cuales se sustenta el estudio. Capítulo III. Marco Metodológico: Comprende los aspectos relacionados con la metodología, concretamente los puntos relativos a tipo y diseño del estudio, identificación y operacionalización de variables, población y muestra, técnicas e instrumentos de recolección de datos y el procesamiento de los mismos. Capítulo IV. Análisis de Resultados: En este capítulo se desarrolla el análisis de los datos obtenidos y abarca el nivel de análisis, la forma de presentación de los resultados y su interpretación a través de cuadros de frecuencia simple. Capítulo V. Conclusiones y Recomendaciones: Se desarrollan las conclusiones que se derivan del trabajo realizado, así como las recomendaciones correspondientes. Capítulo VI. Propuesta: En esta parte del trabajo se presenta la propuesta del sistema de control y registro de los bienes nacionales de la Coordinación Regional de INGEOMIN, Región Guayana. En ese sentido, se abordan los puntos relativos a su presentación, fundamentación, objetivos y proceso prescrito para las operaciones a desarrollar a través del sistema de control. 3

18 CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema En las estructuras organizacionales es un hecho indiscutible la necesidad de profundizar en los sistemas de información y control como la mejor alternativa para que éstas perfeccionen los mecanismos a través de los cuales puedan desarrollar cada una de las metas trazadas en las áreas de gestión, operativas y de control. Esto se basa en el hecho de que a través de estos sistemas se facilitan los flujos de la comunicación interna y externa en forma dinámica, permitiéndole a cada organización ejecutar con mayor eficacia las actividades que realiza. Lo señalado tiene plena pertinencia en el caso de las instituciones públicas, por el hecho de que éstas deben responder no solamente a los parámetros previstos en los principios fundamentales de la gestión y el control administrativo, sino también a lo que se encuentra establecido en las leyes y reglamentos que rigen el manejo de los bienes y recursos de la administración pública. A nivel nacional, la gestión de los recursos materiales y financieros en el marco de la administración pública venezolana presenta connotaciones preocupantes y delicadas, destacándose el relativo a los procesos de control interno como uno de los de mayores niveles críticos, dadas las consecuencias que se generan del mismo. Por esta razón, es pertinente destacar lo que refiere el Informe de la Contraloría General de la República (2004), cuando dice que en las 4

19 entidades regionales que conforman la estructura político-administrativa del país, se evidencia que los entes contralores presentan fallas en sus sistemas internos, lo que dificulta asegurar el acatamiento de las normas legales dictadas para garantizar una administración eficiente y eficaz de los recursos materiales y financieros. Se puede afirmar que en los procedimientos de control y registro de los bienes, que deben llevarse a cabo en el ámbito de los diferentes entes regionales de la administración pública de Venezuela, no se aprecia un manejo eficiente, situación que permite verificar la existencia de un problema de alta significación en materia de gestión de los recursos materiales y financieros; así como de manejo y control de bienes en concreto. Los planteamientos realizados permiten abordar la situación que se hace presente en el marco de una dependencia pública de importancia estratégica en el estado Bolívar, como lo es la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN); en la cual se evidencia un problema en lo que concierne a los procesos de control y registro de los bienes nacionales. Entre los aspectos que indican la existencia de un problema en cuanto al manejo de los inventarios de los bienes nacionales, se destacan los siguientes: - Dificultades para la identificación, ubicación, control y registro de los bienes nacionales. - No existe una precisión realista de los materiales, recursos y equipos con los cuales cuenta la administración regional. - Los procedimientos de seguimiento, control y registro de los bienes nacionales que se encuentran dentro de la institución presentan limitaciones en cuanto a velocidad, precisión y actualización permanente. 5

20 En atención a esta situación, se ha considerado pertinente ejecutar una investigación dirigida a dar respuesta a las siguientes interrogantes: - Cómo se lleva a cabo el proceso de planificación de los procedimientos de registro y control de los bienes nacionales en INGEOMIN, región Guayana? - Cuáles son los procedimientos utilizados para el almacenamiento de los bienes nacionales en esta institución? - Cuáles son las estrategias empleadas para el control del movimiento de materiales? - Cuáles son los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisión de la administración de los bienes nacionales? - Qué componentes deben ser tomados en cuenta para llevar a cabo el diseño de un Sistema de Control y Registro de los Bienes? Objetivos de la Investigación Objetivo General Proponer un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN), Región Guayana. Objetivos Específicos - Describir el proceso de planificación de los procedimientos de registro y control de los bienes nacionales en INGEOMIN, - Caracterizar los procedimientos para el almacenamiento de los bienes nacionales en dicha institución. 6

21 - Examinar las estrategias empleadas para el control del movimiento de materiales. - Verificar cuáles son los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisión de la administración de los bienes nacionales. - Establecer cuáles deben ser los componentes a considerar para el diseño de un Sistema de Control y Registro de los Bienes. Justificación Una de las acciones planteadas por toda organización radica en la introducción de estrategias que estén dirigidas a optimizar los procedimientos de control interno con el propósito de que cada área operativa, específicamente en lo que tiene que ver con el registro y control de bienes y materiales, asuma responsabilidades en lo relativo al registro y seguimiento en el almacenamiento, movimiento y ejecución de las gestiones de supervisión de los procedimientos realizados. Partiendo de allí, a través de esta investigación se aportaría la aplicación de los enfoques teóricos que se manejan actualmente en cuanto al desarrollo de las funciones relacionadas con la gestión administrativa dentro de toda institución, el control de materiales y la aplicación del enfoque sistémico y los sistemas de información al control de inventarios. Cabe señalar que en la concepción moderna de las gestiones de control, el manejo de los inventarios es considerado uno de los ejes centrales para garantizar el éxito de la gerencia, puesto que a través de los procedimientos, registros e informaciones que este manejo aporte, se le facilita a los niveles gerenciales llevar a la práctica la planificación financiera, 7

22 bien sea de inversiones o de gastos en materiales, en atención a indicadores confiables y debidamente sustentados. En ese sentido, la ejecución de la investigación va permitir expresar en la práctica los elementos teóricos propios del control de materiales y la aplicación de los sistemas de información en el desarrollo de este control, mediante el modelo que se tiene propuesto en este trabajo y que pretende generar soluciones puntuales a este elemento fundamental del control interno de la institución objeto de estudio. Desde el punto de vista metodológico, se estarían estableciendo un conjunto de directrices que permitirían orientar el desarrollo de cualquier proceso dirigido a formular sistemas de control y registro considerando el tipo y diseño de investigación, instrumentos de recolección de datos y los procesos de análisis de resultados. A nivel práctico, esta investigación viene a representar una oportunidad importante para la institución objeto de estudio, de abordar con precisión cuáles son los problemas que actualmente se presentan en la aplicación de los procesos de control de los bienes y los factores que han facilitado su permanencia en el tiempo. Otro de los aportes de este trabajo, se encuentra en el hecho de que a través de su ejecución, se abren las posibilidades de mejoramiento de los procedimientos de control y manejo de inventario hasta ahora utilizados por la institución y, por lo tanto, una mayor rapidez de los mismos para la atención de clientes y proveedores. Finalmente, el trabajo es de importancia para el propio autor, puesto que servirá para poner en práctica los conocimientos adquiridos en la universidad, en relación a los procesos de manejo y control de inventarios, así como también organizar la información sobre esta área, adquirida a través de su pasantía en la institución en estudio. 8

23 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación Rodríguez, Elías y Brito (2000), realizaron un trabajo titulado Control de Inventarios del Almacén de Mantenimiento y Limpieza del Hospital Uyapar de Ciudad Guayana, el cual consistió en un estudio de campo desarrollado a través de la aplicación de un conjunto de cuestionarios al personal directivo, administrativo y obrero que se desempeña en esa institución hospitalaria. Los resultados alcanzados permitieron a los autores concluir que el establecimiento de salud objeto de estudio presenta problemas en el control del movimiento de materiales que ingresa y sale del almacén. Igualmente se detecta, que no existe una debida clasificación y localización de los materiales. Estos autores sugieren la aplicación de un sistema de inventario, que permita optimizar la situación. Las conclusiones obtenidas en este estudio reflejan que los procesos de control de materiales e inventario son necesarios para el desarrollo de una gestión de calidad, incluso en los organismos públicos. La sugerencia final de los autores es otra evidencia de la necesidad de la sistematización de los controles de inventario, como una alternativa para disminuir los niveles de desorganización en el manejo de los materiales. Crespo (2003), llevó a cabo una investigación que tiene por título: Diseño de un Manual de Control Interno para la Custodia de los Bienes Nacionales en el Sector Público Propiedad del Instituto Agrario Nacional, Caso Específico: Delegación Agraria del Estado Lara. La ejecución de este trabajo se realizó a través de un diseño de campo en cuyo desarrollo fueron 9

24 utilizados los siguientes instrumentos de recolección de datos: la observación directa, el cuestionario de control interno y la entrevista no estructurada, permitiendo evaluar el sistema de control interno actual. De la investigación realizada se concluye que existen serias debilidades en cuanto a la materia de control interno se refiere en la Custodia de los Bienes Nacionales y los controles mínimos necesarios para la: Asignación de Bienes, Realización de la Toma Física de Inventario de Bienes, Control de entradas y salidas de Bienes del Almacén, Registro de las transacciones como Adiciones, Desincorporaciones, y Transferencias por parte del Departamento de Bienes Nacionales. Las conclusiones establecidas en este trabajo permiten afirmar que en el marco de las instituciones del Estado, se hace necesario optimizar los procedimientos, mecanismos y sistema de control interno, concretamente los que se relacionan con la gestión de inventario y materiales. Ello a los fines de garantizar una mayor eficacia en la ejecución de las funciones administrativas y el manejo financiero por parte de dichas instituciones. Finalmente, cabe mencionar la investigación realizada por Argüin (2006), titulada: Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el Registro de los Bienes Nacionales en la Oficina de Planificación del Sector Universitario, oficina técnica del Consejo Nacional de Universidades; ejecutada a través de un estudio de campo. En este trabajo se concluye que la Coordinación de Bienes de esta dependencia carece de los instrumentos y mecanismos necesarios y adecuados (libros auxiliares de activos fijos), para llevar a cabo los controles y registros de las entradas, salidas, traspasos, tipos de bien, área en el que está asignado, depreciación, fecha de adquisición y mejoras de los activos fijos que posibiliten su identificación, clasificación; así como el control de su uso y disposición. 10