VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG QUE ESTA ES LA VERSIÓN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO

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1 Fecha: 30/11/2012 Página: 1 de 8 CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción de la modificación 01 30/11/2012 Inicial AUTORIZACION VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG QUE ESTA ES LA VERSIÓN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO

2 Fecha: 30/11/2012 Página: 2 de 8 1. OBJETIVO Establecer los mecanismos para otorgar permisos justificados al personal de la unidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud por parte del funcionario interesado y finaliza con la legalización y el archivo en el respectivo expediente laboral. 3. INSUMOS Formato Solicitud de Permiso o Ausencia de Servidores Públicos GTH-PCSPL-FM-01(IS) Justificación respectiva (IP) 4. PRODUCTOS Permiso Autorizado Evidencia de la recuperación del tiempo en caso de que el permiso sea con fines académicos (docencia/estudio). 5. NORMATIVIDAD Ver normograma 6. DEFINICIONES Absentismo Laboral: La ausencia de una persona de su puesto de trabajo en las horas que le corresponden trabajar de acuerdo a la legislación laboral. Permiso laboral: Son las autorizaciones para faltar al trabajo, por un tiempo máximo de tres (3) días, para atender situaciones excepcionales, con derecho a remuneración. Ausentismo Laboral: la no asistencia al trabajo por parte de un empleado que se pensaba que iba a asistir.

3 Fecha: 30/11/2012 Página: 3 de 8 Compensatorio: Reconocimiento en tiempo que recibe un servidor público a cambio del trabajo adicional realizado fuera de su jornada laboral. 7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Subdirector(a) Administrativo(a) Formaliza los permisos solicitados por los funcionarios Verifica el cumplimiento en la recuperación del tiempo en caso de que el permiso haya sido otorgado con fines académicos (docencia/estudio) Autoriza permisos de más de tres días, comisiones y licencias. Concede permisos a subdirectores y jefes de oficina Director, Subdirectores y Jefes de Oficina Autoriza los permisos solicitados y concede permisos remunerados hasta por tres (3) días con la debida justificación. Garantizar la recuperación del tiempo concedido al funcionario en caso de que este sea con fines académicos (docencia/estudio). Funcionarios: Solicitar el permiso con la debida anticipación al jefe inmediato, mediante la utilización del formato Solicitud de Permiso o Ausencia de Servidores Públicos GTH-PCSPL-FM- 01 Cumplir con la recuperación del tiempo según lo pactado con el jefe inmediato en caso de que el permiso haya sido otorgado con fines académicos (docencia/estudio). Remitir el formato a la Administrativa - área de talento humano, para el respectivo seguimiento y archivo en el expediente laboral. Secretario Ejecutivo: Archivar el respectivo formato en el expediente laboral.

4 Fecha: 30/11/2012 Página: 4 de 8 8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN La Administrativa es la responsable de hacer cumplir las normas que aseguren el control de asistencia, puntualidad y permanencia del personal en la entidad en la jornada laboral. El horario de trabajo es de lunes a viernes de ocho (8) horas diarias en jornada única continua de 8:00 am. A 5:30 pm., con una (1) hora de almuerzo, la cual se deberá coordinar entre los funcionarios de cada dependencia en turnos de 12 m a 1:00 p.m. y de 1:00 pm. A 2:00 pm, de tal manera que las dependencias no permanezcan solas y se garantice la prestación efectiva del servicio. En caso de que el Director General de la entidad, especifique un horario de trabajo diferente el empleado deberá acoger dicho horario. Los empleados no pueden abandonar sus labores antes de haber terminado la jornada diaria, a menos que tengan la autorización de su jefe inmediato mediante el diligenciamiento del formato Solicitud de Permiso o Ausencia de Servidores Públicos GTH-PCSPL-FM-01, el cual para todos los eventos sin excepción, deberá ser remitido a la Administrativa Área de Talento Humano. En caso de comprobarse que el empleado ha abandonado su puesto de trabajo, por razones personales sin la autorización de su jefe inmediato, se le efectuara el respectivo llamado de atención al jefe de la dependencia. Incurrir en forma reiterada en el incumplimiento de la jornada laboral establecida acarreara la apertura de una investigación disciplinaria de acuerdo a lo establecido en el Código Único Disciplinario para los servidores públicos El total de horas de permisos personales se deberá compensar con horas de trabajo, previamente acordadas con el jefe inmediato.

5 Fecha: 30/11/2012 Página: 5 de 8 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Actividad Descripción de la actividad 1 Solicitar Permiso 2 Aprobar la solicitud 3 4 Informar el Ausentismo Informar Incumplimiento Presenta formato de solicitud de permiso con dos (2) días de anticipación, previo diligenciamiento del formato Solicitud De Permiso o Ausencia De Servidores Públicos GTH-PCSPL-FM-01 Analiza el formato Solicitud De Permiso o Ausencia De Servidores Públicos GTH- PCSPL-FM-01con el jefe inmediato quien la evalúa y firma en señal de visto bueno; en caso de que el permiso otorgado sea con fines educativos (docencia/estudio) se debe acordar la forma de reponer el tiempo. Una vez aprobado por el jefe inmediato el funcionario entregará a la Administrativa Talento Humano, para su conocimiento y control en la reposición del tiempo, así como el control del ausentismo laboral. En caso reiterado de incumplimiento de lo pactado en la reposición del tiempo, informa por medio de Comunicación Oficial interna al jefe inmediato. Área Responsable Todas las dependencias Todas las Dependencias Todas las Dependencias Financiera- Talento Humano Cargo responsable Funcionarios Director, subdirector y Jefes de Oficina Funcionarios Subdirector(a) Administrativo(a) Registros Solicitud De Permiso o Ausencia De Servidores Públicos GTH- PCSPL-FM-01 Solicitud De Permiso o Ausencia De Servidores Públicos GTH- PCSPL-FM-01 Comunicación Oficial Interna Punto de Control Verificar Vo Bo Jefe Inmediato

6 Fecha: 30/11/2012 Página: 6 de 8 No. Actividad Descripción de la actividad Área Responsable Cargo responsable Registros Punto de Control Si ir al paso 5 No ir al paso 6 5 Solicitar proceso disciplinario. Solicita a la subdirección de asuntos legales mediante comunicación oficial interna la apertura de investigación disciplinaria Financiera- Talento Humano Subdirector(a) Administrativo(a) Comunicación oficial interna 6 Archivar documentos Una vez efectuado el seguimiento al cumplimiento de la reposición del tiempo o la investigación disciplinaria se archivaran los documentos en el respectivo expediente laboral del funcionario Financiera- Talento Humano Técnico Operativo Expediente Laboral Verificar Archivo en el Expediente Laboral

7 Fecha: 30/11/2012 Página: 7 de 8 9. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Todas las Dependencias Funcionarios FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Todas las Depedencias Director, subdirector y Jefes de Oficina Financiera Talento Humano Subdirector(a) Administrativo(a) Financiera Profesional Universitario Inicio Aprobar la solicitud Informar Incumplimiento Archivar Documentos Solicitar Permiso Solicitud De Permiso o Ausencia De Servidores Públicos GTH-PCSPL-FM Solicitud De Permiso o Ausencia De Servidores Públicos GTH-PCSPL-FM Comunicación Oficial Interna Incumplimient o NO Expediente Laboral Fin Informar el Ausentismo 5 SI Solicitar proceso Disciplinario Comunicación Oficial Interna

8 Fecha: 30/11/2012 Página: 8 de ANEXOS GTH-PCSPL-FM-01 Solicitud De Permiso o Ausencia De Servidores Públicos

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