Convocatoria para cesión del espacio de cafetería

Transcripción

1 Página 1 de 12 Convocatoria para cesión del espacio de cafetería del Museo de La Ciudad 1) ANTECEDENTES: El Museo de la Ciudad, ubicado en las calles García Moreno S1 47 y Rocafuerte, abierto desde 1998 ha mantenido su labor sin interrupción dirigida a diversos públicos. Si bien la temática general del museo se presenta en las salas permanentes adecuadas para exposición, así como en la presentación de exposiciones y actividades temporales en otros espacios del edificio, la arquitectura e infraestructuras con características tanto de edificio patrimonial, como de contenedor museístico, demandan intervenciones adecuadas y específicas a las mismas. En 2012 inició la construcción del nuevo módulo administrativo del Museo de la Ciudad con la finalidad de dar un mejor servicio a la ciudadanía y respetar las áreas destinas a salas expositivas. Desde julio de 2013 se cuenta con este edificio y sus espacios de terrazas abiertos al público, oficinas administrativas y un área destinada para cafetería. Para brindar el servicio de cafetería requerimos cesionar el espacio a un proveedor con experiencia en la prestación del servicio de alimentación para cafeterías. 2) OBJETIVO: Cesionar el espacio de la cafetería del Museo de la Ciudad. El cual esté dirigido por personas naturales o jurídicas, quienes se encarguen de brindar un servicio de calidad, tanto a nivel alimenticio (productos saludables e higiénicamente preparados) como de atención a los visitantes del Museo de la Ciudad (servicio cálido, atento y oportuno), así como precios competitivos y accesibles a los diferentes visitantes y al personal que labora dentro del Museo. En este sentido, el objetivo específico de esta convocatoria es: Seleccionar a la mejor oferta, con los siguientes requisitos mínimos: Poseer un menú variado tipo cafetería (que incluya platos vegetarianos) que se oferte durante diferentes horas y para las diversas demandas de quienes visitan el lugar. Proponer e implementar actividades de activación del espacio designado para cafetería, considerándolo como una plataforma distinta del Museo. Esto implica generar una oferta alimenticia variada pero con un especial enfoque en comida quiteña y andina tradicional capaz de atraer por sí misma a diversos públicos. Experiencia y certificados de al menos dos años que den cuenta de su trabajo con el servicio alimenticio. 3) PERFIL DEL PROVEEDOR O EMPRESA: Página 1 de 12

2 Página 2 de 12 El perfil de los postulantes es el siguiente: 1. Ser persona natural o jurídica con por lo menos dos años de experiencia específica dentro del campo de la gastronomía (banquetes, catering, etc) y la administración de cafeterías con documentos probatorios. 2. Contar con los documentos legales y tributarios que lo habiliten para facturar por servicio de alimentos y bebidas. 3. Demostrar proactividad, dinamismo, solvencia, creatividad y responsabilidad dentro de la propuesta a ser presentada. 4. No haber sido declarados como proveedores incumplidos del Estado y/o con Fundación Museos de la Ciudad. 5. Certificados de experiencia de al menos dos años en provisión de servicios alimenticios. 4) PLAZO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS: La convocatoria se realizará por redes sociales y cartas personalizadas. Los interesados pueden acercarse al Museo de la Ciudad en horario de 09h00a 17h30 para conocer el espacio destinado para cafetería, así como resolver inquietudes sobre la convocatoria. Luego, se receptarán las propuestas en sobre cerrado hasta el 19 de febrero de 2016 desde las 09h00 hasta las 17:30. Las mismas se entregarán en las instalaciones del Museo de la Ciudad, García Moreno S1 47 y Rocafuerte. El sobre debe estar dirigido a María Elena Machuca, Directora de la Fundación Museos de la Ciudad. La emisión de los resultados de preseleccionados será el 23 de febrero, a través de la página web de esta institución: Acto seguido, se coordinará entre los preseleccionados y el personal designado por la Dirección Ejecutiva de la Fundación Museos de la Ciudad, para realizar las entrevistas y degustaciones pertinentes. Esto se realizará entre el miércoles 24 y jueves 25 de febrero de El resultado final se emitirá el día viernes 26 de febrero. El mismo será notificado mediante oficio y a través del correo electrónico, de igual forma, será subido a la página web de la institución. Desde la fecha de la notificación hasta la firma de contrato, el ganador o ganadora deberá presentar los siguientes documentos: cédula de identidad papeleta de votación RUC actualizado Desde la firma, tiene un plazo máximo de inicio de actividades de instalación de local de 15 días calendario. Las actividades de instalación deberán ser previamente revisadas con el personal designado del Museo de la Ciudad y contar con su autorización para su ejecución. Sobra decir que el ganador o ganadora es responsable de gestionar todos los permisos y documentos que le habiliten para la apertura y operación. 5) LUGAR DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, LOCACIONES E INSUMOS: El espacio destinado para la cafetería tiene un área total de m2 incluido cocina. Dimensión del área destinada para cocina m2. Funciona en el nuevo edificio del Museo de la Ciudad. El mencionado Página 2 de 12

3 Página 3 de 12 espacio posee muebles que pertenecen a la Fundación Museos de la Ciudad y que se detallan a continuación: N Descripción Cantidad 1 Cocina de acero inoxidable 1 2 Mesón 1 3 Lavaplatos 1 6) CRONOGRAMA DE LA PRESENTE CONVOCATORIA: Con respecto a las fases de la convocatoria, se realizarán las siguientes actividades: N. Actividad Inicio Finalización 1 Lanzamiento de la convocatoria 11 de febrero 11 de febrero 2 Visitas al espacio 11 de febrero 19 de febrero 3 Recepción de propuestas 19 de febrero 19 de febrero 4 Calificación de carpetas 22 de febrero 22 de febrero 5 Emisión de listado de preseleccionados 23 de febrero 23 de febrero 6 Entrevista y degustación 24 de febrero 25 de febrero 7 Calificación de la entrevista degustación 24 de febrero 25 de febrero 8 Emisión de resultado final 26 de febrero 26 de febrero 9 Firma de contrato 1 de marzo 1 de marzo 7) PRESENTACIÓN DE PROPUESTA: Con base en las necesidades determinadas, se requiere que quienes van a postularse a la presente convocatoria emitan una oferta que posea los siguientes puntos: A) Conceptualización del espacio de cafetería: (200 palabras) Detalle aquí su forma de concebir este espacio, es decir, el tipo de cocina que propone, el tipo de presentación de platos (se valorará las propuestas de diseño creativo que estén en diálogo con el concepto del espacio, tanto a nivel de cartas, como de la presentación de los platos), además de la propuesta para el mobiliario y decoración del espacio. B) Productos y servicios esperados: Menú: Menú para cafetería que incluya opciones vegetarianas y para público infantil con balance nutricional apropiado. Esto incluye los listados y precios de los ítems que se detallarán. Se valorará que tanto la oferta como los precios sean variados, de forma que contemos con insumos accesibles para los diversos públicos, dentro de las Página 3 de 12

4 Página 4 de 12 cartas y menús presentados. Programación: Detalle una pequeña propuesta (150 palabras) de programación del espacio, tomando en cuenta la música ambiental como parte de los ítems a ser pensados. Es muy importante señalar que se podrá proponer una programación del espacio designado para cafetería, el cual siempre debe guardar coherencia con las líneas de trabajo del Museo de la Ciudad y a la vez debe ser coordinado con las áreas técnicas de esta institución. Esto puede ser, cursos de comida tradicional, orgánica, fusión, eventos musicales, recitales, etc. En este punto es preciso aclarar que bajo ningún concepto se puede privatizar el espacio, alquilarlo a terceros, realizar eventos sociales particulares, cerrarlo al público o desatender al público. Equipo y operatividad Se deberá garantizar la calidad y presentación de los equipos electrónicos, eléctricos y electrodomésticos con los cuales cuente el proponente. De igual forma, se deberá dar cuenta de la logística. Esto implica lo siguiente: i) De los permisos: El o la proveedor(a) que resulte ganador deberá tramitar todos y cada uno de los permisos requeridos habilitantes (municipales y nacionales) para el buen funcionamiento del establecimiento y comprometerse a mantenerlos vigentes y actualizados (según propuesta técnica). ii) De los horarios: El o la proveedor(a) que resulte ganador(a) de la presente convocatoria deberá comprometerse a mantener abierto el establecimiento de lunes a domingo, incluidos los días feriados dentro del horario básico de 9:00 a 17:30, además, de abrir en horario extendido cuando la programación del Museo de la Ciudad así lo requiera. iii) De la seguridad: El o la proveedor(a) que resulte ganador(a) de la presente convocatoria se encargará de la seguridad del lugar destinado para cafetería. El Museo de la Ciudad cuenta con servicios de guardianía privada cerca del lugar, cuya responsabilidad es el cuidado de exposiciones, eventos y comunidad visitante del MDC. Este acápite implica además el buen uso de elementos y equipos, implementación de su plan de seguridad industrial (adecuado para el tipo de negocio y según el número de comensales / trabajadores) y un control de calidad alimenticia. iv) De la limpieza: Dentro de la propuesta se deberá garantizar la limpieza del espacio de cafetería, ya que no podrá contar con el personal de limpieza del Museo de la Ciudad. En este punto se deberá especificar si se cuenta con un programa de clasificación de residuos orgánicos y no orgánicos. v) Del recurso humano: Página 4 de 12

5 Página 5 de 12 Para este ítem el postulante deberá entregar, hojas de vida, dos certificados de experiencia que avalen la experiencia del personal integrante de la oferta, carnet de salud actualizado y aplicación de vacunas reglamentarias para el sector, copia de cédula. En el caso del personal aún no contratado, se deberá especificar la forma de selección del mismo, siendo así: El área de cocina deberá contar con un chef de partida, personal con amplia experiencia en el campo, como mínimo un estudiante del ramo. Todo el personal contratado para el servicio, esto es mesero, capitán, etc., deberán estar capacitados para tales fines, con el objeto de ofertar un servicio óptimo para los visitantes. Además, deberán estar atentos a la agenda cultural del MDC, con la finalidad de poder brindar información a los visitantes. Además, se deberá garantizar que el personal a cargo contará con todos los beneficios de ley, lo cual incluye contrato escrito de trabajo, pago de décimos, seguridad social, vacaciones, etc. El pago de salarios es de responsabilidad del proveedor sin que dependa de la Fundación Museos de la Ciudad. Como un elemento adicional, el proveedor deberá contemplar posibles inclusiones de personas que vivan o laboren en el sector aledaño al Museo. C) Auto evaluación y retroalimentación Se requiere contar con un plan de auto evaluación del servicio así como de retroalimentación de las sugerencias obtenidas en base a la auto evaluación, cuya frecuencia mínima debe ser trimestral, e incorporar entre los factores a medir: calidad, higiene, servicio, oferta gastronómica, entre otros. D) Precios de los productos Se deberá detallar los precios con y sin impuestos de los menús ofertados. Cabe añadir que el o la proveedora que resulte ganador o ganadora deberá mantener la lista de precios mientras dure el contrato. E) Calificación Se deberán detallar los plazos de implementación de la oferta completa, esto aplica si la propuesta incluye una implementación por fases. 8) PARÁMETROS DE SELECCIÓN DE LAS PROPUESTAS: Para la evaluación de las propuestas se considerará tres fases que son: a) Valoración de la documentación presentada (oferta técnica ) para la preselección b) Entrevista c) Degustación Se realizará la evaluación según los requerimientos anotados dentro del numeral 7. Los valores de la calificación son los enunciados Sobra indicar que la comprobación de la existencia de datos no ajustados a la realidad, en la propuesta, será causa de la exclusión a esta convocatoria. Página 5 de 12

6 Página 6 de 12 9) EVALUACIÓN DE PRE SELECCIONADOS (degustación) Las ofertas pre seleccionadas, además de la entrevista, serán llamadas a preparar un menú que contenga el 20% de la carta ofertada en la propuesta para la degustación de los cinco miembros del comité de selección. Esta etapa es fundamental para el proceso, debido a que nos posibilita conocer y evaluar el manejo de los alimentos, el sabor, la presentación y el servicio. Proceso ítem Puntaje Valoración de la Documentos personales (copia de cedula y carta de presentación) 5 documentación Conceptualización del espacio de cafetería 15 presentada Productos y servicios esperados Menú 30 Programación / activación del espacio 10 Equipo y logística (permisos, horarios, 15 seguridad, limpieza, seguridad industrial, capacitación del personal, clasificación de desechos) Recurso humano Hojas de vida postulante + propuesta de 20 estructura organizacional (número de personas, cargos, funciones básicas, organización) Carta de compromiso para atender 20 beneficios de Ley de su personal Auto evaluación y retroalimentación (modelo de encuestas, esquema de tabulación 5 y presentación de resultados) + mecanismos de implementación de mejoras Presupuesto referencial (carta y costos de venta al público) 20 Cronograma de implementación 10 Entrevista y degustación 50 TOTAL 200 *El puntaje mínimo para superar la primera fase es 150/ ) PUBLICACIÓN DE RESULTADOS: Al ser la etapa final, el resultado será publicado en la página web de la Fundación Museos de la Ciudad, dentro del plazo antes establecido. Además, se realizará una llamada personal y se enviará un correo electrónico para marcar el día y la hora para la firma del contrato. Igualmente, se emitirá un oficio indicando los resultados al ganador. Todo esto dentro de los plazos establecidos en el numeral 6. 11) OBLIGACIONES DEL PROPONENTE En primera instancia, cabe señalar que el hecho de participar en esta convocatoria implica el conocimiento y aceptación, por parte de las y los participantes, de todas las normas establecidas en la presente. Una vez que sea declarado ganador de la convocatoria deberá gestionar toda la documentación habilitante necesaria para la apertura y buen funcionamiento del lugar. Además, deberá encargarse de mantener los documentos actualizados durante todo el tiempo que dure la prestación del servicio. Esto implica mantener al Página 6 de 12

7 Página 7 de 12 día sus obligaciones laborales y fiscales. Es obligación de quien resulte ganador el emitir facturas por los servicios prestados. 12) Condiciones de uso del espacio: El uso del espacio es intransferible, por lo cual no puede ser usado para actividades privadas, sin previa autorización de la Coordinación del Museo de la Ciudad y la Dirección Ejecutiva de la Fundación Museos de la Ciudad. Cabe resaltar que el inmueble donde funcionará la cafetería es un edificio aledaño al edificio patrimonial, por ende, no se puede realizar adecuaciones que pongan en peligro la estructura del mismo y sus bienes. La Fundación Museos de la Ciudad recibirá un pago por la cesión del espacio, establecido en 600 dólares americanos más IVA. Además de una garantía que será entregada a la suscripción del contrato mediante cheque certificado correspondiente a tres meses del valor por uso de espacio que cubre la reposición de bienes en caso de que se compruebe responsabilidad por parte del ocupante del espacio en cesión de uso. La Fundación Museos de la Ciudad a través del Museo de la Ciudad, cubrirá los gastos de agua y luz del espacio. Servicios de telefonía y datafast son de responsabilidad del ocupante. Adicionalmente, cabe indicar que el primer incumplimiento con los horarios y días de apertura del local, será presto a un llamado de atención escrito, la segunda vez será causal para terminación del contrato. 13) Desavenencias. Todo hecho o acontecimiento no contemplado en esta convocatoria será resuelto por la Dirección Ejecutiva del Museo de la Ciudad. 14) OBLIGACIONES DE LA FUNDACIÓN MUSEOS DE LA CIUDAD. La Fundación Museos de la Ciudad garantizará lo siguiente: a) Entregar el espacio en buenas condiciones (check de mantenimiento). b) Entregar con acta entrega recepción todo el menaje arriba descrito. c) Garantizar el pago de los servicios básicos a tiempo. d) Cumplir los plazos estipulados en esta convocatoria. e) Comunicar mensualmente la agenda de actividades. f) Apoyar en la difusión de la programación del espacio de cafetería. g) Comunicar oportunamente aquellos cambios de agenda o situaciones que puedan alterar el cotidiano de las actividades del espacio. 15) DOCUMENTACIÓN REQUERIDA. La propuesta deberá contener la siguiente documentación obligatoria: - Datos personales del representante de la propuesta: - Cédula de identidad - Papeleta de votación - RUC - Conceptualización del espacio y del servicio. Página 7 de 12

8 Página 8 de 12 - Menús - Tabla de precios - Detalle de equipamiento y logística. - Carta de compromiso para gestionar y mantener actualizada toda la documentación habilitante y de funcionamiento del espacio. - Carta de compromiso de cumplimiento con el horario. - Plan de seguridad industrial. - Plan de limpieza. - Cronograma de implementación - Recurso Humano - Hojas de vida documentada del personal que conforma el equipo de trabajo, certificados médicos actualizados y record de vacunas de acuerdo al Ministerio de Salud. - Carta de compromiso en la cual garantice el cumplimiento de las condiciones laborales de su equipo, según la ley vigente. 16) INFORMACIÓN Y CONTACTOS DE LA FUNDACIÓN MUSEOS DE LA CIUDAD: A través de las presentes bases, la Fundación Museos de la Ciudad entrega la información pertinente que consiste en: Características del espacio (dimensiones espacio de servicio y cocina) Menaje que será entregado Condiciones de uso Requisitos Modelos de evaluación, con los cuales estas propuestas serán evaluadas En caso de requerir mayor información sobre el Museo de la Ciudad pueden visitar la página web: visitarnos o comunicarse al / ext Cualquier duda respecto a esta convocatoria pueden escribir al siguiente correo electrónico: info.mdc@fmcquito.gob.ec Página 8 de 12

9 Página 9 de 12 Anexo 1. Plantilla de evaluación para el proceso de selección (primera fase) Nombre: Fecha:_ Título de la propuesta o proponente: ASPECTOS A EVALUAR Cumple No Cumple Puntaje total de la evaluación: Página 9 de 12

10 Página 10 de 12 Plantilla de evaluación para el proceso de entrevista y degustación Nombre: Fecha:_ Título de la propuesta o proponente: Proceso ítem Puntaje Valoración de la Documentos personales (copia de cedula y carta de presentación) /5 documentación Conceptualización del espacio de cafetería /15 presentada Productos y servicios esperados Menú restaurante /30 Programación / activación del espacio /10 Equipo y logística (permisos, horarios, /15 seguridad, limpieza, seguridad industrial, capacitación del personal, clasificación de desechos) Recurso humano Hojas de vida postulante + propuesta de /20 estructura organizacional (número de personas, cargos, funciones básicas, organización) Carta de compromiso para atender /20 beneficios de Ley de su personal Auto evaluación y retroalimentación (modelo de encuestas, esquema de tabulación /5 y presentación de resultados) + mecanismos de implementación de mejoras Presupuesto referencial (carta y costos de venta al público) /20 Cronograma de implementación /10 Entrevista y degustación /50 TOTAL /200 Puntaje total de la evaluación: Anexo 2. Página 10 de 12

11 Página 11 de 12 Plantilla de evaluación trimestral durante el tiempo de servicio. Nombre: Fecha: Marque con una X la casilla correspondiente a su valoración en cada uno de los aspectos mencionados a continuación. SERVICIO ASPECTOS A EVALUAR Deficiente Regular Bueno Excelente 1. Actitud de servicio y trato recibido 2. Presentación personal 3. Tiempo de entrega del producto (oportuno) 4. Menaje (platos, vasos, cubiertos) 5. Medios de comunicación para la solicitud del servicio PRODUCTOS ALIMENTOS 6. Sabor 7. Presentación 8. Temperatura 9. Alimentos saludables y nutritivos 10. Cocción del alimento VARIOS 11. Limpieza 12. Música 13. Decoración 14. Diseño creativo del menú físico 15. Manejo de desechos Responda SI o NO a las siguientes preguntas. OTROS PREGUNTAS A RESPONDER SI NO Encontró todo lo que solicitó del menú? El personal cuenta con todos los derechos de ley? (vacaciones, afiliación, etc) Los permisos de funcionamiento están vigentes? Esta implementado el plan de seguridad Página 11 de 12

12 Página 12 de 12 industrial? La implementación de la propuesta esta en que porcentaje de realización? Coloque en porcentaje % según el cronograma entregado por el proponente. Explique a qué corresponde el porcentaje: Observaciones finales, que no estén incluidas en este formato o que refuercen el entendimiento de uno o varios ítem, anteriormente evaluados. am/ae Actualización: febrero 2016 Página 12 de 12