Elaboración de documentos PDF accesibles

Transcripción

1 Elaboración de documentos PDF accesibles Contenido Elaboración de documentos PDF accesibles 1 Introducción 2 Accesos directos en Acrobat 3 Restricciones de acceso al documento 5 Título 6 Etiquetado 8 Opción panel de Orden de lectura 15 Opción panel de Etiquetas 19 Idioma 26 Estructura de encabezados 27 Texto alternativo de imágenes 28 Imágenes decorativas 33 Enlaces 34 Tablas de datos estructuradas 35 Tablas simples 37 Tablas complejas 40 Listas 43 Formularios 44 Documento escaneado 47 Orden de lectura 49 Modo reflujo 51 Orden de tabulación 54 Navegación con marcadores (bookmarks) 58 Crear marcadores de forma manual 58 Crear marcadores de forma automática 60 Contenido multimedia 63 Asistente de Acciones 65 Comprobar la accesibilidad 71 Guardar el archivo PDF a otro formato 75 Lectura en voz alta de Adobe y de otros lectores de pantalla 77 Preferencias de visualización y lectura 78 Bibliografía 80 Contacto 80 1

2 Aviso 81 Introducción Los documentos en formato PDF son en la mayoría de los casos consultados electrónicamente por lo que es importante hacerlos accesibles. La accesibilidad permite que las personas con discapacidad puedan tener acceso a los contenidos utilizando tecnologías de asistencia como lectores o amplificadores de pantalla. Personas con problemas de visión o ceguera, discapacidad de aprendizaje o cognitiva, discapacidad motriz, etc. serán beneficiadas si el documento cumple con los requerimientos de accesibilidad. Los autores de documentos pueden convertir un archivo PDF accesible utilizando el programa Adobe Acrobat Pro o Pro DC (Acrobat), beneficiando a personas que utilizan tecnologías de asistencia para la consulta del contenido. Por ejemplo, personas con discapacidad visual que utilizan lectores de pantalla. Tome en consideración que volver accesible un documento en Acrobat puede implicar cierta inversión de tiempo y esfuerzo. Si la versión original fue creada tomando en cuenta la accesibilidad, este trabajo será mucho más sencillo. La desventaja es que si el documento original cambia, el trabajo de volverlo accesible en PDF tendrá que realizarse nuevamente. Por ello se recomienda trabajar la accesibilidad lo más que se pueda desde el formato original. Y de ser necesario, evaluar la posibilidad de hacer el documento en otro formato (por ejemplo: HTML) sobre todo en casos de documentos que continuamente se estarán actualizando. Un documento PDF pudo haber sido creado desde: Microsoft Office: Word, Excel o Power Point. Programas de Adobe: InDesign, Photoshop, Illustrator o LiveCycle. OpenOffice: Writer, Calc o Impress. Google Docs Otras plataformas web, etc. Aunque generalmente se utiliza alguno de estos programas para crear documentos PDF, si es posible que se genere un documento PDF utilizando Acrobat como herramienta inicial. Por ejemplo: Seleccionando un archivo individual (.png,.jpg, etc.) Seleccionando varios archivos (incluso de diferentes formatos) Escaneando un documento Generando un PDF desde una página web

3 Accesos directos en Acrobat El autor del PDF puede crear accesos directos de los íconos, por ejemplo de accesibilidad: 1. Seleccionar la pestaña Herramientas 2. Arrastrar la herramienta Accesibilidad a la lista de la derecha y ubicarla en el orden deseado. Como resultado se agrega a la lista el acceso directo:

4 Nota: si tiene abierto algún documento y cambia a la pestaña Documento este ícono también se puede arrastrar a la barra horizontal superior. Como resultado se agrega a la barra el acceso directo: 3. Desde la pestaña Herramientas o Documentos, seleccionar la herramienta Accesibilidad 4. Como resultado se muestran los íconos que pertenecen a la herramienta Accesibilidad a. Etiquetar automáticamente el documento b. Etiquetar automáticamente los campos de formulario c. Opciones de lectura d. Comprobación completa e. Informe de accesibilidad f. Identificar campos de formulario g. Establecer texto alternativo

5 h. Ayudante de configuración i. Orden de lectura 5. Estos íconos también se pueden arrastrar a la barra horizontal superior 6. Organice sus íconos de acuerdo a su preferencia Restricciones de acceso al documento Las tecnologías de asistencia extraen el texto del documento para convertirlo en salidas de voz o braille. Por esta razón se debe evitar la configuración de restricciones de acceso en el documento PDF.

6 Por ejemplo: si el autor del documento desea restringir la edición e impresión del documento, al configurar estos permisos, es necesario verificar que permanezca el acceso a lectores de pantalla 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Propiedades 3. Seleccionar pestaña Seguridad 4. Seleccionar en el combobox Sistema de Seguridad la opción Seguridad mediante contraseña 5. En el recuadro Permisos al seleccionar el checkbox para Restringir la edición e impresión del documento y cambiar configuración 6. Verificar que el checkbox Activar acceso a textos de dispositivos lectores de pantalla para usuarios con problemas de visión esté seleccionado 7. Aceptar Si la opción en el combobox Sistema de Seguridad es Sin seguridad no es necesario realizar esta verificación. Título El título es lo primero que va a leer el lector de pantalla y debe ser breve, conciso y descriptivo del contenido del archivo. 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Propiedades 3. Seleccionar pestaña Descripción

7 4. Capturar el título (obligatorio) y otros datos (opcionales) como autor, asunto, palabras clave. Nota: si en Word capturó un título, este será el mismo, sin embargo será necesario realizar el siguiente paso para que sea reconocido. 5. Seleccionar pestaña Vista inicial 6. En Opciones de ventana seleccionar Título del documento en el combobox Mostrar

8 7. Aceptar A diferencia del nombre del archivo, el título es el que se mostrará hasta arriba al abrir el documento. También se mostrará en los resultados de motores de búsqueda. Etiquetado Es común que los documentos en PDF muestren contenido que visualmente es entendible, pero al momento de interpretarlo con una tecnología de asistencia o navegarlo con teclado se interpreta de manera diferente o incorrecta. Al abrir cualquier documento PDF (a diferencia de usuarios que si pueden visualizar la interfaz y de manera rápida estructurar los elementos), un usuario ciego no sabe si contiene imágenes, gráficas, títulos, subtítulos, tablas, listas, etc. La única forma que un ciego tiene para entender la estructura del archivo y navegar a través de él de manera eficiente son las etiquetas. De otro modo tendría que recorrer todo el texto que encuentre intentando encontrar la información de su interés y adivinando los tipos de elementos.

9 Por ello se debe etiquetar de forma correcta los elementos del documento y estructurar el contenido en orden lógico. Si desea saber si un documento está etiquetado o no, puede consultarlo en: 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Propiedades 3. Seleccionar pestaña Descripción y vea la sección Avanzado 4. Vea la opción de hasta abajo que dice PDF etiquetado: si/no Si el documento no está etiquetado o desea etiquetarlo nuevamente, se puede utilizar la opción de etiquetado automático: 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Accesibilidad 3. Seleccionar Etiquetar automáticamente el documento

10 Al seleccionar esta opción, si el documento ya está etiquetado se mostrará un mensaje de advertencia para volver a etiquetar o respetar el etiquetado actual. Nota: al etiquetar automáticamente también se genera un Informe de reconocimiento y Consejos para reparar. El autor puede salir con el ícono de Cerrar y continuar con el etiquetado. Más adelante veremos maneras más sencillas de Comprobar la accesibilidad.

11 Como el etiquetado es automático, probablemente no sea suficiente y se deba verificar de forma manual, sobre todo en documentos complejos. Si no desea etiquetar de forma automática, se puede etiquetar de forma manual (empezando desde cero): 1. Seleccionar Ver 2. Seleccionar Mostrar/ocultar 3. Seleccionar Paneles de navegación 4. Seleccionar Etiquetas

12 Si el documento no está etiquetado se mostrará una nota en el panel que dice Ninguna etiqueta disponible en donde se debe dar clic en botón derecho y seleccionar Crear raíz de etiquetas. Posteriormente crear etiqueta por etiqueta.

13 Si el documento ya está etiquetado se mostrarán dichas etiquetas en el panel, las cuales se pueden desglosar y editar. El etiquetado es para definir cada tipo de elemento, por ejemplo: Párrafo <P> Niveles de encabezado <H1>, <H2>, <H3>, <H4>, <H5> y <H6> Imagen <Figure>

14 Tabla <Table> Celda de encabezado <TH> y celda de datos <TD> Lista <L> y elemento de lista <LI> Enlace <Link> Si los elementos tienen un etiquetado adecuado, las tecnologías de asistencia van a reconocer, interpretar y transmitir al usuario de manera adecuada los elementos. Por ejemplo: con un lector de pantalla el usuario que consulta el documento en Acrobat Reader puede obtener la lista de encabezados. Tome en consideración que lectores de pantalla de Windows como JAWS, NVDA o Windows Eyes funcionarán bastante bien al leer un documento PDF accesible. Mientras que el lector de pantalla VoiceOver de Mac no tanto, ya que VoiceOver (aunque es un muy buen lector de pantalla) está diseñado para leer principalmente productos de Apple. Lo mismo pasa con documentos PDF que se consultan en dispositivos móviles, tanto VoiceOver como Talkback de Android, no interpretarán adecuadamente el etiquetado, incluso en documentos accesibles.

15 Si desea borrar todas las etiquetas en un solo paso, elimine la etiqueta principal al dar clic en el botón derecho y seleccionar Eliminar etiqueta. Existen dos opciones para modificar el etiquetado existente o empezar a etiquetar un documento desde cero, la primera es en el panel de Orden de lectura y la segunda en el panel de Etiquetas directamente. La elección entre una opción y otra depende de las preferencias del autor. Opción panel de Orden de lectura Para empezar, el autor debe entrar al panel de Orden de lectura : 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Accesibilidad 3. Seleccionar Orden de lectura

16 Como resultado se va a mostrar la ventana del panel y en el documento el etiquetado actual: Nota: es necesario asegurarse que en la ventana de Orden de lectura, esté seleccionada la opción Tipos de estructura en Mostrar grupos de contenido de página. Para crear una nueva etiqueta: 1. Seleccionar el elemento o área deseada con el mouse (hasta que se muestre con contorno azul) 2. Asignar un Tipo de etiqueta en la ventana de Orden de lectura. Por ejemplo: Encabezado 1, Texto, Figura, Tabla, etc.

17 Como resultado, el contenido previamente seleccionado se va a etiquetar: Para editar: Si algún elemento está mal etiquetado, se puede cambiar: 1. Seleccionar el elemento en el documento (hasta que se muestre el mouse con ícono de mano ) 2. Cambiar el Tipo de etiqueta en la ventana de Orden de lectura Por ejemplo: en este caso no es una tabla, sino una figura.

18 Como resultado el elemento cambia de tabla a figura: Para eliminar: Si un elemento es decorativo o el autor no desea que sea reconocido por tecnologías de asistencia: 1. Seleccionar el elemento en el documento Nota: se pueden seleccionar múltiples elementos con la tecla Ctrl y con el mouse (hasta que se muestren en azul) 2. Seleccionar Fondo en la ventana de Orden de lectura

19 Como resultado el contenido seguirá presente en el documento, pero desaparecerá del panel de Etiquetas y las tecnologías de asistencia lo ignorarán. Todos estos cambios (alta, edición y baja), tendrán un impacto en el panel de Etiquetas, por lo que se recomienda realizar una segunda verificación en dicho panel. Tome en cuenta también que el panel Orden de lectura tiene opciones limitadas (en cuanto a Tipos de etiqueta), aunque en la mayoría de los casos estas opciones serán suficientes para crear un documento accesible. Opción panel de Etiquetas Si el autor lo prefiere, las modificaciones a los elementos se pueden realizar en el panel de Etiquetas : Para crear una nueva etiqueta: 1. Dar clic en la etiqueta donde desea ubicar la futura etiqueta o en la etiqueta raíz llamada Etiquetas 2. Seleccionar el texto o el contenido en el documento (hasta que se muestre con contorno azul) Nota: para poder seleccionar el texto adecuadamente, el autor debe abrir y cerrar el panel de Orden de lectura. 3. Regresar a la etiqueta previamente seleccionada 4. Dar clic en botón derecho y seleccionar Crear etiqueta a partir de la selección

20 Nota: si la nueva etiqueta se creó en la etiqueta raíz, Acrobat mostrará una ventana para preguntar el Tipo de etiqueta: Al Aceptar la agregará al final del panel: Es muy importante que en la creación o edición de sus etiquetas considere el orden de lectura lógico. Posteriormente veremos cómo hacer cambios en dicho

21 orden, pero si el etiquetado se realiza correctamente desde el principio no será necesario realizar futuros ajustes. Nota: para desglosar todas las etiquetas de una sola vez seleccionar la tecla Ctrl y con el mouse seleccionar el icono de + que se encuentra en la etiqueta principal (raíz). Para editar: 1. Dar clic en botón derecho de cada etiqueta 2. Seleccionar Propiedades 3. Realizar el cambio deseado Por ejemplo: cambiar el Tipo en el combobox o capturar un Título a la etiqueta para identificarla en el panel de etiquetas (sobre todo en documentos grandes). Solo considere que este título no es reconocido por tecnologías de asistencia y solo es para ayudar al autor de contenido a identificar los elementos en el panel. En las Propiedades incluso se puede capturar un Texto alternativo al elemento de la etiqueta. Aunque generalmente este texto se agrega a imágenes, puede agregarse a otros elementos para sustituir la información que se encuentra en la etiqueta.

22 Nota: si el autor está familiarizado con los nombres de cada etiqueta en Acrobat, los puede cambiar manualmente en el panel de Etiquetas al dar doble clic en el texto de la etiqueta. También es posible arrastrar las etiquetas y cambiarlas de lugar en el panel. Al arrastrarlas dentro del árbol del contenido se muestra una pequeña flecha con línea punteada que ubica donde se posicionará la etiqueta.

23 Veamos el siguiente ejemplo, en el cual ya se tienen más etiquetas. Si la línea punteada es larga, la etiqueta se posicionará en la misma rama de la etiqueta superior. Si la línea punteada es corta, la etiqueta se posicionará dentro de la etiqueta superior. Si desea visualizar (color azul) en el documento el contenido de las etiquetas que está seleccionando en el panel:

24 1. Dar clic en botón derecho de cualquier etiqueta 2. Seleccionar Resaltar Contenido Si desea encontrar una etiqueta en específico de algún elemento del documento: 1. Seleccionar el contenido en el documento (hasta que se muestre con contorno azul) Nota: recuerde que debe abrir y cerrar el panel de Orden de lectura para poder seleccionar adecuadamente. 2. Seleccionar el botón de Opciones en el panel 3. Seleccionar Buscar etiqueta en la selección

25 Como resultado se mostrará en azul la etiqueta seleccionada: Para eliminar: 1. Dar clic en botón derecho de cada etiqueta 2. Seleccionar Eliminar etiqueta

26 Nota: tome en cuenta que eliminar una etiqueta no hace que se borre el contenido del documento. El contenido seguirá presente en el documento y las tecnologías de asistencia en algún momento podrían tener acceso a este contenido, solo que como no tendrá etiqueta se podría interpretar como texto simple. Idioma Los lectores de pantalla pueden alternar de idioma si este es indicado en el documento, por lo que se debe especificar el idioma default del documento para que los lectores puedan realizar las reglas de pronunciación adecuadas. 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Propiedades 3. Seleccionar pestaña Avanzadas 4. En el recuadro Opciones de lectura 5. Seleccionar el idioma en el combobox Idioma 6. Aceptar Nota: si en Word definió un idioma, probablemente aun así deba de definir el idioma en el documento PDF.

27 Si en el documento se encuentran párrafos con un idioma diferente al default: 1. Seleccionar Ver 2. Seleccionar Mostrar/ocultar 3. Seleccionar Paneles de navegación 4. Seleccionar Etiquetas 5. Seleccionar la etiqueta 6. Dar clic en botón derecho y seleccionar Propiedades 7. Ir a la pestaña Etiqueta 8. Seleccionar en el combobox de Tipo a. Cita <Quote> para texto que se encuentra en el mismo párrafo b. Bloquear cita <BlockQuote> para texto en párrafo(s) adicionales 9. Seleccionar el idioma en el combobox de Idioma 10. Cerrar Estructura de encabezados Los encabezados de los documentos PDF deben etiquetarse apropiadamente para proveer a los usuarios con tecnología de asistencia la información jerárquica del documento. Los encabezados deben de ubicarse en orden consecutivo de acuerdo a su estructura, de tal manera que un usuario ciego pueda comprender la organización del documento. Para esto los autores deben definir los niveles de encabezados.

28 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Accesibilidad 3. Seleccionar Orden de lectura 4. Seleccionar botón Mostrar panel de orden 5. Consultar en el panel la página deseada 6. Seleccionar el elemento deseado (P) 7. Seleccionar nivel de encabezado en la ventana de Orden de lectura (Encabezado 1, Encabezado 2, Encabezado 3, etc.). 8. Cerrar Nota: es necesario asegurarse que en la ventana de Orden de lectura, esté seleccionada la opción Tipos de estructura en Mostrar grupos de contenido de página. Texto alternativo de imágenes Todas las imágenes que transmitan contenido deben de tener un texto alternativo que las describa o que explique su propósito en el contexto. 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Accesibilidad 3. Seleccionar Establecer texto alternativo

29 4. Aceptar el mensaje de confirmación 5. Capturar texto alternativo 6. Guardar y cerrar Nota: dicho texto será reconocido por tecnologías de asistencia. Otra opción para agregar el texto alternativo es en el Orden de lectura previamente mencionado: 1. Seleccionar la Figura 2. Seleccionar botón derecho y Editar texto alternativo

30 3. Capturar el texto 4. Aceptar Nota: si la imagen ya tiene un Texto alternativo, este se mostrará en el recuadro.

31 Como lo vimos anteriormente en el panel de Etiquetas, en Propiedades : También se puede capturar el Texto alternativo y de manera opcional se puede cambiar el idioma de dicho texto.

32 Nota: si dicha imagen ya cuenta con un texto alternativo, este se mostrará automáticamente. Nota 2: si por alguna razón se muestra lo mismo en Texto real y en Texto alternativo, elimine el Texto real y solo deje el Texto alternativo. En el panel Orden de lectura existe un Tipo de etiqueta llamado Figura/rótulo. En teoría, si una imagen se encuentra acompañada de una leyenda, se puede seleccionar Figura/rótulo para que el texto de la leyenda quede relacionado con la imagen. Como resultado el lector de pantalla debería leer tanto la leyenda como el Texto alternativo de la imagen.

33 Sin embargo marcar la imagen con Figura/rótulo no es muy recomendable, ya que no siempre se obtienen los resultados esperados con la interpretación de los lectores de pantalla. Sería mejor etiquetar la imagen como Figura y la leyenda como Texto, para que el lector reconozca el alterno y luego lea el texto simple. Imágenes decorativas Las imágenes decorativas que solo sirven para dar diseño y presentación, pero no para transmitir información deben de ser ignoradas por tecnologías de asistencia. Para ello (como se mencionó anteriormente) se debe definir como Fondo : 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Accesibilidad 3. Seleccionar Orden de lectura 4. Seleccionar la imagen deseada (Figura) 5. Seleccionar Fondo en la ventana de Orden de lectura Nota: es necesario asegurarse que en la ventana de Orden de lectura, esté seleccionada la opción Tipos de estructura en Mostrar grupos de contenido de página.

34 Enlaces Para los enlaces se debe proveer un texto alternativo significativo que describa el tema o el destino del enlace, incluso fuera de contexto. Evite textos genéricos como Clic aquí o Leer más. 1. Seleccionar Ver 2. Seleccionar Mostrar/ocultar 3. Seleccionar Paneles de navegación 4. Seleccionar Etiquetas 5. Seleccionar en el panel el enlace deseado <Link> 6. Botón derecho y clic en Propiedades 7. En la pestaña Etiqueta ingresar Texto alternativo 8. Verificar en el combobox de Idioma que sea correcto el idioma del enlace 9. Cerrar Nota: dicho texto no será visible en el documento pero si será el que reconozca la tecnología de asistencia.

35 Tablas de datos estructuradas El etiquetado de la tabla debe ser correcto para que tecnologías de asistencia como lectores de pantalla interpreten la información adecuadamente. En tablas de datos, se debe crear una relación entre celdas de encabezados <TH> y celdas de datos <TD> de tal forma que un usuario ciego pueda saber a qué encabezado pertenece cada celda. Como resultado, el lector va a leer el o los encabezados asociados antes de cada celda, lo cual es de mucha ayuda, sobre todo en tablas grandes y/o complejas.

36 Para empezar, si la tabla no se encuentra etiquetada como tabla, se deberá seleccionar el elemento (hasta que se muestre con contorno azul) y posteriormente el botón de Tabla en el panel de Orden de lectura. Nota: verifique que el checkbox Mostrar tablas y figuras este seleccionado para que pueda ver claramente la sección de la tabla. Si el programa reconoce en automático las tablas del documento, al abrir el panel de Orden de lectura, se visualizará de la siguiente manera:

37 Tablas simples Para etiquetar adecuadamente las celdas y definir los encabezados en tablas simples, haga lo siguiente. Nota: se considera tabla simple la que tiene la primera fila y/o columna de encabezado. 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Accesibilidad 3. Seleccionar Orden de lectura 4. Consultar la tabla deseada y seleccionarla 5. Seleccionar en Orden de lectura botón de Editor de tablas (también puede dar clic en botón derecho y clic en opción Editor de tablas ) Como resultado se muestra cada celda dividida: 6. En cualquiera de las celdas, seleccionar botón derecho, ir a Opciones de editor de tablas 7. Seleccionar el checkbox Mostrar tipo de celda (TH o TD)

38 8. Aceptar 9. En la celda deseada, botón derecho y clic en Propiedades de celda de tabla Nota: puede seleccionar múltiples celdas con la tecla Ctrl + Shift 10. Seleccionar en la sección Tipo, el radio button para definir si es: a. Celda de encabezado b. Celda de datos 11. Si es celda de encabezado, se habilita un combobox de Ámbito en donde se puede definir si es encabezado de: a. Fila b. Columna c. Ambas d. Ninguna (ver tabla compleja) 12. Aceptar

39 Como resultado se muestran los encabezados: Nota: si consulta el panel de Etiquetas observará la tabla <Table>, dentro de la tabla las filas <TR> y dentro de cada fila los <TH> o <TD>. Esta estructura de encabezados y celdas de datos también puede editarse directamente en este panel.

40 Tablas complejas Para relacionar lo encabezados en tablas complejas, haga lo siguiente. Nota: se considera tabla compleja la que tiene celdas combinadas o encabezados en diferentes niveles de la tabla: 1. Verificar que la tabla se encuentre correctamente etiquetada 2. Seleccionar el Editor de tablas en el panel de Orden de lectura 3. Seleccionar la celda de encabezado (una celda en específico) 4. Ir a Propiedades de celda de tabla 5. En la sección Tipo seleccionar el radio button Celda de encabezado 6. Seleccionar en el combobox Ambito la opción Ninguna 7. En la sección Atributos capturar un ID de encabezado (con minúsculas, sin espacios, sin acentos y sin empezar con un número) 8. Aceptar

41 Nota: hacer esto con todos los encabezados (asignar un ID único) 9. Seleccionar la celda de datos que va a relacionarse con algún encabezado 10. Ir a Propiedades de celda de tabla 11. En la sección Tipo seleccionar el radio button Celda de datos 12. En ID de celdas de encabezado asociadas en la sección Atributos seleccionar el ícono de Seleccionar en el combobox ID de encabezado el ID del encabezado al que pertenece

42 14. Aceptar Nota: con los íconos + y - se pueden agregar o quitar múltiples encabezados Nota 2: el lector de pantalla leerá los encabezados en orden de abajo hacia arriba de la lista de ID de celdas de encabezado asociadas

43 15. Aceptar Nota: hacer esto con todas las celdas que se desean relacionar con encabezado(s) Adicionalmente se puede agregar a la tabla un resumen de su contenido. 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Accesibilidad 3. Seleccionar Orden de lectura 4. Sobre la tabla dar clic en botón derecho 5. Seleccionar Editar resumen de tabla 6. Capturar el texto 7. Aceptar Listas Las listas también deben de tener un etiquetado de lista para que el lector de pantalla pueda notificar al usuario que hay una lista y cuantos elementos contiene.

44 Si la lista fue creada adecuadamente en el documento original (por ejemplo con herramientas de Word), el etiquetado se creará automáticamente con <L> para lista y <LI> para cada elemento. Formularios Las entradas de datos de los formularios deben ser accesibles con teclado y con lectores de pantalla para que el usuario pueda contestarlos de manera exitosa. 1. Seleccionar Preparar formulario

45 Como resultado se reconocen todos los posibles campos de formulario: En cada entrada de datos, independientemente de su rol (campo, combobox, checkbox, radio button, etc.) en el botón derecho, al dar clic en Propiedades :

46 Se debe especificar toda la información necesaria para el usuario: Nombre (a qué se refiere la entrada de datos), por ejemplo: apellido paterno, apellido materno, edad, género, etc. Consejos de herramienta (tooltips), información de suma importancia porque es la que leerá la tecnología de asistencia Información valiosa adicional, como el estado, por ejemplo: activado, desactivado, con datos, etc. o si el campo es obligatorio. Los textos de validaciones deben ser accesibles a tecnologías de asistencia. Evite usar Acciones que dependan del mouse.

47 Documento escaneado Generalmente los documentos escaneados no son accesibles. Si el autor recibe un documento escaneado, es necesario cierta configuración de Acrobat para reconocer los textos en el documento: 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Mejorar digitalizaciones

48 3. Seleccionar Reconocer texto 4. Seleccionar En este archivo 5. Seleccionar Reconocer texto

49 Posteriormente se debe evaluar la accesibilidad en general. Orden de lectura Si un documento tiene un layout complejo (múltiples columnas, gráficas, tablas de datos, notas de pie, entradas de datos de formularios, etc.) es probable que tenga problemas de lectura, en cuyo caso, debe corregirse con las herramientas de reparación de accesibilidad. Por ejemplo: 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Accesibilidad 3. Seleccionar Orden de lectura 4. Seleccionar botón Mostrar panel de orden 5. Consultar en el panel la página deseada 6. Verificar la secuencia numérica de los elementos en orden lógico Nota: también es necesario asegurarse que en la ventana de Orden de lectura, esté seleccionada la opción Orden de contenido de página en Mostrar grupos de contenido de página para que dicho orden también se muestre en el documento.

50 7. Si el orden no es correcto, arrastrar en el panel los elementos para ubicarlos en el lugar deseado Nota: estos cambios también modificarán el panel de Etiquetas 8. Cerrar Si el autor desea facilitar la manipulación de los elementos etiquetados, puede verificar en la ventana de Orden de lectura, la opción Mostrar elementos similares en un único bloque. Otra opción para consultar el panel de Orden es: 1. Seleccionar Ver 2. Seleccionar Mostrar/ocultar 3. Seleccionar Paneles de navegación 4. Seleccionar Orden

51 Nota: si en el panel de Etiquetas ya ha sido verificado el orden de los elementos, probablemente no sea necesario editar el panel de Orden. Modo reflujo Algunos usuarios con lectores o magnificadores de pantalla utilizan el modo reflujo (reflow) para consultar el contenido de un PDF, ya que este modo hace que el documento se muestre en una sola columna y sea más fácil de entender. Por ello se debe estructurar el contenido en sentido lógico y una vez que esto se ha realizado, validar como se interpreta en el modo reflujo (especialmente los documentos complejos). 1. Seleccionar Ver 2. Seleccionar Ampliación/Reducción 3. Seleccionar nuevamente Ampliación/Reducción

52 4. Seleccionar en el combobox Ampliación la opción Reflujo 5. Aceptar Como resultado el documento se estructura en una sola columna, en donde el autor puede verificar que la visualización de los elementos se presente en forma correcta:

53 Si el contenido no se organiza correctamente, el autor deberá mejorar o corregir la estructura del PDF en el panel de Orden. Nota: para regresar a la vista anterior seleccionar la opción Ajustar página. Otra alternativa para obtener la misma funcionalidad es: 1. Seleccionar Ver 2. Seleccionar Ampliación/Reducción 3. Seleccionar Reorganizar

54 Orden de tabulación El orden de navegación de los elementos (enlaces o entradas de datos de formularios) debe ser lógico e intuitivo. Usuarios con tecnologías de asistencia o aquellos que no pueden utilizar el mouse, recurren a la navegación con teclado (Tab). Si la secuencia de tabulación no es lógica o predecible, el usuario puede saltarse información o interpretarla en el orden incorrecto. Si el documento contiene enlaces, se debe definir el orden de tabulación: 1. Seleccionar Ver 2. Seleccionar Mostrar/ocultar 3. Seleccionar Paneles de navegación 4. Seleccionar Miniaturas de página 5. Seleccionar todas las páginas 6. Dar clic en botón derecho e ir a Propiedades de página

55 7. Seleccionar o verificar que esté seleccionado el radio button Usar estructura del documento 8. Aceptar

56 Si el documento tiene entradas de datos (campo de texto, checkbox, radio button, botones, etc.) el orden de tabulación también debe verificarse: 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Accesibilidad 3. Seleccionar Identificar campos de formulario 4. Consultar en cada página los elementos activos que reciben el foco 5. Verificar la secuencia de los elementos en orden lógico

57 6. En caso de ser necesario, arrastrar los elementos (en la lista de CAMPOS que se muestra a la derecha) para ubicarlos en el lugar deseado Nota: al identificar los campos de formulario, en ocasiones pueden reconocerse elementos que en realidad no son entradas de datos, por ejemplo en las tablas.

58 En este caso se pueden eliminar del reconocimiento: 1. Dar clic en botón derecho del elemento 2. Seleccionar Eliminar Nota: también puede seleccionarlos todos con Shift + flecha hacia abajo y eliminar con la tecla Supr. Para finalizar en cualquiera de los dos casos seleccionar el ícono de Cerrar preparar formulario. Navegación con marcadores (bookmarks) Si un documento es lo suficientemente largo (secciones, capítulos, etc.) es recomendable que el autor integre marcadores para facilitar la navegación. Por ejemplo, dividir el documento en capítulos y asignar a cada uno un nombre significativo. Crear marcadores de forma manual 1. Seleccionar Ver 2. Seleccionar Mostrar/ocultar 3. Seleccionar Paneles de navegación 4. Seleccionar Marcadores

59 5. Ubicar el foco en el lugar deseado o seleccionar con el mouse y seleccionar Nuevo marcador 6. Repetir lo mismo con los títulos y subtítulos que desea se conviertan en marcadores Como resultado los marcadores brindarán al usuario una alternativa de navegación del documento.

60 Nota: así como las etiquetas, los marcadores pueden arrastrarse en el panel para cambiar de lugar en la lista y también se pueden ubicar dentro de la rama de algún marcador ya creado. Crear marcadores de forma automática 1. En el panel de Marcadores seleccionar el ícono de Opciones 2. Seleccionar Nuevos marcadores de estructura

61 3. Seleccionar el o los tipos de etiquetas de los cuales el autor desea que se creen los marcadores Nota: puede seleccionar múltiples tipos con la tecla Ctrl o Shift 4. Aceptar 5. Capturar un título principal de los marcadores en el campo habilitado del panel de Marcadores.

62 Por ejemplo: 6. Seleccionar el ícono de + para visualizar los marcadores creados Nota: una vez creados los marcadores, se pueden editar de acuerdo a las preferencias del autor.

63 Si el documento PDF es un archivo originario de Word y al convertirse se configuró en las Opciones la Creación de marcadores usando Títulos, el archivo PDF automáticamente tendrá los marcadores y los pasos anteriores no serán necearios: Contenido multimedia Si el documento PDF tiene audio o video, este también debe ser accesible. Por ejemplo: el autor de contenidos debe ofrecer leyendas, transcripciones, audiodescripciones, etc. Si el usuario final desea configurar las opciones de accesibilidad al contenido multimedia: 1. Seleccionar menú Edición 2. Seleccionar Preferencias

64 3. Seleccionar categoría Multimedia (heredado) 4. Seleccionar los checkbox de acuerdo a su preferencia: o Mostrar subtítulos si están disponibles o Reproducir audio doblado si está disponible o Mostrar subtítulos de texto complementarios si están disponibles o Mostrar descripción de audio (o descripción de video o video descriptivo) si está disponible 5. Aceptar

65 Asistente de Acciones Adobe Acrobat Pro también cuenta con una opción para volver el documento accesible en una serie de sencillos pasos. 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Asistente de Acciones 3. Seleccionar Hacer Accesible

66 4. Seleccionar Inicial Como resultado, Acrobat guiará al autor mediante un proceso de pasos para la revisión de temas de accesibilidad. 1. La primera sección de este proceso es Preparar e incluye ciertos pasos en los que el autor debe interactuar: Descripción

67 Reconocer texto: configuración general Detección de campos de formulario (opcional) Observe en la siguiente imagen como los pasos que se han evaluado aparecen con palomita.

68 2. La segunda sección de este proceso es Establecer idioma y etiquetas : Establecer idioma de lectura

69 Detección de imágenes y su texto alternativo Si el autor responde Aceptar y hay imágenes a las cuales les falta un texto alternativo, se mostrará una ventana por cada imagen para capturarlo: Observe en la siguiente imagen como los otros pasos que se han evaluado aparecen con palomita. 3. La tercera sección de este proceso es Ejecutar el comprobador de accesibilidad.

70 Una vez que se ha concluido el proceso se muestran los resultados de la evaluación: Nota: más adelante veremos cómo Comprobar la accesibilidad de manera independiente. Es decir, sin tener que pasar por el proceso de Hacer accesible en el Asistente de acciones.

71 Comprobar la accesibilidad Para comprobar la accesibilidad del documento en cualquier momento: Nota: en esta comprobación puede configurarse los filtros de opciones y rango de páginas según las preferencias del autor. De cualquier forma, la recomendación es dejar todas las opciones disponibles y considerar todas las páginas del documento. 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Accesibilidad 3. Seleccionar Comprobación completa Nota: se recomienda también, que el autor realice pruebas con lectores de pantalla. De tal manera que verifique de manera práctica la lectura del documento, además de que le ayudará a familiarizarse con el funcionamiento de los mismos y le sea más fácil crear documentos accesibles.

72 4. Seleccionar Iniciar la comprobación

73 Posteriormente se mostrarán los resultados: En cada error se puede dar clic en botón derecho y seleccionar la opción deseada:

74 Posterior a la comprobación y verificación automática y manual de la accesibilidad del documento por parte del autor, se puede obtener un resumen e informe detallado sobre los resultados: 1. Seleccionar Herramientas 2. Seleccionar Accesibilidad 3. Seleccionar Informe de accesibilidad Como resultado se muestra el informe:

75 Guardar el archivo PDF a otro formato Convertir a archivo de Texto Si el autor desea visualizar y evaluar el orden lógico de lectura y toda la accesibilidad que ha trabajado, tiene la opción de guardar el documento en formato de texto simple: 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Exportar a 3. Seleccionar Texto (accesible) 4. Guardar Como resultado se crea un archivo de solo texto, el cual debería tener sentido. Nota: observe como el texto alternativo se muestran en lugar de la imagen.

76 Convertir a página Web Si desea exportar un PDF a página web, lo puede hacer. Sin embargo no se recomienda ya que el nuevo archivo no va a mantener todas las características de accesibilidad que se han trabajado. 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Exportar a 3. Seleccionar Página Web HTML 4. Guardar Convertir a Word Si desea exportar un PDF a Word, también lo puede hacer. Sin embargo tampoco se garantiza que se mantengan las características de accesibilidad (sobre todo en documentos complejos). Considere que lo ideal sería ofrecer la versión original de Word (accesible). 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Exportar a 3. Seleccionar Microsoft Word 4. Seleccionar Documento de Word 5. Guardar

77 Lectura en voz alta de Adobe y de otros lectores de pantalla Adobe Reader o Acrobat tienen en el menú Ver y submenú Leer en voz alta la funcionalidad de Activar lectura en voz alta permitiendo al usuario escuchar el contenido, sin necesidad de tener instalado en la computadora un lector de pantalla. Solo hay que tomar en cuenta que esta funcionalidad es algo limitada y no ofrece la todas las características que tienen otros lectores de pantalla en el mercado. Para configurar las preferencias de lectura: 6. Seleccionar menú Edición 7. Seleccionar Preferencias 8. Seleccionar categoría Lectura, donde se encontrarán las preferencias de Orden de lectura, Lector de pantalla y Lectura en voz alta. Cabe señalar que en las opciones de Lector de pantalla existe un combobox llamado Página frente al documento, en donde se recomienda elegir la opción Leer todo el documento.

78 Preferencias de visualización y lectura Existen dos opciones en las herramientas de Accesibilidad : 1. Opciones de lectura, para configurar el orden y modo de lectura 2. Ayudante de configuración, donde el usuario final puede configurar de acuerdo a sus preferencias o necesidades: o Las opciones para los lectores de pantalla (orden y modo de lectura, guardado automático, etc.) o Las opciones para los amplificadores de pantalla (colores, orden y modo de lectura, guardado automático, etc.)

79 o Todas las opciones de accesibilidad Para configurar más preferencias de accesibilidad: 1. Seleccionar menú Edición 2. Seleccionar Preferencias 3. Seleccionar categoría Accesibilidad, donde se encontrarán las preferencias de colores del documento, presentación de página, etc.

80 Para cambiar el zoom de la página: 1. Seleccionar la pestaña Documento 2. En automático se habilitarán los íconos del zoom: más, menos y combobox de porcentaje. Bibliografía Cumplimiento de los estándares de accesibilidad de PDF Lectura de documentos PDF con reflujo y funciones de accesibilidad Crear y verificar la accesibilidad de archivos PDF Funciones de accesibilidad en archivos PDF Creación de documentos PDF accesibles Herramienta Retocar orden de lectura para PDF Etiquetas PDF estándar 7cd8.w.html Estandar PDF tags 7cd8.w.html PDF Accessibility Techniques at Deque University Contacto Página principal de HearColors info@hearcolors.com.mx Dirección: Sierra Picacho #3 Col. Lomas de Chapultepec Ciudad de México C.P: 11000

81 Teléfonos: (+52 55) (+52 55) Aviso El presente material se puede compartir (copiar y redistribuir en cualquier medio o formato) y adaptar (editar y crear un nuevo documento a partir del presente material) bajo las siguientes condiciones: el reconocimiento a HearColors de los créditos, indicando si se realizaron cambios. Su uso no comercial y su distribución bajo las mismas condiciones que se mencionan.