Optimización de procesos de negocios cómo: Cuentas por pagar y contrato entre otros

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1 Optimización de procesos de negocios cómo: Cuentas por pagar y contrato entre otros Iván Narvaez Gestión de Contenido Empresarial Especialista de Ventas 1

2 Todas las industrias necesitan convertirse en industrias más inteligentes Las organizaciones Inteligentes, interconectadas, instrumendas pueden: 2 Mejorar el desempeño de negocio al enfocarse en el cliente Optimizar costos y ser más ágil al repensar los modelos de negocio y simplificar arquitecturas. Con la gran cantidad de contenido, necesitamos formas para capturar y convertirla en información accionable. Lograr una Gestión del Riesgo más inteligente al optimizar los procesos críticos de negocio y apalancados en el análisis de la información

3 Pero para ser más inteligentes, las empresas tienen un conjunto de retos por resolver 80 % Cantidad de información no estructurada ( s, blogs, etc) que es difícil de manejar y seguir. Competencia Intensa Con un crecimiento del número de fusiones y adquisiciones, desinversiones y los proveedores privados de servicios bancarios 10x La cifra que se proyecta de crecimiento de la cantidad de información digital para el Aumento radical de supervisión Está marcando el comienzo de una nueva era de intervención del gobierno 15 petabytes La cantidad de nueva información que se crea diariamente ocho veces más que la información de las bibliotecas en USA 3 Rápido crecimiento de las expectativas de los clientes por ofertas y servicio de asesoramiento imparcial 3 1 Gartner/Forrester, 2, 3 Unknown

4 Prioridades más importantes de la industria La prioridad es diferente para cada empresa 1. Reconstruir la confianza 2. Crecimiento y Rentabilidad 3. Reducir el riesgo de crédito y operacional. 4. Reducir costos

5 Enfocarse en una de las tres propuestas de valor y ser bueno en eso!!! Ofertas de valor para la línea de negocio (LOB) Reducción de papel Mejoramiento de los Procesos Gestión de registros Cumplimiento Storage & archive Optimización y Consolidación Consolidatr las implemenntaciones de ECM Aprovechar la información que está en el contenido Introducir los estándares de ECM Optimizar el sistema de captuar Actualizar la automatización los procesos de negocio Aplicar las mejores prácticas de ECM Nuevos e innovadores proyectos de ECM Consolidar la originación de préstamos Consolidar la apertura de cuentas nuevas Consolidar los sistemas de gestión de casos Mejorar los procesos de decisión ad hoc Facilitar los servicios de la cadena de suministro Ofrecer los servicios electrónicos de seguridad 5

6 Las Soluciones de ECM proveen valor y beneficios para la línea de negocios en las empresas Wealth management Consumer lending Consolidating case systems Wholesale banking Mortgage lending ECM Current account opening Business lending Credit card processing Student lending Trust Banking Fraud and illegal transactions BENEFICIOS: Reducción de papel y procesos manuales Mejora de los procesos y refuerzo de reglas de negocio Productividad en el procesamiento (STP) Reducción en el tiempo de los ciclos Gestión y captura de los documentos en la apertura de cuenta Gestión de todo el proceso de préstamos Captura y retención confiable de los documentos Gestión de los registros y cumplimiento Archivado 6

7 ANTES Unica Ubicación, prolongados tiempos de espera Procesos basados en papel

8 DESPUES Sin papel, Reducción del tiempo de los ciclos

9 9 Si tuviera que elegir uno sería el de préstamos más inteligentes Préstamos más inteligentes se anticipa a las necesidades de los clientes y entrega una decisión mucho más rápido servicios y prodcuctos innovadores, más coherente y ágil que las demás ofertas del mercado. LOGRAR una GESTION INTEGRAL e INTELIGENTE del RIESGO Es posible optimizar el riesgo financiero y operativo para llegar a una visión totalmente integrada del riesgo, comprender y gestionar la exposición al riesgo y recompensa y colaborar en la promoción de reglamentos y sistemas de gobernabilidad a nivel mundial? Puntos de contacto PRESTAMO ENTREGAR una EXPERIENCIA más ATRACTIVA PARA EL CLIENTE Podemos aprovechar la información de los clientes para tener nuevas ideas, romper los silos para una integración entre los canales, líneas de productos y así crear una experiencia más atractiva, y más conveniente, permitiendo a los clientes crecer y proteger su capital de forma más eficaz? CONSTRUIR PROCESOS Y SISTEMAS INTELIGENTES Y FLEXIBLES Podemos simplificar y racionalizar el backoffice para reducir en general su complejidad operativa, llevar rápidamente nuevos productos y servicios al mercado, reducir costos y riesgos significativamente, y cumplir mejor con las regulaciones?

10 EJEMPLO: Reducción sustancial de costos por la racionalización del proceso de préstamos... IMPROVEMENT OPPORTUNITY $ $ $ $ $ $75.00 Collect Data once (Change Process) $(10.00) $(15.00) $(50.00) Auto-distribute product/price (Implement Model) $(20.00) Automated eligibility, price lock (Integrate Software) $(15.00) $(50.00) $(25.00) Automated task completion (Rules Based Workflow) $(150.00) $(75.00) $(100.00) Automated vendor integrations (Integrate Software) $(100.00) Auto data validations (Implement Smart Docs) $(150.00) $(100.00) $(100.00) $(100.00) $(50.00) Electronic transport of docs/data (Implementation Imaging) $(5.00) $(75.00) $(75.00) $(50.00) $(100.00) $(20.00) Electronic funds management (Use wire transfer) $(5.00) $(25.00) $(50.00) Projected Savings $ $ $ $ $ $70.00

11 Procesamiento de Facturas de Proveedores Estado del Pago CLIENTE Excepción ERP Proceso ERP Ingreso Manual de los Datos Fax Papel Factura Electrónica P R O V E E D O R E S Pago

12 Fundamentos del Flujo de trabajo de las imágenes Los "Documentos de papel pueden ser formularios (las solicitudes de empleo, hipoteca ó préstamo), facturas ó declaraciones, impresiones, etc Todos necesitan ser escaneadas para digitalizarlas (convirtiéndolos en papel a imágenes digitales) "Todos excepto por los formularios electrónicos (e-forms) y otros documentos nacen en formato digital Todos necesitan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ó el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) con el fin de extraer información que puede utilizar como metadata y para el enrutamiento ó flujo de trabajo del contenido. Template Documentation 12

13 ANTES de PIE (Production Imaging Edition) Cuentas Por Pagar Proveedor envía factura al cliente Asistente Ordena Facturas Facturas enrutadas a procesadores Facturas listas Para procesar Procesador revisa La precisión de las facturas Se enrutan facturas Al aprobador Aprobadores revisan Las facturas y resuelve Cualquier discrepancia Facturas aprobadas Para pago Factura se regresa Al procesador Facturas se publican para pago Proceso de Pago Basado en los Términos Pago realizado a Los proveedores Documentos de pago Enrutados para ser diligenciados Documentos diligenciados Documentos Disponibles para Búsqueda y Recuperación Tiempo Promedio del ciclo de Template ReciboDocumentation y Pago de la Factura: : 4 8 semanas 13

14 DESPUES de PIE (Production Imaging Edition) Cuentas Por Pagar Proveedor envía factura Asistente escanea facturas Almacena la imgen de la factura y se hace metadata online La factura es Enrutada automáticamente Procesador revisa la factura online Automaticamente enruta discrepancias Aprobador autoriza facturas online Se publican automaticamente las facturas al ERP Envía pago al proveedor Proveedor ingresa al portal por preguntas Tiempo Promedio del ciclo de Recibo y Pago de la Factura: : 1 4 días!!! Template Documentation 14

15 Cómo PIE mejora el proceso de cuentas por pagar y cualquier otro proceso basado en papel Drásticamente reduce los recursos necesarios para la gestión del proceso Drásticamente reduce el tiempo necesario para avanzar el proceso Mejora la comunicación con el proveedor (ó cliente) Mejora el servicio con el proveedor (ó cliente) Mejore el flujo de caja y el crecimiento del negocio Reduce el costo de la transacción Reduce los costos por el almacenamiento de papel Hacer más con menos recursos Template Documentation 15

16 ANTES de PIE (Production Imaging Edition) Solicitud de un Préstamo Docs FAXed C. Generate Reject Letters and Fax them out Outbox Deliver to File Room Fileroom Generate Barcode Sort Mail Possible Registration Sort for 10 Regions Mailroom Outbox Deliver File Designated Regions Regional Distribute Underwrite Loans Order Flood Insurance Generate & Fax Approval Letter A. B. Outbox Generate Reject Letter and fax out Outbox to Portfolio Department Deliver to Portfolio Department Deliver to Deliver to Requiere la intervención umana Actividad parcialmente automática Latencia en el proceso Actividad completamente automatizada Outbox Deliver to Committee Outbox Review Outbox Deliver to Committee Committee Committee Review Outbox A. Mortgage Insurance Este es un ejemplo real de un cliente de IBM, This is a real example from an IBM customer, compañía de procesamiento de hipotecas. En gran parte un proceso manual, alto involucramiento de los empleados y con una amplia latencia. Muchos pasos en el proceso Template principal Documentation y secundario de solicitud 16 Mortgage Insurance B. Conditions Processing Wait for Conditions Conditions faxed 1008 fax to Mortgage Insurance Company Change Condition Status in Bravura File the File Outbox to Fileroom Conditions Outbox Fileroom Deliver file to Fileroom Match Conditions With File Deliver to Fileroom Fileroom Deliver Conditions To Outbox to Fileroom Generate Barcode Review Conditions Restatus Loan & fax Disposition Letter File the File C.

17 Loan Origination After PIE Review Process Route to Review Start of C. Generate Reject Letter & fax to Customer FAX Received Possible Registration Requiere la intervención umana Actividad parcialmente automática Latencia en el proceso Actividad completamente automatizada QC & Index Documents Release to IDM Route to Queue Possible LP & DU Route to Underwrite Loan Route to Queue Order Flood & Mortgage Insurance Generate & fax Approval Letter B. Conditions Processing Fax Received Generate Other Internal Documents Muestra un claro valor al implementar PIE para ampliar ECM, específicamente BPM. Index Documents Auto Transfer From Loan Origination System Route to Assistant Auto Index Documents Assistant reviews conditions B. Restatus Loan & Letter, Fax disposition Route to Auditing B. Done. Audit Loan Template Documentation 17

18 La Nueva Ruta, Procesamiento Directo RESULTADOS El proceso de redujo de 7 días a 48 horas o menos. Se redujeron los pasos y se eliminaron los sub-procesos Soporta un incremento de 400% del volumen de préstamos Se redujo el costo por préstamo de $250 a $60 76% de ahorro en costos No se perdieron mas documentos Menor esfuerzo en las transferencias de los documentos Casi que se eliminaron por completo las tareas manuales Mínima interacción humana Todas las partes, incluyendo los clientes, ahora tienen acceso inmediato a la información y son parte de la solucón. Template Documentation 18

19 Gracias 19

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