CaixaEmpresa. Servicios de cobros y pagos

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1 CaixaEmpresa Servicios de cobros y pagos

2 La gestión eficiente del día a día En la Caixa, sabemos la importancia que tiene para su negocio el cobro puntual de sus ventas y el cumplimiento de los plazos de pagos. Por ello, le ofrecemos una solución integral de cobros y pagos que permitirá a su empresa ahorrar costes administrativos, tener un mayor control y hacer una mejor planificación de la tesorería. Una opción con la que agilizamos los procesos de tramitación a través de unos servicios diferenciales, entre los que destacamos el Servicio de Refacturación, el Servicio de Pagos a Terceros, la Facturación Electrónica o CaixaFactura, el Servicio de Centralización de Fondos o Cash Pooling y la completa adaptación de la Caixa a la normativa SEPA (Single Euro Payments Area), que le facilitará sus cobros y pagos en los 32 países que conforman la zona SEPA. Con nuestra solución integral de cobros y pagos, su empresa simplificará la gestión administrativa y ganará en competitividad, de la forma más fácil. De este modo, liberará tiempo y recursos del día a día para poder destinarlos a sus proyectos de futuro. En los negocios, siempre estamos a su lado. Índice Cobros Gestión integral de recibos domiciliados 5 Gestión de recibos domiciliados adaptados a la normativa SEPA 7 Gestión on-line de cheques, pagarés y pagos domiciliados 8 Servicio de pagos a terceros 9 CaixaFactura 10 Cobros con tarjetas 11 Tarjeta de ingresos 13 Pagos Gestión de pagos 15 Pagos a proveedores, nóminas y terceros 15 Pago de impuestos y seguros sociales 17 Gestión de pagos adaptados a la normativa SEPA 18 Tarjetas de empresa 19 CaixaConfirming 20 Servicio de centralización de fondos 21 Banca on-line

3 Cobros Soluciones que le aportan liquidez Descubra las ventajas de gestionar sus cobros con nosotros. Podrá tramitar con mayor agilidad y rapidez el cobro de sus recibos, cheques, pagarés u otros. Nos ocupamos de simplificar su día a día para que usted pueda dedicarse a hacer negocios. Gestión integral de recibos domiciados Simplicidad y eficiencia en el cobro de sus recibos Este servicio le permitirá gestionar el cobro de sus recibos domiciliados, originados por la actividad de su empresa, de la forma más fácil y rápida. Ventajas Facturación única: podrá presentar una facturación con distintos vencimientos y le abonaremos los recibos en cada vencimiento. Una solución diferencial para sus cobros Gestión on-line: podrá realizar todo tipo de operativas a través de Línea Abierta. Dar de alta, consultar, imprimir y dar de baja una facturación. Solucionar posibles incidencias y solicitar cambiar la fecha de cargo de las facturaciones ya enviadas, siempre que se haga antes de la fecha de cargo prevista. Consultar el estado de cada remesa, así como el detalle de las devoluciones. Presentar sus facturaciones puntuales o periódicas por medio de un sencillo formulario on-line. Agilidad y facilidad en la gestión de devoluciones de sus recibos Dispondrá de servicios diferenciales que le ayudarán, entre otras cosas, a reducir el número de devoluciones. Soluciones de valor añadido Servicio de Refacturación: facilita las tareas de recobro de recibos impagados por falta de saldo de clientes con cuentas en la Caixa. Durante el periodo pactado, la Caixa realiza un reintento de cargo continuo en las cuentas de domiciliación con la finalidad de conseguir el cobro del recibo. Con el servicio de Refacturación ahorra tiempo, dinero y esfuerzo comercial a la hora de hacer efectivo el cobro de los recibos impagados. Agrupación de cargos: simplifica las tareas de control y seguimiento de las remesas. También permite agrupar en un solo apunte diario las devoluciones, ahorrando tiempo en la conciliación financiera. 4 5

4 Cobros Gane en simplicidad, control y agilidad Optimización de la gestión administrativa de sus recibos Si su empresa quiere beneficiarse de los servicios más innovadores en la gestión de los recibos domiciliados y no domiciliados, la Caixa le ofrece distintas soluciones que le permitirán agilizar sus procesos de gestión administrativa. Soluciones Descarga de software gratuito para crear y gestionar bases de datos, generar ficheros y otras posibilidades. Consulta diaria de los recibos emitidos a su cargo para decidir si desea aceptarlos, con la posibilidad de modificar la cuenta de cargo o, incluso, rechazarlos mediante el servicio de Gestión Previa al Cargo. Gestión de recibos domiciliados adaptados a la normativa SEPA Mayor garantía de seguridad En cumplimiento de la Ley de Servicios de Pago 16/2009, la Caixa está preparada para la gestión de recibos domiciliados SEPA con el fin de garantizar la máxima eficacia, transparencia y seguridad jurídica a sus clientes. la Caixa pone a su disposición los ficheros tanto en formato plano (TXT) como en formato XML para la emisión de cobros en la zona SEPA. Ventajas: Cobro de recibos en euros en los 32 países de la zona SEPA Modificación de las facturaciones, que permite cambiar la fecha de cargo de las facturaciones ya enviadas, incluso anularlas, con antelación a la fecha de cargo prevista y siempre que no se haya iniciado el proceso de cobro. Pago de recibos a través del móvil, esté donde esté, capturando el código de barras del documento con la cámara del dispositivo. Cobros en euros en los 32 1 países que conforman la zona SEPA. Presentación de los recibos domiciliados de manera ágil y eficiente ya sea en el ámbito nacional o transfronterizo. Presentación de recibos domiciliados SEPA En función del tipo de recibos, y según sean entre particulares o empresas, las presentaciones se podrán realizar a través de dos esquemas diferenciados. Esquema básico (CORE) Esquema entre empresas (B2B) Destinado a Operaciones entre empresas y/o particulares Operaciones entre empresas y/o autónomos Formato de los ficheros C19.14 o CORE XML C19.44 o B2B XML Plazo de devolución Orden de domiciliación o mandato Hasta 8 semanas por orden del cliente Serán válidas las órdenes ya formalizadas 2 días hábiles 2 Requiere la formalización de una nueva orden de domiciliación Capacidad máxima del campo de concepto países de la Unión Europea más Noruega, Islandia, Finlandia, Liechtenstein y Mónaco Sin posibilidad de reembolso una vez efectuado el cargo en cuenta. 7

5 Cobros Gestión on-line de cheques, pagarés y pagos domiciliados Pagos a terceros Sin moverse de su empresa Máxima agilidad en la gestión de sus abonos Servicio cómodo, completo y práctico Le facilitamos el ingreso de estos documentos desde su empresa sin tener que desplazarse a la oficina. Existen dos canales para la gestión de ingresos on-line dependiendo del volumen de documentos: Línea Abierta Volumen bajo pero recurrente de ingreso de cheques. Se agrupan por remesas introducidas en un formulario en Línea Abierta. Truncadora Volumen elevado y recurrente. Los ingresos se realizan mediante un lector de documentos. Permite introducir documentos con fecha de pago futura. El envío se realiza con fichero directamente de la empresa a la Caixa. Conocerá de forma inmediata las posibles devoluciones y podrá acceder a un archivo histórico de imágenes de todos los documentos ingresados. Si su cuenta recibe un elevado número de abonos y requiere conocer de forma rápida y ágil quién ha efectuado los pagos, le ofrecemos un servicio automático de identificación que usted mismo podrá gestionar y que se integra fácilmente con sus sistemas; de este modo, ahorrará tiempo y evitará errores que se originan en tratamientos manuales de la información. Ventajas Evita errores: se dispone de información completa sobre quién ha efectuado el pago. Identificación del pago: el pagador siempre debe informar el concepto de pago. Reducción de costes: la recaudación la realiza la Caixa (cajeros, Línea Abierta, oficinas). Servicio personalizable con diferentes canales para realizar el pago Es un servicio de fácil gestión, con múltiples ventajas y disponible en cualquier momento. Privacidad: no es necesario facilitar el número de cuenta, se facilita un código de entidad. La Truncadora permite Capturar y transmitir on-line datos e imágenes de los documentos a ingresar desde su propia oficina, mediante un lector facilitado por la Caixa. El abono en su cuenta se realiza el mismo día de la transmisión (ingresos hasta las 16:30 h) y con la mejor valoración. Los documentos originales se pueden entregar posteriormente en su oficina de la Caixa o, si lo prefiere, pasaremos a recogerlos. Dispone de un archivo histórico de datos e imágenes y se pueden visualizar todos los documentos, incluido el mismo extracto de la cuenta corriente, a través de Línea Abierta. Información inmediata sobre las devoluciones. Permite gestionar los documentos con vencimiento futuro. Conecta la información obtenida de los documentos con la contabilidad de su empresa. 8 9

6 Cobros CaixaFactura Cobros con tarjetas La factura electrónica integrada con servicios financieros Seguridad e inmediatez en el cobro Simplificación de los procesos de gestión Una solución de facturación electrónica que le permite la generación, intercambio y custodia de sus facturas con total validez legal de forma fácil y fiable. Con CaixaFactura podrá realizar las operativas financieras de gestión de cobros, pagos, CaixaConfirming y factoring de sus facturas. Además, simplificará los procesos administrativos y financieros de su empresa y podrá seguir, en tiempo real y en cualquier momento, la situación en la que se encuentran sus facturas. Para no perder ninguna venta, es importante facilitar el pago al cliente. Por ello, a través de Comercia Global Payments le ofrecemos los TPV necesarios para facilitar las tareas de gestión de sus cobros con tarjeta de manera segura y cómoda, que se adaptan a las necesidades de sus clientes y a las de su establecimiento: Terminales de última generación con total movilidad: GPRS, WiFi, Bluetooth, etc. Servicios que aportan valor añadido a su negocio Ventajas Servicio de firma digitalizada: no requiere conservar las copias de los tickets. Elimina las facturas en papel y sus archivos. Pagos a través de su web con nuestro TPV para webs: Cyberpac. Reduce los costes de tiempo, impresión y correo. TPV Móvil: TPV a través de smartphone. Simplifica los procesos de gestión. Agiliza la gestión de los cobros y los pagos. CaixaFactura presenta una solución de factura electrónica con el formato estándar de factura-e (formato de la Agencia Tributaria), que permite incorporar la firma electrónica avanzada de la Caixa a las facturas enviadas (firma delegada). Principales funcionalidades Generación de facturas electrónicas y físicas, con posibilidad de anexar documentos a las facturas. Consulta del estado de las facturas (entregadas, conformadas, rechazadas, etc.). Custodia de las facturas, según los términos legales establecidos. Posibilidad de eliminar las facturas en papel a través de la digitalización certificada de facturas. Creación de diferentes tipos de facturas: original, autofactura, rectificativa, etc. Generación automática de los cuadernos de cobros, pagos, CaixaConfirming y factoring. Cualquiera de sus clientes, sea o no cliente de la Caixa, puede acceder al servicio CaixaFactura

7 Cobros Además, Comercia Global Payments pone a su disposición los servicios de valor añadido más innovadores para su TPV: Tarjeta de ingresos Servicio multidivisa: con el que ofrece, a los clientes extranjeros, la posibilidad de comprar en su propia divisa y además usted recibe una bonificación por cada transacción. Pago fraccionado: le permite financiar las compras de sus clientes sin que tengan que pagar intereses o comisiones y sin ningún riesgo para usted. Taxfree: con el que usted facilita las gestiones de devolución del IVA a sus clientes extracomunitarios y a la vez recibe una bonificación por cada vez que un cliente solicite la devolución del IVA. Pago Fraccionado Facilidades en los cobros de sus comerciales Es un medio eficaz, fácil y seguro para el ingreso de la recaudación diaria de los repartidores, distribuidores, cobradores, vendedores, etc., en los cerca de cajeros automáticos de la Caixa. Todos los ingresos efectuados con la tarjeta son codificados con una referencia, con lo que la empresa podrá hacer una fácil identificación y seguimiento. Además, es un sistema que reduce el riesgo de robo y es adecuado para cualquier tipo de estructura empresarial descentralizada donde múltiples centros de trabajo recogen efectivo. Si lo desea, la tarjeta puede personalizarse con la imagen de su negocio. Reducción del riesgo de robo CyberPac: le permite gestionar las ventas de su comercio on-line de manera sencilla y segura. Tiene 3 modalidades de pago: tarjeta, transferencia y domiciliación. Propinas: facilita a sus clientes la posibilidad de añadir la propina que se desee en el ticket del TPV en el momento de la firma. Asimismo, usted dispone de un gran servicio: Abono de las ventas al día siguiente, antes de las 8:00 h. Instalación del TPV en menos de 5 días laborables. Solución de averías en menos de 24h. Si no se cumple esta condición se abonan 60 al comercio. Toda la información de sus ventas a través de Línea Abierta. Puede consultar toda la información de sus transacciones a través de Línea Abierta, en Con este servicio de banca a distancia es posible solicitar el extracto de sus operaciones, consultar las liquidaciones efectuadas, etc. Además, ofrece un servicio de atención telefónica las 24 horas del día, los 365 días del año en el Y, en caso de incidencias, garantizamos su resolución en un plazo máximo de 24 h

8 Pagos Gestione sus pagos de forma ágil y sencilla Una innovadora gama de servicios con productos exclusivos, integrados a soluciones de financiación y siempre disponibles a través de Línea Abierta. Gestión de pagos Realice sus pagos cómodamente Ponemos a su disposición un sistema para el tratamiento integral de todos sus procesos de pago que le permite efectuarlos con comodidad, rapidez y eficiencia. Además de las soluciones habituales para gestionar las nóminas de sus empleados y los pagos a sus proveedores, le ofrecemos una amplia gama de servicios de valor añadido para la gestión de sus pagos. Pagos a proveedores, nóminas y terceros Con puntualidad y con información adicional a los proveedores Adicionalmente a la emisión de transferencias, usted podrá elegir cuál es el producto que más se ajusta a sus necesidades para realizar pagos en euros, domiciliados o no domiciliados, a favor de terceros. Modalidades (pagos nacionales) Carta-cheque: se emite un cheque de cuenta corriente, bancario o nómina, el documento es personalizable con el logo de la empresa y se puede incorporar el concepto de pago. Para una mayor seguridad, es nominativo, barrado y con las firmas digitalizadas. Una solución flexible que se adapta a sus necesidades de pago Carta-pagaré: se emite un documento pagadero a fecha de vencimiento, el documento es personalizable con el logo de la empresa, se puede incorporar el concepto de pago y, además, el documento es anticipable para el beneficiario, previa negociación con su entidad financiera. Pago domiciliado: es un servicio que permite al cliente presentar a sus proveedores un documento de cobro con fecha de vencimiento, identificando las facturas a pagar y con la posibilidad de ser anticipado previa negociación con su entidad de crédito. No está regido por la ley cambiaria y del cheque

9 Pagos Toda la operativa desde Línea Abierta Además, nuestro servicio de gestión de pagos le ofrece: Ventajas Aviso por correo electrónico o SMS al beneficiario de las transferencias. Pago de impuestos y seguros sociales Sin trámites ni esperas a través de Línea Abierta Emisión de pagos masivos a partir de formularios para la fecha presente o una fecha futura. Se facilita un programa auxiliar descargable desde Línea Abierta para poder emitir los pagos. Consulta a través de Línea Abierta de todas las transferencias realizadas, con posibilidad de obtener copia de cada una de ellas. Consulta on-line de las transferencias de los últimos 5 años. Tramitación de transferencias urgentes vía Banco de España a través de Línea Abierta. Permite agrupar los pagos masivos en un solo fichero (transferencias, carta-cheque, carta-pagaré), excepto AEB68 (pago domiciliado). Carta-transferencia: a menudo no basta con realizar un pago, sino que interesa comunicar a nuestro proveedor su desglose u otra información complementaria. Con este servicio, la Caixa confecciona cartas personalizadas con el logotipo de la empresa y las envía a los receptores de las transferencias, a partir del fichero que usted nos facilita. El beneficiario del documento puede ser usted mismo o el beneficiario de la transferencia. Un servicio con el que puede pagar la mayor parte de sus impuestos, tanto de la Administración estatal como de la autonómica o local. Asimismo, permite liquidar los seguros sociales de su empresa a través de los diversos canales de autoservicio que le ofrecemos: Línea Abierta, cajeros o mediante domiciliación. Por otra parte, puede realizar la presentación de los impuestos de la Agencia Tributaria a través de Línea Abierta, sin necesidad de ningún tipo de certificado digital, utilizando para ello el de la Caixa. Un servicio innovador para el pago telemático de sus impuestos También disponemos de una Plataforma de Gestión Telemática que le permite gestionar sus obligaciones tributarias y otros pagos recurrentes de manera automatizada, inmediata y con un solo clic. Desde esta plataforma podrá: Pagar y presentar impuestos de la Agencia Tributaria (AEAT). Pagar los seguros sociales. Pagar todos los impuestos municipales y los recibos no domiciliados (teléfono, luz, agua, etc.). Gane en agilidad y en facilidades Ventajas de la plataforma Simplificación: en una única herramienta, puede gestionar gran parte de las obligaciones tributarias y otros pagos recurrentes. Seguridad: permite configurar diferentes niveles de acceso y de seguridad en función del perfil de cada usuario. Flexibilidad: se adapta a las características de cualquier despacho y a sus programas de gestión. Reducción de costes: permite realizar el pago y presentación de impuestos íntegramente on-line, simplificando notablemente las tareas administrativas. Detección de errores: informa sobre posibles errores previos al envío y facilita información para su corrección. Archivo on-line de información: dispone de un histórico que almacena los justificantes on-line durante 5 años

10 Pagos Gestión de pagos adaptados a la normativa SEPA Tarjetas de empresa Pague en el extranjero con todas las garantías Realice sus pagos de forma eficaz, sencilla y transparente En cumplimiento de la Ley de Servicios de Pago 16/2009, la Caixa está preparada para la gestión de pagos SEPA con la misma agilidad, costes y seguridad con la que realiza sus pagos en el ámbito nacional. la Caixa pone a su disposición el fichero en formato plano (34.14 TXT) y en formato XML para la emisión de pagos, tanto en la zona SEPA como en la zona no SEPA, en euros. Ventajas Pagos en euros en los 32 países 3 que conforman la zona SEPA. Pagos en euros a otros países que no pertenezcan a la zona SEPA. Emisión de cheques bancarios y cheques nómina, para pagos nacionales en euros. Una gestión eficiente de los gastos del empleado Con los nuevos Pack de Tarjetas de Empresa y Pack de Tarjetas de Empresa Oro, se beneficiará de múltiples ventajas para su actividad empresarial. Entre otras, los packs cuentan con un límite de crédito conjunto, así como con una única cuota. Pack de Empresa: MasterCard Corporate y American Express Business. Por las compras realizadas con las tarjetas MasterCard en comercios (excepto en las estaciones de servicio) recibirá Puntos Estrella, que podrá canjear por regalos, vuelos y noches de hotel. Además, incorporan un seguro de accidentes en viajes por valor de euros. Pack de Empresa Oro: MasterCard World Corporate y American Express Business Oro. Podrá obtener Puntos Estrella dobles con sus compras (excepto en las estaciones de servicio) con las tarjetas MasterCard. También incorporan un seguro de accidentes en viajes por valor de euros, además de un seguro de asistencia en viajes. Ventajas de las tarjetas MasterCard Proporcionan un 2% de devolución en las estaciones de servicio Repsol, Campsa y Petronor. Todas las operaciones quedan reflejadas en una factura mensual detallada con el importe, IVA y detalle del consumo. 2% de devolución en carburantes Ventajas de las tarjetas American Express Business Obtendrá el 0,3% del cash-back e información en el extracto sobre los vuelos pagados con sus tarjetas. 0,3% del cash-back Ventajas comunes Seguro de lealtad en caso de uso fraudulento. Posibilidad de gestionar las tarjetas a través de Línea Abierta. Servicio CaixaProtect y CaixaProtect Emergency disponibles. Avisos en el móvil o en el correo electrónico gracias al servicio de alertas países de la Unión Europea más Noruega, Islandia, Finlandia, Liechtenstein y Mónaco. 19

11 Pagos CaixaConfirming Servicio de centralización de fondos Gestión global de pagos a proveedores Mayor control y rentabilidad de su tesorería Optimice la gestión con los proveedores Un servicio global que ahorra costes administrativos, facilita la gestión de su tesorería y mejora la relación con sus proveedores, nacionales o extranjeros, ya que le garantiza una confirmación ágil de sus facturas, una fuente de financiación independiente de su capacidad crediticia y un seguro de crédito sobre la cartera anticipada. Si es usted proveedor de una empresa que utiliza el servicio CaixaConfirming, puede cobrar por anticipado, de forma sencilla e inmediata, y beneficiarse de estas ventajas. Para gestionar la tesorería de sus cuentas en la Caixa de la forma más eficaz, le ofrecemos el servicio de centralización de fondos (Cash Pooling), que le permite gestionar on-line todos los saldos de forma automática, cubrir las posiciones deudoras y controlar en todo momento los límites operativos definidos por su empresa. Un servicio de valor añadido con grandes ventajas: Conecte sus cuentas y evite costes innecesarios Ventajas financieras Liquidez inmediata: el abono de las facturas se realiza en el mismo instante en que lo solicita. Configuración personalizable: solución adaptada a sus necesidades. Alto grado de automatización de los procesos, que evita tener que efectuar el seguimiento manual o la emisión de transferencias al final del día. Sin demoras ni impagos: una vez anticipado el cobro sin recurso, usted ya ha cobrado en firme y ninguna circunstancia futura de su cliente le afectará. Sin trámites crediticios: basta con la firma del contrato de cesión de créditos una única vez. El riesgo bancario no aumenta: las cuentas a cobrar se convierten en disponibles. Financiación del 100% de las facturas confirmadas por su cliente. Consulta y gestión de la agrupación de cuentas a través de Línea Abierta. Posibilidad de recepción electrónica de la liquidación y de los movimientos de los barridos de saldos. Ventajas para su empresa Optimización de su capacidad crediticia al compensar las posiciones de débito con las de crédito. Incremento de su rentabilidad. Mejor control interno y mayor seguridad. Cash Pooling nacional Un servicio de centralización de fondos que se caracteriza porque no hay traspasos de fondos o barridos, y permite realizar una liquidación conjunta de los intereses de los saldos de todas las cuentas de la agrupación. Controle su tesorería sin preocupaciones 20 21

12 Banca on-line Benefíciese de las nuevas tecnologías Línea Abierta es uno de los servicios de banca on-line más innovadores del país. Una herramienta excelente para la gestión de tesorería y comercio exterior por su agilidad, inmediatez e integración con los sistemas de gestión de la empresa. Línea Abierta Con el servicio de banca a distancia de la Caixa, podrá acceder a su operativa bancaria cuándo, dónde y cómo usted desee, de forma cómoda y flexible. Principales ventajas: Gestión integral de la tesorería, cobros y pagos, financiación, inversiones, comercio exterior, etc., lo que le permitirá realizar más de funciones a través de un servicio en continuo crecimiento. Más de funciones disponibles Personalización: el servicio se ofrece en más de 18 idiomas y cuenta con la posibilidad de configurar la pantalla de entrada con las operativas más habituales. Seguridad y tranquilidad garantizadas con el servicio CaixaProtect. Máxima eficiencia y mayor rentabilidad, ya que los procesos contables y administrativos se automatizan, lo que le permite optimizar la posición de tesorería y se agilizan los flujos de inversión, financiación, cobros y pagos. Ficheros A través de Línea Abierta, podrá personalizar a su medida distintas soluciones on line que le permitirán agilizar los procesos de gestión administrativa. Agilice la gestión administrativa Principales operativas: Validación previa de ficheros para evitar incidencias en su primer envío operativo. Envío de los ficheros SEPA tanto para la gestión de recibos domiciliados como para la gestión de pagos. Firma única o multifirma, según los requerimientos de su empresa, y consulta previa de los contenidos del fichero antes de su firma. Descarga de ficheros con los movimientos de las cuentas que se deseen, ya sea de manera puntual o periódica, en formato normalizado por el CSB o en formato Excel. Descarga de software gratuito para crear y gestionar bases de datos, generar ficheros de cobros, pagos a proveedores, pagos de nóminas o recibos, entre otras posibilidades

13 Infórmese en nuestras oficinas o en Información válida en la fecha de impresión: junio de Mod NRI: /9681

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