PROCEDIMIENTO DE FACTURA ELECTRÓNICA

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1 PROCEDIMIENTO DE FACTURA ELECTRÓNICA Sicalwin FACe AL-SIGM CENPRI 02/09/2014

2 Índice de contenido 1. INTRODUCCIÓN RECEPCIÓN, TRAMITACIÓN Y PAGO DE FACTURAS...5 Recepción de la factura (Intervención)... 5 Revisión de la factura (Intervención)...8 Revisión de la factura (Contratación y Compras) Revisión del servicio (Servicios y departamentos especiales)...27 Firma de la factura (Servicio responsable)...36 Gestión de la factura en los Sistemas Contables (Intervención / Contratación y Compras)...39 Rechazo de la factura por parte del servicio (Intervención y Compras) SOLICITUD DE ANULACIÓN POR PARTE DEL PROVEEDOR (Intervención) INFORMES DE FACTURAS PENDIENTES (Intervención y Compras)

3 1. INTRODUCCIÓN. Tras la entrada en vigor de la Ley de Factura Electrónica de 27 de diciembre de 2013, esta Diputación Provincial se adhirió formalmente a la Plataforma FACe (Punto General de Entrada de Facturas) impulsada por el MINHAP mediante acuerdo de la Junta de Gobierno de fecha 17 de junio de Como es sabido, la ley obliga a los empresarios y proveedores de todas las Administraciones Públicas a expedir y remitirles sus facturas de forma electrónica a partir del 15 de enero de 2015 (aunque se permite temporalmente que cada entidad pueda excepcionar esa exigencia en facturas inferiores a ). Por ese motivo, era preciso afrontar ese reto y facilitar una solución tecnológica que hiciera posible esa exigencia normativa tanto en la Diputación como en los ayuntamientos de la provincia que lo demanden. La solución utilizada se ha basado, una vez más, en la reutilización de recursos electrónicos públicos disponibles y gratuitos para la Diputación provincial, por lo que no ha exigido desembolso económico alguno. Y, además, es reutilizable por la mayoría de los ayuntamientos de la provincia sin coste. Tras los desarrollos técnicos y pruebas necesarias la herramienta integra a plena satisfacción el Punto de Entrada de Facturas Electrónicas del Estado (FACe) con los sistemas electrónicos correspondientes de esta institución (contabilidad -SICALWIN- y tramitación administrativa - Registro y Tramitador Electrónico de AL SIGM-). Asimismo, se ha podido comprobar el perfecto funcionamiento de FACe en lo relativo a la recogida y puesta a disposición on line del proveedor de la información sobre el estado de tramitación de la factura. Las ventajas y beneficios para los proveedores de la Diputación son evidentes: - Porque cualquier proveedor puede presentar vía internet la factura en el Registro Electrónico de la Diputación a través de Punto General de Facturas del Estado o desde nuestra sede electrónica provincial, de forma rápida, sencilla y gratuita, y sin necesidad de moverse de su empresa u oficina, ahorrando gastos y desplazamientos. - Porque cualquier proveedor puede consultar y conocer en todo momento y con inmediatez vía internet el estado de tramitación de la factura a través de Punto General de Facturas del Estado o desde la sede electrónica provincial, de forma rápida, sencilla y gratuita, y sin necesidad de moverse de su empresa u oficina o de hacer llamadas telefónicas. - Porque el sistema electrónico ahorra mucho tiempo en la tramitación, conformación, aprobación y pago de la factura en la Diputación: los circuitos 3

4 electrónicos de validación permiten que la factura electrónica sea remitida en segundos al/a los departamento/s que deban autorizarlas, con lo que los plazos de tramitación y pago se reducen muy considerablemente. En resumen, con este instrumento se aumenta la calidad, la transparencia y la rapidez de la actuación administrativa, se elimina la necesidad de papel y se ahorran gastos y desplazamientos tanto a la propia entidad, como a los ciudadanos y a las empresas y entidades que se relacionan con la Diputación (correos, papel, costes de impresión de documentos...). 4

5 2. RECEPCIÓN, TRAMITACIÓN Y PAGO DE FACTURAS Recepción de la factura (Intervención) El Punto de Entrada Electrónico de Facturas es FACe (Punto de Entrada Electrónico de Facturas del Estado). Los proveedores pueden acceder a él mediante un link a través de la sede electrónica de la Diputación Provincial o directamente desde la sede electrónica del MinHAP. Cada cierto tiempo, normalmente cada 10 minutos, un proceso automatizado de Diputación de Ciudad Real consulta la aplicación FACe del Ministerio de Hacienda (MinHAP) para comprobar si algún proveedor ha enviado nuevas facturas dirigidas a la Diputación. Cuando la aplicación recupera automáticamente la factura de FACe, realiza las siguientes acciones para esa factura: 1. Genera automáticamete el alta de la factura con todos sus datos en los Sistemas Contables. El estado inicial para este tipo de facturas FACe: Registrada. La factura queda en un estado de espera hasta su conformación y firma en SIGEM. 5

6 2. Genera automáticamete el alta de factura en el Registro General de Diputación (AL-SIGM). Este aspecto es meramente informativo y no es necesario gestionar la factura desde el registro. 6

7 3. Inicia un expediente en el Tramitador de ALSIGM para gestionar la factura. Se realiza un aviso por correo electrónico al personal de Intervención para notificarles que se ha recibido una nueva factura y que está pendiente de gestionar en SIGEM. 7

8 Revisión de la factura (Intervención) Una vez recibido el correo electrónico con la recepción de una nueva factura, el personal de intervención deberá entrar en el tramitador de al SIGM para aceptar o rechazar la factura. 1. Entrada en el expediente de SIGEM Avisos pendientes de tratar > Nuevo trámite... 8

9 2. Visualización del documento de factura. Pulsamos sobre el icono de la lupita del documento de Conformación factura - La primera página del documento es el Justificante del Registro Administrativo. - A partir de la segunda página aparece la factura en formato PDF. 9

10 3. Revisión de documentos adjuntos. Si el proveedor ha anexado documentos adjuntos, en el documento de factura anterior se nos avisa que existen adjuntos. 10

11 4. Podremos visualizar y consultar los documentos adjuntos dentro del documento PDF, en el icono de clip barra lateral derecha. En esta zona se incluirán facturas en formato más detallado, albaranes, etc. Podemos abrir los adjuntos haciendo doble click sobre cada uno de ellos. Además de los adjuntos, se incluirá siempre la factura en el formato XML firmado (XSIG), factura en un formato poco legible para humanos, pero incluida por si algún tramitador o firmante quisiera revisarla. factura.xsig 11

12 También podremos visualizar y consultar los documentos adjuntos en la opción de menú Ver Documentos. Tendremos que pinchar sobre el documento Anexo_factura.zip. Ver Documentos > Anexo_factura.zip (lupita) Sin embargo esta opción es mucho más incómoda que la anterior. 12

13 5. Datos de la factura, servicio comprador y datos de contacto. En la pestaña de Factura electrónica tendremos todos los datos de la factura. En la parte inferior, el proveedor debe haber rellenado los datos del comprador o, en su defecto, algún dato de contacto. 13

14 6. Aceptación o rechazo de la factura. En la pestaña de Revisión efactura, tras una primera revisión formal, el tramitador decidirá si rechaza la factura (por defectuosa) o si la acepta y continúa su tramitación. En caso de Aceptación, el tramitador deberá rellenar el servicio / departamento responsable de la factura. En caso de Rechazo, se deberá rellenar el motivo del rechazo. En ambos casos, una vez rellenados los datos, pulsamos el botón Guardar. 14

15 7. Terminación del trámite. Una vez revisada la factura y rellenados los datos en la pestaña de Revisión efactura, podemos terminar el trámite. Acciones > Terminar trámite o click sobre trámite > Terminar trámite Dependiendo de si se ha aceptado o rechazado la factura, y a tenor de la organización provincial: Aceptación. Dependiendo del servicio seleccionado: Contratación y Compras. Se pasa a otro trámite idéntico al actual llamado Revisión Compras. Este trámite, se gestiona por el personal del servicio de Compras, y tiene como objetivo aceptar o rechazar la factura y decidir quien serán los que han de validar y firmar la factura. La factura se marca en Sicalwin Face: Remisiones a Compras. Otro. Si se selecciona cualquier otro servicio / departamento. En el caso habitual de la mayoría de servicios, la factura pasa directamente a la firma de ese servicio, en un trámite llamado Firma de la factura. En algunos servicios / departamentos especiales, como Arquitectura o Vías y Obras, la factura pasa por una tramitación previa por parte del personal del servicio en un trámite llamado Revisión Servicio. La factura se marca en Sicalwin Face: Remitido para firmas. Rechazo. El expediente se cierra automáticamente. El rechazo de la factura y el motivo del rechazo son comunicados al proveedor desde la aplicación FACe del MinHAP. La factura se marca en Sicalwin Face: Devuelta al proveedor. 15

16 En cualquiera de los dos casos, el tramitador no tiene que realizar ninguna tarea más. La gestión de la factura pasa al servicio de Contratación y Compras o directamente al servicio responsable de la obra, servicio o suministro al que se refiere la factura. Con funcionalidad informativa, cuando la factura termine su tramitación en AL SIGM, es decir, sea firmada por el departamento seleccionado, el servicio de Intervención recibirá un correo electrónico en el que se adjunta la factura ya firmada de conformidad. 16

17 Revisión de la factura (Contratación y Compras) Cuando Intervención remita la factura al Servicio de Contratación y Compras, además de dejar el correspondiente aviso en el tramitador, la aplicación envía un correo electrónico al personal de este servicio avisándole de que tiene un nuevo trámite pendiente de gestionar. 17

18 Una vez recibido el correo electrónico con la recepción de una nueva factura, el personal de Compras deberá entrar en el tramitador de SIGM para aceptar o rechazar la factura. 1. Entrada en el expediente de SIGM Avisos pendientes de tratar > Nuevo trámite... 18

19 2. Visualización del documento de factura (o impresión de ésta). Pulsamos sobre el icono de la lupita del documento de Conformación factura - La primera página del documento es el Justificante del Registro Administrativo - A partir de la segunda página aparece la factura en formato PDF. 19

20 3. Revisión de documentos adjuntos. Si el proveedor ha anexado documentos adjuntos, en el documento de factura anterior se nos avisa que existen adjuntos. 20

21 4. Podremos visualizar y consultar los documentos adjuntos dentro del documento PDF, en el icono de clip barra lateral derecha. En esta zona se incluirán facturas en formato más detallado, albaranes, etc. Podemos abrir los adjuntos haciendo doble click sobre cada uno de ellos. Además de los adjuntos, se incluirá siempre la factura en el formato XML firmado (XSIG), factura en un formato poco legible para humanos, pero incluida por si algún tramitador o firmante quisiera revisarla. factura.xsig 21

22 También podremos visualizar y consultar los documentos adjuntos en la opción de menú Ver Documentos. Tendremos que pinchar sobre el documento Anexo_factura.zip. Ver Documentos > Anexo_factura.zip (lupita) Sin embargo esta opción es mucho más incómoda que la anterior. 22

23 5. Datos de la factura, servicio comprador y datos de contacto. En la pestaña de Factura electrónica tendremos todos los datos de la factura. En la parte inferior, el proveedor debe haber rellenado los datos del comprador o, en su defecto, algún dato de contacto. 23

24 6. Aceptación o rechazo de la factura. En la pestaña de Revisión efactura, el tramitador decidirá si acepta o rechaza la factura. En caso de Aceptación, el tramitador deberá rellenar el servicio / departamento responsable de la factura. En caso de Rechazo, se deberá rellenar el motivo del rechazo. En ambos casos, una vez rellenados los datos, pulsamos el botón Guardar. 24

25 7. Terminación del trámite. Una vez revisada la factura y rellenados los datos en la pestaña de Revisión efactura, podemos terminar el trámite. Acciones > Terminar trámite o click sobre trámite > Terminar trámite Dependiendo de si se ha aceptado o rechazado la factura: Aceptación. Dependiendo del servicio / departamento seleccionado. En el caso habitual de la mayoría de servicios, la factura pasa directamente a la firma de ese servicio, en un trámite llamado Firma de la factura. En algunos servicios / departamentos especiales, como Arquitectura o Vías y Obras, la factura pasa por una tramitación previa por parte del personal del servicio en un trámite llamado Revisión Servicio. La factura se marca en Sicalwin Face: Remisiones resto servicios. Rechazo. El expediente se cierra automáticamente. El rechazo de la factura y el motivo del rechazo son comunicados al proveedor desde la aplicación FACe del MinHAP. La factura se marca en Sicalwin Face: Devuelta al proveedor. 25

26 En cualquiera de los dos casos, el tramitador no tiene que realizar ninguna tarea más. La gestión de la factura pasa al servicio responsable de la obra, servicio o suministro al que se refiere la factura para su validación o reparos. 26

27 Revisión del servicio (Servicios y departamentos especiales) En algunos casos excepcionales, como en ciertos departamentos grandes que reciben gran cantidad de facturas (Arquitectura, Vías y Obras, Servicios Sanitarios ), se realizará una tramitación previa de impulso y validación de la factura por parte del personal del servicio antes de pasar a la firma definitiva dentro del propio servicio. Cuando Intervención o Compras remitan la factura a uno de estos servicios o departamentos especiales, además de dejar el correspondiente aviso en el tramitador, la aplicación envía un correo electrónico al personal de este servicio avisándole de que tiene un nuevo trámite pendiente de gestionar. 27

28 Una vez recibido el correo electrónico con la recepción de una nueva factura, el personal del servicio deberá entrar en el tramitador de SIGM para aceptar o rechazar la factura. 1. Entrada en el expediente de SIGM Avisos pendientes de tratar > Nuevo trámite... 28

29 2. Visualización del documento de factura (o impresión de ésta). Pulsamos sobre el icono de la lupita del documento de Conformación factura - La primera página del documento es el Justificante del Registro Administrativo - A partir de la segunda página aparece la factura en formato PDF. 29

30 3. Revisión de documentos adjuntos. Si el proveedor ha anexado documentos adjuntos, en el documento de factura anterior se nos avisa que existen adjuntos. 30

31 4. Podremos visualizar y consultar los documentos adjuntos dentro del documento PDF, en el icono de clip barra lateral derecha. En esta zona se incluirán facturas en formato más detallado, albaranes, etc. Podemos abrir los adjuntos haciendo doble click sobre cada uno de ellos. Además de los adjuntos, se incluirá siempre la factura en el formato XML firmado (XSIG), factura en un formato poco legible para humanos, pero incluida por si algún tramitador o firmante quisiera revisarla. factura.xsig 31

32 También podremos visualizar y consultar los documentos adjuntos en la opción de menú Ver Documentos. Tendremos que pinchar sobre el documento Anexo_factura.zip. Ver Documentos > Anexo_factura.zip (lupita) Sin embargo esta opción es mucho más incómoda que la anterior. 32

33 5. Datos de la factura y datos de contacto. En la pestaña de Factura electrónica tendremos todos los datos generales de la factura. 33

34 6. Aceptación o rechazo de la factura. En la pestaña de Revisión efactura, el tramitador decidirá si acepta o rechaza la factura. En caso de Aceptación, el tramitador deberá rellenar el circuito de firma concreto dentro del servicio / departamento. En muchas ocasiones, sólo existirá un circuito por departamento. En caso de Rechazo, se deberá rellenar el motivo del rechazo. En ambos casos, una vez rellenados los datos, pulsamos el botón Guardar. 34

35 7. Terminación del trámite. Una vez revisada la factura y rellenados los datos en la pestaña de Revisión efactura, podemos terminar el trámite. Acciones > Terminar trámite o click sobre trámite > Terminar trámite Dependiendo de si se ha aceptado o rechazado la factura: Aceptación. La factura pasa directamente al circuito de firma seleccionado dentro del servicio, en un trámite llamado Firma de la factura. El estado de la factura en Sicalwin no se modifica. Rechazo. El control del expediente se devuelve al último servicio que gestionó la factura, Intervención o Compras, para que decida si se trata de un rechazo definitivo o un error en la derivación de la factura, que pertenece a otro departamento. Dependiendo del último impulsor: En caso de que sea Intervención, se crearía un nuevo trámite Revisión Intervención y se marcaría la factura FACe: Registrada. En caso de que sea Compras, se crearía un nuevo trámite Revisión Compras y se marcaría la factura Face: Remisiones a Compras. En cualquiera de los dos casos, el tramitador no tiene que realizar ninguna tarea más. 35

36 Firma de la factura (Servicio responsable) Dependiendo del servicio seleccionado por el servicio de Intervención o Compras, o el circuito de firma seleccionado en la tramitación previa del propio servicio, la aplicación selecciona un circuito de firma concreto, y los firmantes reciben un aviso en el tramitador de AL SIGM y un correo electrónico advirtiéndoles de que tienen ese trámite pendiente. El circuito de firma configurado será siempre: Jefe de Departamento o Servicio Vicepresidente responsable del área. La firma electrónica de la factura implica la conformidad del firmante con su contenido íntegro. En el caso de que en algún caso concreto se estime necesaria la firma o conformidad de un tercero, el Jefe del Departamento o Servicio imprimirá la factura, reclamará esa nueva firma de forma manual y custodiará el documento el tiempo que estime en el propio servicio o departamento. Pero a efectos de tramitación, y conforme a las bases de ejecución del Presupuesto de la Diputación, las únicas firmas electrónicas que se recogen por el sistema son las dos arriba indicadas. EXCEPCIONES: En ciertos casos muy especiales (Vías y Obras, Arquitectura, etc) podrá darse el caso de que alguno de los jefes de servicio implicados realice una firma previa. La firma de la factura se realiza por el procedimiento habitual en SIGM. 36

37 Consulta de adjuntos y albaranes El firmante podrá visualizar y consultar los documentos adjuntos dentro del documento PDF, en el icono de clip barra lateral derecha. En esta zona se incluirán facturas en formato más detallado, albaranes, etc. Podemos abrir los adjuntos haciendo doble click sobre cada uno de ellos. Además de los adjuntos, se incluirá siempre la factura en el formato XML firmado (XSIG), factura en un formato poco legible para humanos, pero incluida por si algún tramitador o firmante quisiera revisarla. factura.xsig 37

38 La firma de la factura por el segundo firmante, el vicepresidente responsable del área, provoca el cierre automático del expediente de factura. Además, la factura se marca - FACe: Conformada con firma en la Contabilidad, terminando su gestión en SIGM y pasando el control absoluto de esta a los Sistemas Contables. Asimismo, cuando se produce la firma de la factura, el departamento de Intervención recibirá un aviso en SIGM y un correo electrónico con el documento firmado de factura como adjunto. 38

39 Gestión de la factura en los Sistemas Contables (Intervención / Contratación y Compras) Una vez que la factura ha sido tramitada y confromada en SIGEM, el control absoluto de la factura pasa a la Intervención y los sistemas de contabilidad. Como dijimos anteriormente, la factura queda en un - FACe: Conformada con firma, y desde este estado podemos seguir tramitando la factura de la forma habitual. En la Diputación provincial, si el servicio de Contratación y Compras ha gestionado la factura desde SIGM, tendrá que realizar la Operación Previa (PR) en Sical de la forma normal, previo al ADO, tal y como se hacía con las facturas en papel por disposición de la Intervención. En todos los demás casos, el control total de la factura pertenece a Intervención. OpDeración Previa (PR) Sólo para Compras Reconocimiento de la Obligación de Pago (ADO) Mandamiento de Pago (P)D Realización Material del Pago (R) Los estados de Reconocimiento de la Obligación (ADO) y Realización Material del Pago (R) son comunicados al proveedor a través de la plataforma FACe del Ministerio de Hacienda (MinHAP). 39

40 Rechazo de la factura por parte del servicio (Intervención y Compras) Tanto si la factura es rechazada en la firma por parte del servicio como si, en los casos especiales, se rechaza en su tramitación previa, el control de la factura vuelve al último departamento impulsor de la factura, Intervención o Compras. El rechazo no es definitivo pues en muchos de los casos se tratará simplemente de un error al seleccionar el departamento en cuestión. Dependiendo del último impulsor: En caso de que sea Intervención, se crearía un nuevo trámite Revisión Intervención y se marcaría la factura FACe: Registrada. En caso de que sea Compras, se crearía un nuevo trámite Revisión Compras y se marcaría la factura Face: Remisiones a Compras. El personal del último servicio impulsor de la factura, Intervención o Compras, recibirá un correo electrónico y un aviso electrónico idénticos a si hubiera llegado una nueva factura. La principal novedad a tener en cuenta es que se debe revisar en el trámite anterior, el motivo por el cual el servicio ha rechazado la factura: 40

41 3. SOLICITUD DE ANULACIÓN POR PARTE DEL PROVEEDOR (Intervención) 1. Cuando un proveedor solicita la anulación de una de las facturas que ha enviado previamente, se realiza un aviso por correo electrónico al personal de Intervención para notificarles que se ha recibido una nueva solicitud de anulación y que está pendiente de gestionar en SIGEM. Una vez recibido el correo electrónico con la recepción de una nueva anulación, el personal de intervención deberá entrar en el tramitador de ALSIGM para aceptar o rechazar la solicitud. 2. Entrada en el expediente de SIGEM Avisos pendientes de tratar > Nuevo trámite Revisión Anulación 41

42 3. Dentro del expediente de Anulación de facturas, podemos entrar en la pestaña Anulación Facturae para conocer el motivo por el cual el proveedor ha solicitado la anulación de la factura. 4. Una vez conocido el motivo, podemos entrar en el expediente de la factura original desde la sección de Expedientes relacionados, para ver en que estado se encuentra la factura y como debemos gestionar su rechazo. Expedientes relacionados > Ver todos > Hacer click sobre número expediente 42

43 5. Normalmente la factura se encontrará en los trámites Revisión Intervención o Revisión Compras. En estos casos, debemos rechazar la factura por el procedimiento habitual, con el fin de que haga el apunte en FACe y los Sistemas Contables. 43

44 Si la factura se encontrara ya en el trámite de firmas, la mejor solución es avisar al firmante para que la rechace, y después confirmamos el rechazo como hemos visto anteriormente. Si la factura por el contrario se encontrara ya en la contabilidad, y por tanto el expediente original en SIGEM estuviera cerrado, debemos realizar el rechazo directamente en los Sistemas Contables. 6. En cualquiera de los casos, una vez rechazada la factura en el expediente original o en la Contabilidad, debemos volver al expediente de anulación para confirmarle también la anulación al proveedor. Como hemos visto anteriormente, lo hacemos desde la sección Expedientes relacionados. 44

45 7. En el expediente de anulación, dentro del trámite de Revisión Anulación, debemos entrar en la pestaña Anulación Facturae para confirmar la solicitud de anulación del proveedor. 8. Una vez hecho esto, terminamos el trámite y avanzamos la fase para completar el proceso. 45

46 46

47 4. INFORMES DE FACTURAS PENDIENTES (Intervención y Compras) Con el objetivo de proporcionar más información del estado de tramitación de las facturas, la aplicación proporciona dos informes de facturas pendientes a los servicios de Intervención y Compras: 9. Dentro del procedimiento Informe de facturas FACe pulsamos en Fase Inicio pues podemos usar siempre el mismo expediente sin necesidad de estar creando uno nuevo cada vez que necesitemos un informe. Entramos en el expediente que hay ya creado. 47

48 10. Dentro del propio expediente, pulsamos sobre el apartado Informes y seleccionamos uno de los dos informes específicos de facturas. Facturas pendientes en Intervención. Facturas que tiene pendientes de tramitar el servicio de Intervencion. Facturas pendientes en otros servicios. Facturas pendientes en otros servicios, ya sea Compras o el propio servicio responsable de la firma al que corresponde la factura. 48

49 11. En los informes de facturas se incluyen los siguientes campos. Nº RCF. Número de entrada en el Registro Contable de Facturas (Sicalwin). Num.Exp. Número de expediente en SIGEM. Fecha Reg. Fecha de registro en FACe. Nº Factura. Número de factura interno para el proveedor. Proveedor. CIF y nombre del proveedor. Trámite. Trámite de SIGEM en el que se encuentra la factura. Puede tomar los valores Intervención, Compras o Firmas. Desde fecha. Fecha desde la cúal dispone de la factura el departamento mostrado en el siguiente campo. Departamento asignado. Departamento o servicio que tiene pendiente gestionar la factura. 49

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