una herramienta imprescindible para una gestión más eficiente de su empresa

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1 una herramienta imprescindible para una gestión más eficiente de su empresa

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3 Qué es e-factura bbk=? Consiste en una plataforma de facturación electrónica, disponible a través de la oficina de bbk en internet, que permite al usuario la generación, firmado y almacenamiento de sus facturas en formato digital, en sustitución, con el mismo contenido y validez tributaria que la factura tradicional en papel. Está diseñada para evitar al usuario cualquier complejidad técnica, ya que es BBK quien aporta el certificado de firma electrónica. Emisor Generar C. 19. Generar C. 58. Factoring. procesos de cobro procesos de pago Generar C. 34. Generar C. 68. Confirming. Receptor Este nuevo servicio va a permitir dinamizar los procesos de cobro y pago, toda vez que está ligada a los procesos de gestión y financiación del circulante de las empresas. 1

4 Cuáles son las características de? Las principales cualidades de esta plataforma de factura electrónica son las siguientes: La plataforma e-factura bbk está diseñada para requerir al usuario el mínimo de exigencias tenológicas en su incorporación al formato electrónico de la facturación. La plataforma e-factura bbk utiliza el formato AEAT-CCI (XML) relativo a la expedición de facturas por medios electrónicos. La plataforma e-factura bbk está integrada en bbk oficina en internet, unificando la interrelación financiera de banca electrónica con otros servicios como: envío de ficheros de nóminas, transferencias, adeudos La plataforma e-factura bbk permite conocer en directo y de manera sencilla la situación y gestión de sus facturas emitidas, es decir, de cuales desea que se gestione el cobro y de cuales obtener financiación (anticipo de créditos, factoring ). De la misma manera, para aquellas facturas que recibe dar instruciones de domiciliación, emisión de pagos domiciliados 2

5 La plataforma e-factura bbk es una solución tecnológica creada desde el ámbito de las Cajas de Ahorros (CECA) para facilitar al máximo la interrelación empresarial en formato digital. El consentimiento de recepción de factura electrónica de un cliente de la plataforma e-factura bbk es válido para todas las Cajas de Ahorros integrantes. La plataforma e-factura bbk funciona bajo un modelo de intercambio con otras plataformas, permitiendo unificar la recepción de sus facturas al usuario. Las empresas que deseen trabajar desde sus propias aplicaciones de contabilidad podrán mandar las facturas en formato electrónico, mediante la integración de estos ERP's con las transacciones de la plataforma e-factura bbk. 3

6 Operatoria de La plataforma e-factura bbk le aporta las siguientes funcionalidades: Administración: permite consultar, modificar y paremetrizar los datos propios de la empresa. - Agenda de clientes: permite realizar el mantenimiento, alta y baja de los datos de contacto de los clientes. - Agenda de proveedores: permite realizar el mantenimiento, alta y baja de los datos de contacto de los proveedores. - Empresa/Centros Contables: refleja todos los centros contables de la empresa. - Usuarios: permite administrar todo lo relativo a los usuarios de la empresa. - Grupo de Decisores: permite insertar a un usuario en un grupo de decisores. - Reglas: permite crear reglas de pre-emisión de facturas, notificación, visibilidad y negocio. Emisión: en este apartado encontraremos toda la funcionalidad relativa a la emisión de facturas. - Crear Factura Manual: permite confeccionar una factura de forma manual con formato AEAT-CCI (XML). - Consultar y Modificar: se puede examinar las facturas que están en estado de emisión y editar si se desea. Además permite anexar imágenes, gráficos, dibujos de documentos a la factura. - Importar Facturas: permite importar, para su emisión, facturas a la aplicación creadas con el formato AEAT- CCI (XML). Las facturas deberán estar agrupadas dentro de un fichero zip. - Copiar y Exportar Facturas: permite copiar y exportar facturas en el formato AEAT-CCI (XML), y exportar facturas en formato Excel. - Envío Postal: permite consultar aquellas facturas que han sido seleccionadas para envío postal, y posteriormente generar un documento PDF que incluya las marcadas por el usuario. 4

7 Recepción: en este apartado encontraremos toda la funcionalidad relativa a la recepción de facturas. - Consultar: permite consultar las facturas en estado recibidas. - Exportar Facturas: permite exportar en el formato AEAT- CCI (XML) las facturas en estado de recepción. - Importar Facturas: permite importar, como recibidas, facturas a la aplicación creadas con el formato AEAT- CCI (XML). Las facturas deberán estar agrupadas dentro de un fichero zip. Gestión de Cobros: el proveedor tendrá disponible toda la lista de sus facturas (independientemente de que estas estén aceptadas o no), para decidir cómo las envía a su entidad financiera para su cobro. A partir de dichas facturas y completando la información de las mismas con los datos necesarios, podrá remitir a su entidad un cuaderno de recibos o de anticipo de créditos. - Generar cuadernos Generar cuadernos Fichero Factoring. - Consulta de los cuadernos generados previamente. Gestión de Pagos: El cliente tendrá disponible la lista de sus facturas aceptadas para decidir cómo las envía a su entidad financiera para su pago. A partir de dichas facturas y completando la información de las mismas con los datos necesarios, podrá remitir a su entidad un cuaderno de transferencias, cheques, pagos domiciliados y confirming. - Generar cuadernos Generar cuadernos Fichero Confirming. - Consulta de los cuadernos generados previamente. 5

8 Ventajas para las empresas de de Seguidamente detallamos las principales ventajas que aporta su utilización: Elimina los costes derivados de la supresión del papel y del envío físico. Mejora los procesos de facturación y disputa de facturas por la agilización del intercambio de información entre proveedores y clientes, facilitando una gestión más eficiente. Incrementa la eficacia productiva de las empresas al reducir las tareas administrativas. Permite optimizar la tesorería como consecuencia de la integración y automatización contable de la información. Facilita un control eficaz de los gastos financieros, al facilitar la toma de decisiones inmediatas con relación a productos relacionados con la financiación del circulante: factoring, anticipo de créditos, etc. En general incrementa la calidad del servicio y por consiguiente un aumento de la competitividad para las empresas. 6

9 Beneficios de la facturación electrónica Aportamos, a modo de ejemplo, cuadro comparativo respecto al ahorro de costes entre la factrua tradiconal en papel y la tecnología electrónica (datos de la Asociación Española de Codificación Comercial y costes medios de la oferta de BBK). Emisión Papel Factura Electrónica Coste/Unidad Coste/Unidad Impresión 0,12 Gastos Gestión Factura Electrónica BBK 0,48 Envío (sobre, sello) 0,29 Tráfico 0,03 Tratamiento manual 0,35 Gestión (Dpto. Admon.) 0,02 TOTAL 0,76 TOTAL 0,53 Ahorro por factura 0,23 Recepción Papel Factura Electrónica Coste/Unidad Coste/Unidad Impresión 0,07 Gastos Gestión Factura Electrónica BBK 0,24 Grabación 0,15 Tráfico 0,03 Tratamiento manual 1,68 Gestión (Dpto. Admon.) 0,02 Archivado 0,97 Archivado 0,03 TOTAL 2,87 TOTAL 0,32 Ahorro por factura 2,55 Fuente: AECOC BBK (coste medio por factura durante un plazo de 5 años para una empresa que gesiona facturas/año). 7

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