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1 Respetado estudiante. Este manual le brindará servirá de guía sobre el procedimiento de matrícula que debe realizar en el sistema de Registro y Control Académico de la ESAP ACADEMUSOFT, así como para desarrollar la Evaluación Docente. Antes de comenzar con este proceso, lea atentamente este manual. MATRÍCULA EN LÍNEA 1. Ingrese al portal de la ESAP (www.esap.edu.co) y de clic en el botón. El sistema le pedirá que se autentique digitando el número de su documento de identidad. En este parte tener especial cuidado aquellos estudiantes que aún están registrados con Tarjeta de Identidad. Si digitó su número correctamente y le aparece un aviso que Datos Incorrectos, comuníquese con Registro y Control para verificar cuál es el número con el cual aparece en el sistema. Una vez ingrese al sistema le muestra en la parte superior izquierda los servicios disponibles para el pago. Selecciona el de Matrícula y Continuar. En la siguiente pantalla aparecerá el valor liquidado y la fecha límite de pago. Aquí hay dos opciones: PAGAR EN LÍNEA: seleccione la casilla al lado izquierdo de Matrícula, de clic en Continuar y luego en Pagar; el sistema PSE ofrece la lista con las opciones bancarias que están afiliadas a este tipo de servicio y de donde va a debitar el pago. Seleccione la entidad financiera, digite Pagar y el sistema lo redirecciona a la página de la entidad donde va a debitar el pago. Siga las instrucciones que allí le indique. IMPORTANTE: no olvide imprimir un reporte del pago electrónico, ya que éste será el comprobante que entregará en el CETAP que certifica que usted efectuó el pago de sus derechos cuando vaya a sentar la matrícula

2 PAGO NORMAL: si va a pagar con recibo, entonces deberá imprimir la factura seleccionando la casilla del servicio y dando clic en la palabra MATRÍCULA.. Deberá esperar un momento mientras carga. Aparecerá el recibo en formato PDF, imprímalo y con éste, diríjase a cualquiera de las entidades financieras relacionadas allí y cancele sus derechos de matrícula. Tenga especial cuidado de seleccionar la casilla que corresponda según su pago, si es ordinario, extraordinario o extemporaneo y si es con o sin descuento. NOTA: LOS ESTUDIANTES QUE PAGUEN EN EFECTIVO SIN RECURRIR A LA FINANCIACIÓN, DEBERÁN HACERLO UNICAMENTE CON EL RECIBO QUE ARROJA EL SISTEMA. Y EN LA CUENTAS ALLÍ ESTIPULADAS. NO SE ACEPTARÁN CONSIGNACIONES HECHAS EN FORMATOS DIFERENTES. EN CASO QUE LA MÁQUINA LECTORA DE CÓDIGO DE BARRAS NO RECONOZCA EL RECIBO IMPRESO, SE PUEDE DILIGENCIAR EL FORMATO DEL BANCO PERO EN LA REFERENCIA SOLICITAR AL CAJERO QUE APUNTE TODO EL NÚMERO QUE APARECE EN LA PARTE SUPERIOR DE LA FACTURA (25 NÚMEROS). Para los estudiantes que solicitan financiación, además de imprimir el recibo de pago, adicionalmente deberán diligenciar el formato de Letra de Cambio que se puede obtener a través de la siguiente ruta: / dependencias / direcciones territoriales / Boyacá / Coordinación Académica / letra de cambio con deudor. O solicítelo en la coordinación de CETAP. NOTA 1: TENGA EN CUENTA LAS FECHAS ESTABLECIDAS PARA FINANCIACIÓN DE LA MATRÍCULA. CONSÚLTELAS CON EL COORDINADOR DEL CETAP O EN REGISTRO Y CONTROL. NOTA 2: LOS PAGOS QUE SE EFECTUEN POR CONCEPTO DE MATRÍCULA CUANDO ES FINANCIADA, DEBEN CONSIGNARSE UNICAMENTE EN EL CONVENIO 1341 DEL BANCO CAJA SOCIAL O COLMENA BCSC CON FORMATO TRADICIONAL DE LA ENTIDAD FINANCIERA. Una vez tramitado el crédito y efectuado el pago de la primera cuota, dirigirse INMEDIATAMENTE al CETAP o a Registro y Control con el recibo para que le carguen en el sistema dicho pago. Si no realiza esta parte del proceso (sentar matrícula financiera), el sistema no le permitirá continuar con la matrícula académica o en línea. NOTA: CUALQUIERA DE LAS OPCIONES DE PAGO DE MATRÍCULA QUE USTED OPTÓ (EFECTIVO, ELECTRONICO, FINANCIADA), DEBERÁ ESPERAR 24 HORAS DE EFECTUADO EL PAGO PARA QUE EL MISMO SE REFLEJE EN EL SISTEMA. SI PASADO ÉSTE TIEMPO EL SISTEMA NO LE REFLEJA EL PAGO, FAVOR DIRIGIRSE AL CETAP PARA QUE LE SEA CARGADO.

3 Una vez registrado el pago en el sistema o sentada la matrícula financiera, ingrese al portal de la ESAP (www.esap.edu.co) y consulte su USUARIO a través del vínculo CONSULTA DE USUARIOS. Esta funcionalidad le muestra el usuario asignado que le permitirá realizar diferentes trámites a través del sistema ACADEMUSOFT. Seleccione el tipo de documento de identidad, digite el número y haga clic en Consultar. Si el sistema le indica que no aparece registrado, desde su correo electrónico personal deberá enviar un a y solicitar que le asignen usuario y clave para ingresar a la plataforma, adjuntando su nombre completo, numero de documento, y CETAP al que pertenece. Estar pendiente de la respuesta en el trascurso del día. Una vez realizada la consulta, vuelva al portal de la ESAP e ingrese por APLICATIVOS ESAP. Este vínculo lo lleva al Vortal de inicio del sistema ACADEMUSOFT. Si el sistema no le permite ingresar, deberá desactivar el bloqueador de Ventanas Emergentes y Eliminar los Cookies. Se recomienda ingresar por el navegador Mozilla. El sistema de inicio seguro consta de una generación de contraseña dinámica la cual se basa en la asociación de valores numéricos a su clave asignada, teniendo en cuenta que estos valores numéricos nunca serán los mismos puesto que cambian de manera aleatoria cada vez que se accede a esta página. De esta manera cuando el usuario desee ingresar al sistema tendrá que hacer uso de los botones que se encuentran al lado de las casillas de acceso, y en la cual podrá asignar el representativo numérico equivalente de la contraseña. En la casilla de usuario digite el usuario consultado. En la casilla de contraseña, digite el mismo usuario utilizando el teclado numérico dispuesto para ello y de acuerdo con los valores asociados a cada letra, luego Ingresar. Automáticamente el sistema le solicitará que cambie la clave, la cual debe ser alfa numérica, es decir, compuesta por letras y números, mínimo de 6 caracteres. Deberá reconfirma su nueva clave, luego digite Enviar. Si fue digitada correctamente la nueva clave, el sistema lo llevará al inicio del vortal donde le pedirá de nuevo que se autentique pero con su nueva clave.

4 Después de Iniciar Sesión, con el usuario y contraseña asignado, le mostrará una ventana, en donde deberá ingresar, en primer lugar, al icono que dice: Académico Estudiante. Se desplegarán una serie de opciones que están a su disposición para trámite y/o consulta según escoja. Para nuestro caso, deberá ingresar al vínculo que dice Realizar Matrícula en línea. El sistema le mostrará la lista de los programas a los que pertenece. Para proceder a la matrícula, deberá seleccionar el programa y pulsar Continuar. Enseguida le pide que valide unas reglas de matrícula (el sistema verifica que usted ya tiene sentada la matrícula financiera o registrado el pago). Una vez validadas, le aparecerán las materias demandadas para el semestre al que ingresa. Seleccione la primera asignatura y luego oprima el botón Registrar. Proceda de igual forma con las otras asignaturas. Para matricular electivas, ingrese a la opción Matricular Banco de Electivas, seleccione la materia del listado y luego Registrar. Una vez culmine de matricular las asignaturas, vuelva al menú principal e ingrese a la opción Consultar Matrícula Académica. Allí encontrará una función que le permitirá imprimir el reporte de las asignaturas matriculadas. Este se genera en formato PDF. Por favor imprímalo. NOTA: SI DURANTE EL PROCESO DE MATRÍCULA ACADÉMICA EL SISTEMA NO LE DEMANDA ALGUNA O ALGUNAS DE LAS ASIGNATURAS QUE CURSARÁ EN EL SEMESTRE O NO LE PERMITE CONTINUAR CON EL PROCESO, POR FAVOR, COMUNÍQUESE O ACÉRQUESE A REGISTRO Y CONTROL PARA VERIFICAR QUÉ INCONVENIENTE PRESENTA. EN TODO CASO, IMPRIMA EL REPORTE CON LAS MATERIAS QUE LE HAYA DEJADO MATRICULAR EL SISTEMA. NOTAS IMPORTANTES No olvide que no basta con efectuar el pago y realizar la matrícula en línea en las fechas ordinarias. De acuerdo con el Reglamento Estudiantil, la matrícula se perfecciona con la firma en el registro u hoja de matrícula, ya sea el impreso por el sistema o el tradicional suministrado en la Coordinación del CETAP. Recuerde que los documentos que deben radicar en la coordinación del CETAP para sentar su matrícula son los siguientes: RECIBO DE PAGOS DE DERECHO DE MATRÍCULA CANCELADO PAZ Y SALVO FIRMADO POR TODO CONCEPTO HOJA DE MATRÍCULA FIRMADA POR EL ESTUDIANTE

5 COMPROBANTE DE HABER REALIZADO EL EVALUACIÓN DOCENTE POR EL SISTEMA ACADEMUSOFT. SI FALTA ALGUNO DE LOS ANTERIORES REQUISITOS NO SE RECIBIRÁ NI SE FIRMARÁ SU ORDEN DE MATRÍCULA, SO PENA DE LAS CONSECUENCIAS ACADÉMICAS QUE SU INCUMPLIMIENTO LE ACARREE. Si radican los anteriores documentos después de las fechas establecidas para la matrícula ordinaria habiendo efectuado el pago y realizado la matrícula en línea, deberá cancelar matrícula extraordinaria. Si tiene inconvenientes con el ingreso al sistema, comuníquese inmediatamente con Registro y Control para que tramiten su situación. 2. EVALUACIÓN DOCENTE Una vez realice su matrícula, regrese al inicio y haga clic al botón Evaluación Docente Evaluador. Seleccione Evaluaciones, Evaluación Docente por el Estudiante, Continuar. Aparecerá una pantalla donde se muestran las asignaturas matriculadas en el actual período. Seleccione una asignatura y de clic en Continuar. Seleccione el docente, luego Continuar. En esta parte, haga clic sobre la lupa que aparece al lado de las fechas habilitadas para la Evaluación. Se habilitará el formulario. De clic en éste y Continuar. Luego de leer una breve descripción de clic en Continuar.

6 Las preguntas comienzan a desplegarse. Usted deberá seleccionar la respuesta según su criterio. Cuando termine de responder la totalidad del cuestionario, haga clic sobre el ícono en forma de bandera. Se desplegará un cuadro donde debe digitar obligatoriamente una observación. Si no respondió una pregunta o no digitó la observación, el sistema no lo dejará finalizar. RECUERDE QUE ES UNO DE SUS DEBERES EVALUAR AL DOCENTE, REQUISITO OBLIGATORIO PARA SENTAR SU MATRÍCULA DEL PERÍODO

7 Espero que esta guía le haya sido de ayuda. Cualquier inquietud en torno a estos temas podrá consultarlas en: REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO ESAP TERRITORIAL BOYACÁ-CASANARE TELÉFONO:

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