Magaya Software Manual de Contabilidad

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1 Logistics Software Solutions Magaya Software Manual de Contabilidad Guía Para: Facturación Pagos Procesos Bancarios Estado Financiero y más

2 Manual de Contablidad para Productos de Magaya Índice 1. Cómo utilizar este manual Introducción Cómo está Organizado este Manual Dónde Encontrar Ayuda Sistema Contable Magaya Introducción Introducción a la Carpeta de Contabilidad Asistente de Contabilidad Usando el Asistente de Contabilidad Introduciendo Saldos de Apertura Lista de Cuentas Introducción Como Agregar a la Lista de Cuentas Procedimiento Paso a Paso Acciones en la Lista de Cuentas Productos y Servicios Introducción a Productos y Servicios Agregar Productos y Servicios Acciones Ejecutadas con Productos y Servicios Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar Crear Facturas de Venta Acciones para Facturas de Venta Reintegros de Cobro Pagos Acciones para Pagos Depositando Pagos Acciones para Depósitos Cheque de Reembolso Cuentas por Pagar Introducción a Cuentas por Pagar Crear Facturas de Pago Acciones para Facturas de Compra Reintegro de Pago Pago de Facturas

3 Pagar a Múltiples Proveedores Reembolso de Proveedores Banca Introducción a la Banca en el Magaya Explorer Escribir Cheques Acciones para Cheques Haciendo Depósitos Reconciliación Bancaria Reportes Contables Introducción a los Reportes Contables Visualización y Trabajo con los Reportes Contables Personalizar Reportes Reportes Financieros Reportes de Pérdidas y Ganancias Hoja de Balance Estado de Flujo de Caja Reportes de Ventas Reportes de Compras Resumen de Reportes de Utilidades Reportes de Rentabilidad por Cliente Reporte de Ganancias por Vendedor Reporte de Ganancias por Agente Otros Reportes Reportes de Múltiples Monedas Funciones Avanzadas de Contabilidad Impuestos de Ventas Pasos: Agregue un Impuesto de Ventas Aprobar/Disputar Facturas Entrada de Diario Pasos: Crear una Entrada de Diario Ajustes Múltiples Monedas Menú de Configuración de la Contabilidad Relación entre Contabilidad y Operaciones Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar Procesando Descuentos Manejando Cheques Rechazados Procesar Pago por Transferencia Electrónica Depósitos de Caja Chica Índice alfabético 2

4 1. CÓMO UTILIZAR ESTE MANUAL INTRODUCCIÓN 1. Cómo utilizar este manual Introducción Bienvenidos al Manual del Software Contable de Magaya. Este manual está diseñado para enseñarle como realizar los procedimientos de contabilidad en Magaya software y responder preguntas comunes como por ejemplo " Cómo creo una Factura de Cobro?" y " Cómo agrego una cuenta a la Lista de Cuentas?". Magaya software está diseñado para proveedores de servicios logísticos, agentes expedidores de fletes, N.V.O.C.C., consolidadores, agentes de transporte, agentes de mensajería, proveedores de almacén y otros en la industria logística. El software de Magaya contiene un sistema contable completo que integra las funciones contables con las demás funciones operativas en el software. Cómo está Organizado este Manual Este manual está diseñado orientado a las tareas. Usted puede saltar a cualquier tópico y obtener instrucciones paso a paso para todas las tareas contables ejecutables en el software Magaya. También puede hacer clic en cualquier palabra en el índice para ir a ese tema. Este manual está organizado en los siguientes temas: Una visión general del sistema de contabilidad y asistente de contabilidad (se recomienda comenzar con el Asistente de Contabilidad para configurar la información contable de su empresa tales como el año fiscal, la moneda del país, y otros) Cómo usar la Lista de Cuentas Cómo utilizar los Productos y Servicios Cuentas por Cobrar, incluyendo el trabajo con las facturas, notas de crédito, recepción de pagos, y cómo crear un informe de las facturas pendientes y el envejecimiento de CxC Cuentas por Pagar, incluyendo la creación y el pago de facturas, créditos y reembolsos a factura de proveedor, y cómo crear un informe de facturas sin pagar y el envejecimiento de CxP 3

5 1. CÓMO UTILIZAR ESTE MANUAL DÓNDE ENCONTRAR AYUDA Como ejecutar operaciones bancarias tales como escribir cheques en el software Magaya, como hacer boletas de depósito, y como conciliar la cuenta bancaria Los reportes incluyen informes financieros, tales como Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance General y Flujo de Caja; otros reportes que puede elaborar incluyen reportes de ventas y compras, Balances de Comprobación, detalles de transacciones, y más Temas adicionales incluyen trabajando con la Tabla de Impuestos, haciendo ajustes en las divisiones de su compañía y numeración de documentos en el software Magaya, creación de Entradas de Diario, trabajando con múltiples monedas, y más. Funciones de contabilidad que puede personalizar para su empresa como el establecimiento de las tarifas de transporte, tarifas y contratos, cargos por la automatización y más se pueden encontrar en el Manual de Personalización de Magaya Software, disponible en Dónde Encontrar Ayuda Si tiene consultas o necesita asistencia, puede contactar a Magaya Corporation: Teléfono: (786) Manuales de usuario de software Magaya, tutoriales en vídeo, y consejos prácticos están disponibles para ver o descargar desde el sitio web de Magaya: Consejos adicionales puede encontrarlos en los cuadros de diálogo y las pantallas del Magaya Explorer. Para deshabilitar los consejos, vaya a la Carpeta de Mantenimiento > Configuración > General. El uso del software Magaya y su documentación, se rigen por los términos establecidos en su licencia. Copyright 2011 por Magaya Corporation. Todos los derechos reservados. 4

6 2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA INTRODUCCIÓN 2. Sistema Contable Magaya Introducción Todos los productos Magaya incluyen un completo sistema contable que está integrado con las características operativas presentes en la aplicación. Por ejemplo, cuando agrega cargos a un Recibo de Almacén o Embarque, el sistema Magaya transfiere toda la información para que pueda crear las facturas, recibos y otras transacciones contables fácilmente. El siguiente diagrama ilustra el proceso contable y los reportes financieros incluidos en el sistema Magaya: El sistema contable también incluye reportes financieros como por ejemplo la hoja de balance y el reporte de pérdidas y ganancias que usted puede crear en el Magaya Explorer. Hay un Asistente Contable que puede usar la primera vez que instala el software de Magaya. Este le ayudará a preparar el balance inicial de todas las cuentas a la fecha en que comienza a usar el sistema Magaya. Ver el capítulo 3 "Asistente Contable" en este manual para más detalles. 5

7 2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA INTRODUCCIÓN A LA CARPETA DE CONTABILIDAD Introducción a la Carpeta de Contabilidad En la carpeta de Contabilidad del Magaya Explorer hay una lista de funciones que le permiten ejecutar transacciones contables comunes como por ejemplo crear facturas, recibos, pagos, depósitos y cheques y digitar tasas: La siguiente es una breve descripción de las características de la carpeta de Contabilidad (cada uno de estos temas se tratan en detalle en elmanual de Contabilidad del Software Magaya): Lista de Cuentas: Donde se definen las cuentas del libro mayor (donde digita la definición de las cuentas). Le ayuda a llevar la cuenta de sus ingresos y gastos al categorizarlos por tipo. Usted puede agregar cuentas específicas para su negocio. Puede tener una cuenta como por ejemplo Documentación para los diferentes artículos, como diferentes tipos de documentos por los que cobra, incluyendo EEI, Hoja de Ruta Aérea, Carta de Embarque, etc., o puede crear una cuenta para cada uno. Productos y Servicios: Éste muestra los códigos para los servicios que usted provee, como por ejemplo flete marítimo y el nombre de la cuenta a la que está asociado. Usted usará estos productos al crear y trabajar con transacciones de Cuentas por Cobrar (CxC) y Cuentas por Pagar (CxP). Tarifas: La carpeta de Tarifas contiene los siguientes tipos de tarifas: Tarifas Estándar de Cliente: Estas son las tarifas de venta de servicios de carga que se aplican a todos los clientes. 6

8 2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA INTRODUCCIÓN A LA CARPETA DE CONTABILIDAD Tarifas de Cliente: Esta agrupa todas las tarifas para todos sus clientes en un solo lugar. Puede personalizar los tarifas para clientes mediante el asistente aquí disponible. Tarifas de Transportista: Estas son las tarifas de compra de servicios de carga organizadas por compañía (de transporte). Contratos de Clientes: Esta se ocupa de las tarifas de cliente que se utilizan para el cálculo de sus precios de venta. Contratos de Transportista: Esta se ocupa de sus tarifas de compra. introduzca la tarifa que su transportista le da. Para detalles sobre el uso de las tarifas, vea el Manual de Personalización del Software Magaya. Facturas de Cobro (y Lista de Facturas de Cobro): Estas son sus transacciones de Cuentas por Cobrar (CxC). Los siguientes son los tipos de transacciones de CxC: Añadir Factura de Cobro: esto es para las facturas normales Añadir Reintegro de Cobro: es para un reembolso. Lo envía a un cliente si se le sobre facturó. También se utiliza para los agentes a los que usted debe dinero; el reintegro de cobro se genera automáticamente durante la liquidación. Facturas de Pago (y la lista de Facturas de Pago): Estas son las transacciones de cuentas por pagar (CxP). Los siguientes son los tipos de transacciones de CxP: Agregar Factura de Pago: para los items de los que no tiene facturas, como por ejemplo alquiler, salarios, etc. (No requiere hacer facturas para estos, es opcional). Añadir Crédito sobre Factura de Pago: si usted le pagó en exceso a un proveedor (o le sobre facturaron), entonces puede hacer un registro de los créditos que le dan. Si usted les debe un saldo, es posible deducirlo de ese saldo. Al escribir el cheque, el software Magaya restará el crédito. Si le envían un cheque de reembolso, se puede crear un pago que será un Reembolso de Proveedor. Pagos Recibidos (y la Lista de Pagos Recibidos): Al recibir los pagos de los clientes, los pagos serán listados aquí. Se puede crear un pago de cliente o un reembolso de proveedor aquí, seleccionándolo en la flecha desplegable del botón Agregar. Tipos de pagos que usted puede hacer: Pago de Cliente: Se utiliza para registrar lo que un cliente paga Reembolso de Proveedor: Se utiliza cuando un proveedor le envía dinero (reembolso, tal vez le cobraron en exceso) 7

9 2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA INTRODUCCIÓN A LA CARPETA DE CONTABILIDAD Depósitos (y la lista de Depósitos): Este registra sus depósitos al banco. Los tipos de depósitos son: Depositar Pagos: para depositar un pago que ha recibido de un cliente Depósito Directo: para depositar dinero de cualquier otra fuente, como un préstamo Cheques (y Lista de Cheques): Este registra los cheques para los pagos a sus proveedores. Los siguientes son los tipos de cheques que usted puede crear: Pagar Facturas (Cheque): para pagar facturas ordinarias Cheque: para pagar los artículos de los que usted no tiene facturas, como alquiler, salarios, etc Cheque de reembolso: un cheque que se crea para dar a su cliente un reembolso Pagar Impuestos por Ventas: un cheque para pagar impuestos de ventas que colecta de las cuentas por cobrar (CxC). Estos temas se explican en el Manual Contable Magaya. Para encontrar cualquier tema rápidamente, vaya al índice y haga clic en la palabra indexada. En cualquier lista, puede hacer clic en una entidad o transacción para tener acceso a un menú desplegable de opciones. El mismo menú está disponible en el botón Acciones de cada lista. Usted también puede ver transacciones abiertas para cualquier cliente, proveedor, etc. haciendo clic en el nombre de la entidad en la carpeta de Mantenimiento. 8

10 3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD 3. Asistente de Contabilidad El Asistente de Contabilidad está diseñado para ayudarle a introducir la información contable de su empresa en el sistema Magaya. Esta es una manera fácil de introducir los balances iniciales para las cuentas, clientes y proveedores a la fecha en que empieza a usar el sistema Magaya. La configuración de esta información se hace generalmente cuando el software Magaya se instala por primera vez. Si el asistente no se uso entonces, puede ser usado ahora o en cualquier momento. Se recomienda que utilice este asistente de contabilidad y el Asistente de Inicio. Es especialmente importante si usted va a trabajar en más de una moneda que seleccione la moneda nacional para que coincida con la moneda de su país en el Asistente de Inicio; la moneda de su país afectará las transacciones de impuestos. El Asistente de Inicio se explica en el Manual de Operaciones del Magaya Cargo System. El Asistente de Contabilidad le ayuda a configurar su: Lista de Cuentas (también llamado el libro mayor) Productos y Servicios Balances de apertura de sus clientes y proveedores Cada pantalla del asistente contiene instrucciones para ayudarle a trabajar con el asistente. Usted puede ir hacia adelante y hacia atrás en las pantallas para cambiar la información. Cuando termine con el asistente, toda la información se guarda en el sistema Magaya. Configuración adicional de las opciones relacionadas de la contabilidad se puede hacer en el menú Mantenimiento > Configuración. Véase el capítulo 10 del Manual de Contabilidad del Software Magaya. Usando el Asistente de Contabilidad Siga las instrucciones de abajo para usar el Asistente de Contabilidad 9

11 3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD TASK 1. Vaya al menú Archivo y seleccione Asistente de Contabilidad. La pantalla de bienvenida se abre: 2. Haga clic en el botón Siguiente para iniciar el asistente. 3. Seleccione el mes que desea asignar como el comienzo de su año fiscal. Esto es necesario para calcular las ganancias del año. El sistema utilizará este mes para cerrar automáticamente el año. 4. En la página de la Lista de Cuentas, agregue o edite cuentas según requiera. (El software provee una lista de cuentas por defecto. Se recomienda que esta información se introduzca en el asistente para que pueda usar las funciones contables del software Magaya.) También introduzca los balances iniciales para las cuentas que necesita tales como caja chica y banco. La siguiente es la pantalla del asistente para la Lista de Cuentas: El balance de apertura es utilizado por el sistema para crear una entrada de diario que carga esa cuenta por el balance y debita el saldo inicial de la cuenta patrimonial. Más detalles acerca de la Lista de Cuentas pueden hallarse en el tema Lista de Cuentas. 5. En la pantalla de Productos y Servicios, agregue o edite Productos y Servicios según requiera. (Este software provee una lista por defecto de productos y servicios. Haga clic en el botón Agregar para añadir un nuevo producto o servicio. Haga clic en un articulo o servicio existente 10

12 3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD y luego clic en en el botón Editar para hacer cambios.) La siguiente es la pantalla del asistente de Productos y Servicios: Para más detalles sobre los productos y servicios, consulte el tema "Productos y Servicios". 6. Haga clic en el botón Siguiente para pasar a la siguiente pantalla: ingresar los saldos iniciales de los agentes de transporte. En el sistema Magaya, los agentes de transporte se consideran clientes. Agregar o editar balances de apertura haciendo clic en el botón de Agregar o Editar para: Clientes (esto incluye agentes de transportes). Al entrar en el balance de apertura para un cliente, el sistema creará automáticamente una factura para el cliente por esa cantidad que se destinará a CxC, y la partida se asignará a los Productos y Servicios como ingreso al saldo 11

13 3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD inicial. La imagen muestra los agentes de tránsito, la pantalla de Clientes funciona de la misma manera. Proveedores (esto incluye a los transportistas, vendedores y a los proveedores de almacenaje). El sistema crea automáticamente una factura y la envía a las CxP, y la línea en la factura usará el saldo inicial como gasto. Esta captura muestra la pantalla del asistente de Transportistas. Las pantallas del asistente para cada una de estas funciona de la misma manera. 7. Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado. Su información 12

14 3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD será guardada. AFTER COMPLETING THIS TASK: Cuando haya completado todas las pantallas en el Asistente de Contabilidad, se puede modificar y completar la información introducida en cualquier momento abriendo la carpeta de Contabilidad o regresando al Asistente de Contabilidad. 13

15 3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD 14

16 INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA Introduciendo Saldos de Apertura Para introducir saldos de apertura en su software Magaya siga estos pasos. Este procedimiento se recomienda después de usar el Asistente de Contabilidad para establecer los detalles de su contabilidad. Antes de comenzar los pasos de abajo, tenga a mano un balance de comprobación que liste todas los estados de resultados de su sistema anterior, para que pueda introducir los datos de él en su sistema Magaya. Es posible que ya tenga el reporte se utilizó para introducir datos en el Asistente de Contabilidad; se puede utilizar el mismo informe para este procedimiento. 1) Crear un Balance de Comprobación en sus sistema Magaya: Vaya a la carpeta de Contabilidad > Lista de Cuentas Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Reportes > Balance de Comprobación Busque los saldos de apertura de ingresos y gastos Este balance de comprobación muestra todos los datos introducidos en el Asistente de Contabilidad. 15

17 INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA 2) Crear un Asiento de Diario en su sistema Magaya: Vaya a la Carpeta de Contabilidad > Lista de Cuentas Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Asientos de Diario Generales. Haga clic en el botón de Agregar para abrir un cuadro de diálogo de asiento de diario. 3) Agregue los siguientes artículos en el cuadro de diálogo del asiento de diario: Haga clic en el botón de Agregar para activar la línea en la tabla de detalle. En la columna de Nombre de Cuenta, seleccione Saldo de Apertura de Ingresos. Si hay un Débito en el Balance de Comprobación, entonces introduzca el monto en la columna de Crédito. Se requiere esta reversión para este paso. Haga clic en el botón de Agregar, y en la columna Nombre de la Cuenta, seleccione el Saldo de Apertura de Gastos. Si había un monto como Débito para este gasto en su balance de comprobación, 16

18 INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA introduzca la cantidad en la columna de Crédito. Se requiere esta reversión para este paso. 4) Escribe el nombre de sus otras cuentas en el cuadro de diálogo de Asiento de Diario. Por ejemplo, introduzca el débito y el crédito para los ingresos de carga aérea y costo. Siga introduciendo todas sus cuentas. Si usted tenía una cuenta en el sistema anterior, pero que no aparece en la lista Magaya de las cuentas por defecto, puede crearla: Haga clic en el signo más en el menú desplegable de la columna Nombre de la Cuenta y agregue la cuenta. 5) Para hacer los totales de débito y crédito iguales, agregue la cuenta "Capital Inicial" y anote la diferencia entre el monto del crédito y el débito. Si el débito es menor, anote la diferencia en la columna de débito. Si el monto del crédito es menor, anote la diferencia en la columna de crédito. No introduzca manualmente la diferencia en los campos de totales en la parte inferior de la pantalla; se guardará. 6) Haga clic en OK en el cuadro de diálogo de Asiento de Diario para guardar. Ahora los débitos y créditos son iguales, y los saldos de apertura están completos. 17

19 INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA 18

20 4. LISTA DE CUENTAS INTRODUCCIÓN 4. Lista de Cuentas Introducción La Lista de Cuentas es una lista de las cuentas de su libro mayor. Le ayuda a llevar registro de sus ingresos y sus gastos al categorizarlos por tipo. Luego puede generar reportes para ver los diferentes tipos de ingresos que percibe y los tipos de gastos que tiene. El sistema Magaya, por defecto, tiene muchas cuentas en la carpeta de la Lista de Cuentas. Usted puede agregar cuentas específicas de su negocio. Puede tener una cuenta de Documentación para varios elementos diferentes, tales como los diferentes tipos de documentos por los que usted cobra, incluyendo EEI (antes conocido como SED), guías aéreas, carta de embarque, etc, o puede crear una cuenta para cada uno. La siguiente pantalla muestra un primer plano de la Lista de Cuentas, destacando el Costo del Flete Aéreo, Ingresos por Flete Aéreo, y su tipo de cuenta. 19

21 4. LISTA DE CUENTAS COMO AGREGAR A LA LISTA DE CUENTAS Como Agregar a la Lista de Cuentas Procedimiento Paso a Paso TASK 1. Vaya a la carpeta de Contabilidad y haga clic en la Lista de Cuentas. La lista de cuentas se abre. 2. Haga clic en el botón de Agregar. Un cuadro de diálogo se abre. 20

22 4. LISTA DE CUENTAS COMO AGREGAR A LA LISTA DE CUENTAS 3. Use el primer menú desplegable para seleccionar un tipo de cuenta. El tipo de Cuentas por Cobrar, se muestra por defecto. Las opciones son: Cuentas por Cobrar (CxC): Este dinero es el que se le adeuda a usted (se considera un activo). Cuentas por Pagar: (CxP) Este es el dinero que usted debe (se considera un pasivo). Ingresos: Determina de donde proviene el dinero. Gastos: Se usa para determinar en que está gastando dinero. Costo de Ventas: Use esto para determinar el costo de los artículos que vende. Banco: Use esta cuenta para transacciones de cuenta corriente y de ahorros, mercado de dinero y caja chica. Fondos por Depositar: Dinero retenido para depositarse luego. Activos Fijos: Para equipos o mobiliario que no van a ser convertidos en efectivo en el presente año. Otros Activos: Use este nombre de cuenta para cualquier activo que no se pueda clasificar como Fijo o Circulante. Otros Activos Circulantes: Para facturas por cobrar que vencen dentro de un año, el valor de inventario, etc. Pasivos a Largo Plazo: Cuentas que se deben durante un largo período de tiempo, como una hipoteca, a más de un año. Otros Pasivos Corrientes: Que se deben a menos de un año. Por ejemplo los impuestos de ventas. Patrimonio: El valor neto de la compañía. Tarjeta de Crédito: cree una cuenta de "tarjeta de crédito" por cada tarjeta para dar seguimiento a los gastos del negocio pagados con la tarjeta de crédito. (También tendrá que añadir la compañía de tarjetas de crédito como proveedor en la carpeta de mantenimiento). 4. Introduzca el nombre y número de cuenta. 5. Seleccione una cuenta padre conforme lo requiera. Esto le permitirá agrupar las cuentas en reportes (por ejemplo agrupando todos los tipos de fletes y todos los tipos de documentación). 6. Añada anotaciones si es necesario haciendo clic en la pestaña de Notas y escribiendo en el campo en blanco. 7. Si desea desactivar esta cuenta ahora (o en otro momento), haga clic en la casilla de selección Inactiva". 21

23 4. LISTA DE CUENTAS ACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS Acciones en la Lista de Cuentas El botón de Acciones en la Lista de Cuentas le da muchas opciones. Las siguientes acciones se pueden ejecutar haciendo clic en botón de Acciones: Otros Reportes: Esta opción genera reportes por nombre, tipo, número de cuenta, moneda, cuenta padre, o por código de tipo. Reportes: Esta opción ofrece la misma lista de reportes que la opción de menú Reportes encima de la barra de herramientas de Magaya Explorer. Lista de Transacciones: Esto le permite ver una lista de las transacciones al hacer clic en un activo o pasivo de la lista. (Esta opción aparece atenuada si selecciona ingresos o gastos.) Reconciliar: Utilice esta opción para reconciliar la Cuenta Bancaria. Se abre una pantalla, indicando los depósitos y créditos, cheques y débitos, los totales del balance y mucho más. Usted tiene la opción de agregar, modificar o eliminar las transacciones. Remplazar Cuenta: Use éste para remplazar por una cuenta del mismo tipo. La cuenta será remplazada en cualquier transacción en donde se halla usado. Esto es útil si una cuenta se ha duplicado o usado incorrectamente. 22

24 4. LISTA DE CUENTAS ACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS Después de que remplaza la cuenta, puede deshabilitar o borrar la cuenta vieja. Asientos de Diario General: Esto muestra una lista general de asientos de diario. Para aprender a agregar una nueva entrada de diario, consulte el Capítulo 10 del Manual de Contabilidad del Software Magaya, el tema "Asientos de Diario". Divisiones: Este muestra una lista de divisiones, si su compañía las tiene. Para más detalles sobre cómo configurar las divisiones, consulte el tema Divisiones en el Manual de Personalización del Software Magaya. Tabla de Impuestos: Esto muestra una lista de los impuestos sobre las ventas (para las mercancías que vende, no los servicios). Para obtener más información acerca de cómo agregar el impuesto de ventas a su sistema de Magaya, consulte el tema "Impuestos de Ventas". Configurar Columnas: Use esto para escoger la columnas que desea ver. Importar (y Exportar): Utilice estas opciones para enviar datos desde la base de datos Magaya, o llevar datos hacia la base de datos Magaya, en formatos XML o CSV. 23

25 4. LISTA DE CUENTAS ACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS 24

26 5. PRODUCTOS Y SERVICIOS INTRODUCCIÓN A PRODUCTOS Y SERVICIOS 5. Productos y Servicios Introducción a Productos y Servicios La lista de Productos y Servicios en el Magaya Explorer muestra todos los productos y servicios que su negocio compra y vende, tal como servicios documentales, servicios de transporte, tasas de embalaje, y más. Los Productos y Servicios se utilizan para los informes de ventas, tales como la cantidad de fletes marítimos ha vendido o comprado, etc El software Magaya viene con una lista predefinida de productos y servicios que cubren las necesidades de un proveedor de logística estándar. Usted puede modificar o agregarle más basado en sus necesidades específicas. Productos y Servicios se usan en Cuentas por Pagar y en Cuentas por Cobrar. Cuando usa un Artículo o Servicio en una Factura de Cobro, la linea en la factura afectará la cuenta a la que se aplica el artículo sumando o restando de ella según sea una factura o un crédito. La cuenta se mostrará en el informe de pérdidas y ganancias. 25

27 5. PRODUCTOS Y SERVICIOS AGREGAR PRODUCTOS Y SERVICIOS Agregar Productos y Servicios Para agregar un producto o un servicio al sistema Magaya, siga los siguientes pasos. 1) Haga clic en el botón Agregar en la carpeta Productos y Servicios. Un cuadro de dialogo se abrirá: 2) Seleccione el tipo de producto (o servicio). Cuando selecciona un Tipo, no será un gasto o ingreso hasta que usted también seleccione el tipo de cuenta. Los Tipos de productos y servicios disponibles en el menú desplegable son: Otros: Use éste para productos (o servicios) que no se pueden clasificar como Carga o como alguno de los otros tipos listados. Carga: Use éste para productos (o servicios) de carga como Carga Marítima o Carga Aérea. Valuación: Cuando se usa éste tipo para crear un producto, el valor (valor de la carga) aparecerá en las guías aéreas. 26

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