Manual Modulo Recaudador

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1 PAGOS ONLINE Manual Modulo Recaudador Versión 3.2 1

2 Manual de Uso Modulo de Facturación Versión 3.2 Nota: La información contenida en el presente documento es de propiedad y uso exclusivo de Pagosonline.net S.A. y constituye parte de su propiedad intelectual. Lo anterior debe ser observado por los usuarios y clientes de la mencionada entidad para evitar incurrir en las conductas tipificadas en los artículos 270,271 y 272 del código penal. 2

3 Contenido CONTENIDO 3 1. DESCRIPCIÓN DEL APLICATIVO CARACTERÍSTICAS GENERALES FORMA DE ACCESO Y USO 6 2. FACTURAS ARCHIVO PLANO DE FACTURACION 8 TIPO VALOR: (0, 1,2) 8 REFERENCIAS (ALFANUMÉRICO) 8 FECHA 9 VALORES 9 EJEMPLO 1: TIPO VALOR CERO SIN DESCUENTOS NI INTERESES 9 EJEMPLO 2. MANEJO DE DESCUENTOS Y PLAZOS 10 EJEMPLO 3. TIPO VALOR 1 Y 2. DESCUENTOS Y PLAZOS CON INTERESES 10 PAGADOR.REFERENCIA (OBLIGATORIO) DOCUMENTO 11 PASSWORD 11 COMENTARIO 11 FIN IMPORTAR FACTURAS CONSULTAR FACTURAS ANULAR FACTURAS ANULAR FACTURAS MANUALMENTE ANULACIÓN DE FACTURAS POR ARCHIVO REGISTRAR PAGOS REGISTRAR PAGOS MANUALMENTE REGISTRAR PAGOS A TRAVÉS DE UN ARCHIVO ELIMINAR FACTURAS EXPORTAR FACTURAS CONFIGURACIÓN CONFIGURACIÓN DE PAGO 31 CLIENTE 32 3

4 COMENTARIO 32 PEDIR CAMPOS 32 OTRAS OPCIONES CONFIGURACIÓN FORMATOS ASOBANCARIA ADMINISTRACIÓN DE FORMATOS TASAS DE INTERÉS 39 CREAR TASAS DE INTERÉS 40 MODIFICAR Y ELIMINAR TASAS PAGOS REPORTE DE PAGOS CONSULTA DE TRANSACCIONES PRUEBA DE PAGO 44 TARJETA DE CRÉDITO 46 CUENTA DE AHORRO O CORRIENTE 48 PAGO REFERENCIADO 48 EJEMPLO DE TRANSACCIÓN RECHAZADA 49 EJEMPLO DE TRANSACCIÓN APROBADA 50 4

5 1. Descripción del Aplicativo 1.1 Características Generales El modulo Facturacion de la plataforma de PagosOnline fue desarrollado con el objeto de facilitar la gestión de recaudos por cobrar de las empresas afiliadas a PagosOnline. Para tal fin el módulo permite el ingreso y administración de Clientes, siendo los clientes las personas naturales o jurídicas que tengan facturas pendientes por pagar a la empresa. Para optimizar la gestión del recaudo, el aplicativo permite la importación masiva de grupos de facturas por cobrar a los pagadores; de esta manera se puede utilizar un archivo plano generado por la aplicación contable utilizada en la empresa y así agilizar el proceso de pagos. Los detalles sobre este archivo plano serán tratados exhaustivamente a lo largo del documento Los clientes de la empresa podrán cancelar sus obligaciones de forma fácil y rápida por medio de la plataforma de PagosOnline. Adicional a lo anterior el módulo permite registrar otro tipo de pagos a las facturas registradas en el sistema, por ejemplo en el caso de hacer pagos en efectivo, cheque o consignaciones bancarias. De esta manera se extienden las capacidades del software convirtiéndose en una herramienta unificada para llevar el registro de todos los recaudos independientemente del origen Igualmente. Existe una utilidad de exportación del módulo, que permite generar informes rápidamente y cumpliendo si se desea con los estándares de algunas entidades reguladores tal como la Asobancaria. La empresa puede configurar la imagen y texto principal que ven sus clientes en el momento de efectuar un pago, así mismo pueden configurar los formatos de importación y exportación; como también la información que se despliega en la exportación del archivo de Asobancaria. Se debe tener en cuenta que el módulo de facturación solo acepta pesos Colombianos Para esta versión del aplicativo se han establecido importantes cambios, a fin de garantizar una mayor funcionalidad y un uso más fluido del mismo. Si bien ellos se tratan de forma conjunta con las demás características del modulo, al final se colocan como apéndice los cambios implementados. 5

6 1.2 Forma de Acceso y Uso Para acceder al modulo recaudador nos dirigimos al portal administrativo (https://secure.pagosonlinte.net ). Una vez allí introduciremos nuestro nombre de usuario y contraseña Recuerde que esta información fue suministrada por PagosOnline en el momento de a dquirir el servicio. En caso de no recordarla por favor enviar un correo a nuestro departamento de servicio al cliente quienes con gusto le colaboraran con su solicitud. Una vez accedamos al modulo, nos ubicamos en la pestaña Facturación Encontraremos una barra de color naranja con el menú principal de la aplicación Facturas: Uno de las secciones principales y que más comúnmente accederemos. Aquí manejamos toda la información relativa a las facturas, desde su importación y registro hasta su anulación o borrado. Cada una de sus opciones merece una exhaustiva explicación Clientes: Podemos agregar, modificar y consultar información sobre las personas naturales o jurídicas a quienes se asocia una factura. Es decir el nombre, del abonado, suscriptor o pagador. Pagos: Donde se podrán consultar los pagos efectuados a través de este modulo recaudador 6

7 Configuración: Este menú que es de gran importancia incluye las opciones de configuración de todo el modulo, desde la pantalla principal y el cargue de archivos, hasta la forma de exportar el informe Asobancaria En la parte inferior de este menú se encuentran unos cuadros estadísticos, que se generan y actualizan automáticamente, siendo de gran utilidad para obtener información sobre las transacciones. Específicamente obtenemos datos de las operaciones efectuadas y el estado de las mismas en tres tipos de intervalos de tiempo (hoy, en el mes, en el último año) Una vez se ha configurado y registrado información en el modulo, los usuarios podrán ingresar a pagar sus facturas. Esto lo hacen a través de la siguiente dirección web En ambiente staging o de pruebas https://gateway2.pagosonline.net/apps/facturacion/usuarioid/index.html En producción funcional https://gateway.pagosonline.net/apps/facturacion/usuarioid/index.htm Donde usuario id corresponde al número de usuario que pagosonline les suministra en el momento de realizar la vinculación comercial. Dado que puede ser una url de difícil recordación para los abonados, se sugiere usar un link desde el sitio de su comercio. A continuación veremos cada uno de los elementos en detalle 7

8 2. Facturas 2.1 Archivo Plano de Facturacion El primer paso para poder entender el uso y manejo de los recaudos a través de Pagos Online es comprender el contenido del archivo plano de facturas. Con este fichero podremos subir al sistema todos los documentos que el comercio requiere sean cancelados a través de nuestra plataforma. Es un archivo tipo CSV (de texto, separado por comas), donde Cada renglón corresponde a una factura. Este puede generarse con la ayuda de un editor de textos (como bloc de Notas) o más fácilmente por un Archivo de Hoja de Cálculo. A continuación explicaremos sus elementos con ejemplos Tipo Valor: (0, 1,2) La primera columna del archivo plano se denomina Tipo Valor, esta variable, que es de carácter obligatorio, tiene cuatro posibles valores así (0) Montos en Pesos (1) Montos por porcentajes para descuentos (2) Montos por porcentajes de interés para plazos de pago (3) Manejo de Tasas de Interés Cuando hablamos de Montos en Pesos, todos los valores registrados en el documento deben registrarse en dicha moneda. El tipo 1 es usado cuando manejamos descuentos, los cuales serán un porcentaje del valor original de la factura. El tipo 2 es el caso complementario, donde le permitirnos al usuario pagar tras la fecha de vencimiento, abonando unos intereses fijos. Finalmente el tipo 3, es usado específicamente para manejar recaudos con interés corriente por mora Referencias (Alfanumérico) Toda factura obligatoriamente debe incluir una Referencia Principal, que es la forma como se efectúa inequívocamente en el sistema. Esta por lo general es el número que maneja el comercio y no se puede repetir. Como apoyo a la anterior se pue de incluir una Referencia Secundaria, la cual es opcional ayuda a una mejor identificación. 8

9 Fecha Obligatorio. Este dato nos indica desde cuándo estará disponible la factura en el modulo para ser cancelada. Valores En cada uno de los registros, manejamos cuatro grupos de valores así Valores Originales: Es el monto asociado a la factura, que el pagador deberá cancelar (obligatorio) Valores con Descuento: Si un cliente paga antes de una fecha estipulada, podrá obtener un descuento por pronto pago Valores Primer Plazo: Cuando el pagador no abona en la primera fecha de vencimiento, podrá igualmente cancelar su factura con este nuevo valor, que naturalmente será mayor Valores Segundo Plazo: Cuando no se cancela dentro del intervalo del primer plazo, el abonado podrá realizar un final pago registrado en este campo, con una última fecha limite En todos los grupos debe estar incluido Valor (Monto Total) IVA (en caso de no aplicar Colocar el valor cero) Base Devolución IVA (Valor- IVA. Si no se incluye IVA, también debe ir en cero) Fecha de Vencimiento (hasta cuando está habilitado el pago de este valor) Antes de continuar con los demás campos, y para ilustrar la información manejada hasta ahora, realizaremos una serie de ejemplos ilustrativos Ejemplo 1: Tipo Valor Cero sin Descuentos ni Intereses Variable Tipo Valor Referencia Principal (Factura No.) Referencia Secundaria Fecha Valor Total IVA Base Devolución IVA Fecha de Vencimiento. fin 0 Factura1 Ayuda Factura En este caso, tenemos dos facturas en el archivo. La primera, denominada Factura1, mantiene una fecha del 5 de mayo del Es decir a partir de dicho día será visible en la url de pagos. El valor como se esperaría es igual al IVA mas la base devolución IVA. Observemos que maneja una fecha de vencimiento del 20 de Mayo de Posterior a este calendario no se podrá pagar la factura. En el segundo renglón o registro encontramos La Factura2. Manejamos otra referencia segundaria y fecha. No necesariamente todas las facturas del archivo deben tener fechas iguales. En este caso observe que se maneja un valor sin IVA, por ende la base devolución IVA también estará en cero. Igualmente nos encontramos que no existe una fecha de vencimiento asociada para este grupo de valores. Esto se traduce en que dicho documento no tiene límite de pago, pudiendo accederse desde la web de pagos sin restriccion de días para cancelar 9

10 Ejemplo 2. Manejo de Descuentos y Plazos Tip Val Ref Ppal Ref Sec Fech Vl Total IVA Base Dev Fec Venc Val Pr Pl IVA Pr Pl B D I Pr Pl FecV Pr Pl Val Desc IVA Desc BDI Desc FecV Desc 0 Fac3 Desc Fac4 Plaz Para este ejemplo, veremos la aplicación de pagos con descuent os y plazos en pesos. El documento Fac 3 maneja un valor de el cual se podrá pagar hasta el 31 de Enero de Sin embargo si se efectúa el abono antes del 10 de Enero se obtendrá un descuento y siendo requerido cancelar solo $ Por otra parte, para Fac4 existe el concepto de plazos. El pagador podrá saldar su obligació n hasta el día 4 de abril por $ En caso de no hacerlo, tendrá una prórroga hasta el 20 de Abril como límite, pero con el nuevo valor de $ Ejemplo 3. Tipo Valor 1 y 2. Descuentos y Plazos con Intereses Tip Val Ref Ppal Ref Sec Fech Vl Total IVA Base Dev Fec Venc Val Pr Pl IVA Pr Pl B D I Pr Pl FecV Pr Pl Val Desc IVA Desc BDI Desc FecV Desc 1 Fac5 Desc Fac6 Plaz Con el Tipo Valor 1, podemos especificar descuentos por porcentajes. Así para la factura Fac5 de $10000 se podrá recibir un 5% de descuento (0.05) consignando antes del 1 de Marzo. En Fac6 se tiene el plazo hasta el 15 de abril para pagar el valor original $ Pasada esa fecha y hasta el 20 aun podrá cancelarse la obligación, pero con un sobrecosto del 10% (0.1) del monto inicial. Es de aclarar que por efectos legales no se puede aplicar IVA sobre los descuentos o los intereses. 10

11 Una vez aclarado el funcionamiento de los valores, miremos los otros campos que hacen parte del archivo plano Pagador.Referencia (Obligatorio) La referencia aquí mencionada corresponde al id del pagador o suscriptor. Así como podemos identificar sin error una factura en el sistema, de la misma manera se puede usar para registrar los clientes. Corresponde al del usuario final o pagador. Documento El número de identificación. Muchas veces suele coincidir con pagador. Referencia al tratarse de la misma información Password En caso que deseemos una contraseña para que el usuario se autentifique al ingresar al sistema, la introduciremos en este campo Comentario Información adicional que queramos ampliar sobre la factura Fin Corresponde a la palabra fin, y es la manera de indicarle al sistema que ya hemos registrado toda la información sobre dicha factura. Es un dato requerido Una vez hayamos generado nuestro archivo plano, el paso siguiente es vincularlo a pagosonline, como lo veremos a continuación 2.2 Importar Facturas Es el proceso por el cual cargamos la información de los documentos a nuestra pasarela de Pago. Para poder Importar Facturas vamos a través de la opción Importar en el menú de Facturas, donde obtendremos el siguiente cuadro de diálogo 11

12 Para cualquier grupo de facturas que vayamos a importar, Lo identificaremos por un nombre. Esto es obligatorio y muy importante para posteriormente realizar la búsqueda de documentos Así mismo si se desea que las facturas caduquen, se deberá tener chequeada la opción de Caducidad y se colocaran las fechas en las cuales este grupo de facturas estarán disponibles para pago. Esta fecha tendrá preponderancia sobre aquellas que estuviesen registradas en el archivo. 12

13 plano. Es decir si una Factura A en el documento maneja fecha de vencimiento y cuando subimos el grupo establecimos fechafin a Enero 31, entonces solo se verá reflejado en el modulo hasta dicha fecha limite Posteriormente escogeremos el formato de entrada, done podremos seleccionar uno de los formatos predeterminados de Pagos Online o uno que hayamos personalizado según nuestros gustos y necesidades. El formato es el diseño, organización y campos que tendrá el archivo plano. Más adelante en este documento se examinara la forma de generarlos (ver 3.3 Administración de Formatos) Antes de pasar al a ventana donde podremos escoger el archivo plano dentro de una ubicación en nuestro PC miremos con atención las opciones restantes a saber - Separador de Campos: Donde especificaremos en el fichero CSV como estarán separados los elementos. Por defecto es punto y coma. - Incluye Nombre de Variables: Si en la primera fila del archivo se encuentran los no mbres de cada uno de los campos. Es común tenerlos allí para poder tener un entendimiento más rápido de cada una de los contenidos de las columnas - Manejo de facturas ya existentes en el sistema: Es posible que una factura a importar desde nuestro archivo de texto plano ya se haya subido anteriormente y exista en el sistema. En dicho caso el modulo nos da dos opciones: Ignorar la del archivo y simplemente manejar la que ya se encuentra registrada (recuerde que al ser un documento legal no puede existir duplicidad en los documentos), o tomar en cuenta la nueva para Actualizar la antigua. Esta opción es muy útil en casos que la información hubiese sido subida erróneamente, facilitando la rápida corrección. Nota Aclaratoria: Pagos Online ofrece a opción de Actualizar la factura pero es responsabilidad única y exclusiva del cliente la modificación que sobre la misma realice, así como todos los datos que suba al modulo Una vez hayamos examinado todas estas condiciones previas, presionamos el botón Subir Archivo donde la ventana emergente nos facilitará escoger en nuestro computador la ubicación del documento deseado 13

14 Tras localizar y cargar el archivo presionamos el botón enviar en la pantalla inicial. Cuando el proceso es exitoso obtendremos confirmación sobre el número de facturas cargadas correctamente en el sistema. En caso de algún error en el cargue el modulo nos informara al respecto. Si ello ocurre revise cuidosamente los mensajes presentados y efectué las correcciones correspondientes Para finalizar esta sección y aclarar cualquier duda sobre la forma y contenido del archivo plano, mostraremos dos capturas en pantalla sobre el documento tanto en bloc de Notas (Microsoft Windows) como en Microsoft Excel. El archivo plano preferiblemente se debe guardar con extensión *.csv o *.txt para facilitar su revisión y/o edición posterior 2.3 Consultar Facturas Las facturas pueden ser consultadas por medio de referencia (referencia principal), grupo (nombre con que se subió el archivo plano) o cliente (pagador) y luego dando clic en Buscar. En caso que los resultados sean numerosos el sistema lo mostrar por páginas, para facilitar su lectura y análisis 14

15 El sistema ilustrara características básicas sobre las facturas que corresponden a la búsqueda. También puede desplegarse una ventana con el detalle de la factura dando clic en el botón Ver detalle de la grilla de resultados. 15

16 De esa forma fácilmente ampliaremos información sobre la factura, su estado actual, los pagos totales o parciales realizados, el grupo de Facturas al que pertenece entre otros. Es de acotar una función muy interesante añadida en esta versión como es el manejo de versiones anteriores. En la sección de Importar Facturas comprobamos que podemos remplazar el contenido de un documento previamente cargado, a efectos de actualizar su información. Por medio de esta opción podremos ver para una factura dada las diferentes versiones o modificaciones que ha tenido. 16

17 2.4 Anular Facturas En algunas ocasiones puede verse la necesidad de Anular una o más facturas previamente realizadas. En esta sección explicaremos las diversas maneras que podemos relazar dicho procedimiento Anular Facturas Manualmente Las facturas pueden ser anuladas primero haciendo una consulta por medio de la referencia, grupo o cliente y luego dando clic en Buscar; en la grilla de resultados aparecerán las facturas que concuerden con los criterios de búsqueda (puede desplegarse una ventana con el detalle de la factura dando clic en el botón Ver detalle con el fin de asegurar que sea la factura correcta), luego se deberá seleccionar la factura chequeando la casilla que aparece al lado izquierdo de la referencia y luego dar clic en el botón Anular. 17

18 Le aparecerá un mensaje para confirmar la operación que llevará a cabo. Para confirmar las facturas que se anularon podemos verificar ingresando por referencia el número de factura que anulo, donde en el detalle podremos ver el estado de la misma Podemos anular pago por referencia, grupo o cliente, siendo un cuadro de diálogo similar al de buscar facturas Anulación de facturas por Archivo Una funcionalidad del modulo facturador es la posibilidad de anular facturas en masa, las cuales son subidas a través de un archivo plano. Esto es especialmente útil, sobre todo para empresas que manejen un volumen de facturas muy alto, evitando el tedioso y lento proceso de anular una por una. A continuación se procede a explicar el proceso paso a paso En primer lugar y para tener una mayor claridad sobre esta característica, vamos a importar un archivo de facturas de ejemplo el cual, como el que puede visualizarse en la imagen (este proceso para mayor claridad es el explicado en la Sección 2.1) 18

19 Nótese los tres campos sombreados Referencia Principal, Valor Total y Referencia del cliente, pues los usaremos posteriormente Nuestro siguiente paso es la creación del archivo de anulación de facturas. Este debe ser un documento plano.csv, el cual debe contener los siguientes campos Factura.ReferenciaPrimaria Pagador.Referencia Factura.ValorTotal Estos datos deben coincidir con información previamente existente en el modulo facturador para dicho cliente. Para el archivo de ejemplo que subimos, un archivo de anulación correcto sería el siguiente En este caso nuestro propósito seria anular tres facturas, las cuales están referenciadas en el sistema como factura3, factura4, factura6. Observe que la información coincide plenamente con los archivos de la fuente original Ya que tenemos nuestro documento de anulación, el paso siguiente es subirlo al sistema Para ello nos dirigimos Modulo Facturación > Facturas > Anular > Anular desde Archivo En el formulario emergente seleccionamos subir archivo y en ese momento buscaremos en nuestro PC la ubicación del mismo Posterior a subir el archivo presionamos el botón en la parte superior derecha buscar, que está ubicado 19

20 Vamos a analizar cada una de las partes que nos muestra esta ventana emergente Encontramos la referencia principal de la factura, la fecha de la misma, la identificación del cliente, el valor total de la factura y el saldo a hoy. Este último campo es útil en el caso de pagos parciales que pueden darse en una factura (aunque depende de cada comercio, no tiene sentido anular una factura de la cual ya se han hecho pagos aunque sea en parte) Igualmente vemos que podemos escoger una, varias o todas las facturas dentro de los resultados obtenidos. Si presionamos el checkbox sobre <<Referencia>> nos quedaran seleccionados todos los documentos dentro de la grilla de resultados Ver Detalle: Este aplicativo no solo nos da la opción de anular las facturas. Es muy común que dentro de las facturas para anular, queramos saber más de la misma y así estar seguros que es el documento elegido y correcto. Las características de Ver Detalle, ya las habíamos examinado previamente Procedemos a seleccionar la factura Factura6 y hacemos click en Anular 20

21 Recibimos un mensaje de confirmación, preguntándonos si realmente queremos anular esa factura, ante lo cual aceptamos. Una vez anulada la(s) factura(s), nos corresponde la tarea de verificar que la anulación se hizo correctamente, repitiendo el proceso del modulo anterior (anular facturas manualmente) Si bien vimos como anular una o más facturas correctamente leyéndolas desde un archivo, consideremos el común caso que el documento no contenga toda la informac ión que se requiere, o los datos no correspondan exactamente a las facturas que previamente se habían cargado en la aplicación. Cuando situación ocurre el sistema nos advertirá al respecto y no cargará el documento de anulación 21

22 Esto es una garantía de confiabilidad del sistema, pues con ello nos protege de anulación accidental o errónea de archivos. 2.5 Registrar Pagos En caso de necesitar registrar un pago diferente a los ingresados por la Pasarela de pagosonline, podemos usar este menú, que nos permitirá ingresar tanto en forma manual como por archivo estos aportes externos. Así nuestros clientes tendrán través del modulo una información real y actualizada sobre todos los tipos de aportes recibidos, facilitando procesos de conciliación y manejo interno. Examinaremos entonces las dos opciones 22

23 2.5.1 Registrar Pagos Manualmente En primera instancia buscaremos la factura dela cual registraremos el pago. En nuestro ejemplo usaremos el documento Factura2. Entre los datos a registrar tenemos el tipo de pago, donde podremos seleccionar de la siguiente lista 23

24 Posteriormente introduciremos la fecha. Tenga en cuenta que dependiendo del día de pago pueden aplicarse los respectivos descuentos o intereses. Acto seguido el valor cancelado y un comentario que puede servir de ilustración al cliente en la revisión de los pagos recibidos Una vez se guarden los cambios debe aparecer un mensaje indicando que el pago se registró exitosamente Registrar Pagos a través de un archivo Antes de poder registrar el archivo donde están ubicados los pagos es necesario revisar que todas las facturas en dicho documento hayan sido subidas previamente al sistema. En caso contrario el sistema no importara ningún pago. Para explicar el proceso registraremos el pago de Factura7 a Factura12 las cuales se muestran a continuación 24

25 Lo que corresponde ahora es crear un archivo de texto plano que contendrá los datos separados por medio de: punto y coma (;), coma (,), barra ( ) o tabulador; puede crearse el archivo manualmente respetando el orden y formato de los campos como lo muestra el ejemplo y guardarlo como archivo de texto usando por ejemplo el bloc de notas. O para mayor facilidad se puede hacer uso de una hoja de cálculo. Los campos o columnas correspondientes a este archivo plano son Factura (o referencia) Tipo de Factura o o o o o 0 = Cheque 1 = Transferencia Bancaria 2 = Consignación Bancaria 3 = Efectivo 50 = Otro Fecha (año, mes y día) Valor o o (sin puntos ni comas) Comentario o Por ejemplo Pago presencial a través de un cheque, en caso de no querer especificar ningún comentario se debe colocar un *. Fin o fin NOTA: Es importante tener en cuenta que los campos mencionados no deben ir en blanco 25

26 y deben cumplir las especificaciones requeridas. Vamos a registrar el pago de las facturas 7 a 12 mostradas arriba, por ende el archivo plano seria como el siguiente Los nombres de los campos en la fila superior son con fines informativos, no deben incluirse en el documento a subir en el modulo Una vez listo el documento nos dirigimos a registrar los aportes a través de Facturas > Registrar pagos > Importar desde un Archivo. Allí en los cuadros de diálogo emergentes nos permitirá escoger el Separador de Campos (por defecto punto y coma) así como el fichero en nuestro sistema 26

27 Después de seleccionar el fichero, presionamos el botón enviar. Si nuestro archivo fue correcto, obtendremos la aprobación del sistema y la ventana informativa manifestándonos el registro de pago correcto, dependiendo de la cantidad de facturas que se hayan importado Para terminar el proceso vamos a verificar en el campo consultar las facturas que fueron importadas. Préstese especial atención a la columna saldo Si miramos el detalle de la factura encontraremos los datos completos con la información del pago realizado 27

28 2.6 Eliminar Facturas Algunas veces en el proceso de subir información al sistema, puede darse el caso que se importe información errada. Es decir, números de facturas que no correspondan, fechas no especificadas, 28

29 valores erróneos, entre otros. Con el fin de solventar esos inconvenientes, el modulo ofrece la capacidad de eliminar facturas previamente cargadas en el sistema. Es requerido acotar que EL usuario es el único responsable por el manejo que se le de a esta funcionalidad y PagosOnline no asume responsabilidad por las facturas que el cliente decida borrar. Para acceder a esta característica nos dirigimos a Facturas :: Eliminar Allí el sistema nos permitirá como es costumbre buscar por Referencia, Grupo o Cliente, el documento que deseemos borrar. En este caso seleccionaremos la factura5 Al igual que en secciones anteriores podremos escoger uno o varios documentos para eliminar simultáneamente. Una vez estemos seguros del procedimiento hacemos click en la opción borrar seleccionadas. Obtendremos un último mensaje de advertencia. Una vez se haya borrado la factura no puede recuperarse Tras nuestra aprobación obtendremos el mensaje de confirmación correspondiente 29

30 A continuación a través de la opción de consulta de facturas, buscaremos la factura borrada en el sistema Ante lo cual nos debe confirmar que no hay registro alguno de dicho documento, lo cual corrobora la acción de borrado previamente realizada 2.7 Exportar Facturas Así como a través del modulo pueden consultarse facturas y recaudos, en muchas ocasiones es necesario exportar dicha información a otros medios. Esto último es especialmente cierto para efectos de conciliaciones bancarias y/o con los sistemas contables y de c artera de las empresas. Pensando en ello PagosOnline ofrece esta capacidad, a través del siguiente asistente 30

31 En primer lugar seleccionamos las fechas entre las cuales se generara el informe. Posteriormente escogeremos en cual formato exportaremos los datos - Formatos Pagos Online; Donde escogeremos el formato estándar de salida de información que maneja el modulo o alguno de los formatos personalizados que habremos creado con tal fin. Para mayor información sobre los Formatos Personalizados puede consultar la sección 3.3 Administración de Formatos. Igualmente escogeremos el separador de campos y si en el archivo exportado se verán reflejados los nombres de las variables para mayor ilustración - Formatos Asobancaria: Los formatos Asobancaria 98y Asobancaria 2001 son un estándar a nivel Colombia. Es usado ampliamente para registrar información sobre pagos o movimientos financieros. La mayoría de programas contables suelen recibir este tipo de información para facilitar el registro de movimientos y conciliaciones. Dentro de la ventana podremos escoger el tipo de reporte Asobancaria y el medio de pago utilizado. Es de aclarar que para cada medio de pago se debe generar un reporte diferente. Se exporta un documento comprimido que contendra un archivo de texto para cada día dentro del intervalo de fechas referido 3. Configuración Un paso fundamental para hacer uso del modulo recaudador por parte de los pagadores finales es poder configurarlo correctamente. Esto incluye la apariencia y opciones que tendrá para el cliente final así como las formas de recibir y exportar información 3.1 Configuración de Pago Es una de las opciones más importantes dentro del módulo administrativo, siendo la actividad primaria para el usuario el editar cada uno de los campos contenidos en este formulario. Aquí se define la apariencia con la cual el pagador es recibido al efectuar sus aportes (colores, logo y texto), así como la forma de validación del mismo. Examinemos entonces cada uno de los elementos del cuadro de diálogo 31

32 Cliente Sección no editable donde será visible el nombre del comercio o cliente Comentario Donde podremos configurar el mensaje que vera el pagador final, recién ingrese a la plataforma de pagos. Es un texto editable y pueden incluirse allí hipervínculos, donde se podría ampliar información de interese para la empresa o el suscriptor Pedir Campos Recién se ingresa al modulo de recaudos, el sistema nos pedirá uno o más datos para poder continuar con el proceso de pago. Lo anterior tiene dos fines: facilitar el proceso de autentificación (solamente puede ingresar el directamente interesado) y mostrar solo la información referente al pago deseado. Los campos solicitados pueden ir solos o en llaves y son Referencia Principal (Factura) Factura y número de Usuario (Corresponde a la referencia del pagador) 32

33 Factura y Número Documento (Identificación del pagador, que no necesariamente es el mismo número de Usuario) Factura, Número de Usuario y Número Documento Número de Usuario (Pagador. Referencia) Número de Documento (Pagador. Documento) Factura o Número de Usuario: Se podrá aplicar cualquiera de los dos datos. Siempre el sistema traerá toda la información referente al cliente final Número de Usuario y Contraseña: El cliente final puede tener un Password de acceso. Este ultimo puede incluirse y configurarse en el archivo plan o de las facturas previamente cargados (ver Password) o también a través del modulo de facturación, opción clientes Otras Opciones Aquí podremos definir algunas características específicas relativas al uso de la url de pago por parte del pagador final Acepta Pagos Parciales: Por medio de la cual nuestro pagador podrá efectuar un abono del total de la deuda. El uso de dicha característica lo podremos observar en la sección (5. Prueba de Pago). Cargar todas las facturas. Es posible que un cliente tenga más de una factura pendiente por pagar. Si habilitamos esta opción, el pagador al ingresar al sistema visualizara todas ellas y podrá escoger cual(es) pagar Obligar al Pagador a Pagar Facturas Antiguas: Si tomamos el ejemplo anterior cuando el suscriptor tiene pendientes varios pagos, esta funcionalidad lo obliga a cancelar primero aquellas de mayor antigüedad en el sistema Habilitar Códigos de Servicio PSE Habilitar Pagos Mínimos 3.2 Configuración Formatos Asobancaria La información que será contenida en los archivos Asobancaria la podemos configurar a través de esta ventana. Es importante diligenciar esto correctamente pues los comercios suelen hacer uso de esta información a efecto de conciliaciones bancarias y con sus sistemas contables y de cartera. Las secciones y datos contenidos son los siguientes 33

34 Información Empresa Código EAN13 o NIT: Número con el que se identifica inequívocamente el comercio. Inf. Tarjetas de Crédito: Escribiremos aquí para cada una de las franquicias los datos de los convenios asociados; esto es el banco, tipo y número de cuenta. En caso de no manejar algunas de las redes, el dato se dejara en blanco PSE: Para el proveedor de servicios electrónicos, introduciremos la cuenta y entidad bancaria con la que se presentaron e inscribieron en ACH. En el caso que el comercio haya suscrito varios códigos de servicio los vamos a ingresar a través del botón agregar, donde igualmente registraremos el banco, tipo de cuenta y número de la misma ventanillas del banco) anotaremos aquí los datos correspondientes. Pago en Efectivo: En el caso de usar pago referenciado (es decir con código de barras en 3.3 Administración de Formatos 34

35 Los formatos hacen referencia a la configuración que deben tener los archivos planos de salida o de entrada de datos. De esta manera podremos editar la información que queremos introducir al sistema o la que requerimos en los informes de salida. Por defecto pagos Online tiene para cada usuario dos formatos de entrada y uno de salida. Sin embargo podemos crear uno nuevo que se adecue más a las necesidades del cliente. A continuación veremos el proceso para crear uno nuevo. En primer lugar elegimos si es formato de entrada o salida y le damos click en la opción Crear formato. 35

36 En nuestro formato personalizado lo primero que haremos es darle un nombre y un tipo de separador. El primero nos permitirá identificar fácilmente la personalización que estamos realizando y el separador le permitirá entender al modulo el signo que se utilizara para separar los campos del archivo plano (tradicionalmente se usa el signo coma, o punto y coma ; En la ventana de nos aparecen por defecto los siguientes campos obligatorios Tipo valor Referencia Principal Fecha Valor IVA Base devolución IVA Referencia Pagador Estos datos no pueden sustraerse, pues es la mínima información requerida de la factura Aparte de esta información encontramos los siguientes datos, visibles en la parte derecha de la ventana Referencia Secundaria Fecha de vencimiento Valor primer plazo IVA primer plazo Base devolución IVA primer plazo 36

37 Fecha vencimiento primer plazo Valor segundo plazo IVA segundo plazo Base devolución IVA segundo plazo Fecha vencimiento segundo plazo Valor con descuento IVA con descuento Base devolución IVA con descuento Fecha de vencimiento con descuento Nombre Documento Password Comentario Código de Servicio PSE A lo largo de este documento ampliaremos información sobre el significado o utilidad de cada uno de estos campos. Si deseamos agregar a nuestro archivo un campo presionamos el botón. Para nuestro ejemplo agregaremos el campo comentario. Una vez efectuemos dicha actividad se verá reflejado entre los datos que harán parte de nuestro archivo plano (ver figura) 37

38 En caso de querer realizar modificaciones en el campo recién creado seleccionamos el icono Podemos especificarle un formato predefinido (como en el caso de las fechas) y/o podemos hacerlo obligatorio con el checklist (requerido) y seleccionamos guardar Igualmente a través de los símbolos fácilmente podremos organizar el orden en que los elementos estarán ubicados en el archivo plano. Es posible que lo anterior sea solicitado por los comercios a fin de facilitar la generación de este documento. Si un cliente desea un campo adicional, para agregar información que sea importante en su modelo de negocio lo hacemos a través del botón <<Nuevo Campo>>. Allí obtendremos un cuadro de diálogo similar al de formato, donde colocaremos las características del mismo como nombre, tipo, formato, entre otros. Recordar que siempre debe pertenecer a las secciones Pagador o Factura. Después de crear todos los elementos deseados finalmente oprimimos la o pción guardar, donde el nuevo formato establecido será visible en la sección formatos personalizados También podemos personalizar los anteriores formatos y crear nuevos formatos para la Salida, siguiendo exactamente el mismo proceso 38

39 3.4 Tasas de Interés Si en una factura usamos el tipo de valor 3, podemos definir tasas de interés porcentuales que serán aplicadas en un intervalo de fechas determinado. Esta funcionalidad, nos facilitará la aplicación de porcentajes de interés variables dependiendo del calendario, característica especialmente útil en algunos clientes del estado. Estas tasas de interés tienen ciertas restricciones y características a saber - El interés es efectivo anual, y como porcentaje que es debe estar entre 0 y 1 - El intervalo de fechas definido puede aplicar tanto para pasado como para futuro. De esta manera podemos definir intereses a pagar por deudas antiguas y también para próximas obligaciones - No se pueden sobreponer fechas entre tasas. Es decir no puede existir un día para el cual estén presentes dos tasas. Si por error introducimos un intervalo que se cruce con otro el sistema no lo permitirá y nos emitirá una ventana informativa - Igualmente entre tasas definidas no pueden existir espacios de tiempo, sino que deben ser consecutivas. El modulo nos alertara sobre el particular - No se pueden eliminar o actualizar tasas que estén en aplicación. Es decir si definimos una Tasa A desde el día de ayer hasta dentro de una semana e intentamos eliminarla hoy ( está vigente), el sistema nos limitara y nos explicara la imposibilidad de dicha acción 39

40 Crear Tasas de Interés Procedamos ahora a crear una nueva tasa. Para ello presionamos el botón <<Nuevo> >. Una vez lo hacemos se habilitan los campos en la parte inferior, donde podremos seleccionar la Fecha de Inicio, La Fecha Final y el Valor de la Tasa Recuerde que la tasa es un porcentaje. Para nuestro caso crearemos una valoración con los datos Fecha Inicio: 03/01/2011 Fecha Fin: 13/01/2011 Valor: 0,2 Y presionamos el botón guardar. Inmediatamente se verá reflejada la tasa recién creada Modificar y Eliminar Tasas También podemos modificar y/o eliminar tasas existentes. Sobre cada una podemos modificar las fechas y el valor de la misma. Recuerde en las restricciones arriba mencionadas que si dicha tasa ya se aplico o está vigente no puede ser alterada. Para modificar una tasa la seleccionamos con el mouse. De esta manera los valores en la parte inferior estarán disponibles para editarse. Una vez hayamos escrito las modificaciones deseadas y si estas son correctas, obtendremos la confirmación de los cambios 40

41 Si deseamos eliminar alguna tasa (en especial de fechas futuras), luego de seleccionarla presionamos el botón eliminar 4. Pagos 4.1 Reporte de Pagos Una vez los usuarios hacen uso del modulo facturador, así como los pagadores o clientes finales, nuestros clientes podrán realizar consultas o buscar información sobre los recaudos recibidos a través de nuestra plataforma de pago. Dichos reportes podrán ser efectuados, de acuerdo a un rango de fechas o grupo de facturas además de criterios como el estado del pago, medio de pago, referencia del pagador o referencia principal de la factura. 41

42 Los pagos aquí mostrados solo corresponden a los cancelados por medio de la pasarela de pago. Como puede observarse en la parte inferior, el sistema nos muestra la fecha en que se efectuó el aporte, la factura correspondiente, el número de transacción, el medio de Pago utilizado y el estado del pago. Cuando seleccionamos grupo de facturas, nos permitirá seleccionar dentro de los conjuntos de facturas previamente subidos, facilitando la búsqueda y consulta 4.2 Consulta de transacciones Cada movimiento o pago efectuado por medio de Pagos Online genera un número de transacción. Es una forma única de identificar los recaudos y facilitará tanto al pagador como al usuario del modulo conocer el estado de un pago especifico. Usando el ejemplo de la sección anterior buscaremos información sobre la transacción En el cuadro de diálogo introducimos el número del movimiento a lo cual el sistema de recaudos nos arroja la información correspondiente 42

43 Específicamente nos muestra el estado del pago, el medio utilizado, la fecha de la misma y sus valores. Igualmente nos apoya brindándonos información del pagador ubicándonos con el mouse sobre el campo pagador -. Estos datos reportados, como referencia, nombre, documento y correo electrónico serán muy útiles en el proceso de seguimiento del estado de la transacción 43

44 5. Prueba de Pago Si bien hasta el momento hemos revisado todas las capacidades del modulo facturación desde el punto de vista del comercio, es importante conocer como es el proceso para el cliente o pagador final. De esa manera podremos ilustrar de una forma fácil a nuestr os clientes acerca del proceso que ellos deben realizar. Para tal fin vamos a realizar un ejemplo práctico En primer lugar creemos un archivo plano con una factura, que denominaremos factura 13 Los datos que contendrá dicho documento son los siguientes Tipo Valor 0 Referencia principal facturaprueba Fecha Valor total 3500 (Valor mínimo de un transacción) IVA y Base Devolución 0 Pagador.Referencia Nombre Cliente Cliente Prueba En el archivo de texto plano se vería de la siguiente forma Procedemos a subir el modulo, en la forma indicada en la sección 2.2 Importar Facturas Ahora accedemos a la URL de Pagos https://gateway2.pagosonline.net/apps/facturacion/usuarioid/index.htm (ambiente pruebas). Recuerde Cambiar el texto Usuario Id por su número de usuario Pagos Online Allí obtendremos la siguiente pantalla, donde nos darán la bienvenida al modulo y nos pedirá la referencia de factura para ingresar (en este caso es facturaprueba) 44

45 Si la factura está disponible para pago, nos llevará al modulo del cliente para efectuar el respectivo pago. Vamos a explicar con detalle cada uno de los elementos de esta ventana - Información del Pagador: Con base en la información recolectada de la factura o la que el sistema guardaba al respecto, se visualizaran los datos del cliente final - Detalles de las Facturas: Cuando ingresamos al modulo, introducimos el número de la factura que nos interesaba cancelar. Sin embargo si el usuario tiene otras obligaciones activas y pendientes por pagar, también se visualizaran en esta sección. Cuál es el objeto de ello? Precisamente poder ofrecerle al cliente final la posibilidad de ponerse al día sobre sus cuentas con el comercio en una forma unificada. Para el caso que nos ocupa, solo se trata de una deuda pendiente, la cual nos aparece en el recuadro. - Pagar: Casilla de selección correspondiente a cada documento. Si la seleccionamos manifestamos nuestro interese de efectuar el pago y el monto de la factura se verá reflejado en el campo Total, donde se acumulan todos los débitos a realizar. - Factura: Donde está el número, nombre o referencia de la obligación previamente cargada - Fecha: Corresponde a la fecha original del registro - Valor y Saldo: El monto total de la factura así como el saldo que queda por pagar. Ello debido a que si el cliente lo desea, se podrían efectuar pagos parciales 45

46 - Detalle y Observaciones: A través de este botón podremos ver las características de la factura. En observaciones presenciaremos detalles que el comercio haya incluido a este documento - Abono: Casilla de Selección que deberemos escoger en caso que deseemos efectuar un pago parcial o abono. Una vez presionada veremos un cuadro de texto donde escribiremos el monto a abonar. En caso que dicho valor supere el total de la factura el sistema nos mostrará el respectivo mensaje de error al intentar hacer efectivo el pago Una vez descrito el funcionamiento y las partes del asistente, seleccionaremos la casilla pagar y presionamos el botón <<Aceptar>>. Seremos entonces dirigidos a una nueva ventana donde aparte de la información de pago, examinaremos las formas de pago, que tenga configurado el cliente (Tarjeta de Crédito, PSE o Pago Referenciado). Evaluemos como proceder en cada uno de los casos Tarjeta de Crédito Es el tipo de pago seleccionado por defecto. Nos encontramos con la siguiente información a completar 46

47 - Nombres y Apellidos: Información del Tarjeta Habiente. No se requiere que coincida con el pagador de la factura - Franquicia: Escogeremos de la lista de selección, la tarjeta que corresponda (Visa, Mastercard, American Express o Dinners) - Número de la Tarjeta: Se introducen los 16 números sin puntos ni espacios. - Código de Seguridad: en caso de usar la franquicia Mastercard, será requerido escribir el código de seguridad asociado (tres números ubicados cerca a la banda magnética en el respaldo de la tarjeta) - Fecha De Expiración y Cuotas en que será diferido el pago - Información del Cliente: donde introduciremos otra informaci ón personal (Documento de Identificación, , Direccion de Correspondencia, Teléfono Diurno y Nocturno, Ciudad y 47

48 País. Estos datos también serán útiles en el caso de requerir una validación de la transacción En el caso que no especifiquemos un dato o lo pasemos por alto obtendremos una notificación inmediata como la siguiente Cuenta de Ahorro o Corriente Si seleccionamos pago por debito de cuenta de ahorros o corriente. En dicho caso nos permitirá fácilmente seleccionar de una lista el banco en el cual tenemos la cuenta que será utilizada para el pago. Igualmente podemos elegir si esta corresponde a una persona natural o jurídica Si presionamos el botón <<Pagar>> nos dirigirá a el portal web de la entidad bancaria elegida donde hará el respectivo descuento. Posteriormente retornara a la plataforma de pago, informándonos del resultado de la transacción. Pago Referenciado El pago referenciado es la opción a través de la cual podemos imprimir una factura o comprobante y efectuar la cancelación de la deuda en las instalaciones de la entidad bancaria que el comercio especifique. En el caso en cuestión nos informa del Banco de Occidente o Bancolombia, pero esta información es personalizable (hace parte del proceso de implementación entre PagosOnline y el Comercio) 48

49 Una vez terminemos la transacción, por cualquiera de los medios de pago, procederemos a ser informados sobre el resultado de la operación como lo puede ver en las pantallas siguientes Ejemplo de Transacción Rechazada 49

50 Ejemplo de Transacción Aprobada Independiente del resultado del movimiento, el pagador recibirá un correo electrónico (de ahí la importancia del campo en el archivo plano) informándole al respecto. En el caso que el pago haya sido exitoso, e intentáramos volver a intentar realizar el proceso, el sistema nos notificara que la factura ya fue pagada 50

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