Guía de Facturación Electrónica ALIAT

Transcripción

1 Guía de Facturación Electrónica ALIAT El presente documento tiene el objetivo de dar a conocer a toda la comunidad universitaria de Aliat Universidades, el nuevo proceso de facturación electrónica que entrará en vigor a partir del mes de febrero del 2013, el cual implica que toda factura emitida por las universidades que integran la red Aliat deberá generarse vía internet. Por tal motivo y con el objetivo de brindarte un mejor servicio, hemos implementado un nuevo sistema de facturación electrónica en el que desde cualquier lugar podrás obtener la factura por él o los pagos de servicios de las universidades que integran la red Aliat. Importante: Te recomendamos tener a la mano la ficha de depósito del banco o el recibo del pago realizado en la caja de tu campus. La facturación electrónica es fácil y rápida, sólo sigue estos sencillos pasos: 1. Ingresa a o bien entra a la página web de tu campus y localiza el ícono de facturación electrónica.

2 2. Ingresa el RFC al que deseas facturar, escribe las palabras clave que se solicitan y da click en enviar. Si el RFC no existe te solicitará que captures los datos a los que deseas facturar. Si necesitas ayuda descarga aquí la Guía de facturación electrónica 3. Verifica que tus datos de facturación sean correctos y da click en aceptar. Si los datos que ingresaste son incorrectos o deseas facturar otros datos, da click en Modificar, escribe los datos modificados y da click en guardar.

3 4. Elige el modo de pago según sea el caso. a) Para pagos realizados en el banco: Captura fecha, hora, banco, número de sucursal, campus al que perteneces, monto y da click en aceptar. b) Para pagos realizados en la caja de tu campus: Captura fecha, hora, número de recibo, campus al que perteneces, monto y da click en aceptar.

4 5. Da click en la casilla OK ; ésta aparece al momento de llenar tus datos y significa que la factura se generó exitosamente. 6. Selecciona el medio por el cual deseas obtener tu factura: Imprimir (pdf), o bien recibirla por correo electrónico. Si eliges correo, aparecerá la dirección del correo electrónico que capturaste previamente.

5 7. Listo! Imprime tu factura o verifica tu correo electrónico para recibirla.

6 Para cualquier duda o aclaración, es importante conocer la Política de Facturación de Aliat Universidades. Por favor, léela con atención. POLÍTICA DE FACTURACIÓN Para que puedas obtener tus facturas de manera electrónica sin ningún contratiempo es importante que conozcas lo siguiente: 1. No se podrán realizar transferencias electrónicas de otros bancos a Santander, que es el banco donde debes realizar tus pagos. 2. Las facturas se expiden con fecha de elaboración y no con la fecha de pago. 3. Si requieres que la factura corresponda al mismo mes de pago, deberás ingresar al nuevo sistema electrónico STO y solicitarla a más tardar el día 30 de cada mes. 4. Es tu responsabilidad validar los datos que capturarás en la plataforma en que se emiten las facturas. Es importante tomar en cuenta lo siguiente: El RFC se conforma solo por letras y números, no debe llevar espacios, guion (-) o guion bajo (_), en ocasiones confunden el cero por la letra O y viceversa. 5. Si requieres una cancelación o modificación de factura, debe ser solicitada dentro del mismo mes al que corresponda; lo anterior en el caso de que quieras que aparezca la fecha del mismo mes de la emisión original. 6. Únicamente se realizarán cancelaciones o modificación de facturas (datos fiscales del contribuyente) dentro de los 5 días posteriores al inicio del siguiente mes, después de esta fecha no se autorizará ningún movimiento. 7. Como excepción, para estudiantes que reciban apoyo de su centro de trabajo en el pago de colegiaturas, y que requieran factura para presentar a cobro en su respectiva empresa, deberán solicitarla en el área de cajas mínimo quince días antes de su fecha de vencimiento de colegiaturas. 8. Sin excepción alguna a partir del 6 día del siguiente mes al que corresponda el pago, la factura que no haya sido solicitada será emitida como genérica, bajo el concepto público en general.